Som alla projektledare vet är det både viktigt och stressande att skapa uppskattningar för ett projekt. Det är lättare att förstå och skapa uppskattningar när projektet fortskrider, men det är svårt att göra korrekta uppskattningar i de inledande faserna.
Hur tar man fram kostnadsberäkningar i ett projekts tidiga skede när det finns lite data tillgängligt?
En projektledningsteknik som kan hjälpa dig är analog uppskattning. Analog uppskattning i projektledning är en viktig uppskattningsteknik som hjälper till att skapa kostnadsuppskattningar och bedöma projektets varaktighet och resursbehov i de inledande faserna.
Låt oss titta på vad tekniken är, hur den fungerar, dess metoder och mer.
Vad är analog uppskattning i projektledning?
Analog uppskattning i projektledning är en agil teknik som använder historiska data från tidigare projekt med liknande leveranser eller uppgifter för att förutsäga ett aktuellt projekts kostnad, varaktighet och resurser. Ju mer information från tidigare projekt som finns tillgänglig, desto bättre blir förutsägelsen i en analog uppskattning.
Så här kan du använda analog uppskattning i projektledning:
- Välj ett jämförbart projekt: Välj ett tidigare projekt som liknar det nya. Om ditt nuvarande projekt till exempel handlar om marknadsundersökningar, välj ett tidigare projekt som innefattar liknande aktiviteter. Likheterna mellan det tidigare projektet och det du uppskattar avgör hur träffsäkra prognoserna blir.
- Hitta objekt som är relevanta för båda projekten: Identifiera värden, såsom kostnad, varaktighet, omfattning och specifika uppgifter, som är likartade i båda projekten för att skapa uppskattningar.
- Skriv ner likheterna: Gör en lista över liknande punkter i båda projekten för att underlätta jämförelsen.
- Välj dina uppskattningar: Jämför båda projektposterna och välj de uppskattningar du behöver för det aktuella projektet baserat på intressenternas krav, såsom budget, tidsram, omfattning, teammedlemmarnas dagliga/veckovisa arbetstimmar och nödvändiga resurser baserat på tidigare projektdata.
Analog kontra parametrisk uppskattning
Parametrisk uppskattning är en datadriven och noggrann teknik som använder aktivitetsenhetspriser och statistiska relationer mellan variabler för att exakt definiera projektkostnader, resurser och varaktighet.
Både parametriska och analoga uppskattningstekniker i projektledning använder historiska data på olika sätt. Här är några skillnader mellan analog och parametrisk uppskattning.
| Viktiga skillnader | Analog uppskattning | Parametrisk uppskattning |
| Grund för uppskattning | Skapa en generisk projektberäkning baserad på historiska data från liknande projekt. Använd detaljer som omfattning, kostnad och tid för tidigare projekt samt expertbedömningar. | Använder enhetsvisa beräkningar och statistiska analyser för att uppskatta varaktighet, pengar och projektresurser. Innebär att identifiera och använda parametrar i historisk information som korrelerar med varaktighet, kostnad eller projektresursvärden för att uppskatta aktuella projektvärden. |
| Noggrannhet och tillämplighet | Fungerar som utgångspunkt för projektberäkningar. Mindre exakt än en parametrisk beräkning och bäst för projekt med begränsad datatillgänglighet. | Ger större noggrannhet än en analog uppskattning, med hjälp av detaljerade beräkningar och statistiska samband. Bäst för väldefinierade projekt. |
| Komplexitet | En enkel och snabb teknik utan statistiska metoder | Mer komplex och tidskrävande än analog uppskattning Innebär statistiska beräkningar och justeringar |
Även om skillnaderna är tydliga nu, så här använder du parametrisk och analog uppskattning i projektledning:
- Användning av analog uppskattning: Projektledare använder ofta analog uppskattning i de inledande faserna för att ta fram grova uppskattningar. Använd denna teknik när detaljerade data inte finns tillgängliga.
- Användning av parametrisk uppskattning: Parametrisk uppskattning är en datadriven metod som kräver detaljerade beräkningar och projektutvärderingsdata. Denna teknik används främst för projekt som erbjuder detaljerad information och definierade parametrar, såsom enhetspriser för material, arbetskraft eller andra projektkomponenter.
Metoder för analog uppskattning
Analog uppskattning i projektledning är en top-down-uppskattningsteknik, vilket innebär att du får en uppskattning av hela projektet och sedan delar upp det i mindre projektdelar. Här är två metoder för analog uppskattning som du kan använda.
Parameterbaserad analog uppskattning
Denna metod uppskattar det aktuella projektets budget, omfattning och resurser med hjälp av specifika variabler eller parametrar från tidigare projekt. Kort sagt använder den kritiska projektparametrar som påverkar resultaten och KPI:er för projektledning.
Om marknadsundersökningen i ett tidigare försäljningsanalysprojekt tog 10 timmar kan du till exempel använda denna parameter för att uppskatta varaktigheten för en liknande marknadsundersökningsuppgift i det aktuella projektet. På samma sätt kan projektledare uppskatta andra parametrar för det aktuella projektet, såsom kostnad eller resurser, genom jämförelser.
Analog uppskattning baserad på livscykelanalys
Med hjälp av denna metodik tar projektledare hänsyn till en omfattande översikt över tidigare projekt livscykelstadier – från start till slutförande – för att uppskatta resurser, kostnader och tidsramar för ett nytt projekt.
Låt oss säga att du har haft ett tidigare mjukvaruutvecklingsprojekt med faserna resursinsamling, design, utveckling, testning, implementering, analys av projektmått och feedback. Med hjälp av livscykelbaserad analog uppskattning måste du analysera de specifika resurser och den tid som tilldelats varje projektfas. Denna information hjälper dig att uppskatta parametrarna för ett nytt mjukvaruutvecklingsprojekt.
Fördelar och nackdelar med analog uppskattning
Liksom andra projektledningstekniker har analog uppskattning både fördelar och nackdelar.
Fördelar
- Minimikrav på resurser och kostnader: Analog uppskattning ger snabba grundläggande uppskattningar med minimala resurser. Det är en kostnadseffektiv teknik som kräver färre processer och mindre dokumentation.
- Gradvis förbättring av uppskattningar: Analog uppskattning är lämplig för projektets tidiga skeden, men är användbar under hela projektet för att förfina dina uppskattningar.
- Detaljerad uppskattning: Analog uppskattning i projektledning hjälper dig att uppskatta tidsramen och arbetsinsatsen för enskilda uppgifter, vilket i sin tur hjälper dig att analysera helheten.
- Genomförbarhetsanalys: Tekniken hjälper projektteam att utvärdera genomförbarhet, budget och potentiell avkastning, vilket säkerställer välgrundade beslut.
Nackdelar
- Begränsad noggrannhet: Tekniken kan vara mindre noggrann på grund av begränsad projektinformation och förändringar i variabler som resurser och inflationstakt.
- Antagandebaserad: Denna teknik bygger på antaganden baserade på tidigare projektdata. Historiska data kanske dock inte representerar det aktuella projektet på ett korrekt sätt.
- Inte lämpligt för unika projekt: Om du inte har några historiska data tillgängliga är analog uppskattning inte genomförbar.
Steg-för-steg-guide till analog uppskattning
Bland de agila uppskattningsteknikerna är analog uppskattning en av de enklaste och mest användbara när man gör uppskattningar för ett projekts inledande faser. För att få ut mesta möjliga av denna teknik kan du använda ett projektledningsprogram som ClickUp.
ClickUp är en allt-i-ett-lösning för alla projektrelaterade uppgifter. Den lagrar projektinformation, låter dig ställa in arbetsflöden, spåra framsteg, tilldela uppgifter och effektivisera projektprocesser.
Så här kan du utnyttja fördelarna med en projektledningsprogramvara som ClickUp för att skapa uppskattningar för ditt nästa projekt med hjälp av analog uppskattning.
Steg 1: Ta reda på det nya projektets domän och teknikkrav
Identifiera det tidigare projektområdet (oavsett om det tillhör marknadsföring, produktutveckling, konstruktion eller ett annat område) och de tekniska resurser som krävs. Ditt nya projekt kan till exempel vara en mjukvaruutveckling eller ett produktmarknadsföringsinitiativ. När du har identifierat området förstår du vilken teknik som krävs för projektet. Detta gör det enklare att söka efter ett liknande tidigare projekt.
Steg 2: Försök hitta ett liknande tidigare projekt
Börja med att skapa en lista över tidigare projekt (till exempel tio eller fler) baserat på variabler som domän, team, projektledningsmål eller sammanhang. Gör sedan en kortlista över de projekt som du anser vara jämförbara tills du har två eller tre projekt att jämföra.
Steg 3: Jämför projekten
När listan över jämförbara projekt är klar kan du börja jämförelsen utifrån de mest relevanta variablerna. Ju mer likartade variablerna är, desto mer exakta blir dina projektberäkningar.
I listan kan du lägga till enskilda projekt som uppgifter i ClickUp. Dessutom kan du med ClickUp Custom Fields ange alla viktiga faktorer (budget, tidsplan, resurser osv.) som du vill jämföra projekt utifrån. Värden för dessa specifika variabler kan sedan tilldelas varje projektuppgift.
Förutom listvyn kan ClickUp Kanban Board hjälpa dig att se uppgifterna på ett ögonblick, gruppera dem utifrån gemensamma nämnare, prioritet eller status, sortera med hjälp av anpassade fält och filtrera uppgifter utifrån ansvariga.
Proffstips: Använd ClickUp Time Tracking för att fatta välgrundade beslut när du jämför projekt. Det ger dig tillgång till värdefull historisk data som du kan använda för att skapa mer realistiska och exakta tidsuppskattningar för dina nya projekt.
Steg 4: Ta fram kostnads- och tidsberäkningar för det planerade projektet
Kostnad och varaktighet är de två viktigaste variablerna som projektledare uppskattar först. När du har jämfört projekten får du en grov uppskattning av hur lång tid projekten tog att slutföra och de därmed förknippade kostnaderna. Uppskatta också andra variabler baserat på projektaktiviteter och intressenternas krav.
Använd ClickUps kostnadsanalysmall för att visa budgetar och spåra totala projektkostnader. Denna mall förbättrar resursfördelningen, hjälper dig att hålla dig uppdaterad med kostnadsprestanda i realtid och hjälper dig att förstå avvägningarna mellan projektets livscykelkostnad och värde.
Steg 5: Identifiera liknande aktiviteter i tidigare projekt
Hitta liknande aktiviteter i tidigare projekt för att skapa en slutgiltig uppskattning. Om det till exempel är ett produktutvecklingsprojekt, identifiera liknande aktiviteter och teman i tidigare projekt i specifika utvecklingsstadier, som design eller distribution. Skapa kostnads-, tids- och resursuppskattningar för dessa enskilda uppgifter.
Proffstips: ClickUp Brain kan skanna igenom långa produktutvecklingsdokument och sammanfatta dem åt dig på några sekunder. Dessa sammanfattade dokument hjälper dig att snabbt förstå de viktigaste aspekterna av produktutvecklingsdokumenten och gör det enklare och snabbare att hitta liknande aktiviteter i tidigare projekt.
Steg 6: Skapa de slutgiltiga uppskattningarna med hjälp av insamlade data
När dina uppskattningar är klara kan du börja med projektgenomförandet. Använd dina slutliga uppskattningar (ett enda värde eller ett intervall av värden) för att skapa ett arbetsflöde för projektgenomförandet.
ClickUps mall för arbetsfördelning kan hjälpa dig att skapa en tydlig översikt över projektets uppgifter, tidsplaner och leveranser samt att uppskatta projektets kostnader och resurser mer exakt på detaljnivå. Använd denna mall för att säkerställa att uppgifter definieras, resurser tilldelas och framsteg spåras konsekvent.
Kolla in dessa mallar för arbetsfördelningsstruktur!
När du är klar med dina uppskattningar kan ClickUp hjälpa dig att skapa en projektplan som beskriver de strategiska steg som ditt team behöver ta för att leverera projektresultaten enligt tidsplanen. Denna plan visar tydligt projektets tidsplan, omfattning, prioriteringar, förväntningar och mål för att driva projektet framåt snabbare.
Kombinera analog uppskattning med ClickUps roadmap-mall för att säkerställa en smidig och strategisk projektplanering. Denna helt anpassningsbara projektroadmap är fullspäckad med verktyg som hjälper dig att spåra projekt, strategisera och prioritera uppgifter samt samarbeta med dina interna team för att säkerställa att leveranserna sker enligt plan.
Exempel på analog uppskattning
En projektledare får i uppdrag att uppskatta kostnaden och varaktigheten för en ny marknadsföringskampanj i sociala medier. Här är detaljerna:
- Projekt: Marknadsföringskampanj i sociala medier för att marknadsföra lanseringen av en ny webbplats
- Mål: Att driva trafik till den nya webbplatsen – 18 000 besökare per månad.
- Utmaning: Eftersom projektet befinner sig i ett tidigt skede saknar projektledaren detaljerade tidsplaner och kostnadsberäkningar.
- Lösning: Projektledaren använder analog uppskattning i projektledningen för att ta fram grova uppskattningar. Här är stegen: Projektledaren listar tio liknande tidigare projekt för marknadsföringskampanjer i sociala medier. Efter att ha granskat varje projekt noggrant hittar projektledaren de mest liknande variablerna – kostnad, varaktighet, aktiviteter, omfattning, målgrupp och sociala kanaler. Med hjälp av dessa data beräknar projektledaren uppskattningar för det aktuella projektet. Eftersom de initiala uppskattningarna kanske inte är exakta kan projektledaren gradvis förfina uppskattningarna med hjälp av mer detaljerad information allteftersom projektet fortskrider.
- Projektledaren listar tio liknande tidigare projekt för marknadsföringskampanjer i sociala medier.
- Efter att ha granskat varje projekt noggrant hittar projektledaren de mest liknande variablerna – kostnad, varaktighet, aktiviteter, omfattning, målgrupp och sociala kanaler.
- Med hjälp av dessa data beräknar projektledaren uppskattningarna för det aktuella projektet. Eftersom de initiala uppskattningarna kanske inte är helt korrekta kan projektledaren gradvis förfina uppskattningarna med hjälp av mer detaljerad information allteftersom projektet fortskrider.
- Projektledaren listar tio liknande tidigare projekt för marknadsföringskampanjer på sociala medier.
- Efter att ha granskat varje projekt noggrant hittar chefen de mest liknande variablerna – kostnad, varaktighet, aktiviteter, omfattning, målgrupp och sociala kanaler.
- Med hjälp av dessa data beräknar projektledaren uppskattningar för det aktuella projektet. Eftersom de initiala uppskattningarna kanske inte är helt korrekta kan projektledaren gradvis förfina uppskattningarna med hjälp av mer detaljerad information allteftersom projektet fortskrider.
Få rätt projektberäkningar med ClickUp
Analog uppskattning i projektledning är populärt bland proffs. Varför? På grund av dess användarvänlighet, snabba resultat och färre processer.
När ett nytt projekt startar är analog uppskattning den bästa metoden för att få en grov uppskattning av projektets kostnader, resurser och varaktighet. Även om det är en grundläggande teknik kan uppskattningarna vara ganska tillförlitliga.
Med ClickUp blir den analoga uppskattningsprocessen ännu enklare. ClickUps lättanvända och anpassningsbara projektpaneler och mallar gör att du kan få dina projektuppskattningar på nolltid. Registrera dig nu gratis och prova!
Vanliga frågor (FAQ)
Vad är skillnaden mellan parametrisk och analog uppskattning?
Den främsta skillnaden mellan parametrisk och analog uppskattning i projektledning är att den parametriska uppskattningstekniken använder jämförelser och enhetsbaserade beräkningar. Parametriska uppskattningar utnyttjar statistiska samband mellan variabler för att beräkna aktuella projektkostnader eller resurser. Analoga uppskattningar använder däremot historiska data från liknande tidigare projekt för ett nytt projekt.
Vad är en analog uppskattning?
En analog uppskattningsmetod är en metod som använder information från liknande tidigare projekt för att uppskatta kostnaden och varaktigheten för ett aktuellt projekt. Den analoga uppskattningsmetoden innebär att man väljer ett tidigare projekt som liknar det nya för att skapa noggranna uppskattningar.
Vad är analogiprincipen för uppskattning?
Analogiprincipen för projektberäkning innebär att man använder parametrar från ett tidigare projekt som liknar det nya projektet för att beräkna kostnadsuppskattningar etc. Denna princip utgör grunden för analog beräkning inom projektledning, där uppskattningar genereras med hjälp av historiska data från tidigare projekt.