กรอบการกำกับดูแลโปรแกรม: แบบจำลอง, ประโยชน์หลัก, และการเริ่มต้น

หากคุณเคยบริหารโครงการ คุณคงทราบดีว่างานนี้เครียดแค่ไหน ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณมักจะมีงานที่ต้องรับผิดชอบมากมาย ทั้งการแก้ปัญหาที่มีความเสี่ยงสูงและการตัดสินใจที่สำคัญ

ตอนนี้ลองจินตนาการว่าคุณต้องทำสิ่งนั้นกับทั้งโปรแกรม—ซึ่งก็คือชุดของโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่จำนวนมาก ความซับซ้อนจะเพิ่มขึ้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะเพิ่มขึ้น และกระบวนการตัดสินใจจะมีความสำคัญและต้องใช้ความคิดมากขึ้น

นั่นคือจุดที่กรอบการกำกับดูแลโปรแกรมเข้ามาช่วยได้ 🥰

เป็นกลไกการกำกับดูแลที่ชี้นำผู้นำและผู้บริหารระดับสูง ในการจัดการโครงการหลายโครงการ เพื่อดูแลความสำเร็จโดยรวมของโปรแกรม เป้าหมายคือการลดความเสี่ยงของโปรแกรมให้น้อยที่สุดและทำให้มั่นใจว่าผลลัพธ์ของโครงการทั้งหมดสอดคล้องกัน

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงแนวคิดต่าง ๆ เกี่ยวกับ โครงสร้างการกำกับดูแลโครงการ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร ลดความขัดแย้ง และลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ เราจะครอบคลุม:

การกำกับดูแลโครงการคืออะไร?

โปรแกรมหมายถึงกลุ่มของโครงการที่ร่วมกันพยายามบรรลุเป้าหมายร่วมกัน โปรแกรมเองถือเป็นหน่วยอิสระภายในองค์กร ดังนั้นจึงต้องมีวิสัยทัศน์ในการดำเนินงานภายใต้เป้าหมายโดยรวมของธุรกิจ

นั่นคือจุดที่การกำกับดูแลโครงการเข้ามาเกี่ยวข้อง หมายถึงการกำหนด, การนำไปใช้, และการปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุดและโครงสร้างที่เหมือนกันสำหรับทุกโครงการภายในโปรแกรม

จากขอบเขตของโครงการและผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ ไปจนถึงความเสี่ยงและข้อจำกัดของโปรแกรม การกำกับดูแลโปรแกรมให้กรอบพื้นฐานแก่คุณในการจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวัน รวมถึงช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักทราบถึงสิ่งที่พวกเขากำลังมีส่วนร่วม 🤝

โดยทั่วไปแล้ว รูปแบบการกำกับดูแลโปรแกรมจะครอบคลุมห้าด้าน:

รูปแบบการบริหารจัดการโปรแกรม: ประโยชน์หลัก

รูปแบบการบริหารจัดการโครงการช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอการมาตรฐานของกระบวนการ และการคาดการณ์ผลลัพธ์ การสื่อสาร และการตัดสินใจได้ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของการล้มเหลวของโครงการในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพของโครงการแต่ละโครงการและทีมโครงการแต่ละทีม

ประโยชน์หลักอื่น ๆ ของการบริหารโปรแกรม ได้แก่:

องค์ประกอบของโปรแกรมและบทบาท

เช่นเดียวกับที่รัฐบาลกำหนดนโยบายสำหรับประเทศชาติ รูปแบบการกำกับดูแลโครงการจะถูกกำหนดโดยคณะกรรมการกำกับดูแลโครงการหรือคณะกรรมการอำนวยการของบริษัท คณะกรรมการนี้อาจประกอบด้วยผู้สนับสนุนโครงการ ผู้สนับสนุนโครงการรายบุคคล ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร และตัวแทนลูกค้า เป็นต้น

องค์ประกอบและบทบาทสำคัญของโปรแกรมอื่น ๆ ได้แก่:

ความสัมพันธ์ระหว่างการกำกับดูแลโครงการและการบริหารโครงการ

เส้นทางสู่การบริหารโครงการที่ดีขึ้นต้องผ่านธรรมาภิบาลโครงการที่เข้มแข็ง ความสัมพันธ์ระหว่างสองแนวคิดนี้เปรียบเสมือนแผนที่และการเดินทาง

เช่นเดียวกับที่แผนที่แสดงเส้นทางไปยังจุดหมายปลายทางพร้อมเวลาที่คาดหมายและเส้นทางสำรองในกรณีฉุกเฉิน การกำกับดูแลโปรแกรมจะกำหนดเส้นทางในการจัดการโปรแกรมและจัดการความเสี่ยงในขณะที่บรรลุวัตถุประสงค์ของโปรแกรม ✅

เคล็ดลับเพิ่มเติม: กำลังมองหาวิธีง่ายๆ ในการดูแลโปรแกรมทั้งหมดของคุณอยู่หรือไม่? คุณสามารถใช้เทมเพลตการจัดการโปรแกรม ClickUpเพื่อติดตามและจัดการความคืบหน้าของโปรแกรมของคุณผ่านขั้นตอนต่างๆ ในมุมมอง Gantt ที่มีอยู่ในตัว และทั้งหมดนี้ฟรี!

รูปแบบการบริหารจัดการโปรแกรมที่แตกต่างกัน

มี สามประเภทหลักของรูปแบบการกำกับดูแลโปรแกรมหรือกรอบการทำงาน ซึ่งแต่ละประเภทพยายามจัดระเบียบทรัพยากรและทีมของคุณในรูปแบบที่แตกต่างกัน

1. กรอบการกำกับดูแลเชิงหน้าที่

ในแบบจำลองการปกครองประเภทนี้ ทรัพยากรและบุคลากรจะถูกจัดระเบียบตามหน้าที่ของแผนกของตน มี หัวหน้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายเพื่อบริหารการดำเนินงาน ภายในแต่ละแผนกซึ่งมีบทบาทที่ชัดเจนในโปรแกรม

ผู้จัดการโครงการมีอำนาจจำกัดในการควบคุมทรัพยากรและบุคลากรในโมเดลการบริหารจัดการประเภทนี้ เนื่องจากหน้าที่การตัดสินใจส่วนใหญ่ตกอยู่กับหัวหน้าฝ่ายงาน หากผู้จัดการต้องการทรัพยากรเพิ่มเติมสำหรับหน้าที่ใดหน้าที่หนึ่ง พวกเขาต้องขอจากหัวหน้าฝ่ายที่เกี่ยวข้อง 🏬

ข้อได้เปรียบหลักของการบริหารจัดการเชิงหน้าที่คือมันช่วยให้เกิดความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน หัวหน้าฝ่ายงานมีอำนาจควบคุมกระบวนการและข้อมูลภายในแผนกอย่างสมบูรณ์ ช่วยให้พวกเขาสร้างความรับผิดชอบโดยตรงต่อภารกิจภายในกรอบการบริหารจัดการ

และในระดับที่สูงขึ้นไปในลำดับชั้น หัวหน้าแผนกสามารถตอบข้อซักถามและเสนอแผนการใช้ทรัพยากรด้วยความมั่นใจที่มากขึ้น

2. กรอบการกำกับดูแลโครงการ

รูปแบบการบริหารจัดการนี้จัดระเบียบทรัพยากรและบุคลากรโดยยึดตามโครงการ แทนที่จะเป็นตามหน้าที่ อำนาจในการตัดสินใจสูงสุดอยู่ที่ผู้จัดการโครงการ และผู้จัดการโครงการจะเป็นผู้มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคน รวมถึงหัวหน้าฝ่ายงาน (หากมีตำแหน่งดังกล่าว)

หากโครงการใกล้จะล่าช้าผู้จัดการโครงการสามารถใช้ปัญญาของตนในการจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติมจากแผนกใดก็ได้ ด้วยการตั้งค่าการทำงานร่วมกันข้ามแผนก

รูปแบบการบริหารโครงการนี้เปิดโอกาสให้มีความเป็นอิสระมากขึ้นในระดับโครงการ และเร่งรัดการดำเนินงานตามขั้นตอนของโครงการให้รวดเร็วขึ้น

อย่างไรก็ตาม การทำให้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านอาจเป็นเรื่องยาก เนื่องจากหัวหน้าฝ่ายงานอาจไม่ทราบเสมอไปว่าเมื่อใดที่โครงการจะต้องการทรัพยากรเพิ่มเติม กรอบการทำงานที่จัดระเบียบไม่ดีอาจทำให้หัวหน้าฝ่ายงานไม่ลงทุนและอาจไม่มีภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับความต้องการทรัพยากรในอนาคต ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงในการเกิดคอขวด

3. กรอบการกำกับดูแลแบบเมทริกซ์

รูปแบบการบริหารจัดการแบบเมทริกซ์ใช้ประโยชน์จากความสามารถของการบริหารจัดการทั้งแบบเชิงหน้าที่และแบบโครงการ และมักเป็นที่นิยมของผู้จัดการที่มีวิสัยทัศน์ในทีมขนาดใหญ่ที่มีการทำงานข้ามสายงาน

ในกรอบการบริหารโครงการนี้ ทรัพยากรและบุคลากรจะอยู่ภายใต้หน่วยงานของตนเอง และมีหัวหน้าฝ่ายหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารจัดการ ความแตกต่างคือ มีผู้จัดการโครงการหรือโปรแกรมที่ประสานงานระหว่างหัวหน้าฝ่ายหน้าที่ต่างๆ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วย

ขอบเขตอำนาจของผู้ประสานงานในแบบจำลองเมทริกซ์นั้นเป็นเรื่องของความคิดเห็น ในแบบจำลองเมทริกซ์ที่อ่อนแอ เราเห็นอำนาจการตัดสินใจเอนเอียงไปทางหัวหน้าแผนก ในขณะที่ในแบบจำลองที่แข็งแกร่งกว่า ผู้จัดการโครงการจะมีอำนาจในการตัดสินใจมากกว่า

ดีที่สุดคือการมุ่งสู่แบบจำลองการกำกับดูแลแบบเมทริกซ์ที่สมดุล ซึ่งผู้จัดการโครงการและหัวหน้าฝ่ายงานมีอำนาจและความรับผิดชอบเท่าเทียมกันในการตัดสินใจ และในกรณีที่มีความท้าทายหรือความขัดแย้งในการบริหารโครงการกลไกการส่งต่อปัญหาจะเริ่มทำงาน โดยผู้จัดการโครงการหรือหัวหน้าฝ่ายงานสามารถส่งต่อปัญหาไปยังคณะกรรมการกำกับดูแลโครงการและโปรแกรมได้ คณะกรรมการจะรับฟังทั้งสองฝ่ายก่อนที่จะตัดสินใจในท้ายที่สุด

วิธีการจัดตั้งโครงสร้างการกำกับดูแลโปรแกรม: 7 ขั้นตอน

การจัดตั้งโครงสร้างการกำกับดูแลโครงการเป็นกระบวนการเจ็ดขั้นตอนสำหรับองค์กรส่วนใหญ่ แต่เพื่อให้การดำเนินการเป็นไปอย่างถูกต้อง คุณจำเป็นต้องมีการสนับสนุนจากเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีคุณภาพ เช่น ClickUp.

เครื่องมือการจัดการโครงการทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางข้อมูลและกระบวนการของโครงการทั้งหมด ทำให้ผู้จัดการโปรแกรมทุกคนสามารถติดตามทุกอย่างได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ยังมีบทบาทสำคัญในการทดสอบประสิทธิภาพของกรอบการกำกับดูแลโครงการหรือโปรแกรมใดๆ ล่วงหน้า

มาสำรวจทุกขั้นตอนในการนำกรอบการทำงานไปใช้กันเถอะ—เราได้สาธิตฟังก์ชันที่มีประโยชน์บางอย่างใน ClickUp เพื่อช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นด้วย 🌝

ขั้นตอนที่ 1: ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก

ขั้นตอนแรกคือการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดภายในโปรแกรม ผู้ที่ได้รับผลกระทบจากโปรแกรมถือเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสิ่งสำคัญคือต้องระบุพวกเขา รวมถึงระดับของอิทธิพลหรือความสนใจที่พวกเขามี ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักอาจรวมถึงผู้สนับสนุนและผู้จัดการโปรแกรม ตลอดจนผู้ใช้ปลายทาง เจ้าของธุรกิจ ผู้จัดการโครงการ หน่วยงานกำกับดูแล และพันธมิตรภายนอก

การรวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการไว้ด้วยกันจะช่วยให้คุณวางแผนลำดับความสำคัญและกระบวนการสื่อสารได้ชัดเจนยิ่งขึ้น เทมเพลตการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของ ClickUpเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการระบุ จัดกลุ่ม และวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโปรแกรม รวมถึงอิทธิพลของพวกเขาที่มีต่อโครงการภายในโปรแกรม ตลอดจนบันทึกประโยชน์ที่คาดหวังไว้ 📒

ขั้นตอนที่ 2: จัดตั้งคณะกรรมการกำกับดูแลและกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละบุคคล

เมื่อคุณได้กำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดแล้ว คุณจำเป็นต้องจัดตั้งคณะกรรมการหลักของโปรแกรม จำนวนสมาชิกและบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละคนขึ้นอยู่กับระดับความซับซ้อนของพอร์ตโฟลิโอของคุณ

คุณอาจต้องการสร้าง หน่วยงานกำกับดูแลหลายระดับ เช่น คณะกรรมการอำนวยการเพื่อกำหนดกลยุทธ์ของโครงการ คณะกรรมการกำกับดูแลเพื่อดูแลการนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดไปปฏิบัติ และทีมโครงการเฉพาะทางสำหรับงานบริหาร

กุญแจสำคัญคือการทำให้แน่ใจว่าสมาชิกไม่ถูกท่วมท้นด้วยหน้าที่ความรับผิดชอบของตน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อรูปแบบการทำงานและความสามารถในการปฏิบัติหน้าที่อย่างถูกต้อง

เคล็ดลับ:คุณสามารถใช้เทมเพลตการวางแผน RACI (ผู้รับผิดชอบ, ผู้รับผิดชอบหลัก, ผู้ให้คำปรึกษา, และผู้รับทราบ) ของ ClickUpเพื่อกำหนดบทบาทภายในคณะกรรมการโปรแกรมของคุณได้

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดมาตรฐานของโปรแกรม

โปรแกรมต้องปฏิบัติตามมาตรฐานเฉพาะตลอดวงจรชีวิตของโปรแกรม มาตรฐานเหล่านี้มักถูกกำหนดโดยผู้สนับสนุนโปรแกรมหรือลูกค้า อย่างไรก็ตาม ในหลายกรณี อาจถูกกำหนดโดยข้อบังคับของรัฐบาลหรืออุตสาหกรรมด้วยเช่นกัน เมื่อสร้างแบบจำลองการกำกับดูแลโปรแกรม หน่วยงานกำกับดูแลจำเป็นต้องกำหนดและบันทึกมาตรฐานเหล่านี้ไว้

มาตรฐานควรครอบคลุมทุกแง่มุมของโปรแกรม ตั้งแต่การสื่อสารและการรายงานไปจนถึงการควบคุมผลลัพธ์ บางมาตรฐานของโปรแกรมที่คุณสามารถบันทึกได้ ได้แก่:

เมื่อคณะกรรมการกำกับดูแลโปรแกรมของคุณได้กำหนดมาตรฐานเหล่านี้เสร็จสิ้นแล้ว ให้บันทึกไว้ในที่เดียวโดยใช้ClickUp Docs ซึ่งเป็นคุณสมบัติการจัดการเอกสารที่แข็งแกร่งซึ่งรวมอยู่ในชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานClickUp เพื่อช่วยให้คุณและสมาชิกในทีมโครงการสามารถสร้างเอกสารร่วมกันได้อย่างง่ายดาย เอกสารทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในพื้นที่โครงการเฉพาะเพื่อการเรียกใช้ที่สะดวก

กำลังมองหาแบบฟอร์มมาตรฐานเพื่อบันทึกการเริ่มต้นโปรแกรมอยู่หรือไม่?แม่แบบข้อเสนอโปรแกรมของ ClickUpคือตัวเลือกที่ใช่สำหรับคุณ ประกอบด้วยช่องข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดและการแสดงผลที่ชัดเจน เพื่อช่วยให้คุณบันทึกวัตถุประสงค์หลักของโปรแกรม ลำดับความสำคัญของงาน และนโยบายการจัดสรรทรัพยากรโดยใช้ภาษาที่เป็นมาตรฐานในอุตสาหกรรม

ขั้นตอนที่ 4: จัดตั้งกระบวนการกำกับดูแลและขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPs)

เมื่อคณะกรรมการกำกับดูแลของคุณได้กำหนดมาตรฐานแล้ว ให้เริ่มออกแบบกระบวนการกำกับดูแลเพื่อให้แน่ใจว่ามาตรฐานเหล่านั้นได้รับการนำไปใช้ในระดับปฏิบัติการ กระบวนการที่ร่างขึ้นควรครอบคลุมการวางแผน การดำเนินการ การติดตาม และการรายงาน บางพื้นที่ของกระบวนการที่คุณอาจต้องการพิจารณาในขั้นตอนนี้ ได้แก่:

นี่อาจเป็นขั้นตอนที่ท้าทายที่สุด เนื่องจากคุณต้องพิจารณาการไหลของกระบวนการทั่วทั้งองค์กรเพื่อพัฒนา SOP ที่สมดุล นั่นเป็นเหตุผลที่ทีมขนาดใหญ่มักใช้ClickUp Whiteboards เพื่อสร้างแผนภาพกระบวนการโดยใช้แผนผังงาน แผนที่กิจกรรม และการแสดงภาพอื่นๆ กระดานไวท์บอร์ดแต่ละอันสามารถแชร์ได้และเหมาะสำหรับการทำงานร่วมกัน—เพื่อนร่วมทีมของคุณสามารถแชร์ข้อมูลและทำงานร่วมกันในการทำแผนผังกระบวนการได้แบบเรียลไทม์

นอกจากนี้ยังมีเทมเพลตไวท์บอร์ดสำหรับการจัดการโปรแกรมที่น่าประทับใจมากมายในไลบรารีของ ClickUp ซึ่งช่วยในการสร้างแบบจำลองการกำกับดูแลโปรแกรม ตัวอย่างเช่นเทมเพลตบันทึกการตัดสินใจของ ClickUpสามารถใช้เพื่อเก็บบันทึกการตัดสินใจทั้งหมดที่สมาชิกในทีมและคณะกรรมการกำกับดูแลได้ดำเนินการไว้ มันสามารถเก็บข้อมูลทั้งหมด เช่น หมวดหมู่การตัดสินใจ ปัญหา และรายละเอียดอื่นๆ ที่สามารถติดตามได้

เมื่อคุณได้กำหนดกระบวนการของคุณแล้วClickUp Automationsสามารถช่วยคุณทำให้ส่วนที่ซ้ำซ้อนของกระบวนการทำงานของคุณเป็นอัตโนมัติได้ คุณสามารถทำให้การจัดการงานที่เป็นงานธุรการ เช่น การตั้งค่าหรืออัปเดตสถานะของโครงการ การส่งมอบงาน การแจ้งเตือน และการเตือนความจำ เป็นอัตโนมัติได้ ทีมผู้บริหารของคุณจะขอบคุณคุณสำหรับสิ่งนี้ 😀

ขั้นตอนที่ 5: จัดให้กรอบงานสอดคล้องกับการกำกับดูแลองค์กรและกลยุทธ์

กระบวนการกำกับดูแลโปรแกรมของคุณควรสอดคล้องกับ นโยบายและกลยุทธ์การกำกับดูแลขององค์กร หากไม่มีการสอดคล้องนี้ โปรแกรมของคุณอาจเผชิญกับปัญหาอย่างต่อเนื่องเนื่องจากความขัดแย้งภายใน

ตัวอย่างเช่น หากโครงสร้างการกำกับดูแลขององค์กรของคุณมอบอำนาจส่วนใหญ่ให้กับหัวหน้าฝ่ายงาน การนำรูปแบบการกำกับดูแลแบบเมทริกซ์มาใช้ อาจไม่เหมาะสมกับบริษัท ทีมต่างๆ โดยเฉพาะผู้จัดการโครงการและหัวหน้าฝ่ายงาน จะขัดแย้งกันอยู่ตลอดเวลา ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงาน ความคืบหน้าของโครงการ และแม้กระทั่งวัฒนธรรมการทำงานของคุณได้รับผลกระทบ

คุณสามารถแต่งตั้งผู้ตรวจสอบในขั้นตอนนี้เพื่อตรวจสอบความเป็นไปได้ของนโยบายการกำกับดูแลของคุณได้ หากคุณใช้ ClickUp ผู้ตรวจสอบสามารถใช้ความคิดเห็นหรือการตรวจสอบเพื่อชี้ให้เห็นความไม่สอดคล้องในแบบจำลองของคุณได้

ขั้นตอนที่ 6: จัดให้มีกลไกการส่งเรื่องต่อ

กลไกการยกระดับปัญหาคือกระบวนการที่มีลำดับชั้นที่จำเป็นพร้อมด้วยผู้จัดการที่มีอำนาจที่เหมาะสมในการตัดสินใจหลัก แนวคิดคือการมีสายการบังคับบัญชาเพื่อจัดการกับปัญหาและความเสี่ยงที่สร้างปัญหาในลำดับชั้นที่ต่ำกว่า

กลไกการยกระดับควรเป็นระบบ โดยอนุญาตให้มีการส่งข้อมูลและเอกสารที่จำเป็น และจัดให้มีวิธีการสื่อสารเพื่อหาทางแก้ไขอย่างรวดเร็ว

ClickUp สามารถช่วยคุณสร้างกลไกการยกระดับปัญหาที่แข็งแกร่งในแบบจำลองการกำกับดูแลโปรแกรมของคุณได้ คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มการยกระดับปัญหาโดยใช้ClickUp Formsที่สมาชิกทีมสามารถส่งเพื่อยกระดับปัญหาพร้อมรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง ความคิดเห็นที่แตกต่างกัน ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากแต่ละแนวทาง เป็นต้น ทุกการส่งแบบฟอร์มจะกลายเป็นงานที่มอบหมายให้กับสมาชิกคณะกรรมการโปรแกรมซึ่งสามารถแก้ไขปัญหาได้

สมาชิกคณะกรรมการสามารถใช้มุมมองมากกว่า 15 แบบของ ClickUp รวมถึงมุมมองรายการ (List), กระดาน (Board) และไทม์ไลน์ (Timeline) เพื่อวิเคราะห์ปัญหาที่ถูกยกระดับได้ ตัวอย่างเช่น พวกเขาสามารถใช้มุมมองรายการเพื่อจัดเรียงงานที่ยกระดับตามลำดับความสำคัญและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วว่าเรื่องใดจำเป็นต้องได้รับการแก้ไขก่อน

ClickUp ยังมีฟีเจอร์แชทสดClickUp Chatสำหรับการสื่อสารแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับปัญหาโปรแกรมของคุณหรือการสนทนาเร่งด่วนอื่น ๆ—คุณสามารถพูดคุยกับบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือทั้งทีมได้โดยไม่ต้องเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ คุณยังสามารถจัดการประชุม Zoom ได้จากภายในพื้นที่ทำงานของ ClickUp โดยตรงด้วยการเชื่อมต่อ Zoom ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ

ในทำนองเดียวกัน มุมมองไทม์ไลน์สามารถช่วยให้ผู้จัดการโครงการเห็นโครงการที่ล่าช้ากว่ากำหนดและดำเนินการแก้ไขเพื่อให้กลับมาเป็นไปตามแผนได้ ผู้จัดการโครงการสามารถใช้มุมมองนี้เพื่อติดตามวงจรชีวิตการจัดการโครงการทั้งหมดเพื่อการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

ขั้นตอนที่ 7: แบ่งปันโครงสร้างกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่าย

เมื่อคุณได้จัดตั้งโครงสร้างการกำกับดูแลโปรแกรมของคุณแล้ว ให้แบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนเพื่อให้พวกเขาเข้าใจนโยบายใหม่และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ขั้นตอนนี้ถือเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุด เนื่องจากวิธีการที่คุณสื่อสารและแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างการกำกับดูแลโปรแกรมของคุณมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินโครงการให้ปราศจากข้อผิดพลาดในอนาคตนอกจากนี้ยังเป็นการเปิดช่องทางให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงสามารถแสดงความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะได้อีกด้วย

ส่งมอบการบริหารโครงการด้วย ClickUp: โซลูชันสูงสุดสำหรับผู้จัดการโครงการ

กระบวนการกำกับดูแลโครงการที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการที่กำลังดำเนินการให้สำเร็จลุล่วงและผลตอบแทนจากการลงทุนที่มั่นคง หากปราศจากกรอบการทำงานที่เหมาะสม คุณจะพบว่าทีมโครงการของคุณเกิดความขัดแย้งเกี่ยวกับทรัพยากรและลำดับความสำคัญในการแก้ไขปัญหา และสถานการณ์อาจเลวร้ายลงอย่างรวดเร็วในทิศทางที่ไม่คาดคิด

โชคดีที่ด้วยขั้นตอนที่เราแนะนำ คุณสามารถจัดตั้งคณะกรรมการกำกับดูแลโครงการได้อย่างง่ายดาย รวมถึงหลักการกำกับดูแลที่ขับเคลื่อนโครงการของคุณไปสู่ความสำเร็จ และ ClickUp สามารถทำให้กระบวนการทั้งหมดราบรื่นขึ้นอย่างมีนัยสำคัญด้วยเทมเพลตและฟังก์ชันที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับทีมโครงการลงทะเบียนที่นี่เพื่อเริ่มต้น 💖