Varje sport behöver ett regelverk. Med strategi, lagarbete och prestation i centrum, finns det någon sport som är större än affärslivet?
Om du driver ett företag eller ansvarar för personalfrågor behöver du en regelbok för dina anställda.
Personalhandboken är den regelboken.
En personalhandbok eller företagsmanual beskriver de förväntningar, riktlinjer och viktiga detaljer som anställda behöver känna till för att lyckas i ditt företag. Samtidigt etablerar den din företagskultur.
Vikten av en personalhandbok
En personalhandbok är ett formellt dokument som ges till nya medarbetare och som fungerar som en central källa för viktig information om företaget och medarbetarnas roller.
Det är omöjligt att underskatta dess betydelse.
Företag som Costco och Southwest Airlines är kända för sin starka företagskultur, där tydlig kommunikation och etablerade rutiner spelar en viktig roll.
En välskriven handbok är till nytta för både arbetsgivare och anställda. En tydlig handbok kan bidra till att undvika missförstånd och förvirring och främja en positiv arbetsmiljö. Den kan även hjälpa arbetsgivare att följa arbetsrättsliga lagar och regler. Här är några fler skäl till varför du bör skapa en bra personalhandbok.
En handbok:
- Kommunicera tydligt företagets policyer, rutiner och förväntningar
- Ger vägledning till medarbetarna om deras rättigheter, förmåner och ansvar.
- Fungerar som referens för anställda om information om företagets policyer.
- Hjälper till med tvister, klagomål och missnöje, samt konfliktlösning.
- Stärker företagskulturen, värderingarna och standarderna
- Minskar risken för trakasserier och diskriminering och upprätthåller medarbetarnas säkerhet.
- Hjälper till med introduktionsprocedurer och att fastställa förväntningar.
- Främjar enhetlighet i beslutsfattande och policyer mellan team och funktioner.
Personalhandböcker har flera viktiga syften. De klargör vad som förväntas av medarbetarna, till exempel klädkod, arbetstider, uppförandekod, prestationsstandarder och regler för användning av företagets egendom.
Handboken är också en central källa till viktig information, såsom detaljer om anställdas förmåner, semesterpolicy och rutiner mot trakasserier.
Dessutom säkerställer en konsekvent tillämpning av policyer att alla är på samma sida, främjar rättvisa och minskar risken för favorisering.
Vikten av en personalhandbok inom personaladministration
En väl utformad personalhandbok kan förenkla olika delar av dina HR-processer.
1. Rekrytering och urval
Personalhandboken beskriver tydligt företagets policy, kultur och värderingar för potentiella anställda, vilket hjälper dem att förstå om de passar in i organisationens ramverk.
En handbok kan användas som ett rekryteringsverktyg för att attrahera talanger genom att visa upp företagets kultur, förmåner och arbetsmiljö. Se den som potentiella anställdas första intryck.
Handboken beskriver också ansökningsprocessen och intervjun, ställer tydliga förväntningar och informerar nya medarbetare om den utbildningsplan de kan förvänta sig under introduktionsprocessen.
2. Prestationsbedömning
En väl utformad personalhandbok innehåller detaljerade policyer och rutiner för prestationshantering. Den klargör vanligtvis hur prestationsutvärderingar genomförs, kriterierna och mätvärdena samt hur ofta utvärderingarna sker. Denna transparens hjälper till att hantera medarbetarnas förväntningar och förbättrar utvärderingarnas effektivitet.
Handboken bör beskriva prestationsförväntningar för olika roller, vilket underlättar prestationsutvärderingar. Genom att fastställa tydliga prestationsstandarder säkerställer du att alla arbetar mot samma mål.
Dessutom säkerställer dokumenterade policyer för prestationsutvärderingar en rättvis och konsekvent utvärderingsprocess för alla medarbetare.
3. Personalhantering
Handboken ger tydliga riktlinjer för olika aspekter av personalhantering, såsom närvaro, beteende på arbetsplatsen, ledighetspolicyer och klagomålsförfaranden. Detta säkerställer en enhetlig behandling av alla anställda och minskar förvirring och konflikter.
Handboken bör innehålla tydliga riktlinjer för ledighetsansökningar, intjänande av ledighet och disciplinära åtgärder. Detta hjälper HR att hantera dessa ansökningar på ett effektivt och konsekvent sätt.
Dela prestationsutvärderingar med medarbetarna för att lyfta fram områden där de kan behöva skaffa sig nya färdigheter eller förbättra befintliga.
En tydlig förklaring av medarbetarnas rättigheter och skyldigheter när det gäller arbetstid, raster och dataskydd ger medarbetarna större inflytande och minskar förvirringen för HR-avdelningen.
Viktiga komponenter i en personalhandbok
Att skapa en personalhandbok kan verka överväldigande, men det är ett viktigt verktyg för att kommunicera företagets policyer och förväntningar till dina anställda.
Här är en sammanfattning av de viktigaste komponenterna som bör ingå i en personalhandbok för att säkerställa tydlighet och efterlevnad:
1. Företagets värderingar, mission och historia
Börja din handbok med att tydligt ange företagets värderingar, mission och historia. Detta avsnitt sätter tonen för organisationskulturen och anger vad ditt företag står för.
Den hjälper också medarbetarna att förstå företagets kärnidentitet, dess syfte och hur deras roll bidrar till helheten.
Det är nästan som att dela företagets historia och existensberättigande!
2. Ersättning och förmåner
Beskriv vad medarbetarna kan förvänta sig när det gäller lön, förmåner och andra fördelar. Denna transparens hjälper till att hantera förväntningar och minska missförstånd.
I detta avsnitt bör detaljerad information om ersättning till anställda anges, inklusive lönestruktur, betalningsschema, policyer för övertid och bonusar.
Den bör också förklara alla förmåner, såsom sjukförsäkring, betald ledighet och pensionsplaner.
3. Arbetstider och scheman
Ange företagets arbetstider – start- och sluttider, raster, skift och policyer för distansarbete.
Fastställ arbetstider, inklusive standardarbetstider, flexibilitetsalternativ (om sådana erbjuds) och pauspolicy. I detta avsnitt bör även förfaranden för att begära ledighet och skiftbyten klargöras.
4. Detaljer om anställningsavtal och policyer för anställning på egen begäran
Om ditt företag använder anställningsavtal, sammanfatta de viktigaste villkoren här.
Konceptet ”at-will employment” (anställning efter eget gottfinnande) gör det möjligt för arbetsgivaren eller den anställde att avsluta anställningsförhållandet utan ansvar, förutsatt att det inte finns något uttryckligt avtal med bestämd löptid som reglerar anställningsförhållandet. Definiera och beskriv tydligt sådana policyer där det behövs.
5. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) policyer
EEOC förbjuder diskriminering vid anställning, befordran, ersättning och andra anställningsvillkor på grund av ras, hudfärg, religion, kön (inklusive graviditet), nationellt ursprung, ålder (40 år eller äldre), neurodiversitet, funktionsnedsättning eller genetisk information.
Sammanfatta ditt företags åtagande om lika möjligheter och beskriv klagomålsförfaranden. Se till att din handbok innehåller ett avsnitt som bekräftar ditt åtagande om lika möjligheter i arbetslivet.
6. Policyer för trakasserier och diskriminering i ljuset av ADA
ADA (Americans with Disabilities Act of 1990) förbjuder diskriminering av kvalificerade personer med funktionsnedsättning. Ta upp hur ditt företag följer ADA och andra relevanta lagar för att skydda medarbetarna från trakasserier och diskriminering.
Definiera tydligt vad som utgör trakasserier och diskriminering och fastställ företagets nolltoleranspolicy för sådant beteende.
Det är också viktigt att förklara hur ditt företag tillhandahåller rimliga anpassningar för anställda med funktionsnedsättningar.
7. Hälso- och säkerhetsföreskrifter samt riktlinjer för brandsäkerhet
Beskriv företagets hälso- och säkerhetspolicyer i detalj, inklusive de som föreskrivs i Occupational Safety and Health Act (OSHA) i USA.
Sammanfatta OSHA-reglerna för att säkerställa en säker arbetsmiljö. Detta bör inkludera brandsäkerhetsrutiner, nödutrymningsplaner och riktlinjer för rapportering av arbetsplatsrisker.
8. Integritetslagstiftning och datasäkerhet
Med den ökande risken för dataintrång är det viktigt att inkludera policyer om dataskydd och IT-säkerhet i din handbok.
Beskriv företagets policyer för dataskydd och datasäkerhet.
Detta kan inkludera begränsningar för insamling och användning av personuppgifter samt riktlinjer för starka lösenord och säkra surfvanor.
9. Information om anställdas rätt till arbetslöshetsersättning
Informera medarbetarna om deras rättigheter enligt arbetslöshetsförsäkringslagarna i din delstat och lokala lagar för att säkerställa att de förstår sina rättigheter och skyldigheter.
Ge en grundläggande förklaring av hur medarbetarna kan kvalificera sig för att få dem. Du kan inkludera resurser för att få mer information.
Bästa praxis för att göra din personalhandbok effektiv
En effektiv personalhandbok fungerar som en hörnsten för företagets policy och kultur.
Här är några bästa praxis för att säkerställa att din handbok är omfattande, praktisk och engagerande för dina anställda.
Proffstips: Genom att använda programvara för hantering av personalhandböcker säkerställer du att du täcker alla viktiga punkter.
1. Lyft fram erkännande och incitament
Motivera medarbetarna genom att visa upp företagets erkännande- och incitamentsprogram.
Detta kan inkludera utmärkelser som månadens medarbetare, prestationsbonusar eller vinstdelningsprogram. Att förklara hur dessa program fungerar kan öka medarbetarnas engagemang.
I detta avsnitt bör kriterierna för berättigande, belöningsprocessen och tidigare exempel på erkända insatser beskrivas i detalj.
2. Definiera företagskultur och medarbetarnas beteende
Handboken ska förmedla kärnan i din företagskultur och ge riktlinjer för hur medarbetarna kan bidra till och upprätthålla denna kultur.
Detta kan inkludera riktlinjer för teamwork, kommunikationsstilar eller kundservicestandarder. Genom att förklara hur medarbetarna kan upprätthålla kulturen främjar du en starkare laganda.
3. Håll den uppdaterad
Utforma personalhandboken som ett levande dokument som kan utvecklas. Ange tydligt att handboken kommer att uppdateras regelbundet för att återspegla de senaste företagspolicyerna.
Arbetsrättslagar, federala och statliga lagar och förordningar tenderar också att förändras, så planera in regelbundna översyner för att säkerställa att all information är aktuell och korrekt. Detta inkluderar att införliva eventuella uppdateringar av företagets policyer eller erbjudna förmåner.
4. Använd handboken för att sätta upp mål
Handboken bör förklara hur individuella mål stämmer överens med företagets mål. Detta inkluderar hur medarbetarna kan sätta upp mål och hur de bidrar till den övergripande affärsstrategin.
Handboken kan vara ett verktyg för att sätta upp tydliga mål för både företaget och enskilda medarbetare.
Handboken kan ge medarbetarna möjlighet att ta ansvar för sin egen framgång inom företaget genom att beskriva prestationsförväntningar och möjligheter till professionell utveckling.
Hur man skriver en personalhandbok
Hanteringsverktyg som ClickUp, med omfattande personalprogramvara och lättanvända mallar för personalhandböcker, kan avsevärt förenkla skapandet av en personalhandbok.
Här är en snabbguide om hur du använder ClickUps funktioner och mallar för att skapa en omfattande personalhandbok.
1. ClickUps mall för personalhandbok (avancerad)
ClickUps mall för personalhandbok (avancerad) kan vara ditt utgångsdokument för att skapa en mycket detaljerad och effektiv personalhandbok.
Följ dessa steg för att komma igång:
1. Logga in på ditt ClickUp-konto (eller registrera dig på ClickUp)
2. Välj (eller skapa) din arbetsplats
3. Välj en plats eller mapp för att importera mallen
4. Gå till introduktionsguiden: Den innehåller alla steg som behövs för att hjälpa dig att anpassa handbokens innehåll till ditt företag.
5. Mallen levereras med tre förinställda sidor.
a. Handboksmall: Detta är huvudsidan och innehåller en introduktion till företaget samt ett välkomstmeddelande från ledningsgruppen. Du kan skriva ner innehållet efter behov.
b. Allt om (företaget): Denna undersida presenterar företaget, dess tjänster, struktur, ledningsgrupp och online-närvaro. Du kan fylla dessa avsnitt med innehåll som passar ditt företags behov.
c. Standarduppförandekod: Detta är den andra undersidan, som introducerar uppförandekoden genom företagets mission, kärnvärden, varför den finns och vilka personer som omfattas av den. Anpassa återigen innehållet så att det passar ditt företags krav.
Mallen har olika undersidor, inklusive introduktion, avgång, närvaroriktlinjer, företagsförmåner etc., som visas ovan, där du kan lägga till relevant innehåll.
Varje alternativ som visas under Standard Code of Conduct (Standarduppförandekod) har undersidor, som visas nedan.
Du kan också lägga till fler sidor efter behov för att återspegla organisationens och personalens föränderliga behov.
2. ClickUp Brain
ClickUp Brain är världens första neurala nätverk som kopplar samman uppgifter, dokument, människor och all din företags kunskap med AI. Det är en kunskapsmanager, projektledare och en AI-skrivassistent som är skräddarsydd för ditt arbete.
Dess AI-baserade handbokgenerator för anställda kan förenkla processen att skapa en omfattande handbok för anställda.
AI-verktyget uppmanar dig att ange viktiga detaljer såsom företagets policyer, rutiner, förmåner och lagkrav i ett ClickUp Doc. Du kan också använda ClickUps redigeringsfunktioner för att lägga till ditt företags logotyp och varumärkeselement.
Baserat på dina synpunkter skapas ett utkast till en handbok som är anpassad efter ditt företags behov samt branschstandarder och regler.
Genom att utnyttja naturlig språkbehandling och automatisering kan verktyget säkerställa enhetlighet i ton och innehåll samtidigt som det ger dig flexibilitet att anpassa avsnitt efter behov. Detta sparar inte bara tid och resurser utan hjälper också till att hålla handböckerna uppdaterade så att de speglar organisationens och personalens föränderliga behov.
Med en AI-generator för personalhandböcker kan företag effektivisera skapandet av detta viktiga dokument, vilket främjar tydlig kommunikation, efterlevnad av bästa praxis och en positiv organisationskultur.
ClickUp Brain är en bra utgångspunkt, men den kanske inte täcker alla unika aspekter av ditt företag.
Du måste noggrant granska utkastet och anpassa det efter dina specifika policyer, rutiner och företagskultur, samt införa ditt företags röst och personlighet.
Inkludera tydliga och koncisa förklaringar av policyer och dela upp komplex information i lättförståeliga avsnitt. Slutligen, dela utkastet till handboken med relevanta teammedlemmar från HR, juridik och avdelningschefer för feedback.
För att göra detta kan du använda ClickUps Docs-funktion för att möjliggöra redigering och kommentarer i realtid.
Detta möjliggör gemensam förfining och säkerställer att alla är på samma sida.
3. ClickUps verktyg för personaladministration
ClickUps verktyg för personaladministration kan hjälpa dig att skapa ett arkiv med personalinformation och förenkla processen att skapa en personalhandbok. De erbjuder olika funktioner som hjälper HR-chefer att organisera alla nödvändiga avsnitt i en personalhandbok, anpassa varje avsnitt efter företagets policyer och introduktionsprocess samt samarbeta kring handboken med redigering i realtid och enkel delning.
Så här gör du:
- Övervaka och förbättra medarbetarnas prestationer, engagemang och utveckling med hjälp av anpassningsbara ClickUp-vyer som är utformade för att samordna arbetsstyrkan.
- Underlätta privata samtal mellan chefer, ledare och teammedlemmar med hjälp av ClickUps chattvy.
- Attrahera och behåll exceptionella kandidater med ett strömlinjeformat system som hanterar sökandes data, kommunikation och processer.
- Snabba upp rekryteringen med fördesignade HR-mallar , anpassade framstegsindikatorer och automatiserade arbetsflöden för rekrytering och introduktion.
- Påskynda utbildningstiden för nya teammedlemmar med ett omfattande introduktionsprogram som förbereder dem för sitt jobb.
- Förenkla utbildningsprocessen med tilldelningsbara ClickUp-uppgifter , centraliserad dokumentation och interaktiva kommentarfunktioner för ökat engagemang och bättre kommunikation.
Dessutom hjälper ClickUp HR Handbook Template dig att utveckla en heltäckande manual som är anpassad efter ditt företags behov.
Detta gör det möjligt för ditt team att:
- Hitta aktuell information om företagets policyer och protokoll
- Förstå standarderna för personalens uppförande och produktivitet
- Få precis kunskap om förmåner, tillåten frånvaro och andra viktiga aspekter.
4. ClickUps mall för personalhandbok för nybörjare
ClickUps mall för personalhandbok kan vara en bra utgångspunkt för nybörjare.
Denna mall hjälper dig att organisera alla nödvändiga avsnitt i din personalhandbok och anpassa varje avsnitt så att det passar ditt företags policyer och introduktionsprocess. Den innehåller följande huvudavsnitt:
- Syfte: Använd detta avsnitt för att redogöra för ditt företags mission och berätta dess historia. Detta bör inspirera och göra dina anställda entusiastiska över att få bli en del av teamet.
- Kärnvärden: Använd detta avsnitt för att beskriva de kärnvärden eller principer som styr din organisationskultur och beslutsprocesser.
- Uppförandekod: Använd detta avsnitt för att kommunicera förväntningar på arbetsplatsen, inklusive klädkod, policy mot diskriminering, policy mot trakasserier, disciplinära åtgärder och så vidare.
- Förmåner: Detta avsnitt i handboken ska hjälpa dina anställda att förstå sina förmåner, sjukförsäkringar och så vidare.
- Juridiskt: Använd detta avsnitt för att kommunicera förväntningar gällande uppsägning och avgång. Denna del av handboken kommer också att innehålla klausuler som konkurrensklausul och värvningsförbud.
Med mallen kan du också anpassa din personalhandbok med tilltalande formatering, till exempel GIF-bilder, diagram och bilder som är lätta att lägga till. Den innehåller detaljerat innehåll som du fyller i och som är lätt att dela. Med redigering i realtid och enkel delning kan du samarbeta med andra medan du skapar din personalhandbok.
Skapa en innehållsförteckning som låter läsaren hoppa till specifika avsnitt i handboken eller lägg till underordnade sidor för att organisera introduktionsinformation och översikter över förmåner.
5. ClickUps mall för personalhandböcker, policyer och rutiner
En omfattande personalhandbok, policyer och procedurmallar är viktigt för att säkerställa att ditt team är medvetet om reglerna och förväntningarna på din arbetsplats.
ClickUps mall för personalhandböcker, policyer och rutiner hjälper dig att skapa ett omfattande dokument som täcker allt från löner till semesterpolicy – allt på ett och samma ställe!
Denna mall hjälper dig att fastställa tydliga riktlinjer för anställda, undvika förvirring, hantera olika situationer och minimera kostsamma misstag och missförstånd.
Med tydliga policyer och rutiner säkerställer du att alla medarbetare förstår företagets regler. Det bidrar också till att skapa en säker och hälsosam arbetsmiljö och upprätthålla enhetlighet i tillämpningen och tolkningen av policyer.
Oavsett om du just har börjat eller vill uppdatera din befintliga personalhandbok har den här mallen allt du behöver!
Proffstips: Kolla in dessa bästa praxis och exempel för personalhandböcker för inspiration.
Särskilda överväganden för en personalhandbok för småföretag
Det är inte lätt att skapa en personalhandbok för ett litet företag. Du måste hitta en balans mellan omfattning och praktisk användbarhet. Du måste också se till att riktlinjerna stödjer både medarbetarnas och företagets operativa behov.
Även om de viktigaste delarna av en bra personalhandbok gäller för alla företag, kan småföretag ha vissa unika överväganden att ta hänsyn till.
Här är några saker att tänka på:
1. Balansera praktiska aspekter med juridiska krav
Småföretag måste se till att deras handböcker uppfyller lagkraven utan att bli så omständliga att de blir svåra att implementera. Handboken bör täcka alla juridiska grunder och vara tillräckligt flexibel för att kunna anpassas i takt med att företaget växer.
Små företag behöver kanske inte samma detaljnivå som större företag. Fokusera på att inkludera de policyer som är mest relevanta för din dagliga verksamhet och se till att du täcker alla juridiska aspekter.
En liten marknadsföringsbyrå behöver till exempel inte ett långt avsnitt om säkerhetsrutiner inom tillverkning, men den bör tydligt beskriva sina policyer för immateriella rättigheter.
2. Policy för betald ledighet
Policyer för betald ledighet (PTO) är avgörande, särskilt i små företag där frånvaron av även en enda medarbetare märks tydligt.
Små företag har ofta mer flexibla arbetsformer. Överväg olika metoder för betald ledighet (PTO) som passar ditt företags storlek och kultur.
Policyn bör tydligt beskriva hur PTO tjänas in, hur det kan tas ut och eventuella begränsningar. Detta system kan kombinera sjukfrånvaro, semester och personliga dagar i en enda PTO-bank.
Det är också viktigt att tydligt ange intjäningsgrader och ansökningsförfaranden, oavsett vilken PTO-struktur som valts.
Skapa en personalhandbok med det perfekta verktyget
Kom ihåg att en bra personalhandbok är mer än bara ett dokument fullt av policyer – det är en dynamisk resurs som kan hjälpa ditt team att navigera genom komplexiteten i moderna arbetsplatser samtidigt som det anpassar dem till ditt företags värderingar och mål.
Genom att följa dessa bästa praxis och anpassa handboken till just ditt företag kan du skapa en resurs som stärker medarbetarna och lägger grunden för ditt företags framgång.
Med ClickUp kan du skapa det perfekta systemet för att förenkla rekrytering, introduktion och medarbetarutveckling.
Använd de kostnadsfria HR-mallarna och formulären och fastställ tydliga policyer och rutiner för anställda.