Du arbetar med en viktig kundpresentation och behöver högkvalitativa bilder av dina produkter för att göra din presentation så bra som möjligt.
Men din bildmapp är full av slumpmässiga digitala filer utan beskrivningar, kategorier eller taggar. 😞
Det är precis då du behöver ett arbetsflöde för digital tillgångshantering (DAM). Det ger en tydlig, strukturerad process för att ladda upp, organisera och komma åt digitala tillgångar på ett effektivt sätt.
I det här blogginlägget diskuterar vi vad ett arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar är och hur du skapar ett sådant för din organisation. Låt oss börja!
Vad är ett arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar?
Ett arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar är en sekvens av steg som förflyttar en tillgång genom dess livscykel – från idé till färdigställande. Det innefattar aktiviteter för hantering av tillgångar såsom skapande, kategorisering, organisering, granskning, godkännande, lagring, hämtning och distribution.
Tänk på arbetsflöden för digital tillgångshantering som en lista över åtgärder för att hantera digitala tillgångar. Den beskriver en struktur för att slutföra dina projekt framgångsrikt. Här är ett exempel:
Låt oss säga att ditt marknadsföringsteam behöver grafik för en ny kampanj. Så här kan deras arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar se ut👇
- Skapande av tillgångar: Grafiska formgivare skapar bilder för produktkampanjen.
- Uppladdning: Teamet laddar upp råfiler till systemet för hantering av digitala tillgångar.
- Skapande av metadata: Teamet lägger till relevanta bildtaggar och beskrivningar, såsom produkt- och kampanjnamn och användningsområden (sociala medier, tryckta medier etc.).
- Organisation: Tillgångarna sorteras utifrån fördefinierade kriterier – kampanj, produktlinje eller innehållstyp.
- Godkännande: Marknadsföringsteamet granskar innehållet, redigerar och godkänner designen.
- Distribution: Designteamet delar de slutgiltiga filerna med marknadsföringsteamet.
- Arkivering: När kampanjen är över tas bilderna bort från aktiva sökningar och arkiveras i företagets marknadsföringsdatabas.
Vad är syftet med ett DAM-arbetsflöde?
DAM-arbetsflöden gör det enklare att hantera digitala tillgångar.
De definierar tydliga ansvarsområden och tidsplaner för tillgångsförvaltare och en snabb hämtningsprocess för relevanta team som sälj- eller marknadsföringsteamet som arbetar med tillgångarna. Digital tillgångshantering förbättrar också kommunikationen mellan teamen och säkerställer att alla teammedlemmar som är involverade i ett projekt är på samma sida.
Här är några skäl till varför det är viktigt för din organisation att skapa ett arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar.
Strukturerad hantering av tillgångar
Arbetsflöden för hantering av digitala tillgångar erbjuder en strukturerad process för hantering av ditt företags digitala tillgångar. De fokuserar på att lagra tillgångar och hålla dem organiserade så att de är lättillgängliga.
Snabb åtkomst
Ett effektivt arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar hjälper dig att snabbt hitta rätt fil. Istället för att slösa tid på att bläddra igenom slumpmässiga, omärkta filer kan du enkelt navigera bland de senaste filerna genom att följa varje steg i DAM-arbetsflödet.
Ett DAM är en aktiv arbetsplats, vilket innebär att när tillgångar hamnar där kan du alltid söka igenom dem, återanvända dem och återvinna dem.
Ett DAM är en aktiv arbetsplats, vilket innebär att när tillgångar hamnar där kan du alltid söka igenom dem, återanvända dem och återanvända dem för andra ändamål.
Säkerhet för digitala tillgångar
DAM-arbetsflöden inkluderar detaljerade åtkomstkontroller som låter dig ställa in behörigheter för varje tillgång. Detta säkerställer att endast behöriga användare kan komma åt tillgångarna. Ett arbetsflöde för digital tillgångshantering säkerställer också efterlevnad av säkerhets- och dataskyddslagar, eftersom tillgångarna spåras och granskas innan de publiceras. Dessutom kan du spåra alla redigeringar eller ändringar av filerna med versionskontroll.
De fem stegen i ett arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar
Stegen i ditt DAM-arbetsflöde beror på omfattningen och komplexiteten i det aktuella projektet. En marknadsföringskampanj om tillgänglighet kan till exempel ha andra arbetsflödessteg än hantering av varumärkestillgångar.
För en marknadsföringskampanj om tillgänglighet skulle arbetsflödet omfatta skapande av tillgångar (lägga till alternativtext för bilder och bildtexter för videor), efterlevnad av riktlinjer för tillgänglighet och genomförande av tillgänglighetstester.
Däremot fokuserar DAM-arbetsflödet för hantering av varumärkestillgångar på enkel skapande av tillgångar, tillägg av metadata för enkel sökning och kategorisering samt åtkomstkontroll.
5 vanliga steg i hanteringen av digitala tillgångar
- Skapande av tillgångar: Det första steget är att skapa en tillgång. Detta steg innefattar idégenerering, utkast eller förvärv av tillgångar såsom dokument, ljud och videor. Generellt sett fastställer varumärken tydliga riktlinjer i detta skede för att säkerställa konsekvens i skapandet av tillgångar.
- Organisering av tillgångar: I detta skede kategoriseras befintliga tillgångar utifrån typ, projekt eller avdelning och flyttas till lämpliga mappar i systemet för hantering av digitala tillgångar.
- Lagring av tillgångar: I detta steg lagras tillgångarna på ett sätt som gör dem lättillgängliga. Det kan till exempel vara bra att använda relevanta taggar, beskrivningar och metadata för att filtrera eller sortera tillgångarna.
- Distribution av tillgångar: I detta steg distribueras tillgången till berörda intressenter för godkännande och användning i projektet.
- Resursarkiv: I detta skede tas resursen bort från det aktiva systemet. När den digitala resursens livscykel är över måste resursen arkiveras så att du kan bevara och återanvända den, vilket gör DAM-arbetsflödet mer effektivt.
Olika typer av DAM-arbetsflöden
Nu är det tydligt hur ett arbetsflöde för digital tillgångshantering fungerar. Låt oss därför diskutera de olika typerna av DAM-arbetsflöden. Du kan välja typ av arbetsflöde utifrån vad du arbetar med, tillgångstyp och vilken fas i livscykeln du befinner dig i.
Projektbaserat arbetsflöde
Projektbaserade arbetsflöden är bäst för projektledning. De innebär hantering av flera tillgångar för ett enda projekt. Om du till exempel använder ett projektbaserat arbetsflöde för en produktlansering kan du hantera flera tillgångar, såsom produktbilder, demovideor, annonser, bilder för landningssidor och annat digitalt innehåll.
Du kan kategorisera tillgångarna utifrån projekttyp, kundnamn eller projektrelaterade nyckelord.
💡Proffstips: ClickUps projektledningslösning kan hjälpa dig att förbättra projektbaserade arbetsflöden. Du kan planera ditt projekt, schemalägga uppgifter, följa tidsplaner, hantera tillgångar och resurser samt förbättra samarbetet.
Samarbetsinriktat arbetsflöde
Som namnet antyder är detta DAM-arbetsflöde avsett för projekt som kräver teamsamarbete. Det gör det möjligt för team att arbeta med samma tillgång i realtid, kommunicera och modifiera tillgången.
Låt oss säga att du arbetar med att skapa en marknadsföringshandbok. Du behöver produkt-, marknadsförings-, försäljnings-, kundframgångs- och kreativa team för att samarbeta och lägga till sina insikter. Detta kräver samarbetsflöden för att teamen ska kunna granska och redigera tillgångarna.
I detta arbetsflöde:
- Produktteamet kommer att ladda upp tekniska specifikationer och produktbilder.
- Marknadsföringsmedlemmar lägger till varumärkesriktlinjer, marknadsföringsinnehåll och kopior.
- Säljavdelningen kan bidra med fallstudier och säljpresentationer.
- Kundframgångsteamet delar med sig av kundfeedback och bästa praxis
💡Proffstips: Du kan använda ClickUp Docs för att skapa den perfekta strategin genom att brainstorma idéer, samarbeta med teamet i realtid och tilldela uppgifter.
Tillgångsbaserat arbetsflöde
Tillgångsbaserade arbetsflöden fokuserar på de uppgifter som ingår i hanteringen av tillgången – bloggar, landningssidor, videor och andra medietillgångar. Du vill till exempel skapa en ny produktlansering. Arbetsflödet kan omfatta:
- Ladda upp produktlanseringsvideon till DAM-systemet med produktnamnet
- Tagga videon som ”Produktlanseringsvideo” 2024 och kategorisera den som en marknadsföringsvideo.
- Marknadsföringsteamet godkänner tillgångarnas stil, medan juridikteamet granskar dem för att säkerställa att de uppfyller gällande regler.
Transaktionsarbetsflöde
Transaktionsarbetsflöden används för att hantera försäljningen av digitala tillgångar. Du kan till exempel använda detta arbetsflöde för att hantera licensiering av stockfoton eller musikspår. Detta inkluderar att spåra användningsrättigheter och upprätthålla efterlevnaden av licensavtal.
Godkännandearbetsflöde
Godkännandearbetsflöden är, som namnet antyder, till för att godkänna tillgångar innan de distribueras. En vanlig användning av godkännandearbetsflöden är granskningsprocessen för innehåll. Innan digitalt innehåll (blogg, inlägg på sociala medier eller kampanjbilder) publiceras genomgår tillgången flera granskningssteg och kvalitetskontroller för att säkerställa att det överensstämmer med varumärkets mål och riktlinjer.
Arkiveringsarbetsflöde
Detta DAM-arbetsflöde bevarar tillgångar när de inte längre används. Du kan lagra tillgångarna på lämpliga platser där de är lättillgängliga. Det är också viktigt att skapa en återställningsprocess för att säkerställa smidig återhämtning av tillgångar.
Till exempel kan företag i reglerade branscher som bank- och hälsovård använda arkiveringsarbetsflöden och dokumenthanteringsprogramvara för att lagra digitala tillgångar.
Komponenterna i DAM-arbetsflödet
Ett arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar håller tillgångarna organiserade så att ditt team hittar det de behöver vid rätt tidpunkt. Oavsett vilken typ av arbetsflöde du väljer är följande komponenter dock ett måste för att skapa ett ”DAM(N)-bra” arbetsflöde. 😉
Mediebibliotek
Tänk på ett mediebibliotek som ett datalager – ett centralt arkiv för lagring av tillgångar. Lagra alla dina tillgångar i mediebiblioteket, se till att de är organiserade och upprätthåll åtkomstkontroller. När du har flyttat dina tillgångar till biblioteket kan du granska biblioteket, uppdatera tillgångar, ta bort tillgångar och omorganisera dem efter behov.
Metadata
Taxonomi och taggning av tillgångsmetadata är viktiga aspekter av DAM-arbetsflöden för att öka sökbarheten. Taxonomi är som att sortera dina filer i märkta mappar, medan metadatataggning är som att lägga till klisterlappar med extra information på dessa filer.
En ständig utmaning för oss är att tagga bildtillgångar. Automatisk taggning fungerar bra för textinnehåll, men bildtexter och andra manuellt tillagda metadata är viktiga för bildtillgångar.
En ständig utmaning för oss är att tagga bildtillgångar. Automatisk taggning fungerar bra för textinnehåll, men bildtexter och andra manuellt tillagda metadata är viktiga för bildtillgångar.
Godkännande av tillgångar
Skapa en standardiserad gransknings- och godkännandeprocess innan du distribuerar digitala tillgångar. För att spåra var dina tillgångar befinner sig i godkännandeprocessen kan du skapa taggar som ”under granskning”, ”väntar på godkännande”, ”vänteläge” och ”godkänd”.
💡Proffstips: Med ClickUps anpassade statusar kan du anpassa statusar utifrån det projekt du arbetar med. Du kan till exempel använda statusar som ”pågående”, ”väntande”, ”granskning”, ”vänteläge” etc. när du arbetar med tillgångar som bilder eller bloggar.
DAM-programvara
Välj en programvara för hantering av digitala tillgångar som uppfyller ditt varumärkes specifika behov. Leta efter en DAM-lösning med följande funktioner:
- Fungerar som en enda källa till sanningen för alla digitala tillgångar
- Har funktioner för automatisk taggning och anpassade statusar.
- Erbjuder spårning av tillgångar och användningsanalys
- Integreras med andra affärsplattformar
Rollbaserad åtkomstkontroll
Denna komponent är avgörande för att säkerställa säkerheten för dina digitala tillgångar. Den begränsar åtkomsten och förhindrar potentiella dataintrång. När du implementerar åtkomstkontroller är det viktigt att förstå de olika rollerna i din organisation och deras krav. Dessutom bör du regelbundet granska och uppdatera åtkomsten för att upprätthålla säkerheten och samtidigt säkerställa enkel åtkomst.
💡Proffstips: Använd ClickUps mall för rollbaserad åtkomstkontroll för att enkelt säkerställa lämplig åtkomst. Tilldela roller med organisatoriska behörighetsnivåer, kontrollera användaraktiviteter och spåra vem som har åtkomst till vilka tillgångar.
Utveckla och underhålla ett DAM-arbetsflöde
Tänk dig ett restaurangkök där kockarna är upptagna med att laga flera rätter. 🍜
Vad händer om ingredienserna inte är korrekt märkta och organiserade? Försenade leveranser, salt i crème brûlée, socker i spaghetti och oändliga kundklagomål!
Utan rätt DAM-arbetsflöden kan du hamna i kaos – förlorade bilder, mer tid åt att söka och försenade projektleveranser.
Viktiga steg i skapandet av ett DAM-arbetsflödessystem
Låt oss diskutera stegen för att bygga ett solidt arbetsflödessystem för hantering av digitala tillgångar.
Steg 1: Utvärdera kraven på digitala tillgångar
Förstå vilken typ av digitala tillgångar du har – bilder, videor, dokument och andra multimediaresurser. Prioritera hanteringen av tillgångarna utifrån deras användning och betydelse.
Steg 2: Identifiera behov
Samarbeta med andra teammedlemmar och få insikt i befintliga processer för hantering av tillgångar. Ta reda på behovet av att skapa ett DAM-arbetsflöde, till exempel för att förbättra organisationen och hämtningen av tillgångar, förbättra teamsamarbetet och säkerställa en effektiv godkännandeprocess.
Steg 3: Sätt upp mål
Fastställ målen för att skapa ett DAM-arbetsflöde. Det kan handla om att påskynda skapandet av innehåll, minska söktiden eller snabba upp granskningsprocessen.
Du kan använda ClickUp Goals för att sätta upp mål med tydliga tidsplaner. Det hjälper dig att spåra automatiska målframsteg och hantera alla dina mål på ett centralt ställe för bättre effektivitet.
Steg 4: Skapa ett DAM-arbetsflöde
Skapa en DAM-arbetsflödesdesign och planera för att integrera den. Specificera specifika uppgifter, ansvarsområden och tidsplaner för varje implementeringsfas.
Du kan enkelt skapa DAM-arbetsflöden med ClickUp Whiteboards. Med det kan du rita arbetsflödesdiagram, bygga processflöden och kartlägga intressenternas ansvar. Dessutom kan du brainstorma effektiva arbetsflödesprocesser med dina teammedlemmar och tilldela åtgärdspunkter för att öka ansvarstagandet.
Steg 5: Skaffa rätt verktyg
Det viktigaste beslutet är att integrera en lösning för arbetsflödet för hantering av digitala tillgångar som uppfyller dina behov. När du väger olika alternativ bör du ta hänsyn till affärsbehov, anpassningsförmåga, skalbarhet, prissättning och integrationsmöjligheter.
Du kan prova ClickUp för att skapa ett arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar. Lösningen ClickUp for Marketing erbjuder en central plats för alla dina kreativa processer. Du kan skapa ett särskilt utrymme för att lagra alla digitala tillgångar på ett ställe, genomföra kampanjer och innehållsprojekt samt skapa färdplaner och fördefinierade arbetsflöden.
Steg 6: Definiera intressenternas roller och ansvar
Nämn intressenternas ansvar i varje steg av arbetsflödet för att säkerställa ansvarsskyldighet och smidig drift.
Till exempel kan innehållsskapare, såsom designers och författare, ta ansvar för skapandet av tillgångarna. Marknadschefen eller projektledaren kan ge det första godkännandet för tillgången, den högre chefen kan dela med sig av sin feedback och marknadsföringskoordinatorn kan ansvara för distributionen av innehållet på sociala medier och andra plattformar.
Steg 7: Använd automatiseringsverktyg
Automatisera repetitiva uppgifter som att ändra statusen för varumärkestillgångarna när de rör sig genom arbetsflödet. Dessutom kan du automatisera processer som godkännande.
ClickUp erbjuder över 100 anpassade automatiserade arbetsflöden. Du kan använda ClickUp Automation för att automatisera rutinuppgifter och godkännandeprocesser. Du kan till exempel ställa in automatisering av godkännandeprocessen så att en tillgång automatiskt flyttas från steget ”granskning” till ”kvalitetskontroll” efter att vissa villkor har uppfyllts.
Steg 8: Implementera DAM-arbetsflödet
Implementera arbetsflödet och spåra användningen. Få värdefull insikt i vad som fungerar och vad som inte fungerar.
Steg 9: Arbeta med förbättringar och optimering
Spåra DAM-arbetsflödet, ta emot feedback och diskutera med interna och externa team för att upptäcka luckor. Agera på feedbacken och säkerställ kontinuerlig optimering av arbetsflödet.
Ett utmärkt sätt att optimera ditt DAM-arbetsflöde är att använda ClickUp Gantt Charts. De hjälper dig att spåra prioriteringar och deadlines för att slutföra varje steg i arbetsflödet och hantera flaskhalsar för att hålla igång processen.
Arbetsflödesverktyg och funktioner för DAM-system
Utan rätt arbetsflödesverktyg är det omöjligt att upprätthålla DAM-arbetsflöden. Det är här du behöver verktyg som ClickUp.
ClickUp är en allt-i-ett-plattform för produktivitet, samarbete och arbetsflödeshantering som kan hjälpa dig att enkelt ställa in och optimera processer för hantering av digitala tillgångar. Låt oss se hur ClickUp hjälper till att hantera DAM-arbetsflödet.
Spåra arbetsflödet
ClickUp erbjuder över 15 anpassningsbara vyer, såsom tavla, lista och kalender, som hjälper dig att spåra arbetsflödet på bästa möjliga sätt. Till exempel ger ClickUp Board View dig en översikt över alla dina arbetsflödessteg och uppgifter. Du kan visa uppgifter i anpassade kolumner, dra och släppa tillgångar genom arbetsflödesstegen och spåra dem enkelt.
Använd arbetsflödesmallar
ClickUp underlättar också ditt arbete med sina anpassningsbara, färdiga arbetsflödesmallar. Du kan till exempel använda ClickUps processflödesmall för att visualisera ditt arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar från början till slut. Dessutom kan du samarbeta bättre, spåra framsteg för att säkerställa att allt går enligt plan och enkelt identifiera potentiella hinder.
Projektledningens roll i upprätthållandet av ett DAM-arbetsflöde
Genom att integrera projektledning med DAM-plattformar effektiviserar du dina arbetsflöden.
Oavsett vilka mål du har – enkel åtkomst till digitala tillgångar, effektiv hantering av arbetsflödessteg eller minskad tid för administration och repetitiva uppgifter – säkerställer projektledning i DAM att alla är på samma sida.
I bredare bemärkelse kan projektledning i DAM:
- Tillhandahåll en centraliserad plattform där teamen kan kommunicera, dela tillgångar och följa framstegen.
- Upprätthåll en strukturerad och organiserad strategi för tillgångshantering
- Skapa bättre arbetsflöden genom att lägga till element som automatisering av uppgifter, tidrapportering och resursallokering.
- Spåra tillgångarnas livscykel bättre och se till att de hanteras, lagras och underhålls på rätt sätt, vilket minskar risken för förlust eller skada.
Vilka är fördelarna med ett DAM-arbetsflöde?
Nu när vi vet vad ett DAM-arbetsflöde är och hur man skapar ett sådant, ska vi titta på fördelarna med det.
Ökar produktiviteten
DAM-arbetsflöden definierar processer och steg, vilket eliminerar flaskhalsar. Genom att till exempel definiera godkännandeprocessen eliminerar DAM-arbetsflöden ad hoc-granskningsmöten som stör arbetsflödena. Resultatet blir att fler uppgifter utförs på kortare tid.
Upprätthåller varumärkets konsistens
En stark varumärkesimage bygger på konsekvens, och DAM-arbetsflöden säkerställer att tillgångarna följer varumärkets riktlinjer. Detta bidrar till att upprätthålla en konsekvent varumärkesimage i alla kanaler.
Ökar avkastningen på investeringen
Förutom att förbättra produktiviteten och användningen av tillgångar minskar DAM-arbetsflöden också licenskostnaderna. De ökar synligheten för tillgängliga tillgångar, allmän användning av tillgångar, återanvändbara tillgångar och licensavtal, vilket hjälper till att minska onödiga utgifter för tillgångar och fördela resurser effektivt.
Vilka är utmaningarna med ett DAM-arbetsflöde?
DAM-arbetsflöden är fördelaktiga, men bara när de implementeras och följs steg för steg. Även om ett arbetsflöde för hantering av digitala tillgångar är oerhört fördelaktigt kan du stöta på följande utmaningar.
- Ägarskap: Missförstånd om uppgifter eller ansvar kan hindra hela arbetsflödet. Se därför till att definiera roller och ansvar för berörda parter i början av skapandet av arbetsflödet.
- Siloiserat arbetsflöde: Om teamen tror att arbetsflödet endast är till för marknadsföring eller produktledning kommer arbetsflödet att bli siloiserat. För att övervinna denna utmaning bör du integrera DAM-arbetsflöden med andra verktyg som projektledning, programvara för digitala arbetsplatser, innehållshanteringssystem och mer.
- Överdriven beroende av automatisering eller manuella processer: Automatisering är viktigt i DAM-arbetsflöden, men överdriven automatisering medför oförutsedda utmaningar, såsom oavsiktliga godkännanden. Följ därför en balanserad strategi.
Omdefiniera tillgångshantering med DAM-arbetsflöden
DAM-arbetsflöden definierar den stegvisa processen, från skapande av tillgångar till distribution. De säkerställer konsekvens, kontrollerade åtgärder, förbättrat samarbete och fastställande av äganderätt.
DAM-arbetsflöden måste dock följas korrekt för att ge bästa resultat. Se därför till att dina arbetsflöden inte fungerar isolerat – över flera verktyg och processer. Integrera arbetsflödena med en allt-i-ett-produktivitetsplattform som ClickUp.
ClickUp erbjuder en mängd verktyg och mallar som kan hjälpa dig att skapa, dela och hantera digitala tillgångar. Det säkerställer smidigt samarbete och gör det enkelt att implementera DAM-arbetsflöden.
Vill du veta mer? Registrera dig för ClickUp idag!