วิธีสร้างตารางงานย้อนกลับที่มีประสิทธิภาพ

ในการจัดการห่วงโซ่อุปทาน การส่งมอบสินค้า 'ตรงเวลาและครบถ้วน' เป็นสิ่งสำคัญ ในอุตสาหกรรมการผลิตสมัยใหม่ 'การผลิตแบบทันเวลาพอดี' เป็นที่นิยม สื่อเองก็เช่นกัน กำหนดวันเผยแพร่ล่วงหน้าเป็นเดือนหรือแม้กระทั่งเป็นปีสำหรับโครงการต่างๆ

กำหนดเวลาเป็นหนึ่งในสิ่งแรกที่ผู้นำตัดสินใจในธุรกิจ จากนั้นทีมจะทำงานย้อนกลับจากวันนั้นเพื่อวางแผนการส่งมอบ ในคำศัพท์การจัดการโครงการ นี่เรียกว่าตารางงานย้อนกลับ โพสต์บล็อกนี้จะพิจารณาตารางงานย้อนกลับอย่างละเอียดและเน้นวิธีการสร้างตารางงานย้อนกลับสำหรับโครงการของคุณ

อะไรคือตารางการทำงานย้อนกลับ?

ตารางงานย้อนกลับเป็นเครื่องมือในการวางแผนโครงการที่ผู้จัดการกำหนดเป้าหมายและจุดสำคัญในลำดับย้อนกลับ โดยเริ่มจากกำหนดเวลาสุดท้าย เช่นเดียวกับตารางงานโครงการทั่วไป คุณจะต้องวางแผนงานทั้งหมด ระบุทรัพยากร และประมาณเวลา/แรงงาน หลังจากนั้น ซึ่งแตกต่างจากวิธีการอื่นๆ คุณจะเริ่มติดตามเป้าหมายจากจุดสำคัญสุดท้ายและกำหนดตารางงานย้อนกลับ

สมมติว่าทีมวิจัยของคุณต้องส่งรายงานภายในวันที่ 31 ธันวาคม การเขียนรายงานจะประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้: การทบทวนวรรณกรรม, การทำแบบสำรวจ, การวิเคราะห์คำตอบ, การเขียนรายงาน, การสร้างกราฟให้เห็นภาพ, และสุดท้ายคือการตรวจทานเพื่อส่งงาน ตารางการทำงานของคุณจะเป็นดังนี้

ตามตารางการทำงานย้อนกลับนี้ คุณต้องเริ่มงานภายในวันที่ 6 ธันวาคม อย่างไรก็ตาม คุณต้องปรับตารางเวลาของโครงการให้เหมาะสมหากมีวันหยุดและเหตุการณ์ไม่คาดคิดอื่น ๆ

ทำไมตารางการทำงานย้อนกลับจึงมีความสำคัญ?

ตารางการทำงานย้อนกลับจะช่วยให้คุณเริ่มต้นด้วยการมีจุดสิ้นสุดในใจ ช่วยเน้นที่ผลลัพธ์สุดท้าย จัดตารางงานอย่างมีประสิทธิภาพ และปรับปรุงการผลิตให้ราบรื่น นี่คือวิธีการ

การตรวจสอบความเป็นไปได้: ผู้จัดการใช้ตารางงานย้อนกลับเพื่อประเมินว่าพวกเขาสามารถส่งมอบโครงการได้ภายในกำหนดเวลาหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ในตัวอย่างข้างต้น หากกำหนดเวลาอยู่ห่างจากวันนี้ไม่ถึง 25 วัน จะไม่สามารถทำให้เสร็จได้ทันเวลา คุณสามารถขอขยายกำหนดเวลาหรือขอทรัพยากรเพิ่มเติมได้โดยใช้ข้อมูลนี้

การจัดทีมให้สอดคล้อง: ตารางงานแบบย้อนกลับจะแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงระหว่างงานและสมาชิกในทีมอย่างชัดเจน ส่งเสริมการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น และกระตุ้นให้ทีมมุ่งสู่เส้นตายสุดท้าย

การเจรจาขอบเขต: หากกำหนดเวลาของโครงการไม่สามารถต่อรองได้ คุณสามารถเจรจาเพื่อลดขอบเขตงานกับผู้สนับสนุนโครงการหรือลูกค้าได้ให้จัดลำดับความสำคัญของงานตามการเปลี่ยนแปลงที่ได้ตกลงกันไว้ และดำเนินการงานที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถส่งมอบผลงานที่มีคุณภาพสูงได้

การจัดสรรทรัพยากร: ด้วยกำหนดเวลาที่ต่อเนื่อง คุณสามารถเลือกทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น หากมีสมาชิกในทีมกำลังเร่งทำงานตามกำหนดเวลาอื่น คุณอาจไม่ต้องการรวมพวกเขาไว้ด้วย หรือหากมีใครกำลังทำงานที่ไม่สำคัญ คุณอาจจัดสรรงานนั้นใหม่และรวมพวกเขาไว้ในตารางงานของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้สมาชิกในทีมเห็นวันที่สำคัญเพื่อวางแผนเวลาหยุดพักผ่อนได้อย่างเหมาะสม

วิธีสร้างตารางงานย้อนกลับ

ทำความเข้าใจพื้นฐานก่อนที่คุณจะสร้างตารางงานย้อนกลับ: ขอบเขตของโครงการ ทรัพยากรที่จำเป็น และกำหนดเวลาสุดท้าย

1. สรุปขอบเขตของโครงการ

เช่นเดียวกับตารางเวลาของโครงการใด ๆ คุณจำเป็นต้องเข้าใจข้อกำหนด. คำถามที่คุณควรถามตัวเองมีดังนี้.

ตามลักษณะของโครงการของคุณ ให้เข้าใจรายละเอียดและความคาดหวังอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องก่อนที่คุณจะสร้างตารางการทำงานย้อนกลับ หากมีความซับซ้อนเกินไป ให้แยกออกเป็นระยะ ๆ ของโครงการเพื่อให้การจัดการง่ายขึ้น

จากนั้น แบ่งงานออกเป็นงานย่อย ๆ ให้ละเอียด จัดหมวดหมู่แต่ละงานตามลำดับความสำคัญ เพื่อให้คุณสามารถตัดงานที่มีความสำคัญต่ำออกได้หากไม่สามารถส่งมอบงานทั้งหมดได้ทันกำหนด สุดท้าย ประมาณการเวลาที่ใช้ในแต่ละงานอย่างแม่นยำสำหรับตารางการทำงานย้อนกลับของคุณ

2. ระบุทรัพยากรที่จำเป็น

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น แอปพลิเคชันมือถือแบบง่าย ๆ จะต้องมีนักเขียน UX, นักออกแบบ, นักพัฒนา Android, นักพัฒนา iOS, นักวิเคราะห์คุณภาพ, และผู้จัดการโครงการ. เมื่อวิเคราะห์อย่างลึกซึ้ง คุณจะตระหนักว่าคุณไม่ต้องการทรัพยากรทั้งหมดสำหรับโครงการทั้งหมด. ดังนั้น ประมาณจำนวนชั่วโมงที่คุณต้องการสำหรับแต่ละอย่างเพื่อเพิ่มการใช้ทรัพยากรให้สูงสุด.

3. เลือกเครื่องมือจัดตารางงานย้อนกลับ

ตารางการทำงานย้อนกลับต้องการการวางแผนอย่างสร้างสรรค์ คุณต้องทำงานย้อนกลับจากกำหนดเวลาที่แน่นอน โดยจัดระเบียบงานและสิ่งที่ต้องพึ่งพาให้เข้ากับตารางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ผู้จัดการโครงการต้องการเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ซึ่งสามารถจัดการทุกอย่างได้เครื่องมือการจัดการโครงการClickUp มีคุณสมบัติที่สามารถทำให้สิ่งนี้เป็นเรื่องง่ายในหลายโครงการ

4. สร้างตารางงานย้อนกลับโดยเริ่มจากวันที่ส่งมอบ

เปิดเครื่องมือจัดตารางเวลาของคุณและเริ่มต้นจากจุดสิ้นสุด

5. ทบทวนและปรับปรุงตารางงานที่ต้องส่งกลับ

ตอนนี้คุณได้กำหนดรายละเอียดทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ถึงเวลาที่จะถอยกลับมาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ClickUp มีมุมมองสามแบบที่ช่วยให้การจัดตารางงานย้อนกลับเป็นเรื่องง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ

มุมมองปฏิทิน ClickUp

ดูโครงการของคุณบนปฏิทินแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน พร้อมการจัดการงานแบบลากและวาง หลีกเลี่ยงการมอบหมายงานในวันหยุดประจำสัปดาห์ ตรวจสอบว่าคุณไม่ได้มอบหมายงานที่ทับซ้อนกันหรือมอบหมายงานหลายงานให้กับคนเดียวกันในวันเดียวกัน ซิงค์ปฏิทิน Google ของคุณหรือเครื่องมือจัดตารางเวลาสมัยใหม่อื่นๆ ที่คุณอาจใช้งานอยู่เพื่อยืนยันความพร้อมใช้งานที่อัปเดต

มุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUp

แผนภูมิแกนต์แสดงความคืบหน้าของโครงการตามเส้นเวลา โดยทั่วไปจะอยู่ในรูปแบบของกราฟแท่ง แผนภูมิแกนต์แบบง่ายจะมีลักษณะดังนี้

มุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUp ช่วยให้โครงการที่ซับซ้อนที่สุดง่ายขึ้น คุณสามารถ

นอกจากนี้ ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนรายละเอียดงานบนแผนภูมิแกนต์ การแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังผู้ใช้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับข้อมูลที่ตรงกันต่อไปนี้คือตัวอย่างเทมเพลตแผนภูมิแกนต์สำหรับโครงการที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ง่ายขึ้น

มุมมองปริมาณงาน ClickUp

เมื่อคุณตั้งค่ารายละเอียดทั้งหมดแล้ว มุมมองปริมาณงาน หรือก็คือมุมมองที่แสดงขีดความสามารถของทีม จะแสดงผลได้อย่างถูกต้อง อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถตรวจสอบได้ว่ามีการมอบหมายงานให้ใครมากเกินไป กำหนดเวลาทับช่วงที่ไม่อยู่ หรือมอบหมายงานที่เกินความสามารถของบุคคลนั้นหรือไม่

สุดท้าย ใช้มุมมองกล่อง ClickUpเพื่อจัดการสิ่งที่ค้างอยู่

เคล็ดลับและกลยุทธ์ในการจัดทำกำหนดการย้อนกลับ

ตอนนี้ที่เราได้ครอบคลุมพื้นฐานแล้ว ให้เราไปต่อกับกลยุทธ์และคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยคุณปรับปรุงตารางงานของคุณให้ดีขึ้น

ซิงค์ปฏิทินวันหยุดและเวลาหยุดของคุณ

หลีกเลี่ยงความเครียดที่ไม่จำเป็นโดยการซิงค์ปฏิทินวันหยุดขององค์กรของคุณไปยัง ClickUp โดยตรง นอกจากนี้ ให้ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมซิงค์ปฏิทิน Google ของพวกเขากับ ClickUp ด้วย

เพิ่มวันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนดสำหรับทุกงาน

เพื่อดูความคืบหน้าของโครงการบนแผนภูมิแกนต์ ให้เพิ่มวันที่เริ่มต้นโครงการและวันที่ครบกำหนดของทุกงาน และจำลองให้เห็นว่าการสำเร็จโครงการอย่างสมบูรณ์จะมีลักษณะอย่างไร

เพิ่มการประมาณเวลา

ประมาณเวลาที่ต้องใช้สำหรับทุกงานเพื่อทำนายปริมาณงานล่วงหน้าเพื่อให้คุณสามารถทำแผนสำรองได้หากมีบางสิ่งใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้

ระบุข้อกำหนดเบื้องต้นและรวบรวมไว้ล่วงหน้า

พิจารณาผลลัพธ์ของโครงการของคุณอย่างละเอียดและระบุข้อกำหนดเบื้องต้น ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างแอปพลิเคชันมือถือ คุณจะต้องมีสภาพแวดล้อมแซนด์บ็อกซ์ แนวทางแบรนด์ การเข้าถึงบัญชีนักพัฒนา iOS และอื่นๆ

เลือกความยืดหยุ่น ไม่ใช่ความสมบูรณ์แบบ

ไม่มีตารางเวลาที่สมบูรณ์แบบ สมาชิกในทีมอาจป่วย, เที่ยวบินอาจล่าช้า, ระบบพัฒนาบนคลาวด์อาจหยุดทำงานชั่วคราว, เป็นต้น สิ่งเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้ ดังนั้น คุณควรสร้างแผนสำรองเพื่อแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้

วางแผนเวลาสำรอง

ไม่ควรกำหนดตารางงานจนถึงนาทีสุดท้าย การมีตารางงานที่แน่นและเคร่งครัดไม่เพียงแต่ไม่มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังสร้างความเครียดอย่างมากอีกด้วย ดังนั้น ควรเผื่อเวลาสำหรับงานส่งมอบสุดท้ายและจุดสำคัญต่างๆ ไว้บ้าง

สร้างตารางเวลาการทำงานย้อนกลับที่ไร้ที่ติด้วย ClickUp

การจัดตารางงานย้อนกลับอาจไม่เป็นที่นิยมเพราะมันลดความยืดหยุ่นและทำให้เราต้องรับผิดชอบในการส่งมอบงานตามกำหนดเวลา อย่างไรก็ตาม โครงการที่มีกำหนดเวลาที่แน่นเป็นสิ่งที่พบได้ทั่วไป และตารางงานย้อนกลับเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดในการจัดการกับมัน

เครื่องมือการจัดการโครงการของ ClickUp คำนึงถึงโอกาสของการเกิดการขัดจังหวะในระหว่างโครงการ ใช้ประโยชน์จากมุมมองมากกว่า 15 แบบเพื่อจัดการรายละเอียดและได้ภาพรวมที่ครอบคลุมเพียงแค่คลิกเดียว ปรับแต่งทุกแง่มุมของตารางเวลา รวมถึงงาน ภารกิจย่อย รายการตรวจสอบ สถานะ ป้ายกำกับ ฯลฯ เริ่มต้นตารางงานย้อนกลับของคุณได้ฟรี—สมัครใช้ ClickUpวันนี้