Är skrivbordet på din Mac en kaotisk djungel av filer, ikoner och mappar?
Sanningen är den att det inte är raketforskning att städa upp på skrivbordet på din Mac.
Visst finns det många produktivitetsappar för Mac-användare. Men ibland behöver du bara några tips för att rensa upp digitalt för att få ordning på saker och ting.
I det här blogginlägget lär vi dig steg för steg hur du organiserar filer på Mac. Vi diskuterar också hur du kan utvidga den strukturen till en allt-i-ett-projektledningsprogramvara som ClickUp.
12 sätt att organisera filer och mappar på Mac
1. Organisera objekt i mappar
Klicka på ikonen "Finder" (den blå och vita ansiktsikonen) i "Dock" på din Mac för att öppna fönstret "Finder".
Du kommer att kunna visa fliken "Senaste" som listar alla dina senaste filer, oavsett var de är lagrade i systemet.
Navigera nu till den plats där du vill skapa dokumentmappen. Låt oss anta att du vill ha allt på skrivbordet i det här exemplet. Klicka på fliken "Skrivbord" under "Favoriter" i sidomenyn i "Finder"-fönstret.
Tryck sedan på tangenterna "Shift-Command-N" för att skapa en ny mapp på skrivbordet. Denna mapp kommer att fungera som en tillfällig plats där du kan samla alla lösa filer innan du börjar organisera dem.
Du kommer att se en mapp med namnet "Untitled Folder" (Namnlös mapp) på skärmen.
Byt namn på mappen till "Organisera" och klicka sedan på den och dra den till avsnittet "Favoriter" i sidomenyn i "Finder" (strax under "Skrivbord"), som visas på skärmdumpen nedan.
💡Proffstips: Du kan göra detta med flera filer samtidigt – håll bara ned kommandotangenten, klicka på objekten (de behöver inte ligga bredvid varandra) och dra dem till mappen.
Du kan också snabbt gruppera objekt på skrivbordet i mappar . Markera alla objekt som du vill gruppera, kontrollklicka på ett av objekten och välj sedan Ny mapp med markering. Kom ihåg att låsta objekt inte kan grupperas.
2. Skapa undermappar
Gå tillbaka till mappen "Organisera" och skapa undermappar för varje huvudkategori som du vill organisera dina egna filer i.
I det här exemplet har vi valt följande kategorier: ”Dokumentmapp”, ”YouTube-mallar”, ”Stockmedia”, ”PPT-mallar”, ”Skärmdumpar av programvara”, ”Marknadsföringsmaterial” och ”Instruktioner för installation av appar”.
3. Slå ihop liknande mappar
Det kan verka enkelt att hitta dubbla mappar, men det är inte så lätt. Om du till exempel skapar en mapp med samma namn för samma plats kan du av misstag skriva över den första mappen och förlora värdefull information.
Men som med det mesta finns det en lösning.
Här är två sätt att säkert slå ihop mappar på en Mac.
Sammanfoga mappar med Finder
När du lägger till en mapp på en plats där det redan finns en mapp med samma namn får du ett meddelande där du blir tillfrågad om du vill avbryta processen, ersätta mappen på platsen eller slå ihop de båda mapparna. Om du har olika filer med samma namn bör du välja ”Avbryt” för att förhindra att filerna skrivs över.
Om du vill behålla båda mapparna måste du dra mappen och hålla ned alternativtangenten innan du släpper för att få ett nytt alternativ som heter "Sammanfoga". Klicka på det.
Filer med samma namn får ett "2" tillagt i filnamnet, så att du kan behålla både den ursprungliga och den nya filen utan att förlora något innehåll.
Sammanfoga mappar med Terminal
Den andra metoden använder Terminal och ett kommando som heter ”ditto”. Detta kommer att slå samman innehållet i två mappar, inklusive eventuella undermappar.
Öppna Terminal och skriv: ditto ~/källmapp ~/målmapp
Du bör ersätta "source_folder" och "target_folder" med mapparnas faktiska namn.
Istället för att skriva in mappens sökväg kan du också dra och släppa mapparna i terminalfönstret.
4. Lägg till mappar som favoriter
Om det finns för många mappar och undermappar kan det bli svårt att hitta en viss mapp som du använder ofta eller för speciella behov. Den goda nyheten är att du kan lägga till valfri mapp i Favoriter i Finder-sidfältet. Så här gör du:
- Öppna ett nytt Finder-fönster
- Hitta mappen du vill lägga till som favorit
- Dra den till sidofältet
5. Sortera filer efter typ
Du kan också sortera dina filer efter "Typ" för att gruppera liknande filer (PDF-filer, bilder, dokument osv.).
Högerklicka var som helst i nedladdningsmappen och välj "Sortera efter" > "Typ". Detta hjälper dig att se vilka filer du har och vart du ska flytta dem.
När du har sorterat dina filer efter hur du vill kategorisera dem flyttar du dem till lämpliga undermappar. Till exempel placeras foton och videor i mappen ”Stock media” och skärmdumpar i mappen ”Software screenshots”.
6. Använd taggar
För att prioritera viktiga filer, högerklicka på en fil, välj "Taggar" och tilldela anpassade taggar som "Brådskande" eller "Att göra". Taggade filer visas med färgkodade prickar bredvid namnen för enkel identifiering.
Du kan snabbt komma åt taggade filer genom att klicka på motsvarande färg under "Taggar" i sidopanelen i "Finder".
7. Prova smarta mappar
För att gruppera filer dynamiskt på din Mac öppnar du Finder och går till Arkiv > Ny smart mapp.
Klicka sedan på (+)-knappen längst upp till höger i fönstret bredvid "Spara" för att lägga till ett sökkriterium.
Du får två rullgardinsmenyer där du kan göra ditt val.
I det här exemplet har vi valt "Senast ändrad" och "före" för att snabbt komma åt alla filer som uppfyller dessa kriterier (utan att flytta dem från deras ursprungliga platser).
Klicka på knappen "Spara" längst upp till höger i fönstret och ge din "smarta mapp" ett namn.
Den "smarta mappen" visas automatiskt under sidomenyn "Favoriter".
💡Proffstips: Om du har två mappar med samma namn på olika platser, håll ned Option-tangenten och dra den ena mappen över den andra. När du blir ombedd att välja, välj "Slå ihop" för att kombinera innehållet i de två mapparna. Detta eliminerar dubbletter samtidigt som filerna slås ihop.
8. Utveckla ditt system för filnamngivning
Genom att strategiskt organisera dina filer med ett namngivningssystem kan du spara tid när du letar efter filer.
Beroende på ditt arbetsflöde eller dina personliga dokument kan du inkludera följande i filnamnet:
- Ett projekt/personligt namn
- Beskrivning av denna specifika fil
- Det datum då du började arbeta med filen
- Alla versionsnummer
- Dina initialer, om det är en fil som du ska skicka till andra personer
Kom ihåg att dina filer kommer att organiseras alfabetiskt beroende på din Finder-vy.
💡Proffstips: Om du lägger till datumet i början av filnamnet kan du hålla dem i kronologisk ordning, vilket gör det enklare att hitta dem.
9. Använd staplar för att organisera filer automatiskt
Med skrivbordsstaplar kan du ordna filer i snygga grupper på skrivbordet. Staplar liknar smarta mappar, men är avsedda för skrivbordet. Staplar kan grupperas efter typ, datum eller taggar.
Om du till exempel grupperar efter typ visas alla dina foton i en stapel, presentationer i en annan och så vidare. Alla nya filer du lägger till flyttas omedelbart till rätt stapel, så att du enkelt kan hålla ordning på allt.
Se till att du är på skrivbordet och klicka sedan på Visa > Använd staplar > Taggar.
För att visa, öppna eller stänga en stapel behöver du bara klicka på den, så expanderar filerna på skrivbordet. Men om du vill visa filerna utan att öppna stapeln behöver du bara göra följande:
- Flytta musen över en stapel
- Svep åt vänster eller höger med styrplattan eller musen, så ändras ikonen för stapeln och namnet så att det matchar varje fil i stapeln.
- Dubbelklicka på önskad fil för att öppna den.
10. Lagra filer på iCloud Drive
Med iCloud Drive kan du synkronisera dina mappar och filer mellan flera enheter. Detta hjälper dig att hämta filer mellan dina Apple-enheter om du använder flera iPad- eller iPhone-enheter.
Så här aktiverar du iCloud Drive på din Mac:
- Öppna Systeminställningar.
- Klicka på Apple-ID > iCloud.
- Aktivera iCloud Drive.
- Klicka på iCloud Drive igen
- Välj Alternativ för att välja de mappar och appar du vill synkronisera med din Mac.
💡Proffstips: Om du aktiverar iCloud Desktop and Documents kan du få samma skrivbordsobjekt på en annan Mac genom att logga in med samma iCloud-konto och aktivera iCloud Desktop and Documents på den Mac-datorn.
11. Ordna filer på skrivbordet
Förutom att sortera dina filer på skrivbordet efter namn, typ, datum, storlek, taggar osv. kan du också ändra visningen av mappar efter ikonstorlek, rutavstånd, textstorlek och mer.
Justera och ändra storlek på objekt efter dina önskemål för ett mer personligt och estetiskt skrivbord. Du kan också ordna om filerna snyggt när du vill – klicka bara på skrivbordet, välj Visa > Rensa efter och välj sedan hur du vill ordna filerna.
12. Använd externa appar
Slutligen kan du använda tredjepartsappar för att effektivt organisera dina filer och mappar om du föredrar det. Dessa hjälper dig inte bara att spåra och ta bort dubbletter enkelt, utan också att rensa upp i dina nedladdningar.
Där har du det!
Med dessa steg är du på god väg mot ett snyggt Mac-skrivbord. Nyckeln är konsekvens – avsätt några minuter varje dag för att organisera filer och mappar på ditt system, så kommer det snart att bli en vana.
Kom ihåg att en liten ansträngning idag kommer att spara dig mycket besvär senare.
Organisera dina filer enkelt med ClickUp
Nu när du har lärt dig MacBook-tips för filhantering, varför sluta där? Låt oss ta ett steg vidare och utforska ClickUp, ett effektivt program för uppgiftshantering som går utöver lösningar för uppgifts- och filhantering.
Dokumenthanteringsprogrammet innehåller avancerade funktioner som ClickUp Docs för filhantering, vilket gör det till ett utmärkt val för personer som vill optimera sin digitala arbetsmiljö.
Det erbjuder avancerade verktyg och funktioner för att kategorisera, söka och optimera dina textdokument, uppgifter och projekt på ett dynamiskt och samarbetsinriktat sätt.
Snacka om att vara mer organiserad på jobbet!
Intresserad?
1. Utforska ClickUp Docs
Till att börja med kan ClickUp Docs fungera som ett digitalt arkivskåp för effektiv lagring av information.
Låt oss säga att du dedikerar ett dokument per kund för att länka viktiga tillgångar, såsom kontrakt, projektbeskrivningar, fakturor och katalogmallar. Du kan också bädda in Google Drive- eller Dropbox-filer direkt i dokumentet för enkel åtkomst.
Om kundrelaterade filer och mappar lagras lokalt (t.ex. på din MacBook) drar du dem helt enkelt till rätt ClickUp Doc. På så sätt har du allt på ett ställe och slipper växla mellan olika appar när du arbetar.
Du kan också skapa delbara länkar och hantera behörigheter för dina teammedlemmar i ClickUp Docs. Dess sekretess- och redigeringskontroller säkerställer att endast rätt personer kan se och komma åt känslig information.
För att ta det ett steg längre kan du skapa ClickUp-uppgifter för varje kund, bifoga motsvarande dokument, ange förfallodatum och tilldela teammedlemmar. Denna integration effektiviserar ditt dokumenthanteringsflöde och din projektorganisation.
2. Utnyttja ClickUp-projektets hierarkiguide
Sedan kommer ClickUp Project Hierarchy Guide, som gör det möjligt för dig att se helheten utan att missa några relevanta detaljer.
Låt oss förklara hur.
Inom varje arbetsyta på plattformen kan du skapa utrymmen för specifika projekt eller avdelningar, till exempel "Marknadsföring" eller "Kundprojekt". Varje utrymme kan innehålla "mappar" för att organisera relaterade filer.
Denna hierarki säkerställer att varje fil har sin plats i systemet, vilket gör det enkelt att hitta och hantera dina dokument. Skapa till exempel en mapp för varje kund i utrymmet "Kundprojekt" som innehåller listor över kontrakt, fakturor och leveranser.
3. Använd ClickUp-listor
Använd ClickUp List View för att förbättra organisationen genom att definiera kriterier som filtyper, mapp- och filnamn, deadlines och prioritetsstatusar som "I bruk", "Arkiverad" eller "Under granskning".
Du kan också anpassa listor med färger för att ange projektstatus eller bättre skilja ditt arbete visuellt. Men det är inte allt.
4. Prova Connected Search på ClickUp
Behöver du snabbt hitta en viss fil?
Ange bara namnet i sökfältet så hittar ClickUp precis det du letar efter, oavsett om det finns i ClickUp-arbetsytan, en ansluten app (t.ex. Dropbox, Slack och Google Drive) eller på din lokala enhet. Det är kraften i Connected Search på ClickUp.
Du kan till exempel filtrera uppgifter efter deadlines för att identifiera vad som kräver omedelbar uppmärksamhet, såsom förslag som snart ska lämnas in eller kommande kontraktsförnyelser. Eller märk filer med etiketter som "Juridiskt", "Ekonomiskt" eller "Personligt" och filtrera sedan efter dessa etiketter för att hitta specifika dokument.
Dessutom kommer ClickUp Brain, ClickUps inbyggda AI-assistent, ihåg dina sökvanor och förbättras med tiden, vilket ger dig ännu mer exakta resultat.
Om du till exempel ofta söker efter "kontrakt" relaterade till specifika kunder kommer ClickUp Brain att prioritera dessa resultat i framtida sökningar. Det innebär att ju mer du använder plattformen, desto smartare blir den, vilket gör att du kan hitta filer snabbare och mer exakt.
Läs mer: Få kontroll över din tid med de 10 bästa kalenderapparna för Mac
Låt inte digitala problem bromsa dig
Det finns viktigare saker att göra än att slösa värdefull tid på att leta efter viktiga dokument, eftersom ineffektivitet snabbt kan ackumuleras.
Ta istället kontroll över din tid med strategisk filorganisation.
Att strukturera dina filer på rätt sätt minskar distraktioner, minimerar fel och säkerställer smidigare arbetsflöden. Detta är viktigt för att samordna stora projekt, hantera kundregister och övervaka känsliga dokument.
Tack och lov erbjuder ClickUp verktyg för att skapa en centraliserad, effektiv arbetsyta – från att organisera uppgifter med ClickUps hierarki och använda listvyn för detaljerad filtrering till att dra nytta av avancerade funktioner som AI.
Så, vad väntar du på? Registrera dig gratis på ClickUp idag och kom igång.