Försöker du välja mellan Zoom och Webex för ditt företag?
I takt med att distansarbete blir allt vanligare är videokonferensprogramvara oumbärlig för de flesta team.
Men med så många verktyg att välja mellan, var ska du börja leta efter det som passar dina behov?
Vi tycker att det är en bra början att jämföra två ledande aktörer på marknaden för videokonferenser – Zoom och Webex.
Och med hjälp av skådespelarna i serien "IT Crowd" bör du snart kunna fatta rätt beslut.
I den här artikeln jämför vi Zoom och Webex för att hjälpa dig att avgöra vilken av dessa två videokonferensappar som passar dig bäst. Vi går också igenom hur du kan använda videokonferenser för att hantera dina projekt när du arbetar på distans.
Låt oss börja!
Vad är Zoom?
Vänta... varför börjar vi med ”vad är Zoom?”
Om det finns en sak som IT-avdelningen är känd för, så är det deras noggrannhet.
Du vet hur allvarligt Jen, IT-chefen, tar det här!
(Det betyder "Jag är en nörd" för oss som inte kan tyska. )
Därför börjar vi med att förstå båda videokonferenstjänsterna innan vi börjar jämföra dem.
Men om du vill gå direkt till jämförelsesektionen, klicka bara här.
För alla andra, kom igen!
Så vad är Zoom egentligen?
Från långdistanssamtal i arbetet till gruppmöten under COVID-pandemin – Zooms användarvänliga funktioner har gjort det till ett populärt videokonferensverktyg för alla typer av användare.
Zoom grundades 2011 av den nuvarande VD:n Eric Yuan och hade i december 2019 cirka 10 miljoner användare ! Under pandemin 2021 ökade användningen explosionsartat till nya nivåer, med mer än 300 miljoner dagliga mötesdeltagare i april 2020!
Ja.
Det får vårt IT-team att fundera: ”Vad ligger bakom Zooms oöverträffade tillväxt?”
Här är några av de utmärkande funktioner som har gjort det så populärt.
A. Zoom Meetings & Chat
Zoom-appen erbjuder sina användare en bekväm plattform för videokonferenser med denna flaggskeppsfunktion för videosamtal.
I ett Zoom-samtal kan du lägga till upp till 1 000 videodeltagare och samtidigt visa upp till 49 av dem på din skärm!
Under online-mötet kan du också:
- Använd funktionen dokument- och skärmdelning för snabb samverkan.
- Aktivera "spela in" för att låta Zoom transkribera ditt videomöte live.
- Lägg till en virtuell bakgrund (du kan ha en bild från din favorit-tv-serie, till exempel IT Crowd, som bakgrund under samtalet!)
- Genomför omröstningar eller frågestunder
- Räck upp handen virtuellt
- Håll ett möte inom ett möte med funktionen ”breakout rooms” (grupprum).
Zooms HD-video- och ljudkvalitet förbättrar också din videokonferensupplevelse och hjälper dig att lära känna ditt team bättre, precis som Douglas, chefen för Reynholm Industries.
Dessutom har Zoom stärkt sina integritets- och säkerhetsfunktioner för att skydda dig mot oönskade gäster. Till exempel kan mötesvärdar säkra mötet helt med lösenord och tvåfaktorsautentisering.
B. Zoom Rooms
Zooms videokonferensfunktioner är mycket användbara när du arbetar hemifrån.
Men det är inte allt Zoom har att erbjuda!
Funktionen Zoom Rooms hjälper dig att genomföra virtuella möten när du återgår till att arbeta från kontoret.
Zoom Rooms är Zooms programvarustöd för ditt företags konferensrum.
Det är särskilt användbart när du och ditt team befinner er i företagets konferensrum och försöker ansluta till en grupp människor utanför rummet – alla samtidigt.
Men till skillnad från källaren på Reynholm Industries kontor låter Zoom Rooms dig:
- Använd befintliga konferensrumssystem som Polycom, Cisco eller Lifesize för ytterligare support.
- Anslut till andra Zoom Rooms eller Zoom-användare via deras dator- eller mobilapp.
- Dela flera skärmar under samtalet
- Delta i möten och dela filer med ett enda tryck
- Använd ett trådlöst system
- Använd interaktiva online-whiteboards som kan delas med hela teamet under samtal.
- Hantera alla Zoom Rooms från en enda instrumentpanel
Obs! Denna funktion för företag kostar 49 USD/månad per rum med en 30-dagars gratis provperiod.
Zoom är tillgängligt på:
- Mobil enhet: Android och iOS
- Skrivbord: Web, Windows och Mac
Läs vår detaljerade recension av Zoom och lär dig mer om de bästa alternativen till Zoom här.
Vad är Webex?
Om Zoom-appen är underbarnet i videokonferensvärlden, är Ciscos Webex dess farfar.
Webex grundades 1995 och köptes av Cisco 2007 för att ingå i Ciscos omfattande paket för videokonferenser och produktivitetssamarbete.
I mars 2020 uppgav Cisco-vd:n Chuck Robbins att plattformen hade registrerat 5,5 miljarder mötesminuter!
Och vi är säkra på att Jen förmodligen bidrog en hel del till den siffran!
Undrar du vad som skiljer Cisco Webex från de andra?
Här är de två viktigaste funktionerna:
A. Webex Meetings
Ciscos Webex erbjuder alla vanliga funktioner i en videokonferensapp, såsom skärmdelning, HD-ljud och -video, inspelningsfunktioner och mycket mer!
Förutom de vanliga videokonferensfunktionerna låter Cisco Webex dig också:
- Lägg till 10 000 personer per konferenssamtal och se 25 videoflöden på skärmen samtidigt.
- Välj hur många videoflöden du vill fortsätta titta på
- Använd funktionen skärmdelning för detaljerade förklaringar.
- Gå till ”Personinformation” för att läsa om en persons historia inom företaget, roll och annan offentlig information.
- Få transkriberade anteckningar från mötet via e-post
- Spela in möten med ett enda klick och hitta dem under Webex Recordings på din Webex-webbplats (du kan också lagra dem lokalt)
B. Webex-utbildning
Traditionella videokonferenser fungerar utmärkt för mindre utbildningar på avdelningsnivå, men med Cisco Webex kan du ta dina sessioner till nästa nivå.
Webex Training är avsett för seriösa utbildare och lärare som arbetar med klasser på upp till 1000 personer åt gången.
Du får en rad intuitiva funktioner, såsom:
- Valet mellan live och förinspelade on-demand-sessioner
- Automatisk betygsättning för att förenkla din testkorrigeringsprocess
- E-handelsfunktioner såsom betalningskassor för att tjäna pengar på din utbildning
- Stöd för 13 språk, bland annat spanska, franska, japanska och turkiska.
Dessutom kan utbildare dra nytta av Ciscos branschexpertis med Webex Trainings breda utbud av supportresurser.
Vem vet, kanske kan det hjälpa IT-ingenjören Moss med hans stavning någon dag!
Cisco Webex är tillgängligt på:
- Mobil enhet: Android och iOS
- Skrivbord: Web, Windows och Mac
Zoom vs. Webex: 5 skillnader som hjälper dig att avgöra vilket som är bäst för dig
Visst, Webex och Zoom erbjuder några uppenbara fördelar jämfört med alternativ som Google Meet (tidigare känt som Google Hangout) och Microsoft Teams.
Men förutom det verkar de båda ganska lika, eller hur?
Nej, de har sina skillnader!
Undrar du vad det är?
Våra IT-experter hjälper dig att upptäcka skillnaderna mellan de två och att bestämma vilket videokonferensverktyg du ska välja!
Så ta en kopp kaffe och häng med Moss och hans team!
Skillnad nr 1: Starta ett samtal
När det gäller användarvänlighet har Zoom och Cisco valt olika vägar:
A. Zoom
Vem som helst kan delta i ett Zoom-möte med en enda länk – du behöver inte skapa ett konto.
Detta är bäst för dem som vill komma i kontakt med personer i andra företag (utan att använda en gemensam samarbetsplattform) eller behöver ringa ett videosamtal i sista minuten.
B. Webex
Till skillnad från Zoom kan Webex vara krångligt när du vill hoppa in i ett snabbt möte.
För att delta i ett Webex-samtal måste du:
- Skapa ett Webex-konto
- Verifiera via e-post
- Och slutligen, logga in för att delta i ett möte.
Det kan ibland göra människor som Jen upprörda.
Skillnad nr 2: Arrangera evenemang
Onlinevideomöten är väl inte det enda användningsområdet för videokonferensprogram?
Hur blir det med grupputbildningar, lärandesessioner eller samhällsprogram som du har varit tvungen att skjuta upp på grund av nedstängningen?
Är det möjligt att avbryta alla?
Du vet väl hur IT-avdelningens gothare, Richmond, känner om det:
Lyckligtvis har både Zoom och Webex några imponerande funktioner för att arrangera evenemang:
A. Zoom
Om du vill ha ett smidigt webbinarium utan krångel, välj Zoom.
Du kan:
- Lägg till upp till 10 000 personer som tittare
- Markera upp till 100 personer av dem som paneldeltagare.
- Välj mellan ett live eller on-demand webinar
- Styr webbinariet med värdkontroller som att stänga av/sätta på ljudet för deltagare, befordra dem till paneldeltagare och mycket mer.
När evenemanget är över ger Zoom dig rapporter om evenemangets anmälda, deltagare och mer för detaljerad analys och uppföljning.
Oavsett om du håller din månatliga projektutbildning via videokonferens eller genomför din avdelnings utbildningsprogram online är Zoom Webinars det perfekta verktyget för dig.
B. Webex
Med ett Webex-webinar kan du lägga till upp till 100 000 personer och få ytterligare support som:
- Marknadsför ditt evenemang med en anpassad webbplats för registreringar, anpassade inbjudningar och automatiska påminnelser.
- En Webex-certifierad producent som erbjuder teknisk support i realtid och råd om bästa praxis.
- Ett virtuellt övningsrum där paneldeltagarna kan finslipa sina framträdanden
Om du gillar att vara värd för storslagna, uppslukande onlineupplevelser är Cisco Webex plattformen för dig!
Vi är ganska säkra på att Moss skulle ha älskat att använda Cisco Webex, eftersom han älskar att göra en storslagen entré:
Skillnad nr 3: Säkerhet
Ingen recension av videokonferensprodukter är komplett utan en detaljerad genomgång av deras säkerhetspolicyer.
A. Zoom
Zoom har visserligen haft vissa säkerhetsproblem, men har snabbt lanserat funktioner för att åtgärda dem. I början av april 2020 fryste Zoom faktiskt alla nya uppdateringar i 90 dagar för att åtgärda säkerhetsproblemen.
Det har nu flera nya säkerhetsfunktioner, såsom:
- Datakryptering (även om den ännu inte är end-to-end )
- Tvåfaktorsautentisering för dem som vill aktivera den
- Visuella varningar när någon deltagare spelar in samtalet
- Väntrum som kan tillämpas av administratörer på konto- eller samtalsnivå
- Värdkontroller för fil- eller skärmdelning och för att sätta deltagare i vänteläge
B. Webex
Webex har länge varit ett populärt val inom hälso- och sjukvårdsbranschen och finanssektorn (där integritet och säkerhet är extremt viktigt), men det har inte varit utan problem – vilket nämns på sidan ”kända problem” på deras webbplats.
Cisco arbetar dock kontinuerligt med att åtgärda dessa problem med funktioner som:
- Valfri end-to-end-kryptering för varje videokonferens
- Flexibel lösenordshantering som kan tillämpas på olika sätt av varje administratör.
- Behörigheter för värdar och administratörer att bevilja och återkalla åtkomst för alla deltagare
- Fysiskt säkra datacenter
Sammantaget erbjuder både Zoom och Cisco Webex rimliga garantier för sina användares säkerhet.
Men ingen av dem kan rädda Moss från sig själv!
(För Moss behöver du något ännu mer avancerat än Zoom Webex. )
Skillnad nr 4: Integrationer
Om du redan arbetar med ett företagsomfattande verktyg som hanterar dina arbetsflöden är det vettigt att hitta ett videokonferensverktyg som kan integreras med det.
Varför?
En integrationsfunktion i ditt videokonferensverktyg sparar ditt team besväret med att växla mellan för många fönster.
Vi vet hur utmattande det är för vår favoritgruppsledare Jen:
Både Zoom och Webex kan integreras med några vanliga samarbetsverktyg och molnlagringsplattformar som Google Drive, Google Kalender och Microsoft OneDrive.
Det finns dock även andra integrationer som är unika för varje videokonferensplattform:
A. Zoom
- ClickUp
- Marketa
- Eloqua
- Workplace by Facebook
- Salesforce
- Skype (delta i ett möte för en Skype for Business-klient)
- Microsoft Outlook
- Hipchat
- Appointlet
- Dropbox
- Panopto
B. Webex
- Slack
- Microsoft Teams
- Box
- Jira
- Trello
- Salesforce
- Sharepoint
Både Zoom och Cisco Webex erbjuder integrationsalternativ för ett brett utbud av samarbets- och produktivitetsappar. Zoom-konton täcker dock plattformar som tjänar en mångfald av affärsfunktioner, vilket gör det till det mer anpassningsbara alternativet.
Skillnad nr 5: Prissättning
Vi tvivlar inte på att Moss och Roy har tillräcklig kunskap om teknik.
Men när det gäller att göra ett köp är det Jen som bestämmer.
Här är en kort sammanfattning av de betalda abonnemangen för båda webbkonferensapparna.
Observera: Båda tjänsterna debiterar per ”värd” – den som skapar ett möte och bjuder in andra; detta ska inte förväxlas med en ”deltagare” – som endast kan delta i ett möte.
A. Zoom
Zoom-appen finns i fyra olika prisplaner:
- Basic (gratisplan): stödjer upp till 100 deltagare + obegränsad videochatt mellan två personer, men en begränsning på 40 minuter för samtal med fler än två personer.
- Pro (14,99 $/värd per månad): erbjuder alla funktioner i ”Basic-planen”, men möteslängden är begränsad till 24 timmar + rapporterings- och administratörskontrollfunktioner.
- Business (19,99 $/värd per månad): erbjuder alla funktioner i ”Pro-planen” men stöder upp till 300 deltagare + administratörspanel + vanity-URL + transkriptioner av molninspelningar
- Enterprise (19,99 $/värd per månad): inkluderar funktionerna i ”Business plan” + support för upp till 1000 deltagare + dedikerad kundansvarig och obegränsad molnlagring
B. Webex
Cisco Webex finns i fem olika paket:
- Webex gratisplan: erbjuder ett personligt mötesrum + plats för upp till 200 deltagare + obegränsade videosamtal
- Starter (13,50 $/värd per månad): inkluderar funktionerna i ”Free plan” + värd för upp till 50 deltagare + 5 GB molnlagringsutrymme + 1–9 värdlicenser
- Plus (17,95 USD/värd per månad): inkluderar funktionerna i ”Starter-planen” + upp till 100 deltagare + 1–50 värdlicenser + kundsupport dygnet runt
- Business (26,95 USD/värd per månad): erbjuder funktionerna i ”Plus-planen” + support för upp till 200 deltagare + 5–100 värdlicenser + 10 GB molnlagringsutrymme
- Enterprise (pris på begäran): erbjuder funktionerna i ”Business plan” + möjlighet att lägga till upp till 1000 deltagare + stöd för stora videomöten och evenemang online
För varje plattform kan du använda gratisversionen tillräckligt länge för att säkerställa att videokonferensens kvalitet uppfyller dina behov.
Hur du använder videokonferenser för att hantera dina projekt effektivt
Vi förstår.
Det kan vara frustrerande att arbeta på distans, och Moss och Roy kan vittna om det.
Men när du arbetar hemifrån är videosamtal det enda sättet att verkligen få kontakt med ditt team.
Men videokonferenser kan knappast uppfylla alla dina projektbehov, eller hur?
För att genomföra ditt projekt framgångsrikt behöver du också ett förstklassigt produktivitets- och projektledningsverktyg som ClickUp.
Men vad är ClickUp?
ClickUp är ett av världens ledande projektledningsverktyg som används av team från nystartade företag till teknikjättar som Google, Netflix, Webflow och Airbnb för att enkelt hantera sina projekt.
Från att planera projekt till att följa upp ditt distansarbetslags prestationer – det är det enda verktyg du behöver för projektledning!
Och vi är ganska säkra på att teknikgenierna på Reynholm Industries skulle ha älskat alla funktioner i ClickUp.
Eller hur, killar?
Så här kan du använda ClickUp och ditt videokonferensverktyg för smidig projektledning:
Steg 1: Integrera din videokonferensprogramvara med ClickUp
Kommer du ihåg hur integrationer effektiviserar dina arbetsflöden?
Om du använder Zoom för videosamtal kan du integrera det med ClickUp för att samarbeta med ditt team via din dator eller mobila enhet.
Följ bara dessa tre enkla steg för att hålla en Zoom-videokonferens från din ClickUp-plattform:
A. Aktivera Zoom ClickApp
Här är stegen för att aktivera din Zoom ClickApp:
- Öppna inställningarna för arbetsytan (du måste vara ägare eller administratör för att kunna göra detta).
- Välj ClickApps
- Hitta Zoom ClickApp och aktivera den.
- Aktivera det för alla nödvändiga utrymmen
- När du har aktiverat det kommer en Zoom-ikon att dyka upp överst på varje ClickUp-uppgift – nu kan du starta onlinevideomöten direkt (du kan också använda kommandot /zoom för att göra detta!).
B. Anslut ditt Zoom-konto i ClickUp
Följ dessa steg för att ansluta ditt Zoom-konto:
- Gå till Zoom-integrationen under avsnittet "Mina appar" i dina inställningar.
- Klicka på ”Anslut”.
- Logga in på ditt Zoom-konto
- Acceptera appförfrågan från ClickUp för att integrera den med ditt Zoom-konto.
C. Starta ett Zoom-möte i ClickUp
Här är stegen för att snabbt starta ett Zoom-möte i ClickUp:
- Öppna valfri uppgift
- Klicka på Zoom-ikonen i uppgiftsavsnittet (eller använd kommandot /zoom).
- Länka ditt Zoom-konto i popup-fönstret
- Delta i mötet direkt
Steg 2: Använd videosamtal för att planera dina projektmål
Du vet hur Douglas känner när det gäller, ja, arbete...
Med hans attityd skulle det vara svårt att driva ett välorganiserat företag.
Tack och lov är Jen en bättre chef som kan använda sitt videoverktyg för att regelbundet inleda ett projekt med ett videomöte där alla deltar.
Denna videomöte är avgörande för:
- Sätt upp mål och definiera resultat
- Utvärdera och tilldela resursbehov för varje leverans
- Beräkna och åta dig att hålla deadlines
- Fördela ansvaret mellan teammedlemmarna
Så här kan ClickUp hjälpa henne med intuitiva funktioner som:
- Mål: dela upp ditt projektmål i mindre kvantifierbara delmål så att det blir lättare för ditt team att ta itu med dem.
- Anpassade statusar: skapa anpassade uppgiftsstatusar som återspeglar dina projektbehov på ett korrekt sätt.
- Skärminspelning: använd Clip (ClickUps inbyggda skärminspelare) för att spela in din skärm och dela med ditt team för bättre förklaringar.
- Uppdragstagare: tilldela så många teammedlemmar du vill för varje uppgift
- Förfallodatum: sätt enkelt deadlines för uppgifter
Dessa funktioner är mycket praktiska för att följa det dagliga projektförloppet i Agile- eller Scrum-team.
Med ClickUp på sin sida, vad tycker Jens team om hennes organisationsförmåga?
Steg 3: Håll kontakt med ditt team genom regelbundna videosamtal
Med planen klar och deadlines fastställda kommer ditt team snart att ha fullt upp.
Nåväl, låt oss ändra "lyckligt" till "hektiskt"!
Det är lätt att tappa tidsuppfattningen när så många uppgifter fyller din att göra-lista.
Du kan bryta detta rasande tempo med ett check-in videomöte.
Det ger dig tid och utrymme för kurskorrigeringar och nödvändig kompetensutveckling.
Även om denna metod är en av grundpelarna i Agile- eller Scrum-metodiken, kan även andra team dra nytta av den.
Här är några ClickUp-funktioner som kan hjälpa dig att hålla kontakten med ditt team:
- Profiler: få reda på vad varje medlem arbetar med, deras kommande uppgifter och mycket mer
- Gantt-diagram: få en visuell översikt över ditt projekts framsteg med automatiserade Gantt-diagram
- Boxvy: visar projektuppgifter per ansvarig för att ge en översikt över teamets arbetsbelastning.
- Dashboard: få en översiktlig bild av hela ditt projekt med snygga diagram som Burnup, Burndown, Velocity och Cumulative Flow.
Steg 4: Granska ditt projekt i ett sista videosamtal
Du vet väl hur Roy och Moss älskar att (låtsas) analysera varje match, eller hur?
En projektgenomgång liknar dessa analyser efter match.
Men Moss kan inte bluffa sig ur den här situationen!
När ditt projekt är klart måste du hålla ett videomöte med ditt team för att diskutera:
- Om projekt kr aven uppfylldes på lämpligt sätt
- Vilka problem teamet stötte på under processen
- Vilka förbättringar måste göras i nästa projekt?
Sådana diskussioner hjälper dig att förbättra dina arbetsprocesser, vilket i sin tur ökar ditt teams produktivitet i framtida projekt.
Slutsats
Att välja rätt programvara för videokonferenser är numera mycket viktigt för de flesta företag.
Det finns ingen klar vinnare mellan Zoom och Webex – varje videokonferensapp är perfekt för specifika behov.
Om du är ett små- eller medelstort företag är Zoom eller något av dessa alternativ rätt val för dig.
Om du vill ha stora videokonferenser för företag bör du dock välja Cisco Webex.
Men bara för att du har rätt videokonferenslösning blir du inte en projektgeni.
Du behöver också ett dedikerat projektledningsverktyg som ClickUp!
Från att spåra dina projektmål till att ringa snabba Zoom-samtal – ClickUp kan hantera alla utmaningar du ställer det inför.
Registrera dig för ClickUp idag och håll produktiva projektledningsmöten som får ditt team att prestera:
