직감에 의존하지 않는, 100개의 진행 중인 프로젝트를 위한 용량 계획 수립

진행 중인 프로젝트가 100개라고 해서, 동일한 프로젝트 매니저나 엔지니어가 여러 플랜에 중복으로 포함되어 있는지, 일상 업무(BAU)가 팀의 시간을 많이 차지하는지, 또는 어떤 신규 요청을 우선적으로 처리해야 하는지 알 수 없습니다. 신규 업무의 수용 여부를 결정하려면, 한 플랜 기간 동안 역할별 수요를 추정하고, 총 용량에서 BAU 및 기타 기존 업무를 차감한 다음, 누군가가 시작 날짜를 약속하기 전에 이러한 상충 관계를 가시적으로 파악해야 합니다.

이 예시에서는 가상의 4주 기간, 4개 역할 그룹에 걸친 20명의 정규직 환산 인력(FTE), 그리고 두 가지 샘플 요청을 사용합니다. 모든 인력 배치 및 수요 수치는 설명을 위한 예시일 뿐입니다. 영국 정부 프로젝트 수행 지침은 자원 제약 조건 내에서 분류, 우선순위 지정, 균형 조정 및 플랜을 통해 포트폴리오 업무를 설명합니다. 이 지침은 민간 부문의 벤치마크가 아닌 정부 프로젝트 수행을 위해 작성되었습니다( 제12장: 포트폴리오 관리, 2024년 7월 29일 발행, 2026년 7월 1일 최종 수정).

핵심 요점

이 기사의 내용: 팀들의 의견 · 4주 기간 설정 · BAU와 프로젝트 용량 분리 · 백로그 요청 비교 · 상충 관계 해결 · 첫 30일 · 워크시트 복사 · 의사 결정

팀들의 의견

제공된 익명 처리된 PMO 노트에는 백로그에 새로운 요청이 지속적으로 유입되고 있는 약 100개의 진행 중인 프로젝트로 구성된 포트폴리오가 설명되어 있습니다. 또한 이 노트에는 할당 방식이 비공식적이며 팀의 지식에 기반을 두고 있다는 점과 더불어, 도입, 기업 지지, 구현 복잡성에 대한 우려 사항도 기술되어 있습니다. 이는 데모를 통해 수집된 정성적 정보일 뿐, 대표성을 지닌 설문조사 결과는 아닙니다. 아래의 포트폴리오와 수치는 가상의 것입니다.

4주 기간을 기준으로 시작하세요

유용한 1차 계획은 100개 프로젝트 전체의 모든 작업을 일일이 일정으로 잡지 않습니다. 대신 동일한 4주 기간 동안 역할별 잔여 업무량을 추정하고, 작업 단위 일정은 실행 팀에 맡깁니다. 제12장에서는 지나치게 방대한 세부 포트폴리오 간트 차트 작성을 권장하지 않으며, 포트폴리오 의사결정에 유용한 수준의 세부 정보만 유지할 것을 강조합니다( 제12장, 2024년 7월 29일 게시, 2026년 7월 1일 최종 수정).

이 예시에서 PMO는 20명의 FTE를 보유하고 있습니다: 프로젝트 관리자(PM) 4명, 비즈니스 분석가(BA) 4명, 엔지니어 8명, 그리고 품질·데이터·변경 관리 그룹을 통합한 팀 소속 직원 4명입니다. 계획 기간은 4주이며, 각 FTE는 해당 기간 동안 총 160시간을 기여합니다. 이는 시나리오 가정일 뿐, 고객이나 회사의 실제 데이터가 아닙니다.

첫 번째 워크시트 작성 단계에서는 이미 진행 중인 일, 반복적인 BAU, 그리고 아직 승인되지 않은 제안된 일을 구분합니다. 이 시나리오는 100개의 진행 중인 프로젝트와 지속적으로 유입되는 백로그를 전제로 시작됩니다.

BAU와 프로젝트 용량을 구분하십시오.

모든 역할 그룹에 대해 동일한 계산 방식을 적용하십시오:

순 프로젝트 용량 = 총 근무 시간 - BAU - 예정된 휴가 또는 교육 - 관리자 및 지원 - 예비 시간

BAU에는 프로젝트와 동일한 인력을 소모하는 반복적인 일이 포함됩니다. 프로젝트 수요와 용량을 비교하기 전에 이를 기록해 두십시오. ‘정부 프로젝트 수행(Government Project Delivery)’ 자원 관리 지침에는 공급 및 수요, 역할 및 기술 요구 사항, 실제 가용성, 롤링 예측, 일정 조정, 그리고 가정이 변경될 때의 우선순위 재조정 등이 다루어져 있습니다( 제28장: 자원 관리, 2024년 7월 29일 발행, 2026년 7월 1일 최종 수정).

2026년 9월 Planisware 가이드에 따르면, 수요를 가용 인력, 기술, 시간과 비교할 때 비프로젝트 일을 고려할 것을 권장합니다. 이는 공급업체가 작성한 지침이므로 벤치마크라기보다는 방법론 비교로 간주해야 합니다( ‘프로젝트 전반에 걸친 용량 계획 관리 방법’, 2026년 9월 21일 발행).

이 예시에서 ‘예비분’은 표준 비율이 아닌 명시적인 계획 여유분입니다. 이를 PMO가 보호하기로 합의한 버퍼로 대체하십시오. 이 추정치는 각 역할 소유자가 BAU, 휴가, 지원, 예비분을 각각 한 번씩만 계산하는 데 동의할 때만 유용합니다.

이제 순 용량을 향후 4주 동안 커밋된 프로젝트 업무량과 비교해 보십시오:

이 포트폴리오에는 총 120시간의 여유 시간이 있지만, 프로젝트 관리자들의 업무량이 용량을 20시간 초과하고 있습니다. 한 역할의 시간은 다른 역할의 시간을 자동으로 대체할 수 없습니다. House of PMO의 2026년 9월 23일자 실무자 기사는 자원 정보가 일정 및 순서 결정에 반영되어야 한다고 주장합니다. 이 기사는 통제된 결과 연구가 아닌, 업데이트된 실무자 모델과 웨비나를 바탕으로 작성되었습니다(『 PMO를 위한 자원 관리: 포트폴리오 관점을 활용하여 가장 중요한 사항을 우선순위화하기 』).

소프트웨어 카테고리에 대한 개요는 ‘자원 관리를 위한 최고의 용량 계획 도구 13선’을 참조하십시오. 이 기사는 여러 공급업체를 비교하기보다는 하나의 구체적인 사례를 중심으로 다루고 있습니다.

백로그 요청을 해당 역할 풀 옆에 배치하세요.

모든 요청에 동일한 계획 기간과 역할 범주가 적용되면 백로그를 비교할 수 있게 됩니다. 이 두 가지 샘플 요청은 가상의 사례입니다. 여기에 제시된 추정치는 초기 역할 수준 가정에 불과하며, 작업 수준 플랜은 아닙니다.

승인 전에 PMO는 각 요청의 결과, 후원자, 시기, 의존성, 추정 신뢰도 및 역할별 수요를 검토합니다. 그런 다음 리더들은 합의된 투자 기준을 적용합니다. 제12장에서는 포트폴리오 관리의 일환으로 분류, 우선순위 지정, 균형 조정 및 계획 수립에 대해 설명합니다. 순위가 매겨진 요청이라도 여전히 일정 및 자원 적합성 검증이 필요합니다. ‘House of PMO’의 실무자 기사는 모든 이니셔티브를 고정된 시작 날짜 약속으로 취급하기보다는, 자원 정보를 활용하여 시기와 순서를 결정할 것을 권장합니다.

상충 관계를 명확히 드러내세요

요청 A는 현재 작성된 플랜에 맞지 않습니다. 프로젝트 관리자들은 이미 20시간을 초과했으며, 엔지니어링 팀에는 여유 시간이 12시간밖에 남지 않았습니다. 이 예시에서 포트폴리오 보드는 우선순위가 낮은 업무 중 프로젝트 관리자 40시간분과 엔지니어링 20시간분을 다음 기간으로 이동시킵니다. 해당 업무는 취소되지 않고 일정이 재조정되며, 포트폴리오에는 여전히 100개의 진행 중인 프로젝트가 포함됩니다. 이 시나리오에서는 다음 기간이 재조정된 60시간분을 수용할 수 있다고 가정하고, 일정을 커밋하기 전에 해당 기간의 용량을 확인하십시오.

이러한 상충 관계를 고려할 때, 요청 A는 계획에 포함됩니다. 이 요청은 해당 기간 동안 남은 모든 프로젝트 관리 및 엔지니어링 용량을 소진합니다. 요청 B는 여전히 계획에 포함되지 않습니다. 이 요청을 추가하면 프로젝트 관리자의 근무 시간이 320시간에서 345시간으로, 엔지니어링의 근무 시간이 592시간에서 672시간으로 늘어납니다. PMO는 이 요청을 연기하거나, 단기 범위를 축소하거나, 승인된 용량을 확보하거나, 이사회에 다른 포트폴리오 상충 방안을 제시할 수 있습니다. 동일한 인력을 은밀하게 중복 계산해서는 안 됩니다.

이 기존 가이드에서는 더 광범위한 포트폴리오에 대한 대화를 다룹니다: ‘Enterprise 프로젝트 관리: 모든 프로젝트를 하나의 포트폴리오로 운영하는 방법’.

리더를 위한 결정 노트는 다음과 같이 간결할 수 있습니다. “우선순위가 낮은 일 중 프로젝트 관리 40시간분과 엔지니어링 20시간분을 다음 기간으로 옮긴다면, 요청 A를 이 4주 기간 내에 수용할 수 있습니다. 이 경우 프로젝트 관리나 엔지니어링 인력의 여유는 남지 않습니다. 요청 B는 다음 검토 시점이나 범위, 인력 배치, 순서 변경이 승인될 때까지 보류됩니다. ” 보드는 이 조정을 승인한 사람, 이동된 업무 항목, 결정 날짜, 그리고 예측을 다시 점검할 시기를 기록해야 합니다.

이 기존 가이드는 “프로젝트 관리를 위한 프로젝트 포트폴리오 대시보드를 구축하는 방법”과 같은 보다 광범위한 보고 관련 질문에 도움이 될 수 있습니다.

첫 30일을 실무 주기로 전환하세요

1~7일차: 진행 중인 프로젝트와 요청 사항을 파악합니다. 각 항목에 대해 소유자, 목표 결과, 현재 상태, 역할별 다음 기간 수요, 의존성, 추정 신뢰도를 기록합니다. 중복되거나 소유자가 지정되지 않은 요청의 경우, 상태를 추측하기보다는 별도로 표시해 둡니다.

8~14일차: 역할 소유자에게 총 근무 시간과 공제 시간을 확인하도록 요청하십시오. BAU, 예정된 휴가, 교육, 지원, 예비 시간을 구분하십시오. 추정치가 아직 대략적인 경우, 범위나 신뢰도 라벨을 표시해 두십시오.

15~21일차: 현재 포트폴리오와 제안된 요청 사항을 함께 검토합니다. 마감 기한이 임박한 요청을 보호하기 위해 우선순위가 낮은 작업 패키지를 이동하는 등, 현실적인 시나리오를 최소 한 가지 테스트해 봅니다. 이로 인해 제약이 있는 모든 역할에 미치는 영향을 기록합니다.

22~30일차: 의사결정 권한을 가진 관계자들에게 상충 관계 분석 결과를 보고하십시오. 승인된 순서, 보류된 항목, 가정 사항 및 다음 예측을 위한 트리거를 기록하십시오. 범위, 인력, 휴가 또는 우선순위가 변경될 경우 의사결정을 재검토하십시오.

팀에서 이미 ClickUp에서 일정 기반 업무를 계획하고 있다면, ‘작업량’ 보기를 통해 시간 경과에 따른 팀의 업무와 용량을 시각화할 수 있습니다. 시작일 또는 마감일이 지정되고 해당 그룹에 속한 작업은 캔버스에 표시되며, 작업량은 예상 노력을 나타냅니다. 가용성과 용량은 작업 공간의 근무일 및 근무 시간을 기준으로 하며, 비근무일은 0으로 처리됩니다( 자원 관리, 작업량 보기에서 작업 추가 및 관리, 작업량 보기에서 가용성 또는 용량 측정, 모두 2026년 11월 5일 확인). 이 보기는 입력된 업무를 반영할 뿐, 역할별 추정치를 검증하거나 포트폴리오 상의 절충안을 승인하지는 않습니다.

PMO는 워크시트와 팀이 이미 관리하고 있는 데이터를 바탕으로 시작할 수 있습니다. 해당 프로세스에 필요한 필드, 의사 결정 사항, 업데이트 소유자가 무엇인지 파악한 후에야 시스템을 선택하십시오. 더 폭넓은 개요를 보려면 ‘효과적인 프로젝트 관리를 위한 2026년 최고의 PMO 도구 10선’을 참조하십시오. 이 기사는 공급업체 순위가 아닌 용량 결정에 초점을 맞추고 있습니다.

워크시트를 필드별로 복사하세요.

각 역할 및 계획 기간마다 용량 행을 하나씩 사용하고, 진행 중인 프로젝트나 제안된 요청마다 수요 행을 하나씩 사용하십시오. 예시 값을 해당 조직의 추정치로 대체하십시오.

용량 필드

요청 필드

워크시트를 작성하는 사람은 각 요청 사항 옆에 추정 출처와 신뢰도를 명시해야 합니다. 신뢰도가 낮은 추정치는 임의로 지어낸 정확한 수치가 아니라, 범위나 후속 조치를 트리거해야 합니다. 포트폴리오 소유자는 결정 사항과 상충 관계를 기록해야 하며, 프로젝트 책임자는 계획이 변경될 경우 다음 기간의 수요를 업데이트해야 합니다.

팀이 반복적으로 적용할 수 있는 결정을 내리며 마무리하세요.

대규모 포트폴리오에 대한 용량 계획은 수치가 누군가가 내릴 수 있는 선택지를 제시할 때 효과적입니다. 이 예시에서 전체적인 수치는 여유가 있지만, 프로젝트 관리자 및 엔지니어링 부문은 여유가 없습니다. 다음 단계는 일정 재조정을 승인하거나 마감 기한이 임박한 요청을 조정하는 것입니다. 용량 또는 업무량 템플릿을 사용하면 워크시트의 필드를 다음 검토 단계로 이관하는 데 도움이 될 수 있지만, 이를 도입하기 전에 PMO에 필요한 역할과 의사결정 사항에 맞춰 필드를 확인해야 합니다.

템플릿을 받아보세요.

출처