เป็นบ่ายวันอังคารที่ยุ่งวุ่นวาย และกล่องจดหมาย Gmail ของคุณเต็มไปด้วยอีเมลจากลูกค้า ข้อเสนอโปรโมชั่น และจดหมายข่าว คุณกำลังเลื่อนดูข้อความนับสิบเพื่อหาอีเมลสำคัญจากลูกค้าคนสำคัญ แต่กลับหาไม่เจอเลย ไม่น่าแปลกใจที่คุณรู้สึกเครียดกับการทำงาน
โดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานที่ใช้ความรู้จะหยุดงานของตนเพื่อตรวจสอบเครื่องมือสื่อสารทุก ๆ 6 นาที ในความเป็นจริง 35.5% ของผู้คนจะตรวจสอบอีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันทีทุก ๆ 3 นาทีหรือน้อยกว่านั้น
ข่าวดีคืออะไร? กฎของ Gmail สามารถช่วยคุณกลับมาควบคุมได้โดยการจัดระเบียบอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ แทนที่จะหลงอยู่ในความวุ่นวาย คุณสามารถตั้งค่ากฎเพื่อส่งข้อความสำคัญไปยังด้านบนของกล่องจดหมายเข้าของคุณได้ในขณะที่เก็บอีเมลที่ไม่สำคัญไว้ คุณสามารถไม่พลาดข้อความสำคัญอีกต่อไป
ในบล็อกนี้ เราจะสำรวจวิธีการตั้งค่ากฎของ Gmail และควบคุมกล่องจดหมายของคุณ
กฎใน Gmail คืออะไร?
กฎของ Gmail (หรือตัวกรองของ Gmail) คือ การดำเนินการอัตโนมัติที่นำไปใช้กับอีเมลขาเข้าตามเกณฑ์เฉพาะ เช่น ผู้ส่ง คำสำคัญ หรือไฟล์แนบ กฎเหล่านี้ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการอีเมลโดยการทำงานซ้ำๆ เช่น การจัดเรียง การติดป้ายกำกับ หรือการส่งต่ออีเมลโดยอัตโนมัติ
ตัวกรองของ Gmail มีบทบาทสำคัญในการทำให้การจัดการงานอีเมลง่ายขึ้น กฎเหล่านี้ช่วยให้คุณดำเนินการทำงานอัตโนมัติของอีเมลได้ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต ในแอป Gmail คุณสามารถตั้งค่าเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น คำสำคัญ ผู้ส่ง หรือผู้รับ กฎเหล่านี้จะช่วยให้อีเมลที่เกี่ยวข้องเท่านั้นถึงกล่องขาเข้าของคุณ ในขณะที่อีเมลที่ไม่สำคัญจะถูกเก็บเข้าคลังหรือกรองออกไป
หากคุณยังไม่มั่นใจ ลองมาดูประโยชน์หลักบางประการของตัวกรอง Gmail กัน
ประโยชน์ของการสร้างกฎใน Gmail
การสำรวจที่ดำเนินการโดย Mailbird แสดงให้เห็นว่ามากกว่าหนึ่งในสามของผู้เชี่ยวชาญใช้เวลาสามถึงห้าชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการจัดการอีเมล และเกือบ 37% ใช้เวลาหกชั่วโมงหรือมากกว่านั้น
กฎของ Gmail สามารถทำหน้าที่เสมือนผู้ช่วยอีเมลส่วนตัวของคุณ ช่วยให้คุณสามารถใช้กล่องจดหมายของคุณได้อย่างเต็มประสิทธิภาพโดยไม่ต้องเหนื่อยเลย
มาดูข้อดีของการมีผู้ดูแลดิจิตอลเหล่านี้ในบัญชี Gmail ของคุณ:
- การจัดระเบียบที่ดีขึ้น: Gmail มีตัวกรองที่จัดเรียงอีเมลขาเข้าอย่างเป็นระบบไปยังโฟลเดอร์หรือป้ายกำกับที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อให้กล่องขาเข้าของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย คุณสามารถสร้างกฎใน Gmail เพื่อย้ายอีเมลจากทีมโครงการของคุณไปยังโฟลเดอร์เฉพาะที่มีป้ายกำกับว่า 'อัปเดตโครงการ' หรือ 'งานส่งมอบโครงการ' โดยอัตโนมัติ
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: การใช้กฎเพื่อจัดลำดับความสำคัญและจัดหมวดหมู่ของอีเมลช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความสำคัญสูงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎเพื่อทำเครื่องหมายอีเมลที่มีหัวข้อว่า 'ด่วน' ให้ปรากฏที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายเข้าของคุณ
- ลดปริมาณอีเมลที่มากเกินไป: กฎช่วยกรองอีเมลที่ไม่สำคัญ เช่น จดหมายข่าวหรือโปรโมชั่น ให้แยกออกจากอีเมลสำคัญ คุณสามารถสร้างกฎใน Gmail เพื่อเก็บอีเมลจากฝ่ายการตลาด เช่น โปรโมชั่นและจดหมายข่าว ไปยังที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ ลดความวุ่นวายในกล่องจดหมายหลักของคุณ
- การจัดการอีเมลที่ปรับแต่งได้: กฎของ Gmail มีตัวเลือกการปรับแต่งเพื่อให้การจัดการอีเมลตรงกับความต้องการเฉพาะของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎเพื่อติดป้ายกำกับอีเมลทั้งหมดที่มีคำว่า 'ใบแจ้งหนี้' ด้วยป้ายกำกับ 'การเงิน' เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามและตรวจสอบ
ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจ:บัญชี Gmail ของคุณมีที่อยู่สองแบบ: Gmail และ Google Mail ตัวอย่างเช่น john. doe@gmail.com และ john. doe@googlemail.com เป็นที่อยู่อีเมลเดียวกัน!
คู่มือทีละขั้นตอนในการสร้างกฎใน Gmail
หากกล่องขาเข้าของคุณรู้สึกเหมือนกำลังจะเข้าสู่ความวุ่นวาย ถึงเวลาที่ต้องลงมือจัดการแล้ว คู่มือนี้จะแนะนำคุณในการสร้างกฎเพื่อจัดเรียง จัดลำดับความสำคัญ และจัดการอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ มาเริ่มกันเลย
- เปิด Gmail และคลิกที่ไอคอนรูปเฟืองที่มุมขวาบน เลือก ดูการตั้งค่าทั้งหมด เพื่อเข้าถึงเมนูการตั้งค่าหลัก
- ไปที่แท็บตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก ซึ่งคุณสามารถสร้างกฎของ Gmail และจัดการได้
- คลิก สร้างตัวกรองใหม่. จะเปิดหน้าต่างใหม่ขึ้นมา ที่คุณสามารถระบุเกณฑ์ตัวกรองได้ เช่น ผู้ส่ง, หัวข้อ, หรือคำค้นหา
- ตอนนี้ คุณจะปรับแต่งตัวกรองของคุณ กำหนดเกณฑ์การค้นหาสำหรับตัวกรองของคุณ เช่น คำเฉพาะในบรรทัดหัวเรื่องหรือการตั้งค่าสถานะอีเมลจากโดเมนเฉพาะ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการตั้งค่าการดำเนินการกับอีเมลทั้งหมดที่มีคำสำคัญเฉพาะ ให้ป้อนคำสำคัญในช่อง "มีคำที่"
ขั้นตอนนี้ช่วยให้ Gmail สามารถระบุได้ว่ากฎควรนำไปใช้กับอีเมลใดบ้าง ซึ่งให้ความยืดหยุ่นในการจัดการอีเมลขาเข้า นี่คือความหมายของแต่ละฟิลด์:
- จาก: กรองข้อความจากผู้ส่งเฉพาะราย
- ถึง: กรองตามที่อยู่อีเมลของผู้รับ
- หัวข้อ: กรองอีเมลที่มีบรรทัดหัวเรื่องเฉพาะ
- มีคำ: กรองข้อความที่มีคำสำคัญเฉพาะ
- ไม่มี: ยกเว้นอีเมลที่มีคำสำคัญบางคำ
- ขนาด: กรองอีเมลตามขนาด
- มีไฟล์แนบ: กรองข้อความที่มีไฟล์แนบ
- หลังจากกำหนดเกณฑ์ของคุณแล้ว ให้คลิก สร้างตัวกรอง เพื่อกำหนดว่าตัวกรองของคุณจะทำอะไร
Gmail จะถามคุณว่าควรดำเนินการอย่างไรเมื่ออีเมลตรงตามเงื่อนไขเหล่านี้—ไม่ว่าจะเป็นติดป้ายกำกับโดยอัตโนมัติ ส่งต่อข้อความ หรือทำเครื่องหมายว่าสำคัญ เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดกับความต้องการในการจัดการอีเมลของคุณ
นี่คือความหมายของแต่ละตัวเลือก:
- ข้ามกล่องขาเข้า (เก็บถาวร): เก็บอีเมลเข้าคลังโดยอัตโนมัติ
- ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว: ทำเครื่องหมายว่าข้อความถูกเปิดอ่านแล้ว
- ติดดาว: ทำเครื่องหมายอีเมลว่าสำคัญด้วยดาว
- ติดป้ายกำกับ: ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์เฉพาะที่สามารถเข้าถึงได้จากแผงด้านซ้าย
- ลบ: ส่งอีเมลไปยังถังขยะโดยตรง
- อย่าส่งไปยังสแปม: ป้องกันไม่ให้อีเมลบางฉบับถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม
- ทำเครื่องหมายว่าสำคัญเสมอ: ทำเครื่องหมายอีเมลเฉพาะว่าสำคัญ
- อย่าทำเครื่องหมายว่าสำคัญ: ช่วยให้แน่ใจว่าอีเมลบางฉบับไม่ถูกทำเครื่องหมายว่าสำคัญ
- จัดประเภทเป็น: กำหนดหมวดหมู่ให้กับอีเมล
- และใช้ตัวกรองกับ # การสนทนาที่ตรงกัน: ใช้ตัวกรองกับอีเมลใหม่และที่มีอยู่ทั้งหมดที่ตรงกับเกณฑ์
- ถัดไป คุณจะนำฟิลเตอร์ไปใช้กับบทสนทนาที่มีอยู่แล้ว หากคุณต้องการให้กฎใหม่นี้ทำความสะอาดอีเมลในอดีตด้วย ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ใช้ฟิลเตอร์กับบทสนทนาที่ตรงกันด้วย" ซึ่งจะช่วยให้ฟิลเตอร์มีผลกับกล่องขาเข้าทั้งหมดของคุณ ไม่ใช่แค่ข้อความในอนาคตเท่านั้น
- สุดท้าย คลิก สร้างตัวกรอง เพื่อเปิดใช้งานกฎของคุณ Gmail ของคุณจะเริ่มจัดระเบียบอีเมลใหม่ทันทีที่ตรงกับเกณฑ์ตัวกรองที่คุณตั้งไว้ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกล่องจดหมายของคุณได้อีกครั้ง
การใช้ข้อความเฉพาะเพื่อสร้างตัวกรอง
คุณสามารถสร้างตัวกรองจากอีเมลที่มีอยู่ได้ เพียงเปิดข้อความนั้นแล้วคลิกที่ไอคอนเมนูสามจุดที่มุมขวาบน จากนั้นเลือก 'กรองข้อความแบบเดียวกัน' เพื่อกรอกเกณฑ์ตัวกรองโดยอัตโนมัติโดยใช้คุณลักษณะของอีเมลที่เลือก
ตัวเลือกในการสร้างตัวกรองใน Gmail
เราจะมาสำรวจตัวเลือกต่าง ๆ ที่คุณสามารถใช้ตั้งค่าตัวกรองใน Gmail ได้ เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งการจัดการอีเมลของคุณได้ตามต้องการ Gmail มีตัวเลือกการกรองที่หลากหลายเพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบและจัดการกล่องขาเข้าของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดระเบียบจดหมายข่าวและอีเมลส่งเสริมการขาย
ด้วยนักการตลาดถึง 69% ที่พึ่งพาการตลาดทางอีเมลในการเผยแพร่เนื้อหาของพวกเขา จึงไม่น่าแปลกใจที่อีเมลส่วนใหญ่ที่คุณได้รับในแต่ละวันจะเป็นอีเมลส่งเสริมการขาย
สร้างกฎใน Gmail เพื่อเก็บอีเมลโปรโมชั่นไว้ในคลังทันที ทำให้กล่องขาเข้าของคุณมุ่งเน้นไปที่ข้อความที่สำคัญกว่า
คุณยังสามารถจัดระเบียบจดหมายข่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการจัดหมวดหมู่ เช่น 'อัปเดตเทคโนโลยี' หรือ 'เคล็ดลับไลฟ์สไตล์' หรือจัดกลุ่มตามผู้เขียนเพื่อให้ค้นหาเนื้อหาจากแหล่งที่คุณชื่นชอบได้ง่ายขึ้น หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถสร้างกฎเพื่อจัดเก็บจดหมายข่าวตามเวลาที่คุณวางแผนจะอ่าน เช่น อ่านประจำวัน หรือ อ่านสะสมวันหยุดสุดสัปดาห์
การติดธงอีเมลที่มีความสำคัญ
คุณสามารถกรองอีเมลขาเข้าที่สำคัญตามผู้ส่งหรือหัวเรื่อง และทำเครื่องหมายดาวเป็นสำคัญโดยอัตโนมัติ เพื่อให้อีเมลเหล่านั้นโดดเด่นในกล่องจดหมายของคุณและพร้อมสำหรับการตรวจสอบอย่างรวดเร็ว ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดลำดับความสำคัญของอีเมลจากผู้จัดการของคุณ ติดตามการตอบกลับใบสมัครงาน หรือติดตามการสื่อสารที่สำคัญกับลูกค้า
การกรองอีเมลไปยังกล่องจดหมายขยะ
คุณสามารถส่งต่ออีเมลที่ไม่ต้องการหรือน่าสงสัยไปยังโฟลเดอร์สแปมได้โดยอัตโนมัติผ่านการตั้งค่าตัวกรองตาม คำค้นหาเฉพาะ, ที่อยู่อีเมล, หรือโดเมน เพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวนและป้องกันการหลอกลวงที่อาจเกิดขึ้น
คุณรู้หรือไม่? Gmail ได้แนะนำเทคโนโลยีการกรองสแปมที่เป็นนวัตกรรมใหม่ ซึ่งสามารถตรวจจับและกรองอีเมลที่ไม่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ผู้ใช้มีกล่องจดหมายที่สะอาดขึ้น
การกรองไฟล์แนบ
คุณสามารถสร้างตัวกรองสำหรับอีเมลที่มีไฟล์แนบได้ ทำให้คุณสามารถจัดระเบียบไฟล์สำคัญแยกออกจากข้อความทั่วไปได้ ทำให้ง่ายต่อการค้นหาเมื่อต้องการ
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างป้ายกำกับชื่อ 'ไฟล์แนบ' จากนั้น ตั้งกฎให้ป้ายกำกับนี้ถูกนำไปใช้กับอีเมลทุกฉบับที่มีไฟล์แนบ ด้วยวิธีนี้ คุณจะเห็นอีเมลที่มีไฟล์แนบทั้งหมดเมื่อคุณคลิกที่ป้ายกำกับนี้
อ่านเพิ่มเติม:Inbox Zero: บริหารจัดการและจัดระเบียบอีเมลอย่างมืออาชีพ
การใช้งานพิเศษและเทคนิคสำหรับกฎของ Gmail
กฎของ Gmail ทำให้มันเป็นซอฟต์แวร์จัดการอีเมลที่ยอดเยี่ยม แต่คุณสามารถทำได้มากกว่านั้นด้วยเทคนิคพิเศษของ Gmail
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้กฎของ Gmail ได้อย่างเต็มที่และรับมือกับข้อจำกัดของมัน:
ติดแท็กอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านโดยอัตโนมัติ
เพื่อติดตามอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านซึ่งต้องการความสนใจทันที คุณสามารถสร้างตัวกรองใน Gmail ที่จะติดแท็กข้อความเหล่านี้เป็น "ด่วน" โดยอัตโนมัติหากยังไม่ได้อ่านเกินกว่าหนึ่งวัน ระบบนี้ช่วยให้อีเมลสำคัญไม่สูญหายในความวุ่นวายและถูกทำเครื่องหมายเพื่อติดตามผลก่อนที่จะหลุดรอดไป
จัดเรียงไฟล์แนบตามประเภทไฟล์
เพื่อเข้าถึงไฟล์แนบประเภทเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถสร้างตัวกรองที่ติดป้ายกำกับอีเมลที่มีไฟล์ประเภทเฉพาะ เช่น PDF รูปภาพ หรือเอกสาร Word วิธีนี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบและค้นหาไฟล์แนบได้ทันทีโดยไม่ต้องค้นหาในกล่องจดหมายเข้าด้วยตนเอง
ชะลอการรับด้วยตัวกรอง
ไม่ใช่ทุกอีเมลที่ต้องการความสนใจทันที ตั้งค่าตัวกรองที่ติดป้ายอีเมลที่ไม่เร่งด่วนและทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว เพื่อให้คุณสามารถเลื่อนการตรวจสอบออกไปจนกว่าคุณจะพร้อม
กลยุทธ์การจัดการอีเมลนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็นในขณะที่ยังคงติดตามข้อความที่มีความสำคัญสูงได้ คุณสามารถตรวจสอบอีเมลที่ติดป้ายกำกับเหล่านี้เป็นชุดๆ ได้เมื่อคุณมีเวลาว่าง
ประเภทไฟล์เฉพาะบล็อก
คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองของ Gmail ให้บล็อกไฟล์ประเภทที่มีความเสี่ยงหรือไม่ต้องการโดยอัตโนมัติ เช่น ไฟล์ .exe โดยการส่งไฟล์เหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์สแปมหรือถังขยะโดยตรง ขั้นตอนง่าย ๆ นี้ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของอีเมลของคุณโดยการป้องกันไฟล์แนบที่อาจเป็นอันตรายไม่ให้รกกล่องจดหมายของคุณหรือเป็นภัยคุกคามต่อระบบของคุณ
ไฮไลต์อีเมลที่คุณไม่ได้อยู่ใน CC/BCC
หากคุณเป็นผู้รับอีเมลโดยตรง อีเมลนั้นอาจต้องการความสนใจจากคุณทันที ตั้งค่าตัวกรองใน Gmail เพื่อทำเครื่องหมายอีเมลที่คุณไม่ได้อยู่ในช่อง CC หรือ BCC แต่เป็นผู้รับหลัก
กฎนี้ช่วยจัดลำดับความสำคัญของการสนทนาที่สำคัญและทำให้คุณไม่พลาดการสื่อสารที่สำคัญซึ่งต้องการการดำเนินการจากคุณ
คู่มือการจัดการกฎใน Gmail
การวิจัยแสดงให้เห็นว่าต้องใช้เวลาประมาณ23 ถึง 25 นาทีในการกลับมาโฟกัสได้อีกครั้งหลังจากถูกขัดจังหวะการตรวจสอบอีเมลเป็นหนึ่งในสิ่งรบกวนสมาธิที่พบมากที่สุดในที่ทำงาน การสลับไปมาระหว่างงานอย่างต่อเนื่องเช่นนี้สามารถลดประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก
การจัดการกฎของ Gmail อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้คุณควบคุมกล่องขาเข้าได้ดีขึ้น และลดการรบกวนเหล่านี้ได้
นี่คือเคล็ดลับบางประการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานกฎของ Gmail ของคุณ:
- แก้ไขและอัปเดตกฎ: โดยใช้หน้าต่างค้นหาของ Gmail คุณสามารถค้นหาและแก้ไขตัวกรองที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งช่วยให้คุณสามารถปรับเงื่อนไขหรือการกระทำตามความต้องการของอีเมลของคุณได้ เช่น การกรองอีเมลตามผู้ส่ง หรือการปรับปรุงวิธีการติดป้ายกำกับข้อความบางอย่าง
- สร้างเทมเพลตอีเมลใน Gmail: ด้วยการบันทึกคำตอบหรือรูปแบบที่ใช้บ่อย คุณสามารถร่างอีเมลได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับงานที่ทำซ้ำ เช่น การติดตามผล การยืนยันการประชุม หรือรายงานประจำสัปดาห์ เพียงเขียนอีเมล บันทึกเป็นเทมเพลต และนำกลับมาใช้ใหม่ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ—ช่วยประหยัดเวลาและสร้างความสม่ำเสมอในการสื่อสารของคุณ
- ลบกฎที่ล้าสมัย: เมื่อพฤติกรรมการใช้อีเมลของคุณเปลี่ยนแปลงไป คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้ตัวกรองบางตัวอีกต่อไป การลบกฎที่ไม่จำเป็นจะช่วยให้ระบบของคุณสะอาดและทำให้ Gmail ประมวลผลอีเมลได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น
- จัดระเบียบกฎเกณฑ์เพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น: Gmail ไม่มีระบบในตัวสำหรับจัดระเบียบกฎเกณฑ์ตามระดับความสำคัญ—P0, P1, P2 เป็นต้น แต่คุณสามารถตรวจสอบและจัดลำดับใหม่ได้ด้วยตนเองเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น วิธีนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าตัวกรองที่สำคัญที่สุดของคุณได้รับการจัดลำดับความสำคัญก่อน
- ตัวกรองนำเข้าและส่งออก: เมื่อคุณเปลี่ยนระหว่างบัญชีหรือแพลตฟอร์ม คุณสามารถส่งออกตัวกรองที่มีอยู่ของคุณในรูปแบบไฟล์. xml ได้ ฟีเจอร์นำเข้าตัวกรองของ Gmail จะช่วยให้คุณสามารถนำเข้าตัวกรองได้โดยใช้ไฟล์. xml นี้ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและความพยายามในการสร้างกฎใหม่ตั้งแต่ต้น ทำให้การย้ายข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
สำหรับการจัดการอีเมลขั้นสูง ลองใช้เครื่องมือจัดการกล่องจดหมายเช่น ClickUp
ClickUp เป็นแพลตฟอร์มการจัดการโครงการแบบครบวงจรที่สามารถใช้เป็นซอฟต์แวร์กล่องจดหมายร่วมได้ด้วย มาดูกันว่า ClickUp สามารถเป็นโซลูชันครบวงจรสำหรับความต้องการในการจัดการการดำเนินงานทั้งหมดของคุณได้อย่างไร
ClickUp: วิธีที่ชาญฉลาดกว่าในการจัดการอีเมล
ขณะที่กฎของ Gmail ช่วยทำให้กล่องขาเข้าของคุณเป็นระเบียบClickUp ก็สามารถผสานการทำงานกับ Gmail ได้อย่างราบรื่นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ทุกการกระทำที่ทำใน Gmail หรือ ClickUp จะถูกซิงค์กับแพลตฟอร์มอื่นโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นเมื่อได้รับอีเมลใหม่หรือการสร้างงาน
คุณสมบัติการจัดการโครงการทางอีเมลของ ClickUpสามารถช่วยเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการงานอีเมลและการสื่อสารของคุณได้มากขึ้น
ด้วยคุณสมบัตินี้ คุณสามารถ:
- แปลงอีเมลเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้โดยตรงใน ClickUp
- จัดระเบียบอีเมลตามโครงการหรือความสำคัญเพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย
- กำหนดเส้นตาย, มอบหมายอีเมลให้กับสมาชิกในทีม, และติดตามความคืบหน้าผ่านเครื่องมือที่มองเห็นได้เช่นแดชบอร์ดและไทม์ไลน์
เทมเพลตการอัตโนมัติทางอีเมลของ ClickUpคือผู้ช่วยที่ดีที่สุดของคุณในการเดินทางสู่กล่องขาเข้า 0. เทมเพลตนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการนำมาใช้การจัดการโครงการทางอีเมล และช่วยให้กระบวนการผสานกฎของ Gmail เข้ากับระบบการจัดการโครงการที่กว้างขึ้นของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น.
นี่คือภาพรวมที่ละเอียดขึ้นเกี่ยวกับวิธีการเชื่อมโยงบัญชี Gmail ของคุณกับเทมเพลตการอัตโนมัติทางอีเมลของ ClickUp ที่สามารถเปลี่ยนแปลงการจัดการอีเมลของคุณได้:
1. สร้างงานจากอีเมล
หนึ่งในคุณสมบัติที่ทรงพลังที่สุดของ ClickUp คือความสามารถในการแปลงอีเมลเป็นงานโดยตรง เมื่อคุณได้รับคำขอหรือการอัปเดตโครงการผ่านทางอีเมล เพียงแปลงเป็นงานใน ClickUp กำหนดให้กับสมาชิกในทีม ตั้งกำหนดเวลา และติดตามความคืบหน้า
2. ระบบอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลา
ClickUp Automationsช่วยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดเมื่อจัดระเบียบงานและอีเมล ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติที่กระตุ้นการดำเนินการเมื่ออีเมลประเภทที่กำหนดมาถึง
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำให้การสร้างงานเป็นอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับการอัปเดตโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่างานเหล่านั้นถูกจัดหมวดหมู่และดำเนินการโดยอัตโนมัติโดยไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
นี่คือสิ่งที่ลูกค้าพูดถึงความสามารถของ ClickUp:
ฉันกดปุ่มเดียว อีเมลก็ถูกส่งออกไป ทุกอย่างถูกทำให้เรียบง่าย เพียงแค่กดปุ่มหรือเลือกตัวเลือก กระบวนการที่จำเป็นทั้งหมดก็เสร็จสิ้น ทำให้แม้แต่ภารกิจที่ดูยากที่สุดก็กลายเป็นเรื่องง่าย
ฉันกดปุ่มเดียว อีเมลก็ถูกส่งออกไป ทุกอย่างถูกทำให้เรียบง่าย เพียงแค่กดปุ่มหรือเลือกตัวเลือก กระบวนการที่จำเป็นทั้งหมดก็เสร็จสิ้น ทำให้แม้แต่ภารกิจที่ดูยากที่สุดก็กลายเป็นเรื่องง่าย
3. แนบอีเมลไปยังงาน
เก็บหัวข้ออีเมลที่สำคัญไว้เชื่อมโยงกับโปรเจ็กต์ที่พวกมันเกี่ยวข้อง. ด้วยClickApp อีเมลใหม่ คุณสามารถส่งและรับอีเมลได้โดยตรงภายในงานใน ClickUp ได้เช่นกัน ง่ายเหมือนการโพสต์ความคิดเห็น!
สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการอ้างอิงอีเมลเมื่อทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมหรือติดตามความคืบหน้าของงานเฉพาะ
4. สร้างแม่แบบอีเมล
ClickUp ยังช่วยให้คุณสามารถสร้างเทมเพลตอีเมลแบบกำหนดเองได้ ช่วยประหยัดเวลาในการตอบกลับแบบซ้ำๆ เทมเพลตเหล่านี้ช่วยมาตรฐานการสื่อสาร ทำให้เกิดความสม่ำเสมอ และลดความจำเป็นในการเขียนอีเมลจากศูนย์สำหรับทุกงานหรือโครงการ
5. การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
การผสานการทำงานของ ClickUp กับ Gmailช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการแชร์อีเมลภายใน ClickUp สมาชิกในทีมสามารถแสดงความคิดเห็น มอบหมายงาน และอัปเดตสถานะของโครงการได้ทั้งหมดแบบเรียลไทม์
ควบคุมกล่องจดหมายของคุณด้วย ClickUp!
การรับข้อมูลดิจิทัลมากเกินไปไม่ได้เกิดจากอีเมลมากเกินไป แต่เป็นผลมาจากการไม่จัดการรายการที่ต้องดำเนินการของคุณอย่างเหมาะสม
การรับข้อมูลดิจิทัลมากเกินไปไม่ได้เกิดจากอีเมลมากเกินไป แต่เป็นผลมาจากการไม่จัดการรายการที่ต้องดำเนินการของคุณอย่างเหมาะสม
กฎของ Gmail สามารถช่วยให้คุณจัดการกล่องจดหมายของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่เมื่อคุณต้องการมากกว่าแค่การกรองอีเมล ClickUp จะเข้ามาช่วยยกระดับการจัดการอีเมลของคุณไปอีกขั้น ด้วยความสามารถในการเปลี่ยนอีเมลให้เป็นงานอัตโนมัติ กระบวนการทำงาน และเสนอการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ คุณจะไม่มีวันพลาดทุกความเคลื่อนไหว
คุณสมบัติที่ใช้งานง่ายของ ClickUp เช่น เทมเพลตอีเมลที่ปรับแต่งได้และเครื่องมือจัดการงาน ช่วยทำให้กระบวนการทำงานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น ทำให้การจัดการอีเมลง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น พร้อมที่จะปลดล็อกวิธีการจัดการอีเมลที่ชาญฉลาดกว่าเดิมหรือไม่? ลองใช้ ClickUp และสัมผัสประสบการณ์การจัดการอีเมลที่ไม่เหมือนใคร!