비즈니스에서 전자 커뮤니케이션의 유형

이메일 한 통으로 백만 달러 규모의 거래가 성사되거나 여러 대륙에 흩어져 있는 팀이 어떻게 원활하게 협업하는지 궁금한 적이 있으신가요? 디지털 교환이 글로벌 상거래를 촉진하는 비즈니스의 전자 커뮤니케이션에 오신 것을 환영합니다.

비즈니스에서의 전자 커뮤니케이션은 조직 내부 또는 조직 간의 모든 디지털 정보 교환을 의미합니다. 전신의 점과 대시부터 오늘날의 AI 기반 챗봇에 이르기까지, 전자 커뮤니케이션은 비즈니스 수행 방식에 혁신을 가져왔습니다.

일대일 회의와 같은 전통적인 방식은 개인적인 접촉을 제공하는 반면, 최신 디지털 양식은 즉각적인 연결과 풍부한 데이터 교환을 제공합니다. 하지만 정보 과부하 및 사이버 보안 위험과 같은 문제도 수반합니다.

이 가이드에서는 전자 커뮤니케이션의 유형을 살펴보고, 규정 준수 문제를 해결하며, 단계별 구현 플랜을 제공합니다.

전자 커뮤니케이션의 유형

전자 커뮤니케이션에는 매우 다양한 옵션이 있으므로 각 매체의 강점을 이해하고 핵심 기능을 할당해야 합니다. 전자적 수단에 의존하는 가장 대표적인 비즈니스 커뮤니케이션 유형을 살펴보세요.

이메일: 공식적인 커뮤니케이션 및 공식 문서

전자 메일 또는 이메일은 가장 오래된 전자 커뮤니케이션 양식으로 오늘날의 직장에서 여전히 사용되고 있습니다.

Radicati 보고서에 따르면, 361.60억 개의 이메일 이 올해에만 전 세계적으로 공유될 예정입니다!

이메일은 공식적인 커뮤니케이션 수단으로 널리 사용되어 왔기 때문에 오랜 세월을 견뎌 왔습니다. 기록 보관용으로도 훌륭하며 동기 및 비동기 모드 모두에서 사용할 수 있을 만큼 유연합니다.

하지만 매일 받는 엄청난 양의 이메일은 수신함 과부하로 이어질 수 있으므로 효과적인 이메일 관리 전략을 실행하는 것이 중요합니다. 바로 이 부분에서 통합 커뮤니케이션 및 업무 관리 도구가 큰 차이를 만들 수 있습니다.

함께 읽어보기: 100 가지 전문 부재중 메시지 예시

인스턴트 메시지: 빠른 질문과 즉각적인 답변 - 공식 및 비공식적인 경우

인스턴트 메시징 플랫폼이 인기를 끌게 된 것은 비공식적인 동기식 커뮤니케이션에 대한 수요가 있었기 때문입니다. 필요한 사람들 이메일 대안 실시간 채팅 및 시간에 민감한 교환을 위해.

인스턴트 메시지는 팀원들을 빠르고 비공식적으로 연결할 수 있는 모드를 제공함으로써 직장 내 커뮤니케이션에 혁신을 가져왔습니다. 인기 있는 플랫폼은 다음과 같습니다:

• Slack: 채널 기반 조직 및 통합으로 유명합니다
• Microsoft Teams: Office 365와 통합되어 원활한 워크플로우 제공
• 왓츠앱: 국제(및 프로모션) 커뮤니케이션에 자주 사용됨

또한 읽어보기: 직장 내 커뮤니케이션을 개선하는 25가지 Slack 해킹 방법 이러한 플랫폼은 훌륭한 기능을 제공하지만, 업무와 분리되어 존재하는 경우가 많습니다. 결국, 여러 개의 플랫폼을 유지 관리하게 됩니다 직장 내 커뮤니케이션 앱 .

이런 종류의 컨텍스트 전환은 비생산적입니다 미국 심리학 협회(APA)의 연구 결과 에 따르면 잦은 작업 전환은 뇌가 작업 간 방향을 재조정하는 데 시간이 필요하기 때문에 생산성을 40%까지 떨어뜨릴 수 있다고 합니다. ClickUp 포괄적 인 프로젝트 관리 및 생산성 플랫폼 인는 다음과 같은 솔루션을 통해이 문제에 대한 해결책을 제공합니다 ClickUp 채팅 . 이 tool은 인스턴트 메시징을 작업과 직접 통합하여 토글 세금을 피할 수 있도록 도와줍니다.

ClickUp 채팅으로 이해관계자와 실시간으로 협업하여 작업을 더 빠르게 할당, 추적 및 완료할 수 있습니다

이 내부 커뮤니케이션 소프트웨어 를 통해 팀은 다음과 같이 할 수 있습니다:

• 맥락에 맞는 작업 및 프로젝트 논의 - 모든 대화가 관련 작업에 자동으로 연결됩니다
• 플랫폼을 전환하지 않고 파일 및 업데이트 공유
• 주제 또는 프로젝트별로 대화를 정리하여 쉽게 참조할 수 있습니다
• 클릭 한 번으로 메시지를 즉시 작업으로 전환하세요
• 채팅 스레드에서 즉시 AI 요약을 받아 수백 개의 메시지를 읽지 않고도 빠르게 따라잡을 수 있습니다

대화를 내 일과 연결시켜주는 ClickUp 채팅은 잘못된 의사소통을 줄이고 생산성을 높여주어 전자 커뮤니케이션 무기고의 귀중한 도구가 됩니다.

사용 방법은 다음과 같습니다 로사나 헝그리아 , 프로젝트 관리자는 이러한 이점을 직접 경험했습니다:

ClickUp은 이메일, 채팅, WhatsApp 등 여러 채널에 흩어져 있던 모든 커뮤니케이션을 한곳으로 통합했습니다. 따라서 필요한 정보를 어디에서 찾을 수 있는지 알 수 있습니다.

로사나 헝그리아, 프로젝트 관리자

소셜 미디어: 비즈니스와 고객 간의 격차를 해소하기 위해

전자 통신 네트워크가 현재의 트렌드를 반영하여 확장됨에 따라 소셜 미디어 플랫폼은 비즈니스를 위한 강력한 네트워킹 및 마케팅 도구로서 두 가지 역할을 수행하는 필수 구성 요소가 되었습니다.

• 8억 명 이상의 회원을 보유한 링크드인은 전문가들이 서로 소통하고, 업계 뉴스와 인플루언서를 팔로우하고, 일자리를 검색 및 지원하고, 인맥 관계를 구축하고, 헤드헌팅 등을 할 수 있는 훌륭한 플랫폼입니다
• 그 외 X(구 Twitter), Instagram, 및 Facebook과 같은 앱은 브랜드가 고객과 연락을 유지하고 잠재 고객을 대상으로 마케팅하며 긍정적인 브랜드 이미지를 유지하는 데 사용됩니다

이러한 앱의 수신함은 사람들이 선호하는 것과 동일한 저비용의 즉각적인 솔루션을 제공합니다. 고객 지원과 브랜드 이미지 개선이 목표라면 소셜 미디어를 활용해야 합니다.

사실, 마케터의 87% 에서 설문조사 HubSpot의 소셜 미디어 보고서 는 소비자들이 검색 엔진보다 소셜 미디어에서 브랜드를 더 자주 찾을 것이라고 믿습니다!

하지만 여러 소셜 미디어 계정을 관리하는 것은 쉽지 않을 수 있습니다. 소셜 미디어 전략을 전체 프로젝트 관리와 통합하면 이 프로세스를 개선하고 모든 플랫폼에서 일관된 메시지를 전달할 수 있습니다.

비디오 커뮤니케이션 플랫폼: 실시간 동기화용

비디오 플랫폼은 특히 원격 근무가 증가함에 따라 필수 불가결한 요소가 되었습니다.

어디에나 있는 몇 가지 플랫폼이 있습니다:

• Zoom: 안정성과 사용 편의성으로 유명한 비디오 회의 소프트웨어
• Skype: 영상 통화의 선구자로, 여전히 국제 커뮤니케이션에 널리 사용되고 있습니다
• Google Meet: 이것은 Google 작업 공간의 일부를 형성하는 간단하고 널리 사용되는 화상 회의 도구입니다

이러한 도구는 실시간 회의에 적합하지만, 분산된 팀의 비동기식 커뮤니케이션 문제를 항상 해결하지는 못합니다.

비동기적인 측면에서 Loom은 화면 녹화 공유를 대중화했습니다 ClickUp Clip .

ClickUp Clips는 말로 설명하기에 충분하지 않은 상황을 위해 고안된 기능입니다. ClickUp Clips를 사용하려면 ClickUp에서 대화를 열고 비디오 아이콘을 사용하여 화면을 빠르게 녹화(물론 음성도 포함!)하여 수신자에게 바로 전송하세요. 피드백을 공유하고, 버그를 강조하고, 튜토리얼을 만들고, 데모를 전송할 수 있는 가장 쉬운 방법입니다.

ClickUp 클립을 사용하여 탭 전환 없이 오디오가 포함된 화면 녹화를 즉시 생성하고 이해관계자와 공유할 수 있습니다

이 기능을 통해 팀원들은 다음을 수행할 수 있습니다:

• 복잡한 아이디어를 설명하기 위한 짧은 비디오 메시지 녹화
• 프로젝트에 대한 시각적 피드백 제공자
• 빠른 튜토리얼 또는 워크스루 생성
• 긴 회의의 필요성을 줄여 전반적인 생산성 향상

ClickUp Clip의 가장 큰 장점은 다음과 같은 질문을 할 수 있다는 것입니다 ClickUp Brain 의 다목적 AI 어시스턴트인 ClickUp AI를 사용하여 비디오를 전사하고 지식 베이스를 위해 분석합니다.

Loom과 달리 Clip을 위해 별도의 앱을 관리할 필요가 없습니다. 모든 화면 녹화 및 이와 관련된 작업은 ClickUp 안에 포함되어 있어 기본 솔루션으로 사용할 수 있습니다.

여러 가지 전자 커뮤니케이션 모드를 사용하면 생산성과 효율성이 높아지지만, 몇 가지 함정이 있을 수 있습니다. 이러한 도구에 지나치게 의존하면 주의가 산만해지고 대면 커뮤니케이션과 관계가 손상될 수 있으며, 상황 전환에 따른 비용이 많이 들고, 보안 및 규정 준수 위험에 주의를 기울여야 합니다.

전자 커뮤니케이션 위험 및 규정 준수

전자 커뮤니케이션 채널은 수많은 이점에도 불구하고 비즈니스에서 반드시 해결해야 하는 잠재적 위험을 수반합니다:

• 사이버 보안 위협: 이메일 피싱, 멀웨어 및 데이터 유출
• 프라이버시 문제: 기밀 정보의 보안 유지 보장
• 법률 및 규정 준수: GDPR과 같은 데이터 보호 법률 준수

전 넷스케이프 CTO 에릭 한이 설립한 Proofpoint는 이러한 위험을 완화하는 데 중요한 역할을 합니다. 선도적인 사이버 보안 기업으로서 Proofpoint는 다음과 같은 솔루션을 제공합니다:

• 이메일 기반 위협으로부터 보호
• 데이터 보호 규정 준수 보장
• 사이버 보안 최고의 실행 방식에 대한 직원 교육 제공

Proofpoint는 또한 다음을 모니터링합니다 비즈니스 커뮤니케이션 앱 는 강력한 데이터 시각화를 통해 법무 팀을 지원하고 데이터 캡처 스트림에 대한 가시성을 제공하여 규정 준수를 간소화합니다.

비즈니스에서 전자 커뮤니케이션의 무결성을 유지하려면 강력한 보안 조치를 구현하고 잠재적인 취약성에 대한 정보를 지속적으로 파악하는 것이 중요합니다. 그렇기 때문에 보안과 규정 준수를 우선시하는 커뮤니케이션 도구를 선택하는 것이 중요합니다.

비즈니스에서의 전자 커뮤니케이션 개선 ## 개선하기

Project.co의 커뮤니케이션 통계 2024에 따르면, 직원의 70% 커뮤니케이션 문제로 인해 업무 시간을 낭비한다고 느낍니다. 하지만 모든 것이 어둡고 암울한 것만은 아닙니다.

직장에서의 전자적 커뮤니케이션 시스템을 개선하기 위한 사전 조치를 취할 수 있습니다. Proofpoint와 같은 도구는 보안 문제를 해결하지만, 최고의 실행 방식을 구현하면 팀의 커뮤니케이션 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.

다음은 비즈니스에서 전자 커뮤니케이션을 최적화하기 위한 몇 가지 전략입니다:

명확한 커뮤니케이션 정책을 구현하세요

• 응답 시간에 대한 기대치 설정
• 다양한 커뮤니케이션 채널의 적절한 사용 정의
• 민감한 정보 공유에 대한 가이드라인 수립

비즈니스 커뮤니케이션에서 정중하고 간결한 태도 유지

• 요점을 빠르게 파악하여 수신자의 시간을 존중하세요
• 비공식 채널에서도 전문적인 어조 유지

메시지에 적합한 커뮤니케이션 채널을 선택하세요

• 공식적인 커뮤니케이션이나 문서가 필요한 경우 이메일 사용
• 빠른 질문이나 업데이트가 필요한 경우 인스턴트 메시징을 선택하세요
• 복잡한 토론이나 팀 회의에는 영상 통화를 활용하세요

제목을 간결하고 설명적으로 작성하세요

• 수신자가 메시지의 콘텐츠를 빠르게 이해할 수 있도록 지원
• 이메일 검색 및 정리 기능 향상

디지털 커뮤니케이션을 정기적으로 정리하고 정리하세요

• 오래된 이메일 및 메시지 보관
• 폴더 또는 태그를 사용해 중요한 정보를 분류하세요
• 불필요한 메일링 리스트에서 수신 거부하기

보안 조치 강화하기

• 커뮤니케이션 앱에 14자의 강력한 영숫자 및 고유 비밀번호를 의무화하고 주기적으로 변경합니다
• 무차별 암호 대입 공격을 방지하기 위해 가능한 경우 강력한 암호화를 사용하세요
• 다단계 인증 및 VPN으로 액세스 제어를 강화하여 개선합니다하이브리드 커뮤니케이션* 다운타임을 완화하고 중요한 데이터를 보호하기 위한 인시던트 대응 플랜 실행

이러한 관행을 따르면 비즈니스는 전자 커뮤니케이션의 효율성과 보안을 강화하여 생산성이 향상되고 보호되는 업무 환경을 조성할 수 있습니다.

팀을 위한 전자 커뮤니케이션 플랜을 만드는 방법

이제 위의 팁을 통합하여 탄탄한 커뮤니케이션 플랜을 단계별로 구현하는 방법을 살펴보세요.

1. 기존 커뮤니케이션 플랜 검토하기

새로운 전자 커뮤니케이션 방법을 만들기 전에 회사에 이미 커뮤니케이션 플랜이 마련되어 있는지 확인하세요. 있다면 이전에 효과가 있었던 부분과 개선할 수 있는 부분을 강조하세요.

SWOT 및 PEST 분석을 실행하여 보다 명확한 상황을 파악하세요. 회사의 현 위치를 파악하면 새로운 전략을 개선하거나 실행하기가 더 쉬워집니다.

The ClickUp의 커뮤니케이션 플랜 템플릿 는 커뮤니케이션 전략을 저장하는 올인원 템플릿입니다.

프로젝트 세부 사항과 목표부터 이해관계자, 도구, 평가에 이르기까지 이상적인 커뮤니케이션의 모습에 대한 일관된 아이디어를 개발하는 데 참고할 수 있습니다.

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ClickUp 커뮤니케이션 플랜 템플릿

이 템플릿이 도움이 될 수 있습니다:

• 커뮤니케이션 전략 정리
• 커뮤니케이션별 목표와 진행 상황 추적하기
• 모든 팀원이 같은 페이지에 있는지 확인하기

이 템플릿은 커뮤니케이션 플랜을 개발하고 실행하기 위한 구조화된 프레임워크를 제공하여 모든 팀원이 팀의 커뮤니케이션 전략에 대해 쉽게 의견을 조율할 수 있도록 도와줍니다.

2. 목표와 규범 정의하기

이제 흥미로운 부분입니다. 커뮤니케이션 전략의 두 가지 핵심 요소인 달성해야 할 목표와 게임의 규칙이 있습니다.

위에서 설명한 것처럼 비즈니스 목표에 의미 있는 채널을 선택해야 합니다. 다음으로, 외부 파트너가 무엇을 기대할 수 있는지 알 수 있도록 규범을 체계화해야 합니다.

예를 들어, KPI 중 하나가 클라이언트 커뮤니케이션 개선이라면 이메일 전달성, 이메일 추적, 회의 전후 브리핑 및 메시지 프로토콜에 대해 작업해야 합니다.

프로젝트에 대해 얼마나 많은 정보를 공유할지, 클라이언트가 언제 업데이트를 기대해야 하는지, 결과물의 모양은 어떠해야 하는지 결정하세요. 세부 사항으로 이동하여 템플릿을 만들어 모든 것을 간소화하세요. 또는 다음 중 하나를 사용할 수 있습니다 ClickUp의 커뮤니케이션 플랜 템플릿 를 참조하세요.

3. 기대치 설명하기

내부적으로 팀 매니저가 팀원들에게 기대하는 바가 무엇인지 알면 일이 더 원활하게 진행됩니다. 그리고 이를 자세히 설명하는 것은 여러분의 몫입니다.

관리자의 관리 스타일, 일할 때 좋아하는 것과 싫어하는 것, 선호하는 커뮤니케이션 방식, 팀의 기대치를 설명하는 한 페이지 분량의 문서를 공유하세요. 이렇게 하면 직원들이 여러분을 더 잘 이해하는 데 도움이 됩니다.

그리고 나와 함께 일하기 [관리자] 템플릿 by ClickUp 는 시작하기에 좋은 곳입니다. 페이지를 편집하여 더 많은 정보를 추가하고, 더 맞춤 설정하고, 관계와 참조를 포함시켜 명확하게 설명할 수 있습니다.

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이 템플릿을 사용하면 다음과 같이 할 수 있습니다:

• 리더십 스타일, 의사결정 프로세스, 선호하는 피드백 제공/수신 방법 정의하기
• 관리자-직원 관계의 투명성 향상
• 팀 커뮤니케이션 및 성과에 대한 명확한 기대치 설정
• 팀원의 성장 및 개발 지원에 대한 접근 방식 명확히 하기

이를 통해 이해관계자 간의 갈등을 줄이고 잘못된 의사소통을 방지하여 다음 단계로 넘어갈 수 있습니다.

4. 역할과 책임 설명하기

커뮤니케이션은 협업의 근간이므로 직원들에게 팀원 및 관리자와 유사한 원매니저를 공유하도록 요청할 수 있습니다. 여기에는 업무 스타일, 선호하는 커뮤니케이션 채널, 일정 등 관련 정보가 포함되어야 합니다.

관리자는 이 데이터를 바탕으로 가장 능숙하게 업무를 처리할 수 있는 사람에게 작업을 할당하고 그에 따라 계획을 세울 수 있습니다. 이렇게 하면 신뢰를 구축하면서 능력을 최대한 활용할 수 있습니다.

직원들은 생산성을 향상시킬 수 있습니다 나와 함께 일하기 [개인] 템플릿 by ClickUp . 완전히 사용자 정의할 수 있습니다 ClickUp 문서 를 편집하고 관련 데이터를 포함하도록 확장할 수 있습니다.

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이 템플릿을 사용할 수 있습니다:

• 업무 선호도, 커뮤니케이션 스타일 및 피드백 방법에 대한 섹션을 맞춤형으로 설정하세요
• 자기 인식을 촉진하고 팀원들이 자신의 일 습관을 되돌아볼 수 있도록 도움
• 팀원 간의 이해를 촉진하여 잘못된 커뮤니케이션을 줄입니다
• 팀 전체에서 개인별 업무 전략을 쉽게 공유할 수 있습니다

이 문서는 다음에 연결할 수 있습니다 ClickUp 작업 를 클릭하면 작업 공간 내에서 가시성이 향상됩니다.

5. 백업 옵션 설정하기

지식 공백이 생기면 어떻게 될까요? 또는 핵심 팀원이 긴급 상황으로 인해 자리를 비울 수 없는 경우? 프로젝트 관리자는 업무 중단에 대비해야 합니다.

특별한 주의가 필요한 작업에 대한 에스컬레이션 매트릭스를 만들고 모든 이해관계자에게 이 매트릭스를 설명하세요. 또한 일을 원활하게 계속할 수 있도록 백업 커뮤니케이션 채널을 자세히 설명해야 합니다. 이렇게 정리해 두면 일이 난관에 부딪혀도 직원들이 당황할 가능성이 줄어듭니다.

축하합니다! 커뮤니케이션 장애를 예방하고 직장에서 모든 전자 커뮤니케이션 모드를 최대한 활용하는 데 성공하셨습니다!

전자 커뮤니케이션 강화하기

전자 커뮤니케이션은 비교할 수 없는 속도와 유연성을 제공하면서 비즈니스에 혁신을 가져왔습니다. 하지만 사이버 보안 위험, 정보 과부하, 명확한 정책의 필요성 등의 과제를 안고 있습니다.

비즈니스가 성공하려면 적절한 전자 미디어 채널을 선택하고, 강력한 보안을 구현하고, 최고의 실행 방식을 확립해야 합니다. 여러 도구를 관리하는 것은 부담스러울 수 있지만 해결책은 존재합니다.

ClickUp은 다양한 커뮤니케이션 채널을 하나의 플랫폼으로 통합하여 상황에 맞는 텍스트 메시지를 위한 ClickUp 채팅과 비동기식 비디오 커뮤니케이션을 위한 ClickUp Clip과 같은 기능을 제공합니다.

워크플로우를 간소화하고, 협업을 강화하며, 보안을 유지하여 앞서 언급한 많은 문제를 해결합니다.

팀의 커뮤니케이션과 생산성을 강화할 준비가 되셨나요? 오늘 ClickUp에 가입하세요 에 가입하고 원활하고 통합된 비즈니스 커뮤니케이션에 편리하게 액세스하세요.