คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการจัดทำเอกสารกระบวนการทำงานสำหรับธุรกิจ

พนักงานความรู้ในสหรัฐอเมริกาเสียเวลา 5.3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ไปกับการรอคอยข้อมูลหรือการสร้างความรู้ที่มีอยู่ในสถาบันขึ้นมาใหม่ ไม่เพียงแต่เป็นการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานทุกคนเท่านั้น แต่ยังนำไปสู่ความล่าช้าในโครงการ การส่งมอบที่ต่ำกว่ามาตรฐาน และที่สำคัญที่สุดคือการขาดความผูกพันของพนักงาน

ในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล การขาดการเข้าถึงข้อมูล/ความรู้ขององค์กรนี้อาจส่งผลเสียอย่างมาก ซึ่งมักนำไปสู่การลาออกเงียบ

คุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้ด้วยระบบที่ง่าย ทำซ้ำได้ และสม่ำเสมอ เพื่อแสดงให้พนักงานเห็นวิธีการทำงานให้สำเร็จและตัดสินใจในที่ทำงานได้อย่างถูกต้อง กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ด้วยระบบการทำงานที่เป็นขั้นตอน

เวิร์กโฟลว์โดยทั่วไปคือลำดับขั้นตอนที่โครงการหรืองานต้องดำเนินการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น ซึ่งอาจมีความซับซ้อนตั้งแต่การปรับใช้ไมโครเซอร์วิสที่กำหนดเองไปยังคลาวด์ ไปจนถึงการอนุมัติค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่เรียบง่าย

ยังมีแบบที่ไม่เรียงลำดับ เช่น กระบวนการทำงานของเครื่องสถานะ—ซึ่งสามารถย้อนกลับไปกลับมาได้—หรือกระบวนการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วยกฎเกณฑ์

ไม่ว่าจะเป็นประเภทใดก็ตาม กระบวนการทำงานที่ดีจะทำหน้าที่เป็นแผนที่นำทางในการทำงานให้สำเร็จ โดยให้ทิศทางที่ถูกต้องและวางขอบเขตที่เหมาะสม

อย่างไรก็ตาม ระบบการทำงานจะมีประสิทธิภาพเพียงใดก็ขึ้นอยู่กับเอกสารประกอบที่มีอยู่เท่านั้น หากไม่มีเอกสารที่ชัดเจน กระชับ และครบถ้วน ระบบการทำงานของคุณก็อาจถูกลืมหรือถูกมองข้ามไป และคุณก็ต้องกลับไปเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง

ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปดูว่าทำไมคุณจึงต้องการเอกสารกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ วิธีการสร้างเอกสารดังกล่าว และเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้งานนี้ง่ายขึ้น

เอกสารกระบวนการทำงานคืออะไร?

เอกสารกระบวนการทำงานคือกระบวนการบันทึกความรู้ขององค์กรและทำให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับทุกคนที่ต้องการใช้ โดยทั่วไปจะเป็นชุดของเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านอินเตอร์เฟซที่ปลอดภัย ซึ่งอธิบายวิธีการดำเนินการทุกแง่มุมของธุรกิจของคุณ

คุณสมบัติหลักของเอกสารการจัดการงานที่ดีคือ:

ละเอียดเป็นขั้นตอน: เอกสารกระบวนการทำงานที่ดีควรระบุขั้นตอนแต่ละขั้นตอนในกระบวนการโดยไม่มีข้อสมมติ หากคุณกำลังสร้างเอกสารกระบวนการทำงานสำหรับการอนุมัติค่าใช้จ่าย คุณจำเป็นต้องครอบคลุมรูปแบบของคำขอเบิกเงินคืน แพลตฟอร์มที่ใช้ในการส่งคำขอ ชื่อ/ตำแหน่งของผู้อนุมัติ SLA สำหรับการตอบกลับ แผนผังการยกระดับปัญหา บุคคลติดต่อ เป็นต้น

เข้าถึงได้: เอกสารกระบวนการทำงานที่ไม่สามารถค้นหาได้นั้นไม่มีค่า ดังนั้น เอกสารกระบวนการทำงานที่ดีจะต้องสามารถเข้าถึงได้ง่าย โดยควรจะสามารถค้นหาได้ผ่านเครื่องมือค้นหา บนแพลตฟอร์มกลาง เช่น ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน อินทราเน็ตภายใน หรือลิงก์ที่ปลอดภัย

ชัดเจนและกระชับ: ไม่มีใครชอบอ่านเอกสารยาวเหยียดเพื่อทำงานที่ง่ายที่สุด ดังนั้นควรทำให้เอกสารสั้น พร้อมคำแนะนำที่ชัดเจน ใช้เครื่องมือเชิงภาพ เช่น แผนผังขั้นตอน ส่วนที่สามารถดำเนินการได้/รายการตรวจสอบ ไฮไลต์สิ่งที่ควรทำหรือไม่ควรทำด้วยอีโมจิ เป็นต้น

อัปเดต: ในองค์กรที่มีการเติบโตอย่างรวดเร็ว สิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ตรวจสอบกระบวนการทำงานของคุณเป็นประจำ ตั้งระยะเวลาที่เหมาะสม เช่น ทุกไตรมาส หรือช่วงเวลาที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ หากเป็นโครงการที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง ให้อัปเดตเอกสารในเวลาจริง

หากรู้สึกว่าเอกสารจำนวนมากนี้มากเกินไปสำหรับสิ่งที่ทีมของคุณทำได้อย่างง่ายดายทุกวัน ให้เราแสดงให้คุณเห็นว่าการจัดทำเอกสารกระบวนการทำงานสามารถประหยัดเวลาได้เกือบหกชั่วโมงต่อคนและประหยัดเงินหลายล้านดอลลาร์ในระยะยาว

ประโยชน์ของการจัดทำเอกสารกระบวนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

บ่อยครั้ง เมื่อเราพูดถึงเวิร์กโฟลว์ เรามักมุ่งเน้นไปที่ประสิทธิภาพของกระบวนการ การเพิ่มผลผลิต การประหยัดเวลา เป็นต้น

อย่างไรก็ตาม การจัดทำเอกสารกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพยังเป็นประโยชน์ต่อพนักงานด้วยเช่นกัน เอกสารดังกล่าวทำหน้าที่เป็นคู่มือช่วยเหลือตนเองสำหรับพนักงานทุกคนในการปฏิบัติงานของตนเอง ดังนี้

การแบ่งปันความรู้ขององค์กร: การมีขั้นตอนการทำงานที่บันทึกไว้อย่างชัดเจนช่วยให้ทุกคนในทีมทราบถึงสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้เพื่อทำงานได้ดี

พนักงานใหม่จะสามารถเข้าถึงความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวบุคคลและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้พวกเขาทำผิดพลาดซ้ำเดิม สิ่งนี้จะช่วยเร่งกระบวนการปฐมนิเทศพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการปรับตัวเข้ากับองค์กรหรือโครงการใหม่

การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น: เวิร์กโฟลว์จะระบุขั้นตอนทุกขั้นตอนในกระบวนการ ทำให้สมาชิกทุกคนในทีมทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นก่อนและหลังการเสร็จสิ้นงานของพวกเขา

สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาสามารถรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด ทำหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และส่งต่อให้กับบุคคลถัดไป

ความเร็วในการส่งมอบ: เมื่อทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรและทำอย่างไร พวกเขาสามารถทำงานของตนให้เสร็จสิ้นได้โดยไม่มีการรบกวน

เอกสารการบันทึกขั้นตอนการทำงานที่ดียังระบุถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้และแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ ซึ่งช่วยแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการ

การประสานงานของทีม: เมื่อทั้งทีมปฏิบัติตามกระบวนการมาตรฐานเดียวกัน จะช่วยลดข้อผิดพลาดและส่งมอบผลงานที่สม่ำเสมอในทุกครั้ง

สิ่งนี้ยังทำให้ประสบการณ์ของลูกค้าเป็นไปอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งช่วยเสริมสร้างการรับรู้ของแบรนด์ และนำไปสู่การขายที่เพิ่มขึ้น กำไรที่สูงขึ้น และการเติบโตที่รวดเร็วขึ้น

ความรับผิดชอบ: การทำงานที่มีประสิทธิภาพไม่ได้ขึ้นอยู่กับขั้นตอนในกระบวนการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องด้วย

มันระบุหน้าที่ความรับผิดชอบของสมาชิกทีมแต่ละคน ทำให้พวกเขาต้องรับผิดชอบในการส่งมอบงานที่ตรงตามมาตรฐานขององค์กรของคุณ

ความปลอดภัย: ตามรายงานของเวิลด์ เอ็กซ์เชนจ์ ฟอรัม 95% ของปัญหาด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์สามารถสืบย้อนไปถึงความผิดพลาดของมนุษย์ได้ ซึ่งอาจเกิดจากการหลงเชื่อการหลอกลวงทางอีเมล (ฟิชชิง) หรือการตรวจสอบความลับไว้ในโค้ดโดยไม่ตั้งใจ

กระบวนการทำงานที่มีการบันทึกไว้อย่างดีจะระบุสิ่งที่ไม่ควรทำ พร้อมทั้งเตือนพนักงานให้ปฏิบัติตามมาตรการรักษาความปลอดภัยที่จำเป็น

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: การบันทึกขั้นตอนการทำงานช่วยให้มองเห็นได้อย่างชัดเจนว่าแต่ละงานดำเนินการอย่างไร

สิ่งนี้ช่วยให้องค์กรสามารถทบทวนกระบวนการของตนและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งช่วยให้องค์กรมีความตระหนักในแนวปฏิบัติของตนเองและปรับปรุงให้เหมาะสมอยู่เสมอ

โดยสรุปแล้ว กระบวนการทำงานคือ 'วิธีการ' ในการดำเนินธุรกิจ เปรียบเสมือนสูตรเฉพาะของคุณ—วิธีการที่เป็นเอกลักษณ์ในการส่งมอบโครงการต่าง ๆ

พวกเขาคือทรัพย์สินทางปัญญาของคุณ การจัดทำเอกสารที่เหมาะสมเกี่ยวกับกระบวนการทำงานของคุณจะช่วยให้ทั้งองค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากทรัพย์สินทางปัญญาของคุณได้อย่างเต็มที่ นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำให้สิ่งนั้นเกิดขึ้นได้

กระบวนการทำงานของเอกสาร vs. เอกสารบันทึกกระบวนการทำงาน – เหมือนกันหรือไม่?

กระบวนการเอกสาร และ เอกสารกระบวนการ หมายถึงแง่มุมที่แตกต่างกันของการจัดการกระบวนการ แม้ว่าจะฟังดูคล้ายกันก็ตาม ต่อไปนี้คือคำอธิบายของแต่ละคำ:

1. เอกสารกระบวนการทำงาน

2. เอกสารกระบวนการทำงาน

องค์ประกอบสำคัญ

ตัวอย่างกรณีการใช้งาน:

ความแตกต่างที่สำคัญ:

โดยสรุป กระบวนการทำงานของเอกสาร เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายและการจัดการเอกสาร ในขณะที่ การบันทึกกระบวนการทำงาน เกี่ยวข้องกับการระบุรายละเอียดว่ากระบวนการทำงานดำเนินการอย่างไร ซึ่งอาจรวมถึงกระบวนการทำงานของเอกสารเป็นองค์ประกอบย่อย

วิธีสร้างกระบวนการจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์

คุณอาจกำลังคิดว่า เรายังไม่มีขั้นตอนการทำงานที่กำหนดไว้ แล้วฉันควรบันทึกอะไร?

ทุกคนมีขั้นตอนการทำงานในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งที่พวกเขาทำตามอย่างตั้งใจหรือโดยไม่รู้ตัว การบันทึกขั้นตอนการทำงานเป็นอีกเรื่องหนึ่งโดยสิ้นเชิง มาดูกันว่าเราจะทำสิ่งนั้นให้ดีได้อย่างไร

1. รวบรวมขั้นตอนการทำงานที่มีการบันทึกไว้แล้ว

กระบวนการจัดทำเอกสารขั้นตอนการทำงานที่ดีจะรวบรวมแนวคิดที่กระจัดกระจายอยู่ทั่วทั้งองค์กรมาไว้ในระบบที่แข็งแกร่งซึ่งช่วยเสริมศักยภาพให้กับทุกคน

ค้นหาเอกสารหรือแผนผังกระบวนการที่มีอยู่ อย่าลืมว่าไม่จำเป็นต้องอยู่ในซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์หรือเป็นเอกสาร

พวกเขาสามารถอยู่ในอีเมลที่ผู้จัดการส่งถึงสมาชิกในทีม แผนผังที่วาดบนกระดานไวท์บอร์ด หรือเอกสารนำเสนอที่สร้างขึ้นสำหรับการปฐมนิเทศ/การฝึกอบรม

เปิดใจให้กว้างเกี่ยวกับรูปแบบที่เอกสารกระบวนการทำงานปัจจุบันมีอยู่ รวบรวมข้อมูลทั้งหมดนี้เข้าด้วยกัน จัดระเบียบทีละขั้นตอน

2. พูดคุยกับทีม

ในทุกองค์กร มีความรู้ที่ไม่ได้บันทึกไว้ซึ่งอยู่ในหมู่สมาชิกทีม—ความรู้ที่พวกเขาไม่รู้ว่าพวกเขามีอยู่ การพูดคุยกับพวกเขาเกี่ยวกับกระบวนการทำงานของพวกเขาช่วยให้เห็นสิ่งที่อาจไม่ปรากฏในเอกสารกระบวนการทำงาน

3. สัมภาษณ์สมาชิกทีมแต่ละคน

แม้ว่าการประชุมกลุ่มจะช่วยในการทำความเข้าใจพลวัตต่างๆ แต่การสัมภาษณ์รายบุคคลก็ให้ข้อมูลเชิงลึกได้มากขึ้น นี่คือคำถามบางข้อที่จะช่วยนำทางในการสนทนาเหล่านี้

4. บันทึกขั้นตอนการทำงาน

บันทึกข้อมูลทั้งหมดที่คุณได้รวบรวมไว้จนถึงตอนนี้อย่างครบถ้วน. จัดโครงสร้างให้เป็นกระบวนการทำงาน ตั้งแต่ต้นจนจบ ขั้นตอนต่อขั้นตอน.

โปรดระบุรายละเอียดให้มากที่สุดในแต่ละขั้นตอน ปัจจัยที่ควรคำนึงถึงขณะบันทึกขั้นตอนการทำงาน ได้แก่:

5. ออกแบบเอกสารกระบวนการทำงาน

ในขณะที่ขั้นตอนที่ 3 อธิบายรายละเอียดเชิงลึกของกระบวนการทำงาน อาจไม่สะดวกในการใช้งานมากที่สุดหากเป็นเพียงข้อความยาวต่อเนื่องกัน

ดังนั้น การออกแบบเอกสารกระบวนการทำงานจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้สามารถใช้งานและอ้างอิงได้ในภายหลังได้อย่างง่ายดาย. วิธีง่าย ๆ ที่คุณสามารถออกแบบกระบวนการทำงานของคุณได้คือ:

6. ใช้ซอฟต์แวร์เอกสารกระบวนการทำงาน

ซอฟต์แวร์เอกสารกระบวนการทำงานที่แข็งแกร่งจะช่วยคุณในสามสิ่งหลัก ๆ:

คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ด้วยเครื่องมือที่มีอยู่ทั่วไป เช่น สเปรดชีต งานนำเสนอหรือซอฟต์แวร์แผนผังกระบวนการ อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์เอกสารกระบวนการทำงานที่ออกแบบมาโดยเฉพาะจะมีประสิทธิภาพมากกว่ามาก

ClickUp Mind Mapsมอบวิธีการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่เรียบง่ายและมองเห็นได้ชัดเจน คุณสามารถใช้เทมเพลตที่มีอยู่เพื่อออกแบบแผนภาพเวิร์กโฟลว์ได้ทันที หรือลากและวางการเชื่อมต่อระหว่างขั้นตอนเพื่อแนะนำการพึ่งพา คุณสามารถใช้โหนดเพื่อสร้างจุดอ้างอิงที่ให้ทรัพยากรสำหรับขั้นตอนใดก็ได้

ClickUp Docsมอบโซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับการบันทึก, แชร์,และร่วมมือกันในเอกสารเกี่ยวกับกระบวนการทำงาน ด้วยหน้าเอกสารที่ซ้อนกัน, บุ๊กมาร์ก, และเอกสารที่เชื่อมต่อ, คุณสามารถใช้ ClickUp Docs เพื่อสร้างเอกสารสำหรับกระบวนการที่ซับซ้อนได้

คุณสามารถแชร์เอกสารได้อย่างปลอดภัย ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แก้ไขได้แบบไดนามิก และเชื่อมต่อกับเวิร์กโฟลว์เพื่อเปลี่ยนสถานะของโครงการได้ นอกจากนี้ ClickUp Docs ยังมีตัวเลือกการจัดรูปแบบที่หลากหลายเพื่อทำให้เอกสารเวิร์กโฟลว์ใช้งานได้สะดวกยิ่งขึ้น

ClickUp Tasksช่วยให้คุณสามารถนำเวิร์กโฟลว์จาก Mind Maps หรือ Docs ของคุณไปเป็นรายการที่สามารถดำเนินการได้ภายในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ

หากคุณใช้ ClickUp สำหรับงานอยู่แล้ว คุณสามารถเชื่อมต่อกับ Mind Maps เพื่อวางแผนงานได้ หากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้ ClickUp คุณก็สามารถสร้างงานได้จากเครื่องมือ Mind Maps ที่ใช้โครงสร้างแบบโหนดเช่นกัน

7. ทบทวนและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ

เอกสารกระบวนการทำงานของคุณจำเป็นต้องเป็นเอกสารที่มีชีวิต ซึ่งได้รับการอัปเดตและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอเมื่อกระบวนการมีการเปลี่ยนแปลง ในแต่ละการทบทวน ควรให้ทีมมีส่วนร่วมในการรวบรวมข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการทำงานของพวกเขา และปรับให้เหมาะสมตามความจำเป็น

8. ใช้ ClickUp Brain

ค้นพบ ClickUp Brain

ClickUp AI เป็นฟีเจอร์ที่ขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) ซึ่งผสานรวมอยู่ในแพลตฟอร์ม ClickUp เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยอัตโนมัติในงานต่าง ๆ ช่วยสร้างเนื้อหา และให้ข้อมูลเชิงลึกแก่ผู้ใช้ ฟีเจอร์นี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการนำปัญญาประดิษฐ์มาใช้เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร และสนับสนุนการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลที่เชื่อถือได้ ต่อไปนี้คือคุณสมบัติหลักของ ClickUp AI:

คุณสมบัติเด่นของ ClickUp Brain:

การอัตโนมัติของงาน

ClickUp AI สามารถทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การมอบหมายงาน การกำหนดวันที่ครบกำหนด หรือการอัปเดตสถานะตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองและช่วยให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญกว่าได้

การสร้างเนื้อหา

ClickUp AI สามารถช่วยในการเขียนและแก้ไขเนื้อหาโดยการสร้างสรุป ร่างอีเมล เขียนรายงาน หรือแนะนำการปรับปรุงข้อความที่มีอยู่ มีประโยชน์สำหรับทีมการตลาด ผู้สร้างเนื้อหา และทุกคนที่ต้องการความช่วยเหลือในการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร

คำแนะนำที่ชาญฉลาด

ระบบ AI สามารถให้คำแนะนำที่ชาญฉลาดตามบริบทของงานหรือการสนทนาได้ ตัวอย่างเช่น ระบบอาจแนะนำขั้นตอนต่อไป ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญของงาน หรือแนะนำเอกสารและแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้ใช้

การค้นหาที่ได้รับการปรับปรุง

ด้วยความสามารถในการค้นหาที่ขับเคลื่อนด้วย AI ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นงานเฉพาะ เอกสาร หรือการสนทนา AI เข้าใจบริบทและสามารถดึงผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP)

ClickUp AI ใช้ NLP เพื่อทำความเข้าใจกับคำถามที่เป็นภาษาธรรมชาติ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถโต้ตอบกับแพลตฟอร์มได้โดยการถามคำถามหรือให้คำแนะนำในภาษาที่ใช้ในชีวิตประจำวัน ทำให้เครื่องมือนี้ใช้งานง่ายขึ้น

การร่วมมือและการสื่อสาร

ClickUp Brain ยังสามารถช่วยในการร่างบันทึกการประชุม สรุปการสนทนา หรือแม้กระทั่งแนะนำการดำเนินการตามการสนทนาภายในแชทหรือความคิดเห็นของงานใน ClickUp ได้อีกด้วย มันช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันโดยอัตโนมัติบางส่วนของกระบวนการสื่อสาร

กรณีการใช้งาน ClickUp Brain:

ตัวอย่างและเทมเพลตเอกสารกระบวนการทำงาน

กระบวนการทำงานในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่

ในทุกกระบวนการทำงานด้านทรัพยากรบุคคล การปฐมนิเทศพนักงานใหม่เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและครอบคลุมมากที่สุด หากคุณต้องการเขียนขั้นตอนการทำงานสำหรับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ คุณอาจพบขั้นตอนต่อไปนี้ที่เป็นประโยชน์

เราได้เก็บตัวอย่างนี้ไว้ในรูปแบบที่เรียบง่ายเพื่อให้คุณมีโอกาสปรับแต่ง/ขยายได้ตามต้องการ

รักษาความสนใจของพวกเขาไว้จนกว่าพวกเขาจะเข้าร่วม: โดยปกติแล้วจะมีระยะเวลาหลายสัปดาห์ระหว่างที่บุคคลหนึ่งตอบรับข้อเสนอและเข้าร่วมองค์กร

ความรับผิดชอบ: ผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคล | ระยะเวลา: ตั้งแต่การตอบรับข้อเสนองานจนถึงการเข้าร่วมงาน | สิ่งที่ต้องพึ่งพา: ไม่มี*

ในวันแรก: กรุณาดำเนินการงานด้านบริหารต่อไปนี้ให้เสร็จสมบูรณ์

ความรับผิดชอบ: ผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคล | ระยะเวลา: หนึ่งวัน | สิ่งที่ต้องพึ่งพา: ฝ่ายกฎหมาย, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล, ฝ่ายเงินเดือน, ฝ่ายไอที, เพื่อนร่วมงาน*

การปฐมนิเทศ: เตรียมความพร้อมให้พวกเขาประสบความสำเร็จในบทบาทนี้ด้วยสิ่งต่อไปนี้

ความรับผิดชอบ: ผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคล | ระยะเวลา: สามวัน | สิ่งที่ต้องพึ่งพา: ฝ่ายทรัพยากรบุคคล, ผู้ฝึกอบรม*

กำหนดการประชุมที่เกี่ยวข้อง

ความรับผิดชอบ: ผู้จัดการฝ่ายรายงาน | ระยะเวลา: สองสัปดาห์ | สิ่งที่ต้องพึ่งพา: ความพร้อมของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้อง*

เทมเพลตกระบวนการทำงานเอกสารโครงการ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ทุกโครงการต้องมีวิกิ—เอกสารที่สรุปความรู้ทั้งหมดขององค์กรเกี่ยวกับโครงการนั้น ๆ รวมถึงเป้าหมาย, งาน, ความสัมพันธ์, และความรับผิดชอบ.แบบฟอร์มการจัดการเอกสารโครงการนี้จากClickUp มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อความสำเร็จ. มันใช้:

เทมเพลตกระบวนการและขั้นตอนของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ไม่ว่าจะเป็นการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ การอนุมัติค่าใช้จ่าย การเผยแพร่เนื้อหา การเจรจาขาย หรือการติดตั้งซอฟต์แวร์เอกสารกระบวนการทางธุรกิจสามารถช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมั่นใจ

นี่คือเทมเพลตกระบวนการของ ClickUpที่คุณสามารถปรับแต่งได้ เทมเพลตนี้ใช้สถานะที่กำหนดเอง, ฟิลด์ที่กำหนดเอง, มุมมองบอร์ด/ตาราง, และคุณสมบัติการจัดการโครงการเพื่อให้เหมาะกับกระบวนการใด ๆ ที่คุณต้องการ

เทมเพลตกระดานไวท์บอร์ดสำหรับกระบวนการ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตกระดานไวท์บอร์ดสำหรับกระบวนการทำงานช่วยให้คุณนำเสนอขั้นตอนที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายและชัดเจนต่อทีมของคุณ โดยช่วยลดความกดดันจากการเริ่มต้นบนหน้าจอเปล่า ด้วยแผนผังกระบวนการที่พร้อมให้คุณใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการออกแบบขั้นตอนการทำงาน

คุณสามารถแปลงขั้นตอนต่าง ๆ ในกระบวนการทำงานของคุณให้เป็นงานได้อย่างง่ายดาย พร้อมกำหนดเส้นตายและมอบหมายให้สมาชิกในทีมรับผิดชอบได้

ปรับปรุงเอกสารกระบวนการทำงานด้วย ClickUp

เอกสารการจัดการงานที่ดีคือรากฐานของประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร การจัดการโครงการและการจัดทำเอกสารเป็นสิ่งที่เชื่อมโยงกันอย่างแยกไม่ออกใน ClickUp

เขียนเอกสารกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น

แยกข้อมูลออกเป็นส่วนย่อยและเพิ่มตัวช่วยทางสายตาด้วยตัวเลือกการจัดรูปแบบ เพื่อให้เอกสารของคุณถูกนำไปใช้และไม่ถูกมองข้าม

เริ่มบันทึกขั้นตอนการทำงานด้วย ClickUp Docs จัดรูปแบบให้เน้นสิ่งที่สำคัญ และเพิ่มปุ่ม, แบนเนอร์ หรือแม้แต่บล็อกโค้ดเพื่อเน้นจุดสำคัญ

ทำให้กระบวนการทำงานสามารถดำเนินการได้

สร้างแผนผังความคิดสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณด้วย ClickUp Mind Maps สร้างงานได้โดยตรงจากเวิร์กโฟลว์และแปลงเป็นโครงการ ใช้งานย่อยแบบซ้อนและรายการตรวจสอบเพื่อเข้าถึงรายละเอียดในระดับที่คุณต้องการ

ติดแท็กพนักงานที่รับผิดชอบแต่ละงาน เพื่อให้พวกเขามีมุมมองที่ชัดเจน เพียงทำซ้ำขั้นตอนการทำงานทุกครั้งที่คุณต้องการ

ตรวจสอบและแก้ไขขั้นตอนการทำงาน

ใช้มุมมองที่ทรงพลังกว่า 15 แบบเพื่อทำความเข้าใจสถานะของแต่ละเวิร์กโฟลว์ของคุณ

ใช้มุมมองที่คุณรู้สึกสบายใจที่สุดในการระบุอุปสรรคและเข้าแทรกแซงตามความจำเป็น

ร่วมมือกับทีม

หากกระบวนการทำงานเกี่ยวข้องกับทีม เอกสารประกอบก็ควรเกี่ยวข้องเช่นกัน แบ่งปันเอกสารกระบวนการทำงานกับทีมของคุณ เชิญชวนให้แสดงความคิดเห็น และอนุญาตให้พวกเขาแก้ไข/แสดงความคิดเห็น

ให้ ClickUp Brain ทำงานแทนคุณ

ค้นพบ ClickUp Brain

ใช้ ClickUp AI เพื่อสรุปขั้นตอนการทำงานที่มีเอกสารยาว, สร้างรายการที่ต้องทำ, แก้ไข/จัดรูปแบบข้อความ, อัตโนมัติภารกิจ/งานย่อย, และอื่น ๆ อีกมากมาย.

เอกสารการจัดการกระบวนการทำงานเป็นรากฐานของกระบวนการที่ดี. นักบินระยะไกลถึงพยาบาลห้องICUใช้เอกสารการจัดการกระบวนการทำงานเพื่อทำหน้าที่ของพวกเขาอย่างถูกต้อง.

ตัวอย่างเช่น ด้วยรายการตรวจสอบที่แข็งแกร่งและการสนับสนุนด้านการบริหารบางส่วน ปีเตอร์ โพรโนวอสต์ ผู้เชี่ยวชาญด้านการดูแลผู้ป่วยวิกฤตที่โรงพยาบาลจอห์นส์ ฮอปกินส์ช่วยป้องกันการติดเชื้อได้43 ราย ช่วยชีวิตได้ 8 ราย และประหยัดเงินได้ 2 ล้านดอลลาร์

องค์กรที่มีความเป็นผู้ใหญ่สามารถประหยัดเงินหลายล้านดอลลาร์และเพิ่มประสิทธิภาพหลายเท่าด้วยเอกสารกระบวนการทำงานที่ชัดเจนและเข้าถึงได้

คุณสามารถทำได้เช่นกัน ด้วย ClickUp เข้าถึงเอกสาร งาน แผนผังความคิด กระดานไวท์บอร์ด เทมเพลตเอกสารกระบวนการทำงานมากมาย AI และอื่นๆ อีกมากมายได้ฟรีตลอดไปบน ClickUp! 🦄ˀ