직원 오프보딩 프로세스를 만드는 방법(+ 체크리스트)

제품 회사의 선임 소프트웨어 개발자인 Anne은 5년 만에 직장을 그만두기로 결정했습니다. 공식적인 오프보딩 절차 없이 퇴사 후에도 회사의 중요한 시스템에 계속 액세스할 수 있습니다.

몇 주 후, 민감한 클라이언트 데이터가 위험에 처했지만 사고인지 보안 공백인지 아무도 알지 못합니다. 누가 그녀의 책임을 이어받을지 불분명하고 팀은 혼란스러워하며 중요한 마감 기한이 위험에 처해 있습니다. 적절한 지식 이전 및 인수인계 프로세스가 없으면 후임자는 업무에 적응하는 데 어려움을 겪습니다.

이런 일은 생각보다 자주 발생합니다. 71%의 기업이 공식적인 오프보딩 프로세스가 없습니다. 오프보딩 프로세스가 없으면 보안 문제, 팀 혼란, 회사 평판 손상의 위험이 있습니다.

이 문서에서는 직원 오프보딩의 개요, 오프보딩 체크리스트의 중요성, 프로세스를 효과적으로 구현하는 방법에 대해 살펴봅니다.

직원 오프보딩의 이해

직원 오프보딩은 퇴사, 해고 또는 퇴직을 통해 회사에서 퇴사하는 직원을 관리하는 공식적인 프로세스입니다. 온보딩이 직원이 회사에 동화되도록 돕는 데 중점을 둔다면, 오프보딩은 원활하고 정중한 퇴사를 보장합니다.

성공적인 오프보딩 프로세스는 여러 가지 이유로 중요합니다:

• 회사의 이자 보호: 오프보딩을 통해 회사 자산을 복구하고 민감한 정보를 안전하게 유지할 수 있습니다
• 비즈니스 연속성: 적절한 오프보딩은 지식 이전을 용이하게 하여 중요한 작업이 중단되지 않도록 합니다
• 직원 경험: 퇴사 단계에서도 정중하고 전문적인 오프보딩 경험을 통해 조직의 평판을 높이고 전 직원에게 지속적인 긍정적인 인상을 남길 수 있습니다

온보딩과 오프보딩의 차이점 ### 온보딩과 오프보딩의 차이점

온보딩과 오프보딩은 모두 필수적인 부분입니다 직원 여정 지도 와 비슷하지만 완전히 다른 목적으로 사용됩니다:

• 온보딩은 신입 사원이 자신의 역할과 회사 문화에 적응할 수 있도록 돕는 것으로, 종종 효과적인온보딩 소프트웨어* 반면, 오프보딩은 직원을 원활하게 회사 밖으로 전환하고 비즈니스 연속성을 보장하며 자산을 보호하는 데 중점을 둡니다

이 둘의 차이점은 다음과 같습니다:

인적 자원 관리 시스템인 [HRMS]는 온보딩과 오프보딩에 매우 중요합니다. HRMS 도구는 작업을 추적하고, 서류 작업을 자동화하고, 액세스 권한을 관리하여 프로세스를 간소화하고 인적 오류를 줄여줍니다.

다음과 같은 방법으로 온보딩과 오프보딩 프로세스의 효율성과 효과를 개선합니다:

• 관리 작업의 자동화 수행
• 커뮤니케이션 및 문서화 간소화
• 교육 및 성과 추적
• 자산 수익률 및 최종 정산 관리
• 피드백 수집 및 규정 준수 보장

적절한 직원 오프보딩을 위한 가이드

직원이 자의든 타의든 조직을 떠날 때 오프보딩 프로세스는 작별 이메일을 보내는 것 이상의 중요한 전환의 요소가 됩니다.

그렇다면 어떻게 직원을 올바르게 오프보딩할 수 있을까요? 그리고 올바르게 완료됨을 보장하기 위해 어떤 단계를 거쳐야 할까요?

ClickUp의 올인원 HR 관리 플랫폼으로 직원 오프보딩 간소화 ClickUp 은 종합적인 프로젝트 관리 도구로, 다음과 같은 기능을 겸비하고 있습니다 인재 관리 소프트웨어 . 직원 오프보딩 프로세스의 모든 측면을 간소화하고 자동화하는 데 도움이 됩니다.

이를 염두에 두고 원활한 전환을 위한 단계별 가이드를 살펴보겠습니다.

1. 퇴사에 대한 커뮤니케이션

직원의 퇴사는 가능한 한 빨리 알리는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 팀에 정보를 제공하고 불필요한 소문을 피할 수 있습니다. 퇴사하는 직원과 언제, 어떻게 소식을 공유할지 합의해야 합니다.

관리자는 팀, 부서, 인사팀에 신속하게 알려야 합니다. 원활한 이직과 긍정적인 분위기 유지를 위해서는 개방적이고 솔직한 소통이 핵심입니다 최고의 인재 유지 . 또한 모든 사람이 예상되는 사항과 업무량이 어떻게 변화할지 알 수 있도록 도와줍니다.

작업을 더 쉽게 하려면 표준을 만들 수 있습니다 회사 정책 템플릿 . 이렇게 하면 커뮤니케이션의 일관성을 유지하고 향후 출발을 훨씬 더 원활하게 할 수 있습니다.

2. 지식 이전 촉진

직원이 퇴사할 때 진행 중인 프로젝트나 프로세스에 차질이 생기지 않도록 그들의 전문 지식과 인사이트를 확보하는 것은 필수적입니다. 미국 생산성 및 품질 센터의 연구에 따르면 다음과 같은 사실이 밝혀졌습니다 효과적인 지식 이전 관행을 가진 기업은 30% 더 많이 유지합니다 더 많은 지식을 보유하고 있습니다.

지식 이전 프로세스를 구현하는 방법은 다음과 같습니다:

• 퇴사하는 직원이 처리하는 주요 작업과 책임을 파악합니다
• 그들과 협력하여 절차, 주요 연락처 및 기타 중요한 세부 사항을 문서화합니다
• 후임자가 이러한 정보를 정리하고 액세스할 수 있도록 합니다
• 퇴사하는 직원이 후임자를 교육하거나 책임을 인계할 수 있는 전환 기간을 설정합니다

이렇게 하면 후임자가 업무에 바로 적응하고 생산성을 유지할 수 있습니다.

다음을 사용할 수 있습니다 ClickUp Brain 는 AI 글쓰기 도구인 종합적인 직원 핸드북 필수 정보와 리소스를 담고 있습니다.

몇 번의 클릭만으로 직원 핸드북을 작성하고 카피를 다듬을 수 있도록 ClickUp Brain에 맡겨보세요

다음은 지식 전달을 간소화하는 데 사용할 수 있는 세 가지 AI 기반 구성 요소입니다:

• AI Knowledge Manager: 퇴사하는 직원의 책임과 진행 중인 프로젝트를 포함하여 퇴사하는 직원에 대한 즉각적이고 정확한 답변을 받아 중요한 정보가 손실되지 않도록 보장합니다
• AI 프로젝트 관리자: 진행 상황 업데이트 및 상태 보고와 같은 오프보딩 작업을 자동화하여 수작업을 줄이고 모든 활동을 효율적으로 처리할 수 있습니다
• AI Writer for Work : 이 문서 작성 도우미를 사용하여 오프보딩 문서와 커뮤니케이션을 개선하여 명확성과 전문성을 보장합니다

3. 회사 자산 및 시스템 액세스 복구 및 업데이트

사실 확인: A 옴니차 설문조사 에 따르면 27%의 조직이 불완전한 오프보딩으로 인해 기술 자산의 10%를 초과하는 손실을 경험한 것으로 나타났습니다.

이러한 회사 자산의 손실을 방지하려면 퇴사하는 직원에게 마지막 날에 모든 회사 장비를 반납하도록 요청하는 것이 중요합니다. 여기에는 배지나 목걸이, 신용카드, 유니폼, 휴대폰, 노트북, 회사 차량 등이 포함됩니다.

4. 퇴사 인터뷰

퇴사 인터뷰는 퇴사하는 직원으로부터 업무 경험에 대한 인사이트를 수집할 수 있는 기회로, 직원 유지율을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.

다음은 몇 가지 사려 깊은 출구 인터뷰 질문 회의 중에 고려해야 할 몇 가지 질문이 있습니다:

• 퇴사를 결심하게 된 계기는 무엇인가요?
• 우리 직장에 어떤 개선점을 제안하고 싶으신가요?
• 귀하가 계속 근무하도록 장려하기 위해 우리가 다르게 완료될 수 있었던 것은 무엇인가요?
• 관리자와의 관계를 어떻게 설명하시겠습니까?
• 후임자를 찾을 때 우선적으로 고려해야 할 자질은 무엇인가요?
• 조직 문화를 개선하기 위해 현재 우리가 놓치고 있는 것은 무엇인가요?
• 네트워크에 있는 다른 사람에게 저희 회사를 추천하시겠습니까?

직원이 퇴사하는 이유를 이해함으로써 회사는 비슷한 이유로 다른 직원이 퇴사하는 것을 방지하기 위한 조치를 취할 수 있습니다.

다음을 사용할 수 있습니다 ClickUp 양식 를 사용하여 출구 인터뷰에서 중요한 데이터를 수집할 수 있습니다. 조건부 논리를 사용하여 주어진 응답에 따라 질문을 동적으로 조정할 수 있습니다. 이제 설문조사를 더 간단하게 작성하고 관련 정보를 더 효과적으로 수집할 수 있습니다.

ClickUp 양식을 사용하여 퇴사 인터뷰로부터 구조화된 피드백 수집

이러한 양식을 사용하면 직원의 입력을 구조화되고 실행 가능한 인사이트로 전환하여 추세를 분석하고 보완할 수 있습니다.

함께 읽어보기: HR 팀을위한 10 가지 무료 출구 인터뷰 템플릿 및 질문

5. 최종 급여 지급 절차

급여는 종종 오프보딩에서 가장 민감한 부분 중 하나입니다. 최종 급여 프로세스는 법적 및 재정적 의무 외에도 급여 및 비즈니스 운영에도 큰 영향을 미칩니다.

다음은 모든 기본 사항을 충족할 수 있는 체크리스트입니다:

• 최종 급여 계산: 최종 급여, 미사용 휴가 일수, 미지급 보너스 또는 커미션을 포함합니다
• 비용 상환 : 비즈니스 비용에 대한 모든 미지급 상환이 처리되었는지 확인합니다
• 급여 시스템 업데이트 : 직원의 퇴사를 반영하여 급여 기록을 조정하고 모든 추가 결제가 중지되도록 합니다
• 혜택 확인 : 건강 보험 및 퇴직 기여금과 같은 혜택 상태를 확인하고 변경 사항을 직원에게 알립니다
• 모든 것 문서화: 규정 준수 및 향후 참조를 위해 최종 급여 프로세스와 관련된 모든 트랜잭션 및 커뮤니케이션에 대한 자세한 기록 보관

6. 퇴직금 패키지 및 복리후생

퇴직금 패키지는 특히 정리해고의 경우 오프보딩 프로세스의 일부인 경우가 많습니다. 공정하고 경쟁력 있는 퇴직금 패키지를 제공하는 것은 퇴사하는 직원의 이익을 보호하고 긍정적인 고용주 브랜드를 유지하는 데 필수적입니다.

잘 구성된 퇴직 패키지는 직원에 대한 공감과 커밋을 보여줌으로써 어려운 상황에서도 평판을 높이고 호의를 유지할 수 있습니다.

관련 내용: 도 읽어보세요 신입 사원 온 보딩 체크리스트 작성 방법

7. 기밀 유지 계약

퇴사하는 직원은 회사의 기밀 정보를 보호하기 위해 오프보딩 과정에서 기밀유지계약서[NDA]에 서명하는 경우가 많습니다. 이 법적 프레임워크는 어떤 정보가 기밀인지와 퇴사 직원의 의무에 관한 명확한 기대치를 설정하여 기밀 위반 시 법적으로 처리할 수 있도록 보장합니다.

또한 NDA는 직원이 퇴사한 후에도 회사의 독점 정보 보호 능력에 대한 신뢰를 유지하는 데 도움이 됩니다.

사용 가능 ClickUp 문서 라는 문서 관리 시스템을 사용하여 이러한 문서를 저장하고 관리하여 직원이 퇴사하기 전에 모든 NDA에 서명하도록 합니다.

8. 기술 리소스로부터의 이탈

직원이 더 이상 프로젝트 관리 도구나 내부 커뮤니케이션 플랫폼과 같은 회사 기술 리소스에 액세스할 수 없도록 해야 합니다.

그 이유는 다음과 같습니다:

• 보안: 기술 리소스에 대한 액세스 권한을 취소하면 회사의 민감한 데이터, 지적 재산 및 클라이언트 정보가 보안을 유지할 수 있습니다
• 규정 준수: 데이터 프라이버시 규정을 준수하지 않으면 막대한 벌금이나 법적 처벌을 받을 수 있습니다
• 운영 연속성: 계정, 데이터 및 파일을 적절하게 전송함으로써 일상적인 업무가 중단되지 않도록 보장합니다
• 비용 효율성: 소프트웨어 라이선스 및 기타 기술 리소스를 회수하여 불필요한 비용을 방지하고 이러한 리소스를 향후에 사용할 수 있도록 보장합니다

또한 읽기: 직원 유지를 위한 체류 인터뷰는 어떻게 진행하나요?

오프보딩 최고의 실행 방식 살펴보기

직원을 오프보딩할 때는 최고의 실행 방식을 구현하여 원활한 전환을 보장하세요. 퇴사하는 직원을 신입 사원과 동등하게 대우하면 회사의 가치를 미래의 직원에게 반영하는 프로세스가 될 수 있습니다.

다음은 고려해야 할 몇 가지 주요 모범 실행 방식입니다:

• 모든 법률 및 규제 지침을 준수하여 잠재적 분쟁을 방지하고 윤리적인 퇴사를 보장합니다
• 클라이언트 및 외부 파트너에게 변경 사항을 알리고 관계 유지를 위한 새로운 연락 창구를 소개합니다
• 전문성을 가지고 퇴사를 처리하여 향후 잠재적인 협업 또는 재채용을 위해 좋은 인상을 남깁니다
• 운영 중단을 방지하기 위해 후임자 또는 임시 대체자를 조기에 파악합니다. 이 기회를 활용하여 필요한 경우 책임을 위임하거나 팀을 재구성합니다
• 디바이스나 플랫폼에서 개인 파일을 검색하고 회사와 관련이 없는 정보를 삭제한 후 반환하도록 허용하여 직원의 프라이버시를 존중합니다
• 회사 시스템에 대한 액세스 권한을 취소하는 것 외에도 퇴사하는 직원의 최근 시스템 활동을 철저히 검토하여 민감한 데이터가 복사 또는 전송되지 않았는지 확인합니다
• 회사 동문 네트워크에 대한 액세스를 제공하여 장기적인 직업적 관계 및 브랜드 홍보를 촉진합니다
• 퇴사하는 직원의 공헌을 인정하고 축하하여 팀 내 긍정적인 사기를 강화하고 향후 재계약 가능성을 열어둡니다

완벽한 오프보딩 프로세스는 없지만, 일반적인 실수를 피하는 것만으로도 큰 차이를 만들 수 있습니다.

효과적인 직원 오프보딩을 위한 ## 소프트웨어

직원을 오프보딩하는 데는 여러 단계가 필요하며, 이를 관리하는 것은 쉽지 않은 일입니다. 다양한 소프트웨어 도구가 프로세스의 여러 측면을 위해 설계되었지만, 그 중 가장 중요한 것은 ClickUp HR 관리 플랫폼 에서 모든 것을 처리할 수 있습니다.

원활한 오프보딩 경험을 보장하기 위해 모든 것을 간소화하는 방법은 다음과 같습니다:

1. 손쉬운 작업 및 팔로워 관리

오프보딩을 처리하는 데에는 제시간에 추적하고 완료해야 하는 여러 작업이 포함됩니다. 와 ClickUp 작업 를 사용하면 인사 담당자와 퇴사하는 직원에게 특정 오프보딩 작업을 쉽게 할당하여 모든 사람이 자신의 책임을 명확히 파악할 수 있습니다.

작업 관리를 사용하여 오프보딩 프로세스 간소화

예를 들어, 회사 노트북 반납 및 소프트웨어 액세스 권한 취소와 같은 자산 복구 작업을 만들 수 있습니다. 이렇게 명확하게 하면 자산 손실이나 보안 위험으로 이어질 수 있는 잘못된 의사소통과 감독을 방지할 수 있습니다. ClickUp 알림 알림은 이 프로세스를 더욱 향상시킵니다.

알림으로 항상 해야 할 일을 놓치지 마세요

작업이 할당되면 마감일과 알림을 설정하여 모든 사람이 책임을 지도록 할 수 있습니다. 퇴사하는 직원에게는 장비 반납에 대한 알림을 받을 수 있고, 인사팀에는 퇴사 인터뷰 또는 서류 작업 완료에 대한 알림을 보낼 수 있습니다.

또한, ClickUp은 각 작업의 상태에 대한 가시성을 제공하여 팀원들이 진행 상태를 쉽게 추적할 수 있습니다. 사용 ClickUp 자동화 를 사용하여 작업이 완료되면 작업 상태(예: '진행 중'에서 '완료됨'으로)를 변경하여 팀에 실시간 업데이트를 제공합니다.

또한 ClickUp 사용자 정의 필드 기능을 사용하여 반환해야 하는 자산(예: 노트북, 휴대폰 등)을 추적할 수 있습니다.

이러한 체계적인 접근 방식은 조직의 자산을 보호하고 모든 관련자에게 정중하고 효율적인 오프보딩 환경을 조성합니다.

2. 오프보딩 체크리스트 만들기

팀원에게 알리는 것부터 회사 자산 수집에 이르기까지 필요한 모든 단계를 포함하는 상세한 오프보딩 체크리스트를 작성하는 것부터 시작하세요.

오프보딩 프로세스를 위한 작업별 할 일 목록을 개발합니다

With ClickUp 작업 체크리스트 를 통해 HR 팀은 오프보딩 프로세스에 맞는 작업 내에 할 일 목록을 만들 수 있습니다. 예를 들어 퇴사 인터뷰 실시, 문서 업데이트, 회사 자산 반환 관리와 같은 작업을 할당할 수 있습니다. 각 작업을 다른 팀원에게 할당하여 명확한 책임과 소유권을 보장할 수 있습니다.

이러한 구조는 모든 팀원이 자신의 책임과 마감일을 명확히 알 수 있어 중요한 단계를 놓칠 위험을 줄여줍니다. 또한 각 작업에 대한 마감일을 설정하여 오프보딩 프로세스를 일정에 맞게 진행할 수 있습니다.

모든 것을 정리한 후에는 해당 내용을 체크리스트 템플릿 에 저장하면 직원이 퇴사할 때마다 체크리스트를 쉽게 복제할 수 있으므로 오프보딩 프로세스의 일관성과 효율성을 보장할 수 있습니다.

관련 문서: 도 읽어보세요 2024 년 HR 프로세스 개선을위한 무료 HR 템플릿 및 양식

3. 대시보드로 진행 상황을 추적하세요

명확한 개요를 통해 잠재적인 병목 현상을 파악하고 전환 과정 전반에 걸쳐 전체 팀을 조율할 수 있습니다. ClickUp 대시보드 는 여러 팀의 진행 상황을 추적할 수 있는 강력한 도구입니다. 사용자 지정 가능한 위젯을 통해 작업 완료를 쉽게 모니터링하고, 지연되는 부분을 파악하고, 다음 단계의 윤곽을 파악하여 오프보딩 프로세스를 종합적으로 볼 수 있습니다.

대시보드를 사용하여 다양한 팀의 오프보딩 프로세스 진행 상황을 모니터링하세요

이러한 가시성은 모든 작업이 완료되고 모든 사람이 자신의 책임을 파악하는 데 도움이 됩니다.

오프보딩 효율성을 평가하는 상세한 보고서를 생성하여 개선이 필요한 부분을 강조하고 회사 정책을 준수하는지 확인할 수 있습니다. 이러한 데이터 기반 접근 방식을 통해 시간이 지남에 따라 프로세스를 개선할 수 있습니다.

바로 사용할 수 있는 바로 사용 가능한 ClickUp 프로젝트 체크리스트 템플릿 오프보딩의 표준 요구 사항을 해결하기 위해 설계되었습니다.

초보자 친화적인 이 템플릿을 사용하면 오프보딩 프로세스를 보다 효과적으로 관리하여 퇴사하는 직원의 원활한 전환을 보장하는 동시에 비즈니스 운영의 중단을 최소화할 수 있습니다.

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ClickUp 프로젝트 체크리스트 템플릿을 사용하여 오프보딩 프로세스를 보다 효과적으로 관리하세요

프로젝트 체크리스트 템플릿을 사용하면 몇 가지 유용한 이점이 있습니다. 다음과 같은 이점이 있습니다:

• 작업을 관리 가능하고 달성 가능한 단계로 정리하여 오프보딩 프로세스를 덜 부담스럽고 쉽게 따라갈 수 있습니다
• 모든 작업이 올바른 순서로 완료됨을 확인하여 중요한 단계를 놓칠 위험 감소
• 오프보딩 프로세스와 관련된 잠재적 문제 또는 위험을 식별하여 사전 예방적 해결책을 마련할 수 있습니다
• 프로젝트에 대한 명확한 타임라인을 설정하여 팀이 일정을 추적하고 마감일을 효과적으로 맞출 수 있도록 지원

ClickUp을 사용하여 오프보딩 프로세스 개선하기

직원 오프보딩 체크리스트를 작성하면 비즈니스 연속성을 유지하고, 회사 자산을 보호하며, 조직의 평판을 유지하는 데 도움이 됩니다.

특히 ClickUp과 같은 도구를 사용하여 체계적이고 정중하며 철저한 프로세스를 따르면 직원 경험과 조직의 효율성을 모두 향상시킬 수 있습니다.

잘 구현된 오프보딩 프로세스는 형식적인 것이 아니라 지속적인 인상을 남기는 직원 라이프사이클의 필수적인 부분입니다. 긍정적인 인상을 남기도록 하세요.

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