กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (AP) คือฮีโร่ของการดำเนินงานทางการเงินของคุณ ที่คอยดูแลอย่างเงียบๆ ให้บิลต่างๆ ถูกชำระตรงเวลา และความสัมพันธ์กับคู่ค้ายังคงมั่นคง
อย่างไรก็ตาม หากปราศจากเครื่องมือและกลยุทธ์ที่เหมาะสม การบริหารบัญชีเจ้าหนี้ (AP) อาจกลายเป็นฝันร้ายที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดและเวลาที่สูญเปล่าได้อย่างง่ายดาย แต่ด้วยการปรับปรุงเพียงเล็กน้อยอย่างชาญฉลาด คุณสามารถเปลี่ยนกระบวนการที่ยุ่งยากให้กลายเป็นขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพและสร้างคุณค่าได้จริง
บล็อกนี้จะมาดูเคล็ดลับและไอเดียในการทำให้สิ่งนั้นเกิดขึ้น!
⏰ สรุป 60 วินาที
- อะไรคือการปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้? กระบวนการนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการใบแจ้งหนี้ขององค์กรของคุณ
- ความสำคัญของการปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้: เครื่องมือดิจิทัลช่วยขจัดงานป้อนข้อมูลด้วยมือ เสริมสร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ และเตรียมความพร้อมให้องค์กรของคุณสำหรับการเติบโต
- ความท้าทายในกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้: ตัวเลือกการออกใบแจ้งหนี้ที่มีค่าใช้จ่ายสูงซึ่งอาจเกินงบประมาณของบริษัท และข้อผิดพลาดจากงานเอกสารที่สร้างแรงกดดันต่อความสัมพันธ์กับผู้ขาย
- กลยุทธ์ในการปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ การทำงานอัตโนมัติเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานด้วยการอนุมัติใบแจ้งหนี้ทันทีที่ช่วยลดเวลาในการประมวลผล การกำหนดรูปแบบใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อให้เป็นมาตรฐานช่วยให้เกิดความสอดคล้องและง่ายต่อการตรวจสอบสามทาง ใช้เครื่องมือเช่น ClickUp เพื่อรวมและติดตามกระบวนการเหล่านี้ตั้งแต่ต้นจนจบ
- ระบบอัตโนมัติเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานด้วยการอนุมัติใบแจ้งหนี้ทันทีที่ช่วยลดเวลาในการประมวลผล
- การกำหนดรูปแบบใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อให้เป็นมาตรฐานช่วยให้เกิดความสอดคล้องและทำให้กระบวนการตรวจสอบสามทางง่ายขึ้น
- ใช้เครื่องมือเช่น ClickUp unify และติดตามกระบวนการเหล่านี้ตั้งแต่ต้นจนจบ
- ระบบอัตโนมัติเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานด้วยการอนุมัติใบแจ้งหนี้ทันทีที่ช่วยลดเวลาในการประมวลผล
- การกำหนดรูปแบบใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อให้เป็นมาตรฐานช่วยให้เกิดความสอดคล้องและทำให้กระบวนการตรวจสอบความถูกต้องแบบสามทางง่ายขึ้น
- ใช้เครื่องมือเช่น ClickUp unify และติดตามกระบวนการเหล่านี้ตั้งแต่ต้นจนจบ
- แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยง ตรวจสอบกำหนดเวลาการส่งมอบและอัตราการแก้ไขข้อพิพาท ช่วยผู้ขายลดข้อผิดพลาดในการส่งข้อมูลเพื่อให้กระบวนการทำงานราบรื่นขึ้น ใช้เครื่องมือวิเคราะห์เพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินสอดคล้องกับความต้องการสภาพคล่อง
- ติดตามกรอบเวลาการส่งมอบและอัตราการแก้ไขข้อพิพาท
- ช่วยให้ผู้ขายลดข้อผิดพลาดในการส่งข้อมูลเพื่อกระบวนการทำงานที่ราบรื่นยิ่งขึ้น
- ใช้เครื่องมือวิเคราะห์เพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินสอดคล้องกับความต้องการสภาพคล่อง
- ติดตามกรอบเวลาการส่งมอบและอัตราการแก้ไขข้อพิพาท
- ช่วยให้ผู้ขายลดข้อผิดพลาดในการส่งข้อมูลเพื่อกระบวนการทำงานที่ราบรื่นยิ่งขึ้น
- ใช้เครื่องมือวิเคราะห์เพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินสอดคล้องกับความต้องการสภาพคล่อง
อะไรคือการปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้?
การปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (AP) มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพวิธีการที่ธุรกิจของคุณจัดการกับการประมวลผลใบแจ้งหนี้และกระบวนการชำระเงิน เป้าหมายนั้นง่ายมาก—ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์, เร่งเวลาการประมวลผลการชำระเงิน,และทำให้แน่ใจว่าคุณได้รับการชำระเงินตรงเวลา🚀
สมมติว่าแผนกบัญชีเจ้าหนี้ของคุณดำเนินการใบแจ้งหนี้ทุกใบด้วยมือ ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะถูกพิมพ์ ตรวจสอบ ลงนาม และจัดเก็บเข้าแฟ้ม เป็นกระบวนการที่ใช้เวลามาก และข้อผิดพลาด เช่น ใบแจ้งหนี้ที่สูญหายหรือการชำระเงินซ้ำซ้อน ก็เกิดขึ้นบ่อย
เปรียบเทียบกับระบบที่ ใบแจ้งหนี้ถูกแปลงเป็นดิจิทัล จับคู่กับใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ และมีการแจ้งเตือนเมื่อพบความไม่สอดคล้องกัน การชำระเงินถูกกำหนดเวลาทางอิเล็กทรอนิกส์ และทีมสามารถติดตามสถานะได้แบบเรียลไทม์
- ในสถานการณ์แรก ทีมของคุณกำลังติดขัดกับงานที่ทำซ้ำๆ ด้วยมือ
- ในครั้งที่สอง พวกเขามุ่งเน้นไปที่งานระดับสูงขึ้น เช่น การตรวจสอบรายงานและการสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งกับผู้ขาย
นั่นคือพลังของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจมันช่วยให้ธุรกิจประหยัดเงิน เสริมสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย และควบคุมกระแสเงินสดของพวกเขา
ทำไมการปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณจึงมีความสำคัญ
การปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (AP) ของคุณรวมถึงการสร้างระบบที่ทำงานได้อย่างชาญฉลาด ลดข้อผิดพลาด และช่วยให้ธุรกิจของคุณมีความคล่องตัวทางการเงิน มาดูเหตุผลสำคัญว่าทำไมสิ่งนี้จึงมีความสำคัญ:
- การลดต้นทุน: การประมวลผลด้วยมือมีค่าใช้จ่ายสูง การทำให้กระบวนการ AP เป็นอัตโนมัติช่วยลดค่าใช้จ่าย ทำให้มีทรัพยากรว่างสำหรับการริเริ่มเชิงกลยุทธ์
- ประหยัดเวลาเพื่อสิ่งสำคัญ: การประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองใช้เวลามาก ระบบอัตโนมัติช่วยลดระยะเวลาลงเหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง ทำให้ทีมงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงแทนการทำงานซ้ำๆ
- เสริมสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย: การชำระเงินล่าช้าและข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ การปรับปรุงกระบวนการทำงานของฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ให้มีประสิทธิภาพช่วยให้ใบแจ้งหนี้ถูกต้องและการชำระเงินเป็นไปตามกำหนดเวลา ทำให้ผู้ขายพึงพอใจและรักษาความร่วมมือที่แข็งแกร่ง
- การควบคุมกระแสเงินสด: กระบวนการ AP ที่ไม่มีประสิทธิภาพทำให้เกิดจุดบอดในกระแสเงินสด ระบบที่ได้รับการปรับให้เหมาะสมอย่างดีจะมอบความสามารถในการมองเห็นแบบเรียลไทม์เพื่อติดตามการชำระเงินที่ออกไปและรักษาเสถียรภาพทางการเงิน
- การเตรียมพร้อมสำหรับการเติบโต: ด้วยจำนวนบริษัทที่วางแผนจะนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (AP) อย่างมีนัยสำคัญ ระบบที่สามารถปรับขนาดได้และมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งจำเป็นในการจัดการปริมาณใบแจ้งหนี้ที่เพิ่มขึ้นและรักษาความสามารถในการแข่งขัน
กลยุทธ์และเคล็ดลับทั่วไปเพื่อปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้
การปรับปรุงกระบวนการ AP ของคุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลานาน การเปลี่ยนแปลงที่ชาญฉลาดเพียงไม่กี่อย่างสามารถเปลี่ยนงานที่กินเวลาให้กลายเป็นกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ มาดูกันว่าเราจะทำสิ่งนั้นได้อย่างไร:
1. ยกระดับด้วยเครื่องมือดิจิทัล
กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (AP) แบบดั้งเดิมมักเกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลด้วยมือ วงจรการอนุมัติที่ยาวนาน และใบแจ้งหนี้ที่สูญหาย ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนนำไปสู่ความล่าช้าและประสิทธิภาพที่ลดลง เครื่องมือดิจิทัลช่วยขจัดอุปสรรคเหล่านี้ด้วยการทำงานอัตโนมัติในงานประจำ เพิ่มความโปร่งใส และเพิ่มความแม่นยำ
เครื่องมือดิจิทัลช่วยปรับปรุงกระบวนการ AP ได้อย่างไร
✅ การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ: เครื่องมือที่ใช้ AI ช่วยดึงรายละเอียดใบแจ้งหนี้ จับคู่กับใบสั่งซื้อ และแจ้งเตือนความไม่สอดคล้องโดยอัตโนมัติ✅ การติดตามแบบเรียลไทม์: แดชบอร์ดบนคลาวด์ช่วยให้คุณตรวจสอบสถานะใบแจ้งหนี้ การอนุมัติที่รอดำเนินการ และกำหนดการชำระเงินได้อย่างรวดเร็ว✅ การอนุมัติที่รวดเร็วขึ้น: กระบวนการทำงานแบบดิจิทัลช่วยให้ใบแจ้งหนี้ถูกส่งไปยังผู้อนุมัติที่เหมาะสมได้ทันที ลดระยะเวลาการดำเนินการจากหลายสัปดาห์เหลือเพียงไม่กี่วัน ✅ ลดข้อผิดพลาด: เครื่องมือตรวจสอบอัจฉริยะช่วยตรวจจับใบแจ้งหนี้ซ้ำ จำนวนเงินไม่ถูกต้อง และข้อมูลที่ขาดหาย ก่อนที่จะดำเนินการชำระเงิน
นี่คือจุดที่ ClickUp สำหรับทีมการเงิน สามารถเข้ามาช่วยคุณได้ ด้วยแพลตฟอร์มที่ครอบคลุม ClickUp ช่วยให้คุณสามารถ จัดการงบประมาณ กำหนดงานประจำสำหรับกำหนดการชำระเงิน และติดตามตัวชี้วัดทางการเงินโดยใช้แดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ ฟีลด์การคำนวณที่ทรงพลังของ ClickUp ยังช่วยให้คุณสรุปข้อมูลทางการเงินได้ ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระแสเงินสดและกำหนดการชำระเงินได้
💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: พิจารณาใช้เทมเพลตการปรับปรุงกระบวนการสำหรับการจัดการ AP เพื่อช่วยในการมาตรฐานขั้นตอนการทำงาน ระบุจุดติดขัด และปรับปรุงงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น—นำไปสู่การอนุมัติที่รวดเร็วขึ้น ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม!
2. เลิกกองกระดาษ: เปลี่ยนเป็นดิจิทัลเต็มรูปแบบ
🧠 คุณรู้หรือไม่?ตามการวิจัยของ IOFM ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยในการประมวลผลใบแจ้งหนี้กระดาษอยู่ที่ระหว่าง $12 ถึง $30 ต่อใบแจ้งหนี้ ในขณะเดียวกัน การประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติสามารถลดค่าใช้จ่ายลงเหลือเพียง$3 ต่อใบแจ้งหนี้
การพึ่งพาใบแจ้งหนี้กระดาษทำให้กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ช้าลง เพิ่มความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสาร และนำไปสู่ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บที่สูง
เอกสารกระดาษสูญหายได้ง่าย ทำให้การชำระเงินล่าช้า การลงนามและส่งต่อใบแจ้งหนี้แบบกระดาษยังเพิ่มความล่าช้าที่ไม่จำเป็นในกระบวนการ การเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัล ช่วยลดความยุ่งเหยิงและรับประกันการค้นหาที่รวดเร็ว สำรองข้อมูลอย่างปลอดภัย และเข้าถึงข้อมูลทางการเงินแบบเรียลไทม์
การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบ AP แบบไร้กระดาษ
✔️ แปลงใบแจ้งหนี้ทั้งหมดเป็นดิจิทัล: ใช้เครื่องมือสแกนที่มีระบบ OCR (การจดจำอักขระด้วยแสง) เพื่อดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้กระดาษและแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลที่สามารถค้นหาได้✔️จัดเก็บใบแจ้งหนี้ในระบบคลาวด์: นำเครื่องมือจัดการเอกสาร AP ที่ช่วยให้เข้าถึง จัดระเบียบ และเรียกดูได้ง่ายมาใช้✔️อัตโนมัติการจับคู่ใบแจ้งหนี้: ดำเนินการระบบจับคู่สามทางที่เปรียบเทียบใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และใบเสร็จรับเงินทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดข้อผิดพลาด✔️ผสานรวมใบแจ้งหนี้ดิจิทัลกับซอฟต์แวร์บัญชี: เชื่อมต่อระบบการจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณกับ QuickBooks, Xero หรือแพลตฟอร์ม ERP เพื่อซิงค์ข้อมูลทางการเงินโดยอัตโนมัติ
ClickUp's Docsช่วยให้คุณสามารถสร้าง แก้ไข และจัดเก็บไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับ AP เช่น ใบแจ้งหนี้ สมุดบัญชีสั่งซื้อ และสัญญาต่าง ๆ ได้ในที่เดียว พร้อมด้วยเทมเพลตที่พร้อมใช้งาน ลองนึกภาพว่าคุณสามารถแก้ไขและส่งใบแจ้งหนี้ได้เพียงไม่กี่คลิก แทนที่จะต้องค้นหาในตู้เอกสาร
พร้อมสำหรับการอัปเกรดสู่ดิจิทัลหรือยัง? ลองดูเทมเพลตบัญชีเจ้าหนี้โดย ClickUp เพื่อเริ่มต้นได้เลย
✨ เคล็ดลับด่วน: ใช้เทคนิคสแกน-บันทึก-ซิงค์ สแกนใบแจ้งหนี้ทุกฉบับเป็นเอกสารดิจิทัล บันทึกไว้ในระบบคลาวด์กลาง และซิงค์กับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ เพื่อสร้างกระบวนการทำงานที่ไร้กระดาษอย่างราบรื่น วิธีนี้ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและสำรองข้อมูลได้อย่างปลอดภัย
3. ให้ระบบอัตโนมัติทำงานหนักแทนคุณ
การจัดการบัญชีเจ้าหนี้ด้วยตนเองนั้นช้า มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง และมีค่าใช้จ่ายสูง
ทีม AP ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจับคู่ใบแจ้งหนี้ การส่งต่อเพื่อขออนุมัติ และการจัดตารางการชำระเงิน ซึ่งนำไปสู่ความล่าช้า การพลาดส่วนลด และความสัมพันธ์กับผู้ขายที่ตึงเครียด ระบบอัตโนมัติช่วยขจัดอุปสรรคเหล่านี้ ทำให้การประมวลผลเร็วขึ้น ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
การทำงานของระบบอัตโนมัติ AP
✅ การจับคู่ใบแจ้งหนี้: ระบบอัตโนมัติที่ใช้ AI เปรียบเทียบใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและใบรับสินค้า ส่งสัญญาณเตือนความไม่สอดคล้องทันที✅ กระบวนการอนุมัติ: กฎที่ตั้งไว้ล่วงหน้าจะนำใบแจ้งหนี้ไปยังผู้อนุมัติที่เหมาะสมตามมูลค่า, ผู้ขาย, หรือแผนก, กำจัดขั้นตอนการติดตามด้วยตนเอง✅ การจัดตารางการชำระเงิน: จัดตารางการชำระเงินโดยอัตโนมัติตามวันที่ครบกำหนด, ทำให้การชำระเงินตรงเวลาและเพิ่มส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าให้สูงสุด✅ การตรวจจับข้อผิดพลาด: AI ระบุใบแจ้งหนี้ซ้ำ, ข้อมูลที่ขาดหาย, และจำนวนเงินที่ผิดพลาด, ลดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง
ClickUp Automationช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นด้วยการให้คุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอัตโนมัติในการมอบหมายงาน เปลี่ยนสถานะ และส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน
ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ที่เข้ามาจะถูกกระตุ้นให้มีการมอบหมายงานเพื่อการอนุมัติทันที ทำให้กระบวนการดำเนินไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยมืออยู่ตลอดเวลา
📚 อ่านเพิ่มเติม: การทำงานอัตโนมัติเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการกระบวนการต่างๆ เช่น การอนุมัติใบแจ้งหนี้ การป้อนข้อมูล และการสื่อสารกับผู้ขาย อ่านตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติในโลกจริงและดูว่ามันช่วยให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดข้อผิดพลาดได้อย่างไร
4. ดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องสามทางสำหรับการชำระเงินที่ปราศจากข้อผิดพลาด
การประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยไม่มีการตรวจสอบอย่างถูกต้องอาจนำไปสู่การชำระเงินเกิน, การชำระเงินซ้ำซ้อน, และความเสี่ยงต่อการฉ้อโกง. การตรวจสอบสามทาง (Three-way matching) เป็นระบบการควบคุมที่สำคัญของระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP) ที่ช่วยให้แน่ใจว่าทุกใบแจ้งหนี้เป็นของถูกต้องก่อนที่จะมีการชำระเงิน.
การจับคู่สามทางคืออะไร?
การจับคู่สามทางเปรียบเทียบเอกสารสำคัญสามฉบับ:
📌 ใบสั่งซื้อ (PO): คำขอสั่งซื้อฉบับต้นที่ระบุจำนวนและราคา📌 ใบแจ้งหนี้: ใบเรียกเก็บเงินที่ผู้ขายส่งมาเพื่อขอชำระเงิน📌 ใบรับสินค้า (GRN): การยืนยันว่าสินค้าหรือบริการได้ถูกส่งมอบแล้ว
เมื่อทั้งสามรายการตรงกัน ใบแจ้งหนี้จะได้รับการอนุมัติให้ชำระเงิน หากมีความไม่สอดคล้องกัน ระบบจะแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้เพื่อให้ตรวจสอบด้วยตนเอง
วิธีตั้งค่าระบบการจับคู่สามทาง
- มาตรฐานรูปแบบใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายปฏิบัติตามเทมเพลตที่ชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้อง
- ใช้ระบบอัตโนมัติของ AP สำหรับการจับคู่: ซอฟต์แวร์ตรวจสอบเอกสารทันทีและทำเครื่องหมายความไม่สอดคล้อง
- สร้างกระบวนการจัดการข้อยกเว้น: กำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ตรงกันอย่างรวดเร็ว
💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ:การใช้แม่แบบใบสั่งซื้อช่วยให้การจัดรูปแบบและช่องข้อมูลที่จำเป็นเป็นไปอย่างสม่ำเสมอ ช่วยเร่งกระบวนการตรวจสอบสามฝ่ายและลดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือได้อย่างมาก!
5. ลาก่อนการป้อนข้อมูลที่น่าเบื่อด้วยเวทมนตร์ของเวิร์กโฟลว์
การป้อนข้อมูลเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุดและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูงที่สุดในการประมวลผล AP พนักงานต้องกรอกรายละเอียดใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ซึ่งนำไปสู่การสร้างข้อมูลซ้ำ ข้อผิดพลาดในการพิมพ์ และพลาดกำหนดเวลา
ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ช่วยขจัดภาระนี้ด้วยการจับและจัดระเบียบข้อมูลอย่างราบรื่น นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำให้การป้อนข้อมูลในบัญชีเจ้าหนี้เป็นอัตโนมัติ:
- ใช้กระบวนการทำงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า: ส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขออนุมัติตามผู้ขาย, จำนวนเงิน, หรือความเร่งด่วน
- ตั้งค่ากฎการตรวจสอบอัตโนมัติ: ระบุใบแจ้งหนี้ซ้ำและจำนวนเงินที่ผิดพลาดทันที
- ซิงค์กับซอฟต์แวร์บัญชี: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการผสานรวมระหว่างระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้กับบันทึกทางการเงินเป็นไปอย่างราบรื่น
🔍 คุณรู้หรือไม่? ทีม AP ที่ทำงานโดยอัตโนมัติเต็มรูปแบบเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าในช่วงสองปีที่ผ่านมา โดย 41%ของธุรกิจวางแผนที่จะใช้ระบบอัตโนมัติภายในปีหน้า
6. ความแม่นยำบนระบบอัตโนมัติ: การนำการเรียนรู้ของเครื่องมาใช้
การเรียนรู้ของเครื่อง (ML) เปลี่ยนแปลงกระบวนการ AP ของคุณอย่างสิ้นเชิงด้วยการ ระบุรูปแบบ ทำนายข้อผิดพลาด และจัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ด้วย ML คุณสามารถสร้างระบบที่เรียนรู้เพื่อตรวจจับเอกสารซ้ำ ระบุความผิดปกติ และจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อได้อย่างแม่นยำ
ตัวอย่างเช่น อัลกอริทึมการเรียนรู้ของเครื่อง (ML) สามารถคัดแยกเอกสารใบแจ้งหนี้จำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดการแทรกแซงจากมนุษย์อย่างมากในขณะที่เพิ่มความถูกต้องแม่นยำ เมื่อเวลาผ่านไป ระบบอัจฉริยะนี้จะทำงานได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานและลดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง
ประโยชน์ของการเรียนรู้ของเครื่องต่องานบัญชี
- ตรวจจับใบแจ้งหนี้ซ้ำ: ML ระบุรูปแบบในหมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ และชื่อผู้ขายเพื่อป้องกันการชำระเงินซ้ำ
- ธงแจ้งการเรียกเก็บเงินเกินและข้อผิดพลาด: AI ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังเพื่อตรวจจับความไม่สอดคล้องของราคาและการคำนวณภาษีที่ไม่ถูกต้อง
- เร่งกระบวนการอนุมัติ: ระบบคาดการณ์แนวโน้มการอนุมัติและส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้มีอำนาจตัดสินใจที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ
- ลดความเสี่ยงจากการฉ้อโกง: การเรียนรู้ของเครื่องสามารถตรวจจับรูปแบบการใช้จ่ายที่ผิดปกติ ป้องกันการชำระเงินที่เป็นการฉ้อโกงก่อนที่จะเกิดขึ้น
7. ติดตามความก้าวหน้าของคุณโดยการกำหนดและติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs)
ความลับของกระบวนการ AP ที่ประสบความสำเร็จอยู่ที่การวัดสิ่งที่สำคัญ ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) เช่น ระยะเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้, ต้นทุนต่อใบแจ้งหนี้, และส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของคุณ
KPI AP ที่จำเป็นสำหรับการติดตาม
- ระยะเวลาการประมวลผลใบแจ้งหนี้: ใช้เวลานานเท่าใดในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ตั้งแต่การรับจนถึงการชำระเงิน?
- ค่าใช้จ่ายต่อใบแจ้งหนี้: ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับมีจำนวนเท่าใด รวมถึงค่าแรงงานและค่าใช้จ่ายด้านเทคโนโลยี?
- อัตราการชำระเงินตรงเวลา: ร้อยละของใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการชำระเงินตรงตามหรือก่อนวันครบกำหนดชำระคือเท่าใด?
- ส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าถูกบันทึกไว้: ประหยัดเงินได้เท่าไรจากการชำระใบแจ้งหนี้ก่อนกำหนด?
- อัตราความผิดพลาด: ร้อยละของใบแจ้งหนี้ที่ต้องดำเนินการใหม่เนื่องจากความไม่ตรงกันหรือข้อผิดพลาดคือเท่าไร?
ด้วยแดชบอร์ดของ ClickUp การติดตาม KPI เหล่านี้กลายเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถสร้างแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ตามต้องการ พร้อมการแสดงผลแบบเรียลไทม์ เช่น กราฟและแผนภูมิ เพื่อติดตามความคืบหน้า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เพื่อติดตามเวลาเฉลี่ยในการอนุมัติใบแจ้งหนี้ หรือระบุจุดติดขัดด้วยรายงานที่มีรายละเอียดครบถ้วน
📑 คำถามน่ารู้: ธุรกิจอย่าง QubicaAMF สามารถประหยัด เวลาได้ถึง 40%ในการสร้างรายงานและแผนภูมิโดยใช้ ClickUp Dashboards—ลองนึกภาพว่าสิ่งนี้สามารถเปลี่ยนเป็นข้อมูลเชิงลึกที่รวดเร็วยิ่งขึ้นในระบบ AP ของคุณได้อย่างไร!
8. มาตรฐานรูปแบบใบแจ้งหนี้ของคุณและขจัดความไม่แน่นอน
หนึ่งในอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในบัญชีเจ้าหนี้คือการจัดรูปแบบใบแจ้งหนี้ที่ไม่สม่ำเสมอ ผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบที่แตกต่างกัน ขาดรายละเอียดสำคัญ เช่น หมายเลขใบสั่งซื้อ (PO) เงื่อนไขการชำระเงิน และการแยกย่อยรายการสินค้า
สิ่งนี้ก่อให้เกิดความสับสน ชะลอการอนุมัติ และเพิ่มความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดในการชำระเงิน การกำหนดมาตรฐานข้อกำหนดในการส่งใบแจ้งหนี้ช่วยให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดเป็นไปตาม โครงสร้างที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐานเดียวกัน ลดการแทรกแซงด้วยมือและเร่งกระบวนการให้เร็วขึ้น
ใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ของ Google Sheetsหลากหลายรูปแบบเพื่อให้คุณประหยัดเวลาและไม่พลาดรายละเอียดสำคัญแม้แต่รายการเดียว
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: หลีกเลี่ยงความปวดหัวในการจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยเทมเพลตใบแจ้งหนี้ของ ClickUpที่ช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่าย ด้วยการติดตามวันครบกำหนด การชำระเงิน และรายละเอียดลูกค้าในที่เดียว ประหยัดเวลาและเพิ่มความชัดเจนทางการเงิน
9. รวมศูนย์การสื่อสารกับผู้ขาย
การสื่อสารที่ผิดพลาดกับผู้ขายเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้การอนุมัติล่าช้า, ข้อพิพาท, และข้อผิดพลาดในการชำระเงินในบัญชีเจ้าหนี้.
ธุรกิจจำนวนมากพึ่งพาอีเมลที่กระจัดกระจาย การโทรศัพท์ และสเปรดชีต ทำให้ยากต่อการติดตามข้อสงสัยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้และการติดตามผล ระบบการสื่อสารแบบรวมศูนย์จะเก็บการติดต่อกับผู้ขายทั้งหมดไว้ในที่เดียว ลดข้อผิดพลาดและทำให้การอนุมัติการชำระเงินเป็นไปอย่างราบรื่น
วิธีปรับปรุงการสื่อสารกับผู้ขายในแผนกบัญชีเจ้าหนี้
- ใช้พอร์ทัลผู้ขายที่ใช้ร่วมกัน: พอร์ทัลผู้ขายแบบบริการตนเองช่วยให้ซัพพลายเออร์สามารถติดตามสถานะการชำระเงิน ส่งใบแจ้งหนี้ และสอบถามข้อมูลได้โดยไม่ต้องผ่านการดำเนินการจากฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้
- รวมศูนย์การสื่อสารทั้งหมด: ใช้แพลตฟอร์มการส่งข้อความหรือซอฟต์แวร์ AP ที่มีการบันทึกการสนทนา ข้อพิพาท และการอนุมัติที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ทั้งหมด
- มอบหมายผู้จัดการผู้จัดจำหน่ายโดยเฉพาะ: กำหนดสมาชิกทีม AP เป็นผู้ติดต่อหลักสำหรับข้อสงสัยของผู้จัดจำหน่ายเพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด
- อัตโนมัติการอัปเดตสถานะ: ส่งอีเมลหรือการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับการอนุมัติใบแจ้งหนี้, การปฏิเสธ, หรือการประมวลผลการชำระเงิน
ClickUp Chatทำให้กระบวนการนี้ราบรื่นด้วยการผสานการสื่อสารเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของคุณโดยตรง ขณะพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาใบแจ้งหนี้กับผู้ขาย คุณสามารถแปลงข้อความให้เป็นงาน มอบหมายให้กับสมาชิกในทีม และเชื่อมโยงกับเอกสารที่เกี่ยวข้องได้
กรณีศึกษาเด่น:ความสำเร็จของ Walk the Roomกับ ClickUp 🎯
Walk the Room สตูดิโอ 3 มิติระดับโลก เผชิญกับความท้าทายในการจัดการกำหนดเวลาของโครงการ การประสานงานทีม และการจัดสรรทรัพยากร โดยใช้เครื่องมือหลายตัวที่ไม่เชื่อมต่อกัน
โดยการรวมกระบวนการทำงานของพวกเขาไว้ใน ClickUp พวกเขาได้ทำให้กระบวนการผลิตเป็นระบบมากขึ้น ลดเวลาในการตั้งค่าโครงการลงครึ่งหนึ่งโดยใช้เทมเพลต และเพิ่มจำนวนผู้ใช้ที่ใช้งานในทีมจาก 28 คนเป็นมากกว่า 70 คน
ผลลัพธ์คือ? ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น, การจัดการทรัพยากรที่ดีขึ้น, และการติดตามโครงการที่ดีขึ้น—ทั้งหมดจากแพลตฟอร์มเดียว.
10. ผสานระบบ AP ของคุณกับเครื่องมืออื่น ๆ
ระบบเทคโนโลยีที่แยกส่วนเป็นอุปสรรคสำคัญต่อประสิทธิภาพของ AP เมื่อ ซอฟต์แวร์ AP, ระบบ ERP และเครื่องมือบัญชีไม่เชื่อมต่อกัน ทีมการเงินต้องทำการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างแพลตฟอร์มด้วยตนเอง ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดและการชำระเงินซ้ำซ้อน
การผสานรวมช่วยให้ข้อมูลไหลลื่น ลดความผิดพลาดทางการเงิน และลดภาระงาน
ClickUp ผสานการทำงานกับเครื่องมือยอดนิยมอย่างQuickBooks, Xero และ HubSpot เพื่อให้ข้อมูลเจ้าหนี้ของคุณไหลเวียนระหว่างระบบต่างๆ ได้อย่างราบรื่น
เราได้ทำการผสานระบบกับ Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, เป็นต้น ซึ่งช่วยให้เราสามารถติดตามการเงิน, การรักษาลูกค้า, การรายงาน, และข้อมูลลูกค้าได้ในที่เดียว เนื่องจากเราสามารถดึงข้อมูลจากเครื่องมือทั้งหมดที่เราใช้มาไว้ใน ClickUp ได้ ซึ่งช่วยให้การใช้งานง่ายขึ้นโดยไม่ต้องให้ทุกแผนกเข้ามาเกี่ยวข้องและใช้เวลาจากตารางงานของพวกเขา
เราได้ผสานการทำงานกับ Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell และอื่น ๆ ซึ่งช่วยให้เราสามารถติดตามการเงิน, การรักษาลูกค้า, การรายงาน, และข้อมูลลูกค้าได้ในที่เดียว เนื่องจากเราสามารถดึงข้อมูลจากเครื่องมือที่เราใช้ทั้งหมดมาไว้ใน ClickUp ได้ ซึ่งช่วยให้การใช้งานง่ายขึ้นโดยไม่ต้องให้ทุกแผนกเข้ามาเกี่ยวข้องและไม่ต้องเสียเวลาจากตารางงานของพวกเขา
11. ปรับปรุงตารางการชำระเงินเพื่อเพิ่มส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าให้สูงสุด
การใช้ประโยชน์จากส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าหรือการเจรจาเงื่อนไขการชำระเงินที่เป็นประโยชน์จะช่วยประหยัดเงินให้กับธุรกิจของคุณในขณะที่เสริมสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย เพื่อทำให้กระบวนการนี้เป็นไปอย่างราบรื่นควรพิจารณาใช้แม่แบบการทำบัญชีเพื่อมาตรฐานและจัดระเบียบตารางการชำระเงิน
เทมเพลตเหล่านี้ช่วยให้คุณติดตามวันครบกำหนด, ส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า, และเงื่อนไขของผู้จัดจำหน่ายในรูปแบบที่มีโครงสร้าง, ทำให้คุณได้รับประโยชน์จากการประหยัดค่าใช้จ่าย
📕 อ่านเพิ่มเติม:ใช้ตัวอย่างบัญชีแยกประเภททั่วไปเหล่านี้เป็นข้อมูลอ้างอิงเพื่อให้แน่ใจว่าการบันทึกบัญชีเจ้าหนี้มีความถูกต้อง ซึ่งจะช่วยรักษาความสม่ำเสมอในการบันทึกธุรกรรม ทำให้การตรวจสอบและการรายงานทางการเงินเป็นไปอย่างราบรื่น พร้อมทั้งลดความคลาดเคลื่อนให้น้อยที่สุด
12. ตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการอนุมัติให้มีประสิทธิภาพและชัดเจนยิ่งขึ้น
การติดขัดในการอนุมัติทำให้การจ่ายเงินตามบัญชีเจ้าหนี้ล่าช้า ส่งผลให้พลาดส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า การชำระเงินให้ผู้ขายล่าช้า และความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ตึงเครียด
ทีม AP หลายทีมต้องรับมือกับขั้นตอนอนุมัติที่มากเกินไป ความรับผิดชอบที่ไม่ชัดเจน และการลงนามอนุมัติด้วยมือที่ล่าช้า การปรับปรุงกระบวนการอนุมัติให้มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ใบแจ้งหนี้ได้รับการตรวจสอบและอนุมัติอย่างรวดเร็วและถูกต้อง
ปัญหาที่พบบ่อยในกระบวนการขออนุมัติ
🚫 ขั้นตอนอนุมัติมากเกินไป: การต้องขออนุมัติหลายขั้นตอนโดยไม่จำเป็นทำให้การดำเนินการใบแจ้งหนี้ล่าช้า
🚫 ขาดบทบาทที่ชัดเจน: ทีมไม่ทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการอนุมัติ ทำให้เกิดความสับสน
🚫 พลาดกำหนดเวลาการอนุมัติ: การแจ้งเตือนด้วยตนเองมักสูญหาย ทำให้การชำระเงินล่าช้า
🚫 แนวทางแบบเหมารวม: การปฏิบัติกับใบแจ้งหนี้ทั้งหมดเหมือนกันทำให้เสียเวลาในการอนุมัติที่มีมูลค่าต่ำ
วิธีเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการอนุมัติ
- ตรวจสอบกระบวนการที่มีอยู่ของคุณ: ระบุความล่าช้าในการอนุมัติโดยการวิเคราะห์รายงานอายุใบแจ้งหนี้
- กำหนดเกณฑ์การอนุมัติ: อัตโนมัติการอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่มีความเสี่ยงต่ำในขณะที่ส่งใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าสูงหรือใบแจ้งหนี้ที่ถูกทำเครื่องหมายเพื่อตรวจสอบด้วยตนเอง
- ใช้การอนุมัติตามบทบาท: มอบหมายการอนุมัติใบแจ้งหนี้ตามผู้ขาย, จำนวนเงิน, หรือแผนกเพื่อหลีกเลี่ยงการติดขัด
- อัตโนมัติการแจ้งเตือนและการยกระดับ: ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับการอนุมัติที่ล่าช้าและยกระดับใบแจ้งหนี้ที่ค้างอยู่โดยอัตโนมัติ
- ติดตามประสิทธิภาพการอนุมัติด้วย KPI: วัดเวลาการอนุมัติเฉลี่ยและระบุจุดที่เกิดความล่าช้า
⚡ เคล็ดลับด่วน: กำหนดเกณฑ์การอนุมัติ—ตั้งค่าให้อนุมัติใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าต่ำโดยอัตโนมัติ และส่งต่อเฉพาะใบที่มีมูลค่าสูงหรือถูกทำเครื่องหมายเท่านั้น วิธีนี้จะช่วยให้งานที่มีความสำคัญสูงได้รับความสนใจ ในขณะที่ลดความล่าช้าลง
13. เสริมสร้างมาตรการรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการฉ้อโกงและข้อผิดพลาด เช่น การชำระเงินซ้ำซ้อน
การฉ้อโกงทางบัญชี (AP fraud) เป็นปัญหาที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง โดยบริษัทต่างๆ สูญเสียเงินหลายพันล้านบาททุกปีจากการออกใบแจ้งหนี้ซ้ำ การชำระเงินโดยไม่ได้รับอนุญาต และการหลอกลวงทางออนไลน์ (phishing scams) การเสริมสร้างมาตรการรักษาความปลอดภัยให้แข็งแกร่งขึ้นช่วยให้แน่ใจว่าเฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องเท่านั้นที่จะได้รับการชำระเงิน และการทำธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาตจะถูกบล็อกก่อนที่มันจะเกิดขึ้น
วิธีเสริมสร้างความปลอดภัยของ AP
- เปิดใช้งานการยืนยันตัวตนแบบสองปัจจัย (2FA): กำหนดให้มีการยืนยันตัวตนหลายขั้นตอนสำหรับการอนุมัติ
- จำกัดการเข้าถึงระบบ: จำกัดการเข้าถึงซอฟต์แวร์ AP ของคุณเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
- ใช้ระบบตรวจจับการฉ้อโกงด้วยปัญญาประดิษฐ์: เครื่องมือ AI วิเคราะห์รูปแบบการทำธุรกรรมและแจ้งเตือนกิจกรรมที่น่าสงสัย
- ตรวจสอบรายละเอียดผู้ขายเป็นประจำ: ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในรายละเอียดการชำระเงินของผู้ขายก่อนดำเนินการธุรกรรม
- ฝึกอบรมพนักงานให้รู้จักสัญญาณเตือน: ให้ความรู้แก่ทีม AP ในการตรวจจับใบแจ้งหนี้ปลอมและอีเมลฟิชชิ่ง
14. พัฒนากระบวนการแก้ไขข้อพิพาทที่ชัดเจน
ในขณะที่กำลังเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ข้อพิพาทเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ ความคลาดเคลื่อนในการจัดส่ง หรือเงื่อนไขการชำระเงิน จะรบกวนกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้และสร้างความตึงเครียดในความสัมพันธ์กับผู้ขาย หากไม่มีกระบวนการแก้ไขปัญหาที่เป็นระบบ ทีมงานบัญชีเจ้าหนี้จะต้องเสียเวลาไปกับการติดต่อกลับไปกลับมาอย่างไม่มีที่สิ้นสุดกับซัพพลายเออร์ ส่งผลให้การอนุมัติใบแจ้งหนี้และการชำระเงินล่าช้า
วิธีสร้างกระบวนการแก้ไขข้อพิพาทที่แข็งแกร่ง
- ตั้งค่าพอร์ทัลสอบถามข้อมูลสำหรับผู้ขาย: อนุญาตให้ซัพพลายเออร์ติดตามสถานะใบแจ้งหนี้และยื่นข้อโต้แย้งทางดิจิทัล
- จัดตั้งทีมเฉพาะสำหรับการแก้ไขข้อพิพาท: มอบหมายผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเจ้าหนี้ (AP) เพื่อจัดการปัญหาการชำระเงินกับผู้ขาย
- ระบบอัตโนมัติในการติดตามข้อพิพาท: ใช้ซอฟต์แวร์ในการบันทึกเหตุผลของข้อพิพาท การแก้ไข และระยะเวลาในการตอบสนอง
- มาตรฐานการจัดการกระบวนการข้อพิพาท: สร้างขั้นตอนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับการแก้ไขข้อพิพาทประเภทต่างๆ
15. สร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งกับซัพพลายเออร์เพื่อความสำเร็จในระยะยาว
ซัพพลายเออร์ของคุณคือพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ ไม่ใช่แค่ผู้ให้บริการ ความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งกับผู้ขายช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะได้รับบริการที่ให้ความสำคัญ เงื่อนไขการชำระเงินที่ดีขึ้น และห่วงโซ่อุปทานที่เชื่อถือได้
หากซัพพลายเออร์ไว้วางใจธุรกิจของคุณ พวกเขามีแนวโน้มที่จะให้ส่วนลด ขยายเครดิต หรือเจรจาเงื่อนไขการชำระเงินที่เป็นประโยชน์มากขึ้น
วิธีเสริมสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย
- ชำระใบแจ้งหนี้ตรงเวลา: การชำระเงินตรงเวลาช่วยสร้างความไว้วางใจและปรับปรุงความร่วมมือกับผู้จัดหา
- สื่อสารอย่างชัดเจน: แจ้งให้ผู้ขายทราบเกี่ยวกับสถานะใบแจ้งหนี้ ข้อพิพาท และวันที่คาดว่าจะชำระเงิน
- เสนอการชำระเงินล่วงหน้าเมื่อเป็นไปได้: คว้าส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าและแสดงความมั่นคงทางการเงิน
- ทำงานร่วมกับผู้ขายในระหว่างวิกฤต: หากผู้จัดหาสินค้าประสบปัญหาทางการเงิน ให้เสนอการชำระเงินที่ยืดหยุ่นเพื่อรักษาความสัมพันธ์ระยะยาว
📖 อ่านเพิ่มเติม: ต้องการเจาะลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่?เรียนรู้วิธีที่ใบแจ้งหนี้สินค้าที่ได้รับ (GRNs)มีความสำคัญในการรับประกันการชำระเงินที่ปราศจากข้อผิดพลาดและการติดตามสินค้าคงคลังอย่างถูกต้อง
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง
การปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณต้องอาศัยการวางแผนอย่างรอบคอบ การดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ และการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่ความไม่มีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรปฏิบัติตามเพื่อให้การดำเนินงานบัญชีเจ้าหนี้เป็นไปอย่างราบรื่น:
✅ สร้างแดชบอร์ดประสิทธิภาพของผู้ขาย: ติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพของผู้ขาย เช่น ระยะเวลาการส่งมอบ ความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ และอัตราการแก้ไขข้อพิพาท ใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อเจรจาเงื่อนไขที่ดีขึ้นและปรับปรุงความร่วมมือกับผู้ขาย
✅ แนะนำการฝึกอบรมกระบวนการ AP สำหรับผู้ขาย: ให้ความรู้แก่ผู้ขายเกี่ยวกับกระบวนการส่งใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการและกำหนดเวลาการชำระเงินที่ชัดเจน ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดในการส่งใบแจ้งหนี้และทำให้กระบวนการทำงานราบรื่นยิ่งขึ้น
✅ ดำเนินการขั้นตอนการทำงานในการอนุมัติ: ปรับแต่งขั้นตอนการทำงานในการอนุมัติตามประเภทหรือมูลค่าของใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น ส่งใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นประจำไปยังการอนุมัติอัตโนมัติโดยตรง ในขณะที่ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นครั้งเดียวหรือมีมูลค่าสูงสำหรับการตรวจสอบด้วยตนเอง
✅ ใช้การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์สำหรับการวางแผนการชำระเงิน: ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อคาดการณ์รอบการชำระเงินโดยอิงจากข้อมูลในอดีตและแนวโน้มกระแสเงินสด ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าการชำระเงินจะสอดคล้องกับความต้องการสภาพคล่องอยู่เสมอ
นอกจากนี้ โปรดหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปต่อไปนี้และสร้างกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น:
❗️มองข้ามความคิดเห็นจากผู้ขาย: การไม่ขอความคิดเห็นจากผู้ขายเกี่ยวกับปัญหาในกระบวนการ AP ของคุณอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นซ้ำและความสัมพันธ์ที่ตึงเครียด
❗️การปฏิบัติต่อใบแจ้งหนี้ทุกฉบับอย่างเท่าเทียมกัน: การไม่แบ่งแยกใบแจ้งหนี้ตามความเร่งด่วนหรือมูลค่า ส่งผลให้การจัดลำดับความสำคัญและการชำระเงินไม่มีประสิทธิภาพ และอาจเกิดความล่าช้า
❗️การละเลยการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: การคิดว่ากระบวนการ AP ของคุณดีพอแล้วโดยไม่มีการประเมินและอัปเดตอย่างสม่ำเสมออาจส่งผลให้กระบวนการทำงานล้าสมัย
❗️การใช้ระบบแบบเดียวสำหรับทุกคน: การไม่ปรับแต่งเครื่องมือและกระบวนการ AP ให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของธุรกิจของคุณ อาจนำไปสู่ความไม่มีประสิทธิภาพและความไม่พึงพอใจของผู้ใช้
คิดให้ไกลกว่าประสิทธิภาพ: เปลี่ยนกระบวนการ AP ของคุณให้เป็นเครื่องจักรขับเคลื่อนการเติบโต
การปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณให้เหมาะสมที่สุดไม่ได้เป็นเพียงการลดต้นทุนหรือหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเท่านั้น แต่ยังเป็นการเสริมศักยภาพให้ธุรกิจของคุณสามารถเติบโตได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น เมื่อคุณกำลังประเมินเครื่องมือหรือระบบต่างๆ ให้มองไกลกว่าการอัตโนมัติและการดิจิทัล
พิจารณาว่าซอฟต์แวร์สามารถผสานการทำงานกับเครื่องมือที่คุณมีอยู่ได้อย่างไร รองรับการขยายตัว และส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างทีมของคุณกับผู้ขาย
นี่คือจุดเด่นของ ClickUp ในฐานะแพลตฟอร์มครบวงจรที่รวมการทำงานอัตโนมัติ การติดตามแบบเรียลไทม์ และฟีเจอร์การทำงานร่วมกันเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อสร้างกระบวนการทำงานที่ราบรื่นและปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ตั้งแต่การอนุมัติใบแจ้งหนี้อัตโนมัติไปจนถึงการติดตาม KPI บนแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถจัดการกระบวนการ AP ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและเปลี่ยนให้เป็นข้อได้เปรียบเชิงกลยุทธ์
พร้อมที่จะควบคุมกระบวนการ AP ของคุณหรือไม่?ลงทะเบียนใช้ ClickUp—ฟรี!