När både ditt företag och dina kunder växer, hur upprätthåller du ett nära samarbete mellan alla team och olika verktyg? Det var precis den utmaningen som DataAutomation stod inför 2020 innan de skapade en allt-i-ett-lösning för att skala produktiviteten med ClickUp!
DataAutomations historia
DataAutomation grundades 2016 och är en SaaS-plattform som integrerar programvara och automatiserar processer för att hjälpa företag att optimera produktionen, spara tid och eliminera mänskliga fel.
Idag används DataAutomation av över 186 företag världen över och har blivit ledande inom lösningar för massautomatisering och appintegration. Dess mission är att anpassa och koppla samman programvara så att kunderna kan fokusera på att växa sina företag på ett mer effektivt sätt.
Utmaningen
DataAutomations lösningar kräver noggrann samordning mellan implementerings-, försäljnings- och marknadsföringsteamen.
För att tillgodose behoven hos sina kunder och sina växande team behövde DataAutomation en enda, gemensam arbetsplattform som förbättrade det tvärfunktionella samarbetet, arbetsprocesserna och organisationens synlighet.
Lösningen
Vi tror att nyckeln till effektivitet i verksamheten är att ersätta traditionella arbetsflöden med tydliga, automatiserade processer. Våra kunder förlitar sig på sofistikerade lösningar som kräver noggrant samarbete mellan alla våra team på DataAutomation. Med ClickUp kan vi äntligen arbeta tillsammans på ett och samma ställe med en gemensam uppsättning verktyg, vilket förbättrar interna processer och driver vår verksamhet framåt. Denna lösning förenar inte bara våra team, utan vi har också hittat en pålitlig partner som delar vår filosofi om att möjliggöra ett mer effektivt arbete!
Vi tror att nyckeln till effektivitet i verksamheten är att ersätta traditionella arbetsflöden med tydliga, automatiserade processer. Våra kunder förlitar sig på sofistikerade lösningar som kräver noggrant samarbete mellan alla våra team på DataAutomation. Med ClickUp kan vi äntligen arbeta tillsammans på ett och samma ställe med en gemensam uppsättning verktyg, vilket förbättrar interna processer och driver vår verksamhet framåt. Denna lösning förenar inte bara våra team, utan vi har också hittat en pålitlig partner som delar vår filosofi om att möjliggöra ett mer effektivt arbete!
Samla allt på ett ställe
Renee började på DataAutomation 2020 och tog omedelbart på sig en monumental uppgift: att granska implementeringsteamets verktyg och processer för ineffektivitet – och sedan skapa ett system för att förbättra dem.
Renees vision för framtidens arbete på DataAutomation, som hon kallar Umbrella Philosophy, är att varje team och deras arbete ska samlas på ett ställe där alla kan samordna sig, oavsett roll eller teknikplattform.
”Informationssilos är ett stort hinder för tvärfunktionellt arbete, särskilt i en fjärrmiljö där man inte kan lära sig om andra avdelningars initiativ medan man väntar på att kaffet ska bryggas”, säger Renee.
”Varje gång du kan öppna dina verktyg för att öka synligheten och tillgängligheten av information sparar du tid och minskar alternativkostnaderna. ”
Konsolidering av verktyg
Även om DataAutomations verktyg hade varit tillräckliga tidigare år, blev de mer av en börda när osammanhängande arbetsflöden ledde till förlorad produktivitet och mer stress i takt med att varje team växte.
Vid den tiden använde Data Automations team flera olika plattformar för att stödja teamfunktionerna:
- Trello för projektledning
- Tettra för processdokumentation (SOP)
- Streak för försäljnings-CRM
- Google Docs för kunskapsbaser
- Google Forms för projektundersökningar och felrapporteringsformulär
- Google Sheets för databaser
- …och mer
Efter en period av forskning och jämförelser mellan olika projektplattformar beslutade Renee, i samarbete med andra, att ClickUp var det enda verktyget som uppfyllde alla kriterier och samtidigt erbjöd ett användarvänligt och anpassningsbart gränssnitt som var flexibelt för allas behov, från ingenjörer till säljare.
Med ClickUp är DataAutomations kärnteam inte längre separerade av olika verktyg. Alla backloggar, arbetsflöden och projektinitiativ finns nu på en enda arbetsplats.
Skapa en infrastruktur som stöder alla team
Det första steget för att skapa en effektiv arbetsorganisation är infrastrukturen. Teamen måste samarbeta, men de behöver också separata utrymmen för att organisera sitt arbete.
DataAutomation uppnår detta genom att organisera hela företaget med hjälp av ClickUps hierarki som omfattar utrymmen, mappar, listor och uppgifter.
Projektledare och teamledare kan äntligen se hur allt deras arbete hänger ihop och bidrar till företagets övergripande mål.
Denna gemensamma infrastruktur bidrar till flera viktiga fördelar för DataAutomation:
- Hela organisationen är nu tydligt strukturerad i utrymmen, mappar och listor.
- Projektledare har nu en överblick på företagsnivå, funktioner på teamnivå och specifika projekt och uppgifter på individnivå.
- Teamen kan nu se problemområden och flaskhalsar, tid som läggs på buggar, uppdateringar och administrativt arbete, dubbelarbete, kommunikationsfördröjningar etc. med hjälp av widgets och dashboards.
- Medarbetarna känner en ny lugnhet i vetskapen om att arbetsuppgifter inte längre går förlorade och att de inte behöver lägga extra tid varje dag på att organisera eller söka efter arbetsuppgifter.
Bygga ett system för att organisera uppgifter och backloggar
Innan ClickUp förlitade sig DataAutomations marknadsförings- och implementeringsteam på Trello som grund för att samla alla uppgifter (ärenden), backloggar och tvärfunktionellt samarbete mellan teamen.
Även om Trello-tavlorna var perfekta vid ett tillfälle, insåg Renee och Addison Clearwood, hennes kollega och projektledare på DataAutomation, att varje teams behov sedan länge hade överskridit verktygets kapacitet:
- Uppgifter kunde lätt fastna eller gå förlorade i granskningsprocesser utan någon tydlig metod för uppföljning.
- Det var svårt att prioritera backloggen på grund av flera motstridiga statusar som användes av olika team.
- Status för marknadsföring och implementering stämde inte överens med deras CRM, vilket krävde extra arbete för att kartlägga status i olika verktyg.
- Bristen på deluppgifter innebar att det inte fanns något enkelt sätt att dela upp och fördela större projekt mellan teammedlemmarna, vilket ledde till ineffektivitet och informationssilos.
Med ClickUp har DataAutomations team äntligen ett allt-i-ett-projektledningssystem som gör samarbetet i projekt (både stora och små) smidigt mellan alla team.
Kanban-tavlor är utmärkta för att visualisera arbetsflöden, men det finns andra vyer som gör det enklare att organisera arbetsuppgifter och kundärenden.
”Tidigare organiserade vi vår backlog i flera system; först på en övergripande nivå i kalkylblad som spårade insatsnivå kontra påverkningsnivå, och sedan flyttade vi dem till Trello för att bryta ner dem i mer detaljerade åtgärder. ClickUps anpassade fält gjorde det möjligt för oss att flytta backloggen till en enda plats.”
”Tidigare organiserade vi vår backlog i flera system; först på en övergripande nivå i kalkylblad som spårade insatsnivå kontra påverkan, och sedan flyttade vi dem till Trello för att bryta ner dem i mer detaljerade åtgärder. ClickUps anpassade fält gjorde det möjligt för oss att flytta backloggen till en enda plats.”
DataAutomations team kan nu visualisera och organisera backloggar med ClickUps list-, tabell- och kalendervyer.
Varje vy är mycket anpassningsbar och kan visa relevant information (t.ex. anpassade fält ) på en enda skärm, vilket gör det enklare att förstå och prioritera alla typer av eftersläpningar med ett ögonkast.
Skapa ägarskap och transparens
Med flera ansvariga kan varje person på DataAutomation omedelbart se vem som är ansvarig för vilken uppgift. Och den uppgiften kan delas med valfritt antal personer med hjälp av Watchers, som gör att vem som helst kan få aviseringar om uppgifter.
Detaljerade behörigheter och visningsmöjligheter gör det möjligt för varje team att organisera arbetet i separata mappar samtidigt som alla har insyn på flera ställen, vilket bidrar till att skapa transparens i alla teams projekt.
Håller teamkommunikationen flytande
Dessutom har varje projekt nu tydlig kommunikation och uppdateringar om framsteg med kommentarer och tilldelade kommentarer.
Alla kan uppdatera sina framsteg genom att lägga till kommentarer (eller tilldela dem så att de inte går förlorade) för att hålla uppgifterna och arbetsdiskussionerna igång. Och när uppgifterna går framåt håller alla sig synkroniserade med samma status inom varje Space-nivå, vilket ger alla en konsekvent översikt utan förvirring från för många statusar.
”Den övergripande filosofin gör det möjligt för varje individ att se arbetsflödet på det avstånd som är relevant för dem: administratörer kan se endast det som är på gång i alla avdelningar, medan utvecklare kan zooma in på de specifika uppgifter som är kopplade till deras område och kundsupporten kan zooma in ännu mer och endast se felrapporter”, förklarar Renee.
”Rätt dimensionerad information gör det lättare att identifiera mönster och flaskhalsar eller när vissa team är överbelastade.”
Automatisera arbetsflöden med mallar och automatiseringar
DataAutomation känner till kraften i automatiserade processer från egen erfarenhet. Det är en lösning som de erbjuder sina kunder och som också är central för deras organisation. Som ett litet men mycket effektivt team som arbetar med många olika arbetsflöden är mallbaserade processer ett måste för att minska manuellt arbete och spara tid.
Utnyttja arbetsmallar för vyer, listor, uppgifter och dokument
DataAutomation har nu mallar för vyer, listor, uppgifter och dokument, vilket sparar enormt mycket tid och minskar inkonsekvenser och fel i alla delar av deras arbetsyta.
”Mallar för repetitiva uppgiftstyper, såsom CRM-uppgifter, har varit ovärderliga för att snabbt kunna sammanställa och organisera relevant data. Själva mallningen kan hjälpa till att identifiera vilken information som är verkligen viktig och vad som bara förvirrar”, säger Renee.
Med ClickUps uppgiftsmallar har Renee och hennes team mallar för repetitiva eller liknande arbetsprojekt som de kan skapa på några sekunder. Allt från ansvariga och beskrivningar till deluppgifter och beroenden kan mallas, vilket minskar arbetet som krävs för att logga ett nytt projekt.
När en idé eller ett kundbehov dyker upp kan vem som helst skapa en spårbar uppgift på några sekunder.
Varje team kan nu se vem som arbetar med vad, vem som ansvarar för granskningen och vad som måste göras innan en uppgift markeras som slutförd.
Dessutom kan Renees team nu även använda mallar för Docs, vilket gör det enklare att skapa interna kunskapsbaser och SOP-dokument.
Spara tid för att fokusera på det som är viktigt med automatiseringar
Som namnet antyder utnyttjar DataAutomation ClickUps automatiseringar till fullo för att frigöra så mycket tid som möjligt för varje anställd.
Nu kan ändringar av status, ansvarig person eller förfallodatum utföras automatiskt baserat på valfritt antal triggers i ClickUp.
Håll koll med dashboards och tidrapportering
Att följa upp arbetsförloppet och teamets prestationer är avgörande för DataAutomations framgång som företag.
Innan ClickUp var det svårt att hålla reda på arbetet eftersom det var uppdelat på en mängd olika projektverktyg. Nu när varje teams arbete huvudsakligen finns i ClickUp kan man skapa dashboards för att följa framstegen i nästan vad som helst.
Varje team har sin egen instrumentpanel där de kan granska hur länge ärenden har varit öppna, buggar i status, flaskhalsar i arbetsflödet och mycket mer – allt på ett och samma ställe.
Att hantera tidsresurser är en annan viktig funktion för Renee och varje team.
Med tidsspårning kan varje anställd (och entreprenör) automatiskt spåra den tid det tar att slutföra en uppgift – var som helst med ClickUps globala tidsspårning. Tidsuppskattningar används också för att sätta riktmärken för nytt arbete, vilket hjälper till att fastställa förväntningar och skapa tydliga riktmärken för liknande arbete som tidsspårats.
Med instrumentpaneler och tidrapportering implementerade i de dagliga arbetsflödena har DataAutomation nu full insyn i arbetsförloppet över tid och kan hantera teamets resurser bättre än tidigare.
Resultat och nästa steg
Genom att införa ClickUp i sina marknadsförings-, implementerings- och säljteam har DataAutomation gått från att förlita sig på separata verktyg i olika avdelningar till en enda plattform där teamen kan samarbeta på ett och samma ställe.
Sedan man i slutet av 2020 började införa ClickUp stegvis i alla team har DataAutomations team kunnat dra nytta av följande fördelar:
- Snabbare svarstider och förbättrad teamkommunikation
- Bättre insyn i tvärfunktionella projekt och hur de relaterar till företagsövergripande mål
- Möjlighet att snabbt identifiera flaskhalsar i arbetsflöden och optimera dem
- Mindre stress och en gemensam känsla av lugn
Vad är nästa steg för DataAutomation?
Under loppet av några månader har Renee och hennes team hjälpt DataAutomation att övergå från flera separata plattformar till en enda gemensam arbetsplattform, vilket redan har gett stora vinster i form av bättre teamsamarbete, ökad produktivitet och högre kvalitet på arbetslivet.
”Vi har nu samlat alla team i ClickUp Workspace, inklusive säljteamet. Vi har skapat ett CRM-system inom ClickUp som samlar allt arbete från alla olika utrymmen. Det är fortfarande i sin första version, men vi lägger till automatiseringar och förbättringar i rimlig takt”, förklarar Renee.
”Med ClickUp har vi sett förbättringar i synlighet och svarstider. Vi har en tydlig nedåtgående trend i spårarna för ”tid i status”, vilket är ett tydligt tecken på att uppgifter är mindre benägna att fastna.”
Vill du veta mer?