เราอาศัยอยู่ในยุคที่การสื่อสารส่วนใหญ่ของเราเกิดขึ้นผ่านช่องทางดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งทางอีเมล แม้ว่าจะมีทางเลือกอื่น ๆ สำหรับการสื่อสารทางอีเมลเกิดขึ้นมากมาย อีเมลก็ยังคงเป็นรากฐานสำคัญของการสื่อสารในเชิงธุรกิจ อีเมลมีพลังในการสื่อสารมากกว่าเพียงแค่ความตั้งใจของเรา พวกมันยังแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพและความใส่ใจในรายละเอียดของเราอีกด้วย
ไม่ว่าจะเป็นการส่งใบสมัครงาน ประสานงานโครงการ หรือเพียงแค่ติดต่อเพื่อนร่วมงาน การเขียนอีเมลของคุณสามารถส่งผลต่อการตอบกลับที่คุณได้รับอย่างมาก การทบทวนมารยาทในการใช้อีเมลจะช่วยให้อีเมลของคุณสุภาพและเป็นมืออาชีพ และได้รับการตอบรับที่ดี
ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึง 20 ข้อแนะนำที่จำเป็นสำหรับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพอย่างรวดเร็ว
การเข้าใจมารยาททางอีเมล
มารยาททางอีเมลคือชุดของแนวทางทางสังคมที่ควรใช้เมื่อเขียนหรือตอบกลับอีเมล มันบอกวิธีการโต้ตอบผ่านอีเมลเพื่อให้การสื่อสารชัดเจน กระชับ และให้เกียรติ
สงสัยไหมว่าทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ ในเมื่อท้ายที่สุดแล้ว อีเมลก็เป็นเพียงเครื่องมือสื่อสารอย่างหนึ่ง? หนึ่งในเหตุผลก็คือ ข้อความที่เขียนขึ้นนั้นไม่มีสัญญาณทางภาษากายประกอบ การขาดสีหน้าและน้ำเสียงทำให้ผู้คนเข้าใจน้ำเสียงของข้อความได้ง่ายมาก ดังนั้น เมื่อคุณปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้ คุณจึง มั่นใจได้ว่าการสื่อสารของคุณสุภาพและชัดเจน
นี่คือเหตุผลอื่น ๆ ที่ทำให้การมีมารยาททางอีเมลมีความสำคัญ:
- ความประทับใจแรกมีความสำคัญ: วิธีที่คุณเขียนอีเมลมักจะเป็นความประทับใจแรกที่ผู้อื่นมีต่อความเป็นมืออาชีพและความใส่ใจในรายละเอียดของคุณ
- ความชัดเจนและประสิทธิภาพ: มารยาทในการใช้อีเมลที่เหมาะสมช่วยให้ข้อความของคุณชัดเจน ลดโอกาสความเข้าใจผิดและความจำเป็นในการส่งอีเมลติดตามผล
- ความเป็นมืออาชีพ: การปฏิบัติตามมารยาทในการใช้อีเมลสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ แสดงให้เห็นว่าคุณเคารพเวลาของผู้รับและเข้าใจมาตรฐานของการสื่อสารในเชิงธุรกิจ
- การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ: อีเมลที่มีโครงสร้างดี สุภาพ และปราศจากข้อผิดพลาด ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารของคุณ สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมทางวิชาชีพที่การสื่อสารที่ผิดพลาดอาจนำไปสู่ความสับสนและความไม่มีประสิทธิภาพ
การปฏิบัติตามมารยาททางอีเมล จะช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืน สื่อสารเจตนาของคุณได้อย่างชัดเจน และทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
20 เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนอีเมล
ตอนนี้ที่คุณทราบถึงความสำคัญของมารยาททางอีเมลแล้ว ขอให้เราเข้าใจ 20 คำแนะนำและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณควรจำไว้ขณะเขียนอีเมล:
1. ทักทายอย่างมืออาชีพ
การเริ่มต้นอีเมลของคุณด้วยการทักทายที่สุภาพจะสร้าง บรรยากาศที่เป็นมืออาชีพ และแสดงความเคารพต่อผู้รับ การทักทายที่คุณใช้ควรเหมาะสมกับระดับความเป็นทางการของความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้รับและบริบทของการสื่อสาร
ดังนั้น การใช้คำว่า 'เฮ้' กับลูกค้าหรือผู้บังคับบัญชาจะไม่เหมาะสม. เช่นเดียวกัน การใช้คำว่า 'เรียน คุณ
นี่คือคำทักทายแบบไม่เป็นทางการที่คุณสามารถใช้ในอีเมลที่ไม่เป็นทางการ:
- สวัสดี
- สวัสดีครับ/ค่ะ
- เฮ้
- สวัสดี
สำหรับการสื่อสารที่เป็นทางการ หรือเมื่อเขียนถึงใครเป็นครั้งแรก คุณสามารถใช้คำทักทายเหล่านี้ได้:
- เรียน
- สวัสดีตอนเช้า/บ่าย/เย็น
- เรียน
หลีกเลี่ยงการใช้คำทักทายที่ดูไม่เป็นทางการเกินไป เช่น 'เฮ้!' หรือคำทักทายที่ไม่เป็นส่วนตัว เช่น 'ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง' นอกจากนี้ ควรหลีกเลี่ยงการข้ามการทักทาย เพราะการเริ่มเนื้อหาทันทีอาจทำให้ดูห้วนหรือเสียมารยาท การใช้เวลาสักครู่เพื่อกล่าวทักทายผู้รับอย่างเหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากต่อความรู้สึกของผู้รับอีเมลของคุณ
2. ลงชื่ออย่างมีสไตล์
การลงท้ายอีเมลด้วยคำอำลาที่เหมาะสมมีความสำคัญไม่แพ้กับการเริ่มต้นด้วยคำทักทาย การลงท้ายอย่างถูกต้องช่วยสร้าง บทสรุปที่ชัดเจน ให้กับอีเมลของคุณ และทิ้งความประทับใจสุดท้ายในความเป็นมืออาชีพ
ลายเซ็นที่คุณสามารถใช้ในอีเมลที่เป็นทางการ:
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอให้มีวันที่ดี
- ขอบคุณ
การลงชื่อในอีเมลที่ไม่เป็นทางการมากขึ้น ได้แก่:
- ดีที่สุด
- เชียร์
- ขอบคุณ
- มีความสุข
- คุยกันเร็ว ๆ นะ
- ด้วยความอบอุ่น
หลังจากเซ็นอนุมัติแล้ว อย่าลืมใส่ชื่อของคุณด้วย
หลีกเลี่ยงการใช้คำลงท้ายเช่น Xoxo (สนิทสนมเกินไป), ด้วยความเคารพ, หรือ ด้วยความปรารถนาดี (ล้าสมัยเกินไป), หรือเพียงแค่เขียนชื่อของคุณ (ห้วนเกินไป)
สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ เราขอแนะนำให้เพิ่มลายเซ็นอีเมลที่แสดงข้อมูลติดต่อทั้งหมดของคุณให้กับผู้อ่าน และทำให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
3. จับใจความหัวเรื่องให้โดนใจ
ลองนึกภาพว่าคุณได้รับอีเมลสองฉบับ อีเมลฉบับแรกมีหัวข้อว่า 'การประชุม' ในขณะที่อีเมลฉบับที่สองมีหัวข้อว่า 'โครงการ X: การประชุมทีมในวันที่ 15 กรกฎาคม เวลา 10.00 น.'
คุณมีแนวโน้มที่จะตรวจสอบอันไหนก่อนมากกว่ากัน?
หัวข้อแรกสั้น ไม่ชัดเจน และไม่ได้บอกอะไรเกี่ยวกับเนื้อหาของอีเมลเลย หัวข้อที่สองในทางกลับกัน สั้นและอธิบายได้ชัดเจน ทำให้คุณทราบโดยสังเขปว่าอีเมลนี้เกี่ยวกับอะไร
หัวข้อที่ชัดเจนและเกี่ยวข้อง ช่วยให้ผู้รับจัดลำดับความสำคัญของอีเมลของคุณ และทำให้แน่ใจว่าข้อความของคุณได้รับความสนใจตามที่ควร
เมื่อเขียนหัวข้ออีเมล ควรให้กระชับ ชัดเจน และสามารถดำเนินการได้ คิดถึงมันเหมือนกับหัวข้อข่าวของอีเมลคุณ—มันควรดึงดูดความสนใจและให้บริบทที่ชัดเจน หลีกเลี่ยงการใช้ตัวอักษรใหญ่ทั้งหมด, เครื่องหมายวรรคตอนที่มากเกินไป, หรือคำที่ทั่วไปเกินไปซึ่งไม่สามารถสื่อถึงลักษณะเฉพาะของอีเมลคุณได้
4. ชัดเจนแต่ครอบคลุม
อีเมลที่สมบูรณ์แบบควรมีความสมดุลระหว่างความกระชับและความครอบคลุม ความกระชับหมายถึงการสื่อสารให้ตรงประเด็นและหลีกเลี่ยงเนื้อหาที่ไม่จำเป็น ส่วนความครอบคลุมหมายถึงการให้รายละเอียดที่จำเป็นครบถ้วน
ตัวอย่าง:
- นี่อาจยาวไปหน่อย: ฉันเขียนมาเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าฉันได้ทำรายงานเสร็จแล้ว และพร้อมให้ตรวจสอบแล้ว หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติมใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน
- นี่คือข้อความที่กระชับ: รายงานฉบับนี้เสร็จสมบูรณ์และพร้อมสำหรับการตรวจสอบแล้ว กรุณาแจ้งให้ทราบหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม
เมื่อเขียนอีเมลของคุณ ให้ใช้ ย่อหน้าสั้นๆ เพื่อแบ่งข้อมูลสำคัญและทำให้อ่านง่าย หลีกเลี่ยงประโยคยาวๆ ที่วกวน—อย่าพูดอ้อมค้อม อย่างไรก็ตาม ควรให้ รายละเอียดและบริบทที่จำเป็นทั้งหมด เพื่อหลีกเลี่ยงการตอบโต้กลับไปกลับมา

5. ใช้เครื่องหมายวรรคตอนอย่างเหมาะสม
การใช้เครื่องหมายวรรคตอนอย่างถูกต้องช่วยเพิ่มความชัดเจนในการอ่านอีเมลของคุณ และทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้สื่อสารข้อความของคุณได้อย่างชัดเจน และ หลีกเลี่ยงการตีความผิด
ใช้เครื่องหมายวรรคตอนในปริมาณที่เหมาะสมโดยไม่ใช้มากเกินไปหรือน้อยเกินไป ตัวอย่างเช่น บางคนมักจะใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไป ซึ่งอาจทำให้ดูเป็นอารมณ์มากเกินไปในระหว่างการสื่อสารที่เป็นทางการ
นี่คือ กฎบางข้อ ที่ควรจำไว้:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกบรรทัดสิ้นสุดด้วยเครื่องหมายวรรคตอน
- อย่าใส่เครื่องหมายคำถาม (หรือเครื่องหมายอัศเจรีย์) มากเกินไปในอีเมล หากคุณมีคำถามมากมาย ลองปรับรูปแบบคำถามบางส่วนให้แตกต่างออกไป
- ให้ใช้เครื่องหมายจุลภาคเพื่อคั่นรายการในรายการและก่อนคำเชื่อมที่เชื่อมประโยคที่เป็นอิสระสองประโยค
- เพิ่มเครื่องหมายจุลภาคเพื่อแบ่งข้อความทักทายของคุณ
6. ไวยากรณ์คือกุญแจสำคัญ
ไวยากรณ์ไม่ใช่เรื่องใหญ่เมื่อคุณสื่อสารแบบไม่เป็นทางการผ่าน Slack หรือ WhatsApp อย่างไรก็ตาม อีเมลทำงานแตกต่างออกไป การปฏิบัติตามกฎไวยากรณ์พื้นฐาน เช่น การตรงกันของประธานและกริยา การใช้สรรพนามที่ถูกต้อง การใช้กาลกริยาที่ถูกต้อง และการใช้ตัวอักษรใหญ่-เล็กอย่างถูกต้อง เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
ในการสนทนาผ่านแชท เราอาจไม่ได้คิดถึงความแตกต่างระหว่างคำเช่น "its/it's," "loose/lose," "I/me," "they're/their," เป็นต้น
ตัวอย่างเช่น การเขียนว่า "พวกเขาจะตรวจสอบรายงานที่นั่น" แทนที่จะเป็น "พวกเขาจะตรวจสอบรายงานของพวกเขา" จะทำให้เกิดความสับสนอย่างแน่นอน นอกจากนี้ยังไม่ช่วยให้คุณสร้างความประทับใจที่ดีอีกด้วย
แน่นอนว่า แม้จะมีกฎเกณฑ์มากมาย การทำผิดพลาดบางครั้งก็เป็นธรรมชาติ ในกรณีเช่นนั้นลองพิจารณาใช้ AI ในอีเมลหรือเครื่องมือเขียนอีเมลเพื่อเขียนข้อความที่ปราศจากข้อผิดพลาด
7. ตรวจสอบอีเมลของคุณ
การขยายความจากข้อข้างต้น: ควรตรวจทานอีเมลของคุณทุกครั้งก่อนกดส่ง จะช่วยให้คุณ ตรวจจับข้อผิดพลาด ในการสะกดคำ ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอนที่คุณอาจมองข้ามไปได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้แอปพลิเคชันตรวจสอบไวยากรณ์ช่วยได้อีกด้วย
อย่างไรก็ตาม การตรวจทานไม่ได้จำกัดเพียงแค่การจับข้อผิดพลาดในการพิมพ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการตรวจสอบ ความลื่นไหลและความชัดเจนโดยรวม ของอีเมลของคุณด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประโยคของคุณมีโครงสร้างที่ดีและประเด็นต่างๆ ถูกจัดเรียงอย่างมีเหตุผล คุณยังสามารถลองอ่านอีเมลของคุณออกเสียงดังๆ เพื่อช่วยระบุประโยคที่ยาวเกินไปหรือต่อเนื่องกันมากเกินไป

8. รักษาความเป็นมืออาชีพ
อีเมลที่เป็นมืออาชีพและให้ความเคารพเป็นสิ่งจำเป็นในสภาพแวดล้อมการทำงาน โทนเสียง ภาษา และวิธีการโดยรวมของคุณควร สะท้อนถึงความสุภาพและความใส่ใจ ต่อผู้รับ ตัวอย่างเช่น
❌"เฮ้ ฉันต้องการรายงานนั้นโดยด่วน ขอบคุณ" นี่ไม่ใช่การสื่อสารที่เป็นมืออาชีพหรือให้ความเคารพ
✅"สวัสดีครับ จอห์น, กรุณาส่งรายงานที่เสร็จสมบูรณ์ให้ผมภายในสิ้นวัน ขอบคุณครับ" นี่เป็นมืออาชีพ ชัดเจน และสุภาพ
หลีกเลี่ยงการใช้คำสแลงหรือภาษาที่ไม่เป็นทางการเกินไป—ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับไม่รู้สึกสับสนกับการสื่อสารของคุณ ใส่หัวเรื่องที่เหมาะสม คำทักทาย และคำลงท้ายที่เหมาะสม แบ่งเนื้อหาออกเป็นย่อหน้าเพื่อเพิ่มความอ่านง่าย
9. ใช้สัญลักษณ์อีโมจิอย่างประหยัด
อีโมจิสามารถเพิ่มความเป็นส่วนตัวให้กับอีเมลของคุณและทำให้ดูเป็นมิตรมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ควรใช้อย่างพอเหมาะและเฉพาะในบริบทที่เหมาะสมเท่านั้น
ในสภาพแวดล้อมทางอาชีพ ควรใช้สัญลักษณ์อีโมจิเพียงเมื่อคุณรู้จักผู้รับเป็นอย่างดี และมั่นใจว่าจะได้รับการตอบรับในทางบวก หากไม่แน่ใจ ควรละเว้นการใช้สัญลักษณ์อีโมจิไว้จะปลอดภัยกว่า
หากคุณวางแผนที่จะใช้สัญลักษณ์อีโมจิ ให้แน่ใจว่าคุณ บาลานซ์การใช้ ของพวกมันอย่างเหมาะสม นอกจากนี้ ให้แน่ใจว่าคุณหลีกเลี่ยงการกระทำที่อาจเป็นการเสียมารยาททางวัฒนธรรมขณะเลือกสัญลักษณ์อีโมจิ ตัวอย่างเช่น บางท่าทางที่เราคิดว่าปกติอาจเป็นการไม่ให้เกียรติอย่างมากในวัฒนธรรมอื่น ๆ
นี่คือตัวอย่างอีเมลที่การใช้อีโมจิที่ท้ายข้อความอาจเหมาะสม: "สวัสดีจอห์น แค่อยากสอบถามเกี่ยวกับรายงาน หวังว่าคุณจะมีวันที่ดีนะ🙂"
การใช้สัญลักษณ์อีโมจิมากเกินไปไม่เหมาะสมในเชิงวิชาชีพ: "พบกันทุกคนเช้าวันพรุ่งนี้สดใส! 🙂🙂✨✨"
10. ติดธงไฟล์แนบเหล่านั้น
เมื่อแนบไฟล์ในอีเมลของคุณ ให้ระบุไฟล์เหล่านั้นในเนื้อหาอีเมลและตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์มี ชื่อที่เหมาะสม สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้รับเข้าใจถึงความเกี่ยวข้องของไฟล์ พิจารณาเพิ่มข้อความง่ายๆ เช่น "โปรดดูรายงานที่แนบมาด้วย"
คุณยังสามารถเพิ่มคำอธิบายที่ละเอียดมากขึ้นได้หากเกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น "กรุณาตรวจสอบรายงานการขายไตรมาส 2 ที่แนบมาด้วย รายงานนี้ประกอบด้วยตัวเลขการขายล่าสุดและการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงาน หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมใด ๆ โปรดแจ้งให้ทราบ"
11. รอ 24 ชั่วโมงเพื่อติดตามผล
ความอดทนเป็นคุณธรรมในการสื่อสารทางอีเมล ดังนั้น ควรให้ผู้รับมีเวลาอย่างน้อย 24 ชั่วโมงในการตอบกลับก่อนที่จะส่งอีเมลติดตามผล แน่นอนว่าเวลาที่เหมาะสมในการติดตามผลจะแตกต่างกันไปตามความเร่งด่วนของสถานการณ์และความสัมพันธ์ของคุณ
นอกจากนี้ เมื่อคุณติดตามผล กรุณาใช้คำสุภาพและคำนึงถึงผู้อื่น คุณสามารถยอมรับว่าพวกเขาอาจกำลังยุ่งอยู่ หากเป็นเรื่องเร่งด่วน คุณสามารถกล่าวถึงความเร่งด่วนได้อย่างสุภาพ
ตัวอย่างเช่น "สวัสดีค่ะซาร่าห์ ฉันต้องการติดตามผลอีเมลก่อนหน้านี้เกี่ยวกับการประชุมของเรา คุณช่วยยืนยันเวลาที่คุณสะดวกได้ไหมคะ? เราจำเป็นต้องสรุปตารางเวลาภายในวันพรุ่งนี้ ขอบคุณค่ะ!"
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: มีปัญหาในการจำว่าควรติดตามเมื่อไหร่และกับใคร? ตั้งการแจ้งเตือนใน ClickUpเพื่อไม่ให้ลืมข้อความสำคัญอีกต่อไป
12. ตอบกลับตรงเวลา
พวกเราส่วนใหญ่มีตารางงานที่ยุ่งมาก ซึ่งทำให้ยากที่จะตอบอีเมลได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม พยายามตอบอีเมลจากเพื่อนร่วมงานของคุณภายใน 24 ชั่วโมง
หากอีเมลมาจากบุคคลที่ไม่รู้จักหรือผู้ติดต่อภายนอก และไม่มีความเร่งด่วน คุณสามารถใช้เวลาสองสามวันในการตอบกลับได้ หากมีการระบุว่าเร่งด่วน ให้พยายามตอบกลับให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้
การตอบกลับที่ทันเวลา แสดงถึงความเป็นมืออาชีพและความเคารพ ต่อผู้ส่ง หากคุณต้องการเวลาเพิ่มเติมในการให้คำตอบที่ละเอียดถี่ถ้วน อีเมลตอบรับเบื้องต้นอย่างรวดเร็วสามารถแจ้งให้ผู้ส่งทราบและมั่นใจได้ว่าอีเมลของพวกเขาได้รับการรับทราบและกำลังดำเนินการอยู่
คุณสามารถกำหนดเวลาการส่งอีเมลของคุณได้โดยใช้โซลูชันการจัดการอีเมลเพื่อการตอบกลับที่ทันเวลาคุณยังสามารถสร้างเทมเพลตอีเมลเพื่อเร่งกระบวนการตอบกลับให้รวดเร็วขึ้นได้อีกด้วย
13. ใช้ CC และ BCC อย่างเหมาะสม
ใช้ CC (สำเนาคาร์บอน) และ BCC (สำเนาคาร์บอนแบบซ่อน) อย่างรอบคอบและในสถานการณ์ที่เหมาะสม
คุณควรใช้ CC เพื่อรวมบุคคลที่ต้องการทราบเนื้อหาของอีเมลแต่ไม่ใช่ผู้รับหลัก การทำเช่นนี้จะช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลโดยไม่ต้องดำเนินการใดๆ
ในทางกลับกัน ให้ใช้ BCC เมื่อส่งอีเมลไปยังกลุ่มคนจำนวนมากที่ควรได้รับข้อมูลแต่ไม่จำเป็นต้องเห็นที่อยู่อีเมลของกันและกัน เช่น ในการประกาศภายในองค์กรหรือเมื่อมีความกังวลเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว
14. ใช้ 'ตอบกลับทั้งหมด' อย่างชาญฉลาด
ใครชอบเห็นกล่องจดหมายของตัวเองเต็มไปด้วยอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องกับตัวเองบ้าง? ไม่มีใครเลย!
สำหรับพวกเราหลายคน การพยายามฝึกฝนให้มีกล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์และรักษาให้ปราศจากความยุ่งเหยิง หมายถึงการลบอีเมลที่ถูกคัดลบบางฉบับที่ไม่จำเป็นออก
นั่นคือเหตุผลที่คุณควรใช้ฟีเจอร์ 'ตอบกลับทั้งหมด' อย่างรอบคอบและ หลีกเลี่ยงความวุ่นวาย ก่อนที่จะกด 'ตอบกลับทั้งหมด' ให้พิจารณาว่าผู้รับทุกคนจำเป็นต้องเห็นคำตอบของคุณหรือไม่ หากคำตอบของคุณเกี่ยวข้องกับเพียงหนึ่งหรือสองคน ให้ตอบกลับโดยตรงกับพวกเขา
15. ตั้งข้อความไม่อยู่ที่ทำงาน

หนึ่งในกลยุทธ์การจัดการอีเมลที่ดีที่สุดคือการตั้งค่าข้อความไม่อยู่ในสำนักงานหากคุณไม่อยู่และไม่สามารถตอบอีเมลได้ ให้ตั้งค่า การตอบกลับอีเมลอัตโนมัติ เพื่อแจ้งผู้ส่งเกี่ยวกับการไม่อยู่ของคุณและให้ข้อมูลติดต่อทางเลือกหากจำเป็น
โปรดพิจารณาเพิ่มรายละเอียดเช่น:
- วันที่หรือระยะเวลาที่คุณจะไม่อยู่
- บุคคลอื่นที่สามารถติดต่อได้สำหรับงานเร่งด่วน
อย่าลืมแจ้งบุคคลที่คุณระบุในข้อความไม่อยู่ที่ทำงานเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้วย
16. รักษาโทนเสียงให้เป็นกลางหรือเชิงบวก
การสื่อสารน้ำเสียงที่เหมาะสมผ่านอีเมลอาจเป็นเรื่องท้าทาย อย่างไรก็ตาม มันสามารถส่งผลอย่างมากต่อวิธีที่ข้อความของคุณถูกรับรู้ ใช้โทนที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของอีเมลและความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ส่ง
นี่คือบางสิ่งที่คุณควรจำไว้:
- หลีกเลี่ยงคำเชิงลบ เช่น ข้อผิดพลาด ความล้มเหลว ปัญหา เป็นต้น
- ใช้คำคุณศัพท์น้อยมากหรือไม่ต้องใช้เลย รวมถึงคำว่า จริงๆ อย่างยิ่ง อย่างลึกซึ้ง เป็นต้น
- หลีกเลี่ยงการส่งสิ่งที่ดูห้วนเกินไปหรือไม่เป็นทางการจนเกินควร
เมื่อไม่แน่ใจ ให้ทำตามผู้รับของคุณ หากพวกเขาเขียนอย่างไม่เป็นทางการและคุยเรื่องทั่วไป คุณก็ทำเช่นเดียวกัน หากพวกเขาตรงไปตรงมา คุณก็ให้ข้อความของคุณสั้นเช่นกัน
หากคุณตัดสินใจใช้ AI ในการเขียนอีเมลของคุณ ให้ใช้เครื่องมือที่อนุญาตให้คุณกำหนดโทนเสียงก่อนสร้างอีเมล

17. ตรวจสอบผู้รับอีกครั้ง
ก่อนส่งอีเมลของคุณ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับถูกต้องแล้ว การส่งอีเมลไปยังบุคคลที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดการสื่อสารผิดพลาดหรือการละเมิดความลับได้ โดยเฉพาะหากอีเมลนั้นมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
นอกจากนี้ หากคุณกำลังตอบกลับอีเมล โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของผู้รับที่ตั้งใจไว้ ไม่ใช่ส่งถึงกลุ่มทั้งหมด
18. ใช้ความขำขันอย่างประหยัด
เช่นเดียวกับน้ำเสียง อารมณ์ขันก็เป็นสิ่งที่ใช้ในอีเมลได้ยากเช่นกัน เมื่อขาดสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูด ก็ไม่มีการรับประกันว่าผู้รับจะเข้าใจมุกตลกของคุณ
นอกจากนี้ อารมณ์ขันเป็นเรื่องที่ขึ้นอยู่กับแต่ละบุคคลอย่างมาก ดังนั้น สิ่งที่ดูตลกสำหรับคุณอาจถูกเข้าใจผิด หรือแม้แต่ทำให้ผู้อื่นรู้สึกไม่พอใจได้
นั่นคือเหตุผลว่าทำไมจึงไม่ควรใช้ในสื่อสารทางธุรกิจเว้นแต่คุณรู้จักผู้รับเป็นอย่างดีและมั่นใจว่าคุณจะได้รับความชื่นชมจากอารมณ์ขันของคุณ
19. ใช้ฟอนต์และรูปแบบมาตรฐาน
การใช้ฟอนต์ที่ฉูดฉาด, สีสัน, และการจัดรูปแบบเพิ่มเติมอาจดูเหมือนเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้อีเมลของคุณโดดเด่นจากผู้อื่น แต่มันอาจส่งผลร้ายแรงได้
ลองนึกภาพว่าคุณได้รับอีเมลที่เขียนด้วยฟอนต์ Comic Sans และเน้นข้อความด้วยสีน้ำเงิน คุณจะไว้วางใจผู้ส่งว่าเป็นมืออาชีพหรือไม่? คงไม่เท่าไหร่
นั่นคือเหตุผลที่การยึดติดกับแบบอักษรและรูปแบบมาตรฐานเป็นสิ่งที่ดีกว่าเสมอ อย่าใช้ตัวหนา ตัวเอียง หรือสีต่างๆ เพื่อให้อีเมลของคุณโดดเด่น รักษาความ สะอาดและสม่ำเสมอเพื่อเพิ่มความสามารถในการอ่าน
20. รู้จักกลุ่มเป้าหมายของคุณ
สุดท้ายนี้ เขียนให้เหมาะกับผู้อ่านของคุณ หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงาน ให้ปรับภาษาให้เหมาะสมกับระดับความคุ้นเคย บทบาท และบริบทของพวกเขา
ตัวอย่างเช่น เมื่อส่งอีเมลถึงกลุ่มเป้าหมายทางเทคนิค คุณสามารถพูดว่า:
"ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานในไตรมาสที่ 2 แสดงให้เห็นว่าเวลาการทำงานของเซิร์ฟเวอร์เพิ่มขึ้น 15% เนื่องจากการอัปเกรดโครงสร้างพื้นฐานล่าสุด"
แต่ถ้าคุณต้องการจะบอกสิ่งเดียวกันกับผู้ฟังที่ไม่มีความรู้ทางเทคนิค การพูดแบบนี้จะได้ผลดีกว่า:
การอัปเกรดโครงสร้างพื้นฐานล่าสุดของเราได้ปรับปรุงความน่าเชื่อถือของเซิร์ฟเวอร์ ส่งผลให้เกิดการหยุดทำงานน้อยลง
การเข้าใจผู้ชมของคุณช่วยให้คุณสร้างข้อความของคุณในลักษณะที่เกี่ยวข้องและเข้าใจได้สำหรับพวกเขา
เสริมสร้างการสื่อสารในทีมด้วย Clickup และอีเมล
กำลังทำงานหลายโครงการที่กระจายอยู่กับลูกค้าหลายรายใช่ไหม? ตั้งแต่การจัดการอัปเดตโครงการที่แตกต่างกันไปจนถึงการตอบกลับสมาชิกทีมต่างๆ และการแก้ไขข้อสงสัยต่างๆ กล่องจดหมายของคุณอาจกลายเป็นความยุ่งเหยิงได้ง่าย และมารยาทในการใช้อีเมลของคุณอาจได้รับผลกระทบ
นี่คือจุดที่เครื่องมือจัดการกล่องจดหมายและระบบบริหารจัดการอีเมลสำหรับโครงการสามารถช่วยคุณได้ พวกมันเปลี่ยนกล่องจดหมายของคุณให้กลายเป็นพื้นที่ทำงานร่วมกัน ที่คุณสามารถจัดการโครงการหลาย ๆ โครงการได้อย่างง่ายดาย
ClickUp เป็นเครื่องมือสำหรับการสื่อสารและเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลที่จะช่วยให้คุณเชี่ยวชาญในการจัดการกล่องขาเข้าได้อย่างสมบูรณ์แบบฟีเจอร์การจัดการโครงการผ่านอีเมลของ ClickUpช่วยให้คุณสร้างโครงการได้ไม่จำกัด ติดตามประสิทธิภาพของทีม และปฏิบัติตามมารยาทในการใช้อีเมล

คุณสมบัติเช่น 50+ สูตรการอัตโนมัติของงาน, มุมมองที่ปรับแต่งได้, การผสานรวมกับระบบภายนอก, คีย์ลัด, แม่แบบ, และอื่น ๆ ทำให้ ClickUp เป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับการจัดการงานทางอีเมล
แม็กซ์ ซีเกล ผู้จัดการระบบคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ กล่าวถึง ClickUp:
การสร้างงานอัตโนมัติจากที่อยู่อีเมลในโฟลเดอร์และการผสานรวมกับ Slack ของบริษัทได้สร้างความแตกต่างอย่างมากต่อประสิทธิภาพในการทำงาน!
การสร้างงานอัตโนมัติจากที่อยู่อีเมลในโฟลเดอร์และการผสานรวมกับ Slack ของบริษัทได้สร้างความแตกต่างอย่างมากต่อประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน!
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ ClickUp เพื่อให้ได้ผลลัพธ์เดียวกันในที่ทำงานของคุณ:
ผสานการทำงานกับ Gmail และ Outlook

การผสานการทำงานของ ClickUp กับ Gmailช่วยให้สามารถ ซิงค์ข้อมูลอัตโนมัติ ระหว่างสองแพลตฟอร์มได้ คุณสามารถเปลี่ยนอีเมลใน Gmail ให้กลายเป็นงานใหม่ใน ClickUp ได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังสามารถแนบอีเมลไปยังงาน อัปโหลดไฟล์แนบจากอีเมลไปยังงาน และอื่น ๆ อีกมากมาย
การผสานการทำงานของ ClickUp กับ Outlookมอบความสามารถที่คล้ายคลึงกันให้คุณ รวมถึงการสร้างงานโดยอัตโนมัติจากอีเมล
ส่งอีเมลจากภายใน ClickUp
ClickUp ช่วยให้คุณส่งอีเมลและตอบกลับข้อความได้โดยตรงจากภายในแพลตฟอร์ม คุณสามารถแนบไฟล์, เชื่อมโยงอีเมลกับงาน, ติดแท็กทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับการอัปเดต, และยังสามารถตอบกลับการแจ้งเตือนได้อีกด้วย
ด้วยการใช้ClickUp Tasks คุณสามารถเชื่อมโยงอีเมลที่ได้รับกับงานที่ต้องทำ และตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติของอีเมลสำหรับแคมเปญการส่งข้อมูลอย่างต่อเนื่องหรือจดหมายข่าวได้
ส่วนขยาย Chrome ช่วยให้คุณสร้างงานจากอีเมลและแนบอีเมลไปยังงานได้
เพิ่มความคิดเห็น
ClickUp ช่วยให้คุณส่งและตอบกลับความคิดเห็นในรายการงานได้โดยตรงจากกล่องจดหมายเข้าของคุณ คุณสามารถแนบไฟล์และมั่นใจได้ว่าทุกการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นจะอยู่ในที่เดียวกัน
แม่แบบ
ClickUp มีเทมเพลตสำเร็จรูปหลากหลายรูปแบบเพื่อช่วยให้การจัดการอีเมลของคุณง่ายขึ้นเทมเพลตการตลาดผ่านอีเมลของ ClickUpช่วยให้คุณวางแผนแคมเปญ กำหนดเวลาส่งข้อความ ติดตามตัวชี้วัดความสำเร็จ อัตโนมัติอีเมลด้วยทริกเกอร์ และส่งอีเมลที่ตรงเป้าหมายได้ทุกเมื่อที่ต้องการ
เขียนและแก้ไขอีเมล
ClickUp Brainคือผู้ช่วย AI ที่ทรงพลังซึ่งช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้ทันที คุณสามารถใช้เพื่อเขียนเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงตามบทบาท ตั้งค่าโทนที่เป็นมืออาชีพ เพิ่มประเด็นสำคัญ และกำหนดวาระการประชุม นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ AI Writer ของ ClickUp Brain เพื่อปรับปรุงการเขียนของคุณ แก้ไขการสะกดหรือไวยากรณ์ ทำให้ยาวขึ้นหรือสั้นลง หรือทำให้เรียบง่ายขึ้น
การฝึกฝนมารยาททางอีเมลเพื่อความสำเร็จทางอาชีพด้วย ClickUp
การมีมารยาททางอีเมลที่ดีเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างการสื่อสารที่ชัดเจน เคารพ และเกิดประสิทธิผล ตั้งแต่การตรวจทานข้อความของคุณไปจนถึงการกำหนดโทนที่สุภาพ มารยาททางอีเมลมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการที่ผู้อื่นรับรู้และตอบสนองต่ออีเมลของคุณ
การใช้เครื่องมือเช่น ClickUp สามารถช่วยให้การจัดการอีเมลของคุณเป็นระบบระเบียบมากขึ้น ทำให้คุณสามารถทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลา และสื่อสารได้อย่างชัดเจนและแม่นยำ ตั้งแต่การสร้างเทมเพลต การติดตามงานอัตโนมัติ การตรวจทานอีเมลของคุณ และการสร้างงานจากอีเมลเหล่านั้น ClickUp ช่วยให้คุณสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้และมากกว่านั้น
ค้นพบความสามารถทั้งหมดของ ClickUp ด้วยตัวเองด้วยบัญชีฟรีของคุณเองสมัครวันนี้!


