วิธีจัดลำดับความสำคัญของอีเมลในที่ทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

ในปี 1971 นักโปรแกรมคอมพิวเตอร์ชื่อเรย์มอนด์ ทอมลินสัน ได้สร้างประวัติศาสตร์ด้วยการส่งอีเมลฉบับแรกให้กับตัวเอง—ข้อความที่เป็นการปฏิวัติซึ่งมีลักษณะประมาณว่า "QWERTYUIOP" น่าตื่นเต้นใช่ไหมล่ะ?

หากมองไปข้างหน้าถึงปัจจุบัน อีเมลไม่ได้เป็นสิ่งใหม่ที่น่าสนใจอีกต่อไป แต่กลับกลายเป็นหนึ่งในตัวการสำคัญที่ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน

อย่างไรก็ตาม อีเมลยังคงเป็นกระดูกสันหลังของการสื่อสารในองค์กร มันมีความสำคัญมากจนบันทึกอีเมลสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานในศาลได้—พูดถึงเรื่องที่มีความเสี่ยงสูง!

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมการจัดลำดับความสำคัญของอีเมลจึงหมายถึงการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของอีเมล ลดความเครียด และปรับปรุงการสื่อสารทางอีเมล

ด้วยกลยุทธ์การจัดลำดับความสำคัญของอีเมลที่เหมาะสม คุณสามารถเปลี่ยนกล่องจดหมายของคุณจากแหล่งที่ลดประสิทธิภาพการทำงานให้กลายเป็นเครื่องมือจัดการที่ทรงพลัง มาดูกันทีละขั้นตอน

ทำไมการจัดลำดับความสำคัญของอีเมลจึงสำคัญ

ทุกธุรกิจมีเป้าหมายสูงสุดเดียวกัน: การเพิ่มรายได้และยอดขาย การสื่อสาร—โดยเฉพาะผ่านอีเมล—จำเป็นต้องตรงเป้าหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น

จากการศึกษา พบว่าการรอเกินห้านาทีในการตอบกลับลูกค้าเป้าหมายสามารถลดอัตราความสำเร็จในการคัดเลือกของคุณลงถึง 10 เท่า หากยืดเวลาการตอบกลับออกไปเป็นห้าถึงสิบนาทีอัตราความสำเร็จจะลดลงถึง 400% ใช่แล้ว ทุกนาทีมีความสำคัญ

นี่คือเหตุผลที่เราต้องให้ความสำคัญกับอีเมล การจัดการอีเมลที่ถูกต้องเป็นขุมทรัพย์สำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ตอนนี้ มาเปลี่ยนจากลูกค้าเป็นพนักงานกันบ้าง เกือบ70% ของพนักงานกล่าวว่าพวกเขาชอบใช้อีเมลสำหรับการสื่อสารในที่ทำงาน นั่นคือส่วนสำคัญของทีมคุณที่พึ่งพาอีเมลเพื่อให้ได้รับข้อมูลและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

ดังนั้น, ไม่, คุณไม่สามารถหลบหนีกล่องข้อความของคุณได้. แทนที่, การกระทำที่ฉลาดกว่าคือการเพิ่มการให้ความสำคัญกับอีเมล.

ด้วยเครื่องมือ AI ที่ตอนนี้มีทุกอย่างตั้งแต่การจัดเรียงอัตโนมัติไปจนถึงการสร้างคำตอบ การจัดการข้อความที่เข้ามาจึงง่ายกว่าที่เคย แต่ยังมีอีกหลายอย่างที่ต้องทำความเข้าใจ เรามาดูกันโดยผ่านคู่มือทีละขั้นตอนในการจัดลำดับความสำคัญของอีเมล

คู่มือทีละขั้นตอนในการจัดลำดับความสำคัญของอีเมลในที่ทำงาน

กฎข้อแรกของการจัดลำดับความสำคัญของอีเมล: ไม่ใช่ว่าอีเมลทุกฉบับจะถูกสร้างมาเท่าเทียมกัน

โดยการกำหนดระดับความสำคัญของข้อความที่เข้ามา คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญและหลีกเลี่ยงการจมอยู่ใต้กองอีเมลที่มีความสำคัญต่ำ

นี่คือวิธีจัดการกล่องจดหมายของคุณอย่างมืออาชีพ:

ขั้นตอนที่ 1 – การจัดหมวดหมู่ของอีเมล

มีการส่งอีเมลขยะถึง 160 พันล้านฉบับต่อวัน คิดเป็น 46% ของอีเมลทั้งหมด แน่นอนว่าคุณคงไม่อยากให้ข้อความสำคัญจากเจ้านายของคุณไปอยู่ข้างๆ โพสต์บล็อกสแปมเกี่ยวกับการลงทุน "มหัศจรรย์" ใช่ไหม?

นี่คือเหตุผลที่เราเริ่มต้นด้วยการจัดหมวดหมู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ตามความสำคัญในการจัดลำดับความสำคัญของอีเมล

เริ่มต้นด้วยการกำหนดระดับความสำคัญโดยใช้ป้ายกำกับ แท็ก หรือเครื่องหมายบนอีเมลของคุณ

เพื่อจัดระเบียบอีเมลใน Gmail ให้ใช้ดาวเพื่อทำเครื่องหมายข้อความที่สำคัญ เพียงคลิกที่ดาวข้างอีเมลในกล่องขาเข้าของคุณ และเพื่อดูทั้งหมด ให้เลือก "ที่ติดดาว" จากเมนูทางด้านซ้าย

หากคุณใช้ Outlook คุณสามารถทำเครื่องหมายอีเมลเพื่อติดตามได้ คลิกที่ไอคอนธงถัดจากข้อความ และคุณยังสามารถกำหนดวันที่ครบกำหนดเพื่อเตือนตัวเองให้ดำเนินการได้อีกด้วย

ตัวกรองและป้ายกำกับเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างกล่องจดหมายที่ปราศจากความวุ่นวาย เครื่องมือเหล่านี้จะจัดเรียงและจัดหมวดหมู่จดหมายและข้อความเร่งด่วนที่เข้ามาโดยอัตโนมัติตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น ผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือคำสำคัญ

ตัวอย่างเช่น อีเมลจากผู้ส่ง VIP หรือโครงการสำคัญสามารถส่งไปยังกล่องจดหมายสำคัญได้โดยตรง ในขณะที่อีเมลส่งเสริมการขายสามารถย้ายไปยังโฟลเดอร์แยกต่างหากได้อย่างเงียบๆ

นี่คือสรุปสั้น ๆ เกี่ยวกับวิธีการสร้างตัวกรองใน Gmail:

ขั้นตอนที่ 2 – การใช้เครื่องมือและคุณสมบัติ

แม้ว่าคุณจะทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณแล้วก็ตาม ความวุ่นวายก็อาจกลับมาได้อย่างง่ายดาย นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมเครื่องมือจัดการอีเมลจึงมีความจำเป็น

ยกตัวอย่างเช่นClickUp เครื่องมือจัดการโครงการนี้สามารถทำงานอีเมลอัตโนมัติได้ด้วยฟีเจอร์ Automations คุณสามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมลหรือมอบหมายงานเมื่อสถานะเปลี่ยนแปลง—เช่น แจ้งเตือนหัวหน้าทีมของคุณทางอีเมลเมื่อมีงานที่ถูกทำเครื่องหมายว่า "เสร็จสิ้น"

มีหลายบัญชีอีเมลใช่ไหม? เครื่องมืออย่างShiftช่วยให้คุณดูอีเมลทั้งงานและส่วนตัวได้จากแดชบอร์ดเดียวที่สะดวกสบาย Shift ช่วยให้คุณจัดการการสนทนาข้ามบัญชีได้โดยไม่ต้องสลับแอปไปมา

เมื่อพูดถึงฟังก์ชันการค้นหาที่ยอดเยี่ยม ขอพูดถึงการค้นหาแบบเชื่อมโยงของ ClickUp กันบ้าง เครื่องมือทรงพลังนี้ขับเคลื่อนด้วย AI ที่สามารถสแกนอีเมล เอกสาร และการสนทนาโดยใช้คำสำคัญหรือคำอธิบายโครงการ เปรียบเสมือนมีเครื่องมือค้นหาที่อุทิศให้กับกล่องจดหมายและไฟล์ของคุณโดยเฉพาะ

สำหรับการจัดระเบียบ ลองใช้Unroll.meเพื่อยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวที่คุณไม่ได้อ่านอีกต่อไป ไม่ว่าจะล้างจดหมายทั้งหมดหรือยกเลิกเฉพาะบางรายการ วิธีนี้ก็เป็นวิธีที่ง่ายในการลดอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องและคืนความสงบให้กับกล่องจดหมายของคุณ

มีเครื่องมือและคุณสมบัติอื่น ๆ มากมายสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของอีเมล อย่างไรก็ตาม ขอแนะนำให้ใช้เพียงหนึ่งเดียว เพราะจะช่วยให้จัดการน้อยลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เพื่อช่วยให้คุณระบุเครื่องมือที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ ลองมองหาเครื่องมือที่มีคุณสมบัติเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 3 – การกำหนดลำดับความสำคัญประจำวัน

เป้าหมายคือการใช้เวลาน้อยลงในกล่องจดหมายของคุณ ไม่ใช่มากขึ้น การกำหนดลำดับความสำคัญประจำวันสำหรับกล่องจดหมายของคุณสามารถประหยัดเวลา ลดความเครียด และช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญได้ นี่คือวิธีการจัดโครงสร้างการจัดการอีเมลของคุณ:

เคล็ดลับการจัดการอีเมลขั้นสูง

ด้วยอีเมลหลายร้อยฉบับที่หลั่งไหลเข้ามาทุกวัน คุณไม่มีทางตามทันอีเมลทั้งหมดได้หากไม่มีความช่วยเหลือ

ทางออกคืออะไร? หยุดหลีกเลี่ยงเทคโนโลยีและเริ่มยอมรับมันเพื่อจัดการกับอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านกว่า 100 ฉบับในกล่องจดหมายของคุณทุกสัปดาห์

การใช้ประโยชน์จากปัญญาประดิษฐ์และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ

อีเมลส่วนใหญ่สรุปลงมาเป็นงานที่ต้องทำ—การอัปเดตที่แชร์กัน, โครงการที่ต้องจัดการ, หรือกำหนดเวลาที่ต้องปฏิบัติตาม. ดังนั้น, จึงมีเหตุผลมากที่สุดที่จะรวมการจัดการอีเมลและการจัดการกระบวนการทำงานไว้ภายใต้หลังคาเดียวแทนที่จะกระโดดไปมาระหว่างงาน.

ClickUp คือโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการผสานรวมการจัดการอีเมลกับการจัดลำดับความสำคัญของงาน

ClickUp ผสานการทำงานกับ Gmail และ Outlook ได้อย่างราบรื่น มอบประโยชน์เหล่านี้:

แต่นั่นยังไม่หมดเพียงเท่านี้ ClickUp ยังมีฟีเจอร์อย่างClickUp Assign Commentsและ ClickUp Mentions เพื่อช่วยจัดระเบียบอีเมลให้ดียิ่งขึ้น

ยกตัวอย่างเช่น เรื่องราวของออสการ์

ไม่มีแท็บเพิ่มเติม ไม่มีรายละเอียดตกหล่น และลูกค้าได้รับการอัปเดตตรงเวลา—เหมือนเวทมนตร์

มันดีขึ้นเรื่อยๆ ด้วยClickUp Brain ผู้ช่วยอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI นี้ยกระดับการจัดการอีเมลของคุณไปอีกขั้นด้วยการร่างอีเมลให้คุณภายในไม่กี่วินาที

วิธีการทำงาน: เพียงระบุประเด็นสำคัญที่ต้องการพูดคุย แล้ว ClickUp Brain จะสร้างอีเมลที่มืออาชีพและเหมาะสมกับโทนเสียงตามเจตนาและกลุ่มเป้าหมายของคุณ

สร้างอีเมลพร้อมกับ ClickuUp Brain!

หากคุณต้องการเปลี่ยนอีเมลยาว ๆ ให้กลายเป็นขั้นตอนที่สามารถทำได้ ClickUp Brain สามารถสรุปเนื้อหาและสร้างงานให้คุณได้

แนวทางการสื่อสารที่ดีที่สุด

แม้ว่าคุณจะมีเครื่องมือทั้งหมดที่พร้อมใช้งานเพื่อสื่อสารทางอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้วก็ตาม นี่คือกลยุทธ์การจัดการอีเมลบางประการที่จะช่วยให้การทำงานของคุณเป็นมืออาชีพและส่งเสริมการทำงานร่วมกัน:

1. กำหนดแนวทางการสื่อสารที่ชัดเจน

กำหนดช่องทางที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการสื่อสารประเภทต่างๆ

ตัวอย่างเช่น อีเมลสำหรับการอัปเดตอย่างเป็นทางการ, การส่งข้อความทันทีสำหรับคำถามที่ต้องการคำตอบอย่างรวดเร็ว, และการประชุมตามกำหนดการสำหรับการหารืออย่างละเอียด. สิ่งนี้จะช่วยลดความสับสนและทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น.

2. จัดการประชุมแบบยืน

สแตนด์อัพคือการประชุมสั้น ๆ ทุกวัน (โดยปกติจะยืน!) ที่ทุกคนจะแบ่งปันความคืบหน้าของงาน แผนงาน และอุปสรรคที่พบ วิธีที่ได้แรงบันดาลใจจากแนวคิด Agile นี้จะช่วยให้ทีมข้ามสายงานทำงานร่วมกันได้อย่างสอดคล้องอย่างรวดเร็ว

3. ให้ความเคารพต่อความต้องการในการสื่อสารที่หลากหลาย

ไม่ใช่ทุกคนที่จะเจริญเติบโตได้ดีในกลุ่มแชทหรือการประชุมทาง Zoom บางคนชอบการอัปเดตเป็นลายลักษณ์อักษรหรือการติดต่อส่วนตัวมากกว่า

ใช้เครื่องมือเช่น ClickUp Chat เพื่ออำนวยความสะดวกและขยายการแบ่งปันความคิด. อย่าลืมตรวจสอบกับสมาชิกทีมที่เงียบ ๆ เป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขารู้สึกได้รับการฟัง.

4. ให้ความสำคัญกับการฟังอย่างตั้งใจ

การสื่อสารที่ดีต้องมีการฟังมากพอ ๆ กับการพูด

ในการประชุม ให้ผู้เข้าร่วมประชุมมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ผู้อื่นพูดแทนที่จะวางแผนการตอบกลับของตนเอง การอภิปรายที่มีโครงสร้างพร้อมคำถามติดตามผลก็สามารถช่วยได้เช่นกัน

5. ใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบรวมศูนย์

การให้ทุกคนใช้เครื่องมือเดียวกันจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนจาก "แพลตฟอร์มมากเกินไป"

ด้วย ClickUp ทีมสามารถรวมศูนย์ตารางเวลาโครงการ บันทึก และงานต่างๆ เข้าด้วยกัน ทำให้การสื่อสารราบรื่นโดยการรวมฟังก์ชันการทำงานของทีมต่างๆ เข้าด้วยกัน

ส่วนที่ดีที่สุด? คุณสามารถใช้การผสานการทำงานของ ClickUp กับแพลตฟอร์มอีเมลชั้นนำอย่าง Gmail และ Outlook เพื่อจับอีเมลที่เข้ามาในกล่องจดหมายของคุณและมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมของคุณได้โดยตรง

6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการมองเห็นผลลัพธ์สำคัญ

ให้แน่ใจว่าทุกคนทราบถึงงานที่ต้องทำ, ใครเป็นผู้รับผิดชอบ, และกำหนดเวลาส่งงานคือเมื่อใด. ปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน, รายการงาน, หรือบอร์ดโครงการสามารถช่วยให้ข้อมูลเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้และโปร่งใสสำหรับสมาชิกทีมทุกคน.

7. จดบันทึกและติดตามผล

ในระหว่างการประชุม ให้มอบหมายให้บุคคลหนึ่งบันทึกประเด็นสำคัญและรายการที่ต้องดำเนินการ แจกจ่ายบันทึกเหล่านี้ทันทีและติดตามผลเพื่อให้แน่ใจว่างานและแนวคิดต่างๆ ไม่ถูกมองข้าม

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

การจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องง่าย แต่แม้กลยุทธ์ที่ดีที่สุดก็อาจผิดพลาดได้หากมีข้อผิดพลาดทั่วไปเกิดขึ้น นี่คือห้าข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อจัดการกล่องจดหมายของคุณ:

1. ปล่อยให้กล่องจดหมายของคุณกลายเป็นที่ทิ้งขยะ

หากคุณละเลยความรกรุงรังไว้นานเกินไป กล่องจดหมายของคุณจะกลายเป็นหลุมดำดิจิทัล การไม่ลบหรือเก็บอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องไว้อย่างสม่ำเสมออาจทำให้ข้อความสำคัญถูกฝังอยู่

ดูแลกล่องจดหมายของคุณเหมือนโต๊ะทำงานของคุณ—รักษาให้สะอาดและเป็นระเบียบเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญหายของอีเมลสำคัญ

2. การตรวจสอบอีเมลอย่างหมกมุ่น

การรีเฟรชกล่องจดหมายของคุณอย่างต่อเนื่องจะรบกวนกระบวนการทำงานและลดประสิทธิภาพการทำงานของคุณ โดยเฉลี่ยแล้ว จะใช้เวลาประมาณ23 นาทีในการกลับมาโฟกัสหลังจากถูกขัดจังหวะ แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้กำหนดเวลาที่แน่นอนในการตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณและยึดมั่นตามเวลาที่กำหนด ความสามารถในการโฟกัสของคุณจะขอบคุณคุณเอง

3. ให้ความสำคัญกับข้อความที่ไม่สำคัญมากเกินไป

เป็นเรื่องง่ายที่จะเสียสมาธิไปกับการตอบอีเมลที่มีความสำคัญต่ำในขณะที่ปล่อยให้อีเมลที่สำคัญถูกทิ้งไว้ ไม่ให้เกิดขึ้นโดยการจัดตั้งกรอบการทำงานที่ชัดเจนสำหรับการจัดลำดับความสำคัญ เช่น การจัดเรียงอีเมลตามความเร่งด่วน ความสำคัญของผู้ส่ง หรือกำหนดเวลา

4. ลืมยกเลิกการสมัคร

ยังคงได้รับอีเมลจากสัมมนาออนไลน์ที่คุณเข้าร่วมเมื่อสองปีที่แล้วอยู่หรือ? ถึงเวลาที่จะกดยกเลิกการสมัครแล้ว

การละเลยการกรองจดหมายข่าวและรายชื่ออีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปจะทำให้กล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยข้อมูลและเสียเวลา หากการทำด้วยตนเองรู้สึกเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อ คุณสามารถใช้เครื่องมือ AI เพื่อช่วยทำแทนได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที

5. การเพิกเฉยต่อการแจ้งเตือนและสัญลักษณ์เตือน

การไม่ใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การแจ้งเตือนหรือการติดธง เหมือนกับการทิ้งโน้ตติดกระดาษไว้ในลิ้นชักแทนที่จะวางไว้บนโต๊ะทำงานของคุณ

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณไม่พลาดการติดตามผลหรือกำหนดเวลา—ใช้เพื่อติดตามงานสำคัญต่างๆ

เรียน Inbox, ถึงเวลาอัปเกรดด้วย ClickUp

ClickUp ได้ลดความจำเป็นในการสื่อสารผ่านอีเมลและทำให้การทำงานร่วมกันของทีมสร้างเนื้อหาของเราเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น เราสามารถดำเนินการตั้งแต่การระดมความคิดไปจนถึงร่างแรกได้เร็วขึ้นถึง 2-3 เท่า

ในทุกอุตสาหกรรม การผสานอีเมลของ ClickUp ช่วยให้ทีมประหยัดเวลาหลายร้อยชั่วโมงที่สูญเสียไปกับอีเมลที่ซ้ำซ้อนและข้อความที่สับสน

ด้วยคุณสมบัติเช่นการเปลี่ยนอีเมลให้กลายเป็นงานที่สามารถทำได้, การซิงค์อย่างราบรื่นกับ Gmail และ Outlook, และแม้กระทั่งการใช้ AI ในการร่างและสรุปอีเมล, ClickUp เปลี่ยนกล่องจดหมายของคุณให้กลายเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ทรงพลัง

ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการงาน มอบหมายงานติดตามผล หรือรักษากล่องจดหมายของคุณให้ปลอดจากความยุ่งเหยิง ClickUp พร้อมช่วยเหลือคุณเสมอ

พร้อมที่จะเลิกความวุ่นวายจากอีเมลไปตลอดกาลหรือไม่?ลงทะเบียนกับ ClickUpตอนนี้เลย!