Visste du att endast 8 % av kalla e-postmeddelanden genererar meningsfulla svar?
När AI skriver dina e-postmeddelanden är den viktiga frågan: hur ser du till att de inte låter som de andra 121 e-postmeddelandena i mottagarens inkorg?
Om du gör det på rätt sätt kan du skala upp din marknadsföring samtidigt som varje potentiell kund känner att e-postmeddelandet är skrivet just för dem.
Så, hur automatiserar du kallmail med ChatGPT utan att förlora den mänskliga touchen?
Här är ett repeterbart ramverk som du kan använda för att se till att dina kallmail inte ignoreras eller hamnar i skräppostmappen.
⭐ Utvalda mallar
Trött på att tappa bort dina kalla e-postkampanjer? Använd ClickUps e-postkampanjmall för att centralisera hela din marknadsföring på ett ställe. Denna mall erbjuder en färdigbyggd kampanjhub med inbyggd spårning och automatiska påminnelser om uppföljning. Kom igång direkt utan att behöva konfigurera system från grunden.
Varför automatisering av kalla e-postmeddelanden är viktigt 2025
Kalla e-postmeddelanden har funnits i årtionden.
I början var de en nyhet – en direktlinje till någons inkorg när de flesta ännu inte var överbelastade med digitalt brus.
Snabbspola fram till 2025, då alla beslutsfattare vaknar upp till en inkorg full av generiska e-postmeddelanden.
AI-driven e-postautomatisering ger dig en fördel. Den låter dig undersöka, anpassa och följa upp i stor skala.
Fördelarna med att automatisera kallmail inkluderar:
- Personalisering i stor skala: Det blir möjligt att skala personliga e-postmeddelanden med AI utan att behöva spendera timmar på att undersöka varje potentiell kund individuellt.
- Konsekventa uppföljningssekvenser: Automatiserade verktyg kan skapa anpassade e-postsekvenser som anpassas efter potentiella kunders svar, dvs. intresserade leads får innehåll som vårdar relationen medan kontakter som inte svarar kontaktas med försök att återuppta kontakten.
- Optimering av sändningstid: Maximera kampanjens effekt genom att skicka e-postmeddelanden när mottagarna är mest benägna att öppna och svara.
- Compliance management: Automatiserade system kan skydda ditt domänrykte genom att övervaka avvisningsfrekvenser och spamklagomål.
- Skalbar räckvidd: Team kan nå tusentals potentiella kunder varje månad utan att proportionellt öka den manuella arbetsinsatsen eller anställa ytterligare personal.
- Prestationsspårning och optimering: Automatiseringsplattformar tillhandahåller detaljerade analyser av öppningsfrekvenser, klickfrekvenser och svarsmönster som hjälper dig att kontinuerligt förfina din strategi utan manuell datainsamling.
👀 Visste du att? Över 78 % av säljarna säger att AI hjälper dem att bli mer effektiva i sitt arbete.
Tänk på prospektering. Du vill nå ut till en potentiell kund som aldrig har pratat med dig tidigare. Offentliga data ger dig redan information om jobbtitel, senaste LinkedIn-inlägg, företagsnyheter och kanske till och med en podcast-medverkan.
Mata in det i en LLM så kan du omedelbart generera ett e-postmeddelande som refererar till något som är relevant för dem, lyfter fram ditt värde i deras sammanhang och avslutas med en uppmaning till handling.
Hur man använder ChatGPT för att automatisera kallmail
Du kan inte be en LLM att "skriva ett kallt e-postmeddelande" och förvänta dig ett svar som ger dig ett introduktionssamtal med din potentiella kund. Du måste förstå hur ChatGPT fungerar och coacha det så att det fungerar som du vill.
Så här skapar du ett kallt e-postmeddelande med ChatGPT som inte hamnar i skräpposten eller ignoreras efter att det öppnats.
1. Definiera 4W-ramverket
Betrakta detta som ett grundläggande steg. Här matar du ChatGPT med information som hjälper det att generera värdefulla och relevanta e-postmeddelanden.
Låt oss kalla det 4W-ramverket. Det omfattar:
Vem är du?
Definiera din yrkesroll, eftersom den identiteten kommer att forma budskapet i din kalla e-postkampanj.
📍 En start-up-grundare som pitchar för företagskunder behöver andra budskap än en konsult som söker gästskribenter.
Vad vill du uppnå?
Vill du att det här e-postmeddelandet ska boka produktdemonstrationer eller generera kvalificerade leads? Att ha ett tydligt mål hjälper ChatGPT att skapa riktade meddelanden.
📍 Till exempel kommer ett kallt försäljningsmejl som fokuserar på att boka demonstrationer att betona problemområden och sociala bevis på ett annat sätt än ett mejl som syftar till att säkra varumärkessamarbeten.
Vilken roll ska ChatGPT spela?
Ange exakt vilken roll ChatGPT ska ha.
📍 Det kan till exempel vara ”Du är en erfaren B2B-försäljningskonsult som hjälper mjukvaruföretag att utöka sin räckvidd.” Rolldefinitionen påverkar hur meddelandet formuleras. Det hjälper också ChatGPT att återspegla sammanhanget och avsikten.
Genom att fastställa rollen i förväg minskar du vaga, standardiserade utdata och säkerställer att e-postmeddelandena överensstämmer med ditt varumärkes ton och kundens förväntningar.
Vilken är din målgrupp?
Definiera tydligt din ideala kundprofil (ICP) och beskriv deras problem, intressen, beslutsprocess och kommunikationspreferenser. Denna information hjälper ChatGPT att skräddarsy meddelandena så att de inte låter som mallar.
📍 Om din målgrupp till exempel är HR-chefer på medelstora företag kan ChatGPT betona kostnadsbesparingar, medarbetarengagemang och efterlevnad. Om din målgrupp däremot består av CTO:er på SaaS-startups kan samma verktyg omformulera pitchen kring skalbarhet, integrationer och teknisk tillförlitlighet.
Här är ett exempel på en prompt som använder 4Ws-ramverket:
”Du är en erfaren B2B-försäljningskonsult som hjälper mjukvaruföretag att skala upp sin marknadsföring. Fungera som min assistent när det gäller att skriva kallmail. Jag är grundare av ett startup-företag som marknadsför ett AI-drivet projektledningsverktyg till medelstora SaaS-företag. Mitt mål är att boka produktdemonstrationer med beslutsfattare. Målgruppen är CTO:er och teknikchefer som kämpar med fragmenterade arbetsflöden, verktygströtthet och ineffektivt samarbete. De bryr sig om teknisk skalbarhet, integrationer och kostnadsbesparingar. Skriv ett kallt e-postmeddelande till mig som känns personligt, undviker att låta mallat och innehåller en tydlig uppmaning till handling för att boka en 20-minuters demonstration. ”
2. Definiera ramverket för e-postmeddelanden
Nu förklarar du för ChatGPT exakt vilken typ av resultat du vill att det ska generera. Detta inkluderar att specificera den struktur, ton, formatering och det språk du vill ha i dina e-postmeddelanden.
E-postramverk
Det finns olika e-postramverk som du kan be ChatGPT att följa. Varje ramverk tjänar olika syften och målgrupper:
| Ramverk | Bäst för | Exempel |
| PAS (Problem-Agitate-Solution) | Utåtriktad verksamhet med fokus på smärtpunkter | Använd detta när den potentiella kunden redan känner av problemet, till exempel långa anställningscykler eller hög personalomsättning, och du vill visa hur din produkt löser det. |
| AIDA (Attention-Interest-Desire-Action) | Produktdemonstrationer och testversioner | Använd detta när du kontaktar nya leads som ännu inte känner dig och du behöver värma upp dem innan du ber om en demo. |
| Före-efter-bro | Transformationsfokuserade meddelanden | Använd detta när du vill visa hur livet ser ut före din produkt, efter din produkt och sedan förklara hur du åstadkommer den förändringen. |
Formateringsriktlinjer
Ange formateringsriktlinjer såsom:
- Ämnesrad: Skapa tre olika ämnesrader som lyfter fram den potentiella kundens specifika problem.
- Öppningskrok: Börja e-postmeddelandet med specifika referenser som visar att du har undersökt mottagaren och deras företag.
- CTA: Lägg till en mild uppmaning som uppmuntrar mottagaren att vidta en åtgärd.
- Värdeerbjudande: Lyft fram din viktigaste fördel i första stycket.
- Ordantal: Håll den totala längden på e-postmeddelandet inom 120 ord.
- Mobiloptimering: Använd korta stycken (1–2 meningar) och undvik för många punktlistor.
- Platshållare: Placera specifika variabler som [Företagsnamn], [Senaste prestation] och [Branschutmaning] inom parentes för anpassning.
Språk och ton
Definiera din kommunikationsstil med specifika exempel som ChatGPT kan följa:
- Ange dina hälsningspreferenser, t.ex. Hey för informella branscher och Hello för formella sektorer.
- Ange om du vill undvika specifika språk eller jargong, t.ex. synergi, cirkulera tillbaka, utnyttja.
- Ange vilken ton du vill att det ska ha, t.ex. konverserande, professionell, avslappnad.
Om det finns en lång lista med riktlinjer kan du skapa ett dokument och ladda upp det direkt till ChatGPT.
Här är en prompt (tillsammans med ChatGPT-svar) som du kan använda för att ange e-poststrukturen:
Ge mig ett kallt e-postmeddelande på mindre än 120 ord med hjälp av AIDA-ramverket. Inkludera tre varianter av ämnesraden som lyfter fram den potentiella kundens problem och avsluta med en mjuk CTA. Använd radbrytningar för att underlätta läsbarheten på mobila enheter.
3. Anpassa e-postinnehållet
Det här är den del där du inte kan lita (helt) på ChatGPT för att göra research åt dig. Det hallucinerar och fyller i information som kan verka mycket verklig men som inte är det.
För att säkerställa att dina e-postmeddelanden inte innehåller påhittade detaljer, mata in specifika insikter eller detaljer om mottagaren.
Här är några exempel på olika typer av information som du kan inkludera i dina forskningsanteckningar:
- LinkedIn-profil: Deras (mottagarens) nuvarande jobbtitel och hur länge de har haft rollen, plus eventuella senaste inlägg där de har diskuterat branschutmaningar eller delat professionella uppdateringar.
- Företagsnyheter: Senaste utvecklingen, såsom finansieringsmeddelanden eller lanseringar av nya produkter, som din lösning kan komplettera.
- Branschkontext: Marknadstrender som påverkar deras specifika sektor och säsongsbetonade konjunkturcykler som påverkar deras beslutsprocess.
- Personliga uppgifter: Konferensföreläsningar eller publicerade artiklar som visar deras expertisområden och professionella intressen.
- Webbplats: Ange deras webbadress och låt den analysera sidorna för att förstå företagets positionering och budskap.
För att skala personaliseringen, skapa ett kalkylblad med kolumner som Jobbtitel, Företagsnyheter, LinkedIn-inlägg, Branschtrend och Webbplats. Fyll i minst ett eller två fält per potentiell kund. Klistra sedan in en rad i ChatGPT och be den att skriva ett personligt kallt e-postmeddelande med hjälp av dessa uppgifter.
Här är en prompt som du kan använda för att lägga till forskningsanteckningar individuellt:
Här är mina forskningsanteckningar om [Prospektnamn] på [Företagsnamn]: [Klistra in dina fynd – senaste företagsnyheter, LinkedIn-aktivitet, branschutmaningar eller personliga prestationer]. Skriv om det kalla e-postmeddelandet med hjälp av vår mall för att på ett naturligt sätt införliva en eller två av dessa viktiga punkter, utan att det blir uppenbart att jag använder en mall.
👀 Visste du att? Enligt HubSpots försäljningstrendrapport är e-post den kanal som har näst högst svarsfrekvens vid kallkontakter. Den första är att nå ut till potentiella kunder på sociala medier.
📚 Läs också: De bästa verktygen för e-postmarknadsföring som hjälper dig att bygga starka relationer med din målgrupp
4. Skapa uppföljningssekvenser
De flesta potentiella kunder behöver 3–5 kontaktpunkter innan de svarar på dina demoförfrågningar eller samtalsscheman. Om du hoppar över uppföljningarna går du i princip miste om potentiella intäkter.
För att bättre förstå, så här ser en balanserad och icke-påträngande uppföljningsstrategi ut:
| Följ upp | När och vad ska du göra | Exempel |
| Första uppföljningen | Lägg till social bevisning eller fallstudie (3–5 dagar senare) | Hej [Namn], jag följer upp mitt tidigare e-postmeddelande. Jag har just hjälpt [liknande företag] att lösa [samma utmaning]. De såg [specifikt resultat] inom 30 dagar. Här är fallstudien: [länk] |
| Andra uppföljningen | Dela värdefulla resurser eller insikter (1 vecka senare) | Hej [Namn], jag hittade denna [branschrapport/verktyg] om [relevant trend]. Jag tänkte att du skulle tycka att avsnittet om [specifikt ämne] var intressant med tanke på [företagets sammanhang]. |
| Tredje uppföljningen | Sista försöket med knapphet eller brådska (10–14 dagar senare) | Hej [Namn], jag har inte hört något från dig ännu, så detta blir min sista förfrågan. Om det inte passar just nu är det ingen fara. Om du någonsin behöver hjälp med [problem] vet du hur du kan nå mig. |
Observera att dessa tidslinjer bör anpassas beroende på den potentiella kunden och hur brådskande problemet du löser är.
Om du till exempel kontaktar en detaljhandelskund under julhelgen är det troligt att de är för upptagna för att svara, så det är klokt att förlänga dina uppföljningsintervall.
Här är ett exempel på en prompt som du kan använda för att skapa uppföljningssekvenser i ChatGPT:
Baserat på min forskning om [Prospektnamn], skapa tre uppföljningsmejl för vår konversation om [Ursprungligt ämne]. Varje mejl ska ha en annan vinkel: (1) social bevisning med hjälp av [Liknande företag], (2) dela en användbar resurs om [Branschtrend] och (3) en artig slutlig påminnelse. Behåll samma konversationston och hänvisa naturligt till specifika detaljer från min forskning.
5. Integrera ChatGPT med ett e-postverktyg
ChatGPT kan skriva personliga kallmail åt dig, men du kan inte skicka dem direkt från plattformen. Du måste kopiera och klistra in det genererade innehållet i dina e-postverktyg eller ladda upp det till kalkylblad för massutskick.
Du kan integrera ChatGPT med dina befintliga outreach-plattformar eller CRM med hjälp av verktyg som Zapier eller direkta API-anslutningar. På så sätt kan du dra nytta av ChatGPT:s e-postskrivningsfunktioner utan att ständigt behöva växla mellan plattformar eller kopiera innehåll manuellt.
⭐ Bonus: E-postspamfilter tittar inte bara på volym, de skannar också efter mönster. Ämnesrader fyllda med ord som gratis, begränsad tid, agera nu eller garanterat kan flagga din kallmail innan den ens har lästs. Den bästa e-postetiketten är att skriva i en naturlig, konverserande ton som känns autentisk, inte reklamaktig.
6. Testa och optimera automatiserade e-postmeddelanden
Övervaka dina kalla e-postmeddelanden och analysera vad som fungerar och vad som inte fungerar.
Du bör spåra: öppningsfrekvens för e-post, bortfallsfrekvens, svarsfrekvens och andra relevanta mått för att avgöra hur framgångsrika dina kalla e-postmeddelanden är.
För att se vilken version som fungerar bäst, testa följande aspekter och förfina dina uppmaningar utifrån resultaten:
- Ämnesrader: Nyfikenhet kontra direkt fördel, frågebaserade kontra påståendebaserade kontra fördelfokuserade ämnesrader
- Öppningskrokar: Personliga referenser (LinkedIn-inlägg, senaste finansiering) kontra uttalanden om problemområden
- Värdeerbjudande: Betona ROI kontra produktivitet kontra riskminskning
- E-postens längd: Kort och koncis (50–70 ord) kontra något längre berättande (120–150 ord)
- CTA:er: ”Boka ett snabbt samtal” vs. ”Vill du att jag skickar mer information?”
Tänk om en AI-agent kunde hantera hela arbetsflödet? ClickUp AI-agenter kan anpassas med instruktioner för att skapa perfekta första utkast! Se hur.
Beprövade ChatGPT-prompter för kallkontakter
Här är beprövade ChatGPT-prompter som du kan använda för att generera outreach med hög respons.
ChatGPT-prompt för kallmail med hjälp av AIDA-ramverket
Använd denna prompt när du vill skapa uppseendeväckande e-postmeddelanden som värmer upp potentiella kunder innan du ber om demonstrationer eller möten. AIDA-strukturen fungerar särskilt bra för att presentera din lösning för nya leads som ännu inte känner till ditt företag.
Här är frågan och ChatGPT:s svar:
Agera som en erfaren B2B-copywriter. Jag är [din jobbtitel] på [företagsnamn] och kontaktar [prospektets jobbtitel] på [målföretagstyp].
- Skriv ett kallt e-postmeddelande med hjälp av AIDA-ramverket som:
- Inleds med en fängslande inledning om [specifik branschutmaning].
- Nämner hur [liknande företag] stod inför samma utmaning.
- Visar den transformation de uppnått: [Specifikt resultat/mått]
- Avsluta med en lågpressad CTA för [specifikt nästa steg].
Ytterligare krav:
- Hänvisa till denna senaste utveckling: [Företagsnyheter/prestationer]
- Använd en konversationston som känns naturlig.
- Håll dig under 130 ord.
- Skapa tre olika varianter av ämnesraden med fokus på den potentiella kundens problem.
- Inkludera platshållare för [Företagsnamn] och [Prospektnamn]
- Målgruppens problemområden: [Ange 2–3 specifika utmaningar]
Svar
ChatGPT-prompt för kallmail för att återaktivera döda leads
Denna prompt hjälper säljare att återengagera potentiella kunder som har tystnat efter att initialt ha visat intresse. Det fungerar för leads som visade engagemang men slutade svara på uppföljningar.
Här är en prompt och ChatGPT:s svar:
Du är en specialist på försäljningsåterhämtning som hjälper mig att återuppta kontakten med kalla prospekt som tidigare visat intresse.
Skriv ett kallt e-postmeddelande för återengagemang som:
- Erkänn tystnaden utan att vara påträngande: ”Jag vet att tajmingen inte var rätt…”
- Nämner en ny utveckling: [Senaste produktuppdatering/branschförändring]
- Delar nya sociala bevis: [Ny kundframgång/fallstudie]
- Erbjuder något värdefullt: [Resurs/Verktyg/Insikt]
- Använder metoden ”sista försöket” med genuin hjälpsamhet
- Inkluderar en enkel utväg: ”Om prioriteringarna har förändrats, ingen fara”.
- Håller sig under 110 ord
Kontext om leads:
- Senaste interaktion: [Kort beskrivning av tidigare konversation]
- Deras största utmaning: [Specifik svårighet som de nämnde]
- Tid sedan senaste kontakten: [Varaktighet]
- Bransch: [Deras sektor]
Svar
ChatGPT-prompt för kall e-post för uppföljning av produktdemo
Använd detta efter att potentiella kunder har deltagit i din demo men inte tagit nästa steg. Prompten skapar uppföljningsmejl som tar itu med vanliga tveksamheter efter demon samtidigt som momentum bibehålls.
Här är en ChatGPT-prompt och dess svar:
Agera som en rådgivande säljare. Jag har just avslutat en produktdemonstration med [prospektets namn] från [företagets namn] och behöver följa upp på ett effektivt sätt.
Skriv ett demo-uppföljningsmejl som:
- Tacka dem för deras tid under diskussionen om [demoämne].
- Behandlar den specifika fråga de tog upp: [Specifik invändning/fråga]
- Ger mervärde: [Relevant resurs/fallstudie]
- Föreslår ett tydligt nästa steg: [Implementeringstidplan/Pilotprogram]
- Skapar en mild känsla av brådska kring [säsongsfaktor/affärsbehov]
- Håll en rådgivande ton, inte påträngande säljerspråk.
- Håller sig under 120 ord
Demokontext:
- De viktigaste funktionerna som de visade mest intresse för: [Specifika funktioner]
- Deras tidsplan för implementering: [Tidsplan som de nämnde]
- Beslutsprocess: [Vem mer är inblandad]
- Huvudkonkurrent som de överväger: [Om nämnt]
Svar
Här är några kortare exempel på promptar som du kan följa när du inte har omfattande detaljer eller tid att skapa sammanhang:
ChatGPT-prompt för kalla e-postmeddelanden för leadgenerering
Skriv ett kallt e-postmeddelande för att generera leads riktat till [ideal kundprofil] på [företagstyp]. Ta upp deras största utmaning med [specifik smärtpunkt], nämn [senaste företagsprestation] och be om ett kort upptäcktsamtal. Håll dig under 120 ord med en mjuk CTA.
ChatGPT-prompt för kall e-post för produktdemo
Skriv ett utkast till ett e-postmeddelande med en begäran om produktdemo till [prospektets jobbtitel] och lyft fram hur [produktnamn] löser [specifikt affärsproblem]. Inkludera ett relevant fallstudieresultat och avsluta med att boka in en 15-minuters demo. Använd en konversationston och håll dig under 100 ord.
ChatGPT-prompt för kall e-post för gratis provperiod
Skapa ett gratis provinbjudningsmejl för [målgrupp] som betonar den viktigaste fördelen med [huvudfunktion/lösning]. Ta upp deras problemkänsla kring [specifik utmaning] och inkludera en tydlig länk för provregistrering. Begränsa dig till 90 ord med en känsla av brådska.
ChatGPT-prompt för kall e-post för begäran om gästinlägg
Skriv ett gästinlägg till [webbplatsens namn] med hänvisning till deras senaste artikel om [ämne]. Föreslå tre specifika rubrikidéer relaterade till [ditt expertområde] och nämn [dina meriter/prestationer]. Professionell ton, under 130 ord.
ChatGPT-prompt för kall e-post för att introducera en produkt
Skapa ett produktintroduktionsmejl för [ny produkt/tjänst] riktat till [specifik bransch]. Fokusera på den främsta fördelen med [viktigaste värdeerbjudandet], använd social bevisning från [liknande kund] och inkludera en mjuk CTA. Behåll en konversationsliknande ton.
ChatGPT-prompt för kallmail för affiliate-partnerskapsavtal
Skapa ett utkast till ett e-postmeddelande med ett förslag om ett affiliate-partnerskap för [företagsnamn] där du förklarar hur marknadsföring av [din produkt/tjänst] passar deras målgrupp [målgrupp]. Inkludera provisionsstruktur och ömsesidiga fördelar. Håll en samarbetsinriktad ton och använd högst 110 ord.
Begränsningar vid användning av ChatGPT för kalla e-postmeddelanden
När det används på rätt sätt fungerar ChatGPT bra för att skapa innehåll. Men när du vill automatisera kallkontakter från början till slut är det inte tillräckligt.
Här är de begränsningar i ChatGPT för automatisering av kalla e-postmeddelanden som du bör vara medveten om:
Brist på realtidsdata
ChatGPT har inte direkt tillgång till prospektdata om du inte integrerar det med ditt CRM-system eller dina berikningsverktyg. Det kan inte hämta en prospekts senaste LinkedIn-aktivitet, senaste företagsfinansiering eller jobbbyte utan ytterligare system som förser det med kontext.
Inkonsekvent utskriftskvalitet
När ChatGPT används arbetar teammedlemmarna isolerat. Var och en experimenterar med sina egna uppmaningar, och det finns inget entydigt sätt att veta vad som fungerade och vad som inte fungerade. Detta begränsar organisationens möjligheter att bygga upp en databas med beprövade mallar för försäljningsmejl som på ett tillförlitligt sätt kan generera svar.
Dessutom producerar ChatGPT e-postmeddelanden av varierande kvalitet och ton även för identiska uppmaningar. Utan inbyggda feedbackloopar eller prestandadata blir det svårt att systematiskt förbättra dina mallar.
Kopiera-klistra in-arbetsflöde
ChatGPT genererar e-postmeddelanden ett i taget, vilket innebär att du måste kopiera varje e-postmeddelande till dina e-postverktyg eller CRM. Detta blir snabbt tröttsamt när du behöver skicka hundratals personliga kallmail. Det ständiga växlandet mellan plattformar orsakar misstag och inkonsekvenser i dina kampanjer. Med andra ord kämpar varje arbetsplats med arbetsöverbelastning.
❗ Varning: Ditt team kanske fastnat i app-switching hell. Att hoppa mellan verktyg var 47:e sekund minskar koncentrationen, skapar dold mental trötthet och gör att produktiva timmar går förlorade i slutet av dagen.
Inga funktioner för kampanjspårning
Plattformen kan inte spåra öppnade e-postmeddelanden, svarsfrekvenser eller mäta kampanjens effektivitet. Du förlorar översikten över vilka uppmaningar som genererar bättre svar eller vilka ämnesrader som fungerar bäst. Detta gör det svårt att optimera din strategi för kalla e-postmeddelanden eller bevisa avkastningen på investeringen för intressenterna.
Brist på inbyggd schemaläggning
ChatGPT kan skriva dina kallmail, men kan inte skicka dem automatiskt. Du måste schemalägga varje e-post manuellt eller ställa in sekvenser i separata verktyg. Detta innebär att det inte finns några automatiska påminnelser baserade på prospektets beteende. Din uppföljningsprocess blir fragmenterad och potentiella leads faller mellan stolarna.
📮 ClickUp Insight: Resultaten från vår undersökning om mötes effektivitet visar att kunskapsarbetare kan spendera nästan 308 timmar per vecka på möten i en organisation med 100 anställda!
Men tänk om du kunde minska mötestiden? ClickUps enhetliga arbetsyta och anslutna chatt minskar onödiga möten dramatiskt!
💫 Verkliga resultat: Kunder som Trinetix uppnådde en 50-procentig minskning av möten genom att centralisera projektdokumentationen, automatisera arbetsflöden och förbättra synligheten mellan teamen med hjälp av vår allt-i-ett-app för arbete. Tänk dig att du kan återvinna hundratals produktiva timmar varje vecka!
Hur man använder ClickUp för att automatisera kalla e-postmeddelanden
Visst, ChatGPT är ett användbart verktyg för att skriva e-postmeddelanden, men det brister på den operativa sidan. Utan inbyggd sändningsfunktion, svarsspårning eller automatiserade uppföljningar måste du jonglera med flera verktyg för att genomföra dina e-postkampanjer.
ClickUp är det verktyg du ska välja här. Som världens första konvergerade AI-arbetsyta automatiserar det hela processen utöver skrivandet.
Med ChatGPT kan du skriva utkast till e-postmeddelanden direkt i din arbetsyta, och det underlättar integrerad kampanjhantering genom att samla all din kunskap, dina appar, chattar och dokument på ett och samma ställe.
Så här kan du använda ClickUp för att automatisera kallmail:
Skapa kampanjarbetsytan med en mall för e-postkampanjer
ClickUps mall för e-postkampanjer ger dig ett strukturerat ramverk för att organisera hela din kalla kontaktverksamhet. Tänk på det som ditt kommandocenter där varje potentiell kund, e-post, uppföljning och kampanjstatistik har sin plats.
Med den här mallen får du en färdigbyggd kampanjhub. Det betyder att du inte behöver bygga spårningssystem från grunden eller undra var du slutade med varje potentiell kund.
Så här hjälper den här mallen dig:
- Specialutvecklad spårning: Med mallen kan du spåra och hantera e-postkampanjer med olika anpassade fält, såsom länk till e-postkopia, slutförandegrad, e-posttyp, tema och länk till e-postdesign.
- Tydlig övervakning av framsteg: Med ClickUps anpassade status kan du spåra framstegen för varje potentiell kund genom att erbjuda tydlig insyn i var de befinner sig i din sekvens.
- Flera visningsalternativ: Visualisera dina e-postkampanjer och växla enkelt mellan olika ClickUp-vyer, t.ex. tavelvy för att se kontakter efter sekvenssteg, listvy för att se prospektdata i organiserade rader eller kalendervy för att visualisera dina schemalagda sändningsdatum och uppföljningstidslinjer.
- Uppgiftsfördelning och schemaläggning: Tilldela specifika prospekt eller kampanjuppgifter till teammedlemmar med tydliga deadlines.
- Automatiska aviseringar: Ställ in aviseringar för att meddela teammedlemmar när potentiella kunder flyttar mellan olika steg eller när en deadline närmar sig.
Hantera e-postmeddelanden med projektledning
Med ClickUp behöver du inte ständigt växla mellan din e-post och ditt projektledningsverktyg för att spåra svar.
ClickUps e-postprojektledning kopplar ditt Gmail-, Outlook-, Office 365- eller IMAP-konto direkt till din arbetsyta. Skicka och ta emot e-post direkt i ClickUp.
Här är allt du kan göra med e-postintegrationen i ditt ClickUp-arbetsområde:
- Omvandla svar till uppgifter: Vidarebefordra e-postmeddelanden från potentiella kunder till din kampanjs unika adress och omvandla dina e-postmeddelanden till detaljerade uppgifter direkt från din inkorg.
- Centralisera konversationer med potentiella kunder: Importera hela e-posttrådar till specifika kampanjuppgifter så att ditt team kan granska hela konversationshistoriken innan de utformar svar eller schemalägger produktdemonstrationer.
- Schemalägg uppföljningsuppgifter: Skapa uppgifter med start- och slutdatum och tilldela dem till relevanta teammedlemmar direkt från din inkorg.
- Skicka e-postmeddelanden från ClickUp-arbetsytan: Skriv och skicka utgående e-postmeddelanden direkt från ClickUp Tasks.
Skapa och anpassa e-postmeddelanden med AI
ClickUp erbjuder ClickUp Brain, en inbyggd AI som integreras med hela din ClickUp-miljö. Denna AI har kontextuell förståelse för dina prospekt och kampanjer.
När du ber ClickUp Brain att skriva ett e-postmeddelande till en potentiell kund kan det hämta relevant information från deras uppgiftskort, mötesanteckningar och lagrade forskning för att utforma solida kallmail.
Brain's kontextuella förståelse hjälper dig med:
- Automatisering av forskning: Den kan hämta företagsdata och problemområden från anslutna källor som CRM-integrationer och prospektdatabaser utan manuella sökningar.
- Prestandaoptimering: Det kan generera variationer i ämnesraden baserat på dina kampanjmått och öppningsfrekvenser som lagras i ClickUp.
- Sekvensbyggande: Brain kan skapa uppföljningsmejl genom att automatiskt referera till tidigare konversationer och mejlkonversationer.
- Mallintelligens: Brain lär sig av dina mest framgångsrika e-postmeddelanden för att föreslå förbättringar för nya kampanjer.
Du kan ytterligare påskynda skapandet av dina kallmail med ClickUp Brain MAX:s Talk-to-Text. Diktatera dina insikter om potentiella kunder och idéer för e-postmeddelanden, så omvandlar programmet dina talade anteckningar till strukturerade, personliga kallmail med hjälp av ditt arbetsutrymmeskontext.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Docs för att skapa ett centraliserat bibliotek med dina mest effektiva e-postmeddelanden och mallar. Dokumentera vilka meddelanden som genererar bäst svarsfrekvens för olika branscher eller typer av potentiella kunder, och dela sedan denna kunskapsbas med hela säljteamet för att uppnå konsekventa resultat.
Ställ in automatiseringar för att köra sekvenser på autopilot
Med ClickUp Automations kan du skapa automatiserade e-postsekvenser som triggas baserat på potentiella kunders åtgärder.
ClickUp erbjuder en automatiseringsbyggare med dra-och-släpp-funktion för att skapa komplexa sekvenser utan kodning. Förklara automatiseringsstegen på klarspråk, och voilà. Du förstår.
Här är en tabell som visar vad du kan automatisera i dina kalla e-postsekvenser:
| Automatiseringstyp | Vad det gör |
| Statusbaserade triggers | Skicka olika e-postmeddelanden när potentiella kunder flyttar mellan olika steg i säljprocessen. |
| Tidsfördröjda uppföljningar | Skicka automatiskt uppföljningsmejl efter specifika intervall utan manuell schemaläggning. |
| Engagemangsresponser | Aktivera olika åtgärder baserat på öppnade e-postmeddelanden, klick eller svar från potentiella kunder. |
| Uppgiftsfördelning | Tilldela automatiskt potentiella kunder till teammedlemmar när de visar köpsignaler eller begär demonstrationer. |
💡 Proffstips: Använd ClickUps anpassade autopilotagenter för att automatisera specifika uppföljningsuppgifter för kalla e-postmeddelanden, till exempel att automatiskt uppdatera prospektstatus när e-postengagemanget sjunker under en viss tröskel eller att utlösa anpassade återengagemangsekvenser baserat på ändringar i anpassade fält.
Bonus: Tips för att förbättra kalla e-postmeddelandens prestanda med AI
ChatGPT hjälper dig att skriva bättre kallmail, men din totala prestanda beror på hur strategiskt du använder AI i hela din kontaktprocess.
Här är några tips för att förbättra dina kalla e-postmeddelandens övergripande prestanda med AI:
- Skapa promptbibliotek efter kampanjtyp: Skapa en samling testade prompts för olika scenarier, t.ex. produktdemonstrationer, partnerskap, reaktiveringsmejl, och använd dem konsekvent.
- Använd AI för att sammanställa information om potentiella kunder: Mata ChatGPT med flera datapunkter om din potentiella kund (LinkedIn-inlägg, företagsnyheter, senaste prestationer) och be den identifiera den mest relevanta personaliseringsvinkeln.
- Lägg till mänsklig verifiering av AI-resultat: Skapa en snabb granskningsprocess där teammedlemmarna skannar AI-genererade e-postmeddelanden för att upptäcka påhittade detaljer och avvikelser från varumärkets tonfall.
- Analysera framgångsrika e-postmeddelanden från konkurrenter: Mata in högpresterande kallmail från din bransch i ChatGPT och be det analysera strukturen, tonen och övertygelse teknikerna.
- Ställ in triggerbaserad e-postgenerering: Skapa automatiserade e-postarbetsflöden som genererar nya kallmail baserat på specifika prospektåtgärder eller dataändringar i ditt CRM-system.
- Implementera AI-driven optimering av sändningstid: Använd verktyg som analyserar potentiella kunders engagemangsmönster och automatiskt schemalägger dina kallmail till den tidpunkt då varje mottagare är mest benägen att öppna och svara.
- Skapa automatiserad kategorisering och vidarebefordran av svar: Använd AI för att automatiskt analysera och kategorisera svar från potentiella kunder efter intressenivå eller typ av invändning, och vidarebefordra dem till lämpliga teammedlemmar med förslag på nästa steg.
Så här kan du använda ClickUp för att automatisera dina arbetsflöden.
💡 Proffstips: Enligt Siege Media är den bästa tiden på dagen att skicka kallmail mellan kl. 9 och 12 EST. Ibland är det enklaste sättet att få dina e-postmeddelanden öppnade att skicka dem vid rätt tidpunkt.
Automatisera dina kallmailkampanjer med ClickUp
ChatGPT genererar effektiva kallmail när det får relevant kontext och uppmaningar. Men varför använda det som ett fristående verktyg när ClickUp erbjuder tillgång till den senaste ChatGPT-modellen direkt i sitt arbetsområde?
Med ClickUp kan du hantera hela din sekvens av kallmail utan att behöva växla mellan olika verktyg. Denna konvergerade AI-arbetsyta kan: skriva ett e-postmeddelande utan att du behöver mata in prospektdata manuellt, schemalägga uppföljningssekvenser och spåra kampanjresultat – allt i en och samma arbetsyta.
Registrera dig gratis på ClickUp och automatisera dina kallmailkampanjer.