ตามรายงานของสถาบันการจัดการโครงการ (Project Management Institute) ระบุว่า เศรษฐกิจโลกจะต้องการตำแหน่งงานด้านการจัดการโครงการถึง 87.7 ล้านตำแหน่งภายในปี2027 และในปัจจุบัน46% ขององค์กรต่าง ๆให้ความสำคัญกับการวางแผนโครงการอย่างถูกต้องเป็นลำดับความสำคัญสูงสุดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของตน
การเน้นการวางแผนในการบริหารโครงการธุรกิจเป็นจุดที่แผนผัง SIPOC สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างมาก
โดยการวางแผนองค์ประกอบหลักของกระบวนการ แผนภาพ SIPOC จะให้ภาพรวมของขั้นตอนการทำงานของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ ช่วยให้คุณสามารถเข้าใจแต่ละขั้นตอนและจัดลำดับความสำคัญของการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ
มาสำรวจกันว่าแผนภาพ SIPOC คืออะไร ทำไมถึงมีผลกระทบอย่างมาก และเมื่อไหร่ที่ควรนำมาใช้
SIPOC ย่อมาจากอะไร?
แผนภาพ SIPOC เป็นเครื่องมือภาพระดับสูงที่ใช้ในการปรับปรุงกระบวนการเพื่อแสดงองค์ประกอบหลักของกระบวนการ ตัวย่อ SIPOC หมายถึง ผู้จัดหา, ปัจจัยนำเข้า, กระบวนการ, ผลลัพธ์, และลูกค้า
เครื่องมือนี้ ใช้กันอย่างแพร่หลายในโครงการ Six Sigma และวิธีการ Lean เพื่อช่วยให้ทีมเข้าใจการไหลของกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบและระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง
นี่คือรายละเอียดขององค์ประกอบหลักในแผนภาพ SIPOC:
- ซัพพลายเออร์: หน่วยงานที่จัดหาปัจจัยหรือทรัพยากร
- ข้อมูลนำเข้า: วัตถุดิบ ข้อมูล หรือทรัพยากรอื่น ๆ ที่ใช้เป็นเชื้อเพลิงสำหรับกระบวนการ
- กระบวนการ: ลำดับขั้นตอนที่เปลี่ยนแปลงข้อมูลนำเข้าให้กลายเป็นผลลัพธ์
- ผลลัพธ์: ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ผลิตขึ้น
- ลูกค้า: บุคคลหรือกลุ่มที่ได้รับผลลัพธ์
ทำไม SIPOC จึงมีความสำคัญ?
แผนภาพ SIPOC มอบประโยชน์หลายประการที่ทำให้มีคุณค่าอย่างยิ่งสำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ:
- ความชัดเจน: ให้ภาพรวมที่กระชับของกระบวนการที่ซับซ้อน ช่วยให้ทีมมองเห็นภาพรวมได้ชัดเจน
- การจัดแนว: โดยการระบุองค์ประกอบทั้งหมดในกระบวนการ แผนภาพ SIPOC ช่วยให้มั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน
- การแก้ปัญหา: แผนภาพ SIPOC ช่วยเน้นจุดที่อาจเกิดปัญหาหรือความไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้สามารถแก้ไขปัญหาได้ล่วงหน้า
- มาตรฐาน: ช่วยสร้างความสม่ำเสมอในกระบวนการ ลดความแปรปรวน และเพิ่มคุณภาพ
- การสื่อสาร: แผนภาพ SIPOC ช่วยลดอุปสรรคระหว่างแผนกต่างๆส่งเสริมการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน
เมื่อใดควรใช้แผนผัง SIPOC
แผนภาพ SIPOC ควรใช้ในตอนเริ่มต้นของการวิเคราะห์กระบวนการหรือการปรับปรุงเพื่อกำหนดบริบท, ระบุขอบเขตของกระบวนการ, และทำให้ชัดเจนเกี่ยวกับองค์ประกอบของกระบวนการ.
นี่คือสถานการณ์ที่การใช้แผนภาพ SIPOC มีประโยชน์เป็นพิเศษ:
- การเริ่มต้นโครงการปรับปรุงกระบวนการ: เมื่อเริ่มต้นโครงการ Lean, Six Sigma หรือโครงการปรับปรุงกระบวนการอื่น ๆ แผนภาพ SIPOC จะช่วยสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนและเป็นระบบเกี่ยวกับกระบวนการ
- การชี้แจงขอบเขตและขอบเขตของกระบวนการ: หากมีความสับสนเกี่ยวกับจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ แผนภาพ SIPOC จะช่วยระบุขอบเขต ทำให้ง่ายต่อการมุ่งเน้นที่พื้นที่กระบวนการเฉพาะโดยไม่มีการขยายขอบเขตเกินขอบเขต
- การทำความเข้าใจผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและข้อกำหนด: แผนภาพ SIPOC สามารถช่วยระบุซัพพลายเออร์และลูกค้า ชี้แจงว่าใครเกี่ยวข้องหรือได้รับผลกระทบจากกระบวนการที่มีอยู่ และข้อกำหนดของพวกเขาคืออะไร
- การแผนที่กระบวนการที่ซับซ้อนหรือข้ามสายงาน: เมื่อต้องจัดการกับกระบวนการที่ครอบคลุมหลายแผนกหรือหลายหน้าที่ แผนผัง SIPOC จะให้ภาพรวมในระดับสูง เชื่อมโยงมุมมองเชิงหน้าที่ที่แตกต่างกัน
- การปรับปรุงการสื่อสารระหว่างทีม: แผนภาพ SIPOC ช่วยสร้างความเข้าใจร่วมกัน ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมที่มีสมาชิกใหม่หรือการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน โดยช่วยให้ทุกคนเห็นพ้องต้องกันในโครงสร้างของกระบวนการ
- การเตรียมตัวสำหรับการทำแผนผังกระบวนการอย่างละเอียด: ก่อนที่จะสร้างแผนผังกระบวนการที่มีรายละเอียดสูงและครอบคลุมในระดับสูง แผนภาพ SIPOC จะช่วยให้เห็นภาพรวมที่ชัดเจน ซึ่งช่วยให้การลงลึกไปสู่การทำแผนผังกระบวนการที่ละเอียดมากขึ้นเป็นไปได้ง่ายขึ้น
- การระบุพื้นที่ที่สามารถปรับปรุงได้: โดยการแยกกระบวนการออกเป็นซัพพลายเออร์, ปัจจัยนำเข้า, ผลลัพธ์, และลูกค้า, SIPOC ช่วยให้ทีมสามารถมองเห็นความไม่มีประสิทธิภาพและโอกาสในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
- การสร้างรากฐานสำหรับการวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริง: แผนภาพ SIPOC เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริง โดยจะกำหนดอย่างชัดเจนว่าควรเกิดอะไรขึ้นในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ ทำให้ง่ายต่อการระบุปัญหาตั้งแต่ก่อนที่ปัญหาจะเกิดขึ้น
วิธีสร้างแผนผัง SIPOC
คุณสามารถใช้เครื่องมือจัดการโครงการอเนกประสงค์อย่างClickUpเพื่อสร้างแผนผัง SIPOC ได้ตั้งแต่เริ่มต้น หรืออีกทางเลือกหนึ่งคือใช้เทมเพลต SIPOCที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อเร่งกระบวนการให้เร็วขึ้น
นี่คือคู่มือขั้นตอนโดยละเอียดในการใช้วิธีการต่าง ๆ ใน ClickUp สำหรับการสร้างแผนผัง SIPOC:
วิธี 1: การใช้ฟิลด์ที่กำหนดเอง
ฟิลด์กำหนดเองของ ClickUpคือฟิลด์ข้อมูลที่ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มคุณสมบัติเฉพาะให้กับงาน เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่ รายการแบบเลือก และช่องทำเครื่องหมาย คุณสามารถใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อเก็บข้อมูลและติดตามข้อมูลเฉพาะที่ปรับให้เหมาะกับกระบวนการทำงานของคุณ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดระเบียบงานและความยืดหยุ่นในการบริหารโครงการภายใน ClickUp
นี่คือวิธีการใช้คุณสมบัตินี้เพื่อสร้างแผนภูมิ SIPOC:
ขั้นตอนที่ 1: สร้างพื้นที่ ClickUp ใหม่
- เปิด ClickUp และไปที่ Spaces
- เพิ่ม 'พื้นที่ใหม่' โดยเฉพาะสำหรับแผนผัง SIPOC ของคุณ ตั้งชื่อที่เกี่ยวข้อง เช่น 'แผนผัง SIPOC – [ชื่อโครงการ]'
ขั้นตอนที่ 2: เปลี่ยนเป็นมุมมองตาราง
เมื่อพื้นที่ใหม่ของคุณพร้อมแล้ว ให้คลิก '+ดู' และเลือก 'ตาราง' ซึ่งจะแสดงโครงร่างสำหรับแผนผัง SIPOC ของคุณ
ขั้นตอนที่ 3: สร้างฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับแต่ละองค์ประกอบของ SIPOC
- ขั้นแรก ให้ซ่อนคอลัมน์เริ่มต้นที่ไม่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยคลิกขวาที่แต่ละคอลัมน์แล้วเลือกตัวเลือก 'ซ่อนคอลัมน์' ที่ด้านล่างของเมนูแบบเลื่อนลง
- เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือกตัวเลือก 'เพิ่มคอลัมน์' ที่มุมขวาบนโดยคลิกที่ '+' และเริ่มเพิ่มฟิลด์สำหรับหมวดหมู่—ผู้จัดหา, กระบวนการ, ปัจจัยนำเข้า, ผลลัพธ์, และลูกค้า
- เพิ่มคำอธิบายเพื่อให้แต่ละองค์ประกอบมีความละเอียดมากขึ้น
- แผนภาพของคุณจะเริ่มเป็นรูปเป็นร่างขึ้นตอนนี้
ขั้นตอนที่ 4: กรอกข้อมูลในช่องที่กำหนด
กรอกข้อมูลในช่องที่เกี่ยวข้องให้ครบถ้วน เช่น ชื่อผู้ติดต่อจากซัพพลายเออร์ คำอธิบายทรัพยากรที่ต้องการ ขั้นตอนของกระบวนการ ผลลัพธ์ที่ต้องการหรือได้รับ รายละเอียดลูกค้า และอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 5: ร่วมมือและแบ่งปัน
- เพิ่มสมาชิกทีมและมอบหมายงานหากจำเป็น สมาชิกทีมสามารถอัปเดตหรือแก้ไขแผนผัง SIPOC ได้โดยการกรอกหรือปรับข้อมูลในฟิลด์ที่กำหนดเอง
- หากคุณต้องการเวอร์ชันที่สามารถพิมพ์ได้ ให้ใช้คุณสมบัติการส่งออกเพื่อดาวน์โหลดตารางเป็นไฟล์ PDF หรือ CSV
วิธี 2: การใช้แม่แบบ SIPOC
เทมเพลต SIPOC ของ ClickUp เป็นหนึ่งในเทมเพลตแผนผังการไหลของข้อมูลที่พร้อมใช้งานซึ่งนำเสนอโดยClickUp ที่ช่วยให้เริ่มต้นการวางแผนกระบวนการที่เรียบง่ายได้อย่างง่ายดาย
นี่คือวิธีการใช้เทมเพลตนี้:
1. ดาวน์โหลดเทมเพลต
- เปิด ClickUp ไปที่ 'Templates' แล้วค้นหา SIPOC Template หรือใช้ลิงก์ที่ให้ไว้เพื่อเพิ่มลงใน Workspace ของคุณ
- หรือคุณสามารถใช้ลิงก์ดาวน์โหลดเพื่อเปิดเทมเพลตได้อย่างรวดเร็ว
2. จัดตั้งโครงสร้าง
เทมเพลตนี้มีคอลัมน์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับการเพิ่มซัพพลายเออร์, วัตถุดิบ, ขั้นตอนกระบวนการ, ผลลัพธ์, และลูกค้า. เพื่อเริ่มต้น, ให้แทรกข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายใต้หมวดหมู่แต่ละหมวด.
3. กำหนดขั้นตอนของกระบวนการ
- คลิกแท็บ 'กระบวนการ' ที่ด้านบน
- แยกกระบวนการออกเป็นขั้นตอนสำคัญ พร้อมเพิ่มรายละเอียดตามความจำเป็น
4. แก้ไขแท็บที่เหลือ
- กรุณาตรวจสอบทุกแท็บขององค์ประกอบ SIPOC ที่อยู่ด้านบนเพื่อกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้ครบถ้วน
- หากจำเป็น ให้ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อเพิ่มข้อมูลเฉพาะ เช่น กำหนดเวลาหรือทีมที่รับผิดชอบ
5. ทบทวนและปรับปรุง
- คลิกตัวเลือก 'กระดาน SIPOC' ที่ด้านบนเพื่อดูแผนผังของคุณอย่างชัดเจน
- ทำการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็นเพื่อให้เกิดความชัดเจนและสมบูรณ์ จากนั้นแบ่งปันแผนภาพกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อรับข้อเสนอแนะ
เครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันของทีมและกระบวนการทำงาน
ClickUp ไม่เพียงแต่เป็นแผนผังการทำงานแบบคงที่เท่านั้น แต่ยังช่วยให้กระบวนการ SIPOC ง่ายขึ้นด้วยฟีเจอร์หลากหลาย:
1. การมอบหมายงาน
มอบหมายองค์ประกอบหรือขั้นตอนเฉพาะของ SIPOC ให้กับสมาชิกในทีมเพื่อความรับผิดชอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้นในการมอบหมายงานภายในงานของ ClickUp
นี่คือวิธี:
- แยกกระบวนการ SIPOC ออกเป็นงานย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น เพื่อช่วยให้สามารถมอบหมายความรับผิดชอบและติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- จัดลำดับความสำคัญของงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน โดยให้แน่ใจว่ากิจกรรมที่สำคัญได้รับการดำเนินการให้เสร็จสิ้นตรงเวลา
- จัดตั้งการพึ่งพาอาศัยกันระหว่างงานเพื่อให้แน่ใจว่างานเสร็จสมบูรณ์ตามลำดับที่ถูกต้อง
2. การสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น
รักษาพื้นที่กลางสำหรับการสื่อสารของทีมโดยใช้ClickUp Chatและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น
ClickUp Chat สามารถช่วยคุณ:
- @mention สมาชิกทีมเพื่อรับข้อเสนอแนะ การอัปเดต และแนวคิดแบบเรียลไทม์
- ทำงานบนแผนผัง SIPOC พร้อมกันกับทีมของคุณภายในอินเทอร์เฟซของ ClickUp ทำให้ง่ายต่อการร่วมมือและปรับปรุงกระบวนการโดยไม่ต้องสลับระหว่างเครื่องมือจัดการโครงการและเครื่องมือสื่อสารของคุณ
- สร้างงานได้โดยตรงจากข้อความ สรุปหัวข้อสนทนาได้ทันทีเพื่อให้เข้าใจบริบททั้งหมด และเชื่อมโยงแชทกับงานเพื่อให้ข้อมูลโครงการทั้งหมดของคุณอยู่ในที่เดียว
3. ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ
ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติของ ClickUpเพื่อย้ายงาน SIPOC ผ่านกระบวนการทำงานของคุณ โดยจะแจ้งเตือนหรือเตือนความจำตามการเปลี่ยนแปลงสถานะของงาน
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ ClickUp Automations:
- ส่งการแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงกำหนดส่งงาน
- แจ้งเตือนเมื่อมีงานที่อยู่ในสถานะเดิมนานเกินไป
- ทำให้การเคลื่อนย้ายงานเป็นอัตโนมัติตามการเสร็จสิ้นของงานที่ขึ้นอยู่
- อัปเดตฟิลด์ที่กำหนดเองโดยอัตโนมัติตามการเปลี่ยนแปลงสถานะของงาน
- ตรวจสอบระบบอัตโนมัติของคุณเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงมีความเกี่ยวข้องและมีประสิทธิภาพ
อ่านเพิ่มเติม:10 แม่แบบการออกแบบบริบทฟรี
ตัวอย่างจริงของ SIPOC
ตอนนี้คุณทราบวิธีการสร้างแผนภาพ SIPOC แล้ว นี่คือตัวอย่างของ SIPOC ในอุตสาหกรรมต่าง ๆ ที่อาจสร้างแรงบันดาลใจให้คุณ:
1. บริการลูกค้า
แผนภาพ SIPOC สำหรับกระบวนการบริการลูกค้าช่วยระบุแต่ละขั้นตอน ตั้งแต่การรับข้อร้องเรียน (อินพุต) ไปจนถึงการให้แนวทางแก้ไข (เอาต์พุต) และการสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า
ตัวอย่างสถานการณ์: การจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้า
นี่คือลักษณะที่มันจะเป็น:
| ผู้จัดจำหน่าย | ข้อมูลนำเข้า | ขั้นตอนการดำเนินการ | ผลลัพธ์ | ลูกค้า |
| ลูกค้า, ทีมบริการลูกค้า, ระบบ CRM, เอกสารเกี่ยวกับสินค้า/บริการ | รายละเอียดการร้องเรียนของลูกค้า ประวัติสินค้า/บริการ ข้อมูลบัญชีลูกค้า | บันทึกข้อร้องเรียน ตรวจสอบปัญหา จัดหาวิธีแก้ไข ติดตามผลกับลูกค้า | ข้อร้องเรียนได้รับการแก้ไขแล้ว, ข้อเสนอแนะจากลูกค้า | ลูกค้าปลายทาง, ทีมความพึงพอใจของลูกค้า |
🌻ข้อเท็จจริงสนุกๆ: อัตราความพึงพอใจของลูกค้าทั่วโลกที่ใช้บริการแชทสดในช่วงปี 2015-2022 สูงสุดในปี 2020 โดยมีลูกค้าเกือบ86%ตอบกลับว่าพึงพอใจ
2. การพัฒนาผลิตภัณฑ์
ใช้แผนภาพ SIPOC เพื่อทำแผนผังกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ทั้งหมด ตั้งแต่ทรัพยากรที่จัดหาโดยผู้จัดหาไปจนถึงผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่ส่งมอบให้ลูกค้า
ตัวอย่างสถานการณ์: การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่
| ผู้จัดจำหน่าย | ข้อมูลนำเข้า | กระบวนการ | ผลลัพธ์ | ลูกค้า |
| ทีมวิจัยตลาด, แผนกวิจัยและพัฒนา, ทีมออกแบบ, ผู้จัดหาวัสดุ | ข้อมูลการวิจัยตลาด, แบบจำลองการออกแบบ, วัตถุดิบ, แนวทางกำกับดูแล | การออกแบบผลิตภัณฑ์ การทดสอบต้นแบบ การอนุมัติตามกฎระเบียบ การผลิตขั้นสุดท้าย | สินค้าใหม่พร้อมจำหน่าย | ทีมการตลาดและการขาย, ผู้บริโภคปลายทาง |
3. การจัดการห่วงโซ่อุปทาน
เอกสารแผนผัง SIPOC มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการจัดทำแผนผังความสัมพันธ์กับผู้จัดหา, ข้อกำหนดของข้อมูลนำเข้า, และการกระจายสินค้าไปยังลูกค้าปลายทาง
ตัวอย่างสถานการณ์: กระบวนการเติมสินค้าคงคลัง
| ผู้จัดจำหน่าย | ข้อมูลที่จำเป็น | กระบวนการ | ผลลัพธ์ | ลูกค้า |
| ผู้จำหน่ายวัตถุดิบ, ผู้ให้บริการโลจิสติกส์ | รายงานระดับสินค้าคงคลัง, ใบสั่งซื้อ, ตารางการจัดส่ง | ตรวจสอบระดับสินค้า สั่งซื้อสินค้า รับสินค้า จัดส่งสินค้า | สินค้าคงคลังได้รับการเติมเต็ม, ปรับปรุงระดับสต็อก | คลังสินค้า, ทีมการผลิต, ทีมขาย |
SIPOC เทียบกับเครื่องมือแผนผังกระบวนการอื่น ๆ
ในการปรับปรุงกระบวนการและบริหารโครงการ การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการทำแผนผังกระบวนการเป็นสิ่งสำคัญในการระบุช่องว่าง ปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพ SIPOC, VSM และ Flowcharting เป็นเครื่องมือยอดนิยม แต่แต่ละเครื่องมือมีวัตถุประสงค์เฉพาะที่แตกต่างกัน
นี่คือวิธีการเปรียบเทียบแต่ละอย่างกับอีกอย่างหนึ่ง:
| คุณสมบัติ | SIPOC | การแผนภาพกระบวนการคุณค่า (VSM) | การสร้างแผนผังงาน |
| วัตถุประสงค์ | ภาพรวมกระบวนการระดับสูง | การวางแผนกระบวนการอย่างละเอียด | ภาพแสดงขั้นตอนของกระบวนการ |
| จุดมุ่งเน้น | ข้อมูลนำเข้า, ข้อมูลส่งออก, ผู้จัดหา, ลูกค้า, และกระบวนการ | กระบวนการทั้งหมดของห่วงโซ่คุณค่า รวมถึงกิจกรรมที่เพิ่มมูลค่าและกิจกรรมที่ไม่เพิ่มมูลค่า | ลำดับขั้นตอนและจุดตัดสินใจ |
| ระดับของรายละเอียด | ระดับสูง | ละเอียด | รายละเอียดปานกลางถึงสูง |
| กรณีการใช้งานที่เหมาะสม | การเริ่มต้นโครงการ, การกำหนดขอบเขต, การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย | การริเริ่มแบบลีน, การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ, การลดของเสีย | การวิเคราะห์กระบวนการ, การฝึกอบรม, การแก้ไขปัญหา |
มาดูรายละเอียดกันว่า SIPOC เปรียบเทียบกับเครื่องมืออื่น ๆ อย่างไร:
SIPOC เทียบกับ การทำแผนผังกระแสคุณค่า (VSM)
แม้ว่าทั้ง SIPOC และ VSM จะมุ่งเน้นไปที่การแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ แต่ทั้งสองมีความแตกต่างกันอย่างมากในด้านขอบเขตและรายละเอียด
1. วัตถุประสงค์และจุดเน้น
SIPOC เป็นเครื่องมือระดับสูงที่ให้ภาพรวมกว้างของกระบวนการ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการกำหนดขอบเขตของกระบวนการและทำความเข้าใจว่าใครเกี่ยวข้องบ้าง มักใช้ในช่วงเริ่มต้นของการปรับปรุงกระบวนการเพื่อจับขั้นตอนหลักและความสัมพันธ์กับปัจจัยนำเข้าและผลลัพธ์
VSM ในทางกลับกัน มีความละเอียดและเฉพาะเจาะจงมากกว่า โดย ทำแผนที่ของกระแสคุณค่าทั้งหมดของกระบวนการเพื่อค้นหาความไม่มีประสิทธิภาพ VSM แสดงภาพแต่ละขั้นตอน การไหลของวัสดุ และการไหลของข้อมูล เพื่อระบุจุดคอขวดและพื้นที่ที่เกิดการสูญเปล่า ทำให้เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับโครงการ Lean
2. ระดับของรายละเอียด
SIPOC ให้ภาพรวมที่เรียบง่ายและมีโครงสร้าง มัก จำกัดอยู่ในรูปแบบหนึ่งหน้า ที่รวบรวมข้อมูลกระบวนการที่จำเป็น VSM เจาะลึกมากขึ้น ครอบคลุมรายละเอียดปลีกย่อย เช่น ระยะเวลาในรอบ ระยะเวลาการนำเข้า และสินค้าคงคลัง พร้อมนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้เพื่อการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง
กรณีการใช้งานที่เหมาะสม:
ใช้ VSM เมื่อคุณพร้อมที่จะจัดการกับปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพเฉพาะจุด, การสูญเสีย, และความล่าช้าภายในกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อน และต้องการแผนที่นำทางสำหรับการเพิ่มคุณค่าตั้งแต่ต้นจนจบ
ใช้ SIPOC สำหรับการกำหนดขอบเขตในระดับสูงหรือเป็นจุดเริ่มต้นในโครงการที่ต้องการความเข้าใจพื้นฐานก่อนที่จะลงลึกในรายละเอียด
SIPOC เทียบกับแผนผังกระบวนการ
การสร้างแผนผังงานเป็นเทคนิคการแผนผังกระบวนการแบบคลาสสิก แต่เมื่อเปรียบเทียบกับ SIPOC แล้วเป็นอย่างไร?
1. วัตถุประสงค์และจุดเน้น
SIPOC จับสาระสำคัญของกระบวนการโดยมุ่งเน้นที่ปัจจัยนำเข้าและผลลัพธ์ โดยไม่ต้องลงรายละเอียดในแต่ละขั้นตอน เหมาะสำหรับการเริ่มต้นกระบวนการหรือการประเมินอย่างรวดเร็วเมื่อความชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นสิ่งสำคัญที่สุด
แผนผังงาน ตรงกันข้าม แยกกระบวนการออกเป็นขั้นตอนในลำดับที่มองเห็นได้ ช่วยให้คุณสามารถวางแผนจุดตัดสินใจ การโต้ตอบ และขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการทำงานได้ แผนผังงานเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการระบุจุดบกพร่องหรือความซ้ำซ้อนที่เฉพาะเจาะจงในการออกแบบกระบวนการ
2. ความชัดเจนและการนำเสนอด้วยภาพ
แผนผังขั้นตอน ช่วยให้เข้าใจกระบวนการที่มีรายละเอียดสูง ได้อย่างชัดเจน เหมาะสำหรับการฝึกอบรมหรือแก้ไขปัญหา ความเรียบง่ายของ SIPOC หมายความว่า มีความกระชับและไม่ซับซ้อน ช่วยให้มองเห็นภาพรวมได้อย่างรวดเร็วแทนที่จะเป็นการวิเคราะห์เชิงลึก
กรณีการใช้งานที่เหมาะสม:
ใช้แผนผังขั้นตอนเมื่อจำเป็นต้องเข้าใจขั้นตอนที่แน่นอน จุดตัดสินใจ หรือความเชื่อมโยงระหว่างขั้นตอนในกระบวนการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระหว่างการดำเนินการหรือการแก้ไขปัญหา
ใช้ SIPOC เมื่อภาพรวมในระดับสูงจะช่วยในการจัดทิศทางให้กับทีมหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้นของโครงการปรับปรุงกระบวนการ
🌻ข้อเท็จจริงสนุกๆ: แผนผังงานที่เก่าแก่ที่สุดที่รู้จักมีอายุย้อนไปถึงปี 1921 และถูกพัฒนาโดยวิศวกรชื่อแฟรงก์และลิเลียน กิลเบรธ พวกเขาเรียกมันว่า "แผนภูมิกระบวนการ" ซึ่งถูกนำเสนอที่การประชุมของสมาคมวิศวกรเครื่องกลแห่งอเมริกา (ASME) เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
เมื่อใดควรเลือกใช้ SIPOC แทนเครื่องมืออื่น
การเลือกใช้ SIPOC แทน VSM หรือแผนผังกระบวนการ มีเหตุผลเมื่อ:
- การสร้างพื้นฐานความเข้าใจ: SIPOC มีคุณค่าอย่างยิ่งในช่วงเริ่มต้นของโครงการหรือการปรับปรุงกระบวนการ มันช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีมุมมองที่ชัดเจนและกระชับเกี่ยวกับขอบเขตของกระบวนการและปัจจัยนำเข้า ซึ่งเป็นการวางรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับการวิเคราะห์ต่อไป
- การวิเคราะห์ที่มีข้อจำกัดด้านเวลา: เมื่อเวลาจำกัด และคุณต้องการปรับความเข้าใจในภาพรวมอย่างรวดเร็วโดยใช้รายละเอียดให้น้อยที่สุด รูปแบบที่มีโครงสร้างของ SIPOC จะมีความมีประสิทธิภาพสูง
- คุณอยู่ในระยะเริ่มต้นของการปรับปรุงกระบวนการ: หากคุณยังไม่พร้อมที่จะลงลึกในรายละเอียดที่ VSM หรือ Flowcharting ต้องการ SIPOC สามารถให้ภาพรวมที่จัดการได้และอยู่ในระดับสูง ซึ่งสามารถพัฒนาต่อยอดด้วยเครื่องมือที่มีรายละเอียดมากขึ้นในภายหลัง
- การสื่อสารกับทีมข้ามสายงาน: แนวทางที่มีโครงสร้างของ SIPOC ในการกำหนดซัพพลายเออร์, อินพุต, ขั้นตอนกระบวนการ, เอาต์พุต และลูกค้า ทำให้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารพื้นฐานของกระบวนการให้กับทีมข้ามสายงานโดยไม่ทำให้พวกเขารู้สึกท่วมท้นด้วยรายละเอียดเฉพาะ
แม้ว่าแต่ละเครื่องมือจะมีจุดแข็งของตัวเอง แต่ SIPOC นั้น ทรงพลังเป็นพิเศษด้วยความเรียบง่ายและความหลากหลายในการใช้งาน ในฐานะเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการกำหนดขอบเขตและจัดแนวผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย SIPOC สามารถเป็นจุดเริ่มต้นที่มีคุณค่าอย่างยิ่งในการเดินทางเพื่อการปรับปรุงกระบวนการใดๆ
อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณวิเคราะห์ลึกลงไป ควรพิจารณาเสริมด้วย VSM หรือแผนผังการไหล เพื่อเปิดเผยข้อมูลเชิงลึกที่ละเอียดมากขึ้น
อ่านเพิ่มเติม:10 แม่แบบแผนผังงานฟรีใน Word, Excel และ ClickUp
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการสร้างแผนผัง SIPOC
แบบจำลอง SIPOC เป็นเครื่องมือที่ตรงไปตรงมาสำหรับการกำหนดขอบเขตของกระบวนการ อย่างไรก็ตาม ทีมหลายทีมมักเผชิญกับปัญหาที่พบบ่อยซึ่งอาจนำไปสู่ความสับสนหรือการไม่สอดคล้องกัน
นี่คือวิธีบางประการที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้:
| ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย | ความหมาย | วิธีหลีกเลี่ยง |
| การทำให้ขอบเขตของกระบวนการซับซ้อนเกินความจำเป็น | หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือการใส่รายละเอียดมากเกินไปในแต่ละองค์ประกอบของ SIPOC ซึ่งทำให้แผนผังระดับสูงกลายเป็นรายละเอียดที่ซับซ้อนและละเอียดเกินไป สิ่งนี้มักส่งผลให้เกิดแผนผังที่รกและซับซ้อนจนเกินไป ซึ่งสูญเสียจุดประสงค์ในการเป็นภาพรวมที่รวดเร็ว | จำกัดแต่ละองค์ประกอบให้เหลือเพียงประเด็นสำคัญเท่านั้น; ส่วนกระบวนการควรมีเพียง 4-7 ขั้นตอนหลักที่ชัดเจนเพื่อความกระชับและเข้าใจง่าย |
| การระบุขอบเขตของกระบวนการผิดพลาด | การกำหนดขอบเขตที่แคบหรือกว้างเกินไปอาจทำให้เกิดช่องว่างหรือการทับซ้อน ซึ่งทำให้แผนผัง SIPOC มีประสิทธิภาพน้อยลง ตัวอย่างเช่น การไม่รวมกิจกรรมที่สำคัญทั้งต้นน้ำหรือปลายน้ำอาจทำให้ขาดซัพพลายเออร์หรือลูกค้าที่สำคัญ | กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน; ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมเห็นพ้องต้องกันในขอบเขตเพื่อรวบรวมข้อมูลนำเข้าและผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น |
| ข้อมูลนำเข้าและข้อมูลส่งออกที่สับสน | ทีมมักประสบปัญหาในการแยกแยะระหว่างข้อมูลนำเข้าและผลลัพธ์ โดยเฉพาะเมื่อกระบวนการต่างๆ ภายในเวิร์กโฟลว์มีความสัมพันธ์พึ่งพาซึ่งกันและกัน การติดป้ายกำกับผิดอาจทำให้เกิดความสับสนเกี่ยวกับว่าใครเป็นผู้จัดหาข้อมูลและใครเป็นผู้รับ | แยกข้อมูลนำเข้า (จากผู้จัดหา) และข้อมูลส่งออก (ไปยังลูกค้าภายในและภายนอก) ตรวจสอบความแตกต่างกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง |
| ไม่ได้เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักทั้งหมด | การละเว้นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางกลุ่ม เช่น พนักงานแนวหน้า, ฝ่ายสนับสนุนด้านไอที, หรือตัวแทนลูกค้า มักทำให้ SIPOC ไม่สมบูรณ์ หากขาดข้อมูลจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง แผนผังอาจขาดรายละเอียดที่สำคัญหรือสะท้อนขั้นตอนกระบวนการที่ไม่ถูกต้อง | ระบุและรวมตัวแทนจากทุกแผนกที่ได้รับผลกระทบเพื่อให้แน่ใจว่าแผนภาพมีความครอบคลุมและถูกต้อง |
| การละเลยการตรวจสอบและยืนยันแผนผัง | หลายทีมสร้างแผนภาพ SIPOC ในเซสชั่นเดียวโดยไม่ทบทวนหรือตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้อง ซึ่งอาจนำไปสู่แผนภาพที่ล้าสมัยหรือไม่สมบูรณ์ และไม่สามารถสะท้อนกระบวนการปัจจุบันได้อย่างถูกต้อง | กำหนดเวลาการทบทวนติดตามผลเพื่อยืนยันความถูกต้อง; อัปเดตแผนผังอย่างสม่ำเสมอหากกระบวนการมีการเปลี่ยนแปลง |
| การไม่กำหนดความต้องการของลูกค้า | ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการละเลยความต้องการและความคาดหวังเฉพาะของลูกค้าปลายทางของกระบวนการ หากขาดสิ่งนี้ SIPOC อาจไม่สามารถชี้นำการปรับปรุงที่สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้าได้อย่างแท้จริง | เพิ่มความต้องการของลูกค้าไว้ใต้ส่วนลูกค้าโดยตรง หรือเป็นหมายเหตุเพื่อเน้นการตอบสนองหรือเกินความคาดหวัง |
| การใช้ SIPOC เกินขอบเขตที่ตั้งใจไว้ | SIPOC เป็นเครื่องมือระดับสูง แต่บางครั้งทีมก็พยายามเปลี่ยนให้เป็นแผนผังรายละเอียดหรือแผนผังกระแสคุณค่า ซึ่งทำให้ประสิทธิภาพลดลงและเพิ่มความซับซ้อน | ใช้แผนผัง SIPOC สำหรับภาพรวมในระดับสูงเท่านั้น; เปลี่ยนไปใช้เครื่องมือที่มีรายละเอียดมากขึ้น เช่น แผนผังขั้นตอนหรือแผนผังกระแสคุณค่าตามความจำเป็น |
SIPOC สำหรับผู้จัดการโครงการ
SIPOC มอบแนวทางที่เรียบง่ายสำหรับการกำหนดขอบเขตของโครงการของคุณ, การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย, การชี้แจงข้อมูลนำเข้าและข้อมูลส่งออก, และการรับประกันว่าทุกคนมีความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ
โดยการใช้ SIPOC คุณสามารถวางรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับโครงการที่มีขอบเขตชัดเจน สอดคล้องกับกลยุทธ์ และพร้อมสำหรับการส่งมอบที่ประสบความสำเร็จ:
- กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจว่าอะไรอยู่ในขอบเขตและอะไรไม่อยู่ในขอบเขต
- ระบุซัพพลายเออร์และกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย จากนั้นจัดทำแผนผังเพื่อให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องและผู้ใช้ปลายทางได้รับการรวมไว้และสอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการ
- รายการทรัพยากรที่จำเป็น (ปัจจัยนำเข้า) และผลลัพธ์ที่คาดหวัง (ผลลัพธ์) เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นของความต้องการและวัตถุประสงค์
- ใช้โครงสร้าง SIPOC เพื่อ แนะนำและจัดแนวทีมของคุณเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ระดับสูง และขั้นตอนสำคัญของกระบวนการ
- ตรวจพบช่องว่างหรือจุดคอขวดที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ช่วยให้คุณสามารถวางแผนรอบการพึ่งพาหรือปรับกำหนดเวลาได้ตามความจำเป็น
- นำเสนอบรรยาย SIPOC ให้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อ ได้รับการสนับสนุน โดยการสื่อสารขอบเขต, ผู้จัดหา, และผลกระทบที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในรูปแบบที่เข้าใจง่าย
ความชัดเจนนี้ช่วยทีม Agile ได้เป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและกระบวนการทำงานแบบวนซ้ำ
ในสภาพแวดล้อมแบบ Agile แผนภาพ SIPOC ให้กรอบการทำงานที่มีโครงสร้างแต่ยืดหยุ่นเพื่อรักษาองค์ประกอบของกระบวนการต่างๆ ให้มองเห็นได้และสอดคล้องกัน มาดูกันว่าเครื่องมืออันทรงพลังนี้สามารถผสานเข้ากับวิธีการแบบ Agile ได้อย่างราบรื่นอย่างไร
SIPOC และวิธีการแบบ Agile
แผนภาพ SIPOC สอดคล้องอย่างดีกับ Agile ช่วยให้ทีม:
- สร้างรากฐานของโครงการ: ในสปรินต์แบบ Agile แผนภาพ SIPOC สามารถให้มุมมองที่ชัดเจนและระดับสูงขององค์ประกอบของโครงการ (ผู้จัดหา, ข้อมูลนำเข้า, ขั้นตอนกระบวนการ, ผลลัพธ์, ลูกค้า) เพื่อให้ทีมมีความสอดคล้องกันในเป้าหมาย
- รักษาความยืดหยุ่น: Agile ส่งเสริมความยืดหยุ่น แต่การเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องอาจเสี่ยงต่อการเบี่ยงเบนจากองค์ประกอบที่สำคัญ แผนภาพ SIPOC ทำหน้าที่เป็นกรอบที่มั่นคง ช่วยให้ทีมสามารถปรับเปลี่ยนภายในขอบเขตที่กำหนดไว้ได้ โดยรักษาขั้นตอนหลักและเป้าหมายให้คงอยู่แม้ในขณะที่ข้อกำหนดมีการเปลี่ยนแปลง
- เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร: Agile เติบโตได้ดีบนพื้นฐานของการร่วมมือ และแผนผัง SIPOC ช่วยสร้างภาษาที่เข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับองค์ประกอบของกระบวนการ ทำให้การหารือง่ายขึ้น สามารถชี้แจงบทบาทของผู้เกี่ยวข้องได้ชัดเจนขึ้น ระบุผู้รับผิดชอบในกระบวนการได้ และสื่อสารการเปลี่ยนแปลงไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนได้ดีขึ้น ซึ่งช่วยส่งเสริมให้เกิดการสื่อสารที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
แง่มุมเหล่านี้ทำให้ SIPOC เป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าสำหรับทีม Agile ในการรักษาโครงสร้างโดยไม่ลดทอนความสามารถในการปรับตัว
การปรับปรุงกระบวนการด้วยการทำแผนผัง SIPOC
แผนภาพ SIPOC เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้จัดการกระบวนการทางธุรกิจและทีมปรับปรุงกระบวนการ. มันช่วยให้กระบวนการที่ซับซ้อนง่ายขึ้นและแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าใครเป็นผู้มีส่วนร่วมในแต่ละขั้นตอน.
ด้วยคุณสมบัติที่ใช้งานง่ายและเครื่องมือการทำงานร่วมกันของ ClickUp คุณสามารถสร้างแผนผัง SIPOC ที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่มีความหมาย
ความยืดหยุ่น, ความสามารถในการทำงานอัตโนมัติ, และเทมเพลตที่ครอบคลุมของ ClickUp ทำให้เป็นโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างแผนภาพที่ราบรื่น มันทำให้กระบวนการของคุณง่ายขึ้น, สามารถทำงานร่วมกันได้, และทันสมัยอยู่เสมอ
ลองใช้ ClickUpและดูว่ามันเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณได้อย่างไร!