Vår undersökning om AI-användning visar att 88 % av alla använder AI-verktyg på jobbet. Men bara 12 % använder faktiskt AI-funktioner som är inbyggda i produktivitetsverktyg.
Varför? Eftersom dessa fristående AI-verktyg saknar det sammanhang som behövs för att hjälpa dig i ditt arbete.
Enkelt uttryckt:❗️De är isolerade från de arbetsflöden och data som definierar de dagliga uppgifterna❗️Denna brist på koppling resulterar i fragmenterade upplevelser och begränsat praktiskt värde.
ClickUp Brain, ClickUps AI-assistent, är utformad för att hantera dessa välbekanta situationer. Den tar hand om det tidskrävande arbetet så att du kan fokusera på beslut istället för små detaljer.
Behöver du en projektbeskrivning baserad på diskussionerna från mötet förra veckan? Klart på några sekunder. Oordnade mötesanteckningar? Organiserade utan ansträngning. Högar sig uppgifterna? Prioriterade direkt. Allt utan att behöva öppna en ny flik och förklara ditt arbete igen!
Vill du lära dig hur du använder ClickUp AI för att göra din arbetsdag till en framgång snarare än en plåga? Den här bloggposten ger dig svaren.
⏰ 60-sekunders sammanfattning
- Fristående AI-verktyg fungerar i silos, vilket kräver extra ansträngning för att tillämpa insikter på det verkliga arbetet.
- ClickUp AI är inbyggt direkt i din arbetsyta och ger rekommendationer och automatisering i realtid utan att du behöver byta verktyg.
- Automatisera skrivande, uppgiftshantering och projektplanering med AI-driven innehållsgenerering, sammanfattningar och smarta förslag.
- Få omedelbar tillgång till viktiga insikter med AI-driven kunskapshantering – du slipper söka igenom oändliga dokument och trådar.
- Förenkla arbetsflöden med AI-driven automatisering, från uppgiftsfördelning till projektuppdateringar och uppföljningar.
- Spara tid och minska arbetsbördan genom att sammanfatta uppgifter, generera rapporter och transkribera möten utan ansträngning.
- Arbeta smartare, inte hårdare – ClickUp AI effektiviserar ditt arbetsflöde så att du kan fokusera på meningsfullt arbete.
Vad är ClickUp AI?
ClickUp AI, även känt som ClickUp Brain , är din inbyggda produktivitetsassistent, utformad för att göra arbetet snabbare och enklare – utan krångel med fristående AI-verktyg. Eftersom det är helt integrerat i ClickUp förstår det ditt teams uppgifter, dokument och arbetsflöden och ger dig smartare förslag i realtid.
Med automatiserade sammanfattningar och automatiserade arbetsflöden kan du lägga mindre tid på rutinarbete och mer tid på det som verkligen betyder något. Kort sagt, ClickUp AI anpassar sig efter ditt sätt att arbeta. Oavsett om du skriver marknadsföringsinnehåll, brainstormar idéer eller sammanfattar komplexa projekt, ger det skräddarsydda insikter som hjälper dig att komma vidare.
Viktiga funktioner i ClickUp AI
AI driver alla aspekter av ClickUp, från dina anpassade fält till automatisering. Men om vi måste välja tre toppfunktioner är detta vad vi rekommenderar:
1. AI-skrivassistent
Fastnat i ett utkast? ClickUp Brain hjälper dig att skriva, redigera och översätta olika typer av innehåll, såsom mötesanteckningar, e-postmeddelanden eller blogginlägg. Det kan också:
- Korrigera stavning och grammatik, justera tonfallet och generera idéer när du har slut på dem.
- Sammanfatta långa dokument direkt
- Formatera innehållet så att det blir tydligt och strukturerat
- Skapa tabeller för strukturerade data
- Skapa återanvändbara AI-mallar för att upprätthålla konsekvens mellan olika projekt
2. AI Knowledge Manager
ClickUp Brain är som en digital minnesbank. Den skannar snabbt din arbetsyta och hämtar rätt information, såsom projektdetaljer, mötesanteckningar eller kundförfrågningar.
Låt oss säga att du är på ett möte:
- Be ClickUp Brain att hämta viktiga beslut och relevant data från tidigare diskussioner utan att byta flik.
- När en kund ber om en uppdatering kan du be ClickUp Brain att snabbt hämta den senaste projektstatusen och viktiga milstolpar.
- Använd ClickUp Brain för att sammanfatta komplexa dokument automatiskt
📮ClickUp Insight: Vi har nyligen upptäckt att cirka 33 % av kunskapsarbetare skickar meddelanden till 1–3 personer dagligen för att få den information de behöver.
Men tänk om du hade all information dokumenterad och lättillgänglig? Med ClickUp Brains AI Knowledge Manager vid din sida blir kontextväxling ett minne blott. Ställ bara frågan direkt från din arbetsyta, så hämtar ClickUp Brain informationen från din arbetsyta och/eller anslutna tredjepartsappar!
3. AI-projektledare
Skulle du hellre ha en personlig projektledare som håller dina projekt igång utan manuellt arbete? ClickUps AI-projektledare revolutionerar produktiviteten genom att automatisera projektledningsuppgifter och förenkla arbetsflöden. Från att generera standups, uppdateringar av uppgifter och deluppgifter till att skapa detaljerade projektplaner och spåra framsteg, ser den till att ingenting faller mellan stolarna.
Det kan hjälpa dig med:
- Uppgiftsfördelning: Föreslår deluppgifter och hjälper till att effektivisera skapandet av uppgifter.
- Prioritering av uppgifter: Organisera och hantera uppgifter effektivt utifrån deras prioritetsnivåer eller för att generera insikter för bättre beslutsfattande.
- Tidslinjeförutsägelser: Hjälp till att skapa detaljerade projektplaner och tidslinjer med hjälp av uppmaningar och historiska data.
Hur använder man ClickUp AI?
Är du redo att göra din arbetsdag produktiv? Så här hjälper ClickUps AI-assistent dig:
👉🏽 Obs! Du kan använda ClickUp AI gratis, men med vissa begränsningar i funktionerna. För avancerade AI-funktioner kan du välja ett betalt abonnemang från 7 dollar per månad.
1. Starta från valfri plats i ClickUp
ClickUp Brain är integrerat i hela plattformen. Det innebär att du kan komma åt AI från praktiskt taget alla delar av plattformen. Så här gör du:
- Åtkomst till verktygsfältet: ClickUp AI-ikonen finns alltid i verktygsfältet, redo att hjälpa dig direkt.
- Knappen Fråga AI: Finns i Uppgifter, Dokument, Kommentarer och Chatt, så att du kan ställa frågor till AI precis där du behöver dem.
- Flytande AI-ikon: När du inte är i en uppgift eller ett dokument, leta efter AI-ikonen i det nedre högra hörnet för snabb åtkomst utan att byta skärm.
⚠️ Vet du inte vad du ska fråga? ClickUp AI har fördesignade frågor som hjälper dig att komma igång snabbt. Du behöver inte lära dig att formulera frågor. Välj och finjustera en fråga, så sköter AI det tunga arbetet.
2. Skapa och hantera uppgifter
ClickUp Brain genererar uppgifter direkt från dokument, kommentarer, kommentarer i inkorgen, chattmeddelanden och till och med whiteboards.
Håll muspekaren över en kommentar eller ett meddelande och välj ClickUp AI-ikonen. Klicka sedan på Skapa en uppgift med AI.
ClickUp Brain kan hjälpa dig att:
✅ Skapa uppgiften i rätt lista och utrymme
✅ Skriv en tydlig titel och beskrivning som ger en bra kontext.
✅ Länka det till den ursprungliga kommentartråden
ClickUp Brain skapar också uppgiftsbeskrivningar så att ditt team vet exakt vad de ska göra.
Dessutom delar det upp stora uppgifter i deluppgifter. Öppna bara uppgiften och klicka på alternativet generera deluppgifter under uppgiftens titel. Du kan byta namn på alla deluppgifter och avmarkera oönskade genom att klicka på kryssrutan bredvid dem.
3. Ställ frågor om uppgifter och dokument
Istället för att gräva sig igenom oändliga uppgifter medan man hanterar flera projekt, team eller intressenter, gör ClickUp Brain det möjligt för projektledare att få omedelbara svar i realtid baserat på uppgiftsdata.
Det är den perfekta funktionen för att balansera brådskande arbete med övergripande mål. 🔭
📌 Exempel på uppmaningar:
- Vilka är de mest brådskande uppgifterna i mina projekt?
- Vilka deadlines ska jag fokusera på idag?
- Vilka uppgifter är försenade?
- Vilka uppgifter är fortfarande öppna och tilldelade mitt team?
4. Sammanfatta uppgifter, dokument och kommentartrådar
Långa uppgifter, oändliga dokument och ändlösa kommentartrådar gör det svårt att hitta det som är viktigt. ClickUp Brain sammanfattar omedelbart de viktigaste punkterna så att du får de viktigaste uppdateringarna – utan att behöva bläddra.
Till exempel kommer en projektuppdatering och plötsligt finns det över 30 kommentarer som diskuterar ett hinder. Deadlines, beslut och åtgärdspunkter? Viktiga detaljer som deadlines och åtgärdspunkter går förlorade i processen. För att åtgärda detta klickar du på Sammanfatta med AI och inom några sekunder får du:
✅ Projektöversikt
✅ Viktigt beslut fattat
✅ Nästa steg
✅ Åtgärder
Du kan också be ClickUp Brain att:
- Identifiera hinder, risker och prioriteringar: Sammanfatta dina uppgifter för att se vad som hindrar framsteg.
- Sammanfatta dokument utan ansträngning: AI skapar en sammanfattning av dokumenten och infogar den som dokumentets underrubrik för enkel referens.
- Följ framstegen direkt: AI-genererade uppdateringar visar förändringar i uppgiftsprioriteringar, förfallodatum och teamsamarbete på några sekunder.
- Sammanfatta chattmeddelanden eller uppdateringar från kanaler: Be AI att uppdatera dig om uppdateringar från en viss period.
📌 Exempel på uppmaningar:
- Sammanfatta de senaste uppdateringarna om omdesignen av webbplatsen.
- Sammanfatta detta dokument med produktkrav till viktiga beslut och åtgärdspunkter.
- Ge mig en snabb översikt över framstegen i denna sprint.
- Sammanfatta vad som har förändrats i denna uppgift under den senaste veckan.
5. Skriv utkast till e-postmeddelanden, blogginlägg eller rapporter
Att skriva kommunikation tar tid, och att finjustera den för tydlighetens skull ökar bara din arbetsbelastning.
ClickUp Brain påskyndar denna process genom att generera strukturerade utkast, sammanfattningar och rapporter baserat på dina behov. Förfina den AI-genererade texten istället för att börja från scratch.
Så här hjälper det:
- E-post: Skapa professionella e-postmeddelanden för projektuppdateringar, kundkommunikation eller interna meddelanden.
- Blogginlägg: Skapa dispositioner eller fullständiga utkast baserat på specifik input.
- Rapporter: Extrahera viktiga insikter från diskussioner eller data och formatera dem till strukturerade rapporter.
- Mötesanteckningar: Sammanfatta viktiga punkter från möten för referens.
- Redigering och omskrivning: Be AI att förfina utkastet eller göra det mer överskådligt med punktlistor, underrubriker och kortare stycken.
📌 Exempel på uppmaningar:
- Skapa ett utkast till ett e-postmeddelande som uppdaterar intressenterna om projektets tidsplan.
- Sammanfatta diskussionen från mötet i åtgärdspunkter.
- Skapa en bloggpost om hur man förbättrar produktiviteten på arbetsplatsen.
6. Översätt och lokalisera ditt innehåll
Det är svårt att kommunicera med globala team och kunder när innehållet måste anpassas till olika språk och kulturella sammanhang.
ClickUp Brain fungerar som din AI-drivna översättare. För närvarande stöder den 12 språk, inklusive engelska, franska, spanska, tyska, koreanska, arabiska och fler.
Du kan:
- Konvertera e-postmeddelanden och dokument till flera språk med ett enda klick
- Anpassa tonfall, formuleringar och kulturella nyanser för olika målgrupper
📌 Exempel på uppmaningar:
- Översätt denna kunduppdatering till spanska med en formell ton.
- Översätt denna marknadsföringsmejl/annons till franska och behåll samtidigt den konversationella tonen.
- Lokalisera denna produktguide för tyska kunder.
7. Transkribera röstklipp
Du sitter i ett möte, tar röstanteckningar på språng eller får en ljuduppdatering från en kollega. Senare måste du spela upp klippet flera gånger för att fånga viktiga detaljer – en långsam och frustrerande process.
ClickUp Brain kan enkelt transkribera röstklipp och konvertera dem till text för enkel granskning, redigering och delning av information.
Du kan också be AI om exakt den information du behöver. Fråga till exempel: Innehåller dessa mötesanteckningar några åtgärdspunkter för mig eller mitt team?
🎤 Några praktiska tillämpningar:
- Mötesinspelningar: Transkribera diskussioner till anteckningar och åtgärdspunkter
- Brainstorming-sessioner: Fånga upp och strukturera viktiga idéer från muntliga anteckningar
- Kundfeedback: Omvandla muntliga insikter till praktiska rekommendationer
8. Få rollspecifika svar
Att hitta relevanta uppdateringar, rapporter och insikter för olika intressenter innebär ofta att man måste söka igenom oändliga mängder data.
ClickUp Brain förenklar detta åt dig. Det refererar till din profiltitel, skannar arbetsdokument och uppgifter som du har tillgång till och hämtar endast de mest relevanta insikterna – så att du får exakt det du behöver.
Här är vad AI skannar för varje roll:
🚀 Projektledare: Uppgifter och rapporter, med fokus på potentiella flaskhalsar
👥 Teamledare: Väntande uppgifter och deras ansvariga
📊 Chefer: Tydlig översikt över leveranser och deadlines
💬 Säljteam: Biljetter och kommentarer för att identifiera vanliga problem
💻 Utvecklare: Utestående ärenden och rangordnar dem efter hur brådskande de är.
9. Skapa anpassade automatiseringar med hjälp av naturligt språk
Det sista du vill göra som teamledare är att manuellt uppdatera enkla uppgifter som dyker upp dagligen/veckovis/ofta.
ClickUps intuitiva AI Builder gör det åt dig. Skriv vad du behöver i klartext, så konfigurerar ClickUp Brain automatiseringen för alla utrymmen, mappar eller listor.
📌 Några exempel på automatisering :
- Uppgiftsförlopp: När en uppgift är markerad som "Slutförd" flyttar du den till "Granska" och tilldelar den till QA
- Projektuppföljning: Uppdatera projektstatusen automatiskt när 80 % av uppgifterna är slutförda
- Teammeddelanden: Skicka ett Slack-meddelande när en uppgift med hög prioritet läggs till
- Uppgiftsfördelning: När en ny marknadsföringsförfrågan skickas in, tilldela den automatiskt till innehållsteamet.
⚠️ Kom ihåg: Alla automatiseringar fungerar inte perfekt från början. ClickUp Brain hjälper dig att förtydliga steg och förfina instruktioner för att säkerställa att din automatisering fungerar smidigt.
➡️ Läs mer: De bästa AI-samarbetsverktygen att använda
Omedelbara mötesreferat och åtgärdspunkter
ClickUps AI-anteckningsfunktion kan hjälpa dig att effektivisera mötesarbetsflöden genom att automatiskt transkribera och sammanfatta diskussioner och extrahera åtgärdsbara punkter. Det minskar bördan av manuell anteckning, så att deltagarna kan fokusera på samtalet!
- Automatiserad sammanfattning: AI genererar en kortfattad sammanfattning av de viktigaste punkterna som diskuterats i ett privat ClickUp Docs-dokument.
- Åtgärder: Identifierar och extraherar åtgärder från transkriptet, vilket underlättar uppföljningen.
- Integration med ClickUp Tasks: Åtgärder och sammanfattningar kan integreras sömlöst i befintliga eller nya ClickUp Tasks och arbetsflöden.
AI-agenter i ClickUp
Chatagenterna i ClickUp är utformade för att självständigt hantera frågor och utföra åtgärder baserat på teammedlemmarnas önskemål. Dessa agenter uppvisar självständighet, reaktivitet och proaktivitet, vilket gör att de kan fatta beslut, anpassa sig till förändringar i realtid och ta initiativ mot specifika mål.
Bland agenttyperna svarar Answers Agent på frågor inom kanaler med hjälp av utvalda kunskapskällor, medan Triage Agent ser till att uppgifter kopplas till relevanta kanaltrådar baserat på definierade kriterier. Användare kan skapa eller anpassa dessa agenter i ClickUp Chat genom att klicka på ikonen med blixten, vilket gör det möjligt för dem att definiera villkor, verktyg och kunskapskällor för skräddarsydda åtgärder.
Obs: Agenter är tillgängliga i betaversion från och med publiceringsdatumet för denna artikel.
Hur implementerar du ClickUp AI i ditt arbetsflöde?
Nu när du vet vad ClickUp AI-verktygen kan göra är det dags att integrera dem i din arbetsmiljö.
ClickUp Brain anpassar sig till alla arbetsflöden, oavsett om du hanterar projekt, driver marknadsföringskampanjer eller spårar tekniska uppgifter.
Jamie är till exempel projektledare med ansvar för att planera och genomföra flera projekt över olika team. De största utmaningarna:
🛑 Långsam projektplanering: Ständiga fram- och återgångar för att slutföra tidsplaner och leveranser
🛑 Komplicerade uppgiftsfördelningar: Manuell kontroll av tillgänglighet och balansering av arbetsbelastning
🛑 Tidskrävande statusmöten: Beslut och åtgärdspunkter försvinner i långa chattrådstrådar.
🛑 Kaotisk uppföljning av framsteg: Manuella uppföljningar och ändlösa e-postkedjor komplicerar saker och ting.
För att hålla uppgifterna igång utan förseningar vänder hon sig till ClickUp Brain. Så här optimerar det hennes arbetsflöden utan ansträngning:
1. Brainstorma och skriv en projektplan på några minuter
För ett nytt projekt som ska startas – en omdesign av en webbplats – behöver Jamie en strukturerad projektplan med tidsplaner, leveranser, risker och milstolpar.
Så här ser processen ut med ClickUps AI:
- Öppnar ett nytt ClickUp-dokument
- Använd funktionen Skriv med AI
- Skriv in en detaljerad prompt i textrutan
📌 Exempel på uppmaning: Skapa en projektplan för omdesign av en webbplats. Inkludera viktiga milstolpar, tidsplaner, arbetsomfång och potentiella risker. Gör den lämplig för ett marknadsföringsteam och en projektledare.
- AI genererar en strukturerad plan som omfattar leveranser, deadlines, beroenden och riskbedömningar.
- Jamie granskar och förfinar planen på några minuter istället för timmar.
Jamie kan också klistra in en tidigare använd projektplan i AI-prompten och be: Använd följande projektplan som mall och anpassa den för vårt nya projekt.
💡 Proffstips: När du har infogat projektplanen i ClickUp Doc kan du dela den med teamet för att få feedback. Du kan också konvertera den till en wiki som fungerar som en central källa för projektinformation, riktlinjer och viktiga uppdateringar.
2. Skapa och tilldela uppgifter från projektplanen
Omvandla sedan planen till genomförbara uppgifter för teamet.
I ClickUp Doc lyfter Jamie fram viktiga åtgärder i dokumentet, till exempel ”Skapa wireframes och designmockups”. ClickUp Brain skapar uppgiften och länkar den tillbaka till dokumentet, så att allt hålls samman och detaljer som status, ansvarig och prioritet inkluderas.
Dessutom genererar ClickUps AI snabbt en uppgiftsbeskrivning med viktiga detaljer, som hon granskar och förfinar innan hon slutför den.
📌 Exempel på uppmaning: Skapa en detaljerad uppgiftsbeskrivning för ”Skapa wireframes och designmockups”. Designen ska följa varumärkets riktlinjer, vara responsiv för mobiler och datorer och inkludera variationer för A/B-testning.
3. Skapa teammöten och uppdateringar om framsteg
Jamies projekt går snabbt framåt, men håller du jämna steg med utvecklingen?
ClickUp Brain genererar realtidsrapporter och framstegsrapporter, vilket sparar tid och håller alla på samma sida.
Teamstandups finns i tre olika format:
- Punktlista: En snabb översikt över slutförda uppgifter
- Kortfattat: En kortfattad översikt över slutförda uppgifter
- Traditionellt: En detaljerad översikt över framsteg, hinder och nästa steg
📌 Exempel: Jamie behöver en snabb uppdatering om sitt teams arbete. Hon öppnar ClickUp Brain, klickar på Write StandUp, väljer medlemmarna i sitt designteam och ställer in tidsintervallet till de senaste 24 timmarna. AI genererar en sammanfattning på:
🔢 Punktlista:
- ✅ Slutfört: Wireframes för hemsidan färdigställda
- ⏳ Pågår: Design av mobilgränssnitt
- 🛑 Blockerad: Väntar på feedback från kunden
📝 Kortformat:
Designteamet har färdigställt wireframes för hemsidan. Designen av mobilgränssnittet är fortfarande under arbete men har försenats på grund av väntande feedback från kunden. Lisa väntar på godkännande innan hon går vidare.
📜 Traditionellt format:
Under de senaste 24 timmarna har designteamet slutfört wireframes för hemsidan. Designen av mobilgränssnittet pågår, men är för närvarande blockerad eftersom Lisa väntar på godkännande från kunden. Om feedbacken inte kommer in senast imorgon kan det påverka den övergripande tidsplanen. En uppföljning har skickats till kunden för en uppdatering.
Bästa metoder för att använda ClickUp AI effektivt
ClickUps AI är kraftfull, men bara om du använder den på rätt sätt. Här är några praktiska strategier för att få ut mesta möjliga av den:
1. Skriv bättre uppmaningar
ClickUp Brain kan inte läsa tankar (ännu 😉 ). Ju mer specifika och tydliga dina instruktioner är, desto bättre blir resultaten. Lägg också till detaljer som målgrupp, format eller ton.
| ❌ Sammanfatta denna rapport. | ✅ Sammanfatta denna rapport i tre viktiga punkter för en uppdatering till VD. Samla in de mätvärden som har haft en inverkan. |
2. Spara, dela och återanvänd AI-prompter
Om du hittar en prompt som ger bra resultat kan du spara den. ClickUp Brain låter dig spara prompts i gränssnittet. Att ha ett bibliotek med väl utformade prompts kan spara tid och upprätthålla konsekvens.
3. Iterera på resultatet
AI-genererat innehåll är inte alltid perfekt vid första försöket. Du måste be AI att förfina resultatet tills svaret passar dina behov.
4. Anpassa tonen efter din målgrupp
ClickUp Brain kan anpassa sin skrivstil efter olika målgrupper – men bara om du guidar det. Vill du ha en formell rapport eller en informell uppdatering? Ange bara tonen så levererar det.
| Användningsfall | Ton | Prompt |
| 📊 Ledarskapsuppdateringar | Professionell | Sammanfatta denna projektuppdatering i en formell ton för en ledande publik. Håll den kortfattad, lyft fram viktiga nyckeltal och fokusera på strategiska insikter. |
| 💬 Teamchattar, Slack-uppdateringar | Casual | Sammanfatta denna projektuppdatering i en vänlig och avslappnad ton för teamet. Håll den kort och motiverande. |
| 🎯 Kundkommunikation | Säker, övertygande | Skriv en projektuppdatering för en kund och se till att tonen är säker och lugnande. Betona framsteg och nästa steg. |
5. Utbilda ditt team i att använda AI effektivt
Fastställ tydliga riktlinjer för när AI ska användas (t.ex. för att skriva rapporter, sammanfatta möten, brainstorma idéer) och när mänsklig inblandning är avgörande (t.ex. strategiska beslut, kreativ berättarteknik).
Överväg att anordna en AI-workshop eller skapa en resursguide med konkreta exempel för att hjälpa ditt team att komma igång.
Sätt din produktivitet på autopilot med ClickUp Brain
AI ska arbeta för dig – inte tvärtom – och med ClickUp Brain är det äntligen möjligt.
Fristående AI-verktyg kan erbjuda automatisering, men de saknar ofta den kontext som behövs för att verkligen effektivisera arbetet. De fungerar i silos, vilket kräver extra ansträngning för att integrera dem i dina processer.
ClickUp Brain löser detta genom att integrera AI direkt i ditt arbetsflöde, vilket gör det till en intuitiv och smidig del av hur du hanterar uppgifter, projekt och samarbete. Resultatet? Mindre tid spenderas på att växla mellan verktyg och mer tid kan ägnas åt meningsfullt arbete.
Vill du lägga mindre tid på administration och mer tid på att göra saker? Registrera dig för ClickUp idag! 🙌