우리 모두는 갑자기 나타나 하루 일과를 방해하고 방금 무슨 일이 있었는지 모두가 궁금해하는 회의를 겪어본 적이 있습니다.
Microsoft의 2022 업무 트렌드 인덱스 연례 보고서에 따르면, 평균 Teams 사용자는 다음과 같은 놀라운 경험을 한 것으로 나타났습니다 주간 회의 시간 252% 증가 2020년 대비 252% 증가했으며, 주간 회의 횟수도 153% 증가했습니다.
회의 빈도의 증가가 때때로 부담스럽게 느껴질 수도 있지만, 정기적인 체크인은 일관된 커뮤니케이션을 유지하고 팀을 조율하는 데 중요합니다.
정기 회의는 이를 달성하는 효과적인 방법입니다. 효과를 극대화하기 위해 반복 회의를 플랜하고 일정을 잡는 최고의 실행 방식을 살펴보세요.
반복 회의란 무엇인가요?
정기 회의는 매주, 매월 또는 분기별로 열리는 사전 예약된 반복적인 회의입니다. 이러한 정기적인 간격은 지속적인 커뮤니케이션을 보장하여 팀원들이 적시에 아이디어, 진행 상황 및 문제를 효과적으로 전달할 수 있도록 도와줍니다.
반복 회의의 한 예시로는 각 참가자가 현재 진행 중인 일에 대해 간략하게 업데이트하는 스탠드업 회의가 있습니다. A 성공적인 스탠드업 회의 사례 는 팀 리더에게 중요한 인사이트를 제공하고 프로젝트 완료를 위한 명확한 타임라인을 설정합니다.
🧠 재미있는 사실: 스탠드업 회의의 평균 시간은 약 15분으로, 모두가 집중할 수 있을 만큼 짧지만 팀을 조율하기에는 충분히 긴 시간입니다. 하지만 스탠드업 미팅을 더 짧게 하면 간결한 업데이트를 장려하고 지루함을 줄일 수 있어 팀 참여도를 높일 수 있습니다.
반복 회의의 중요성
반복 회의를 효과적으로 관리하면 생산성을 높이고 의사결정을 개선할 수 있습니다. 회사는 정기적인 체크인을 통해 목표를 명확히 하고 진행 중인 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다.
방법은 다음과 같습니다:
일관성 및 책임감
반복 회의는 팀이 사무실에서 일하든 원격 근무를 하든 일관된 커뮤니케이션과 책임감을 유지합니다. 이러한 회의는 본질적으로 참석자가 미리 준비하고, 업데이트를 공유하고, 적극적으로 토론에 참여해야 합니다.
진행 중 모니터링
팀원들은 장기 프로젝트와 타임라인을 쉽게 추적하여 진행 중인 작업을 검토하고, 프로젝트 진행 상황을 논의하고, 문제점을 해결할 수 있습니다. 반복되는 회의의 구조화된 특성으로 인해 리듬이 형성되어 모든 참가자가 언제 어디서 모일지 알 수 있습니다. 이는 대규모 팀이나 복잡한 프로젝트를 관리할 때 특히 유용합니다.
팀 빌딩
정기 회의는 생산성과 협업 환경을 조성하는 데 필수적인 동지애와 상호 이해의식을 키우는 데 도움이 됩니다. 팀원들이 함께 문제를 해결하고, 도움을 구하고, 마일스톤을 축하할 수 있습니다.
또한 읽기: teams를위한 10 가지 최고의 온라인 회의 도구 (무료 및 유료)
생산성 높은 반복 회의를 위한 최고의 실행 방식
반복 회의는 유익하지만 부적절하게 구성하면 문제가 발생할 수 있습니다
예를 들어, 사전 정보 없이 반복 회의를 취소하면 사람들이 회의를 기다리느라 시간을 낭비할 수 있습니다
이러한 시나리오를 방지하려면 다음과 같은 방법을 채택하는 것이 좋습니다 생산성 있는 회의를 위한 최고의 실행 방식 :
명확한 목표 설정하기
예약하는 모든 반복 회의에는 명확한 목표가 있어야 합니다. 이렇게 하면 사람들이 다음을 파악할 수 있습니다 회의 준비 방법 . 명확한 회의 목표를 설정하지 않으면 비생산적일 수 있으며, 실행 가능한 작업에 더 많은 시간을 낭비할 수 있습니다.
이는 또한 토론의 집중력을 유지하여 참가자들이 원하는 결과를 이해하고 이를 위해 일할 수 있도록 도와줍니다. 모든 사람의 아이디어를 테이블 위에 올려놓고 목표를 달성하기 위한 과정을 결정할 수 있습니다.
적절한 횟수와 기간 선택하기
microsoft의 2023년 업무 트렌드 인덱스 연례 보고서에 따르면, 비효율적 인 회의가 최고의 생산성 저하 요인으로보고되었습니다 3위는 너무 많은 회의가 차지했습니다.
이는 회의의 적절한 빈도와 기간을 선택하는 것이 중요한 이유를 강조합니다. 적절한 균형을 유지하면 불필요한 방해를 피하고 생산성을 추적할 수 있습니다.
일주일에 두 번 이상 반복되는 회의에 참여하고 싶으신가요? 예외적인 경우를 제쳐두고 실제 진행 상황 없이 매일 무엇을 논의하시나요?
회의가 너무 오래 진행되면 참가자의 참여도가 떨어지고, 회의의 목적이 흐트러지며, 시간만 낭비하게 됩니다. 따라서 매주 한두 번 반복 회의를 진행하는 경우 이상적인 회의 기간은 30~60분입니다.
💡프로 팁: 팀의 필요에 맞게 회의 빈도를 조정하세요 - 너무 자주 하면 번아웃의 위험이 있고, 너무 드물면 방향성을 잃을 수 있습니다.
아젠다 생성 및 공유
아젠다는 회의의 핵심 정보를 제공하여 참가자들이 무엇을 기대해야 하는지 알 수 있도록 도와줍니다. 회의에서 논의될 내용을 미리 알면 시간을 절약하고 바로 토론에 돌입할 수 있습니다.
향후 회의 아젠다에 어떤 정보를 포함할지, 어디에서 공유할지 고민하기 전에 그 해답을 알려드립니다!
An 이상적인 회의 아젠다 에는 회의 시간, 장소, 토론 주제 등의 정보가 포함됩니다. 이 정보를 정리하고 구성하려면 다음을 사용할 수 있습니다 ClickUp의 아젠다 템플릿 를 사용하면 모든 중요한 정보를 한 곳에서 공유할 수 있습니다.
ClickUp의 아젠다 템플릿
회의 세부 정보에는 회의 유형, 범위, 날짜, 시간, 위치(대면 회의실 또는 링크된 원격 회의 ). 이 템플릿을 사용하면 다음과 같이 할 수 있습니다:
- 진행자, 노트 필자, 참석자 등 참가자에게 구체적인 역할을 할당하여 책임 소재를 명확히 합니다
- 아젠다, 해당 실행 항목, 각 작업의 책임자를 간략하게 설명하는 테이블을 만듭니다
- 각 참석자의 진행 상황을 추적하여 제시간에 목표를 달성하고 그룹에 대한 책임감을 유지할 수 있도록 합니다
- 회의 후 세부 사항을 아젠다에 추가하세요회의 요약 (또는 녹화된 회의 링크)와 다음 회의에 대한 정보를 추가하세요.
이 아젠다를 공유하려면 공개 또는 제한된 링크를 사용하거나 PDF, HTML 또는 마크다운 형식으로 다운로드하여 메일로 보낼 수 있습니다. 파일을 Google 드라이브에 업로드하고 모든 사람의 캘린더에 예약된 회의 초대에 파일 링크를 첨부할 수도 있습니다.
이 아젠다를 내부 팀원들과 공유하면 훨씬 더 쉽게 ClickUp - 일을 위한 모든 것 앱 -프로젝트, 문서, 지식 관리를 중앙 집중화하는 앱입니다. 원하는 팀원을 문서에 직접 초대하거나 ClickUp의 작업 공간 또는 팀 공간 내에서 공유할 수 있습니다.
ClickUp의 다양한 공유 옵션으로 어떤 팀원도 회의 노트를 놓치지 않도록 하세요
참여 독려
아무도 참석하지 않는다면 회의를 주최할 필요가 없겠죠? 여러분의 역할은 회의를 플랜하고 일정을 잡는 것으로 끝나지 않습니다. 다음을 수행해야 합니다 팀 회의가 재미있고 생산적이며 참여도가 높은지 확인해야 합니다 를 사용하여 회의 중 다양한 관점을 장려하세요.
회의 일정을 잡은 후에는 회의 논의를 가시적인 성과로 전환하기 위해 후속 조치를 명확하게 정리하고 조정하세요. 하지만 우리 모두처럼 노트 필기를 싫어하는 경우에는 ClickUp의 회의록 템플릿 에 구조화된 회의 노트 만들기 .
전문가 팁: 메트릭, 프로젝트 타임라인 또는 KPI를 사용해 아젠다를 작성해 회의가 단순한 상태 업데이트가 아닌 결과 지향적인 회의가 되도록 하세요.
ClickUp의 회의록 템플릿
템플릿의 사용하기 쉬운 형식과 회의 요약을 위해 미리 작성된 페이지를 통해 주요 결과와 학습 내용을 캡처할 수 있습니다. 초보자와 숙련된 사용자 모두에게 적합한 협업 도구로, 완벽하게 사용자 지정할 수 있습니다.
또 뭐가 있나요? With ClickUp Brain , 당신은 할 수 있습니다 회의 토론을 자동으로 요약합니다 를 자동으로 요약하여 실행 가능한 작업으로 전환합니다. 그런 다음 ClickUp에서 이러한 작업을 팀원에게 할당하고 자동화된 후속 알림을 보내 진행 상황에 대한 업데이트를 받을 수 있습니다.
ClickUp Brain으로 회의 노트를 즉시 요약하세요
이렇게 하면 회의 참가자는 즉시 실행 항목에 집중하고 마감일을 커밋할 수 있습니다. 또한 팀이 관리 업무에 얽매이지 않고 가치 있는 활동에 집중할 수 있습니다.
ClickUp Brain으로 자세한 회의 아젠다 생성하기
ClickUp Brain을 사용하면 목표, 참가자, 주제와 같은 주요 세부 정보를 입력하여 회의 아젠다를 쉽게 생성할 수 있습니다. 이렇게 하면 계획 프로세스가 간소화되고 회의 시작 전에 모든 사람이 같은 페이지를 공유할 수 있습니다.
하지만 이 모든 마법을 실현하려면 올바른 도구가 필요합니다. ClickUp, Google 캘린더, Zoom, AI 기반 어시스턴트와 같은 도구는 반복되는 회의의 일정 관리, 문서화, 추적을 도와줍니다. 다음 섹션에서 이러한 도구에 대해 자세히 설명해 드리겠습니다!
ClickUp Brain은 작업 공간과 계획된 회의의 정보를 기반으로 회의 아젠다를 생성합니다
자동 작업 업데이트와 같은 ClickUp의 포괄적인 프로젝트 관리 기능을 통해 주요 프로젝트의 반복 패턴을 파악하여 팀이 일관된 커뮤니케이션과 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
🧠재미있는 사실: McKinsey는 AI 도입의 선두 주자들이 다음과 같은 효과를 보고 있다고 보고했습니다 평균 5-10%의 비용 절감 . 동시에 직원들은 더 가치 있는 작업에 집중하고 혁신을 촉진하고 있습니다. 이는 R&D 테스트 또는 코드 개발 주기를 단축하거나 팀원들의 창의성을 더 장려하는 것을 의미할 수 있습니다.
함께 읽어보기: 사후 회의 실행 방법
반복 회의를 예약하는 방법
명확한 목표를 설정하고, 적절한 회의 빈도를 선택하고, 다음과 같은 도구를 활용하세요 ClickUp 회의 , Google 캘린더 및 Zoom을 사용하면 프로젝트 진행을 촉진하고 책임감을 보장하는 생산성 있고 참여도 높은 회의를 진행할 수 있습니다.
또한 읽어보세요: 10 년 소기업 소유자를위한 2024 가지 최고의 일정 예약 앱 다양한 회의 도구에서 반복 회의 예약 ### 다양한 회의 도구에서 반복 회의 예약
달력을 중앙 집중화 할 수있는 장소를 찾고 있다면 모든 회의와 작업을 추적하세요 clickUp은 여러분에게 적합한 도구입니다. 기존 달력 앱과 통합되어 실시간으로 동기화됩니다.
Google 캘린더 이벤트, Zoom 또는 Apple 캘린더에 예약된 회의가 있는 경우, 이 모든 일정을 캘린더의 ClickUp 달력 보기 . 회의 전후에 소규모 작업을 생성하고 알림을 설정할 수도 있습니다 를 설정하여 완료할 수 있도록 하여 회의 생산성을 높이세요.
ClickUp의 중앙 집중식 달력 보기로 모든 회의를 한 곳에서 추적하고 관리하세요
같은 날에 여러 작업과 회의가 예약된 경우 올바른 슬롯으로 드래그 앤 드롭하고 우선순위를 조정하여 중요한 작업과 회의를 먼저 강조 표시할 수 있습니다. 또한 일별, 주별, 월별 보기를 통해 작업을 시각화하고 해당 기간 동안의 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
달력 앱과 ClickUp 동기화하기
ClickUp을 다른 달력 앱과 동기화하는 단계는 다음과 같습니다:
- ClickUp을 엽니다. 오른쪽 상단의 프로필 아이콘 옆에 있는 아이콘을 클릭하여 빠른 작업 메뉴로 이동합니다
ClickUp의 달력 보기로 모든 회의, 작업, 커밋을 한 곳에서 추적하세요
- 앱 센터로 이동하기
- ClickUp과 통합하려는 모든 앱을 선택합니다
가장 중요한 일을 한곳에 보관하기 위해 즐겨찾는 도구를 ClickUp과 통합하세요
- 새 창에서 연결을 클릭하면 Google 캘린더와 연결된 Google 계정의 로그인 페이지로 리디렉션됩니다
- 필요한 이용 약관에 동의하고 권한을 설정합니다. 완료됨, 허용을 클릭하면 모든 설정이 완료됩니다
ClickUp에서 모든 이벤트는 다음과 같이 식별됩니다 ClickUp 작업 . 달력을 통합한 후에는 다음을 사용할 수 있습니다 ClickUp의 회의 템플릿 을 사용하여 회의(작업)를 정리하세요.
ClickUp 회의 템플릿
이 템플릿은 모든 예약된 작업과 주제, 시간 추정치, 마감일, 우선순위를 포함한 세부 정보를 표시합니다.
ClickUp에서 반복 작업(회의) 생성하기
이제 ClickUp을 다른 달력과 통합했으니 ClickUp에서 회의를 예약하는 방법을 살펴봅시다:
- ClickUp을 열고 달력 보기로 이동하거나 작업 보기를 사용하여 새 이벤트를 만듭니다
- 오른쪽 상단의 작업 추가 버튼을 클릭하여 회의 예약을 시작합니다
- 회의 제목, 마감일, 우선순위 및 기타 세부사항을 추가합니다
- 작업을 반복 작업으로 설정하려면 왼쪽 패널에서 회의로 이동하여 반복으로 설정하려는 회의로 이동합니다. 마감일 열 아래에서 달력 아이콘을 클릭하고 왼쪽 하단의 반복 설정을 클릭합니다
ClickUp의 달력 보기에서 반복 작업 설정하기
- 이 작업을 적절한 팀원에게 할당하세요. 알림을 설정하려면 달력에서 작업으로 이동하여 작업을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 나에게 상기시키기를 클릭합니다
ClickUp에서 중요한 작업에 대한 알림을 설정하고 마감일을 놓치지 마세요
- 중앙 집중식 달력에서 작업, 프로젝트, 마감일과 함께 회의를 저장하고 보기
모든 것을 한곳에 모아두면 대규모 팀을 훨씬 쉽게 관리할 수 있습니다. 작업 진행 속도가 느린 경우, 우선순위를 편집하거나 빠른 완료를 위한 알림을 설정할 수 있습니다. 작업(회의)에 시간 추적기를 추가하고 각 회의에 소요된 시간을 추적할 수도 있습니다.
다음을 사용하여 회의 기간을 추적하세요 ClickUp의 시간 추적 기능
Google 캘린더에서 반복 회의 예약하기
Google 캘린더에 대해 들어보지 못한 사람이 있을까요? 무료이며 사용하기 쉽습니다.
를 통해 robinpowered.com Google 캘린더에서 반복 회의를 예약하는 방법을 살펴 보겠습니다:
- Google 캘린더를 열고 왼쪽 상단의 '만들기'버튼을 클릭 한 다음 드롭 다운 메뉴에서 이벤트를 선택합니다
- 회의 제목, 날짜 및 시간과 같은 회의 세부 정보를 입력합니다
- '반복하지 않음' 드롭다운 메뉴에서 반복 패턴을 선택합니다 - 매일, 매주, 매월 또는 원하는 빈도에 맞게 맞춤 설정할 수 있습니다
- 회의 참석자의 이메일 주소를 입력하여 회의 요청을 보냅니다
- 필요한 알림 또는 알림을 설정하고 저장을 클릭합니다
- 캘린더 이벤트가 생성되어 초대된 모든 참가자의 Google 캘린더에 추가됩니다
Zoom에서 반복되는 팀 회의 예약하기
다음 단계에 따라 Zoom에서 반복 회의를 예약하세요:
- Zoom 계정에 로그인합니다
- 대시보드에서 회의 예약 옵션을 클릭합니다
- 회의 제목, 설명, 시간을 입력합니다
- 반복 회의 확인란을 체크합니다
- 빈도, 종료 날짜, 회의 반복 빈도(매일, 매주 등)를 포함한 반복 설정을 선택합니다. 완료했으면 저장을 클릭합니다
- 생성된 회의 링크를 복사하거나 참가자에게 직접 회의 초대를 보냅니다
를 통해 Zoom 커뮤니티ClickUp과 Google 캘린더의 통합 및 Zoom과의 연동을 통해 회의 세부 정보를 한곳에 저장하면서 토론을 예약하고 관리할 수 있습니다. 또한 알림을 설정하여 회의 전에 참가자에게 알림을 보내 더 많은 참여를 유도할 수 있습니다.
두 앱 간의 양방향 동기화를 통해 ClickUp의 캘린더 보기에서 Google 캘린더를 보고 관리하세요
의 ClickUp Zoom 통합 는 작업 관리와 비디오 회의를 연결하여 생산성을 높일 수 있는 환상적인 방법입니다.
클릭 몇 번으로 ClickUp 작업 공간에서 바로 Zoom 회의를 시작하세요
기능을 소개합니다:
- 간편한 회의 예약: ClickUp 작업에서 바로 반복되는 Zoom 회의를 예약할 수 있어 빠르고 번거로움이 없습니다
- 최신 정보를 받아보세요: 작업과 관련된 새로운 Zoom 회의에 대한 알림을 받아 팀을 최신 상태로 유지합니다
- 즉시 회의 시작: 간단한 명령어로 ClickUp 작업 또는 채팅에서 바로 Zoom 회의를 시작하세요
- 녹화 액세스: 회의를 녹화하면 ClickUp이 녹화 및 대본에 연결하여 중요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다
이 통합은 프로젝트 관리와 커뮤니케이션 도구를 결합하여 워크플로우를 간소화하여 모든 것을 더 효율적으로 만들어줍니다!
또한 읽어보세요: 25 년 최고의 2024 가지 회의 관리 및 아젠다 소프트웨어 솔루션
ClickUp으로 정리 및 업데이트 유지
매주 할 일 목록의 각 항목을 기억한다고 주장 할 수는 없습니다 (기억한다면 거짓말입니다!)
반복되는 회의는 일관된 커뮤니케이션을 유지하고, 프로젝트 진행 상황을 추적하며, 팀 내 협업을 촉진하여 쉽게 기억하고 탭을 유지할 수 있도록 도와줍니다. 생산적인 회의는 특히 오늘날의 하이브리드 및 원격 근무 환경에서 팀을 연결해 주는 강력한 도구입니다.
ClickUp을 사용하면 반복되는 회의를 쉽게 예약하고, 모든 회의 세부 정보를 한곳에 보관하며, 작업 항목과 진행 상황을 쉽게 추적할 수 있습니다. 매일 사용하는 회의 도구와의 강력한 통합 기능으로 작업과 대화를 하나의 플랫폼으로 통합하는 데 완벽한 선택입니다. 지금 바로 ClickUp을 시작하세요!