Det är lätt att känna sig överväldigad av ett stort projekt. När uppgifterna hopar sig kan teamen tappa fokus, sakta ner och se en nedgång i arbetskvaliteten.
Men det finns en populär lösning – 94 % av de 127 företag som Boston Consulting Group har undersökt globalt har antagit den agila metodiken.
Med Agiles Scrum-ramverk blir stora projekt mindre sprints, vilket gör att teamen kan hålla fokus och göra stadiga framsteg. Varje sprint är ett steg på vägen som tar dig närmare ditt mål.
Men hur bestämmer du vad du ska arbeta med i varje sprint? Använd sprintbackloggen – din spelplan för att förvandla kaos till klarhet.
I det här blogginlägget utforskar vi sprintbackloggar: vad de är, varför de är viktiga och hur man skapar och hanterar en med hjälp av ClickUp.
⏰60-sekunders sammanfattning
Du kan skapa en sprintbacklog genom att följa dessa steg:
- Organisera din produktbacklogg: Prioritera uppgifter utifrån värde och betydelse för sprinten.
- Sätt upp ett tydligt sprintmål och fokusera på prioriteringar: Definiera ett tydligt mål och välj uppgifter som bidrar till att uppnå det.
- Känn till ditt teams kapacitet: Utvärdera ditt teams tillgängliga resurser och hur mycket arbete de kan hantera.
- Dela upp stora uppgifter i små, hanterbara steg: Dela upp stora uppgifter i mindre, genomförbara delar för att underlätta hanteringen.
- Skapa din sprint-dashboard: Konfigurera ett projektledningsverktyg som ClickUp för att spåra uppgifter, framsteg och teamets prestanda.
- Slutför planen och samordna ditt team: Granska och bekräfta planen med ditt team och se till att alla vet vad de ska göra.
Vad är en sprintbacklogg?
En sprintbacklog är en enkel lista över uppgifter som ditt Scrum-team planerar att slutföra under en sprint, som vanligtvis varar i 2–4 veckor. Den representerar också vad utvecklarna planerar att åstadkomma under sprinten.
Det är som en att göra-lista för sprinten, uppdelad i tydliga, genomförbara planer och hanterbara steg.
Om du till exempel arbetar med en mobilapp kan dina sprintbacklog-poster innehålla:
- Utforma skärmen för användarprofiler (8 timmar)
- Lägg till inloggningsfunktion (16 timmar)
- Skapa en databas för användardata (12 timmar)
- Skriv tester för inloggningsfunktioner (6 timmar)
Varje uppgift uppskattas och prioriteras så att ditt team kan hålla fokus och enkelt följa framstegen.
➡️ Läs också: Hur kan Scrum-tekniker förbättra projektleveransen?
Förstå sprintbackloggen
En sprintbacklog ger tydlighet, ägarskap och ansvar så att alla vet vad de arbetar med och hur det bidrar till sprintmålet.
Men det som gör en sprintbacklog unik är dess flexibilitet. Medan sprintmålet förblir fast kan backloggen anpassas efter feedback och förändrade prioriteringar, vilket kräver att ditt team förblir fokuserat, samarbetsvilligt och på rätt spår för att leverera önskade resultat.
Komponenter i en sprintbacklogg
För att förstå hur det fungerar måste du känna till de olika delarna av en sprintbacklog. Dessa inkluderar:
- Sprintmål: Målet är den viktigaste komponenten i din sprint och är en tydlig beskrivning av vad du vill uppnå. Till exempel: ”Bygg ett säkert inloggningssystem som gör det enkelt för användare att skapa konton och logga in”.
- Användarberättelser: Dessa är enkla beskrivningar av funktioner skrivna ur användarens perspektiv och hämtade från produktbackloggen. De följer vanligtvis detta format: ”Som [användare] vill jag ha [funktion] så att [fördel]”.
- Uppgifter och deluppgifter: Dessa delar upp varje användarberättelse i tydliga, hanterbara steg. Till exempel kan ”Implementera användarautentisering” innefatta att skapa en användardatabas, utforma ett inloggningsformulär, kryptera lösenord och hantera sessioner.
- Burndown-diagram: Diagrammet visar hur mycket arbete som återstår jämfört med den tid som återstår i sprinten. Det hjälper dig att se om du är på rätt spår för att slutföra allt i tid och ger dig en tidig varning så att du kan justera om saker inte går som planerat.
- Ansvariga: Varje uppgift bör ha en tydlig ansvarig som ansvarar för att den slutförs. Att tilldela uppgifter till specifika personer undviker förvirring, förhindrar dubbelarbete och säkerställer ansvarsskyldighet.
- Tidsuppskattningar: Oavsett om de mäts i timmar eller story points hjälper dessa till att förhindra överåtaganden och hålla sprints realistiska. Till exempel kan användarautentisering ta 4 timmar för databasinstallation, 6 timmar för formulärdesign, 8 timmar för backend-logik och 4 timmar för testning.
👀 Visste du att? Användningen av Agile bland utvecklare har ökat dramatiskt under de senaste åren, från 37 % till 86 %.
Förhållandet mellan sprintbacklog och produktbacklog
Produktbackloggen är som projektets huvudsakliga att göra-lista. Den innehåller allt som din produkt kan behöva – nya funktioner, buggfixar och förbättringar. Listan förändras ständigt i takt med att marknadens behov skiftar och kundernas feedback kommer in. Produktägaren uppdaterar och prioriterar den kontinuerligt för att hålla de viktigaste punkterna högst upp.
Sprintbackloggen representerar mer fokuserade uppgifter. Under sprintplaneringsmötena hjälper produktägaren dig att välja högprioriterade uppgifter från produktbackloggen som kan slutföras under en sprint (vanligtvis två veckor). Det är som att handla specifika ingredienser för att laga en måltid – man tar bara det som behövs för att uppnå den specifika sprinten eller målet.
Så här fungerar det:
- Teamet väljer ut de högst prioriterade uppgifterna (användarberättelser) från produktbackloggen.
- Dessa är uppdelade i mindre uppgifter
- Teamet åtar sig att slutföra dessa uppgifter under sprinten.
- Uppgifter läggs till i sprintbackloggen
Teamet går sedan igenom sprintbackloggen, fokuserar på problemen och förfinar saker efterhand.
🧠 Rolig fakta: Produktägaren hjälper dig att fastställa produktbackloggens poster, men i slutändan är det utvecklingsteamet som äger sprintbackloggen och bestämmer hur arbetet ska delas upp i uppgifter och deluppgifter.
Sprintbackloggens roll i Scrum
En sprintbacklog är en steg-för-steg-plan som håller hela ditt Scrum-team organiserat och fokuserat. Den guidar ditt team under de kommande veckorna och hjälper alla att arbeta tillsammans mot sprintmålet.
Om du till exempel bygger en e-handelsapp kan produktbackloggen innehålla en stor uppgift som "Aktivera säkra användarbetalningar". Under sprintplaneringsprocessen delar produktteamet upp den i mindre uppgifter för sprintbackloggen, såsom att konfigurera en betalningsgateway, utforma kassaflödet, validera kreditkort och hantera betalningsfel.
Denna detaljerade plan gör arbetet tydligt och hanterbart. Varje dag vet teammedlemmarna vad som behöver göras och kan välja uppgifter som matchar deras kompetens. Under dagliga avstämningar använder teamet sprintbackloggen för att dela med sig av framsteg och diskutera problem.
Sprintbackloggen hjälper dig också att upptäcka problem i ett tidigt skede. När uppgifterna uppdateras är det lätt att se om sprinten ligger efter. Vid behov kan teamet snabbt justera sig för att hålla sig på rätt spår.
Hur man skapar en sprintbacklogg
En sprintbacklog skapas under sprintplaneringssessionen. Låt oss ta en titt på stegen för att göra detta:
1. Organisera din produktbacklog
Produktbackloggen är ryggraden i ditt projekt och innehåller allt som ditt team kan behöva för att bygga, fixa eller förbättra. Att organisera produktvisionen hjälper dig att:
- Identifiera högprioriterade uppgifter eller produktbackloggposter (PBI) som stämmer överens med dina projektmål eller aktuella marknadsbehov.
- Förstå varje uppgifts värde, komplexitet och eventuella kopplingar till andra uppgifter.
- Identifiera uppgifter eller problem som kan forma ett meningsfullt sprintmål.
- Ta bort eller skjuta upp uppgifter som inte längre är relevanta
Om du till exempel arbetar med en e-handelsplattform och ser uppgifter som "Lägg till expresskassa", "Spara betalningsmetoder" och "Optimera validering av varukorgen" kan du gruppera dem i ett enda mål och förbättra kassan.
Dessa kopplingar skapar ett tydligt fokus för din sprint och gör det lättare att sätta meningsfulla mål.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Backlogs and Sprints Template för att hantera din produktbacklog och sprintplanering på ett och samma ställe. Förutom anpassade statusar och anpassade fält innehåller denna mall även färdiga vyer som listor, tavlor och chattar för att hålla ordning på dina team och projekt.
👀 Visste du att? Marknadsförare som har anammat Agile rapporterar betydande förbättringar. 63 % upplever att det är lättare att hantera skiftande prioriteringar, få bättre överblick över projektstatus och öka teamets moral och produktivitet.
2. Sätt upp ett tydligt sprintmål och fokusera på prioriteringar
Tydliga sprintmål ger ditt team riktning och syfte. Utan dem är det lätt att fastna i enskilda uppgifter och tappa helhetsperspektivet.
Varje välstrukturerat sprintmål måste:
- Fokusera på det som är viktigast, vilket innebär att du bara väljer de uppgifter som direkt löser problemet.
- Tänk på helheten och fundera över vad som ger mest värde, till exempel att öka intäkterna eller kundnöjdheten.
- Undvik distraktioner genom att tydligt ange vad som inte ingår i sprinten, till exempel icke-relaterade UI-uppdateringar.
- Definiera slutresultaten, till exempel att öka försäljningen med 30 %.
Låt oss fortsätta med vårt e-handelsexempel. Om 40 % av kunderna överger sina varukorgar vid kassan och det kostar ditt företag pengar, kan ett bra sprintmål vara:
Förbättra kassan och minska antalet övergivna kundvagnar genom att lägga till viktiga funktioner som kunderna vill ha.
Dina uppgifter för sprintmålet kan till exempel vara att lägga till enklick-kassa för återkommande kunder och låta användarna spara sina betalningsmetoder. Lägg märke till hur varje uppgift är direkt kopplad till målet, vilket håller ditt team fokuserat och undviker irrelevant arbete.
ClickUp Sprints gör det möjligt för dig att ställa in sprintens längd, hantera din backlog och övervaka teamets framsteg samtidigt som du håller ditt arbetsflöde flexibelt. Med ClickUp Sprints Template kan du till exempel uppnå framgång i projektet genom tre viktiga funktioner:
- Få en heltäckande översikt som gör det möjligt för teamen att se varje detalj i projektets framsteg.
- Tilldela uppgifter effektivt, följ framstegen och övervaka viktiga deadlines med anpassade statusar och anpassade fält.
- Maximera teamets samordning genom att se till att alla har tydlig insyn i och förståelse för projektets mål.
3. Känn till ditt teams kapacitet
När du har ditt sprintmål och din uppgiftslista är det dags att ta reda på om ditt team kan hantera allt arbete.
Granska ditt teams prestationer under de senaste tre till fyra sprinterna för att se hur mycket arbete de vanligtvis utför. Om du planerar för en arbetsbelastning för 15 personer med bara fem personer i ditt team kommer du sannolikt att stöta på problem och överbelasta alla.
Tänk sedan på alla faktorer som kan påverka ditt teams tillgänglighet – semester, helgdagar, företagsevenemang, utbildningar och till och med oväntade sjukdagar baserat på tidigare trender.
Tänk på det så här: ett utvecklingsgrupp på sex personer hanterar vanligtvis 45 story points per sprint. (Story points är enheter som mäter den insats som krävs för uppgifter baserat på komplexitet och tid. )
Inför nästa sprint är en utvecklare på en veckas semester, det är en tvådagars workshop på företaget, två teammedlemmar har supporttjänst och det är två helgdagar.
Efter att ha beaktat dessa faktorer – såsom 25 % mindre kapacitet för semestern, 20 % för workshopen och helgdagarna och 15 % för supportuppgifter – sjunker teamets realistiska kapacitet till cirka 18–20 story points för denna sprint.
4. Dela upp stora uppgifter i små, hanterbara steg
Nästa steg är att dela upp högprioriterade uppgifter i mindre, hanterbara deluppgifter för att underlätta uppskattning och utförande.
I vårt e-handelsexempel kan funktionen för utcheckning med ett klick delas upp i backend- och frontend-uppgifter.
- Backend: Skapa säker tokenlagring, validera användarautentisering och bygg API-ändpunkter
- Frontend: Designa kassa-knappen, konfigurera skärmar för framgång/misslyckande och utveckla UI-komponenter.
Du kan dela upp var och en av dessa uppgifter i mindre deluppgifter. Till exempel kräver tokenlagring att man skapar ett databasschema, skriver krypteringslogik och implementerar lagringstjänsten.
Vi måste också ta hänsyn till beroenden. Frontend-utvecklingsteamet kan inte implementera checkout-knappen fullt ut förrän backend-API:et är klart, men de kan arbeta med UI-mockups under tiden.
5. Skapa din sprint-dashboard
Efter att ha delat upp uppgifterna i mindre steg är nästa steg att tydligt följa upp sprintens framsteg.
En sprint-dashboard är ditt teams kontrollcenter som visar uppgifter, arbetsbelastning och uppdateringar om framsteg i realtid. Den hjälper till att upptäcka problem tidigt och håller alla fokuserade på sprintmålet.
Nu är det dags för dig att skapa en sprint-dashboard. Vi har ett produktivitetsverktyg i vårt arsenal som också fungerar som ett robust sprint-hanteringsverktyg.
Genom att skapa en sprint i ClickUp Dashboards får du en realtidsbild av ditt teams framsteg. Dashboarden visar uppgifter och deluppgifter som du kan organisera med ClickUp Tasks.
Lägg till tidsuppskattningar, ange förfallodatum, markera prioriteringar och inkludera anpassade statusar och detaljerade beskrivningar för varje uppgift. Välj sedan helt enkelt en eller flera teammedlemmar och tilldela dem uppgiften.
Men oroa dig inte, det är enkelt med ClickUp. Se här. 👇🏼
För att mäta ditt teams insatser kan du använda ClickUps Sprint Points-system för att tilldela poäng till uppgifter, spåra total kapacitet och få varningar om du överskrider gränserna.
ClickUp erbjuder även Sprint Automations för att hantera alla manuella och repetitiva uppgifter. Till exempel kan det automatiskt flytta uppgifter till nästa sprint om de inte är färdiga i tid.
Allt du behöver göra är att sätta upp regler – till exempel att meddela QA när en uppgift flyttas till granskning eller markera en överordnad uppgift som klar när alla deluppgifter är slutförda. Du kan också automatiskt flytta överflödiga uppgifter till nästa sprint.
Det tar tid att bygga en sprint, men vad gör du om du har ett tight schema? Utnyttja ClickUps helt anpassningsbara mallar för sprintplanering och produktbacklog för att påskynda din process!
💡Proffstips: Dela upp produktbackloggposter (PBI) i mindre, hanterbara uppgifter som kan slutföras på mindre än en dag. Detta gör det möjligt för teamen att följa framstegen mer exakt och snabbt identifiera potentiella förseningar.
6. Slutför planen och samordna ditt team
Det sista steget är att samla ditt team för att granska den slutliga backloggen, klargöra ansvarsområden och viktiga skillnader samt bekräfta sprintmålet. Det är då du tar itu med eventuella problem, upptäcker potentiella hinder och diskuterar risker som kan bromsa arbetet.
Det är också då du delar sprintplanen med intressenterna och förklarar de valda uppgifterna, förväntade resultaten och eventuella kompromisser. Tanken är att vara öppen om teamets arbetsbelastning och hur den passar in i den planerade sprinten.
Det är här ClickUp för mjukvaruteam kommer in. Under sprintcykeln kan du hålla regelbundna avstämningar (som dagliga standups) med en detaljerad översikt över projektet för att följa framstegen och ta itu med utmaningar. Även om backloggen i stort sett bör förbli oförändrad, bör du vara beredd att justera den vid behov.
📮ClickUp Insight: Cirka 41 % av yrkesverksamma föredrar snabbmeddelanden för teamkommunikation. Även om det erbjuder snabb och effektiv kommunikation sprids meddelanden ofta över flera kanaler, trådar eller direktmeddelanden, vilket gör det svårare att hämta information senare.
Med en integrerad lösning som ClickUp Chat kopplas dina chattråd till specifika projekt och uppgifter, vilket gör att dina konversationer hålls i sitt sammanhang och är lättillgängliga för enkel sprintledning.
Bästa metoder för att använda en sprintbacklogg
Som Scrum-mästare krävs noggrann planering för att skapa en välskött sprintbacklog. Här är några bästa metoder för att se till att den håller sig på rätt spår:
- Var flexibel men fokuserad genom att hålla sprintbackloggen öppen för förändringar samtidigt som du håller sprintmålet i åtanke. Gör endast nödvändiga justeringar och se till att de inte stör teamets engagemang.
- Förfina sprintbackloggen regelbundet genom att schemalägga veckovisa genomgångar och grooma sprintbackloggposter med ditt team. Vid behov kan du förtydliga uppgifter och justera uppskattningar för att hålla dig på rätt spår.
- Fastställ tydliga acceptanskriterier för varje uppgift. Tydliga villkor för slutförande förhindrar att extra arbete smyger sig in.
- Följ framstegen dagligen genom att hålla standup-möten och använda visuella verktyg för att övervaka framstegen. Öppen kommunikation om uppgiftsstatus, hinder och beroenden hjälper teamet att göra snabba justeringar.
- Prioritera uppgifter baserat på beroenden så att de viktiga som påverkar andra görs först. Se till att ditt team är medvetet om beroenden, så att de kan planera därefter och undvika förseningar.
- Håll dokumentationen uppdaterad genom att föra tydliga register över tekniska detaljer, designval och all viktig kontext så att teammedlemmarna kan arbeta självständigt och använda den som referens för framtida sprintar.
💡Proffstips: Använd prioriteringstekniker som Weighted Shortest Job First (WSJF) och MoSCoW-metoden för att ordna arbetet i rätt ordning. Fokusera på uppgifter som ger mest affärsvärde och stämmer överens med sprintmålet.
Utmaningar i sprintbackloghantering och hur man övervinner dem
Som du ser är det allt annat än enkelt att hantera en sprintbacklogg. Här är några vanliga utmaningar som team möter under det dagliga Scrum-arbetet och hur man kan övervinna dem:
- Oväntade förändringar och scope creep är vanligt förekommande under en sprint. Hantera dem med en transparent process, kommunicera deras inverkan och acceptera endast brådskande förändringar som är i linje med sprintmålet.
- Felaktiga uppskattningar och överbelastning uppstår när team felbedömer uppgifternas komplexitet. Förhindra detta genom att använda tidigare sprintdata, dela upp uppgifterna och lämna tid för överraskningar.
- Vaga uppgifter och otydliga mål skapar förvirring och förseningar. Förhindra detta genom att förfina backloggen, definiera tydliga uppgiftsbeskrivningar och acceptanskriterier samt lösa tekniska osäkerheter innan sprinten.
- Dolda beroenden och förseningar i arbetsflödet kan störa framstegen. Planera genom att kartlägga beroenden, använda projektledningsverktyg för att visualisera dem och organisera arbetet i rätt ordning.
- Begränsade resurser och tillgänglighet kan bromsa framstegen. Planera realistiskt, utbilda teammedlemmarna i flera olika uppgifter och förbered reservlösningar för kritiska uppgifter för att bibehålla momentum.
💡Proffstips: Skapa formella mekanismer som feedback från intressenter, undersökningar och särskilda feedbacksessioner för att förbättra planeringen av sprintbackloggen och i slutändan leverera mer värdefulla produkter.
Skapa och hantera dina sprintbackloggar med Clickup för maximal framgång
Sprintplaneringsprocessen bygger på tydliga mål, en övergripande produktvision och en förståelse för vad hela ditt Scrum-team kan uppnå i varje agilt sprint. Men det är inte en process som passar alla – den måste anpassas efterhand som sprinten fortskrider, så att ditt team får utrymme för tillväxt och förbättring.
Dessutom garanterar inte en sprintbacklog i sig framgång. Du behöver också rätt verktyg för att hantera allt, och det är där ClickUp kommer in.
Oavsett om det gäller kraftfulla projekt- och uppgiftshanteringsfunktioner, intuitiva vyer eller detaljerade framstegsdiagram, gör ClickUp agil projektledning enkel, effektiv och framgångsrik.
Och tro inte bara på vårt ord – registrera dig för ett gratis ClickUp-konto idag och se hur dina projekt blir mycket mer hanterbara än tidigare!