วิธีจบอีเมลอย่างมืออาชีพ (+ตัวอย่าง)

ในขณะที่เรามุ่งเน้นไปที่การสร้างอีเมลที่สมบูรณ์แบบ เรามักมองข้ามสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งไป นั่นคือ การลงท้ายข้อความ

วิธีที่คุณจบข้อความของคุณมีความสำคัญไม่แพ้เนื้อหาในข้อความนั้น ๆ การปิดท้ายอีเมลอย่างมืออาชีพสามารถสร้างบรรยากาศที่เหมาะสม กระตุ้นให้ผู้รับตอบกลับ และสร้างความประทับใจที่ดีให้กับผู้รับได้

มาดู เคล็ดลับและตัวอย่างง่าย ๆ ที่จะช่วยให้คุณสรุปอีเมลได้อย่างมืออาชีพกันเถอะ!

อีเมลซิกออฟคืออะไร?

ขึ้นอยู่กับบริบทของการสื่อสารของคุณ การลงท้ายที่เหมาะสมจะสื่อถึงความเคารพ ความอบอุ่น หรือความเป็นมืออาชีพ

ตัวอย่างเช่น ในอีเมลทางธุรกิจ คุณอาจลงท้ายด้วย 'ขอแสดงความนับถืออย่างอบอุ่น' ตามด้วยชื่อของคุณ ซึ่งเป็นการสร้างสมดุลระหว่างความเป็นทางการและความเป็นกันเอง

การกล่าวคำว่า 'เชียร์' หรือ 'คุยกันเร็ว ๆ นี้' อาจเป็นการปิดท้ายอีเมลที่เป็นกันเองมากขึ้น ซึ่งช่วยสร้างบรรยากาศผ่อนคลายสำหรับการติดต่อในอนาคต

ทุกการปิดท้ายอีเมลควรมีอะไรบ้าง?

การปิดท้ายอีเมลควรมีองค์ประกอบบางอย่างเพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ

คุณต้องรวม:

ทำไมการปิดอีเมลจึงมีความสำคัญ

การลงท้ายอีเมลให้ บริบทและการสื่อสาร เป็นเบาะแสสำคัญ แสดงให้เห็นถึงความใส่ใจในรายละเอียดและกำหนดโทนสำหรับการสนทนาต่อไป

แม้ว่าเนื้อหาหลักของอีเมลจะเป็นส่วนที่สำคัญที่สุด แต่การปิดท้ายก็ช่วยเชื่อมโยงทุกอย่างเข้าด้วยกันและสร้างความประทับใจได้เช่นกัน การปิดท้ายช่วยสร้างความรับรู้เกี่ยวกับตัวคุณและข้อความของคุณให้กับผู้อ่าน

นี่คือเหตุผลเพิ่มเติมว่าทำไมการลงชื่อในอีเมลจึงมีความสำคัญ:

1. ช่วยสร้างความประทับใจที่ยั่งยืน

วิธีที่คุณจบอีเมลของคุณจะกำหนดบรรยากาศสำหรับการสื่อสารในอนาคต ควรสอดคล้องกับบริบทของอีเมลโดยรวมและความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ การลงท้ายอีเมลที่เหมาะสมจะ สร้างความประทับใจที่ดีและยั่งยืน ให้กับผู้รับ

ตัวอย่างเช่น การจบอีเมลด้วย 'หวังว่าจะได้รับความคิดเห็นจากคุณ!' จะทำให้ผู้รับรู้สึกมีคุณค่าและกระตุ้นให้ตอบกลับอย่างรวดเร็ว

2. เสริมสร้างน้ำเสียงและเจตนา

การลงชื่อของคุณเน้นย้ำ เจตนาของข้อความ และชี้แจงขั้นตอนต่อไปที่ต้องการ

ตัวอย่างเช่น การลงท้ายด้วย 'กรุณาตรวจสอบไฟล์ที่แนบมาด้วยโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้' แสดงถึงความเร่งด่วนและการกระทำที่ผู้รับต้องดำเนินการ

3. ผลกระทบต่อตัวชี้วัดประสิทธิภาพการตลาดผ่านอีเมล

การลงท้ายอีเมลของคุณมีอิทธิพลโดยตรงต่อKPIที่สำคัญของการตลาดผ่านอีเมลเช่น อัตราการเปิดอ่าน อัตราการคลิกผ่าน และอัตราการเปลี่ยนแปลง

การปิดอีเมลที่เขียนอย่างดี เสริมสร้างข้อความของคุณ และกระตุ้นให้ผู้รับดำเนินการตามที่ต้องการ

ตัวอย่างการปิดอีเมลแบบมืออาชีพ

การเลือกคำที่เหมาะสมเพื่อสรุปอีเมลทางธุรกิจของคุณนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะมันสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพและส่งผลต่อการรับรู้ของผู้รับ

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างการลงท้ายอีเมลทางธุรกิจที่เหมาะสมซึ่งสามารถพิจารณาใช้ในบริบททางธุรกิจต่างๆ:

1. การปิดท้ายอย่างเป็นทางการ (สำหรับการติดต่อทางธุรกิจหรือการติดต่อครั้งแรก)

เมื่อคุณติดต่อใครเป็นครั้งแรกในเชิงธุรกิจหรือส่งอีเมลอย่างเป็นทางการ คุณต้องได้รับการลงนามที่ถูกต้องเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพวกเขา นี่ใช้ได้ทั้งเมื่อคุณส่งอีเมลถึงลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานที่มีตำแหน่งสูงกว่า

เครื่องมืออย่างClickUp Brainมีประโยชน์อย่างยิ่งในการสร้างองค์ประกอบสำคัญของอีเมลเหล่านี้ ด้วยการใช้ปัญญาประดิษฐ์ ClickUp Brain ช่วยสร้าง การปิดท้ายอีเมลที่เหมาะสมกับบริบทและมีความเป็นมืออาชีพ ซึ่งช่วยเสริมสร้างความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพในการสื่อสารของคุณ

นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณสะท้อนถึง น้ำเสียงและความเป็นทางการที่เหมาะสม สำหรับการติดต่อครั้งแรก

ตัวอย่างที่ 1: ด้วยความเคารพอย่างสูง

'ขอแสดงความนับถือ' เป็นคำลงท้ายอีเมลที่ใช้กันทั่วไปเพื่อแสดงความสุภาพและเป็นทางการกับผู้ติดต่อทั้งที่ยังไม่คุ้นเคยและคุ้นเคยดีแล้ว คำลงท้ายนี้ สร้างสมดุลระหว่างความเป็นกันเองและความเป็นมืออาชีพ โดยไม่ดูเป็นทางการจนเกินไป

นี่คือวิธีที่ ClickUp Brain ช่วยคุณสร้างอีเมลที่มีตอนจบคล้ายกัน

นอกจากนี้ClickUp Docsยังช่วยจัดเก็บและจัดการเทมเพลตสำหรับการลงนามอีเมลอย่างมืออาชีพ ช่วยให้การทำงานของคุณเป็นระบบ และรักษาความสม่ำเสมอในการสื่อสารคุณสามารถใช้ AI เพื่อสร้างอีเมลภายในเอกสารได้โดยตรง

สิ่งที่คุณต้องทำคือ:

ตัวอย่างที่ 2: ด้วยความเคารพ

'ด้วยความเคารพ' เป็นคำที่ใช้ปิดท้ายการสื่อสารที่เป็นทางการตามธรรมเนียม เหมาะสำหรับ การติดต่อครั้งแรก หรือจดหมายธุรกิจที่มีความสำคัญ เพื่อแสดงถึงความเคารพและท่าทีที่ตรงไปตรงมา จริงใจ

ตัวอย่างที่ 3: ด้วยความเคารพ

'ขอแสดงความนับถือ' เป็นการปิดท้ายจดหมายที่ อบอุ่นแต่ยังคงความเป็นมืออาชีพ เหมาะสำหรับใช้ในธุรกิจทั้งในครั้งแรกและต่อเนื่อง แสดงถึงน้ำเสียงที่เป็นมิตรพร้อมทั้งรักษาความสุภาพในระดับที่เหมาะสม

2. การปิดท้ายแบบกึ่งทางการ (สำหรับเพื่อนร่วมงานหรือการสนทนาที่ดำเนินอยู่)

ไม่ใช่ทุกอีเมลที่จะต้องเป็นทางการ แม้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจก็ตาม การใช้แนวทางกึ่งทางการจะเหมาะสมมากในกรณีที่คุณกำลังสื่อสารในหัวข้อเดิมต่อเนื่อง หรือส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานภายในองค์กร วิธีนี้จะช่วยลดความตึงเครียดในการสนทนา สร้างความคุ้นเคย และยังคงรักษาความเหมาะสมและความเป็นทางการของสถานการณ์ไว้

ตัวอย่างที่ 1: ขอบคุณ

คำว่า 'ขอบคุณ' ใช้ได้ดีที่สุดในการแสดงความขอบคุณอย่างกระชับ เหมาะสำหรับการกล่าวขอบคุณเพื่อนร่วมงานที่ให้ความช่วยเหลือหรือตอบกลับในบทสนทนาที่กำลังดำเนินอยู่

ตัวอย่างที่ 2: ดีที่สุด

'Best' เป็นหนึ่งในคำลงท้ายอีเมลที่หลากหลายและใช้กันทั่วไปมากที่สุด เหมาะอย่างยิ่งสำหรับ อีเมลประจำวัน ที่คุณต้องการรักษาโทนที่เป็นมืออาชีพแต่ผ่อนคลายกับเพื่อนร่วมงานที่คุ้นเคย

ตัวอย่างที่ 3: ดูแลตัวเอง

'ดูแลตัวเองด้วยนะ' เป็นการเพิ่มความเป็นส่วนตัวให้กับจดหมายหรือข้อความของคุณ การลงท้ายแบบนี้เหมาะสำหรับจบการสนทนาด้วย ความรู้สึกอบอุ่น โดยเฉพาะเมื่อคุณได้สร้างความสัมพันธ์ที่เป็นมิตรกับผู้รับแล้ว

3. การปิดท้ายแบบไม่เป็นทางการ (สำหรับเพื่อนร่วมงานหรือสมาชิกทีมที่คุ้นเคย)

เมื่อคุณส่งอีเมลถึงผู้ที่คุณมีความสัมพันธ์ในการทำงานที่ใกล้ชิด ควรใช้คำลงท้ายที่เป็นกันเองเพื่อเสริมสร้างความมั่นใจและรักษาความสัมพันธ์ที่สบายใจ

ตัวอย่างที่ 1: ไชโย

'Cheers' เป็นการปิดท้ายที่สดใสและเป็นมิตร เหมาะสำหรับอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานที่คุณมีความสัมพันธ์ที่ สบายใจ การปิดท้ายนี้เพิ่ม ความเป็นกันเองและความอบอุ่น ให้กับบทสนทนา

ตัวอย่างที่ 2: จะคุยกันเร็วๆ นี้

'คุยกันเร็ว ๆ นี้' หมายถึงการสนทนาที่ดำเนินอยู่และคาดหวังว่าจะมีการติดต่อกันในอนาคต เหมาะสำหรับอีเมลกับเพื่อนร่วมงานที่คุณ ติดต่อกันบ่อย เพื่อสื่อถึงการสัญญาว่าจะมีการพูดคุยกันต่อไป เพิ่มข้อความนี้ในอีเมลที่ส่งต่อโดยอัตโนมัติขณะที่คุณไม่ว่าง

ตัวอย่างที่ 3: ขอให้โชคดีทุกประการ

'ขอให้โชคดี' เป็นการปิดท้ายที่มาจากใจและเป็นบวก เหมาะสำหรับการจบการสื่อสารในเชิงให้กำลังใจ การปิดท้ายอีเมลนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการ แสดงความสนับสนุนหรือความปรารถนาดี ต่อความพยายามของเพื่อนร่วมทีมของคุณ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปิดอีเมลอย่างมืออาชีพ

เมื่อสิ้นสุดอีเมล การเลือกคำลงท้ายอีเมลที่ดีซึ่งสะท้อนถึงน้ำเสียงของอีเมลและ เคารพความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง สิ่งนี้จะช่วยให้อีเมลของคุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและสร้างความประทับใจในเชิงบวก

1. ให้ความชัดเจนเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ

ให้สรุปข้อความปิดท้ายอย่างกระชับ การลงท้ายอีเมลของคุณควรอยู่ในเนื้อหาหลักของอีเมลเท่านั้น ควรบ่งชี้ถึงการสิ้นสุดของการสนทนาและมีเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น

2. การรู้บริบทคือทุกสิ่ง

เมื่อเลือกคำลงท้ายในอีเมลของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาบริบทของข้อความของคุณ

ตัวอย่างเช่น อีเมลธุรกิจที่เป็นทางการอาจต้องการการลงท้ายอีเมลที่มีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น เช่น 'ด้วยความเคารพ' หรือ 'ขอแสดงความนับถือ' ในขณะที่บันทึกภายในที่ไม่เป็นทางการอาจอนุญาตให้ใช้สิ่งที่ดูเป็นกันเองมากขึ้น เช่น 'ขอบคุณ' หรือ 'ดูแลตัวเองด้วยนะ'

ควรปิดท้ายข้อความให้สอดคล้องกับน้ำเสียงและความเป็นทางการของสถานการณ์อยู่เสมอ การปิดท้ายที่เหมาะสมจะช่วยเสริมบริบทและความสัมพันธ์กับผู้รับให้ชัดเจนยิ่งขึ้น

เครื่องมือจัดการอีเมลช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นโดยช่วยให้คุณจัดระเบียบและจัดการการสื่อสารของคุณตามบริบทและความสำคัญ พวกมันทำให้แน่ใจว่าอีเมลแต่ละฉบับถูกปรับแต่งและส่งในเวลาที่เหมาะสม

คุณสามารถสร้างระบบนิเวศการจัดการอีเมลทั้งหมดของคุณบนแพลตฟอร์มครบวงจรอย่างClickUp ได้

มาดูคุณสมบัติเฉพาะบางอย่างที่ ClickUp มีให้:

I. ใช้ ClickUp Brain สำหรับการปิดอีเมลที่ปรับแต่งตามความต้องการ

ในขณะที่เครื่องมือเขียนด้วย AI หลายตัว ทั้งแบบเสียเงินและฟรี กำลังพัฒนาทุกวัน กุญแจสำคัญของการเขียนด้วย AI คือบริบทClickUp Brainมีบริบท สไตล์การเขียน และอื่นๆ ของบริษัทคุณ

ด้วย ClickUp Brain:

II. ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพด้วย ClickUp Docs

ClickUp Docsช่วยให้กระบวนการร่างและปรับแต่งการปิดท้ายอีเมลให้เหมาะสมกับบริบทต่างๆ เป็นเรื่องง่าย ด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย คุณสามารถสร้างเทมเพลตมืออาชีพสำหรับการสื่อสารที่เป็นทางการ กึ่งทางการ และไม่เป็นทางการได้

สิ่งนี้ช่วยให้การปิดท้ายอีเมลของคุณสอดคล้องกับน้ำเสียงของข้อความและเสริมสร้างประสิทธิภาพในการสื่อสารโดยรวมของคุณ ในท้ายที่สุด ClickUp Docs จะช่วยให้คุณรักษาความสม่ำเสมอและความเป็นมืออาชีพในทุกอีเมลที่คุณส่ง

ด้วย ClickUp Docs:

III. เพิ่มประสิทธิภาพอีเมลของคุณด้วยระบบอัตโนมัติ

ฟีเจอร์การอัตโนมัติทางอีเมลของ ClickUpสามารถทำให้การตอบกลับอีเมลหรือการติดตามผลที่เป็นกิจวัตรเป็นไปโดยอัตโนมัติตามตัวกระตุ้นเฉพาะ เช่น การเสร็จสิ้นงานหรือการบรรลุเป้าหมายของโครงการ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารและรักษาการโต้ตอบที่ทันเวลาโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง ทำให้เหมาะสำหรับการจัดการปริมาณอีเมลจำนวนมากในสภาพแวดล้อมของโครงการ

IV. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณมีความเป็นมืออาชีพและสอดคล้องกับแบรนด์ด้วยเทมเพลตหลากหลายรูปแบบ

ClickUp นำเสนอเทมเพลตหลากหลายรูปแบบที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการสื่อสารทางอีเมลให้มีความสอดคล้องและเป็นไปในทิศทางเดียวกันกับแบรนด์ มาดูเทมเพลตเฉพาะสำหรับอีเมลบางส่วนกัน:

ClickUp Email Project Managementผสานอีเมลของคุณเข้ากับพื้นที่ทำงานการจัดการโครงการของคุณโดยตรง ซึ่งช่วยให้คุณสามารถ แปลงอีเมลเป็นงาน มอบหมายให้กับสมาชิกในทีม และติดตามความคืบหน้าของพวกเขาภายใน ClickUp ได้

มันมอบวิธีที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอีเมลใดหลุดรอดไป และทุกการสื่อสารได้รับการบันทึกไว้ในกรอบเวลาของโครงการของคุณ

นอกจากนี้เครื่องมือการติดต่อชั้นนำของ ClickUp ยังช่วยให้คุณ อัตโนมัติและปรับแต่งอีเมลเครือข่ายของคุณ เพื่อให้การลงท้ายอีเมลแบบกึ่งทางการและไม่เป็นทางการของคุณเหมาะสมเสมอ

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อจบอีเมล

นอกเหนือจากสิ่งที่ควรทำในการลงท้ายอีเมลแล้ว ยังมีสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงด้วยเช่นกัน เพื่อให้อีเมลของคุณปิดท้ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ควรคำนึงถึงบริบทอยู่เสมอ และไม่ควรข้ามหรือละเลยการลงท้ายอีเมลโดยเด็ดขาด

1. ทำความเข้าใจบริบทของคุณ

บริบทคือทุกสิ่งในการสื่อสารทุกรูปแบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอีเมล เมื่อเขียนข้อความปิดท้าย ควรระมัดระวังระดับความเป็นทางการของอีเมล เพื่อรักษาความเป็นมืออาชีพ ควรหลีกเลี่ยงการใช้สำนวนที่ไม่เป็นทางการ เช่น 'ขอให้โชคดี' หรือ 'ไว้คุยกันเร็วๆ นี้'

2. อย่าปล่อยให้พวกเขาต้องรอโดยไม่มีคำตอบ

หากไม่มีประโยคปิดท้าย อีเมลของคุณอาจดูห้วนเกินไป ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้หากลายเซ็นของคุณไม่ได้แนบมาโดยอัตโนมัติ

จงตั้งใจ ตรวจสอบซ้ำ เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ แม้แต่ในอีเมลที่ไม่เป็นทางการ สิ่งง่ายๆ อย่างเช่น 'ด้วยความเคารพ' หรือ 'ไว้คุยกันเร็วๆ นี้' ก็ช่วยให้จบอีเมลได้อย่างสุภาพ

เมื่อใดควรใช้การเรียกร้องให้ดำเนินการในส่วนปิดท้ายอีเมลของคุณ

หากคุณต้องการให้ผู้รับตอบกลับ โปรดระบุให้ชัดเจนด้วย ข้อความกระตุ้นการกระทำ (CTA) ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาทราบถึงขั้นตอนถัดไป ปิดท้ายอีเมลของคุณด้วยคำขอหรือคำแนะนำที่สุภาพเพื่อกระตุ้นให้ผู้รับตอบกลับ

ตัวอย่าง:

การใส่ข้อความเรียกร้องให้ดำเนินการ (CTA) ที่ชัดเจนในส่วนท้ายของข้อความจะช่วยให้ ได้รับคำตอบที่รวดเร็วยิ่งขึ้น เนื่องจากผู้รับจะเข้าใจได้ทันทีว่าต้องการให้ดำเนินการอะไร ไม่ว่าจะเป็นการนัดหมายประชุม ตอบคำถาม หรือให้ข้อเสนอแนะ

รวมลายเซ็นอีเมลมืออาชีพ

ลายเซ็นอีเมลเป็นสิ่งจำเป็นในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นมืออาชีพ ควรประกอบด้วยชื่อ ตำแหน่ง บริษัท และข้อมูลติดต่อของคุณ หากคุณมีเวลาทำงานที่เฉพาะเจาะจงมาก ควรระบุไว้ด้วย

ตัวอย่างลายเซ็นมืออาชีพ:

โครงสร้างนี้มอบ บริบทที่เหมาะสมทั้งหมด ให้กับผู้รับ เพื่อให้สามารถตั้งความคาดหวังที่ถูกต้องสำหรับการสื่อสารได้

หากคุณเป็นนักเรียน คุณควรลงชื่อด้วย รวมถึงหมายเลขประจำตัวนักศึกษาและภาควิชาของคุณ เพื่อให้ผู้รับสามารถระบุตัวตนของคุณได้อย่างถูกต้อง

สรุป (ขออภัยที่เล่นคำ😊)

การลงท้ายอีเมลที่เหมาะสมกับเวลา บริบท และลักษณะทั่วไป จะช่วยเสริมความสมบูรณ์ให้กับข้อความของคุณและ ตอกย้ำภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพของคุณ อีกทั้งยังช่วยเสริมสร้างน้ำเสียงในการสื่อสารให้ชัดเจนยิ่งขึ้น เพื่อถ่ายทอดเจตนาของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

องค์ประกอบสำคัญนี้ของมารยาททางอีเมลมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการบ่มเพาะและรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจ เสริมสร้างความไว้วางใจ และกระตุ้นให้เกิดการกระทำตามที่ต้องการ

ClickUp ในฐานะแพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบครบวงจร ช่วยให้คุณสามารถ ยกระดับการสื่อสารทางอีเมล ให้เหนือกว่าการแลกเปลี่ยนข้อมูลเพียงอย่างเดียว

พร้อมที่จะเปลี่ยนวิธีจัดการงาน อีเมล และโครงการของคุณหรือไม่?ลงทะเบียนใช้ ClickUp วันนี้และกำหนดนิยามใหม่ให้กับประสิทธิภาพการทำงาน เริ่มต้นที่อีเมลแรก