Hur kan backlog grooming hjälpa ditt produktteam?

Många av de bästa metoderna för mjukvaruutveckling fokuserar på vad som ska göras i nuläget – i bästa fall under den aktuella sprinten. Även om detta är nödvändigt är det också kortsiktigt.

Bra produktteam håller också ett öga på framtiden. En viktig process i sådan framtidsinriktad planering är backlog grooming.

Genomtänkt backlog grooming kan förändra ditt teams produktivitet, effektivisera processer och leda till framgångsrika leveranser. Så här fungerar det.

Vad är backlog grooming?

Backlog grooming, även känt som backlog refinement, är en gemensam utvärdering, förbättring, prioritering och uppdatering av posterna i produktbackloggen.

Detta ska inte förväxlas med sprintbackloggen, dvs. poster i den aktuella sprinten som ännu inte är färdigställda och som tas upp först efter att de har förfinats och bedömts vara klara för utveckling.

Vanligtvis innefattar backlog grooming-processen iterativa sessioner, under vilka hela det tvärfunktionella teamet diskuterar olika punkter för att säkerställa att de stämmer överens med projektets strategiska inriktning och tillgängliga resurser.

Fördelarna med backlog grooming

Under varje sprintplaneringsmöte väljer teamen ut och prioriterar poster från backloggen för utveckling. Vid detta tillfälle utvärderar och utvidgar de också de funktioner/användarberättelser de väljer.

Varför ska produktteam titta på backlog-poster som kanske eller kanske inte kommer att tas upp i framtiden och grooma dem? Låt oss se.

Underlättar sprintplanering: En välskött backlog prioriterar uppgifter baserat på värde, komplexitet och brådskandehet. Under sprintplaneringen kan du fokusera på omedelbar relevans för marknadens/verksamhetens behov och gå vidare på ett effektivt sätt.

Förbättrar produktiviteten: En viktig del av backlog refinement är att lägga till information till användarberättelsen genom definition, förväntade resultat och acceptanskriterier. När utvecklare börjar arbeta har de redan allt de behöver för att skapa fantastiska produkter.

Ger förutsägbarhet: Genom att dela upp större uppgifter i hanterbara delar ger backlog grooming en känsla av repeterbarhet och förutsägbarhet i processen. Som ett resultat kan teamen hantera arbetet mer effektivt och undvika den handlingsförlamning som ofta uppstår vid överväldigande projekt.

Stöder resursallokering: Backlog grooming säkerställer att resurser allokeras till uppgifter som ger mest värde. Det förhindrar att backloggen blir en soptipp för alla idéer och önskemål, vilket kan försvaga fokus och hindra framsteg.

Bättre teamsamarbete: Genom regelbundna grooming-sessioner kan teammedlemmarna diskutera och enas om projektets inriktning och prioriteringar. De kan visualisera det framtida läget med hjälp av några av de bästa whiteboard-programmen. Dessa diskussioner säkerställer att alla har samma kontext och arbetar mot samma mål.

Potentiella nackdelar med backlog grooming och hur man övervinner dem

Även om backlog grooming är mycket fördelaktigt kan det, om det görs fel, medföra betydande nackdelar. Här är några potentiella nackdelar med backlog grooming och hur du undviker dem.

Tidsbegränsade grooming-sessioner: Team kan lägga för mycket tid på att grooma uppgifter, inte ens i den aktuella sprinten, vilket slösar bort viktiga resurser. Sätt därför tidsgränser för grooming-sessioner och se till att samtalen är fokuserade och produktiva.

Vet när du ska sluta: Utan en tydlig process prioriterar och omprioriterar leveransteam samma uppgifter, vilket leder till analysförlamning. För att undvika detta måste du veta när du ska sluta och acceptera att du kan göra justeringar när ny information blir tillgänglig.

Fokusera på långsiktiga mål: När du regelbundet groomar din backlog kan du tappa fokus på långsiktiga mål och istället optimera utifrån omedelbar resurstillgång eller behov.

Undvik detta och rikta backlog grooming mot projektets övergripande vision. Genom att integrera milstolpsgranskningar i groomingprocessen säkerställer du att både kortsiktiga uppgifter och långsiktiga mål är samordnade.

Kom ihåg att vara kreativ: Den strukturerade karaktären hos dessa sessioner kan hämma kreativiteten, eftersom fokus tenderar att ligga på förfining och uppskattning snarare än idégenerering. Uppmuntra öppen brainstorming utanför groomingprocessen för att balansera kreativitet med produktivitet.

Vi förstår teoretiskt vad backlog grooming kan göra, men låt oss titta närmare på hur det ser ut i praktiken.

Backlog grooming eller förfining inom projektledning

Om projektledning är processen att planera, schemalägga och genomföra en serie uppgifter mot ett gemensamt mål, kommer backlog grooming att vara ett av de viktigaste besluten du fattar.

Till skillnad från traditionella metoder för mjukvaruutveckling, såsom vattenfallsmetoden eller kritisk väg-metoden, som erbjuder liten flexibilitet för att anpassa sig till marknadsförändringar, ger agil teknik – och backlog grooming – dig möjlighet att alltid hålla dig i linje med användarnas behov och marknadens efterfrågan.

Inom projektledning, särskilt inom agil mjukvaruutveckling, är grooming avgörande inom följande områden.

Arbetsomfattning

Backlog grooming klargör arbetsomfånget. Det hjälper till att utvärdera det arbete som behöver göras och uppskatta arbetsinsats/tid. Det gör det möjligt för projektledaren att identifiera beroenden och göra proaktiva justeringar.

Sprintplanering

Agil backlog grooming är en förutsättning för god sprintplanering. God grooming säkerställer att backloggar och sprints fylls med arbetsuppgifter som är väl förstådda och korrekt dimensionerade, vilket minimerar överraskningar och hinder.

Osäker på var du ska börja? ClickUps mall för backlogs och sprints är rätt utgångspunkt för dig.

Teamets produktivitet och hastighet

En groomad backlog:

Agilitet

Backlog grooming ger välbehövlig flexibilitet i ett agilt leveransteam. Det förbättrar uppgiftsorganisationen för att förkroppsliga den agila etiken om kontinuerlig förbättring och responsivitet till förändring.

Samarbete mellan intressenter

När du bjuder in affärsintressenter och kundteam till grooming-sessionen gör du dem till aktiva deltagare i projektets resa, vilket främjar en känsla av ägarskap och en gemensam vision. Detta bidrar också till att minska riskerna genom att potentiella problem eller hinder identifieras och diskuteras i ett tidigt skede.

En viktig fråga i en process som är avgörande för effektiv projektledning är vem som ska delta i backlog grooming-sessionerna. Vi svarar på det härnäst.

Vem bör delta i backlog grooming-sessioner?

Effektiviteten i processen för backlog grooming i agila och scrum-metoder beror på aktiva deltagande och samarbete från viktiga intressenter. Följande personer bör delta i varje backlog grooming-session.

1. Produktägare

Produktägaren har till uppgift att formulera visionen och se till att produktbackloggen överensstämmer med den. Produktägarens roll i backlog grooming-möten är:

2. Scrum master

Scrum mastern, som leder backlog grooming-sessionen, måste se till att mötena är produktiva och fokuserade. Scrum masterns ansvar i en grooming-session är:

3. Utvecklingsteam

I slutändan är det utvecklarna och kvalitetsanalytikerna som kommer att bygga upp backloggen, så de måste vara med. De bidrar med ovärderliga insikter om teknisk genomförbarhet och den insats som krävs. De ser till att backloggen är realistisk, genomförbar och anpassad efter praktiska möjligheter.

4. Företagsrepresentanter

Företagsrepresentanter ser till att backloggen återspeglar företagets prioriteringar. Deras deltagande i möten för att förfina backloggen gör att utvecklingsarbetet stämmer överens med företagets mål.

Deras roll i agil backlog grooming inkluderar:

Bjud nu in alla dessa personer och samla dem till ett möte. Vi visar dig hur du gör det på rätt sätt.

Genomföra ett möte för att förfina backloggen

Ingen förfinar backloggen på egen hand, även om många intressenter bidrar med sina synpunkter offline. Mycket av förfinandet av produktbackloggen sker i möten genom diskussion, samarbete och kontinuerlig förbättring.

Du behöver rätt processer och verktyg för hantering av produktbackloggen för att ha ett produktivt möte. Vi går igenom båda dessa nedan.

1. Samla in och analysera backlogdata

Det första steget, redan innan du går in i ett backlog-möte, är att samla in och analysera data. I detta skede sammanställer du alla befintliga poster, inklusive:

Använd ett verktyg som ClickUps kostnadsfria projektledningsprogramvara för en omfattande och organiserad översikt. Se din backlog som en lista, tabell eller Kanban-tavla.

Du kan också prata med kundtjänstteamet om de har fått någon specifik feedback eller synpunkter från användarna.

Om du är ny inom backlog-hantering kan du använda någon av dessa mallar för produktbacklog för att komma igång.

2. Kategorisera backlog-poster

Alla uppgifter är inte lika, så kategorisera dem därefter. Identifiera vilka av dina uppgifter som är:

Uppdatera uppgiftstypen i ClickUp för enklare åtkomst.

Detta steg förenklar prioriteringen genom att gruppera liknande uppgifter, vilket gör det enklare att fördela resurser och uppskatta tidsplaner.

3. Prioritera, upprepa

Prioritera ärenden utifrån viktiga faktorer, såsom affärsvärde, kundpåverkan och teknisk genomförbarhet. Kom ihåg att arbetet inte är klart när du har prioriterat en gång. Under varje backlog grooming-session bör du åtminstone översiktligt gå igenom alla tidigare prioriterade uppgifter och säkerställa att de fortfarande har samma status.

4. Uppskatta arbetsinsats och resurser

För varje högprioriterad uppgift, uppskatta den insats och de resurser som krävs. I detta skede ska du få hela teamets stöd, inklusive utvecklare, testare och DevOps-specialister.

Lägg till omfattande användarberättelser och användningsfall för att säkerställa att dina uppskattningar är korrekta. Se till att varje uppgift har en förklaring av funktionen ur slutanvändarens perspektiv.

Fastställ tydliga och mätbara acceptanskriterier. Detta säkerställer att alla har en gemensam förståelse för vad som måste uppnås för att en uppgift ska anses vara slutförd.

Kartlägg beroenden mellan uppgifter. Identifiera potentiella flaskhalsar eller risker som är förknippade med varje högprioriterad uppgift, till exempel tekniska utmaningar eller resursbegränsningar.

5. Planera sessioner för granskning och förfining

Organisera regelbundna backlog refinement-sessioner med projektteamet för att granska framsteg, omvärdera prioriteringar och uppdatera backloggen. Detta håller backloggen relevant och i linje med projektmålen och intressenternas förväntningar.

Håll en öppen kommunikation med alla intressenter för att möjliggöra en kontinuerlig återkopplingsloop. Inkorporera lärdomar från slutförda uppgifter för att förfina och justera backloggen.

6. Dokumentera och dela uppdateringar

För detaljerade anteckningar om alla ändringar som görs under backlog refinement-processen och dela uppdateringar med berörda intressenter. Detta främjar transparens och håller alla informerade om projektets framsteg och inriktning.

ClickUp Docs är ett utmärkt sätt att dokumentera dina grooming-sessioner. ClickUp Brain kan också hjälpa dig att sammanfatta, korrekturläsa och förbättra dina anteckningar!

Verktyg och tekniker för effektiv backlog grooming

Nu när processen är klar kan vi titta på några specifika agila verktyg och bästa praxis för backlog grooming som kan vara till hjälp, inklusive produktledningsprogramvaran ClickUp.

Tidsbegränsa möten för backlog refinement

Längden på backlog grooming-möten kan variera beroende på projektets komplexitet och teamets mognad. Som en allmän riktlinje bör dessa sessioner dock pågå i 1 till 2 timmar.

Använd gärna ClickUps tidsregistreringsfunktioner för att mäta tiden som läggs på grooming-sessioner.

Var koncis och fokuserad

Det är lätt att diskutera varje liten idé och tappa bort tiden. Gå därför in i mötet med en agenda som tydligt beskriver det förväntade resultatet. Håll diskussionen fokuserad på det. Dokumentera samtalet samt de punkter som ni inte hann diskutera.

ClickUp Docs är ett utmärkt verktyg för detta. Du kan också koppla ClickUp Docs till olika uppgifter/deluppgifter, tilldela användare, dela osv. för att styra dina grooming-sessioner.

Planera i förväg

Ingen gillar att få ett ad hoc-meddelande om en två timmar lång grooming-session. Planera in återkommande möten som en del av projektet.

ClickUps kalendervy är ett utmärkt sätt att integrera regelbundna backlog grooming-sessioner i projektets uppgifter och tidsplaner. Ställ in automatiska påminnelser för att säkerställa att alla intressenter deltar i mötet. Inkludera detaljer om det ideala resultatet för varje möte så att intressenterna kan förbereda sig.

Gör mötena mer samarbetsinriktade

Använd visuella verktyg i dina grooming-möten för att uppmuntra alla att delta. Uppmuntra till synpunkter och inspirera till idéer.

ClickUp Whiteboard är ett utmärkt sätt att visuellt notera nya användarberättelser, prioritera uppgifter och koppla ihop dem som en mind map.

Använd agila estimeringstekniker

Uppskattningar kan vara tråkiga, så folk gör bara en gissning eller improviserar. Undvik detta genom att göra det kontextuellt och kanske till och med roligt. Några vanliga agila uppskattningstekniker är:

Prova prioriteringsramverk

Prioritering är en viktig del av backlog grooming. Använd de bästa teknikerna för att göra detta på rätt sätt. Två vanliga metoder är:

Gör din nästa backlog grooming-session till en succé med ClickUp

En av de grundläggande principerna för agil mjukvaruutveckling är enkelhet – konsten att maximera mängden arbete som inte utförs – är avgörande.

Denna princip betonar vikten av att prioritera arbetet noggrant och medvetet så att vi bara gör det som skapar maximalt värde. Backlog grooming är ett utmärkt verktyg för att uppnå detta.

Backlog grooming hjälper en projekt-/produktchef att visualisera framtiden tydligare. Det hjälper dem att forma produktens roadmap på medellång och lång sikt samtidigt som de aktivt arbetar med den aktuella sprinten.

Produktteam kan dramatiskt förbättra effektiviteten i backlog grooming med rätt projektledningsverktyg.

Med detaljerade funktionsbeskrivningar (användarberättelser), acceptanskriterier (checklistor), tidsspårning, schemaläggning, påminnelser, kommentarer och samarbetsfunktioner är ClickUps agila projektledningsprogramvara specialdesignad för agil mjukvaruutveckling, inklusive backlog grooming.

Se hur ClickUp stöder backlog grooming. Prova ClickUp gratis idag.

Vanliga frågor om backlog grooming

1. Finns det ett bättre ord för backlog grooming?

Backlog grooming kallas även backlog refinement eller story grooming.

2. Vad är syftet med grooming i scrum?

Syftet med grooming i Scrum-projektledning är att granska, prioritera och förfina produktbackloggens poster för att säkerställa tydlighet, relevans och överensstämmelse med projektmålen.

3. Vilken roll spelar backlog grooming?

Backlog grooming har till uppgift att se till att mjukvaruutvecklingsteamets produktbacklog förblir organiserad, prioriterad, uppdaterad och redo att användas.