วิธีที่ DataAutomation รวมทีมและเครื่องมือทั้งหมดไว้ในที่เดียวด้วย ClickUp

เมื่อบริษัทของคุณและลูกค้าของคุณเติบโตขึ้นทั้งในขนาดและจำนวน คุณรักษาการร่วมมืออย่างใกล้ชิดระหว่างทีมต่าง ๆ และเครื่องมือต่าง ๆ ได้อย่างไร? นั่นคือปัญหาที่DataAutomationต้องเผชิญในปี 2020 ก่อนที่จะสร้างโซลูชันการทำงานแบบครบวงจรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย ClickUp!

เรื่องราวของ DataAutomation

ก่อตั้งขึ้นในปี 2016 DataAutomation เป็นแพลตฟอร์ม SaaSที่ผสานรวมซอฟต์แวร์และทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติ เพื่อช่วยให้บริษัทต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพผลลัพธ์ประหยัดเวลา และลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์

ปัจจุบัน DataAutomation ถูกใช้โดยบริษัทมากกว่า 186 แห่งทั่วโลก และได้กลายเป็นผู้นำในการให้บริการโซลูชันการอัตโนมัติแบบกลุ่มและการผสานรวมแอปพลิเคชัน ภารกิจของบริษัทคือการปรับแต่งและเชื่อมต่อซอฟต์แวร์เพื่อให้ลูกค้าสามารถมุ่งเน้นไปที่การเติบโตของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความท้าทาย

โซลูชันของ DataAutomation ต้องการการประสานงานอย่างรอบคอบระหว่างทีมการนำไปใช้, ทีมการขาย, และทีมการตลาด

เพื่อสนับสนุนความต้องการของลูกค้าและทีมงานที่กำลังเติบโตของพวกเขา DataAutomation ต้องการแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพียงหนึ่งเดียวที่สามารถปรับปรุงการร่วมมือข้ามสายงาน, กระบวนการทำงาน, และการมองเห็นขององค์กร

วิธีแก้ปัญหา

เราเชื่อว่าการแทนที่กระบวนการทำงานแบบดั้งเดิมด้วยกระบวนการที่ชัดเจนและอัตโนมัติคือกุญแจสู่ประสิทธิภาพทางธุรกิจ ลูกค้าของเราพึ่งพาโซลูชันที่ซับซ้อนซึ่งต้องการความร่วมมืออย่างรอบคอบระหว่างทีมทั้งหมดของเราที่ DataAutomation ด้วย ClickUp เราสามารถทำงานร่วมกันได้ในที่เดียวด้วยชุดเครื่องมือที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งช่วยปรับปรุงกระบวนการภายในและขับเคลื่อนธุรกิจของเราไปข้างหน้า ไม่เพียงแต่โซลูชันนี้จะรวมทีมของเราเข้าด้วยกัน แต่เรายังพบพันธมิตรที่เชื่อถือได้ซึ่งมีปรัชญาเดียวกันในการส่งเสริมการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น!

รวบรวมทุกสิ่งไว้ในที่เดียว

เรเน่เข้าร่วมกับ DataAutomation ในปี 2020 และรับภารกิจสำคัญทันที: ตรวจสอบเครื่องมือและกระบวนการของทีมการนำไปใช้เพื่อหาความไม่มีประสิทธิภาพ — และจากนั้นสร้างระบบเพื่อปรับปรุงให้ดีขึ้น

วิสัยทัศน์ของเรเน่สำหรับอนาคตของการทำงานที่ DataAutomation ซึ่งเธอเรียกว่า ปรัชญาแบบร่ม คือการที่แต่ละทีมและงานของพวกเขาควรถูกรวมไว้ในที่เดียวที่ทุกคนสามารถประสานงานร่วมกันได้ โดยไม่คำนึงถึงบทบาทหรือเทคโนโลยีที่ใช้

"ข้อมูลที่แยกเป็นกลุ่มๆ เป็นอุปสรรคสำคัญต่อการทำงานข้ามสายงาน โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่ทำงานทางไกล ซึ่งคุณไม่สามารถเรียนรู้เกี่ยวกับโครงการของแผนกอื่นได้อย่างไม่เป็นทางการในขณะที่รอให้กาแฟชงเสร็จ" เรเน่กล่าว

"ทุกครั้งที่คุณสามารถเปิดเครื่องมือของคุณเพื่อเพิ่มการมองเห็นและการเข้าถึงข้อมูล คุณกำลังประหยัดเวลาและลดต้นทุนโอกาส"

การรวมเครื่องมือ

แม้ว่าเครื่องมือของ DataAutomation จะเพียงพอในช่วงปีแรก ๆ แต่เมื่อเวลาผ่านไป กลับกลายเป็นภาระมากขึ้น เนื่องจากกระบวนการทำงานที่ไม่เชื่อมโยงกัน ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและเกิดความเครียดมากขึ้น เมื่อแต่ละทีมขยายตัว

ในขณะนั้น ทีมของ Data Automation ต้องพึ่งพาหลายแพลตฟอร์มเพื่อสนับสนุนการทำงานของทีม:

หลังจากช่วงเวลาของการวิจัยและการเปรียบเทียบแพลตฟอร์มโครงการต่าง ๆ เรเน่ได้ร่วมมือกับผู้อื่นและตัดสินใจว่า ClickUp เป็นเครื่องมือเดียวที่ตรงตามเกณฑ์ทุกข้อ พร้อมทั้งมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและปรับแต่งได้ ซึ่งยืดหยุ่นสำหรับทุกความต้องการ ตั้งแต่วิศวกรไปจนถึงพนักงานขาย

ด้วย ClickUp ทีมหลักของ DataAutomation แต่ละทีมไม่ถูกแยกออกจากกันด้วยเครื่องมือที่แตกต่างกันอีกต่อไป ทุกงานค้าง กระบวนการทำงาน และโครงการต่าง ๆ ตอนนี้อยู่ภายใต้ Workspace เดียว

การสร้างโครงสร้างพื้นฐานเพื่อสนับสนุนทุกทีม

ขั้นตอนแรกในการสร้างองค์กรการทำงานที่มีประสิทธิภาพคือโครงสร้างพื้นฐาน แม้ว่าทีมจะต้องทำงานร่วมกัน แต่พวกเขาก็ยังต้องการพื้นที่แยกต่างหากเพื่อจัดระเบียบงานของตนเอง

DataAutomation บรรลุเป้าหมายนี้โดยการจัดระเบียบทั้งบริษัทโดยใช้ระบบลำดับชั้นของ ClickUpที่ครอบคลุมทั้ง Space, Folder, List และงานต่างๆ

ผู้จัดการโครงการและหัวหน้าทีมสามารถมองเห็นได้ในที่สุดว่างานทั้งหมดของพวกเขาเชื่อมโยงกันอย่างไรเพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายของบริษัท

โครงสร้างพื้นฐานเดียวที่ใช้ร่วมกันนี้มีส่วนช่วยให้ DataAutomation ประสบความสำเร็จในหลายด้านที่สำคัญ:

การสร้างระบบเพื่อจัดระเบียบงานและงานค้าง

ก่อนใช้ ClickUp ทีมการตลาดและการนำไปใช้ของ DataAutomation ต้องพึ่งพา Trello เป็นฐานในการจัดเก็บทุกงาน (ตั๋ว) งานค้างและการร่วมมือข้ามสายงานระหว่างทีม

ในขณะที่บอร์ด Trello เคยเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมในอดีต เรเน่และแอดดิสัน เคลียร์วูด เพื่อนผู้จัดการโครงการของเธอที่ DataAutomation ตระหนักว่าความต้องการของแต่ละทีมได้เติบโตเกินขีดความสามารถของเครื่องมือนี้มานานแล้ว:

ด้วย ClickUp ทีมของ DataAutomation ในที่สุดก็มีระบบจัดการโครงการแบบครบวงจรที่ทำให้การทำงานร่วมกันในโครงการ (ทั้งใหญ่และเล็ก) เป็นไปอย่างราบรื่นในแต่ละทีม

แม้ว่ากระดานคัมบังจะเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการมองเห็นขั้นตอนการทำงาน แต่ยังมีมุมมองอื่น ๆ ที่ช่วยให้การจัดระเบียบงานค้างและตั๋วของลูกค้าเป็นไปได้ง่ายขึ้น

"ก่อนหน้านี้ เราจัดการงานค้างไว้ในหลายระบบ โดยเริ่มจากระดับสูงในสเปรดชีตที่ติดตามระดับความพยายามเทียบกับคะแนนผลกระทบ จากนั้นจึงย้ายไปยัง Trello เพื่อแยกย่อยเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้มากขึ้น ฟีลด์ที่กำหนดเองของ ClickUp ช่วยให้เราสามารถย้ายงานค้างทั้งหมดไปยังที่เดียวได้"

ทีมของ DataAutomation สามารถมองเห็นและจัดระเบียบงานค้างได้ด้วยมุมมองรายการ ตาราง และปฏิทินของ ClickUp

แต่ละมุมมองสามารถปรับแต่งได้อย่างสูง และสามารถแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (เช่นฟิลด์ที่กำหนดเอง) บนหน้าจอเดียว ทำให้ง่ายต่อการเข้าใจและจัดลำดับความสำคัญของงานค้างทุกประเภทได้ในทันที

สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและความโปร่งใส

เมื่อมีผู้รับมอบหมายหลายคน แต่ละบุคคลที่ DataAutomation สามารถรับรู้ได้ทันทีว่าใครรับผิดชอบงานใด และงานนั้นสามารถแชร์กับคนจำนวนเท่าใดก็ได้โดยใช้ Watchers ซึ่งช่วยให้ทุกคนได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับงาน

สิทธิ์การเข้าถึงและการดูแบบละเอียดช่วยให้แต่ละทีมสามารถจัดระเบียบงานไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหากได้ ในขณะที่ยังคงให้ทุกคนสามารถมองเห็นได้ในหลายที่ ช่วยสร้างความโปร่งใสในทุกโครงการของทุกทีม

รักษาการสื่อสารในทีมให้ราบรื่น

นอกจากนี้ แต่ละโครงการยังมีการสื่อสารที่ชัดเจนและการอัปเดตความคืบหน้าพร้อมความคิดเห็นและความคิดเห็นที่มอบหมายแล้ว

ทุกคนสามารถอัปเดตความคืบหน้าของตนได้โดยการเพิ่มความคิดเห็น (หรือมอบหมายเพื่อให้ไม่สูญหาย) เพื่อรักษาการดำเนินการของงานและการสนทนาเกี่ยวกับงานให้ดำเนินต่อไปได้ และเมื่องานได้ดำเนินต่อไป ทุกคนจะอยู่ในความสอดคล้องกันด้วยสถานะเดียวกันภายในระดับของสเปซแต่ละระดับ ทำให้ทุกคนมีภาพรวมที่สม่ำเสมอโดยไม่เกิดความสับสนจากสถานะที่มากเกินไป

"ปรัชญาแบบร่มให้แต่ละบุคคลสามารถมองเห็นกระบวนการทำงานในระยะที่เหมาะสมกับตนเอง: ผู้ดูแลระบบสามารถมองเห็นสิ่งที่กำลังดำเนินการอยู่ทั่วทุกแผนก ในขณะที่นักพัฒนาสามารถเจาะลึกลงไปในภารกิจเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับโดเมนของตน และทีมสนับสนุนลูกค้าสามารถเจาะลึกลงไปอีกเพื่อดูเฉพาะรายงานข้อบกพร่อง" Renee อธิบาย

การปรับขนาดข้อมูลให้เหมาะสมช่วยให้ระบุรูปแบบและจุดคอขวดได้ง่ายขึ้น รวมถึงเมื่อทีมใดทีมหนึ่งมีภาระงานมากเกินไป

การทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติด้วยเทมเพลตและระบบอัตโนมัติ

DataAutomation รู้ถึงพลังของกระบวนการอัตโนมัติเป็นอย่างดี เพราะนี่คือโซลูชันที่พวกเขาให้บริการแก่ลูกค้า และยังเป็นหัวใจสำคัญขององค์กรอีกด้วย ในฐานะทีมขนาดเล็กแต่มีประสิทธิภาพสูงที่ทำงานข้ามกระบวนการทำงานที่หลากหลาย การมีกระบวนการที่เป็นแบบแผนจึงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อลดงานที่ต้องทำด้วยมือและประหยัดเวลา

การใช้แม่แบบงานสำหรับมุมมอง รายการ งาน และเอกสาร

DataAutomation มีเทมเพลตสำหรับมุมมอง รายการ งาน และเอกสารแล้ว ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมากและลดความไม่สอดคล้องกันและข้อผิดพลาดในทุกชั้นของ Workspace ของพวกเขา

"แม่แบบสำหรับงานประเภทที่ต้องทำซ้ำ เช่น งานใน CRM มีคุณค่าอย่างยิ่งในการช่วยสร้างและจัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว การสร้างแม่แบบเองนั้นสามารถช่วยระบุได้ว่าข้อมูลใดคือสิ่งจำเป็นจริง ๆ และข้อมูลใดที่สร้างความสับสน" เรเน่กล่าว

ด้วยเทมเพลตงานของ ClickUp, Renee และทีมของเธอมีเทมเพลตสำหรับงานหรือโครงการที่ซ้ำซ้อนหรือคล้ายกันซึ่งพวกเขาสามารถสร้างได้ในไม่กี่วินาที ทุกอย่างตั้งแต่ผู้รับผิดชอบ, คำอธิบาย, งานย่อย, ไปจนถึงการพึ่งพาสามารถทำเป็นเทมเพลตได้ ซึ่งช่วยลดปริมาณงานที่ต้องใช้ในการบันทึกโครงการใหม่

เมื่อใดก็ตามที่มีไอเดียหรือความต้องการของลูกค้าเกิดขึ้น ทุกคนสามารถสร้างงานที่สามารถติดตามได้ภายในไม่กี่วินาที

ขณะนี้แต่ละทีมสามารถเข้าใจได้ว่าใครทำงานอะไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบ และมีขั้นตอนใดบ้างที่ต้องดำเนินการก่อนที่งานจะถือว่าเสร็จสมบูรณ์

นอกจากนี้ ทีมของเรเน่ยังสามารถใช้เทมเพลตสำหรับเอกสารได้เช่นกัน ทำให้การสร้างฐานความรู้ภายในองค์กรและเอกสาร SOP ง่ายขึ้น

ประหยัดเวลาเพื่อมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญด้วยระบบอัตโนมัติ

ตามชื่อของพวกเขา DataAutomation ใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่จากระบบอัตโนมัติของ ClickUpเพื่อเพิ่มเวลาว่างให้กับพนักงานแต่ละคนให้มากที่สุด

ขณะนี้ การเปลี่ยนสถานะ ผู้รับมอบหมาย หรือวันที่ครบกำหนด สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้หลายประการใน ClickUp

ติดตามความคืบหน้าด้วยแดชบอร์ดและการบันทึกเวลา

การติดตามความคืบหน้าของงานและประสิทธิภาพของทีมเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของ DataAutomation ในฐานะบริษัท

ก่อนใช้ ClickUp การติดตามงานเป็นเรื่องยากเพราะเครื่องมือโครงการต่างๆ ถูกแยกออกจากกัน ตอนนี้เมื่องานของแต่ละทีมส่วนใหญ่ถูกจัดเก็บไว้ใน ClickUp แล้วสามารถสร้างแดชบอร์ดเพื่อติดตามความคืบหน้าของงานเกือบทุกอย่างได้

แต่ละทีมมีแดชบอร์ดของตัวเองที่สามารถตรวจสอบระยะเวลาที่ตั๋วเปิดอยู่, ข้อบกพร่องในสถานะ, จุดติดขัดในกระบวนการทำงาน, และอื่น ๆ — ทั้งหมดในที่เดียว.

การบริหารจัดการทรัพยากรเวลาเป็นอีกหนึ่งหน้าที่สำคัญสำหรับเรเน่และแต่ละทีม

ด้วยระบบติดตามเวลาการทำงาน พนักงานแต่ละคน (รวมถึงผู้รับเหมา) สามารถติดตามเวลาที่ใช้ในการทำภารกิจใด ๆ ได้โดยอัตโนมัติ — จากทุกที่ผ่านระบบติดตามเวลาทั่วโลกของ ClickUpการประมาณเวลาที่ใช้ยังถูกนำมาใช้เพื่อตั้งเกณฑ์มาตรฐานสำหรับงานใหม่ ช่วยกำหนดความคาดหวัง และสร้างเกณฑ์มาตรฐานที่ชัดเจนสำหรับงานที่คล้ายกันซึ่งได้ทำการติดตามเวลาไว้แล้ว

ด้วยการใช้แดชบอร์ดและการติดตามเวลาที่ถูกรวมเข้ากับกระบวนการทำงานประจำวัน DataAutomation จึงสามารถมองเห็นความคืบหน้าของงานในแต่ละช่วงเวลาได้อย่างครบถ้วน และบริหารจัดการทรัพยากรของทีมได้ดีกว่าที่เคย

ผลลัพธ์ & ขั้นตอนต่อไป

ด้วยการนำ ClickUp มาใช้ในทีมการตลาด, ทีมการนำไปใช้, และทีมการขาย, DataAutomation ได้เปลี่ยนจากการพึ่งพาเครื่องมือที่ไม่เชื่อมต่อกันในแผนกต่าง ๆ มาเป็นแพลตฟอร์มเดียวที่ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ในที่เดียว

ตั้งแต่เริ่มนำ ClickUp มาใช้เป็นระยะในแต่ละทีมตั้งแต่ปลายปี 2020 ทีมของ DataAutomation ได้รับประโยชน์ดังนี้:

อะไรต่อไปสำหรับ DataAutomation

ในช่วงเวลาเพียงไม่กี่เดือน เรเน่และทีมของเธอได้ช่วยเปลี่ยน DataAutomation จากหลายแพลตฟอร์มที่แยกจากกันไปสู่แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพียงหนึ่งเดียว ซึ่งได้สร้างความสำเร็จครั้งใหญ่ในด้านการทำงานร่วมกันของทีม ประสิทธิภาพการทำงาน และคุณภาพชีวิตการทำงานแล้ว

"เราได้นำทุกทีมเข้ามาอยู่ใน ClickUp Workspace แล้ว รวมถึงทีมขายด้วย เราได้สร้างระบบ CRM ภายใน ClickUp ที่รวบรวมงานทั้งหมดจากทุกพื้นที่เข้าไว้ด้วยกัน ตอนนี้อยู่ในเวอร์ชันแรกเริ่ม แต่เรากำลังเพิ่มระบบอัตโนมัติและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในอัตราที่เหมาะสม" เรเน่กล่าว

"ด้วย ClickUp เราได้เห็นการปรับปรุงในด้านความชัดเจนของข้อมูลและการตอบสนองที่รวดเร็วขึ้น เรามีแนวโน้มที่ลดลงอย่างชัดเจนในตัวติดตาม 'เวลาในสถานะ' ซึ่งเป็นสัญญาณที่ชัดเจนว่างานมีแนวโน้มที่จะไม่ค้างคาอยู่มากขึ้น"

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมหรือไม่?