Medarbetare behöver mer än bara en bra lön från sitt jobb. Så vad vill de egentligen ha?
För de flesta medarbetare är lönen inte den enda faktorn som motiverar dem att ge sitt bästa på jobbet. En djup känsla av mening, meningsfulla samtal och, kanske viktigast av allt, en bra chef är lika viktiga.
Som chef vill du göra det rätta för ditt team så att de är engagerade och kan uppnå sina mål. Därför måste du ställa tydliga förväntningar och kommunicera effektivt för att bygga upp en agil och motståndskraftig personalstyrka.
Låt oss gå igenom allt du behöver veta om att fastställa förväntningar från cheferna för att frigöra hela potentialen hos din personal.
Varför är det viktigt att fastställa chefernas förväntningar?
Att ställa tydliga förväntningar på arbetsplatsen är oerhört viktigt för att skapa en känsla av mening, riktning och framgång.
Med tydliga förväntningar på mål och viktiga prestationsmått förstår alla teammedlemmar vad framgång innebär, vilket förhindrar förvirring och missförstånd.
Framför allt leder det till ökat ansvarstagande , vilket skapar en produktiv och effektiv personalstyrka. Detta säkerställer att alla projekt slutförs utan förseningar och i enlighet med de nyckeltal som fastställts för framgång.
Hur sätter man upp förväntningar hos chefen?
Nu när vi vet att det är viktigt att fastställa chefernas förväntningar, hur gör vi då det? Här är fyra användbara tips som kan hjälpa dig:
1. Sätt upp tydliga och konkreta mål
Börja med tydlig kommunikation för att fastställa förväntningarna. SMART-målmodellen är en vanlig metod som chefer använder för att sätta upp tydliga mål för projektledningen.
Men vad är ett SMART-mål?
De definieras som specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna. Det innebär att varje projektmål måste ange vad som ska uppnås, hur framstegen ska följas upp, om målet är realistiskt och uppnåeligt, om det stämmer överens med den enskildes arbetsuppgifter och företagets mål, samt att det har en tidsfrist.
Ett bra exempel på ett SMART-mål kan vara: att skapa ett utbildningsprogram som minskar den tid som läggs på kundservice med 10 % inom tre månader.
2. Kommunicera tydligt med ditt team
För att skapa tydliga förväntningar hos ditt team, undvik jargong och gå rakt på sak. Korta men tydliga instruktioner kan förmedla ditt budskap bättre. Det hjälper teamen att ta till sig den information de behöver för att utföra sina uppgifter.
Tydliga mål kontra otydliga mål (exempel ur ett marknadsföringsperspektiv)
Tydligt mål: Öka antalet registreringar på webbplatsen med 20 % under nästa kvartal Detta mål är specifikt (20 %), mätbart (registreringar på webbplatsen), uppnåeligt (inom ett kvartal), relevant (viktigt för marknadsföringen) och tidsbundet (nästa kvartal).
Otydligt mål: Öka varumärkeskännedomen
- Det specificeras inget mätbart resultat. ”Mer” är subjektivt
- Det saknas ett specifikt mått. Varumärkeskännedom kan mätas på många sätt (t.ex. omnämnanden i sociala medier, besök på webbplatsen)
- Det finns inget mätbart mål. Hur mycket ”mer” medvetenhet eftersträvas?
- Det saknas en tidsram. När ska detta uppnås?
Du bör också se till att hålla alla uppdaterade genom möten, e-postmeddelanden eller korta avstämningar så att alla hålls informerade.
3. Koppla förväntningarna till mätvärden och feedback
Men efter att ha fastställt mål och kommunikation är det sista steget i att sätta förväntningar kanske det viktigaste: att koppla förväntningarna till mätvärden och feedback.
Dina teammedlemmar måste förstå hur deras prestationer kommer att utvärderas. Mätkriterierna måste vara objektiva, mätbara och tydligt definierade. Om möjligt, inkludera frågor för 360-gradersutvärdering från kollegor, kunder och dig själv för att få en bild av hur de har presterat.
Denna undersökning kan enkelt genomföras med hjälp av ClickUps mall för feedbackformulär, som kan bidra till att skapa en plattform för att framföra synpunkter och åsikter. Dina teammedlemmar kan få värdefull insikt om sin arbetsmoral, prestation och sociala färdigheter genom dessa helt anpassningsbara formulär med inbyggd dataanalys och insikter.
Som vi redan har konstaterat handlar ledarskap om mer än att bara delegera uppgifter. De viktigaste lärdomarna från Camille Fourniers bok The Manager’s Path kan hjälpa dig att förstå detta!
De 10 viktigaste förväntningarna på en bra chef
Nu när vi har förstått hur man fastställer chefernas förväntningar ska vi gå igenom de 10 viktigaste förväntningarna på en bra chef
1. Utveckla effektiva kommunikationsstrategier
Du måste identifiera och reglera kommunikationskanalerna för alla projektdiskussioner. Men sanningen är att långa möten för projektuppdateringar kan vara slöseri med tid, samtidigt som meddelanden ofta går förlorade på olika kanaler, som Slack, e-post osv.
Genom att centralisera kommunikationen med hjälp av ClickUp-funktioner som @mentions eller tilldelade kommentarer kan du skicka och ta emot meddelanden direkt i samband med en uppgift. Använd Watchers och Assignees för att hålla dina viktigaste intressenter informerade om konversationerna.
Sträva dessutom efter att skapa en omfattande kommunikationsplan som beskriver strategier och mål för intern och extern kommunikation inom din organisation.
En bra plan måste omfatta målgruppen, vilka typer av budskap som ska förmedlas, hur de ska kommuniceras och hur ofta kommunikationen ska ske. Ju mer omfattande planen är, desto bättre är det för projektets framgång.
Mallar för kommunikationsplaner, som ClickUp-mallen för kommunikationsplaner, är uppbyggda med många avsnitt där du kan specificera projektdetaljer, mål, sammanfattning, analys, forskning och konkurrentanalys. Det säkerställer att all viktig information finns samlad i ett centralt dokument.
2. Uppmärksamma dina högpresterande medarbetare
Undervärderade medarbetare riskerar att bli frustrerade om de inte får erkännande. Det är inte förvånande att 80 % av medarbetarna skulle arbeta hårdare, kanske till och med smartare, om de kände sig uppskattade.
Vi uppskattar alla att få erkännande för vårt arbete. Erkännande på arbetsplatsen inspirerar ditt team att prestera efter bästa förmåga och förstärker önskat beteende. Detta kan också bidra till att behålla medarbetare samt öka intäkterna och produktiviteten.
”Det finns bara två sätt att påverka mänskligt beteende: man kan manipulera det eller inspirera det.”
”Det finns bara två sätt att påverka mänskligt beteende: man kan manipulera det eller inspirera det.”
3. Skapa en stark arbetsplatskultur
En stark arbetsplatskultur är ryggraden i varje framgångsrikt företag. Den kan bidra till att ena medarbetarna, bygga upp förtroende och motivation samt skapa en unik identitet.
Men det kan vara knepigt. Det är där ClickUps mall för företagskultur kommer in! Det är en lättanvänd, anpassningsbar mall som kan hjälpa dig att visualisera och samordna ditt team kring det som är viktigt, prioritera initiativ för kulturell utveckling och, framför allt, öka sammanhållningen bland teammedlemmarna.
4. Förbättra dina projektledningsprocesser
Som chef (även om det är första gången du är chef ) kommer du att ha flera projekt med olika team under dig. Det är bäst att inrätta robusta processer och system för att göra arbetet mer organiserat och effektivt för både dig själv och dina teammedlemmar.
Verktyg som mallar för arbetsplaner ger dig konkreta mål som hjälper dig att organisera, planera, kommunicera och prioritera arbetet. De kan innehålla avsnitt som projektmål och syften, prestationsindikatorer, tidsramar, resursfördelning osv.
5. Delegera uppgifter på ett öppet sätt
Alla i ditt team måste veta vad de förväntas göra och när de förväntas göra det. Att delegera uppgifter på ett effektivt sätt är nyckeln till en effektiv arbetsbelastningshantering – ett av dina huvudmål som chef.
För att planera kommande projekt utifrån ditt teams kapacitet kan du använda ClickUps mall för medarbetarnas arbetsbelastning.
Med den här mallen kan du se hur mycket arbete som tilldelats enskilda medarbetare. På så sätt vet alla vad som förväntas av dem, vilket förebygger utbrändhet, ökar transparensen och skapar en känsla av rättvisa. Det blir enklare att övervaka arbetsbelastningen genom tidsuppskattningar, sprintpoäng osv.
Detta bidrar till att öka effektiviteten och främja samarbetet mellan avdelningar och team.
6. Fullfölj dina åtaganden
Som chef måste du hålla vad du lovar. Innan du åtar dig något, se till att du förstår vilka steg som krävs och följ upp dessa steg.
När medarbetarna ser att cheferna fullföljer sina åtaganden känner de sig mer engagerade och knutna till projektet och teamet. När en kedja av löften sätts igång skapas förtroende och trovärdighet, vilket leder till organisationens framgång.
7. Uppmuntra och möjliggör professionell utveckling
Chefer har ett stort inflytande på en medarbetares karriär, och alla teammedlemmar är väl medvetna om detta. Därför bör du aktivt identifiera ditt teams styrkor och svagheter för att fördela ansvarsområden som utnyttjar deras förmågor och maximerar prestationen.
Med ClickUps mall för karriärplanering kan du hjälpa teammedlemmarna att förstå vilka färdigheter de behöver utveckla för att nå sina karriärmål. Det kan göra det enklare för dig att ge feedback, mäta prestationer osv. Mallar för karriärplanering blir ett kraftfullt verktyg som hjälper chefer och deras teammedlemmar att tydligt visualisera utvecklingen av sina karriärer.
8. Identifiera och minimera risker
En chef bör agera snabbt och beslutsamt när det gäller att hantera risker. Du kan införa en strukturerad metod för att identifiera och bedöma risker samt prioritera effektiva strategier för att minska dem. Ännu viktigare är att du utbildar varje teammedlem i att vara lyhörd och kommunicera risker proaktivt.
Mallar som ClickUps mall för riskregister kan hjälpa dig att identifiera risker innan de blir till problem. Den kan också hjälpa dig att organisera riskbedömningar och följa upp riskstatus, ansvar och konsekvenser på ett och samma ställe.
9. Visa starkt ledarskap och ge tydlig vägledning
Ledarskap kontra ledning är en långdragen debatt, men ingen skulle ifrågasätta att en bra chef också måste vara en bra ledare.
Bra chefer har en vision för teamet. Utmärkta chefer kan omsätta den visionen till konkreta handlingsplaner. De tänker utanför ramarna för att hitta lösningar på eventuella problem och kan motivera medarbetarna med rätt budskap och framställningssätt för att förverkliga visionen.
En bra ledare bör ha integritet för att säkerställa att ingen medarbetare behandlas orättvist, samt flexibilitet att anpassa sig till situationen när det behövs. Bra ledarskap är en kombination av effektivt teamarbete och praktisk erfarenhet, och först då blir bra chefer riktigt bra ledare.
10. Respektera personliga gränser
Ditt team är din styrka, och det är viktigt att respektera deras gränser när det gäller tid, privatliv och fysiskt utrymme.
Dina teammedlemmar ska känna sig trygga med att vända sig till dig med arbetsrelaterade frågor utan att behöva oroa sig för att deras privatliv granskas i onödan. Detta bidrar till att skapa en professionell miljö där medarbetarna känner sig uppskattade och respekterade enbart för sina insatser.
Det viktigaste för att vara en bra chef är att främja en sund balans mellan arbete och fritid, vilket gör det möjligt för dina teammedlemmar att ladda batterierna utanför arbetet.
Hur uppfyller man förväntningarna som chef?
Att vara chef kan kännas överväldigande, men varje team är beroende av en lyhörd chef som leder dem så att de helhjärtat kan uppnå organisationens mål. Här är några tips som hjälper dig att hålla dig skärpt och proaktiv.
- Håll dig uppdaterad: Ha god kännedom om verksamheten. Följ noga utvecklingen inom din bransch och ta till dig nya innovationer som du kan använda för att öka ditt teams arbetseffektivitet
- Sätt teamet i första rummet: Ta reda på vad som är bäst för ditt team. Ditt team kommer att ha större förtroende för dina beslut om du kan ta hänsyn till deras behov när du fattar beslut.
- Bli en mästare på tidshantering: Lär dig att sätta deadlines som balanserar affärsprioriteringar med ditt teams kapacitet. Planera projekt i god tid för att undvika stress i sista minuten
- Förbättra dina motivationsfärdigheter: Höj teamets moral genom att utforska nya sätt att inspirera dem att uppnå gemensamma mål
Hantera ditt team bättre med ClickUp
Att vara chef kan kännas överväldigande, eftersom du måste hantera flera olika förväntningar från både ditt team och den högre ledningen. Men du behöver inte göra detta ensam. En plattform som ClickUp låter dig utföra dina uppgifter på bästa sätt och med maximal transparens.
ClickUp eliminerar behovet av att manuellt spåra och följa upp en miljon saker, vilket ger dig mer tid att fokusera helt på att utveckla ditt team. Ett hett tips? Bekanta dig med olika verktyg, tekniker och mallar för att effektivt optimera dina ansvarsområden.
ClickUp kan vara din allt-i-ett-plattform som samtidigt uppfyller kraven på kommunikation och projektledning. Registrera dig gratis på ClickUp och förändra hur du leder dina team!