วิธีใช้ AI ในการเขียนอีเมล (โดยไม่ให้ฟังเหมือนบอท)

“ดูดีเลย! แค่ปรับเปลี่ยนเล็กน้อยก่อนวันศุกร์” คืออีเมลแบบที่คุณมักได้รับเมื่อหวังว่าจะได้รับการอนุมัติอย่างรวดเร็ว

ตอนนี้คุณต้องเปรียบเทียบคำขอใหม่กับข้อตกลงของสัปดาห์ที่แล้ว กำหนดว่าคำขอเหล่านั้นอ้างอิงถึงกำหนดเวลาใด และพิจารณาว่าทีมของคุณสามารถส่งมอบงานได้จริงในขอบเขตใด คุณยังไม่ได้เขียนคำตอบเลย

งานเหล่านี้สะสมไปเรื่อยๆ พนักงานที่เข้าร่วมการทดลองภาคสนามของ Microsoft Researchใช้เวลาเฉลี่ย 11.7 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการจัดการอีเมลก่อนที่การวิจัยจะเริ่มขึ้น นักวิจัยประมาณการว่าผู้ที่ใช้ Copilot ในมากกว่าครึ่งหนึ่งของสัปดาห์การวิจัย ใช้เวลาน้อยลง 3.6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการจัดการอีเมล

นี่คือการลดเวลาที่ใช้ในการจัดการกล่องจดหมายเข้าได้อย่างมีนัยสำคัญ

อย่างไรก็ตาม การนำ AI มาใช้ในอีเมลของคุณเองนั้นต้องมีการตัดสินใจหลายอย่าง คุณอาจต้องการความช่วยเหลือในการติดตามหัวข้อสนทนาที่ยาวกับลูกค้า การร่างคำตอบแบบมาตรฐาน หรือการระบุคำขอที่ทีมของคุณต้องดำเนินการ แต่ละงานต้องการบริบทและขั้นตอนตรวจสอบที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น การสรุปเนื้อหาต้องรักษาวันกำหนดส่งล่าสุดไว้ ส่วนคำตอบต้องสะท้อนถึงสิ่งที่คุณสามารถสัญญาได้จริง

คู่มือนี้อธิบายวิธีใช้ AI ในการเขียนอีเมลผ่าน Gmail, Outlook, ผู้ช่วยแชท และ ClickUp พร้อมด้วยคำสั่งและตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง คุณจะได้เรียนรู้วิธีเลือกว่าจะมอบหมายงานใด ให้ AI มีข้อมูลบริบทเพียงพอเพื่อสร้างร่างอีเมลที่มีประโยชน์ และเปลี่ยนคำขอผ่านอีเมลให้เป็นงานที่ทีมของคุณสามารถติดตามได้

การใช้ AI ในการเขียนอีเมลนั้นเกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง?

การใช้ AI ในอีเมลหมายถึงการให้โมเดล AI จัดการงานเฉพาะในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตอีเมล AI นี้ทำงานภายในกล่องจดหมายของคุณ เช่น Gemini ใน Gmail หรือ Copilot ใน Outlook หรือทำงานในเครื่องมือที่เชื่อมต่อ เช่น ChatGPT, Claude หรือ ClickUp Brain² ซึ่งแตกต่างจาก AI สำหรับการตลาดผ่านอีเมล ที่ปรับแต่งแคมเปญให้เหมาะกับผู้รับหลายพันคน คู่มือนี้ครอบคลุมการเขียนอีเมลแบบหนึ่งต่อหนึ่งและอีเมลของทีม ซึ่งช่วยเติมเต็มวันทำงานของคุณ

มี 5 งานหลักที่รับผิดชอบส่วนใหญ่ของงานนี้:

เริ่มด้วยงานที่ทำซ้ำในขั้นตอนการจัดการอีเมลที่มีอยู่ เช่น การสรุปเนื้อหาการสนทนาของลูกค้าก่อนการประชุมประจำสัปดาห์ ตรวจสอบผลลัพธ์กับข้อความต้นฉบับก่อนที่จะใช้มันอย่างเต็มตัว

งานอีเมลใดที่คุณควรมอบหมายให้ AI ทำ?

บทสรุป ข้อเสนอแนะในการจัดลำดับความสำคัญ และร่างอีเมลตามกิจวัตร เป็นจุดเริ่มต้นที่มีประโยชน์ เพราะคุณสามารถเปรียบเทียบกับข้อความต้นฉบับได้ สำหรับอีเมลที่ละเอียดอ่อน เช่น ข้อเสนอแนะหรือคำขอโทษ ควรเขียนร่างแรกด้วยตัวเองก่อน แล้วจึงขอให้ AI ตรวจสอบ

การวิจัยนี้ช่วยอธิบายความแตกต่างดังกล่าว แม้ว่าจะไม่ได้จัดอันดับตามแต่ละงาน

การทดลองภาคสนามของ Microsoftที่กล่าวถึงในส่วนเปิดหัว มีพนักงาน 7,137 คนจาก 66 บริษัทเข้าร่วมการทดลอง สำหรับทุกคนที่ได้รับการมอบสิทธิ์เข้าถึง Copilot นักวิจัยประมาณการว่าเวลาที่ใช้ในการเขียนอีเมลลดลง 1.3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ตัวเลขประมาณการที่ใหญ่กว่าในส่วนเปิดหัวนี้ใช้กับผู้ใช้ทั่วไป ผลวิจัยเหล่านี้สนับสนุนศักยภาพของ AI ในการลดปริมาณงานอีเมลโดยรวม แทนที่จะพิสูจน์ว่าการสรุปเนื้อหาช่วยประหยัดเวลามากกว่าการเขียนร่าง

ในการศึกษาที่มีผู้เข้าร่วม 1,100 คน ผู้เข้าร่วมได้ประเมินข้อความแสดงความยินดีที่ได้รับการแจ้งว่าถูกเขียนขึ้นด้วยระดับการช่วยเหลือจาก AI ที่แตกต่างกัน

เราเห็นความขัดแย้งระหว่างการรับรู้เกี่ยวกับคุณภาพของข้อความกับการรับรู้เกี่ยวกับผู้ส่ง แม้การเขียนด้วย AI จะสร้างความประทับใจเชิงบวกในด้านความเป็นมืออาชีพ แต่ผู้จัดการที่ใช้ AI สำหรับงานสื่อสารประจำวัน ก็อาจทำให้ความน่าเชื่อถือของตนเองตกอยู่ในความเสี่ยงเมื่อใช้ระดับความช่วยเหลือจาก AI ที่อยู่ในระดับกลางถึงสูง

เมื่อผู้บังคับบัญชาใช้ความช่วยเหลือจาก AI เพียงเล็กน้อย 83% ของผู้รับมองว่าพวกเขามีความจริงใจ แต่เมื่อใช้ความช่วยเหลือจาก AI อย่างมาก ตัวเลขนี้ลดลงเหลือ 40% ถึง 52% ผลวิจัยนี้ชี้ให้เห็นว่า สำหรับการรับรู้ในระดับส่วนตัว ความพยายามที่ผู้รับคิดว่าคุณได้ใส่ลงไปในข้อความนั้น สามารถส่งผลต่อวิธีที่พวกเขาตีความข้อความได้

อย่างไรก็ตาม สำหรับงานอย่างการยืนยันการนัดหมาย ผู้รับต้องการข้อมูลที่ถูกต้องเป็นหลัก ดังนั้นคุณสามารถใช้ AI เพื่อเขียนร่างแรกและตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องก่อนส่งได้ ส่วนเมื่อส่งคำชม คำติชม หรือคำขอโทษ การเลือกใช้คำพูดของคุณยังแสดงให้เห็นว่าคุณได้คิดถึงผู้รับและสถานการณ์นั้นอย่างลึกซึ้งเพียงใด

ศาสตราจารย์ Ethan Mollick จาก Wharton ได้ยกประเด็นที่เกี่ยวข้องขึ้นในการสัมภาษณ์กับรายการ On Point ของ WBUR ว่าควรมอบหมายงานเขียนประเภทใดให้ผู้อื่นทำ:

เช่น คุณสามารถใช้ AI เพื่อเขียนรายงานประเมินผลการปฏิบัติงานได้ นั่นคือสิ่งแรกที่ทุกคนทำกับ AI แต่คุณค่าของรายงานประเมินผลการปฏิบัติงานจะเป็นอย่างไร หากมันไม่ได้ถูกเขียนโดยมนุษย์? ใช่ไหม? ดังนั้นเราจึงต้องถามว่า นี่คือสิ่งที่คนควรใช้เวลาไปทำหรือไม่? การเขียนจดหมายแนะนำด้วยมือนั้นสำคัญหรือไม่? หรือมันเป็นเพียงขั้นตอนตามรูปแบบที่ฉันต้องส่งให้ใครบางคน? ดังนั้นฉันคิดว่าความท้าทายนี้คือจุดที่ช่วยชี้แจงบทบาทของ AI: มนุษย์จำเป็นต้องมีส่วนร่วมหรือไม่?

เขายังอนุญาตให้ใช้ร่างอีเมลที่สร้างโดย AI เมื่อผู้เขียนได้คิดผ่านประเด็นนั้นแล้ว แต่ต้องการความช่วยเหลือในการแสดงความคิดเห็นออกมา คุณสามารถตัดสินใจเรื่องนี้อีเมลละฉบับได้

ใช้ตารางนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ปฏิบัติได้จริง แทนที่จะเป็นอันดับตามการวัดผลเวลาที่ประหยัดได้:

สำหรับเอเจนซีและทีมที่ทำงานกับลูกค้า การตรวจสอบครั้งสุดท้ายนี้มีความสำคัญทุกครั้งที่อีเมลนำงานเพิ่มเติมมา ก่อนที่จะมอบหมายคำขอ ให้ยืนยันว่างานนั้นอยู่ในขอบเขตที่ตกลงกันไว้หรือไม่ และทีมได้รับทราบและยอมรับกำหนดเวลาแล้วหรือไม่

เครื่องมือ AI สำหรับเขียนอีเมลแบบใดที่เหมาะกับระบบของคุณ?

มีสามวิธีหลักที่คุณสามารถผสมผสานกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการเขียนอีเมลที่มีอยู่ได้

AI ในกล่องจดหมายที่ติดตั้งมาพร้อมระบบ: Gemini ใน Gmail และ Copilot ใน Outlook

AI ที่มาพร้อมระบบเป็นจุดเริ่มต้นที่ง่ายที่สุด เพราะมันอยู่ตรงที่อีเมลของคุณเข้ามา ใน Gmail แผง Ask Gemini สามารถสรุปเนื้อหาของบทสนทนาและตอบคำขอ เช่น “สร้างรายการงานที่ต้องทำให้ฉันตามอีเมลนี้”

ช่วยฉันเขียนร่างข้อความใหม่จากคำสั่งหรือปรับปรุงข้อความที่มีอยู่ ใน Outlook, Summary by Copilot จะสรุปการสนทนาทางอีเมล โดยสรุปดังกล่าวอาจรวมถึงการอ้างอิงที่มีหมายเลข ซึ่งนำคุณไปยังอีเมลต้นฉบับ ทำให้การตรวจสอบรายละเอียดกับต้นฉบับเป็นไปอย่างง่ายดาย

ข้อจำกัดปรากฏในข้อกำหนดของบัญชีและแอป การเข้าถึง Copilot ขึ้นอยู่กับแผนการสมัครสมาชิก เวอร์ชัน Outlook และการตั้งค่าของคุณ ผู้ใช้ที่ตรงตามเงื่อนไขยังสามารถใช้ Copilot กับบัญชีของบุคคลที่สามที่เชื่อมต่อได้ รวมถึง Gmail, Yahoo และ iCloud ฟีเจอร์การแชร์บัญชีของ Microsoft ไม่สามารถใช้งานได้ใน Outlook เวอร์ชันคลาสสิกสำหรับ Windows

การเขียนร่างด้วย Copilot ใน Outlook เวอร์ชันใหม่และ Outlook บนเว็บ ต้องใช้ HTML แทนข้อความแบบข้อความธรรมดา นอกจากนี้ คำแนะนำสำหรับอุปกรณ์มือถือของ Microsoft ยังระบุว่าต้องมีอย่างน้อย 100 ตัวอักษร เพื่อให้ Coaching by Copilot ให้คำแนะนำเกี่ยวกับร่างของคุณ ส่วนทาง Google ความพร้อมใช้งานของ Gemini ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติ แผนบริการ ภูมิภาค และภาษา ซึ่งไม่จำกัดเฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น

Outlook ยังมีฟีเจอร์ Prioritize ที่กำหนดระดับความสำคัญให้กับข้อความที่เข้ามา คุณสามารถให้คำสั่งเกี่ยวกับเรื่องที่สำคัญ เช่น ข้อความจากผู้จัดการหรือคำร้องเรียนจากลูกค้า ฟีเจอร์นี้จะใช้กับอีเมลที่ได้รับหลังจากที่คุณเปิดใช้งานเท่านั้น ไม่ใช่การจัดเรียงกล่องจดหมายที่มีอยู่เดิมย้อนหลัง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือของ Google โปรดดูคู่มือนี้เกี่ยวกับการใช้ Gemini ใน Gmail

ผู้ช่วยสนทนาแบบอิสระ: ChatGPT, Claude และแอป Gemini

ผู้ช่วยสนทนาจะให้คุณมีเวลาในการปรับแก้อีเมลที่จำเป็นต้องแก้ไขหลายครั้ง คุณสามารถเปรียบเทียบเวอร์ชันต่าง ๆ ปรับระดับความแข็งกร้าว และอธิบายว่าทำไมประโยคหนึ่งจึงฟังไม่เหมือนสไตล์การเขียนของคุณ

ข้อสังเกตของ Mollick เกี่ยวกับการเขียนร่างก่อนนั้นใช้ได้ที่นี่: การเขียนร่างด้วยตัวเองจะช่วยให้ผู้ช่วย AI มีตัวอย่างสไตล์การเขียนของคุณ จากนั้นคุณสามารถขอให้มันรักษาคำพูดนั้นไว้ พร้อมทั้งปรับปรุงความชัดเจนหรือย่อข้อความให้สั้นลง

จุดที่ต้องพิจารณาคือวิธีการให้ข้อมูลบริบท หากไม่มีการเชื่อมต่อ คุณจะต้องคัดลอกและวาง หรืออัปโหลดเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง การเชื่อมต่อที่ได้รับการสนับสนุนสามารถลดงานดังกล่าวได้ ตัวอย่างเช่น แอป Outlook Email ของ ChatGPT สามารถค้นหาและดึงข้อความจากกล่องจดหมายที่ได้รับอนุญาต ตามสิทธิ์ของบัญชีและการตั้งค่าพื้นที่ทำงาน การค้นหาแบบกว้างอาจยังพลาดข้อความที่เกี่ยวข้องได้ ดังนั้นควรระบุผู้ส่ง หัวข้อ หรือช่วงวันที่เมื่อจำเป็น

นอกจากนี้ยังมีประเด็นเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลด้วย การคัดลอกเงื่อนไขสัญญาของลูกค้ามาวางในบัญชีส่วนตัวอาจละเมิดนโยบาย AI ของบริษัทคุณได้ ดังนั้นควรใช้บัญชีที่ได้รับการอนุมัติและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลใดที่คุณได้รับอนุญาตให้แบ่งปันคู่มือการเขียนอีเมลด้วย ChatGPTของเรามีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีนี้ไว้แล้ว

สำหรับอีเมลที่เขียนยาก ให้ระบุเนื้อหาการสนทนา อธิบายผลลัพธ์ที่คุณต้องการ และขอให้สร้างสามเวอร์ชันด้วยระดับความเด็ดขาดที่แตกต่างกัน จากนั้นขอให้ผู้ช่วยระบุคำพูดที่ผู้รับอาจรู้สึกว่าไม่ชัดเจนหรือมีท่าทีเผชิญหน้า ให้พิจารณาคำติชมนั้นเป็นความหมายที่อาจเกิดขึ้นได้ แทนที่จะเป็นการคาดการณ์ว่าผู้รับจะตอบสนองอย่างไร

AI สำหรับการจัดการงานที่เชื่อมโยงอีเมลกับงาน

วิธีที่สามถือว่าอีเมลเป็นข้อมูลนำเข้าหนึ่งส่วนในงาน เมื่อแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงได้ AI สามารถใช้任务, กำหนดเวลา หรือการตัดสินใจที่บันทึกไว้ใน Doc พร้อมกับอีเมลได้ ซึ่งช่วยให้ AI สามารถเตรียมคำตอบโดยอ้างอิงบริบทของโครงการ และช่วยเปลี่ยนคำขอให้เป็นรายการที่ติดตามได้

นี่คือจุดที่ Brain² เข้ามามีบทบาท มันสามารถใช้ข้อมูลจากงาน (Tasks), เอกสาร (Docs), แชท (Chat) และแอปที่เชื่อมต่อและได้รับการสนับสนุน ซึ่งคุณมีสิทธิ์เข้าถึง คุณสามารถขอให้มันเปรียบเทียบคำขอของลูกค้ากับบทสรุปโครงการ (project brief), ร่างคำตอบ และสร้างงาน (tasks) หลังจากที่คุณยืนยันขอบเขตงาน ผู้รับผิดชอบ และวันที่แล้ว เราจะอธิบายขั้นตอนการตั้งค่าและข้อจำกัดในส่วน ClickUp ด้านล่าง

วิธีใช้ AI ในการเขียนอีเมล ขั้นตอนละขั้นตอน

ใช้ 7 ขั้นตอนต่อไปนี้ร่วมกับเครื่องมือที่มีอยู่ คุณสมบัติและขั้นตอนการดำเนินการขึ้นอยู่กับบัญชี การเชื่อมต่อ และสิทธิ์การใช้งานของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มด้วยการอ่าน ไม่ใช่การเขียน

ใช้ AI เพื่อสรุปเนื้อหาในสายสนทนาที่ยาว ก่อนที่จะร่างคำตอบ ขอข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อดำเนินการ เช่น การตัดสินใจ กำหนดเวลา และคำถามที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข

ใน Gmail ให้เปิดหัวข้อสนทนาและขอให้ Gemini สรุปเนื้อหา ใน Outlook ให้เลือก "Summary by Copilot" ที่ส่วนบนของหัวข้อสนทนา ใน ChatGPT หรือ Claude ให้ใส่หัวข้อสนทนาหรือใช้การเชื่อมต่ออีเมลที่รองรับ ลองใช้คำสั่งนี้:

สรุปหัวข้อนี้ในสามข้อหลัก แล้วระบุทุกการตัดสินใจ ทุกวันที่กำหนด และทุกสิ่งที่ถูกมอบหมายให้ผมโดยระบุชื่อผู้รับผิดชอบ แยกแยะระหว่างการเปลี่ยนแปลงที่เสนอไว้กับข้อตกลงที่ได้รับการยืนยันแล้ว

ก่อนที่จะดำเนินการตามสรุป ให้เปิดข้อความต้นฉบับเพื่อตรวจสอบตัวเลข วันที่ หรือคำสัญญา หากมี Outlook จะนำคุณกลับไปยังอีเมลที่เกี่ยวข้องผ่านลิงก์อ้างอิงในสรุป

ขั้นตอนที่ 2: ให้ AI คัดกรองเนื้อหา แล้วตัดสินใจขั้นสุดท้ายด้วยตัวเอง

ขอให้ AI จัดกลุ่มข้อความที่มีอยู่เป็น “ต้องทำวันนี้”, “ต้องทำในสัปดาห์นี้” และ “อ่านภายหลัง” ตรวจสอบข้อความที่มีลำดับความสำคัญสูงและรายชื่อ VIP ของคุณก่อน แล้วจึงสแกนกลุ่มที่มีลำดับความสำคัญต่ำลงเพื่อหาคำขอที่อาจถูกมองข้าม

เปิดใช้งานฟีเจอร์ "Prioritize" ใน Outlook หรือขอให้ Gemini ช่วยระบุอีเมลที่จำเป็นต้องตอบกลับ ฟีเจอร์ "Prioritize" ของ Outlook จะประเมินข้อความใหม่หลังจากที่คุณเปิดใช้งานแล้ว แต่จะไม่จัดเรียงอีเมลที่ยังค้างอยู่

ในผู้ช่วยสนทนา ให้ป้อนข้อความที่เกี่ยวข้องหรือดึงข้อมูลมาผ่านการเชื่อมต่อที่รองรับ แล้วขอให้มันจัดอันดับข้อความเหล่านั้นตามลำดับความสำคัญของคุณในสัปดาห์นี้ หัวข้ออีเมลและผู้ส่งสามารถช่วยในการสแกนเบื้องต้นได้ แต่อาจทำให้คำขอที่แท้จริงถูกมองข้ามได้ จับคู่คำสั่งของคุณกับชุดกฎง่ายๆ สำหรับการจัดลำดับความสำคัญของอีเมลในการทำงาน

อีเมลสั้นๆ จากลูกค้าสำคัญอาจสมควรได้รับความสนใจ แม้จะไม่มีคำเตือนว่า “เร่งด่วน” ก็ตาม ตรวจสอบข้อความเหล่านั้นด้วยตัวเอง และใช้ข้อเสนอแนะของ AI เป็นจุดเริ่มต้น แทนที่จะถือว่าเป็นคำอธิบายครบถ้วนเกี่ยวกับความรับผิดชอบของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: ให้ AI ทราบบริบทก่อนที่จะขอร่างอีเมล

คำสั่งเช่น “เขียนอีเมลติดตามผลถึง Dana” จะทำให้ผู้ช่วยไม่ได้รับข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของคุณ ประวัติการติดต่อ และโทนการเขียนของคุณ ให้ข้อมูลบริบทเพิ่มเติม 5 ชั้น:

ก่อน: “เขียนอีเมลเพื่อขอเลื่อนกำหนดส่งนี้”

หลัง: “ผมเป็นนักออกแบบระดับสูงที่ทำงานร่วมกับ Priya ทุกสัปดาห์และสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา Priya เป็นผู้จัดการผลิตภัณฑ์ที่กำลังเผชิญความกดดันจากฝ่ายขาย เธอได้ย้ายกำหนดการส่งมอบแบบจำลองการเปิดตัวจากวันที่ 14 เป็นวันที่ 9 ในการประชุมทางโทรศัพท์เมื่อวันจันทร์ ผมอยากให้เธอตกลงกับวันที่ 12 โดยส่งสองหน้าจอเป็นตัวอย่างล่วงหน้าในวันที่ 9 ผมมักเขียนให้เธอด้วยประโยคสั้นๆ ที่เป็นมิตร และไม่ใช้คำพูดแบบองค์กร”

ตัวอย่างคำตอบ:

สวัสดี Priya, เราสามารถตกลงกันวันที่ 12 ได้ไหมสำหรับชุดโมเดลจำลองการเปิดตัวแบบครบถ้วน? ผมสามารถส่งภาพหน้าจอสองหน้าในวันที่ 9 เป็นตัวอย่างเบื้องต้นได้ครับ โปรดแจ้งให้ผมทราบว่าทีมขายเห็นด้วยหรือไม่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าร่างอีเมลนั้นนำเสนอวันที่ 12 เป็นข้อเสนอ ไม่ใช่กำหนดเวลาที่ตกลงกันแล้ว ยืนยันว่าคุณสามารถส่งหน้าจอตัวอย่างทั้งสองได้ก่อนที่จะส่งอีเมล และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเดือนที่ระบุในหัวข้อสนทนานั้นชัดเจน

มีรูปแบบคำสั่งเพิ่มเติมในคอลเลกชันคำสั่ง ChatGPT สำหรับการเขียนนี้

ขั้นตอนที่ 4: แก้ไขร่างจนกระทั่งเนื้อหาฟังดูเหมือนเป็นคำเขียนของคุณเอง

อ่านร่างอีเมลออกเสียงดังๆ และตัดส่วนใดก็ตามที่คุณจะไม่พูดกับบุคคลนี้เมื่อพบหน้าต่อหน้า ลบคำทักทายแบบสำเร็จรูปที่ไม่มีประโยชน์อะไร แทนคำคุณศัพท์ที่เรียงซ้อนกันด้วยข้อเท็จจริงที่เฉพาะเจาะจงเพียงหนึ่งข้อ และจำกัดส่วนปิดท้ายให้เหลือเพียงหนึ่งบรรทัด

ใน Outlook ให้ใช้ Coaching by Copilot เพื่อตรวจสอบร่างอีเมลของคุณเอง ในกรณีที่ฟีเจอร์นี้ใช้งานได้ คำแนะนำบนอุปกรณ์มือถือของ Microsoft กำหนดว่าต้องมีข้อความอย่างน้อย 100 ตัวอักษร เพื่อรับคำแนะนำจากระบบ ใน Gmail ให้ใช้ตัวเลือกการปรับแต่งของ Help me write กับข้อความที่มีอยู่ แทนที่จะสร้างข้อความใหม่จากศูนย์ สำหรับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ ให้เขียนร่างแรกด้วยตัวเองก่อน แล้วจึงขอให้ AI ตรวจสอบโทนเสียงและความชัดเจน

คุณยังสามารถส่งตัวอย่างข้อความที่ได้รับการอนุมัติมาไม่กี่ตัวอย่าง และขอให้ผู้ช่วยระบุรูปแบบในความยาวของประโยค ระดับความเป็นทางการ และคำศัพท์ที่ใช้ นำข้อสังเกตเหล่านั้นมาใช้ในการปรับปรุงข้อความ โดยไม่ต้องเปิดเผยเนื้อหาการสื่อสารที่เป็นความลับ

หลักเกณฑ์ในคู่มือมารยาทการเขียนอีเมลของเราเป็นเครื่องมือกรองขั้นสุดท้ายที่มีประโยชน์ เมื่อข้อความตอบกลับนั้นได้ผลแล้ว ให้บันทึกไว้เป็นแม่แบบอีเมลใน Gmailหรือแม่แบบใน Outlook แล้วนำข้อความนั้นมาใช้ซ้ำเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับร่างอีเมลครั้งต่อไป

ขั้นตอนที่ 5: มอบหมายงานติดตามผลและสรุปเนื้อหาให้ AI

ขอให้ AI ระบุหัวข้อสนทนาที่คุณกำลังรอคำตอบมานานกว่าสามวัน แล้วเตรียมข้อความติดตามสั้นๆ สำหรับแต่ละหัวข้อ คุณยังสามารถขอให้ AI ส่งสรุปข้อความที่คุณถูกคัดลอกไว้เมื่อสิ้นวัน โดยแยกข้อมูลอัปเดตทั่วไปออกจากคำขอที่ต้องการความสนใจจากคุณ

ในผู้ช่วยสนทนา ให้ระบุเวลาของหัวข้อสนทนา หรือใช้การเชื่อมต่ออีเมลที่ได้รับการสนับสนุน ลอง:

หัวข้อสนทนาใดในจำนวนนี้กำลังรอคำตอบจากฝ่ายตรงข้าม และรอมานานเท่าไร? ใช้ข้อความล่าสุดในแต่ละหัวข้อสนทนา ร่างข้อความติดตามผลสองประโยคสำหรับแต่ละคำขอที่ยังไม่ได้รับคำตอบ แต่ยังอย่าส่งอะไรไปก่อน

ตรวจสอบว่าผู้ช่วยได้ดูคำตอบล่าสุดแล้วก่อนที่จะใช้ข้อเสนอแนะของมันตัวอย่างอีเมลแจ้งเตือนของเราแสดงวิธีรักษาคำพูดให้สุภาพ ตรวจสอบผู้รับ เวลาส่ง และเนื้อหาให้ถูกต้องก่อนส่ง

ขั้นตอนที่ 6: เปลี่ยนอีเมลขอความช่วยเหลือทุกฉบับให้เป็นงานที่ติดตามได้

อีเมลจากลูกค้าที่ขอให้ “แก้ไขอีกรอบก่อนวันศุกร์” อาจเป็นงานที่ทีมของคุณต้องจัดตารางเวลาไว้ หากคำขอนี้ถูกทิ้งไว้ในกล่องจดหมายเข้า แผนโครงการอาจไม่สะท้อนถึงเรื่องนี้เลย

ขอให้ AI สกัดคำขอจากสายสนทนา พร้อมทั้งผู้รับผิดชอบและวันที่ครบกำหนดที่ระบุไว้อย่างชัดเจน ให้ AI หมายเหตุรายละเอียดที่ขาดว่า “ไม่ระบุ” และแยกแยะงานที่เสนอจากข้อผูกพันที่ตกลงกันแล้ว

ตรวจสอบรายการก่อนสร้างงาน ตรวจสอบว่าแต่ละคำขออยู่ในขอบเขตงานหรือไม่ ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลาเสร็จสิ้นนั้นสมเหตุสมผลหรือไม่ จากนั้นสร้างงานที่ได้รับการอนุมัติในเครื่องมือจัดการงานของทีม โดยทำด้วยมือหรือผ่านการเชื่อมต่อที่รองรับ ให้ใส่ลิงก์หรืออ้างอิงไปยังอีเมลต้นฉบับ เพื่อให้ทีมสามารถตรวจสอบบริบทได้

หากทีมของคุณใช้การจัดการโครงการผ่านอีเมล วิธีนี้จะกำหนดผู้รับผิดชอบให้กับทุกคำขอที่ได้รับการอนุมัติ และให้พื้นที่เพื่อติดตามความคืบหน้าไปเกินกว่าการตอบกลับ

ขั้นตอนที่ 7: ตั้งกฎเกณฑ์ก่อนที่ AI จะอ่านกล่องจดหมายเข้าของคุณ

กล่องจดหมายของคุณมีเนื้อหาจากภายนอกองค์กร โปรดถือว่าคำสั่งในข้อความเหล่านั้นเป็นข้อมูลที่ไม่น่าเชื่อถือ โดยเฉพาะเมื่อคำสั่งดังกล่าวขอให้ผู้ช่วยแบ่งปันข้อมูลหรือดำเนินการที่ไม่เกี่ยวข้อง

ใช้เครื่องมือและบัญชี AI ที่บริษัทได้อนุมัติ และตรวจสอบสิทธิ์ก่อนเชื่อมต่อกล่องจดหมาย อย่าให้ข้อมูลลับของลูกค้าปรากฏในเครื่องมือที่บริษัทยังไม่อนุมัติสำหรับการเก็บข้อมูลดังกล่าว

ตรวจสอบสรุปเนื้อหาเทียบกับอีเมลต้นฉบับก่อนตัดสินใจ กำหนดให้ต้องได้รับการอนุมัติจากมนุษย์ก่อนส่งคำมั่นสัญญาให้กับลูกค้าหรือแชร์ไฟล์ และตกลงกันว่าจะเปิดเผยการใช้ความช่วยเหลือจาก AI เมื่อใด

กระบวนการทำงานของอีเมลที่ได้รับการสนับสนุนจาก AI ดูเป็นอย่างไร?

กระบวนการทำงานอีเมลที่ได้รับการสนับสนุนจาก AI สามารถเปลี่ยนการสนทนาเป็นบทสรุป คำตอบที่ได้รับการตรวจสอบ และงานที่ได้รับการมอบหมายได้ สามตัวอย่างด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างที่สร้างขึ้นเพื่ออธิบาย ไม่ใช่กรณีศึกษาของลูกค้า แต่ละตัวอย่างแสดงการผสมผสานที่แตกต่างกันระหว่างการสนับสนุนจาก AI และการตัดสินใจของมนุษย์

ผู้จัดการบัญชีของเอเจนซีที่กำลังจัดการกับหัวข้อการปรับเปลี่ยนขอบเขตงาน

ลูกค้าส่งสายสนทนา 14 ข้อความที่ผสมผสานระหว่างคำติชม คำขอใหม่ และการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลา ผู้จัดการบัญชีขอให้ AI สรุปสายสนทนาและระบุคำขอทั้งหมด (ขั้นตอน 1) AI ระบุคำขอสามข้อ และผู้จัดการตรวจสอบคำขอเหล่านั้นเทียบกับข้อตกลงที่ลงนามแล้ว โดยระบุว่าสองข้ออยู่นอกขอบเขต

ผู้จัดการจะตัดสินใจว่าทีมสามารถส่งมอบงานอะไรได้ กำหนดค่าบริการที่เสนอสำหรับงานเพิ่มเติม และส่งรายละเอียดเหล่านั้นให้ AI ผ่านคำสั่งบริบท 5 ส่วน (ขั้นตอน 3) AI จะร่างข้อความตอบกลับเพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงที่รวมไว้ และเสนอค่าบริการรวมถึงกำหนดเวลาใหม่สำหรับงานอีกสองงาน

ผู้จัดการตรวจสอบคำตอบ แก้ไขส่วนเนื้อหาเกี่ยวกับราคา และส่งไป การเปลี่ยนแปลงที่รวมไว้จะกลายเป็นงานที่ได้รับมอบหมาย ส่วนคำขอเพิ่มเติมจะยังคงอยู่ในสถานะรอการอนุมัติ จนกว่าลูกค้าจะอนุมัติขอบเขตงาน ค่าบริการ และกำหนดเวลา (ขั้นตอน 6)

ผู้รับผิดชอบด้านการตลาดที่กำลังติดตามการอนุมัติแคมเปญ

การเปิดตัวผลิตภัณฑ์จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายผลิตภัณฑ์ และหัวหน้าฝ่ายภูมิภาค ซึ่งทั้งหมดต้องดำเนินการผ่านอีเมล หัวหน้าฝ่ายการตลาดจึงขอให้ AI สรุปเนื้อหาการอนุมัติเป็นรายการรายวัน ที่แสดงว่าใครได้อนุมัติแล้ว ใครได้ขอปรับเปลี่ยน และใครยังไม่ได้ตอบกลับ (ขั้นตอน 2)

AI จะร่างข้อความติดตามผลสองบรรทัดสำหรับผู้เกี่ยวข้องที่ยังไม่ตอบกลับภายในระยะเวลาตรวจสอบที่ตกลงกันไว้ (ขั้นตอน 5) ผู้รับผิดชอบจะตรวจสอบว่ามีข้อความตอบกลับใหม่หรือไม่ ก่อนส่งข้อความเตือนความจำ และเมื่อสิ้นวัน เธอจะขอสรุปการอนุมัติที่ได้รับและข้อตัดสินใจที่ยังค้างอยู่

AI ช่วยเตรียมการอัปเดตประจำวัน ส่วนผู้รับผิดชอบจะจัดการกับข้อคัดค้านที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยตรง ทีมยังสามารถใช้กฎอัตโนมัติของ Gmailเพื่อติดป้ายกำกับข้อความอนุมัติ เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น

ผู้ก่อตั้งตอบกลับกรณีที่ลูกค้าส่งเรื่องขึ้นระดับสูง

ลูกค้าประจำส่งอีเมลมาแจ้งเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินและขู่ว่าจะยกเลิกบริการ ผู้ก่อตั้งจึงให้ AI เข้าถึงการสื่อสารที่เกี่ยวข้อง และขอให้สรุปประวัติการสนับสนุนและค่าใช้จ่ายที่ถูกโต้แย้ง (ขั้นตอน 1) เธอตรวจสอบสรุปดังกล่าวกับบันทึกการเรียกเก็บเงินก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะเสนออะไร

ผู้ก่อตั้งเขียนคำขอโทษด้วยตัวเอง แล้วขอให้ AI ตรวจสอบโทนเสียงและความชัดเจน โดยไม่เปลี่ยนแปลงข้อเสนอการแก้ไข (ขั้นตอนที่ 4)

เธอส่งการแก้ไขใบแจ้งหนี้ไปยังฝ่ายการเงินพร้อมกำหนดเส้นตายที่ได้รับการยืนยัน และเชื่อมโยงอีเมลของลูกค้ากับงานนั้น (ขั้นตอน 6) เมื่อฝ่ายการเงินตรวจสอบการแก้ไขแล้ว เธอจะติดตามผลกับลูกค้า

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการใช้ AI เขียนอีเมลคืออะไร?

ข้อความตอบกลับที่สร้างโดย AI อาจอ่านได้ดี แต่ยังอาจพลาดกำหนดเวลาที่เปลี่ยนแปลงไป บ่งชี้ถึงการอนุมัติ หรือใช้ข้อมูลที่คุณไม่ควรเปิดเผย ตรวจสอบ 5 ข้อผิดพลาดเหล่านี้ก่อนที่จะเชื่อถือผลลัพธ์ที่ได้

ให้ AI เขียนอีเมลสร้างความสัมพันธ์ตั้งแต่ต้นจนจบ

ตัวอย่าง: ข้อความแสดงความยินดีที่ชื่นชม “การมีส่วนร่วมที่โดดเด่น” ของใครบางคน โดยไม่ระบุรายละเอียดว่าเขาได้ทำอะไร

วิธีแก้ไข: เขียนคำชม คำติชม หรือคำขอโทษที่เฉพาะเจาะจงด้วยตัวเอง แล้วขอให้ AI ช่วยปรับปรุงความชัดเจน โดยไม่เพิ่มคำชม ความรู้สึก หรือคำสัญญาที่คุณไม่ได้กล่าวถึง

การให้คำสั่งด้วยหนึ่งบรรทัด

ตัวอย่างผลลัพธ์: เมื่อพิมพ์ “Follow up with the client” ระบบจะสร้างข้อความเตือนทั่วไป ซึ่งไม่คำนึงถึงระยะเวลาที่ท่านได้ตกลงกันเมื่อวานนี้

วิธีแก้ไข: ใส่ข้อตกลงล่าสุด ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ และสไตล์การเขียนตามปกติของคุณ ขอให้ผู้ช่วยทำเครื่องหมายที่ข้อมูลที่ขาดไป แทนที่จะเติมข้อมูลที่ขาดเอง

เชื่อในบทสรุปโดยไม่ต้องเปิดหัวข้อสนทนา

ตัวอย่างสถานการณ์: คุณยืนยันวันที่ส่งจากบทสรุป โดยไม่สังเกตเห็นข้อความตอบกลับที่ส่งมาภายหลังซึ่งเสนอให้เปลี่ยนวันที่ส่ง

วิธีแก้ไข: เปิดข้อความต้นฉบับสำหรับแต่ละวันที่ ราคา หรือข้อผูกพัน ตรวจสอบว่ารายละเอียดนั้นเป็นข้อมูลล่าสุดและได้รับการตกลงแล้ว ไม่ใช่เพียงถูกกล่าวถึงเท่านั้น

การทิ้งคำขอไว้ในกล่องจดหมายเข้า

ตัวอย่างสถานการณ์: คุณรับทราบคำขอของลูกค้า แต่ไม่เคยจัดงานให้ใครเลย ลูกค้าคาดหวังความคืบหน้า ในขณะที่รายการงานของทีมยังคงไม่เปลี่ยนแปลง

วิธีแก้ไข: บันทึกงานที่ได้รับการอนุมัติพร้อมระบุผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา และอ้างอิงถึงอีเมลนั้น แยกคำขอที่รอการอนุมัติไว้ต่างหาก ใช้เทคนิคInbox Zeroเพื่อลบข้อความที่ได้รับการจัดการแล้วเพียงเมื่องานนั้นถูกบันทึกเรียบร้อยแล้ว

การคัดลอกและวางข้อมูลลับลงในบัญชี AI ส่วนตัว

ตัวอย่างสถานการณ์: มีคนคัดลอกสัญญาของลูกค้าเข้าไปในบัญชีแชทบอทส่วนตัว โดยไม่ตรวจสอบว่านโยบายของบริษัทอนุญาตหรือไม่

วิธีแก้ไข: ใช้เครื่องมือและบัญชีที่ได้รับการอนุมัติ แบ่งปันข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นสำหรับงานนั้นเท่านั้น และตรวจสอบกฎการจัดการข้อมูลขององค์กรก่อนที่จะอัปโหลดสัญญา ข้อมูลลูกค้า หรือเอกสารลับอื่น ๆ

ทำอย่างไรเพื่อเปลี่ยนคำขอผ่านอีเมลให้เป็นงานใน ClickUp?

ClickUp เชื่อมโยงการสนทนาทางอีเมลกับงานที่สร้างขึ้นจากสนทนานั้น สำหรับเอเจนซีและทีมบริการลูกค้า สิ่งนี้หมายความว่าสามารถเก็บคำขอของลูกค้า คำตอบที่ตกลงกัน และงานที่มอบหมายไว้ด้วยกันได้

รักษาการสนทนาทางอีเมลให้อยู่ในกรอบงาน

เมื่อเปิดใช้งานEmail in ClickUpสำหรับ Space ที่เกี่ยวข้องและเชื่อมต่อบัญชีอีเมลแล้ว คุณจะสามารถส่งและรับอีเมลได้โดยตรงจากภายในงาน คำตอบจะปรากฏในฟีดกิจกรรมของงานในรูปแบบความคิดเห็นหรือคำตอบแบบสレッド ทำให้ทีมของคุณสามารถติดตามการสนทนาไปพร้อมกับผลลัพธ์งานได้

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งแบบร่างการออกแบบจากงานตรวจสอบ และเก็บคำตอบของลูกค้าไว้เป็นไฟล์แนบกับงานนั้น ข้อจำกัดที่ควรทราบคือ หากผู้รับเปลี่ยนหัวข้ออีเมล คำตอบของพวกเขาจะไม่ปรากฏกลับใน ClickUp

เปลี่ยนคำขอที่เข้ามาเป็นงานโดยส่งต่อ

เปิดเมนูของรายชื่อและเลือก ส่งอีเมลไปยังรายชื่อ เพื่อคัดลอกที่อยู่อีเมลเฉพาะของคุณ ส่งหรือส่งต่ออีเมลไปยังที่อยู่นั้นเพื่อสร้างงาน หัวข้ออีเมลจะกลายเป็นชื่องาน และเนื้อหาอีเมลจะกลายเป็นคำอธิบายของงาน

คุณสามารถใส่แท็กงานและวันที่ครบกำหนดใน บรรทัดหัวข้อ ได้ เช่น และ. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลตรงกับผู้ใช้ ClickUp ที่ต้องการ และวันที่ครบกำหนดได้รับการตกลงกันแล้วก่อนส่ง นี่คือการสร้างงานจากอีเมล ซึ่งแยกต่างหากจากการที่ AI ตีความคำขอ

ใช้ Brain² เพื่อเขียนร่างอีเมลโดยอ้างอิงบริบทของโครงการ

Brain² สามารถทำงานร่วมกับงาน (Tasks), เอกสาร (Docs), แชท (Chat) และข้อมูลจากแอปที่เชื่อมต่อและได้รับการสนับสนุน ซึ่งคุณมีสิทธิ์เข้าถึงได้ ให้มันรับคำขอจากลูกค้าและชี้ให้มันดูเอกสารสรุปหรือสัญญาที่เกี่ยวข้อง แล้วขอให้มันเปรียบเทียบทั้งสองอย่าง:

เปรียบเทียบคำขอจากลูกค้านี้กับเอกสารสรุปโครงการที่แนบมา ระบุสิ่งที่ได้รวมไว้แล้ว สิ่งที่อาจต้องทำงานเพิ่มเติม และสิ่งที่คุณยังไม่สามารถกำหนดได้ อ้างอิงรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง ร่างคำตอบเพื่อผมตรวจสอบ โดยไม่ต้องตกลงกับค่าบริการหรือกำหนดเวลาใหม่

ตรวจสอบการเปรียบเทียบนั้นกับข้อตกลงก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะเสนออะไร เมื่อขอบเขตงานได้รับการตกลงแล้ว ให้ Brain² สร้างงานหรืองานย่อยพร้อมผู้รับผิดชอบและวันที่ที่ได้รับการยืนยันไว้ และให้รายละเอียดที่ยังไม่ได้รับการยืนยันไว้ว่าง

คุณยังสามารถสลับระหว่างโมเดล AI ที่ได้รับการสนับสนุนและพร้อมใช้งานในพื้นที่ทำงานของคุณได้ โดยยังคงรักษาประวัติการสนทนาและบริบทของพื้นที่ทำงานไว้ สำหรับงานอีเมลที่ทำซ้ำได้ Super Agent สามารถปฏิบัติตามคำสั่งที่ตั้งค่าไว้ และใช้เครื่องมือและความรู้ที่คุณมอบให้ กำหนดว่าคำขอใดที่มันควรทำเครื่องหมายเพื่อตรวจสอบ และคำขอใดที่มันต้องปล่อยให้คนตัดสินใจวิธีการให้คำสั่งแก่เอเยนต์ AIเหล่านี้สามารถช่วยคุณกำหนดคำสั่งเหล่านั้นได้

เลือกการเชื่อมต่อที่เหมาะสมกับงาน

อีเมลใน ClickUp, การส่งต่ออีเมลเป็นงาน (email-to-task forwarding) และเครื่องมือแอปที่เชื่อมต่อของ Brain² มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน การเชื่อมต่อบัญชีอีเมลจะไม่ทำให้ทุกข้อความที่เข้ามาถูกแปลงเป็นงานที่ได้รับการมอบหมายโดยอัตโนมัติ

ผู้ใช้ Outlook ยังสามารถใช้ add-in ของ ClickUp เพื่อสร้างงานจากอีเมลที่เลือกไว้ หรือแนบข้อความไปยังงานที่มีอยู่ได้ อย่างไรก็ตาม add-in นี้ไม่มีให้บริการบนอุปกรณ์มือถือ และไม่รองรับกล่องจดหมายร่วม โปรดตรวจสอบข้อกำหนดสำหรับระบบการผสานรวมเฉพาะที่คุณวางแผนจะใช้

เพื่อความชัดเจนทางภาพ ให้เริ่มด้วยแม่แบบบอร์ดคานบันสำหรับอีเมล (Emails Kanban Board Template) เพิ่มคำขอที่ได้รับการอนุมัติเป็นงาน กำหนดผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาเสร็จสิ้น และย้ายงานผ่านสถานะต่าง ๆ ที่สอดคล้องกับกระบวนการของคุณ การเชื่อมต่อบัญชีอีเมลเป็นขั้นตอนการตั้งค่าที่แยกต่างหาก คุณยังต้องกำหนดวิธีที่คำขอจะเข้าสู่บอร์ด

ทำให้อีเมลง่ายต่อการดำเนินการ

ครั้งต่อไปที่ลูกค้าขอ “ปรับเปลี่ยนเล็กน้อย” คุณควรสามารถเข้าใจได้ว่าการปรับเปลี่ยนเหล่านั้นส่งผลต่อโครงการอย่างไร โดยไม่ต้องต้องจัดเรียงข้อตกลงใหม่จากข้อความตอบกลับที่กระจัดกระจาย นั่นคือเกณฑ์วัดประสิทธิภาพที่มีประโยชน์สำหรับการตั้งค่า AI ของคุณ: คือมันช่วยลดปริมาณงานที่จำเป็นเพื่อถึงข้อสรุปที่ชัดเจนได้หรือไม่

สำหรับกล่องจดหมายส่วนตัว การร่างและสรุปเนื้อหาอาจเพียงพอสำหรับความต้องการส่วนใหญ่ของคุณ แต่สำหรับทีมที่ทำงานให้กับลูกค้า การสนทนาต้องเชื่อมโยงกับรายละเอียดงาน กำหนดเวลา และผู้รับผิดชอบอยู่เสมอ มิฉะนั้น แม้คำตอบจะเขียนได้ดีเพียงใด ก็ยังต้องมีผู้รับผิดชอบในการประสานงานหลังจากนั้น

ClickUp ผสานบริบทของโครงการและการจัดการงานเข้าด้วยกัน โดย Brain² จะช่วยคุณทำงานกับข้อมูลทั้งหมดที่คุณสามารถเข้าถึงได้ เริ่มใช้ ClickUp ฟรีและลองใช้กับโครงการลูกค้าที่กำลังดำเนินการอยู่หนึ่งโครงการ ประเมินผลลัพธ์จากความสามารถของทีมคุณในการค้นหาข้อตกลงล่าสุดและดำเนินการตามนั้นโดยไม่ต้องขอคำชี้แจงเพิ่มเติม

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับวิธีใช้ AI ในการเขียนอีเมล

AI ใดที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนอีเมล?

เลือกเครื่องมือตามสถานที่ทำงานและบริบทที่ผู้ช่วยต้องการ Gemini ใน Gmail และ Copilot ใน Outlook ให้ความช่วยเหลือในการร่างอีเมลภายในโปรแกรมอีเมลของคุณ ChatGPT และ Claude ช่วยให้คุณเปรียบเทียบเวอร์ชันและปรับแต่งคำพูดผ่านการสนทนา ClickUp Brain² สามารถช่วยได้เมื่อการตอบกลับของคุณต้องการบริบทโครงการที่เข้าถึงได้จากงาน เอกสาร และการสนทนาของทีม ตรวจสอบสิทธิ์การใช้งานบัญชี การเชื่อมต่อ และสิทธิ์ก่อนที่จะเลือก

ทำอย่างไรถึงจะรู้ได้ว่าอีเมลนั้นถูกเขียนโดย AI?

คำทักทายทั่วไป คำชมที่ไม่ชัดเจน และการใช้สำนวนซ้ำๆ อาจทำให้อีเมลดูไม่ส่วนตัว แต่สิ่งเหล่านี้ไม่ได้บ่งชี้ว่า AI เป็นผู้เขียน ในการศึกษาของ UF และ USC ที่กล่าวถึงข้างต้น ผู้เข้าร่วมได้รับการแจ้งให้ทราบว่ามีการใช้ความช่วยเหลือจาก AI ในระดับใด; นี่ไม่ใช่การทดสอบความสามารถของพวกเขาในการตรวจจับข้อความที่เขียนโดย AI เมื่อตรวจสอบร่างอีเมลของคุณเอง ให้เน้นไปที่รายละเอียดที่ถูกต้อง วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน และการใช้คำที่เหมาะสมกับความสัมพันธ์

ChatGPT สามารถจัดระเบียบอีเมลของฉันได้หรือไม่?

ChatGPT สามารถช่วยสรุปข้อความ ระบุคำขอที่ยังไม่ได้รับการตอบกลับ และเสนอลำดับความสำคัญ โดยใช้อีเมลที่คุณให้มาหรือดึงข้อมูลผ่านช่องทางเชื่อมต่อที่รองรับ แอป Outlook Email ของมันสามารถค้นหาในกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อได้ ส่วนการดำเนินการจัดการที่มีอยู่จะขึ้นอยู่กับสิทธิ์และการตั้งค่าพื้นที่ทำงาน ระบุกล่องจดหมาย ช่วงวันที่ และงาน แล้วตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนที่จะอนุมัติการเปลี่ยนแปลง

AI สามารถเขียนสรุปอีเมลรายวันได้หรือไม่?

ใช่ครับ AI สามารถสรุปอีเมลที่เลือกไว้เป็นบทสรุปประจำวัน ซึ่งรวมการอัปเดตสำคัญ คำขอ กำหนดเวลา และข้อความที่จำเป็นต้องตอบกลับ กำหนดให้ชัดเจนว่าต้องการรวมกล่องจดหมายหรือผู้ส่งใด ช่วงระยะเวลา และรูปแบบที่คุณต้องการ ขอให้ส่งลิงก์ไปยังข้อความต้นฉบับเพื่อตรวจสอบรายละเอียด การส่งอัตโนมัติทุกวันจำเป็นต้องมีระบบกำหนดเวลาหรือเวิร์กโฟลว์ของเอเจนต์ที่รองรับ พร้อมทั้งสิทธิ์การเข้าถึงอีเมลที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงของการตั้งค่าและทดสอบบทสรุปสักสองสามครั้งเพื่อดูว่ามีข้อความใดที่พลาดไปก่อนที่จะใช้ระบบนี้อย่างเต็มตัว

ทำอย่างไรเพื่อปรับปรุงโทนเสียงและไวยากรณ์ในอีเมลด้วย AI?

เขียนร่างแรกก่อน แล้วบอก AI ว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงใคร คุณต้องการบรรลุอะไร และคุณมักพูดกับคนนั้นอย่างไร ลองใช้คำสั่งเช่น: “แก้ไขไวยากรณ์และทำให้ข้อความนี้ชัดเจนและอบอุ่นขึ้น รักษาความหมายและคำพูดของฉันไว้เท่าที่เป็นไปได้ อย่าเพิ่มข้อมูล ข้อสัญญา หรือคำขอโทษ” ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงก่อนส่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งคำพูดที่อาจทำให้คำขอฟังเหมือนคำสั่ง หรือกำหนดเวลาที่เสนอฟังเหมือนได้รับการตกลงแล้ว สำหรับอีเมลที่ละเอียดอ่อน ให้ขอคำแนะนำการแก้ไขพร้อมคำอธิบาย เพื่อที่คุณจะได้เลือกว่าจะเก็บส่วนใดไว้