Full av (över)självförtroende efter att ha byggt Suezkanalen försökte Ferdinand de Lesseps bygga en kanal i havsnivå över Panamanäset. Tyvärr underskattade han grovt de tekniska utmaningarna med Panamas terräng.
På grund av sjukdomar och bristande expertis tvingades han överge projektet 1889. Hans företag gick i konkurs efter att ha spenderat 287 miljoner dollar på projektet.
De Lesseps blev offer för vad psykologerna Daniel Kahneman och Amos Tversky kallar ”planeringsfelaktigheten”.
Vad är planeringsfelet? Varför är vi mottagliga för det? Hur visar sig våra fördomar i vårt arbete och liv? Och vad kan vi göra för att mildra planeringsfelet? Läs vidare för att ta reda på det!
Förstå planeringsfelet i detalj
1979 definierade psykologerna Kahneman och Tversky planeringsfelaktigheten som ”tendensen att underskatta den tid som behövs för att slutföra en framtida uppgift, delvis på grund av att man förlitar sig på alltför optimistiska prestationsscenarier”.
Enkelt uttryckt är planeringsfelaktighet en kognitiv bias som leder till att man underskattar tiden det tar att slutföra en uppgift och överskattar sin förmåga att få den gjord.
Några av kännetecknen för planeringsfel är följande:
- Det påverkar förutsägelserna om dina uppgifter (och ditt teams), men inte om andras.
- Dina förutsägelser bygger främst på intuitiva men felaktiga bedömningar.
- Fel beror på fördomar och önsketänkande snarare än på slumpen
- Det inträffar oavsett om planeraren har upplevt liknande misslyckanden tidigare.
- Det händer oavsett personlighetsdrag, kultur, kön, uppgiftens storlek eller tid.
Men varför händer det?
Orsaker till planeringsfel
Människor uppfattar händelser asymmetriskt. Vi har en medfödd önskan att vara positiva och hoppfulla. Vi vill tro att vi har makten och kontrollen att utföra en uppgift, även när alla bevis tyder på motsatsen. Här är varför.
Vi gillar att våra glas är halvfulla
När vi sätter igång med att planera ett projekt tenderar vi att fokusera på det positiva. Vi tror att vi har lärt oss av tidigare misslyckanden och är bättre idag. Vi vill göra en plan som får oss att se bra ut och må bra.
Hur ofta har du hört en utvecklare säga: ”Det är en buggfix som tar fem minuter”? Utvecklaren tror att han är tillräckligt skicklig för att lösa buggen på fem minuter, men verkligheten är långt ifrån så.
Vi är motståndskraftiga mot förändring
Förändring kräver att vi modifierar vår ursprungliga syn på världen. Om vi mitt i ett projekt får ny information som visar att vi är på fel spår, reagerar vi genom att avvisa den.
Projektledare förbiser ofta stora avvikelser i framstegen som mindre missöden eftersom förankringseffekten slår in. De förankrar sitt tankesätt i den ursprungliga planen snarare än i den nya informationen.
Vi gillar inte negativ information
När vi är mitt uppe i ett projekt, särskilt när en stor del av arbetet är gjort, vill vi inte höra dåliga nyheter. Vi bortser från information som utmanar vår optimistiska syn, eftersom den kan störa projektet helt.
Faktum är att vi ser dem som tar negativ information på allvar som cyniker eller pessimister. Som ett resultat leder grupptryck och konformitetsbias till att de anammar den allmänna opinionen.
Vi är inställda på att vara optimistiska
Bungeehoppare tror att de löper mindre risk att skadas än andra hoppare, trots att det inte finns några data som stöder detta. I ett mer jordnära exempel antar vi att det är enkelt att hantera ett heltidsjobb och en bisyssla! Dessa är exempel på optimistisk bias.
Forskning visar att optimismbias är en av människans mest konsekventa och utbredda fördomar. Den härrör från två kognitiva tendenser: Människor överskattar sannolikheten för att positiva händelser ska inträffa för dem och underskattar risken för negativa händelser.
Tendensen och det sociala trycket att upprätthålla en orealistiskt positiv syn leder till övermod, dålig riskbedömning och brist på beredskapsplaner.
Optimismbias bidrar till planeringsfel hos projektledare på flera viktiga sätt.
- Du tenderar att fokusera på föreställda framgångsrika resultat och ignorera potentiella fallgropar när du planerar.
- Du överskattar din kapacitet
- Man planerar inte för förseningar eller komplikationer eftersom man tror att det är osannolikt att de kommer att inträffa.
- Du ignorerar historiska data och förlitar dig på bästa tänkbara scenarier
- Du tillskriver tidigare misslyckanden till yttre faktorer utanför din kontroll
Vår motivering är motiverad
Motiverat resonemang är en form av emotionell partiskhet där man accepterar bevis som stämmer överens med ens nuvarande övertygelser och avvisar all information som strider mot denna inställning.
Om din kund till exempel vill ha en webbplats utvecklad på två veckor, men du vet att projektets genomförande kommer att ta längre tid, går du med på det. Du övertygar dig själv om att det bara är fem sidor, att du redan har en mall, att innehållet är klart osv.
Så här bidrar detta till planeringsfel:
- Du överskattar sannolikheten för positiva resultat, vilket leder till optimistisk bias.
- Du kommer sannolikt att minnas tidigare framgångar mer positivt på grund av valstödjande bias.
- Ankring leder till att du fokuserar på specifika detaljer istället för att se helheten.
- Du bearbetar information på ett sätt som stöder befintliga antaganden, övertygelser och attityder.
Vi är alla lite partiska, självsäkra, optimistiska och motiverade. Så vad är det för fel med det, kanske du undrar.
Negativa effekter av planeringsfel på projektplanering
När du faller för planeringsfelet kommer du sannolikt att göra flera fel. Detta kan få extrema konsekvenser.
Missförstånd om tidsplaner: Planeringsfelet gör att team underskattar den tid som behövs för att slutföra innovativa projekt. Du kanske är för säker på dig själv för att lämna utrymme för experiment, misslyckanden och omarbetningar. Detta leder till överoptimistiska tidsprognoser som inte tar hänsyn till projektets fulla omfattning.
Låg budget: När du övertygar dig själv om att något kan göras snabbt, underskattar du också de resurser som krävs. Du kanske anlitar en enda författare för att skriva en e-bok, som egentligen kräver tjänster från en författare, redaktör och designer.
Ignorera externa risker: Planeringsfelet fungerar som en ögonbindel och får teamen att fokusera snävt på specifika uppgifter och förbise externa risker, såsom regelverk, konkurrens, marknadsdynamik etc.
Självpålagd press: Team känner sig tvungna att ange överdrivet optimistiska tidsplaner för att få projekt godkända och finansierade, även om de vet att uppskattningarna är orealistiska. Detta skapar press, vilket leder till att anställda utsätts för misslyckanden och utbrändhet.
Hämmad innovation: Innovativa projekt är komplexa och osäkra, vilket gör det svårt att uppskatta den tid och de resurser som behövs på ett korrekt sätt. Projektplanering i sådana fall är utsatt för partiskhet. Att underskatta den tid det tar att skapa något helt nytt kommer att undergräva det mål du har satt upp för dig själv.
Om du just nu hånar tanken och antar att endast unga eller överentusiastiska personer är mottagliga för planeringsfel, tänk om.
Verkliga exempel på planeringsfel
Planeringsfel gör ingen skillnad mellan små mjukvaruutvecklingsprojekt och stora infrastrukturprojekt. Här är några exempel på hur orealistiska planer, fördomar, press och aktieägarnas förväntningar har påverkat stora projekt genom historien.
Operahuset i Sydney
Sydney Opera House, en av världens mest kända byggnader, försenades med minst ett decennium på grund av felaktiga planer. Den ursprungliga kostnadsberäkningen, som rapporterades 1957, var 7 miljoner dollar, med en beräknad byggtid på sex år. En nedskalad version av originalet öppnade slutligen 16 år senare till en kostnad av 102 miljoner dollar!
Sydney Opera House hade svårt på grund av:
- En förhastad start: Med tanke på det politiska klimatet och den gynnsamma opinionen ville den australiska regeringen att byggandet skulle påbörjas tidigare än vad som var möjligt.
- Ofullständiga planer: Arkitekten hade ännu inte fastställt de slutgiltiga planerna, vilket ledde till provisoriska lösningar och oförutsedda strukturella problem.
- Underskattad komplexitet: Utmaningarna med det skalformade taket ledde till att det fick omdesignas och byggas om helt.
Canadian Pacific Railway
1871 gick kolonin British Columbia med på att bli en del av Kanada. I utbyte lovade Kanada att bygga en transkontinental järnväg som skulle förbinda territorierna.
Projektet, som skulle ha varit klart 1881 med en kredit på 25 miljoner dollar, tog fyra år längre tid än planerat och krävde ytterligare 22,5 miljoner dollar i lån. Här är anledningen.
- Brist på utifrånperspektiv: Planerarna hade inte tillräcklig förståelse för den oländiga terrängen som spåren skulle dras genom.
- Brist på arbetskraft: Det rådde en allvarlig brist på arbetskraft på grund av den minimala lönen och de farliga arbetsförhållandena, vilket entreprenörerna var tvungna att kompensera med arbetskraft från utlandet.
- Regulatoriska frågor: Politiska påtryckningar, markavtalsfrågor och folkets makt bidrog alla till förseningen av byggandet.
Healthcare.gov-webbplatsen
Den 20 oktober 2013 sa president Barack Obama: ”Det finns ingen anledning att försköna saken: webbplatsen har varit för långsam, människor har fastnat under ansökningsprocessen och jag tror att det är rättvist att säga att ingen är mer frustrerad över detta än jag.” Han talade om den efterlängtade webbplatsen healthcare.gov.
En av de största orsakerna till detta stora misslyckande var planeringsfelet.
- Underskattade kostnader: Undersökningar visade att den beräknade kostnaden för webbplatsutvecklingen var 292 miljoner dollar, men den faktiska kostnaden blev 2,1 miljarder dollar.
- Oerfarenhet: Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) var oerfarna när det gällde att genomföra mjukvaruprojekt, särskilt av denna komplexitet.
- Tidspress: Entreprenörerna fick de slutgiltiga specifikationerna först några månader före lanseringen, vilket avsevärt minskade den tillgängliga tiden.
Det positiva med denna katastrof är att du inte är den enda som planerat ett 12-månaders mjukvaruutvecklingsprojekt som pågått i 18 månader och ännu inte är klart.
Eller kanske kan du förlåta dig själv för att du avsatte 15 minuter för att städa hemma, bara för att inse att du fortfarande städade tre timmar senare?
Planeringsfelet får konsekvenser i våra personliga och professionella liv. Det skapar onödig press, håller oss fast i våra fördomar och orsakar en ond cirkel av överarbete eller underprestation. För att undvika det behöver du data, planeringsramar och ett öppet sinne.
Sätt att undvika planeringsfel
Att tro att man kan få något gjort på kortare tid än vad det egentligen tar är ett av de vanligaste felbedömningarna, både i privatlivet och i företagslivet.
Lösningen: öva, öva, öva. Det krävs övning för att upptäcka när man faller i planeringsfelets fälla och ännu mer övning för att få vanan att bygga strukturer som förhindrar att man faller.
Här är en steg-för-steg-guide om hur du går tillväga med rätt intentioner, processer och en strategisk planeringsprogramvara som ClickUp.
Lita på historiska data
Titta på hur lång tid det tog att slutföra uppgiften förra gången, från start till slut. Använd tekniker för referensklassprognoser – i huvudsak processen att prognostisera framtiden baserat på liknande uppgifter, tidigare situationer och resultat.
Genom att analysera hur jämförbara projekt har gått tidigare kan du göra korrekta förutsägelser baserade på mönster av förseningar, utmaningar och projektkostnadsrisker.
- Identifiera en relevant referensklass av data från liknande projekt från det förflutna.
- Konsolidera dessa data baserat på hur lång tid dessa projekt har tagit, både inom och utanför organisationen.
- Använd dessa data för att sätta mer realistiska förväntningar på det aktuella projektet istället för att förlita dig på uppskattningar baserade på din intuition.
- Upprätta beredskapsplaner för att hantera tidsbegränsningar, flaskhalsar och andra potentiella hinder.
Att samla in och underhålla historiska data är den svåraste delen för de flesta företag. ClickUps projektplaneringsverktyg är utformade för att samla in och kuratera information om hur ditt arbete fortskrider.
Med ClickUp Time Tracking kan du övervaka hur lång tid en uppgift tar. Med ClickUp Workload-vyn kan team registrera sin tillgänglighet och projektledare kan fördela resurser därefter. Med ClickUp Goals kan du sätta upp mål och följa framstegen i realtid.
Om du utvecklar en produkt har ClickUp for Product Planning allt du behöver för att undvika planeringsfel, inklusive uppskattningar, tidrapportering och anpassningsbara instrumentpaneler. Det lämnar inget åt slumpen eller din egen överdrivna optimism!
Fastställa genomförandeintentioner
Implementeringsintentioner är ”om-detta-då-det”-strategier som används för att reglera sitt eget beteende eller skapa vanor. De är enkla, realistiska och genomförbara sätt att arbeta mot projektledningsmål.
Sätt upp specifika genomförandeplaner för hur och när du ska slutföra arbetet. Använd ”om-då”-uttryck, till exempel:
- Uppgiftsorienterad: Om jag måste hålla deadline, så avslutar jag kodningen senast x-2 dagar före.
- Hinderorienterad: Om jag blir sjuk justerar jag min kapacitetshanteringsstrategi och utnyttjar John Does tid för att täcka upp för mig.
- Resultatorienterad: Om arbetet försenas kommer jag att omvärdera tidsplanen och informera kunden i förväg.
- Processorienterad: Om det finns ett beroende kommer jag att ägna extra uppmärksamhet åt att smidiga arbetsflödet.
Att använda ett projektledningsverktyg som ClickUp ger ett enkelt och visuellt sätt att hantera beroenden. Med ClickUp Tasks kan du koppla ihop objekt och lägga till beroenden så att du aldrig missar något. Använd Gantt-diagrammet för att visualisera effekterna av förseningar och vidta korrigerande åtgärder.
Vid behov, utför en grundlig SOAR-analys för att identifiera dina styrkor, möjligheter, ambitioner och resultat.
Att närma sig projektet på detta sätt övervinner optimistisk partiskhet genom att medvetet beakta ogynnsamma situationer.
Prova segmenteringseffekten
Inom utbildningen syftar segmenteringseffekten till att förbättra inlärningsresultaten genom att dela upp lektionerna i små segment istället för att ha dem som sammanhängande enheter.
Inom projektledning innebär det helt enkelt att dela upp ett stort projekt i mindre delar, vilket gör det mer hanterbart. När du gör detta bör du tänka på följande.
- Icke-arbetsrelaterat arbete: Redovisa tiden som läggs på varje del av uppgiften, inklusive forskning, experiment, samtal etc.
- Konsekvens: Dela upp projektet på samma sätt som din vanliga plan. Detta hjälper dig att titta på motsvarande historiska data för att göra förutsägelser.
- Kontinuitetsplanering: Att planera för att slutföra varje del snarare än helheten hjälper dig också att överväga potentiella hinder och arbeta stegvis.
Använd trepunktsmetoden
Använd trepunktsmetoden för att motverka planeringsfelet och utveckla en mer realistisk tidsplan för projektet. Den innefattar tre olika scenarier när man uppskattar uppgiftens varaktighet.
- Optimistisk uppskattning: Bästa scenario där allt går smidigt
- Mest sannolika uppskattningen: Rimliga resultat som du förväntar dig baserat på erfarenhet och data
- Pessimistisk uppskattning: Värsta scenariot, där betydande förseningar uppstår.
Det vägda genomsnittet av dessa tre ger den mest sannolika uppskattningen för uppgiften. Försök att skapa din egen trepunktsuppskattning för den tid som varje uppgift tar med ClickUp Time Estimates.
Uppfinna inte hjulet på nytt
Projektledare förlitar sig ofta på sin intuition för att uppskatta hur lång tid något kommer att ta. Detta leder till att man gör onödiga beräkningar om och om igen. Undvik detta med anpassade mallar för dina behov.
ClickUps kostnadsfria och anpassningsbara mallar
Projektförberedelse: ClickUps mall för planeringsdokument hjälper projektteamet att nå framgång genom att fastställa mål, syften och åtgärder. Den hjälper också till att dela upp uppgifterna i hanterbara delar för snabbare leverans.
Projektplanering: ClickUps mall för projektplanering är ett nybörjarvänligt ramverk för att omedelbart planera framtida uppgifter. Den ger dig strukturen du behöver för att utveckla en plan, organisera uppgifter, prioritera aktiviteter med stor påverkan och samordna teammedlemmarna på ett och samma ställe.
Beslutsfattande: ClickUps mall för beslutsfattande hjälper dig att snabbt och noggrant väga för- och nackdelar med alla beslut genom att:
- Analysera alla möjliga alternativ
- Identifiera idéer med högsta prioritet för att gå vidare
- Samordna teamen kring det som är viktigast för den kollektiva framgången
Hittar du inte vad du behöver? Kolla in dessa tio kostnadsfria mallar för strategisk planering för att skapa ett ramverk som du kan använda för alla beslut du behöver fatta.
Var pessimist
Enligt populär visdom är pessimister mer benägna att överleva en zombieapokalyps eftersom de håller sig på sin vakt, planerar för värsta tänkbara scenarier, fattar svåra beslut och överger förutfattade meningar.
Även om projektledning inte alltid är en zombieapokalyps, kan det vara bra med lite pessimism.
Ett pessimistiskt perspektiv leder till mer realistiska bedömningar, med inbyggda buffertar och beredskap för oförutsedda händelser. Det kommer att få dig att titta på tidigare data och identifiera allt som kan gå fel, vilket ger dig en mer rationell förståelse för dina styrkor och svagheter.
Vad är bättre än en pessimist? En pessimist med rätt verktyg för att visualisera projektplaner och utvärdera dem.
Allt utom fördomarna: undvik planeringsfel med ClickUp
Daniel Kahneman skriver i sin bok Thinking, Fast and Slow: ”De flesta av oss ser världen som mer välvillig än den egentligen är, våra egenskaper som mer fördelaktiga än de verkligen är och de mål vi sätter upp som mer uppnåeliga än de sannolikt är.”
Det som Ferdinand de Lesseps inte kunde åstadkomma lyckades USA med genom Panamakanalen. De följde läroboken till punkt och pricka, använde flitigt historiska data för att göra realistiska beräkningar, planerade för alla möjliga utfall, genomförde en grundlig undersökning och samordnade alla intressenter i projektet. De slutförde projektet på tio år.
Trots otaliga exempel som varnar för det är planeringsfelaktigheten en utbredd kognitiv bias som vilseleder människor och team att underskatta tiden, kostnaderna och riskerna med framtida uppgifter och projekt.
Även om du kan använda all din viljestyrka för att undvika det, kan det vara mer hjälpsamt att sätta upp rätt system.
Problemlösnings- och riskhanteringsprogramvara som ClickUp är ett av de mest effektiva verktygen för att fatta datadrivna, realistiska beslut. Med projektledningsfunktioner, datainriktning, intuitiva mallar och specialdesignad AI strukturerar ClickUp dina tankar och förtydligar ditt beslutsfattande. Prova ClickUp. Testa ClickUp gratis idag.