วิธีการใช้เทคนิคการทำแผนผังกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ

เคยสงสัยไหมว่าผู้คนเดินทางอย่างไรก่อนการประดิษฐ์แผนที่? ด้วยความช่วยเหลือของตำแหน่งของดวงอาทิตย์และดวงดาว

ในระหว่างโครงการ หากคุณรู้สึกเหมือนเห็นดาว คุณต้องการแผนที่—แผนที่กระบวนการ มาดูเทคนิคการทำแผนที่กระบวนการกันสักสองสามอย่าง และวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจ

เทคนิคการทำแผนผังกระบวนการคืออะไร?

เทคนิคการแผนภาพกระบวนการเป็นวิธีการอย่างเป็นระบบที่ใช้ในการบันทึก วิเคราะห์ และปรับปรุงขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทางธุรกิจ มีเทคนิคการแผนภาพกระบวนการหลากหลาย เช่น แผนภาพกระบวนการทำงาน แผนภาพการไหลของข้อมูล โน้ตการจำลองกระบวนการทางธุรกิจ แผนภาพ SIPOC เป็นต้น ก่อนที่เราจะลงรายละเอียด มาทำความเข้าใจพื้นฐานกันก่อน

การวางแผนกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?

การแผนภาพกระบวนการทางธุรกิจคือการแสดงภาพลำดับขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทางธุรกิจใด ๆ ให้เห็นเป็นภาพรวมที่ชัดเจนตั้งแต่ต้นจนจบ

เทคนิคการแผนผังกระบวนการที่ตรงไปตรงมาที่สุดคือแผนผังการไหลซึ่งแสดงลำดับของการกระทำหรือขั้นตอนของกระบวนการในรูปแบบกราฟิก แผนผังการไหลของกระบวนการสำหรับการแก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้าอาจมีลักษณะดังนี้

รับข้อร้องเรียนจากลูกค้า > ประเมินข้อร้องเรียน > กำหนดความสำคัญ > มอบหมายให้เจ้าหน้าที่บริการลูกค้า > แก้ไขข้อร้องเรียน > ปิดเคส > รวบรวมข้อเสนอแนะ

แผนผังกระบวนการประกอบด้วยอะไรบ้าง?

แผนผังกระบวนการทั่วไปประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

ขึ้นอยู่กับระดับความซับซ้อนของโครงการของคุณ คุณอาจมีองค์ประกอบเพิ่มเติมอีกหลายอย่าง แต่สี่อย่างนี้เป็นพื้นฐาน

การแผนผังกระบวนการแตกต่างจากการจำลองกระบวนการทางธุรกิจอย่างไร?

แม้ว่าสองคำนี้จะฟังดูคล้ายกันและมีบางส่วนที่ทับซ้อนกันอยู่บ้าง แต่การวางแผนกระบวนการทางธุรกิจนั้นแตกต่างจากการจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจเป็นวิธีการเชิงปริมาณและขับเคลื่อนด้วยข้อมูลในการกำหนดกระบวนการที่ซับซ้อน ในขณะที่การแผนที่กระบวนการเป็นมุมมองเชิงคุณภาพเกี่ยวกับวิธีที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมองกระบวนการของพวกเขา

นอกจากนี้ การสร้างแบบจำลองมักจะมีความละเอียดและครอบคลุม โดยพิจารณาจากกระบวนการในหลายมุมมอง ในขณะที่การทำแผนที่มักจะตรงไปตรงมามากกว่า โดยเน้นที่ลำดับของกิจกรรม

การวางแผนกระบวนการทางธุรกิจเป็นการวางรากฐานเพื่อเข้าใจกระบวนการปัจจุบัน และวิธีที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนคิดว่าควรจะเป็น. สิ่งนี้มอบประโยชน์หลายประการ.

ความสำคัญและประโยชน์ของเทคนิคการแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ

การวางแผนกระบวนการทางธุรกิจสามารถทำได้โดยใช้เทคนิคต่าง ๆ ซึ่งแต่ละเทคนิคเหมาะสำหรับวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง ไม่ว่าคุณจะเลือกเส้นทางใด ประโยชน์ที่ได้รับก็มีมากมาย

การมองเห็นที่ดีขึ้น: การทำแผนผังกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้เห็นภาพชัดเจนว่ากระบวนการทำงานภายในองค์กรเป็นอย่างไร ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะทราบถึงสิ่งที่คาดหวังว่าจะเกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่น หากนักพัฒนาอาวุโสถูกคาดหวังให้ทำการตรวจสอบโค้ดทันทีหลังจากที่การเขียนโค้ดเสร็จสิ้น แผนผังกระบวนการจะทำให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจอย่างชัดเจน

การระบุความไม่มีประสิทธิภาพ:ในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ แผนที่ระบุความไม่มีประสิทธิภาพ การซ้ำซ้อน และจุดคอขวดในกระบวนการของพวกเขา

ตัวอย่างเช่น หากแผนผังกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแสดงให้เห็นว่ามีการอนุมัติหลายขั้นตอนสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่เป็นกิจวัตร บริษัทอาจปรับปรุงกระบวนการนี้ให้คล่องตัวขึ้นโดยกำหนดเกณฑ์มูลค่าขั้นต่ำสำหรับการตรวจสอบโดยผู้บริหารให้สูงขึ้น ซึ่งจะช่วยให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างรวดเร็วขึ้น

การปรับปรุงการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ:เครื่องมือการวางแผนกระบวนการที่ดีจะเปิดเผยช่องว่างหรือความซ้ำซ้อนในการสื่อสารที่เกิดจากการขาดการไหลเวียนของข้อมูล คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อกำหนดโปรโตคอลการสื่อสารที่ดีขึ้นได้

ความพึงพอใจของพนักงาน: เมื่อสมาชิกในทีมทราบขั้นตอนก่อนและหลังการทำงานของตนเอง พวกเขามักจะใส่ใจในผลงานมากขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อนักวิเคราะห์ธุรกิจทราบว่าฟีเจอร์จะนำไปทดสอบ พวกเขาจะเขียนเรื่องราวของผู้ใช้และเกณฑ์การยอมรับที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

ระบบอัตโนมัติ: นี่คือประโยชน์ที่สำคัญที่สุด การทำแผนผังกระบวนการช่วยให้สามารถนำระบบอัตโนมัติมาใช้กับกระบวนการทางธุรกิจได้โดยการ:

ด้วยข้อมูลทั้งหมดนี้ ธุรกิจสามารถทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติได้อย่างชาญฉลาด ทำให้สมาชิกในทีมมีเวลาไปมุ่งเน้นกับกิจกรรมเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

เมื่อทฤษฎีเกี่ยวกับการวางแผนกระบวนการทางธุรกิจได้ถูกกล่าวถึงแล้ว มาเริ่มลงมือปฏิบัติกันเถอะ นี่คือเทคนิคการวางแผนกระบวนการทางธุรกิจที่คุณสามารถนำไปใช้กับความต้องการของคุณได้ในวันนี้

เทคนิคการแผนภาพกระบวนการทางธุรกิจ

ขึ้นอยู่กับลักษณะของกระบวนการของคุณ ความซับซ้อน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง ผลกระทบต่อธุรกิจ ฯลฯ คุณสามารถเลือกจากเทคนิคการทำแผนผังกระบวนการขั้นสูงหลายวิธีได้ ที่นี่เราจะพูดถึงเทคนิคยอดนิยมบางประการ

1. เทคนิคการจัดการขั้นตอนการทำงาน

เวิร์กโฟลว์คือลำดับขั้นตอนที่บุคคลหรือเครื่องจักรปฏิบัติตามเพื่อทำงานให้เสร็จสิ้นหรือบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งอาจเป็นเรื่องง่าย เช่น การถอนเงินจากตู้เอทีเอ็ม หรือซับซ้อน เช่น การประกอบสมาร์ทโฟน

เทคนิคการวางแผนกระบวนการทำงานแบบเวิร์กโฟลว์สามารถใช้ได้กับกระบวนการทั้งหมด ไม่ว่าจะซับซ้อนเพียงใด องค์กรยังใช้เทคนิคนี้เพื่อวางแผนเวิร์กโฟลว์ของเวิร์กโฟลว์อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น ทีมพัฒนาอาจมีกระบวนการทำงานด้านการเขียนโปรแกรม ทีมวิศวกรรมอาจมีกระบวนการทำงานด้านการปรับใช้ที่เชื่อมโยงกับกระบวนการทำงานด้านการเขียนโปรแกรม และทีม DevOps อาจมีกระบวนการทำงานด้านการบำรุงรักษาแอปพลิเคชันที่รวมถึงทั้งสองกระบวนการนี้

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้เทคนิคเวิร์กโฟลว์เพื่อวางแผนกระบวนการทำงานของธุรกิจของคุณ

ระบุประเภทของกระบวนการทำงาน

เวิร์กโฟลว์มีอยู่ 4 ประเภท เริ่มต้นการวางแผนกระบวนการทางธุรกิจของคุณด้วยการระบุประเภทของกระบวนการที่คุณมี

ลำดับ: ในกระบวนการทำงานแบบลำดับ งานจะถูกดำเนินการตามลำดับที่กำหนดไว้ทีละขั้นตอน ตัวอย่างเช่น การถอนเงินจากตู้เอทีเอ็ม คุณจะต้องทำตามขั้นตอนในลำดับตั้งแต่การใส่บัตร การกดรหัส ไปจนถึงการรับบัตรคืน

เครื่องสถานะ: กระบวนการทำงานแบบเครื่องสถานะคือเมื่อกระบวนการกลับไปกลับมา ตัวอย่างเช่น ในระหว่างการพัฒนา UX สำหรับแอปพลิเคชันมือถือ คุณอาจทำการทดสอบผู้ใช้หลายครั้งและทำการวิจัยกลับไปกลับมา ก่อนที่จะทำการออกแบบขั้นสุดท้าย

อิงตามกฎ: เหล่านี้คือกระบวนการทำงานแบบ "ถ้า...แล้ว...", แม้ว่าจะไม่เรียบง่ายนัก การตัดสินใจบางอย่างอาจมีตัวเลือกหลายทาง ซึ่งแต่ละทางจะแยกออกเป็นกระบวนการทำงานหลายสาย

ขนาน: เมื่อเวิร์กโฟลว์เป็นแบบขนาน กระบวนการ/งานจะเกิดขึ้นพร้อมกัน การผลิตแบบลีนมีเวิร์กโฟลว์แบบขนานหลายรูปแบบ

รับรู้ส่วนประกอบต่างๆ

ทุกกระบวนการทำงานประกอบด้วยส่วนประกอบต่าง ๆ เช่น:

รวมรายละเอียดทั้งหมดนี้ไว้ในเอกสารกระบวนการทำงาน

สร้างแผนผังกระบวนการทำงาน

ด้วยองค์ประกอบต่าง ๆ ของกระบวนการของคุณ ให้สร้างแผนผังการทำงาน (Workflow Diagram) โดยระบุงานที่ต้องทำ ผู้รับผิดชอบ ลำดับขั้นตอน และมาตรฐานในการดำเนินงานตัวอย่างแผนผังการทำงานเหล่านี้จะเป็นแรงบันดาลใจให้คุณ

2. แผนภาพการไหลของข้อมูล

หากเวิร์กโฟลว์เกี่ยวข้องกับการกระทำหรือกิจกรรม การไหลของข้อมูลจะเกี่ยวข้องกับข้อมูล การแสดงแผนภาพการไหลของข้อมูลจะแสดงให้เห็นว่าข้อมูลเคลื่อนที่จากอินพุตไปยังเอาต์พุตผ่านกระบวนการอย่างไร โดยเน้นแหล่งที่มา จุดหมายปลายทาง จุดเก็บข้อมูล และเส้นทาง

พวกเขาช่วยในการทำแผนที่ระบบสารสนเทศ ทำให้มีประโยชน์อย่างยิ่งในกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์และข้อมูลจำนวนมาก

ในการสร้างแผนภาพการไหลของข้อมูล ให้ใช้ส่วนประกอบต่อไปนี้

ขณะใช้แผนภาพการไหลของข้อมูล (Data Flow Diagram) ควรสังเกตว่าไม่มีการไหลของคำสั่ง (Control Flow) นั่นหมายความว่าแผนภาพนี้ไม่มีการไหลตามเงื่อนไข (Conditional Flows) กฎการตัดสินใจ (Decision Rules) หรือการวนซ้ำ (Loops) หากต้องการแสดงสิ่งเหล่านี้ สามารถทำได้โดยใช้แผนภาพการไหลของคำสั่ง (Flow Chart) ที่เชื่อมต่อกับแผนภาพการไหลของข้อมูล

3. แบบจำลองและสัญลักษณ์ของกระบวนการธุรกิจ (BPMN)

แบบจำลองและสัญลักษณ์ของกระบวนการทางธุรกิจคือชุดของแนวทางสำหรับการสร้างตัวแทนกราฟิกของกระบวนการในองค์กร. มันมอบชุดสัญลักษณ์และสัญลักษณ์ที่ครอบคลุมซึ่งสามารถเข้าใจได้โดยง่ายสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจทุกคน.

BPNM เหมาะที่สุดสำหรับกระบวนการที่ต้องการความเข้าใจจากทีมเทคนิค นักวิเคราะห์ธุรกิจ ผู้นำ และลูกค้า นี่คือสัญลักษณ์ที่แนะนำและวิธีการใช้งาน

ระบุวัตถุการไหลของคุณ: สิ่งเหล่านี้เป็นตัวแทนของงาน เหตุการณ์ หรือการทำงานที่ทำในกระบวนการ ตัวอย่างเช่น โหนดงานอาจแสดงถึงการตรวจสอบเครดิตของลูกค้าในกระบวนการสั่งซื้อถึงเงินสด

วาดวัตถุที่เชื่อมต่อ: สิ่งเหล่านี้แสดงถึงการไหลของข้อมูลหรือการกระทำ—เส้นทึบที่มีหัวลูกศรทึบชี้จากกิจกรรมหนึ่งไปยังกิจกรรมถัดไป เส้นประแสดงถึงการไหลของข้อความหรือการเชื่อมโยง

จัดระเบียบเป็นช่องทาง: สิ่งนี้หมายถึงหมวดหมู่หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ดำเนินการในภารกิจต่างๆ ในกระบวนการ ตัวอย่างเช่น ในระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้ ภารกิจอาจแบ่งออกเป็นช่องทางสำหรับผู้ขาย ลูกค้า ทีมการเงิน ทีมขาย เป็นต้น

ใช้สิ่งประดิษฐ์: แสดงให้เห็นว่าข้อมูลมีความจำเป็นหรือถูกสร้างขึ้นจากกิจกรรมใด ตัวอย่างเช่น วัตถุข้อมูลอาจเป็นคำสั่งซื้อที่ถูกสร้างขึ้นและได้รับการปรับปรุงผ่านขั้นตอนกระบวนการต่างๆ

โบนัส:เรียนรู้เกี่ยวกับการทำแผนผังกระบวนการด้วย AI!

4. แผนภาพภาษาแบบจำลองรวม (UML)

ภาษารวมสำหรับการสร้างแบบจำลอง (UML) เป็นภาษาสำหรับการสร้างแบบจำลองที่ใช้ในการแสดงภาพการออกแบบของระบบ UML ถูกใช้อย่างแพร่หลายในวิศวกรรมซอฟต์แวร์เพื่อแสดงโครงสร้างและพฤติกรรมของส่วนประกอบต่างๆ

แม้ว่าจะถูกเรียกว่าเช่นนั้น แต่มันไม่ใช่ภาษาโปรแกรมมิ่ง แต่เป็นชุดของคำแนะนำและคำศัพท์สำหรับการสร้างภาพระบบ แต่ละแผนภาพ UML จะเน้นไปที่แง่มุมต่าง ๆ ของระบบ ทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเข้าใจการออกแบบซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้น

ขณะทำการวางแผนกระบวนการทางธุรกิจ ให้ใช้ประเภทของ UML ที่เหมาะกับคุณ. มีสองหมวดหมู่ภายใน UML.

แผนผังโครงสร้าง

แผนภาพโครงสร้างเหมาะที่สุดสำหรับแง่มุมที่คงที่ของระบบ เช่น โครงสร้างของโค้ดต้นฉบับ รวมถึงส่วนประกอบ, คลาส, ออบเจ็กต์, และการจัดเรียงของพวกมัน

ตัวอย่างเช่น แผนภาพคลาสสำหรับแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียอาจแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับโครงสร้างและการเชื่อมโยงระหว่างโปรไฟล์ผู้ใช้ โพสต์ ความคิดเห็น และข้อความ

แผนภาพพฤติกรรม

แผนภาพพฤติกรรมเหมาะที่สุดสำหรับด้านพลวัตของระบบ โดยแสดงให้เห็นว่าองค์ประกอบภายในระบบมีปฏิสัมพันธ์และเปลี่ยนแปลงอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป แผนภาพเหล่านี้จะแสดงลำดับการควบคุมจากกิจกรรมหนึ่งไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง ปฏิสัมพันธ์ระหว่างวัตถุ และการตอบสนองของระบบต่อเหตุการณ์ต่างๆ

ตัวอย่างเช่น แผนภาพลำดับสำหรับระบบติดตามข้อบกพร่องสามารถแสดงกระบวนการรายงานข้อบกพร่อง รวมถึงการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้ อินเทอร์เฟซของระบบ และฐานข้อมูล โดยเน้นให้เห็นว่าระบบทำงานอย่างไรในการตอบสนองต่อการกระทำของผู้ใช้และเหตุการณ์ของระบบ

5. แผนภาพ SIPOC

SIPOC ย่อมาจาก ซัพพลายเออร์ (Suppliers), อินพุต (Inputs), กระบวนการ (Processes), เอาต์พุต (Outputs) และลูกค้า (Customers) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในอุตสาหกรรมการผลิต ค้าปลีก ห่วงโซ่อุปทาน และอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง เพื่อจัดทำแผนภาพภาพรวมของกระบวนการในระดับสูง

แผนภาพ SIPOC เหมาะที่สุดสำหรับการสร้างภาพรวมของภูมิทัศน์ทางธุรกิจจากมุมมองสูง แผนภาพนี้ครอบคลุมตั้งแต่ต้นจนจบ รวมถึง:

ไม่ว่าคุณจะใช้เทคนิคใดก็ตาม คุณสามารถเก็บเกี่ยวประโยชน์จากการดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ การเพิ่มประสิทธิภาพ และการทำงานอัตโนมัติได้ ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้เทคนิคใด นี่คือวิธีการสร้างแผนผังกระบวนการธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

วิธีสร้างแผนผังกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

คุณต้องการการวิจัย ความชัดเจน และเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น ClickUp เพื่อสร้างแผนผังกระบวนการ นี่คือคู่มือทีละขั้นตอนในการใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อสร้างแผนผังกระบวนการของคุณ

กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์

ทุกกระบวนการประกอบด้วยหลายขั้นตอน ในการวางแผนกระบวนการอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจำเป็นต้องกำหนดขอบเขตของกระบวนการ ระดับของรายละเอียดที่ต้องการ และสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นจากกระบวนการนั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังวางแผนกระบวนการจัดซื้อ ขอบเขตอาจครอบคลุมตั้งแต่ต้นจนจบ หรืออาจเป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการ เช่น การคัดเลือกผู้ขาย

ซอฟต์แวร์การทำแผนผังกระแสคุณค่าที่ดีสามารถช่วยระบุระดับความละเอียดที่คุณต้องการได้ ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงาน ให้ใช้ClickUp Docsสำหรับการบันทึกกระบวนการ รวมถึงขอบเขตและแนวทางสำหรับความพยายามของคุณ

รวบรวมข้อมูล

รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับกระบวนการ รวมถึงขั้นตอน งานที่ต้องทำ ข้อมูลนำเข้า ข้อมูลส่งออก จุดตัดสินใจ และบทบาทที่เกี่ยวข้อง

การสัมภาษณ์สมาชิกทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวบรวมข้อมูลนี้ คุณยังสามารถใช้ClickUp Formsเพื่อสำรวจความคิดเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อรวบรวมข้อมูลที่เจาะจงได้อีกด้วย

ระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด

กำหนดให้ชัดเจนว่ากระบวนการเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด การกำหนดขอบเขตนี้จะช่วยกำหนดขอบเขตของแผนผังกระบวนการโดยละเอียดของคุณ และทำให้มั่นใจว่าเราครอบคลุมกิจกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

สำหรับตัวอย่างการจัดซื้อ กระบวนการอาจเริ่มต้นด้วยการระบุความต้องการและสิ้นสุดลงเมื่อได้รับสินค้าและชำระเงินให้กับผู้จัดจำหน่าย

กรอกข้อมูลในช่องว่าง

วางจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดบนเครื่องมือแผนผังกระบวนการใดก็ได้ จากนั้นเพิ่มแต่ละขั้นตอนและจุดตัดสินใจที่คุณได้บันทึกไว้ตามลำดับ โดยใช้สัญลักษณ์มาตรฐานในการทำแผนผังกระบวนการเพื่อให้เกิดความสม่ำเสมอและความชัดเจน

ClickUp Whiteboardมอบผืนผ้าใบที่สะอาดให้คุณเพื่อวางแผนกระบวนการของคุณตามที่คุณต้องการ. หากคุณเห็นความไม่มีประสิทธิภาพและต้องการคิดค้นไอเดีย คุณสามารถใช้ClickUp Mind Mapsเพื่อสร้างสถานการณ์ได้.

หากคุณเป็นมือใหม่ในการทำแผนผังกระบวนการ ลองใช้เทมเพลตของ ClickUp:

มอบหมายความรับผิดชอบ

รวมช่องทางว่ายน้ำ (swimlanes) เข้ากับแผนผังกระบวนการของคุณเพื่อแบ่งแยกความรับผิดชอบระหว่างบทบาทหรือแผนกต่างๆ ตัวอย่างเช่น แยกช่องทางว่ายน้ำสำหรับทีมจัดซื้อ แผนกการเงิน และผู้ขาย จะช่วยให้เห็นได้อย่างชัดเจนว่าหน่วยงานใดรับผิดชอบการอนุมัติ การชำระเงิน และการส่งมอบ

ตรวจสอบความถูกต้องของกระบวนการ

เมื่อร่างแรกของแผนผังกระบวนการเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้ตรวจสอบและยืนยันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการนี้ ขั้นตอนนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าแผนผังสะท้อนกระบวนการจริงได้อย่างถูกต้องและรวมถึงรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด

นี่ยังเป็นโอกาสที่จะระบุความไม่สอดคล้องหรือความไม่มีประสิทธิภาพที่เราอาจมองข้ามไป

วิเคราะห์และปรับปรุงให้เหมาะสม

วิเคราะห์กระบวนการเพื่อหาความไม่มีประสิทธิภาพ, จุดติดขัด, หรือความซ้ำซ้อนด้วยแผนผังกระบวนการที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว ขอคำแนะนำและคัดเลือกแนวคิดเพื่อการปรับปรุง เช่น การจัดระเบียบขั้นตอนใหม่, การกำจัดจุดติดขัด, การมอบหมายหน้าที่ใหม่, หรือการนำเครื่องมือใหม่มาใช้

ดำเนินการปรับปรุงกระบวนการเหล่านี้และติดตามความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง

นำธุรกิจของคุณไปในทิศทางที่ถูกต้องด้วยการทำแผนผังกระบวนการบน ClickUp

แผนผังกระบวนการที่ดีทำหน้าที่ตามที่ระบุไว้อย่างชัดเจน—ให้ทิศทางแก่ทุกคนที่ใช้แผนผังนี้ นี่คือเหตุผลที่มันเป็นหนึ่งในเทคนิคที่ได้รับความนิยมมากที่สุดที่ธุรกิจทั่วโลกใช้

แม้จะมีประสิทธิภาพเพียงใด การทำแผนผังกระบวนการก็อาจเป็นเรื่องท้าทายหากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUp ได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ความต้องการเหล่านี้โดยเฉพาะ

ด้วยกระดานไวท์บอร์ด, แผนผังความคิด, รายการงาน, รายการตรวจสอบ, และเทมเพลต, ClickUp มอบทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อสร้างแผนผังกระบวนการที่ครอบคลุมด้วยเทคนิคใดก็ได้ที่คุณชื่นชอบ

เริ่มต้นการวางแผนกระบวนการธุรกิจของคุณจากจุดเล็ก ๆลองใช้ ClickUp ฟรีวันนี้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ

1. ขั้นตอนสี่ประการในการทำแผนผังกระบวนการอย่างมีประสิทธิภาพคืออะไร?

สี่ขั้นตอนสู่การทำแผนที่อย่างมีประสิทธิภาพคือ:

2. อะไรคือระดับของแผนผังกระบวนการทั้งห้า?

ระดับห้าของแผนผังกระบวนการ ซึ่งจัดตามความละเอียด โดยเรียงจากภาพรวมที่กว้างที่สุดไปจนถึงเอกสารที่ละเอียดที่สุด ได้แก่:

3. ตัวอย่างของการทำแผนผังกระบวนการคืออะไร?

พิจารณาตัวอย่างง่าย ๆ ของการวางแผนกระบวนการสำหรับการสอบถามบริการลูกค้า

เริ่มต้น: ลูกค้าส่งคำขอข้อมูล ซึ่งอาจผ่านทางช่องทางใดก็ได้ เช่น อีเมล โทรศัพท์ หรือแบบฟอร์มบนเว็บไซต์

การบันทึกการสอบถาม: การสอบถามจะถูกบันทึกเป็นตั๋วในระบบติดตามโดยมีรหัสประจำตัวที่ไม่ซ้ำกันและระดับความสำคัญ ซึ่งมักจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ

การมอบหมายความรับผิดชอบ: ตัวแทนจะได้รับมอบหมายให้ดูแลการสอบถามตามความพร้อมใช้งาน, ความรุนแรง/ความสำคัญของตั๋ว, เป็นต้น

การแก้ไข: ตัวแทนที่ได้รับมอบหมายจะตรวจสอบข้อสอบถาม ดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็น และตอบกลับลูกค้า ขั้นตอนนี้อาจประกอบด้วยขั้นตอนย่อยหลายขั้นตอนขึ้นอยู่กับระดับความซับซ้อนของข้อสอบถาม

ปิด: ตัวแทนทำการปิดตั๋วหลังจากได้รับการยืนยันจากลูกค้า ข้อเสนอแนะ: แบบสำรวจจะถูกส่งไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติเพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะ