Har du någonsin avslutat din arbetsdag med känslan av att allt är klart, bara för att få ett meddelande från en kund som får dig att stanna upp: ”Vi har inte fått din rapport än?”
Plötsligt känns allt ogjort. Och det värsta? Du har mentalt checkat ut och nu kämpar du för att fixa det du missat.
Det är precis detta som ChatGPT Tasks hjälper dig att undvika. OpenAI:s senaste funktion gör det enkelt att ställa in engångs- och återkommande påminnelser, så att du aldrig mer missar en viktig uppföljning, uppgift eller deadline.
I det här blogginlägget förklarar vi hur du använder ChatGPT-uppgifter, delar med oss av exempel från verkligheten och visar hur du kan komma runt dess begränsningar med mer robusta lösningar för uppgiftshantering, såsom ClickUp.
Låt oss göra paniken i sista minuten till ett minne blott! 🙌
⏰60-sekunders sammanfattning
- Med ChatGPT:s funktion för schemalagda uppgifter kan du enkelt ställa in påminnelser för både engångsuppgifter och återkommande uppgifter, så att du håller dig på rätt spår.
- Du får meddelanden i rätt tid, så att du aldrig missar en viktig uppgift, även när du är offline.
- ChatGPT-uppgifter har sina begränsningar. För att övervinna dem kan du kombinera ChatGPT med en uppgiftshanterare för spårning i realtid, vara specifik i dina uppmaningar och ställa in manuella påminnelser för ansvarsskyldighet.
- Det kan också vara till hjälp att använda mer robusta alternativa verktyg som ClickUp. Det erbjuder helt anpassningsbara mallar och verktyg som passar dina specifika behov.
- Med ClickUp kan du organisera uppgifter effektivt med hjälp av fördefinierade listor, dynamiska vyer och anpassade fält, allt skräddarsytt för alla branscher och arbetsflöden.
Hur man använder ChatGPT-uppgifter
Har du någonsin känt att du inte gör tillräckligt, även när du uppnår dina mål på alla fronter? Det är produktivitetsångest som smyger sig på. Men här är saken: att vara produktiv handlar inte om att ständigt arbeta, utan om att arbeta smart.
Det är här ChatGPT:s schemalagda uppgifter kan hjälpa till. Så här fungerar ChatGPT för att hjälpa dig att bocka av uppgifterna på din att göra-lista och hantera komplexa scheman:
Steg 1: Öppna ChatGPT-uppgifter
För att schemalägga en uppgift med ChatGPT, klicka på din profilikon i det övre högra hörnet. Välj sedan "Uppgifter" i rullgardinsmenyn. Du kommer att se en lista över alla dina schemalagda åtgärder och kommande påminnelser.
📝Obs: ChatGPT-uppgifter är endast tillgängliga för ChatGPT Plus-användare som har tillgång till GPT-4-modellen. Om du inte har Plus ännu måste du uppgradera för att kunna använda den här funktionen.
Steg 2: Ställ in en påminnelse eller en uppgift
Om det är första gången du ställer in en påminnelse eller uppgift har du flera alternativ! Du kan följa ett av ChatGPT:s praktiska förslag, eller om du känner dig lite äventyrlig, klicka på "Prova själv" och ta kontrollen.
Här är vad du kan göra istället:
- Välj "ChatGPT med schemalagda uppgifter" (du hittar det i rullgardinsmenyn).
- Be ChatGPT att skapa uppgifter som: ”Påminn mig om min mammas födelsedag den 13 mars”.
När uppgiften har skickats in kommer du att se följande meddelande:
💡Proffstips: Var specifik med dina påminnelser! Istället för att bara säga ”påminn mig om att mejla John”, prova ”påminn mig om att mejla John om rapporten för andra kvartalet senast kl. 15.00”. Ju tydligare du är, desto bättre kan ChatGPT hjälpa dig att hålla koll på saker och ting. Det handlar om att ge det rätt sammanhang att arbeta med!
Steg 3: Uppdatera, pausa eller ta bort uppgiften
Öppna först de schemalagda uppgifterna från sidan "Uppgifter" i ChatGPT-webben. Gå till popup-menyn från din profilikon. Bläddra och välj den uppgift du vill uppdatera och klicka på pennikonen.
För att pausa eller ta bort den uppgiften, klicka på de tre horisontella punkterna (ellips).
Om du uppdaterar uppgiften måste du ange följande information:
- Uppgiftens namn: Dagliga finansnyheter
- Instruktioner: Sök efter ledande källor och sammanfatta nyhetsinsikter.
- Schemaläggningsinställningar: Dagligen kl. 9:00 PST (ange även engångsuppgifter här, om sådana finns)
Steg 4: Aktivera aviseringar
När du har ställt in påminnelsen aktiverar du aviseringar för att alltid hålla dig uppdaterad. Gå till "Aviseringsinställningar" på ChatGPT-webben från din dator eller mobilapp.
Du kan välja mellan e-post, push-meddelanden eller båda. Meddelandena visas på skärmen, oavsett om ChatGPT körs i bakgrunden eller inte.
Du kan behöva uppdatera ytterligare webbläsarinställningar för att aktivera skrivbordsmeddelanden. Om ChatGPT upptäcker att nödvändiga behörigheter är inaktiverade kan du se följande:
Klicka på knappen Tillåt för att aktivera nödvändiga behörigheter. Om du använder Chrome kommer något liknande detta att visas på skärmen:
Hur du använder ChatGPT-uppgifter för att få maximal nytta
Oavsett om du jonglerar med flera projekt eller bara behöver lite struktur, så här använder du ChatGPT för att maximera produktiviteten:
- Dela upp stora mål: Istället för att känna dig överväldigad kan du låta ChatGPT-uppgifter hjälpa dig att dela upp stora projekt i mindre, genomförbara steg för att hålla uppgifterna på rätt spår.
- Minimera överanalysering: Vet du inte var du ska börja? Be ChatGPT att föreslå logiska nästa steg för alla uppgifter.
- Prioritera som ett proffs: Få AI-drivna förslag på vad du ska ta itu med först baserat på brådskandehet, vikt eller ansträngning för att organisera målen bättre.
- Automatisera rutinmässigt arbete: Använd ChatGPT för att skriva utkast till e-postmeddelanden, sammanfatta mötesanteckningar eller skapa återanvändbara mallar.
- Spåra framsteg och justera: Granska regelbundet dina slutförda uppgifter för att identifiera mönster, delegera dina uppgifter effektivt och undvika utbrändhet.
✍️Tips för att komma igång
- Dela upp mitt projekt om [ämne] i små, hanterbara steg.
- Prioritera dessa uppgifter utifrån hur brådskande och viktiga de är: [lista dina uppgifter].
- Föreslå ett enkelt arbetsflöde för att hantera mina dagliga uppgifter effektivt.
- Skapa ett utkast till ett uppföljningsmejl till en kund om [ämne].
- Hjälp mig att skapa en veckoplan för att balansera arbete och hantera personliga uppgifter
Begränsningar vid användning av ChatGPT-uppgifter
ChatGPT-uppgifter kan öka produktiviteten, men det finns några begränsningar att tänka på:
- Ingen spårning i realtid: Till skillnad från uppgiftshanteringsappar synkroniseras ChatGPT inte mellan enheter och skickar inte påminnelser.
- Saknar integrationer: Det kan inte anslutas till din kalender, e-post eller projektledningsverktyg, så du måste spåra uppgifter manuellt.
- Begränsad kontextlagring: Om du inte ger tillräckligt med detaljer kan svaren bli för allmänna eller sakna viktiga nyanser.
- Inga ansvarsfunktioner: ChatGPT kan föreslå uppgifter, men det följer inte upp eller säkerställer att du slutför dem.
- Inte avsett för komplex projektledning: För komplicerade arbetsflöden med beroenden kan specialiserade verktyg vara mer effektiva.
Hur kan man komma runt dessa begränsningar? 🤔📊 Använd ChatGPT tillsammans med en uppgiftshanterare för spårning i realtid💬 Var specifik i dina uppmaningar för att få mer relevanta förslag🕰️ Ställ in manuella påminnelser för att hålla dig själv ansvarig
Använda uppgifter med ClickUp
Har du någonsin känt dig frustrerad när du planerat dina uppgifter med ChatGPT, bara för att glömma bort dem några timmar senare? Det finns inga integrationer, uppföljningar eller känsla av ägarskap.
Bara en lista som ligger där medan dina deadlines närmar sig. Begränsningarna med ChatGPT: brist på spårning och noll ansvarsskyldighet kan göra att du känner dig fast istället för produktiv.
Det är där ClickUp kan hjälpa till. Som den kompletta appen för arbete är den utformad för att hålla dig organiserad, fokuserad och före deadlines.
Med inbyggd AI som hjälper dig att planera smartare, uppgifter som håller ditt arbete strukturerat, dokument för att lagra dina idéer, påminnelser så att du aldrig missar en deadline och en inbyggd chatt som håller ditt team samman, ger ClickUp dig allt du behöver för att arbeta – på ett och samma ställe. Och det är bara början.
Låt oss ta en titt på hur ClickUp Tasks kan förenkla uppgiftshanteringen för dig.
Allt-i-ett centraliserad uppgiftshantering
Jonglerar du med flera verktyg bara för att hålla reda på uppgifterna? Du är inte ensam. Det ständiga växlandet mellan plattformar kan slösa bort upp till 32 arbetsdagar om året, tid som du istället kunde ha använt för att faktiskt få saker gjorda.
Med ClickUp Tasks finns allt du behöver för att planera, tilldela och spåra arbete på ett och samma ställe. Du behöver inte längre hoppa mellan olika appar för att kontrollera vem som hanterar vad eller leta efter uppdateringar om framsteg. Dina uppgifter hålls samordnade och din arbetsbelastning hålls organiserad, vilket ökar teamets totala produktivitet.
📌Exempel: Du leder en produktlansering med ett team på tio personer, men alla använder olika verktyg – en person spårar uppgifter i ett kalkylblad, en annan hanterar deadlines i en kalender och teamuppdateringar är utspridda över Slack och e-post. Det är kaos.
Byt till ClickUp så samlas allt – uppgifter, deadlines och ansvarsområden – på en gemensam uppgiftspanel. Teammedlemmarna kan tilldela åtgärder, kommentera direkt på uppgifterna och få uppdateringar i realtid utan att behöva hoppa mellan olika appar. Inga fler missade deadlines, förlorade meddelanden eller verktygströtthet – bara ett effektiviserat arbetsflöde som håller din lansering på rätt spår. 🚀
Ett annat exempel att ta i beaktande är The People Piece, en organisation som integrerar mänskliga värderingar på arbetsplatser. De kämpade med ineffektivitet på grund av spridda arbetsflöden mellan verktyg som Excel, Slack och Word-dokument.
Sedan de började använda ClickUp har de kunnat centralisera allt på ett ställe. Nu hjälper ClickUp dem att organisera arbetet efter initiativ och anpassa det till sina befintliga processer.
Låt oss utforska alla sätt du kan anpassa uppgifter för maximal produktivitet i ClickUp:
1. Lägg till anpassade statusar till uppgifter
Du kan anpassa uppgiftsstatusar i ClickUp efter dina arbetsflöden. Ett innehållsteam kan till exempel köra en bloggpost genom stegen "Utkast", "Formatering" och "Redaktionell granskning" innan publicering, medan ett mjukvaruteam kan placera en ny kod som väntar på godkännande i steget "Testning" för att upptäcka eventuella buggar eller problem, följt av "Distribution" när koden är klar att publiceras.
2. Kategorisera uppgifter i rätt uppgiftstyper
Klassificera uppgifter utifrån deras kategori eller komplexitet. Du kan till exempel klassificera utvecklingsuppgifter som ”Epics”, ”Bugs”, ”Support” osv.
3. Ställ in prioritetsnivåer
För att prioritera dina uppgifter bättre kan du tilldela olika färgkodade prioritetsnivåer, till exempel brådskande, hög, normal och låg.
Du kan till exempel markera kundförfrågningar som ”brådskande” och interna möten som ”låg” prioritet om det passar ditt teams arbetsflöde.
📮ClickUp Insight: Tror du att din att göra-lista fungerar? Tänk om. Vår undersökning visar att 76 % av yrkesverksamma använder sitt eget prioriteringssystem för uppgiftshantering. Ny forskning bekräftar dock att 65 % av arbetstagarna tenderar att fokusera på enkla vinster framför högvärdiga uppgifter utan effektiv prioritering.
ClickUps uppgiftsprioriteringar förändrar hur du visualiserar och hanterar komplexa projekt genom att enkelt markera kritiska uppgifter. Med ClickUps AI-drivna arbetsflöden och anpassade prioritetsflaggor vet du alltid vad du ska ta itu med först.
👉🏼Vill du bli bättre på att prioritera? Se experttips i vår video nedan:
3. Fånga detaljer i anpassade fält
Lägg till specialiserade fält som datum, länkar eller siffror till varje uppgift för att hålla all kontext centraliserad och göra det enkelt att referera till den. Du kan till exempel lägga till en källänk till en "Research"-uppgift, vilket gör det enkelt för den tilldelade teammedlemmen att referera till källan.
4. Hantera uppgiftsberoenden och planera resultaten bättre
Skapa uppgiftsberoenden i ClickUp för att säkerställa att en beroende eller sekundär uppgift inte kan påbörjas förrän den primära är klar, så att ditt arbetsflöde förblir smidigt och organiserat. Till exempel kan en uppgift som "Skriv projektrapport" inte påbörjas förrän "Projektdatainsamling" är klar.
5. Lägg till uppgifter i flera listor
Organisera uppgifter av liknande kategorier i separata listor samtidigt som du håller dem under ett enda arbetsområde. Om du till exempel har ett blogginlägg tilldelat Redaktör 1 i ditt team kan det visas under din samlade lista över blogginlägg för alla redaktörer tillsammans, samt separat i listan över blogginlägg som är specifikt tilldelade Redaktör 1.
🧠Rolig fakta: Du kan skapa upp till 50 000 schemalagda eller återkommande uppgifter i varje lista i ClickUp, var och en med upp till 1 000 deluppgifter och inbäddade deluppgifter. Gränsen för uppgiftsbeskrivningar bör dock inte överstiga 256 KB.
6. Skapa uppgifter och deluppgifter med AI
ClickUp Brain, ClickUps inbyggda AI-assistent, hjälper dig att generera, förfina och automatisera uppgiftskapandet baserat på dina inmatningar.
Så här fungerar det:
- Beskriv helt enkelt vad du behöver, så genererar ClickUp Brain en strukturerad uppgift med titel, beskrivning, förfallodatum och relevanta deluppgifter.
- Det analyserar dina befintliga uppgifter och arbetsflöden för att föreslå relevanta åtgärder, vilket minskar manuell inmatning.
- ClickUp Brain förstår beroenden, prioriteringar och deadlines och föreslår optimeringar för uppgifter så att de passar bättre in i ditt arbetsflöde.
- Behöver du justera en uppgift? AI kan förfina uppgiftsbeskrivningar, sammanfatta långa uppdateringar eller omformatera detaljer för tydlighetens skull.
Genom att utnyttja ClickUp Brain spenderar du mindre tid på administrativt arbete och mer tid på att utföra uppgifter effektivt.
🧠Rolig fakta: Genom att kombinera ClickUp Automations med ClickUp Brain kan du automatisera repetitiva uppgifter med hjälp av if-then-kommandon i naturligt språk!
7. Ställ in anpassade påminnelser och återkommande uppgifter
En av ClickUps största fördelar jämfört med ChatGPT (eller andra uppgiftshanteringsverktyg) är dess förmåga att ställa in högst anpassade påminnelser och återkommande uppgifter, vilket säkerställer att ingenting faller mellan stolarna.
Med ClickUp kan du ställa in påminnelser för specifika tidpunkter eller utlösa dem baserat på villkor (t.ex. när en uppgift är försenad eller en projektmilstolpe närmar sig).
Med återkommande uppgifter i ClickUp kan du schemalägga uppgifter så att de upprepas dagligen, veckovis, månadsvis eller baserat på när de slutförs. Detta är perfekt för:
- Veckoliga teammöten
- Månadsrapporter
- Uppföljning av kunder
- Rutinmässiga projektgenomgångar
💡Proffstips: Till skillnad från statiska uppgiftslistor uppdaterar ClickUp automatiskt förfallodatumet för återkommande uppgifter och möjliggör fullständig anpassning – ställ in olika återkommande regler, tilldela teammedlemmar och lägg till beroenden.
8. Njut av kompatibilitet mellan olika enheter och plattformar
ClickUp Tasks är kompatibelt med allt – från Android till iOS och MacOS till Windows. Du kan också komma åt uppgifter och projektarbetsflöden på din smartphone, surfplatta och stationära dator.
👀Visste du att: Med ClickUp kan du till och med bädda in innehåll i dina uppgifter genom att klistra in en länk till plattformar som YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress och Figma.
För alla organisationer som kämpar med att hantera sina projekt kan ClickUp hjälpa till med uppgiftssamarbete. Med denna programvara kan användarna hålla koll på uppgifterna på att göra-listan och arbeta med dessa uppgifter inom den angivna tiden. Den hjälper också projektledningen att följa projektens övergripande framsteg för att säkerställa att deadlines hålls.
För alla organisationer som kämpar med att hantera sina projekt kan ClickUp hjälpa till med uppgiftssamarbete. Med denna programvara kan användarna hålla koll på uppgifterna på att göra-listan och arbeta med dessa uppgifter inom den angivna tiden. Den hjälper också projektledningen att följa projektens övergripande framsteg för att säkerställa att deadlines hålls.
Kom igång gratis
ClickUp-uppgifter finns tillgängliga i både premium- och gratisversionerna. Du kan alltså skapa ett obegränsat antal schemalagda och återkommande uppgifter tills din lagringskapacitet når 100 GB.
När din lagringsutrymme har nått den angivna gränsen måste du uppgradera planen.
Den betalda versionen av ClickUp erbjuder ytterligare funktioner och möjligheter att hantera omfattande arbetsflöden och spåra tid som läggs på uppgifter och projekt. Så här säger en ClickUp-kund om ClickUps funktioner:
50 % kostnadsbesparingar genom verktygskonsolidering: 3 verktyg i en kraftfull plattform till halva priset (och med bättre funktioner).
50 % kostnadsbesparingar genom verktygskonsolidering: 3 verktyg i en kraftfull plattform till halva priset (och med bättre funktioner).
För att effektivisera uppgiftshanteringen erbjuder ClickUp Task Management Template en strukturerad metod för att prioritera och organisera arbetet.
Med den här mallen kan du identifiera och fokusera på de viktigaste uppgifterna samtidigt som du får flexibla visningsalternativ, inklusive tavla, kalender och listformat.
Använd det för att:
- Kategorisera uppgifter efter avdelning, prioritet och status för tydlig översikt.
- Övervaka uppgiftsförloppet och teamets kapacitet för att öka effektiviteten.
- Planera, tilldela och slutför uppgifter enkelt för att hålla projekten på rätt spår.
Genom att utnyttja denna mall kan teamen upprätthålla tydlighet, förbättra ansvarstagandet och öka produktiviteten.
Öka samarbetet och produktiviteten med ClickUp-uppgifter
Effektiv uppgiftshantering är kärnan i allt du gör, både på jobbet och i privatlivet. Med ClickUp Tasks kan du enkelt schemalägga, tilldela och anpassa uppgifter för att förbättra teamsamarbetet och produktiviteten.
Dess flexibla vyer och anpassningsbara listor är perfekta för alla team, oavsett storlek eller bransch. Det är som att ha allt du behöver på ett ställe, så att du kan sluta oroa dig för småsaker och fokusera på det som verkligen betyder något.
Registrera dig för ClickUp idag och ta tillbaka kontrollen.