Det kan vara oroande när din organisation har en ökande personalomsättning. Det kan bli ännu mer utmanande om du måste undersöka och ta reda på orsakerna bakom detta manuellt.
Anställer dina konkurrenter aggressivt? Kan det finnas problem med arbetsbelastningen internt? Finns det problem med relationerna mellan chefer och deras team? Eller finns det någon annan orsak?
Att identifiera grundorsaken och hitta lösningar kan vara arbetsintensivt och tidskrävande. Du kan förlora ännu mer av din värdefulla personal när du analyserar manuellt.
Genom att använda programvaruverktyg för att utföra personalanalyser kan du snabbt få svar och mildra potentiella problem. Du kan snabbt identifiera oroande eller förändrade mönster inom och utanför din organisation.
I den här bloggen tittar vi på alla aspekter av personalanalys och visar hur du kan utnyttja dem för att underlätta processen. Med hjälp av personalanalys kan du anställa de bästa talangerna, behålla dem, analysera medarbetarnas beteende, hantera produktivitetsproblem och göra din organisation till en fantastisk arbetsplats.
Vad är personalanalys?
Personalstatistik avser systematisk insamling och analys av data om en organisations personal. Personalstatistik omfattar ofta även externa faktorer och miljöer för att planera och genomföra organisatoriska strategier som rekrytering, prestations- och ersättningshantering.
Externa faktorer inkluderar branschlöner, undersökningar, trender på arbetsmarknaden och ekonomiska indikatorer som arbetslöshet, BNP-tillväxt och konsumentutgifter. Interna källor inkluderar feedback från chefer, HR-data såsom medarbetarnöjdhet, andelen engagerade medarbetare och medarbetarnas produktivitet.
Arbetsstyrkans analys roll i HR-hantering
På lång sikt inkluderar fördelarna med personalanalys följande:
- Minskade rekryteringskostnader
- Optimerad processeffektivitet
- Spåra medarbetarnas engagemang
- Minska fördomar baserade på ras och kön
- Jämförelse av prestationsmått
- Begränsa otillåten övertid
- Bättre matchning av potentiella kandidater med aktuella kompetensbehov
- Hantera kunskapsluckor och kompetensbehov
Vilken roll spelar personalanalys i strategisk ledning?
Att införa omfattande personalanalyser kan ge riktlinjer för strategisk ledning. Genom att analysera ett stort antal datapunkter, såsom driftskostnader med HR-motivatorer och begränsningar, talangbehov och geografiska faktorer, kan du effektivt hantera din personal som arbetar på distans, hybrid och på plats.
Personalanalyser ger också de mest kompetenta handlingsplanerna och kostnadseffektiva lösningarna för att rekrytera, kompetensutveckla och utbilda personalen, inklusive att skapa en plan för successionsplanering. Sådana strategiska insikter säkerställer en väl förberedd personalstyrka och stöder organisationens långsiktiga motståndskraft.
Det stöder riskhantering genom att belysa organisationens potentiella efterlevnads- och etiska risker.
Genom att använda personalanalyser kan du skapa en bättre arbetsmiljö, öka medarbetarnas tillfredsställelse och höja den totala kvaliteten på personalen.
Är personalanalys och HR-analys samma sak?
Inte riktigt. Medan personalanalyser tar hänsyn till själva arbetet, tar HR-analyser hänsyn till människorna.
| Vad är HR-analys?HR-analys använder data och analyser för att förbättra HR-funktioner såsom personalomsättning, Net Promoter Score (NPS) och övertid. | Vad är personalanalys?Personalanalys fokuserar på arbetsrelaterade data för att förbättra processer och personalens beteende, såsom produktivitet, frånvaro och personalomsättning. |
Fördelarna med personalanalys
Genom att samla in rätt data och analysera den kan du komma till botten med flera personalrelaterade utmaningar och lösa dem. Här är några viktiga fördelar med personalanalys:
1. Automatisera uppgifter
Personalanalys förenklar arbetshanteringen genom att automatisera repetitiva och tidskrävande uppgifter såsom uppföljning av medarbetarnas prestationer, hantering av frånvaro och ledighet samt jämförelser av ersättningar.
Det hjälper dig att koncentrera dig på att identifiera innovativa rekryteringsmetoder för att attrahera nischkompetenser och främja ledarskapsutveckling genom mentorskap och coachningsprogram.
2. Förbättra rekryteringen
Personalanalyser, med hjälp av programvara för personalplanering eller plattformar för personalanalys, analyserar avdelningarnas krav och egenskaper hos högpresterande medarbetare för att hjälpa dig att sålla och välja kandidater som har större sannolikhet att lyckas i organisationen. Detta förbättrar kvaliteten på nyanställningar och minskar tiden och kostnaden per anställning.
3. Möjliggör talanghantering
Genom att kartlägga de färdigheter och kompetenser som finns inom organisationen underlättar personalanalyser successionsplanering, utformning av personliga karriärvägar och fördelning av medarbetare till projekt eller roller där de kan göra störst skillnad.
4. Förbättrar arbetsglädjen och personalbehållningen
Genom att analysera trender och feedback inom olika dimensioner – balans mellan arbete och privatliv, erkännande och karriärmöjligheter – hjälper personalanalyser dig att förstå de faktorer som bidrar till en anställds välbefinnande och engagemang. Använd resultaten för att implementera skräddarsydda strategier som direkt påverkar anställdas moral och produktivitet.
5. Förbättrar kulturell anpassning och medarbetarnas engagemang
Företagsledare och HR-personal kan använda analysverktyg för att undersöka den aktuella organisationskulturen och områden som kan förbättras. Om analysverktygen till exempel visar låga engagemangssiffror i team med hög personalomsättning kan detta tyda på problem med ledarstilen eller arbetsbelastningen.
Med dessa insikter kan du införa ledarskapsträning för att utveckla mer empatiska och effektiva chefer eller justera arbetsbelastningen med hjälp av betald eller gratis projektledningsprogramvara.
Typer av personalanalyser
Beroende på vilken typ av data som finns tillgänglig och dina krav finns det fyra typer av personalanalys: beskrivande, diagnostisk, prediktiv och preskriptiv.
Den beskrivande metoden använder historiska data för att förstå personalens beteende under en viss period, medan den diagnostiska metoden försöker förstå orsakerna till beteendet.
Låt oss nu undersöka de andra två metoderna, som är mer komplexa och hjälper till att fatta strategiska beslut relaterade till personalstyrkan.
1. Prediktiv analys
Prediktiv analys använder historiska och aktuella data för att förutsäga framtida trender och beteenden. Dessa data, som inkluderar kompetensbehov, medarbetarnas produktivitet och engagemang, är avgörande för att förbättra rekryteringen och minska personalomsättningen.
Genom att använda tekniker som regressionsanalys, mönsterigenkänning och multivariat statistik utvecklar prediktiv analys data- och statistiska modeller som förutser vad som sannolikt kommer att hända. Några praktiska tillämpningar är
- Förutsäga resultaten av utbildnings- och utvecklingsaktiviteter
- Prognosera utnyttjandet av arbetsytan
- Förutse resultaten av projektrapporter
Genom att integrera prediktiv analys i personalhanteringen kan du identifiera kompetensbrister i förväg, skräddarsy hälsoprogram för anställda och förutse förändringar i personalens dynamik.
Proffstips💡: Välj bland ClickUps mallar för projektrapporter för att dokumentera dina strategier för introduktion, utbildning och rekrytering och spåra framstegen över tid.
2. Preskriptiv analys
Preskriptiv analys är den mest komplexa av de fyra typerna. Den går längre än prediktiv analys och rekommenderar den bästa åtgärden.
Det hjälper dig att fatta välgrundade beslut i realtid baserat på prognoser och optimera olika aspekter av personalhanteringen. Detta inkluderar att hantera anställdas arbetsscheman, skapa kompetensbaserade projektteam, fördela resurser och genomföra rekryteringskampanjer baserade på mångfald och inkludering (D&I).
Teknikens roll i personalanalyser
Många avancerade verktyg och plattformar, såsom personalanalysprogramvara, förbättrar organisationers förmåga att samla in, analysera och agera på personalinformation. Här är fyra viktiga tekniker som krävs för att utföra personalanalyser:
1. Molntjänster
Molntjänster säkerställer uppdateringar i realtid och smidig dataintegration genom att centralisera data från HR-programvara, löneadministration, verktyg för affärsresultat och externa databaser på internet.
Molnteknikens skalbarhet eliminerar behovet av initiala investeringar i IT-infrastruktur, vilket gör det möjligt för din organisation att utöka sina analysfunktioner efter behov.
Dessutom hjälper det till att koppla samman olika datakällor och applikationer, såsom CRM-system, BI-plattformar och sociala medier. Det automatiserar också omfattande arbetsflöden över olika affärsfunktioner och konsoliderar djupgående insikter för personalrelaterade beslut.
2. Dashboard-analys
Dashboards är viktiga för att demokratisera tillgången till personalanalyser inom en organisation. De visar viktiga mätvärden och datapunkter i realtid och ger en bild av hälsan, prestandan eller statusen för ett företag, en process eller ett system.
Med viktiga siffror till hands kan du snabbt upptäcka problemområden, spåra effekterna av åtgärder och anpassa personalstrategier efter affärsresultat.
En projektdashboard hjälper till exempel teamen att se projektets resultat på en central plats.
ClickUp Dashboards presenterar projektrelaterad information genom diagram och KPI:er, vilket gör det möjligt för chefer att få en överblick över uppgiftsförloppet, spåra budgetar och kommunicera med kunder i tid.
3. AI-chattbottar
Många AI-verktyg (artificiell intelligens) för HR, inklusive sådana för att spåra sökande, introducera nya medarbetare och minska fördomar, har använts länge.
AI-chattbottar används dock allt oftare för att förbättra medarbetarnas engagemang, eftersom de ger omedelbara svar på HR-relaterade frågor om ledighetssaldon, löneinformation och till och med kompetensutvecklingsprogram.
Genom naturlig språkbehandling (NLP) kan AI-chattbottar analysera öppna medarbetarfeedback och analysera medarbetardata för att upptäcka trender i deras åsikter som kanske inte fångas upp genom traditionella undersökningar eller feedbackmetoder.
Dessa verktyg spelar också en viktig roll under introduktionen, då de guidar nyanställda genom nödvändiga formaliteter, utbildning och förståelse för företagskulturen.
4. Big data, AI och maskininlärning (ML)
Integrationen av big data, AI och ML har avsevärt breddat omfattningen av personalanalyser.
Big data utgör grunden genom att göra det möjligt för dig att analysera komplexa datamängder från flera källor, inklusive interna HR-system, sociala medier, medarbetarundersökningar, operativa data och extern arbetsmarknadsinformation.
AI- och ML-algoritmer bygger vidare på detta genom att upptäcka mönster och insikter i data som kanske inte är omedelbart uppenbara för mänskliga analytiker.
AI kan till exempel prognostisera personalens dynamik, såsom förändringar i omsättningshastigheten eller effektiviteten hos olika rekryteringskanaler, genom att analysera historiska data.
Samtidigt utvärderar ML-algoritmer stämning och moral, vilket gör det möjligt för dig att anpassa åtgärder på individ- eller teamnivå för att förbättra den övergripande affärsprestandan.
Du kan till exempel identifiera medarbetare som skulle ha nytta av specifika utbildningsprogram eller som löper större risk att lämna organisationen.
ClickUp Brain, en AI-assistent för HR-chefer, hjälper dig att använda inbyggda frågor för att analysera dina data, skapa rapporter, brainstorma frågor och rekommendera möjliga förbättringar.
Du kan till exempel använda ClickUps ChatGPT-prompter för HR-mallar för att hitta frågor som hjälper dig att skapa en positiv feedbackloop under en prestationsutvärdering.
Utmaningar vid spårning av personalstatistik
Teknikens roll i förbättringen av personalanalyser är obestridlig, men vägen till användbara insikter är inte utan utmaningar.
1. Operativa utmaningar
Det är svårt att samla in högkvalitativa data och säkerställa efterlevnad. Du kan stöta på svårigheter när det gäller att:
a. Samla in korrekta data
Detta kan vara ett stort hinder. Även om du har tillgång till programvara för medarbetarengagemang eller andra rapporteringsverktyg för automatisk datainsamling kan data vara isolerade i olika avdelningar, inkonsekventa eller av dålig kvalitet.
Dataintegritet är avgörande när man implementerar personalanalyser, eftersom det direkt påverkar organisationens förmåga att anpassa analyserna till sina långsiktiga mål och strategiska målsättningar.
b. Uppfylla lagkrav
Lagar som GDPR i EU och olika delstatslagar i USA ställer strikta krav på insamling, lagring och behandling av data för HR-processer. Du måste se till att dina analysmetoder följer dessa regler för att undvika böter och skada på ditt företags rykte.
Missbruk av data riskerar också att leda till oavsiktlig diskriminering, vilket kan resultera i rättsliga åtgärder mot din organisation enligt diskrimineringslagar.
2. Strategiska utmaningar
Att integrera analys i affärsplaneringen för att driva mätbar tillväxt är lättare sagt än gjort. Här är några uppgifter som kan vara utmanande:
a. Integration med strategisk planering
För att anpassa tekniska data till affärsmål måste man förstå hur personalanalyser kan bidra till dina viktiga milstolpar.
Utan en väl etablerad process för att hantera olika prioriteringar och övervinna kommunikationsbarriärer mellan olika funktioner kommer du dock sannolikt att missa tillfällen till tillväxt och duplicera insatser, vilket leder till ineffektivitet.
b. Motstånd från anställda
Att implementera personalanalysinitiativ kan ibland möta motstånd från anställda. Det kan finnas farhågor om dataintegritet och upplevda risker för felaktig hantering av data.
För att övervinna detta motstånd krävs en förändring av företagskulturen, vilket du kan uppnå genom ledningens engagemang, regelbundna workshops och konsekvent försäkran om att datahanteringsrutinerna är etiska och följer lagstadgade normer.
3. Tekniska utmaningar
Att implementera och underhålla teknik för att stödja personalanalyser kan innebära utmaningar inom följande områden:
a. Anställa experter med avancerade analytiska färdigheter
Utan experter som kan översätta komplexa data till praktiska HR-strategier kommer du sannolikt att gå miste om de potentiella fördelarna med personalanalys. Därför är det ett måste att ha ett team av professionella med avancerade analytiska förmågor för att uppnå önskade resultat.
b. Investera i och underhålla en robust teknikinfrastruktur
För att implementera den nödvändiga tekniken krävs ett robust IT-stöd, inklusive hårdvara och mjukvara som kan hantera stora datamängder, utföra mångfacetterade analyser och ge användarvänlig tillgång till insikter. Du måste budgetera för att investera i och underhålla infrastrukturen.
Hur man implementerar personalanalyser
Här är en steg-för-steg-guide för att samla in personalstatistik och omvandla den till användbara insikter:
1. Utvärdera förmågan att anpassa sig till strategiska mål
Det är viktigt att förstå dina nuvarande kapaciteter och arbetsflöden för att kunna sätta upp realistiska och effektiva mål för personalanalys.
Oavsett om du kämpar med kompetensbrister, successionsplanering, personalhantering eller något annat, bör du utvärdera dina nuvarande resurser. Analysera befintliga kompetensområden, teknik och användning samt effektiviteten i arbetsflödena.
Du kan göra följande:
- Kompetensgranskningar: Granska projektresultat och feedback för att identifiera områden som saknar effektivitet.
- Medarbetarundersökningar: Genomför undersökningar bland medarbetarna för att förstå deras nuvarande kompetensnivåer och områden där de känner sig underutrustade.
- Prestationsutvärderingar: Analysera arbetsroller och ansvarsområden för att identifiera obalanser och överflödiga resurser.
AI kan hämta data från CV:n och LinkedIn-profiler, identifiera kompetens och sedan omvandla data till en tydlig visualisering för omedelbara insikter och nästa steg.
Proffstips💡: Använd gratis HR-mallar för att säkerställa att du hanterar standardiserade HR-aktiviteter och samlar in nödvändig information i ett standardiserat format.
Baserat på dina resultat, sätt upp specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbestämda SMART-mål som direkt bidrar till att digitalisera företaget, till exempel:
- Uppgradera 50 % av marknadsavdelningen inom dataanalys inom sex månader
- Införande av ett program för digital kompetens inom hela organisationen före utgången av tredje kvartalet
Du kan också starta ett riktat kompetensutvecklingsprogram för befintliga anställda eller tillfälligt anlita externa konsulter eller frilansare för att fylla viktiga roller.
2. Samla in, analysera och integrera data
När du har fastställt dina mål för personalanalys bör du samla in data från olika källor, inklusive personaladministrationsprogram, prestationsverktyg, personalenkäter och externa branschjämförelser.
Skapa en steg-för-steg-guide med ClickUps mall för standardrutiner för datainsamling för att säkerställa konsekvens och noggrannhet i hela teamet och avdelningarna.
Använd ClickUp Workload View för att omplanera, tilldela eller flytta uppgifter för dina teammedlemmar så att datainsamlingen kan genomföras enligt plan. För att spåra en uppgifts arbetsinsats kan du även lägga till anpassade fält för datakälla, insamlingsmetod och krav på datavalidering.
Därefter ska du skapa ett robust ramverk för analys. Använd datavisualiseringsverktyg och statistiska modeller för att identifiera korrelationer, trender och orsakssamband i dina data.
Innan du börjar analysera dessa data, se till att alla intressenter förstår hur exakta de måste vara. Om data inte är bra kan alla analyser du gör vara opålitliga eller vilseledande.
Integrera data från olika plattformar och system för att få en enhetlig och helhetsbild av din personalstyrka. Detta är viktigt för avancerad analys, inklusive prediktiv modellering, för att korrekt kunna förutse framtida trender och personalbehov.
3. Förbättra dina analysfärdigheter med rätt verktyg
Det finns många verktyg som erbjuder avancerade analysfunktioner, dataintegration och användarvänliga rapporteringsfunktioner.
ClickUp är till exempel mer än bara en projektledningsprogramvara; det är också ett perfekt kontrollcenter för personalanalyshantering. Med ClickUps helt anpassningsbara instrumentpaneler kan du få tillgång till översikter på hög nivå över ditt arbete, övervaka dina mål och visa och fördela ditt teams arbetsbelastning genom Scrum.
Inkorporera widgets som tidsspårning, arbetsbelastning och anpassade diagram för att få insikt i medarbetarnas prestationer och operativa effektivitet. Med ClickUp Activity View kan du få en samlad bild av medarbetarnas aktiviteter på alla platser.
Integrera ClickUp med tredjepartsappar för tidshantering för att noggrant registrera hur anställda spenderar sin tid på olika uppgifter eller projekt. Programvaran anpassas efter din organisations arbetstakt och optimerar arbetsflödena.
4. Vidta åtgärder och övervaka resultaten
Det sista steget i implementeringen av personalanalys är att vidta åtgärder baserat på de insikter som genererats och övervaka resultaten.
När man till exempel analyserar datapunkter som svar från medarbetarundersökningar, projektgenomförandegrad och kommunikationsmönster, har distansanställda i vissa avdelningar lägre engagemang och produktivitet än sina kollegor på kontoret.
För att lösa detta kan du införa ett virtuellt mentorprogram där du parar ihop distansanställda med mer erfarna mentorer på kontoret för att skapa en starkare känsla av tillhörighet och utnyttja virtuella kommunikationsverktyg för att underlätta regelbundna avstämningar.
Dessutom kan du införa flexibla arbetstider som är skräddarsydda för distansanställda, med tanke på att traditionella arbetstider mellan 9 och 17 kanske inte är optimala för alla. Denna flexibilitet gör det möjligt för anställda att arbeta under sina mest produktiva timmar.
Efter att ha lanserat dessa initiativ ska du kontinuerligt övervaka deras effekt med hjälp av medarbetarnas engagemang, produktivitetsmått och feedback från regelbundna pulsundersökningar.
Optimera teamets prestanda och få bättre resultat med personalanalyser
Att påbörja resan mot datadriven personalhantering kan vara både komplicerat och givande.
Avancerade verktyg för personalanalys kan hjälpa dig att gå längre än att bara samla in, övervaka och mäta medarbetardata, och guida dig till att vidta lämpliga åtgärder som involverar alla team i organisationen.
Vi rekommenderar att du provar plattformen för att upptäcka fördelarna med ClickUp på nära håll.
Registrera dig gratis på ClickUp.
Vanliga frågor (FAQ)
1. Vilken roll spelar personalanalyser i beslutsfattandet?
Personalanalys gör data mindre överväldigande och hjälper till att avslöja användbara insikter som annars skulle förbli dolda i komplexiteten hos rådata. Den utvärderar dynamiken och trenderna på arbetsplatsen som hjälper dig att utveckla fler företagspolicyer, främja starkare intern kommunikation och upprätthålla konkurrenskraftig ersättning. Dessa förbättringar resulterar i högre produktivitet och lägre personalomsättning, vilket i slutändan driver organisationens framgång.
2. Varför är personalplanering och analys viktigt?
Personalplanering och analys hjälper till med planering på makronivå för att förbättra verksamheten och prestandan. Du kan analysera trender, prognostisera framtida behov och identifiera kompetensluckor för att anställa, utbilda och fördela resurserna på rätt sätt, så att rätt personer är på rätt plats vid rätt tidpunkt med hjälp av personalanalysprogramvara.