Hur ser statusen ut för den uppgiften? Det är en enkel fråga.
Men att få ett tydligt svar kan vara svårt i ett hektiskt team: Uppdateringar är utspridda i chatttrådar, e-postmeddelanden och hastigt nedskrivna anteckningar. Deadlines smyger sig på, uppgifter ignoreras och innan du vet ordet av lägger du mer tid på att hålla reda på arbetet än på att utföra det.
Microsoft Planner i Teams hjälper dig att skapa en strukturerad, delad yta där uppgifter, deadlines och ansvarsområden är tydliga.
I den här artikeln ska vi titta på hur du använder Microsoft Planner i Teams för att hålla ordning i ditt team. 📊
❗️Planner blir snabbt fullt. Monday.com är vanligtvis nästa steg.
Team som bytte från Planner till Monday.com stötte på samma hinder inom sex månader: kraftiga prisökningar, begränsade rapporteringsmöjligheter och avsaknad av en tydlig hierarki. Den här checklistan visar hur du kan hoppa över mellansteget. 👇🏼
Hur använder man Microsoft Planner i Microsoft Teams?
Följ dessa steg för att konfigurera, organisera och hantera uppgifter med Microsoft Planner direkt i Teams.
- Lägg till Planner i Teams från menyn Appar
- Skapa eller koppla en plan till en teamkanal
- Organisera arbetet med hjälp av kategorier och etiketter
- Tilldela uppgifter med ansvariga, förfallodatum och aviseringar
- Filtrera, gruppera och visualisera framsteg med hjälp av diagram
- Uppdatera uppgifter enkelt när prioriteringarna ändras
Microsoft Planner kan hjälpa dig att skapa struktur i ditt teams arbetsflöde.
Oavsett om du konfigurerar det för första gången eller letar efter sätt att optimera ditt befintliga arbetsflöde kommer den här steg-för-steg-guiden att visa dig hur du använder Planner i Teams i praktiken.
Nu kör vi igång! 💪
Steg 1: Hitta och lägg till Microsoft Planner i Teams
Först ska vi lägga till Planner i Teams.
Öppna Microsoft Teams och titta i menyn till vänster. Klicka på Apps -ikonen (de tre punkterna) för att komma åt Microsoft Teams-integrationer. Skriv Tasks by Planner and To Do (eller bara Planner) i sökfältet.
Klicka på Lägg till för att integrera det i Teams. När du har gjort detta kommer Planner att finnas tillgängligt direkt i Teams, så att du slipper växla mellan olika appar för att hantera uppgifter.
🔍 Visste du att? Microsoft Planner hade kodnamnet ”Project Work Tracker” innan den lanserades officiellt 2016. Den utvecklades som ett svar på det växande behovet av en smidig uppgiftshantering inom Microsoft 365.
Steg 2: Skapa en ny plan i en teamkanal
Klicka på fliken Teams i menyn till vänster och välj den kanal där du vill lägga till Planner. Klicka på + (plus)-ikonen högst upp i kanalen för att lägga till en ny flik. Välj Planner från listan över appar.
Välj Skapa en ny plan, ge den ett namn som till exempel ”Marknadsföringssprint” eller ”Projektplan” och bestäm om du vill meddela teamet genom att markera rutan ”Publicera om den här fliken i kanalen”.
Klicka på Spara, och vips så är din nya plan klar att användas.
Steg 3: Lägg till en befintlig plan i en teamkanal (valfritt)
Använder du redan Microsoft Planner någon annanstans? Inga problem, du kan importera det till Teams med bara några få steg.
Öppna din befintliga Planner-tavla i en webbläsare eller i Planner-appen, klicka på … (tre punkter) högst upp och välj Kopiera länk till plan. Gå sedan till Teams, navigera till rätt kanal och klicka på + (plus)-ikonen för att lägga till en ny flik.
Välj fliken Webbplats, ge den ett namn, klistra in den kopierade Planner-länken och klicka på Spara. Och så där, nu är din befintliga plan sömlöst integrerad i Teams för enkel åtkomst.
Steg 4: Organisera uppgifter med kategorier
Buckets är som kategorier som hjälper dig att hålla ordning på uppgifterna. Istället för att slänga in allt i en enda lång lista kan du dela upp uppgifterna efter fas, avdelning eller prioritet.
Inne på din Planner-tavla klickar du på Lägg till ny kategori till höger.
Ge den ett namn, till exempel ”Att göra”, ”Pågår” eller ”Klart”. Upprepa detta för att organisera din planerare i så många kategorier som du behöver. På så sätt får du en tydlig struktur för att hantera arbetet.
📮ClickUp Insight: 92 % av de anställda använder inkonsekventa metoder för att följa upp åtgärdspunkter, vilket leder till uteblivna beslut och försenad genomförande.
Oavsett om du skickar uppföljningsmeddelanden eller använder kalkylark blir processen ofta splittrad och ineffektiv. ClickUps lösning för uppgiftshantering säkerställer en smidig omvandling av konversationer till uppgifter – så att ditt team kan agera snabbt och hålla sig samordnat.
Steg 5: Lägg till och tilldela uppgifter
Nu är det dags att börja lägga till uppgifter och tilldela dem till teammedlemmarna. Klicka på + Lägg till uppgift under rätt kategori. Ge uppgiften ett namn, ange ett förfallodatum och tilldela den till någon i ditt team. Klicka på Lägg till uppgift, så visas den i listan.
🧠 Rolig fakta: Planner använder en tavla i Kanban-stil som hjälper användarna att flytta uppgifter genom olika steg, vilket gör det till ett utmärkt verktyg för agila team som hanterar arbetsflöden. Uppgifter kan också synkroniseras med Microsoft To Do, vilket gör det möjligt för användarna att hantera personliga uppgifter och teammål på ett och samma ställe.
Steg 6: Ställ in aviseringar
Vill du se till att ditt team håller sig uppdaterat? Ställ in aviseringar i Planner.
Klicka på Inställningar (kugghjulsikonen), gå till Meddelanden, välj de aviseringar du behöver (t.ex. uppgiftsfördelningar och ändringar av förfallodatum) och klicka på Spara. Nu slipper du ursäkter som ”Jag såg inte den uppgiften”.
🧠 Rolig fakta: Ordet ”plan” kommer från det latinska ordet planum, som betyder en plan yta eller ritning och symboliserar en tydlig väg att följa.
Steg 7: Använd filter och gruppering för att följa upp arbetet
När din plan fylls på blir det viktigt att snabbt kunna hitta uppgifter. Det är där filter och gruppering kommer in. Så här använder du dessa funktioner i Microsoft Teams:
- Högst upp på din Planner-tavla använder du knappen Filter för att sortera uppgifter efter: Förfallodatum (Vad är försenat? Vad står på tur snart?) Prioritet (Vad är brådskande? Vad kan vänta?) Framsteg (Vilka uppgifter pågår eller är slutförda?) Tilldelad medlem (Vem arbetar med vad?)
- Förfallodatum (Vad är försenat? Vad står på tur snart?)
- Prioritet (Vad är brådskande? Vad kan vänta?)
- Framsteg (Vilka uppgifter är pågående eller slutförda?)
- Tilldelad medlem (Vem arbetar med vad?)
- Du kan också använda funktionen Gruppera efter för att organisera uppgifter efter: Kategori (Att göra, Pågår, Klar) Tilldelad till (Perfekt för att se vem som har för mycket att göra) Förfallodatum (För att snabbt få en överblick över deadlines)
- Kategorier (Att göra, Pågår, Klar)
- Tilldelad till (Perfekt för att se vem som har för mycket att göra)
- Förfallodatum (För att snabbt få en överblick över deadlines)
- Förfallodatum (Vad är försenat? Vad står på tur snart?)
- Prioritet (Vad är brådskande? Vad kan vänta?)
- Framsteg (Vilka uppgifter är pågående eller slutförda?)
- Tilldelad medlem (Vem arbetar med vad?)
- Kategorier (Att göra, Pågår, Klar)
- Tilldelad till (Perfekt för att se vem som har för mycket att göra)
- Förfallodatum (För att snabbt få en överblick över deadlines)
Dessa verktyg hjälper dig att fokusera på det viktigaste utan att behöva bläddra igenom en lång lista med uppgifter.
Steg 8: Följ upp framstegen med visuella diagram
För att få en snabb överblick över teamets framsteg, växla till Diagramvy. På fliken Planner klickar du på Diagram högst upp. Där ser du en uppdelning av uppgifterna efter status och andra viktiga insikter.
Om du gillar visuella hjälpmedel är detta ett utmärkt sätt att upptäcka flaskhalsar och justera arbetsbelastningen innan saker och ting spårar ur.
Steg 9: Redigera eller flytta uppgifter efter behov och använd avancerade funktioner (valfritt)
Uppgifterna är inte huggen i sten – du kan enkelt uppdatera eller flytta dem allteftersom arbetet fortskrider. Klicka på en uppgift för att redigera detaljer, lägga till anteckningar, bifoga filer eller uppdatera checklistan.
För att flytta en uppgift mellan olika kategorier drar du och släpper den. Du kan också öppna uppgiften och manuellt ändra dess kategori. Detta gör det enkelt att anpassa sig när prioriteringarna förändras.
Vill du ta din Planner-konfiguration ett steg längre? Prova dessa tillägg:
- Bifoga filer: Ladda upp dokument direkt till uppgifterna så att allt finns på ett ställe
- Använd etiketter: Färgkoda uppgifter för snabb visuell översikt (t.ex. Hög prioritet, Låg prioritet)
- Kopiera uppgifter: Duplicera uppgifter om de måste upprepas i olika planer
🔍 Visste du att? Microsoft Teams utvecklades för att ersätta Skype for Business och lanserades 2017 som ett direkt svar på Slack.
Vilka är begränsningarna för Microsoft Planner i Teams?
Microsoft Planner är visserligen ett pålitligt verktyg för att hantera uppgifter i Teams, men det har också sina nackdelar. Beroende på ditt teams behov kan du stöta på begränsningar som påverkar arbetsflödet, anpassningsmöjligheterna eller skalbarheten.
Här är några viktiga utmaningar att tänka på:
- Begränsningar för uppgifter och planer: En enskild plan kan endast innehålla 3 000 aktiva och 9 000 uppgifter, inklusive slutförda. Användare eller grupper kan endast äga upp till 400 planer
- Begränsat antal buckets och tilldelade användare: Varje plan är begränsad till 200 buckets, och en uppgift kan endast tilldelas högst 20 användare, vilket gör det svårt för dig att hantera komplexa arbetsflöden
- Saknar avancerade projektledningsverktyg: Planner stöder inte Gantt-diagram, saknar revisionsspår och har ingen inbyggd tidsspårning för den tid som läggs ner på uppgifter
- Ingen ångra-funktion: Om du tar bort en uppgift eller plan är den borta för alltid – det finns ingen papperskorg där du kan återställa den
- Krav för Microsoft 365: Planner är inte ett fristående verktyg. Du kan endast använda det med ett Microsoft-abonnemang
🔍 Visste du att? Världens första kända planeringsverktyg går tillbaka till 900-talets Kina, där tjänstemän använde träplattor för att hålla reda på möten och scheman.
På vilket sätt är ClickUp ett mer kraftfullt alternativ till Microsoft Planner?
När teamen växer ur de grundläggande uppgiftstavlorna ersätter ClickUp Planner med flexibla arbetsflöden, automatisering och samarbete i realtid.
- Skapa detaljerade uppgifter med deluppgifter, prioriteringar och flera ansvariga
- Använd vyer (lista, tavla, kalender, tidslinje) för att följa arbetet visuellt
- Automatisera uppdrag, uppdateringar och uppföljningar
- Skapa deluppgifter, sammanfattningar och uppdateringar med ClickUp Brain
- Samarbeta i realtid med hjälp av chatt, SyncUps och kommentarer
Dagens arbetssätt fungerar inte. Våra projekt, vår kunskap och vår kommunikation är utspridda över olika verktyg som inte hänger ihop, vilket bromsar oss.
ClickUp löser detta med den universella appen för arbete som kombinerar projekt, kunskap och chatt på ett och samma ställe – allt drivet av AI som hjälper dig att arbeta snabbare och smartare.
Så här kommer du igång med ClickUp! 🤩
Uppgiftshantering
ClickUp Tasks håller ordning på dina uppgifter, så att uppgiftshanteringen aldrig känns överväldigande. Du får flexibiliteten och kontrollen att dela upp arbetet, följa framstegen och samla allt på ett ställe. Lägg till detaljerade beskrivningar, förfallodatum, bilagor, prioriteringar och flera ansvariga så att du inte missar något.
Behöver du dela upp stora projekt i mindre delar? Med deluppgifter kan du på några sekunder förvandla överväldigande mål till hanterbara steg.
Dessutom går det utöver uppgiftshantering med ClickUp Views och AI-driven ClickUp Automation. Växla mellan vyer för att se vad som är brådskande, automatisera repetitiva arbetsuppgifter och använd till och med ClickUp Brain, den inbyggda AI-assistenten, för att generera uppdateringar av uppgifter eller deluppgifter.
Till exempel: du ska lansera en ny marknadsföringskampanj. I Planner skapar du en enkel uppgift för den, tilldelar några teammedlemmar och… det är i stort sett allt.
Men med ClickUp kan du sätta alla dina färdigheter inom uppgiftshantering i praktiken! Skapa en uppgift som heter Starta marknadsföringskampanj för andra kvartalet, lägg till deluppgifter som Utforma e-postmallar och Skapa utkast till inlägg på sociala medier. Sedan kan du ange deadlines, tilldela team och följa upp.
🔍 Visste du att? De forntida egyptierna planerade hela sitt år utifrån Nilen översvämningscykler och skapade därmed ett av de tidigaste kända kalendersystemen baserade på naturfenomen.
För att säkerställa att alla detaljer täcks in kan du använda ClickUp-uppgiftschecklistor. Denna funktion hjälper teamen att hålla ordning och ser till att inget glöms bort.
Varje uppgiftschecklista fungerar som en inbyggd att-göra-lista inom en uppgift, vilket gör det enkelt att dela upp arbetet i mindre deluppgifter. Behöver du delegera? Du kan tilldela checklistpunkter till olika teammedlemmar, så att ansvarsfördelningen blir kristallklar.
Dessutom syns framstegen direkt när varje uppgift markeras som avklarad, vilket gör att team som arbetar på distans kan hålla sig synkroniserade.
Låt oss säga att du hanterar ett arbetsflöde för bloggpublicering. Tilldela checklistpunkter som utkast, design, SEO och schemaläggning till teammedlemmarna, följ framstegen i realtid och undvik upprepade uppföljningar.
⚙️ Bonus: Här är den ultimata guiden till ClickUp! Lär dig allt du behöver veta om plattformen, från dess funktioner som uppgiftshanteringsprogram till integrationer och avancerade AI-drivna funktioner.
Titta också på den här videon om hur du håller koll på dina prioriteringar:
Enkelt teamsamarbete
Med ClickUp Chat slipper du hoppa mellan olika appar – den här funktionen gör ClickUp unikt för smidigt teamsamarbete.
Anta att du arbetar med en produktlansering och att din checklista täcker allt, men att du får feedback i sista minuten. Istället för att överbelasta Slack med meddelanden kan du hoppa över till Chat, som är direkt kopplat till dina uppgifter.
Diskutera förändringar i privata utrymmen eller genomför snabba ljud- eller videosamtal med SyncUps. Med det integrerade Brain kan du omvandla meddelanden till konkreta uppgifter med bara ett klick. Behöver du en snabb uppdatering om en uppgift? Be ClickUp Brain i chatten att sammanfatta långa chatttrådar och identifiera åtgärder.
📖 Läs även: Hur Teams ökar sin produktivitet med ClickUp
Färdiga planeringsmallar
Att hålla koll på dina dagliga uppgifter behöver inte vara svårt. ClickUp-mallen för daglig planering hjälper dig att organisera, prioritera och följa upp allt på ett och samma ställe – så att du kan fokusera på det som är viktigt.
Med den här mallen för en daglig planering kan du dela in uppgifter i kategorier som Personligt, Arbete eller Mål, vilket gör det enklare att se vad som kräver din uppmärksamhet. Prioriteringsverktyg hjälper dig att ta itu med de viktigaste och mest brådskande uppgifterna först, medan visuella översikter som grafer och diagram gör att du kan följa dina framsteg med ett ögonkast.
🔍 Visste du att? Eisenhower-matrisen, en populär metod för tidshantering, inspirerades av den tidigare amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower, som är känd för att ha prioriterat uppgifter utifrån hur brådskande och viktiga de var.
När bör du byta från Microsoft Planner till ClickUp?
Microsoft Planner i Teams är ett utmärkt sätt att hålla ordning på uppgifterna, samarbeta med ditt team och hålla koll på deadlines.
Men om du behöver mer flexibilitet, automatisering och avancerade funktioner kanske du bör leta efter något mer kraftfullt.
ClickUp, den kompletta appen för arbete, erbjuder robust uppgiftshantering, samarbete i realtid och anpassningsbara arbetsflöden. Du får allt du behöver för att planera, följa upp och optimera ditt teams arbete på ett och samma ställe.
Varför nöja sig med mindre? Registrera dig gratis på ClickUp redan idag! ✅