ตัวอย่างอีเมลเตือนความจำอย่างสุภาพ: 12 วิธีติดตามผลอย่างสุภาพ

คุณส่งใบแจ้งหนี้ไป เงียบ

คุณนัดประชุม. ใครบางคนลืม.

คุณติดตามงานตามกำหนดเวลา ไม่มีคำตอบกลับ

น่าหงุดหงิดใช่ไหม? ไม่ใช่ว่าคนอื่นไม่ใส่ใจ—แค่พวกเขากำลังจัดการกับเรื่องสำคัญมากมาย นั่นแหละคือเหตุผลที่คุณต้องมีอีเมลแจ้งเตือน!

อีเมลเตือนความจำที่ส่งในเวลาที่เหมาะสมสามารถเปลี่ยนความเงียบเป็นยอดชำระเงินที่ยืนยันแล้ว การนัดหมายทางโทรศัพท์ที่แน่นอน หรือการทำงานที่เสร็จสมบูรณ์

ส่วนที่ดีที่สุด? คุณไม่จำเป็นต้องเขียนขึ้นมาใหม่ทั้งหมด โพสต์บล็อกนี้มี 12 ตัวอย่างอีเมลเตือนความจำ ที่สามารถแก้ไขและปรับแต่งให้เหมาะสมกับการใช้งานในเชิงธุรกิจของคุณได้อย่างง่ายดาย

เราจะแนะนำคุณให้รู้จักกับเครื่องมือที่สร้างอีเมลแจ้งเตือนและทำงานอัตโนมัติให้คุณด้วย มาเริ่มกันเลย!

ทำไมอีเมลแจ้งเตือนจึงมีความสำคัญ

อีเมลแจ้งเตือนที่ส่งในเวลาที่เหมาะสมจะช่วยให้พนักงานไม่ลืมงานที่ค้างอยู่ กิจกรรมที่กำลังจะมาถึง และกำหนดเวลาที่สำคัญ ช่วยป้องกันความวุ่นวายและการหยุดชะงักในการดำเนินงานให้ได้มากที่สุด

นี่คือเหตุผลที่อีเมลแจ้งเตือนมีความจำเป็น:

วิธีเขียนอีเมลแจ้งเตือน

การเขียนอีเมลเตือนไม่ใช่แค่การติดตามผลเท่านั้น—แต่เป็นการจับจังหวะเวลา น้ำเสียง และโครงสร้างให้ลงตัว เพื่อทำให้อีเมลนั้นไม่อาจมองข้ามได้

1. เริ่มต้นด้วยหัวข้อที่ตรงประเด็น

ข้ามเรื่องไม่สำคัญ—ทำให้บรรทัดหัวเรื่องของคุณชัดเจนและตรงประเด็น เพื่อให้วัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณปรากฏชัดเจนทันที

รักษาหัวเรื่องให้สั้น (คิดประมาณหกถึงแปดคำ) และใส่คำกริยาที่กระตุ้นการกระทำ (คิดถึง: ต้องการการกระทำ, เตือนความจำ, หรือติดตามผล) เพื่อกระตุ้นความสนใจทันที

2. ปรับแต่งคำทักทายให้เป็นส่วนตัว

ไม่สำคัญว่าจะเป็นอีเมลแจ้งเตือนครั้งแรกหรือครั้งที่ร้อยสำหรับลูกค้าคนเดิม—เริ่มต้นด้วยการทักทายที่เป็นส่วนตัวเสมอ มันสร้างความแตกต่างอย่างมาก!

การทักทายผู้รับด้วยชื่อทำให้อีเมลดูน่าสนใจและเกี่ยวข้องมากขึ้น ที่จริงแล้ว มันยังสร้างโทนที่ดูเป็นมืออาชีพและใส่ใจมากขึ้น ซึ่งเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับ

3. สร้างเนื้อหาอีเมล

เข้าประเด็นทันทีหลังจากทักทาย

บรรทัดแรกของคุณควรให้บริบทเพียงพอเพื่อให้ผู้อ่านไม่ต้องค้นหาอีเมลเก่า ๆ ในอดีต. ในสามย่อหน้าสั้น ๆ (ไม่เกินสองบรรทัดต่อย่อหน้า) ให้ระบุอย่างชัดเจนถึงวัตถุประสงค์, รายละเอียดสำคัญ, และขั้นตอนต่อไป.

4. เพิ่มปุ่มเรียกร้องให้ดำเนินการที่ชัดเจน

หากข้อความเชิญชวนให้ดำเนินการ (CTA) ของคุณไม่ได้อยู่ในสามย่อหน้าแรก ตอนนี้คือเวลาที่ควรเพิ่มเข้าไป

หากคุณต้องการคำตอบ กรุณาแจ้งให้ทราบโดยตรง กรุณาส่งลิงก์ไปยังพอร์ทัลการชำระเงิน, การอัปโหลดเอกสาร, หรือเครื่องมือการนัดหมาย หากต้องการดำเนินการ

5. จบด้วยคำกล่าวปิดท้ายที่สุภาพ

จบด้วยน้ำเสียงสุภาพและเป็นมืออาชีพที่เชิญชวนให้ตอบกลับ—แต่ข้ามการขอโทษที่ไม่จำเป็นไป ให้คงความมั่นใจและชัดเจน

และนี่คือกุญแจสำคัญในการสร้างอีเมลแจ้งเตือนที่สมบูรณ์แบบของคุณ

12 ตัวอย่างอีเมลแจ้งเตือนสำหรับสถานการณ์ต่างๆ

สถานการณ์ที่แตกต่างกันต้องการการเตือนที่แตกต่างกัน ลองดู 12 แบบอีเมลเตือนที่มีประสิทธิภาพ พร้อมแก้ไข ปรับแต่ง และปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ!

1. อีเมลแจ้งเตือนอย่างเป็นกันเองสำหรับการประชุมที่จะมาถึง

มีการประชุมกับลูกค้าใหญ่ในสัปดาห์หน้าหรือไม่? หรือการประชุมข้ามแผนกทุกเดือนที่มีผู้เข้าร่วม 50 คน? การส่งอีเมลแจ้งเตือนล่วงหน้า จะช่วยให้ทุกคนมีเวลาเพียงพอในการจัดการตารางเวลาของตน และมาประชุมตรงเวลา

นี่คือแม่แบบการเตือนเบา ๆ ที่คุณสามารถใช้ได้:

2. อีเมลแจ้งเตือนอย่างสุภาพเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนดชำระ

แม้แต่บริษัทที่ชำระเงินเป็นประจำก็อาจพลาดใบแจ้งหนี้ท่ามกลางกล่องจดหมายที่ล้นและงานประจำวัน การส่งข้อความเตือนอย่างสุภาพและรวดเร็วจะช่วยให้พวกเขาเห็นใบแจ้งหนี้ของคุณทันทีและกระตุ้นให้ชำระเงินตรงเวลา

นี่คือตัวอย่างอีเมลแจ้งเตือนการชำระเงินที่คุณสามารถใช้ได้:

3. อีเมลแจ้งเตือนการชำระเงินที่เกินกำหนด

แม้จะมีการแจ้งเตือนซ้ำหลายครั้ง บางครั้งใบแจ้งหนี้ก็ยังไม่ได้รับการชำระเงิน—แม้แต่กับลูกค้าที่ดีที่สุดก็ตาม ในขั้นตอนนี้ อีเมลแจ้งเตือนจำเป็นต้องมีความหนักแน่นแต่ยังคงความเป็นมืออาชีพ เน้นย้ำให้ดำเนินการชำระเงินโดยเร็ว และชี้แจงถึงผลกระทบทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นหากยังไม่ชำระเงิน

นี่คืออีเมลแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายที่คุณสามารถส่งได้:

4. แบบอีเมลแจ้งเตือนกิจกรรมในนาทีสุดท้าย

กำลังจะจัดงานประชุมหรือแสดงสินค้าอยู่หรือไม่? การแจ้งเตือนในนาทีสุดท้ายจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถวางแผนวันของพวกเขาได้ มาถึงตรงเวลา และเตรียมตัวสำหรับเซสชั่นที่สำคัญและโอกาสในการติดต่อสื่อสาร

นี่คือตัวอย่างอีเมลแจ้งเตือนที่คุณสามารถใช้สำหรับงานที่กำลังจะมาถึงของคุณ:

5. การแจ้งเตือนการนัดหมายสำหรับการประชุม/กิจกรรมที่กำลังจะมาถึง

การจองนัดหมายเป็นเพียงขั้นตอนหนึ่ง แต่การทำให้ลูกค้ามาตามนัดหมายเป็นอีกเรื่องหนึ่ง การแจ้งเตือนนัดหมาย (หรือการแจ้งเตือนล่วงหน้าหลายครั้งก่อนถึงวันนัด) ช่วยให้ลูกค้าวางแผนล่วงหน้า หลีกเลี่ยงการยกเลิกในนาทีสุดท้าย และให้เวลาลูกค้าในการเลื่อนนัดหากจำเป็น

นี่คืออีเมลเตือนความจำอย่างรวดเร็วที่คุณสามารถใช้ได้ทันทีที่ลูกค้ายืนยันการประชุม:

6. อีเมลแจ้งเตือนหลังจากไม่มาตามนัด

การไม่มาตามนัดเป็นเรื่องค่อนข้างปกติสำหรับธุรกิจบริการ การติดตามอย่างสุภาพจะช่วยให้การสนทนายังคงเปิดอยู่และเปิดโอกาสให้ลูกค้าสามารถนัดหมายใหม่ได้ นอกจากนี้ยังเป็นการเตือนอย่างสุภาพว่าลูกค้าจำเป็นต้องรักษาการนัดหมายที่ได้จองไว้

นี่คืออีเมลเตือนอย่างสุภาพที่คุณสามารถใช้สำหรับกรณีที่ไม่มาตามนัดครั้งแรก

7. อีเมลแจ้งเตือนสำหรับการติดตามผลข้อเสนอ

ส่งข้อเสนอไปแล้วแต่ยังไม่ได้รับการตอบกลับ? เป็นเรื่องง่ายที่จะคิดว่าลูกค้าไม่สนใจ แต่บางทีอาจไม่ใช่กรณีนั้น การส่งอีเมลติดตามผลอย่างรวดเร็วจะเตือนให้พวกเขาจำข้อเสนอของคุณได้และนำกลับมาสู่ความสนใจของพวกเขาโดยไม่เป็นการรบกวน

นี่คือตัวอย่างอีเมลแจ้งเตือนที่คุณสามารถใช้ได้:

8. อีเมลแจ้งเตือนเพื่อต่ออายุการสมัครสมาชิก

การแจ้งเตือนการต่ออายุการสมัครสมาชิกจะแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าการเข้าถึงของพวกเขาจะสิ้นสุดลงในเร็ว ๆ นี้ และให้วิธีการต่ออายุที่ง่ายแก่พวกเขา อีเมลเช่นนี้มีประโยชน์สำหรับบริษัทที่ให้บริการแบบ SaaS ที่ขายบริการของตนในรูปแบบการสมัครสมาชิกรายเดือนและรายปี

นี่คืออีเมลเตือนความจำสั้น ๆ ที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้:

9. อีเมลแจ้งเตือนให้กรอกแบบสำรวจความคิดเห็นของลูกค้า

ความคิดเห็นของลูกค้าเป็นสิ่งที่มีค่า แต่การได้รับการตอบกลับไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป ข้อความเตือนความจำทำหน้าที่เป็นติดตามอย่างสุภาพ กระตุ้นให้ลูกค้าแบ่งปันความคิดเห็นของพวกเขาโดยไม่รู้สึกกดดัน

10. อีเมลแจ้งเตือนสำหรับกำหนดส่งที่พลาด

การบริหารทีมขนาดใหญ่สามารถเป็นเรื่องที่ท้าทายได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องติดตามกำหนดเวลา การล่าช้าอาจเกิดขึ้นได้จากสาเหตุต่าง ๆ แต่การแจ้งเตือนที่ชัดเจนและหนักแน่นสามารถช่วยให้ทุกคนกลับมาให้ความสำคัญและมั่นใจได้ว่างานนั้นได้รับการจัดลำดับความสำคัญอย่างเหมาะสม

นี่คือตัวอย่างอีเมลแจ้งเตือนที่คุณสามารถใช้ในสถานการณ์เช่นนี้:

11. อีเมลแจ้งเตือนเพื่อส่งเอกสารที่ค้างอยู่

ไม่ว่าจะเป็นการปฏิบัติตามข้อกำหนด การเริ่มต้นใช้งาน หรือการดำเนินการตามคำขอ เอกสารที่ขาดหายสามารถทำให้กระบวนการล่าช้าได้ การติดตามงานอย่างชัดเจนและสุภาพจะช่วยให้ผู้รับให้ความสำคัญกับคำขอของคุณและดำเนินการอย่างรวดเร็ว

นี่คืออีเมลเตือนความจำอย่างสุภาพที่สมบูรณ์แบบที่คุณสามารถส่งในสถานการณ์เช่นนี้:

12. อีเมลแจ้งเตือนสำหรับการดำเนินการอย่างรวดเร็ว

เมื่อโครงการหยุดชะงักเพราะคุณกำลังรอข้อมูลจากสมาชิกในทีม การเตือนอย่างสุภาพแต่หนักแน่นจะช่วยให้งานดำเนินต่อไปได้

นี่คือวิธีที่คุณทำ:

แม้จะมีตัวอย่างเหล่านี้ การเขียนอีเมลเตือนความจำก็ไม่ใช่ภารกิจที่น่าตื่นเต้นที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องส่งอีเมลเหล่านี้เป็นร้อยฉบับทุกวัน

การอัตโนมัติอีเมลผ่านเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลเป็นวิธีเดียวที่จะช่วยประหยัดเวลาในขณะที่รักษาโทนสุภาพและเป็นมืออาชีพ

ClickUp สามารถปรับปรุงการแจ้งเตือนทางอีเมลได้อย่างไร

กล่องจดหมายของคุณไม่ใช่รายการสิ่งที่ต้องทำ แต่กลับรู้สึกเหมือนเป็นเช่นนั้น อีเมลติดตามผลยังค้างอยู่ในร่าง กำหนดส่งของลูกค้าใกล้จะถึงแล้ว และใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระกำลังทำให้เกิดความล่าช้า การจัดการทุกอย่างให้เรียบร้อยนั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย

คุณต้องการเครื่องมือที่ช่วยอัตโนมัติและจัดระเบียบการทำงานอีเมลของคุณ. ขอแนะนำClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน, ที่มอบระบบที่มีโครงสร้างเพื่อเปลี่ยนอีเมลที่กระจัดกระจายให้กลายเป็นงานที่สามารถติดตามได้, กำจัดความวุ่นวายของการติดตามงานด้วยตนเองและการพลาดกำหนดเวลา. ด้วย ClickUp, คุณสามารถเปลี่ยนรายการที่ต้องทำของคุณให้กลายเป็นรายการ 'ทำเสร็จแล้ว' ได้! มาดูกันว่าทำอย่างไร.

เครื่องมือจัดการโครงการทางอีเมล ClickUp

และหัวใจสำคัญของแพลตฟอร์มนี้คือเครื่องมือจัดการโครงการอีเมลของ ClickUp แทนที่จะมองอีเมลเป็นสิ่งที่แยกออกจากกระบวนการทำงานของคุณ มันจะผสานอีเมลเข้ากับงานและโครงการของคุณโดยตรง

ไม่ว่าจะเป็นการติดตามลูกค้า การอัปเดตโครงการ หรือการขออนุมัติ ทุกอย่างเชื่อมต่อกันในที่เดียว โดยไม่ต้องกังวลกับกล่องจดหมายที่ล้นเกินไป

ตอนนี้ ให้ผสานอีเมลของคุณกับ ClickUp และทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อทำให้กระบวนการทำงานทางอีเมลของคุณเป็นอัตโนมัติ:

สร้างคลังอีเมลแจ้งเตือนด้วย ClickUp Brain

การเขียนอีเมลเตือนความจำใหม่ทุกครั้งนั้นน่าเบื่อและไม่มีประสิทธิภาพClickUp Brainช่วยลดความยุ่งยากในการสร้างอีเมลด้วยการสร้างอีเมลมืออาชีพสำหรับทุกสถานการณ์ได้ทันที

นี่คือวิธีการทำงาน:

✅ สร้างอีเมลได้ทันที: ในส่วน ความคิดเห็น ของงานใด ๆ เพียงป้อนคำสั่ง /write email เพื่อเปิด Brain คุณสามารถเขียนอีเมลใหม่หรือตอบกลับอีเมลที่มีอยู่ได้โดยไม่ต้องออกจากกระบวนการทำงานของคุณ

✅ บันทึกและนำเทมเพลตอีเมลกลับมาใช้ใหม่: จัดเก็บอีเมลที่ใช้บ่อยในClickUp Docsเพื่อสร้างคลังเทมเพลตอีเมลแจ้งเตือนที่มีโครงสร้างเป็นระเบียบ

เทมเพลตอีเมลติดตามผล ClickUp

ยิ่งไปกว่านั้น ประหยัดเวลาด้วยเทมเพลตอีเมลติดตามผลของ ClickUpพร้อมตัวอย่างทั่วไปกว่า 10 แบบที่ใช้งานได้กับทุกอุตสาหกรรม

รับแม่แบบฟรี

โดยสรุป,

แทนที่จะเขียนอีเมลเดิมซ้ำๆ เพียงแค่นำเทมเพลตอีเมลที่เกี่ยวข้องขึ้นมา ปรับแต่งรายละเอียด แล้วส่งออกไป

ตั้งค่าและปรับแต่งการทำงานอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของอีเมลให้มีประสิทธิภาพ

ClickUp Automationsช่วยให้คุณตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเอง, ตัวกระตุ้น, และการดำเนินการได้ เพื่อที่คุณไม่ต้องติดตามและส่งการติดตามผลด้วยตนเอง ไม่ว่างานของคุณจะเป็นอะไร ระบบอัตโนมัติจะช่วยให้อีเมลของคุณถูกส่งออกตรงเวลาอย่างง่ายดาย

นี่คือวิธีการตั้งค่าระบบอีเมลอัตโนมัติ:

เทมเพลตอัตโนมัติสำหรับอีเมล ClickUp

เทมเพลตการอัตโนมัติทางอีเมลของ ClickUpทำให้การอัตโนมัติง่ายขึ้นอีกขั้น เนื่องจากคุณสามารถผสานการทำงานเข้ากับพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณได้อย่างง่ายดาย เทมเพลตนี้ประกอบด้วยทริกเกอร์, การดำเนินการ, และรายการตรวจสอบที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อการติดตามผลและการแจ้งเตือนที่ราบรื่น

รับแม่แบบฟรี

นี่คือวิธีที่จะช่วย:

ติดตามและปรับปรุงประสิทธิภาพของอีเมล

เมื่อคุณได้ทำการอัตโนมัติกระบวนการทำงานทางอีเมลแล้ว ให้ติดตามประสิทธิภาพของมันเพื่อให้แน่ใจว่ามันช่วยขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่คุณต้องการ. ใช้ClickUp Dashboardsในการติดตามการติดตามผล, วิเคราะห์การมีส่วนร่วม, และปรับปรุงกฎการอัตโนมัติ. หากการตอบกลับน้อย ให้พิจารณาปรับเวลา, หัวข้อ, หรือเนื้อหาของอีเมลเพื่อให้มีผลกระทบที่ดีขึ้น.

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับอีเมลแจ้งเตือน

ก่อนที่เราจะจบบล็อกนี้ นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าการแจ้งเตือนทางอีเมลของคุณจะกระตุ้นการมีส่วนร่วมสูงสุด:

อัตโนมัติการส่งอีเมลแจ้งเตือนธุรกิจด้วย ClickUp

อีเมลแจ้งเตือนที่เหมาะสมจะกระตุ้นให้ผู้รับดำเนินการ

และแม้ว่าการส่งการเตือนความจำอาจรู้สึกเหมือนเป็นเพียงงานบ้านที่ไม่มีวันจบสิ้น แต่มันไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น

ด้วย ClickUp คุณสามารถทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ—เชื่อมต่ออีเมลของคุณ ตั้งค่าทริกเกอร์สำหรับสถานการณ์ต่างๆ และให้ AI สร้างการแจ้งเตือนที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพได้ในไม่กี่วินาที

ไม่ต้องติดตามงานด้วยตนเองอีกต่อไป ไม่ต้องพลาดโอกาสสำคัญอีกต่อไป เพียงระบบอัตโนมัติที่ทำงานอย่างราบรื่น ช่วยให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผน

ลงทะเบียนบน ClickUp ฟรีวันนี้!