I dagens snabba värld är ett företags framgång beroende av att ha rätt personer i rätt roller. Men hur säkerställer du att ditt team har vad som krävs för att uppnå dina mål?
Det är här bemanningsplaner kommer in i bilden. De är din vägkarta för att identifiera kompetensbrister, anställa topptalanger och effektivt hantera personalresurserna i din organisation.
Att skapa en bemanningsplan från grunden kan vara tidskrävande, men det finns ett smartare sätt – att använda en färdig mall för bemanningsplaner – som förenklar processen.
Vill du veta mer? Dyk ner och upptäck vad som kännetecknar en bra mall för bemanningsplaner och utforska de tio bästa gratis mallarna som kommer att effektivisera din rekryteringsprocess.
Vad är mallar för bemanningsplaner?
En bemanningsplan är ett strategiskt verktyg som personalavdelningar skapar och använder för att utvärdera ett företags nuvarande och framtida bemanningsbehov.
För att underlätta processen erbjuder mallarna för bemanningsplaner anpassningsbara ramverk som HR-chefer kan använda. Med dessa mallar kan HR-personal fastställa rätt antal och typ av medarbetare som behövs för att uppnå både projektspecifika och organisatoriska mål.
Med hjälp av dessa mallar kan HR-team bättre utvärdera tillgängliga resurser, identifiera luckor och utveckla strategier för att effektivt fylla dessa luckor. Som ett resultat sparar mallarna för bemanningsplaner inte bara tid utan stödjer också välgrundade beslut om personalplanering och resursfördelning, vilket i slutändan effektiviserar ditt företags bemanningsprocesser.
Vad kännetecknar en bra mall för bemanningsplanering?
En bra bemanningsmodell eller mall för bemanningsplan är välorganiserad, anpassningsbar och användarvänlig. Den består av följande delar:
- Strukturerad layout: En bra bemanningsmall är välstrukturerad, med tydligt definierade avsnitt som gör den lätt att navigera i.
- Anpassningsbara avsnitt: Du kan anpassa avsnitten efter ditt företags specifika personalbehov.
- Kartläggning av kompetens och roller: Den innehåller avsnitt för att kartlägga nuvarande anställdas kompetens och arbetsroller i förhållande till projektkraven. Detta hjälper dig att identifiera luckor i kompetens och arbetskraftsutbud och utforma strategier för att fylla dem.
- Planering av resursfördelning: Innehåller avsnitt som hjälper dig att bedöma resursbehovet och fördela resurserna mellan team eller avdelningar för olika projekt.
- Budgetintegration: Den integrerar budgetöverväganden för projekt, vilket hjälper dig att anställa nya kandidater och hantera resurser utan att överskrida budgeten.
- Framtida personalprognoser: Ger utrymme för att förutsäga framtida personalbehov baserat på projektkrav och affärsstrategi.
10 gratis mallar för bemanningsplaner
Att hitta rätt mall för bemanningsplanering kan göra stor skillnad för personalhanteringen och ditt företags framgång.
För att spara tid åt dig har vi sammanställt en lista över de bästa verktygen för att effektivisera din bemanningsprocess. Bland dem finns ClickUp, ett enastående produktivitetsverktyg som erbjuder en allt-i-ett-plattform för HR-hantering.
ClickUp för HR-team förenklar inte bara rekrytering och introduktion, utan gör också personalhanteringen mer effektiv.
Dessutom erbjuder den gratis mallar som hjälper dig att skapa den perfekta bemanningsplanen.
Låt oss titta närmare på de bästa mallarna för bemanningsplaner.
1. ClickUp-mall för bemanningsplan på whiteboard
När du snabbt behöver få en överblick över antalet och typerna av personal som ditt företag behöver är ClickUps mall för bemanningsplanering ett av de bästa verktygen att börja med.
Denna mall är helt anpassningsbar och användarvänlig och gör det möjligt för dig att utforma en bemanningsplan med ditt team i realtid och effektivt hantera både den dagliga verksamheten och specifika projektbaserade uppgifter.
I likhet med programvara för personalplanering hjälper denna mall dig att:
- Visualisera den aktuella bemanningsnivån för varje avdelning i ditt företag och dina anställdas tillgänglighet för olika projekt.
- Få en översikt över de kompetenser och resurser som dina anställda bidrar med.
- Tilldela uppgifter till anställda utifrån deras kompetens och tillgodose aktuella bemanningsbehov.
- Spåra viktiga bemanningsmått, jobbannonser och nyanställningar
- Gör en analys av personalbehovet och identifiera potentiella personalbrister.
- Planera för framtida personalbehov
Denna mall är ett värdefullt verktyg som hjälper dig att hålla koll på dina personalbehov och effektivisera dina personalprocesser, så att du kan få saker gjorda snabbt och driva projekt framåt i tid.
Perfekt för: Visualisering och planering av nuvarande och framtida personalbehov för dagliga uppgifter och specifika projektbaserade verksamheter
2. ClickUp-mall för bemanningsmatris
Optimera kapacitetsplaneringen för dina projektbaserade verksamheter och fatta välgrundade beslut om bemanning med ClickUps mall för bemanningsmatris.
Denna mall är utformad för både nybörjare och erfarna proffs, är enkel att använda och kan anpassas i hög grad. Du kan organisera och spara viktig information om din personal med hjälp av en rad anpassningsbara attribut, bland annat:
- Avdelning
- Utbildning
- Produktbeskrivning
- Timmar/affär
- Kostnad/affär
- Årlig ersättning
Denna mall för kapacitetsplanering gör det möjligt för personalavdelningen att jämföra rollens produktivitet med den årliga ersättningen. Den hjälper dig också att:
- Få insikt i bemanningstrender och behov
- Visualisera information om dina teammedlemmar på ett och samma ställe
- Skapa anpassade roller och kompetensuppsättningar så att rätt personer tilldelas rätt roller.
- Definiera förväntningarna för varje roll
- Fördela resurser effektivt
- Minimera kostnaderna och maximera produktiviteten
💡 Proffstips: Få en snabb överblick över personalutvecklingen och personalbehovet med verktyg som ClickUp Dashboards. Detta verktyg organiserar data med hjälp av olika grafer och diagram, vilket hjälper dig att snabbt identifiera viktig information om personalbehovet.
Du kan använda den här mallen i flera vyer, till exempel Lista, Dokument och Rutnät, och effektivt hantera din personal, genomföra komplexa projekt och skapa idealiska kundresor.
Perfekt för: Att analysera och optimera personalens kapacitet och produktivitet inom olika roller och avdelningar i ditt företag
3. ClickUp-mall för rekryteringsstrategidokument
Hur kan du se till att ditt företag anställer rätt kandidater? Det är här ClickUps mall för rekryteringsstrategi kommer in i bilden.
Denna mall hjälper dig att klargöra vilka färdigheter och vilken erfarenhet du söker. När du har klargjort vilken typ av kandidater du vill anställa kan du utveckla en standardiserad rekryteringsprocess. Mallen hjälper dig sedan att ta reda på och dokumentera hur du ska sålla bland sökande, genomföra intervjuer, utvärdera dem och lämna ett anställningserbjudande.
Detta rekryteringsverktyg hjälper dig att:
- Skissa upp och strukturera dina rekryteringsstrategier
- Planera varje steg i rekryteringsprocessen för olika roller
- Genomför din rekryteringsprocess effektivt
- Se till att jobbannonserna är tydliga och överensstämmer med ditt företags behov.
- Jämför och utvärdera olika kandidater
- Hitta de bästa kandidaterna från en stor pool
- Följ framstegen mot dina rekryteringsmål
💡 Proffstips: Fokusera mer på uppgifter som kräver mänsklig perception och omdöme och lämna andra repetitiva uppgifter till ClickUp Brain. Ange önskade instruktioner så skapar ClickUp Brain skräddarsydda, stegvisa rekryteringsplaner och arbetsbeskrivningar som perfekt passar ditt företags unika behov.
Denna mall hjälper dig att genomföra rekryteringsstrategier på ett framgångsrikt sätt, fatta välgrundade anställningsbeslut, anställa begåvade individer till ditt företag och ta hela företaget till nya höjder av framgång.
Perfekt för: Att etablera och dokumentera en tydlig och strukturerad rekryteringsstrategi som gör det möjligt för dig att attrahera och välja de bästa kandidaterna
4. ClickUp-mall för successionsplanering
När din organisations högsta ledare går i pension, hur säkerställer du att organisationen fortsätter att blomstra? Lösningen innebär successionsplanering och omstrukturering av din personalstyrka.
Successionsplanering innebär prognoser för personalhantering – att identifiera kandidater med rätt kunskap, erfarenhet, potential och motivation och utbilda dem så att de kan ta över ledande befattningar när tiden är inne.
Successionsplanering kan vara tidskrävande och komplex, så det är bäst att använda anpassningsbara ramverk som ClickUps mall för successionsplanering för att underlätta processen.
Denna lättanvända mall hjälper dig att skapa en lista över teammedlemmar med attribut som:
- Namn på anställd
- Nuvarande tjänst
- Nuvarande avdelning
- Startdatum
- Nuvarande chef
- Potential
- Beredskap för successionsplanering
Det gör det möjligt för dig att spåra och utvärdera personalanalyser och fastställa det framtida ledarskapet inom ditt företag. Det hjälper dig också att:
- Planera för utvecklingen av potentiella efterträdare
- Förstå hur roller och ansvarsområden kommer att förändras i framtiden
- Säkerställ kontinuiteten i verksamheten
- Bygg upp en pipeline av ledarskapstalanger
Denna mall hjälper dig att säkerställa en smidig övergång när nyckelpersoner slutar och bidrar till din organisations långsiktiga framgång.
Perfekt för: Att utveckla en strategisk plan för att identifiera och förbereda framtida ledare och säkerställa kontinuitet i nyckelpositioner
5. ClickUp-mall för rekrytering och anställning
Effektivisera din rekryteringsprocess med ClickUps mall för rekrytering och anställning, ett omfattande verktyg som är utformat för att förbättra ditt rekryteringsflöde. Denna mall centraliserar och organiserar alla aspekter av anställningen.
Använd denna mall för att:
- Definiera arbetsroller, ansvarsområden och kvalifikationer för att attrahera lämpliga kandidater.
- Skapa standardiserade ansökningsformulär för att samla in enhetliga kandidatuppgifter
- Organisera och lagra information om sökande i en centraliserad databas för enkel åtkomst och spårning.
- Planera och samordna intervjuer med hjälp av en kalender eller ett schemaläggningsverktyg.
- Skicka automatiska påminnelser för att hålla kandidater och intervjuare informerade
- Använd inbyggda intervjuscorecards för att objektivt bedöma kandidaternas prestationer.
- Följ kandidaternas framsteg genom rekryteringsprocessen med hjälp av anpassade statusar och anpassade fält.
- Samla in och analysera feedback från ditt team för att fatta välgrundade anställningsbeslut i samarbete med varandra.
- Fatta datadrivna anställningsbeslut baserade på kandidaters kvalifikationer, intervjuer och teamets synpunkter.
- Implementera en personlig checklista för introduktion av nya medarbetare för att säkerställa en smidig övergång för nyanställda.
Denna mall standardiserar, organiserar och effektiviserar rekryterings- och anställningsprocesserna. Den minskar partiskhet, ökar transparensen och hjälper dig att uppnå dina personalrelaterade HR-mål på ett mer effektivt sätt.
Perfekt för: Att effektivisera hela anställningsprocessen, från jobbannonser till introduktion, för en mer standardiserad, organiserad och effektiv rekryteringsupplevelse
6. ClickUp-mall för rekryteringsåtgärdsplan
Det är ingen hemlighet att företag med kreativa och välorganiserade rekryteringsplaner lockar de bästa talangerna. För att säkerställa att varje steg i den komplicerade rekryteringsprocessen täcks in är ClickUps mall för rekryteringsåtgärdsplan det rätta valet.
Från den första granskningen av ansökningar till att skicka ut anställningserbjudanden – med denna lättanvända mall kan du planera alla viktiga steg med hjälp av en anpassningsbar checklista. Checklistan innehåller följande steg:
- Granskning av ansökningsbrev/CV för att säkerställa att kompetensen stämmer överens
- E-postbekräftelse på mottagen ansökan
- Första intervjun
- Intern synkronisering med rekryterare/anställningsansvarig
- Andra intervjun
- Intern granskning av slutkandidater
- Förbered/skicka ett erbjudande (om tillämpligt)
- Förbered/skicka avslagsbrev (om tillämpligt)
Du kan markera, ändra eller lägga till steg i denna checklista. Dessutom kan du bifoga dokument, skapa uppgifter och deluppgifter samt tilldela teammedlemmar specifika steg i denna checklista.
I slutändan hjälper denna checklista-liknande mall till att säkerställa att dina rekryteringsteam och rekryteringschefer är överens om rekryteringsprocessen. Den gör det också möjligt för dem att erbjuda en bra rekryteringsupplevelse och få de bästa kandidaterna ombord.
Perfekt för: Att hantera varje steg i rekryteringsprocessen med en tydlig checklista, så att ingenting förbises från den första ansökan till det slutgiltiga beslutet
7. ClickUp-mall för urvalsmatris för rekrytering
Oavsett om du vill bygga ett team från grunden eller lägga till nya medlemmar, hjälper ClickUps mall för rekryteringsmatris dig att enkelt navigera framåt.
Som en av de bästa gratis mallarna för HR-team hjälper den ditt HR-team att skapa en standardiserad och rättvis process för att sålla, utvärdera och kortlista kandidater. Den gör det också möjligt för ditt team att:
- Organisera och gruppera jobbansökningar efter status, till exempel screening, HR-intervju, kompetensprov, slutintervju och jobb erbjudande.
- Visualisera och lagra viktig information om sökande med hjälp av anpassade attribut som kommunikationsförmåga, CV, kontaktnummer, roll, anställningsstadium etc.
- Spåra varje sökandes framsteg med statusar som Ny, Pågående, Passar inte, Klar osv.
- Utvärdera CV och andra uppgifter om sökande med hjälp av kriterier som kvalifikationer, färdigheter, erfarenhet etc.
- Identifiera de bästa kandidaterna för jobbet baserat på objektiva data
💡 Proffstips: Automatisera statusändringar med ClickUp Automations. Ställ in regler, utlös åtgärder och effektivisera ditt arbetsflöde.
För att göra urvalsprocessen mer effektiv ger denna mall ditt team fyra olika vyer:
- Intervjuskema: Planera lämpliga tider och dagar för intervjuer och tilldela intervjuer till teammedlemmarna.
- Visa samtalsuppdrag: Tilldela teammedlemmar att ringa samtal och se till att alla kandidater får en rättvis chans.
- Kandidatdatabasvy: Lagra relevant data om alla kandidater på en central plats.
- Startguide: Läs igenom instruktionerna och följ varje steg som krävs för att anställa den mest kvalificerade kandidaten.
Denna mall förbättrar hastigheten och noggrannheten i rekryteringsprocessen och gör det möjligt för dig att hitta rätt kandidater för ditt företag.
Perfekt för: Att på ett rättvist sätt sålla, utvärdera och göra ett urval av kandidater med ett organiserat, objektivt system som underlättar bättre anställningsbeslut
8. Excel-mall för IT-projektets bemanningsplan från TemplateLAB
När du behöver förstå personalbehovet för IT-projekt kan du använda Excel-mallen för IT-projektets bemanningsplan från TemplateLAB.
Denna mall är enkel att använda och innehåller anpassningsbara avsnitt som hjälper dig att förstå och lista vilken typ av personal som behövs. Dessa anpassningsbara avsnitt är:
- Aktivitet
- Roll
- Projektansvar
- Krav på kompetens
- Antal anställda som behövs
- Beräknat startdatum
- Krävd varaktighet
- Namn
När du har fyllt i dessa avsnitt erbjuder mallen ytterligare en uppsättning anpassningsbara fält som hjälper dig att planera och uppfylla bemanningsbehovet för olika IT-projekt. Dessa anpassningsbara fält inkluderar:
- Utpekad roll
- Namn
- Begärd FTE (heltidsekvivalent)
- Förvärvad FTE
- Pris per enhet (kostnad/timme)
- Källa
Denna mall hjälper dig att säkerställa att du har rätt kompetens för att möta IT-projektets behov.
Perfekt för: Planering och hantering av personalbehov specifikt för IT-projekt, så att rätt personal tilldelas rätt roller
9. Word-mall för bemanningsplan för restaurang av TemplateLAB
Mallen för bemanningsplan för restauranger från TemplateLAB är ett effektivt verktyg för restaurangägare och restaurangchefer. Den gör det möjligt för dem att planera och hantera sina bemanningsbehov för den dagliga driften.
Denna mall innehåller anpassningsbara avsnitt för att lista:
- Namn på anställd
- Position
- Dag, datum och arbetstid
- Uppgifter relaterade till kundupplevelsen
- Uppgifter inom personalhantering
- Ekonomistyrningsuppgifter
Denna mall hjälper restaurangchefer att säkerställa tillräcklig bemanning för varje skift och smidig drift. Den gör det också möjligt för dem att följa upp medarbetarnas prestationer, upprätthålla servicekvaliteten och hantera ekonomin mer effektivt.
Perfekt för: Hantering av dagliga bemanningsscheman och roller i en restaurangmiljö för att säkerställa smidig drift
10. Mall för bemanningsplan för presentationer från VENNGAGE
Mallen för personalplanering från VENNGAGE är en mycket anpassningsbar mall som hjälper HR-avdelningen att planera och kommunicera sin personalstrategi på ett visuellt tilltalande sätt.
Denna mall omfattar fyra delplaner, nämligen planen för heltidsanställda kärnmedarbetare, planen för deltidsanställda specialister, planen för flexibel personalstyrka och planen för praktikprogram. För varje plan kan HR-chefer organisera informationen i följande avsnitt:
- Position/roll
- Beskrivning
- Krav på kompetens
- Ansvar
- Ersättning
HR-personal kan också anpassa storleken och färgen på varje plan och lägga till bilder, ikoner, diagram och annan grafik. Dessutom kan de använda AI-verktyg avsedda för HR-team för att redigera och förbättra tydligheten och utformningen av varje plan.
I huvudsak kan HR-team i nystartade företag använda denna mall för att planera och presentera sina bemanningsstrategier på ett professionellt sätt och hålla alla berörda intressenter informerade.
Perfekt för: Att skapa visuellt tilltalande och professionella bemanningsplaner som effektivt kommunicerar dina HR-strategier
Skapa effektiva bemanningsplaner med ClickUp
Personalplaner är viktiga för HR-team för att upptäcka och fylla luckor i kompetens, bemanning och resurser. Dessa verktyg hjälper dig att snabbt identifiera anställningsbehov och hålla allt organiserat. Men att sätta ihop dessa planer kan vara ett riktigt slitgöra. Det är där produktivitetsplattformar som ClickUp kommer till undsättning med flera gratis och lättanvända mallar för personalplaner.
Genom att använda dessa verktyg sparar du tid och arbetar effektivt, samtidigt som du ligger steget före konkurrenterna.
Förutom att erbjuda mycket anpassningsbara och användarvänliga mallar som gör personalplaneringen till en barnlek, tillhandahåller ClickUp också många kraftfulla verktyg för HR-team. Från personalhanteringsprogram till automatiserings- och AI-verktyg – ClickUp effektiviserar det komplexa arbetet inom HR.
Registrera dig hos ClickUp och rekrytera de bästa talangerna till ditt företag redan idag!