팀과 함께 문서를 공동 작업하고 있는데 섹션을 바꾸고, 단락을 삭제하고, 추가 컨텍스트를 위해 새 콘텐츠를 추가하는 등 편집이 빠르게 이루어지고 있습니다.
갑자기 문서에 수정 사항이 뒤섞여 누가 무엇을 변경했는지, 이 문서를 그대로 유지해야 할지 삭제해야 할지 고민하게 됩니다.
이때 변경사항 추적이 필수적인데, Google Docs는 팀에서 실시간으로 편집 내용을 보고 수정 내용을 손쉽게 관리할 수 있도록 하여 이 과정을 간소화합니다.
인기 있는 클라우드 기반
google Docs는 몇 분마다 문서를 자동으로 저장하므로 수동으로 저장할 필요가 없습니다. 또한 팀원들을 초대하여 기여할 수 있는 간편한 공유 옵션이 있어 Microsoft Word보다 확실한 이점을 제공합니다.
이 가이드에서는 문서 워크플로우를 체계적이고 스트레스 없이 유지하기 위해 Google Docs에서 변경 내용을 추적하는 방법을 알려드립니다.
Google Docs에서 변경 내용을 추적하는 방법은 무엇인가요?
Google Docs는 변경 내용을 추적할 수 있는 '제안' 기능을 제공합니다. 제안 모드를 사용 설정하면 편집 내용이 영구 변경 사항이 아닌 제안 사항으로 강조 표시됩니다.
이 편집 모드는 Word 문서의 '변경내용 추적' 기능과 유사합니다. Google Docs에서 제안 모드를 사용 설정하는 방법에는 두 가지가 있습니다.
옵션 1: 보기 > 모드 > 제안 모드로 이동하여 활성화합니다.
옵션 2: 서식 막대의 오른쪽 상단에 있는 드롭다운 메뉴에서 '제안' 옵션을 선택합니다.
'제안' 모드는 편집 내용을 관리하는 데 유용하지만, 문서를 복잡하게 만들고 특히 여러 명의 기여자가 있는 경우 읽기 어렵게 만들 수 있습니다.
편집 내용을 보다 명확하게 검토하고
에서 제안 모드를 사용하지 않고 변경 내용을 추적하는 방법을 살펴보세요.
1단계: Google Docs 파일 열기
먼저 변경 내용을 추적하려는 Google Docs 파일을 엽니다.
2단계: 파일 공유
문서가 공동 작업할 준비가 되면 관련 팀원들과 공유하세요.
문서의 오른쪽 상단 모서리에 있는 '공유' 버튼을 찾아 클릭합니다.
공동 작업자가 문서를 제안하는 대신 직접 변경할 수 있도록 권한을 '에디터'로 설정해 문서를 공유할 수 있습니다.
특정 사람을 이메일로 초대하여 혼잡과 편집 충돌을 방지하세요.
또는 공유 가능한 링크를 생성하여 링크를 가진 모든 사람이 문서를 보거나 댓글을 달거나 편집할 수 있도록 하세요.
3단계: 변경내용 기록으로 이동하기
는 과거 편집 내용을 검토하고 이전 초안을 복구하는 데 필수적입니다.
Google Docs에서 '변경내용 기록'에 액세스하려면 파일 > 변경내용 기록 > 변경내용 기록 보기로 이동하세요.
또는 상단의 문서 제목 옆에 있는 '마지막 편집은 [기간] 전'이라는 타임스탬프 아이콘을 클릭할 수도 있습니다
4단계: 문서의 이전 버전 찾기
오른쪽 패널에는 이전 버전 목록과 변경한 사람 및 변경 시기가 표시됩니다.
가장 좋은 점은? 각 공동 작업자의 변경 사항이 색상으로 구분되어 있어 그룹 프로젝트에서 기여도를 추적하고 책임 소재를 관리할 수 있습니다.
5단계: 이전 버전 이름 바꾸기
이렇게 하면 '초안 1' 또는 '최종 검토'와 같이 문서의 주요 단계를 정확히 파악하고 공동 작업자가 문서의 진행 상황과 주요 업데이트를 빠르게 파악할 수 있습니다.
이름을 바꾸려는 버전 옆의 점 3개를 클릭하고 '이 버전 이름 바꾸기'를 선택하세요 또는 날짜를 누르고 원하는 제목을 추가하세요.
날짜나 목적을 포함하는 일관된 명명 체계를 사용하세요(예: '초안 1 - 2024년 4월' 또는 '최종 제안서 - 검토 중').
6단계: 이전 버전 복원하기
원치 않는 편집 내용을 실행 취소해야 하는 경우 '변경내용 기록' 패널에서 이전 버전을 복원할 수 있습니다.
하지만 혼동이나 충돌을 피하기 위해 팀에 알려야 합니다.
이전 버전을 복원하면 현재 초안에서 유용한 새 편집 내용이 제거될 수 있습니다. 따라서 항상 복원된 버전을 검토하고 필요에 따라 최신 초안에서 중요한 변경 사항을 추가하세요.
또한, Google Docs는 최신 버전을 그대로 유지하므로 필요한 경우 쉽게 다시 전환할 수 있습니다. 나중에 참조할 수 있도록 Google Docs 버전의 사본을 만들 수도 있습니다.
7단계: 댓글 확인
Google Docs의 댓글 섹션에서는 공동 작업자들이 변경 사항에 대해 논의하고 피드백을 제공할 수 있습니다.
이 섹션에 액세스하려면 문서의 오른쪽 상단에 있는 '댓글' 아이콘(말풍선)을 클릭하세요. 또는 Google 문서 내에서 강조 표시된 댓글을 클릭하여 댓글을 볼 수도 있습니다.
피드백을 요청하거나 작업을 할당할 때 @멘션 기능을 사용하여 공동 작업자를 태그하세요. 이렇게 하면 메시지가 의도한 사람에게 전달될 수 있습니다.
전문가 팁: 제안 및 편집 기록을 정기적으로 검토하여 간과한 변경 사항을 파악하고 충돌하는 편집, 업데이트 누락, 불완전한 피드백 등 잠재적인 문제를 방지하세요.
8단계: 변경 내용 추적 끄기
모든 편집과 피드백을 처리한 후에는 변경 내용 추적을 해제하여 문서를 간소화하고 다듬으세요. 이렇게 하면 남은 문제를 더 쉽게 발견할 수 있습니다.
Google Docs에서 변경내용 추적을 끄는 방법은 다음과 같습니다:
- 댓글 숨기기: 보기 > 댓글 > 댓글 숨기기로 이동하여 문서에서 가시성 있는 모든 댓글을 제거합니다
- 댓글 해결: 확인 표시(✓)를 클릭하여 각 댓글을 해결합니다. 이렇게 하면 댓글 스레드가 정리되고 문제가 해결되었음을 나타냅니다
- 제안 관리하기: 문서에 제안이 있는 경우 각 제안을 클릭하고 수락(✓) 또는 거부(X)를 선택합니다
이 단계를 통해 문서를 최종 검토 또는 게시할 수 있도록 준비할 수 있습니다.
자세히 보기:
Google Docs를 사용하여 변경 사항을 추적하는 한도
Google Docs는 문서 버전을 추적하고 관리하는 데 탁월합니다. 미리 디자인된
이력서 작성부터 세부 프로젝트 계획 초안 작성까지 모든 것에 사용할 수 있습니다.
하지만 고급에 비해 복잡한 편집이 필요한 경우 몇 가지 한도가 있습니다
.
- 어수선한 인터페이스 : 잦은 편집과 댓글은 Google Docs 문서를 압도하여 읽고 관리하기 어렵게 만들 수 있습니다
- 공동 작업 문제: 많은 팀이 하나의 문서를 작업하는 경우 여러 사람이 동시에 편집하면 충돌이 발생할 수 있습니다. 예를 들어, 두 명의 팀원이 같은 섹션을 실시간으로 업데이트하는 경우 변경 내용이 겹쳐서 혼란을 야기할 수 있습니다
- 번거로운 버전 탐색: 버전이 여러 개 있는 문서를 관리하는 것은 어려울 수 있습니다. 초안이 여러 개 있는 긴 프로젝트의 경우, 특정 업데이트를 찾기 위해 각 버전을 일일이 검색하는 것은 지루할 수 있습니다
- 인터넷 의존성: 오프라인에서 변경 내용을 추적하는 것이 원활하지 않습니다. 예를 들어, 인터넷이 없거나 인터넷 접속이 제한된 원격 근무지에서 일하고 있다면 다른 사람의 실시간 업데이트와 변경 사항을 놓칠 수 있습니다
- 제한적인 검토 도구: Google Docs에는 문서 버전 나란히 비교나 변경사항 추적을 위한 전용 검토 패널과 같은 고급 검토 도구가 부족합니다. 자세한 비교를 위해 각 버전을 수동으로 확인하거나 다른 도구를 사용해야 합니다
워크플로우를 간소화할 수 있는 고급 문서 관리 기능을 원하신다면
.
권장 사항은 다음과 같습니다. ⬇️
ClickUp을 만나보세요: 문서의 변경 내용을 보다 안전하게 추적하는 방법
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은 중앙 집중식 플랫폼에서 팀 커뮤니케이션, 프로젝트 추적, 문서 공유 기능을 강화하는 올인원 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.
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ClickUp 문서를 사용하여 변경 사항을 손쉽게 추적하는 방법을 알아보세요:
1. 편집 기록에 액세스하기
ClickUp 문서는 각 문서에 대한 종합적인 편집 기록을 제공하여 모든 수정 사항의 타임스탬프를 보여줍니다. 여기에는 변경한 사람, 변경된 내용, 변경이 발생한 시기가 포함됩니다
이 기능은 책임 소재를 확인하고 필요한 경우 이전 버전으로 되돌리기 위해 필수적인 기능입니다. 액세스하려면 다음과 같이 하세요:
- 문서 열기
- 오른쪽 상단 모서리에서 줄임표 ... 메뉴를 클릭합니다
- 드롭다운 메뉴에서 '페이지 변경내용 기록'을 선택합니다
- 다른 버전을 탐색하여 자세한 변경 사항을 확인합니다
- 필요한 경우 이전 버전을 선택하고 '복원'을 클릭하여 이전 버전을 복원합니다
ClickUp 문서에서 타임스탬프 및 사용자 정보를 포함한 자세한 변경 로그를 확인하세요
또한
활동 보기
는 문서 내의 모든 최근 작업에 대한 실시간 로그를 제공합니다. 여기에는 편집, 댓글, 권한 변경 등이 포함됩니다.
활동 보기를 사용하면 중복 편집이나 권한 변경을 빠르게 찾아서 해결하고 팀 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.
추가하려면
- 작업 공간으로 이동해 뷰 바에서 '+ 보기'를 클릭하여 보기 모달 창을 엽니다
- '활동'을 선택합니다
- 보기가 만들어지면 이름을 지정하고 오른쪽의 '사용자 지정' 메뉴를 통해 맞춤형으로 지정합니다
활동 보기로 문서 변경에 대한 최신 로그를 확인하세요
2. 액세스 권한 제어
승인되지 않은 문서 액세스는 데이터 불일치, 규정 위반, 기밀 정보 노출의 원인이 될 수 있습니다.
예를 들어, 권한이 없는 직원과 제한 없는 재무 보고서를 공유하면 재정적 손실과 평판 손상이 발생할 수 있습니다.
이를 방지하기 위해 ClickUp 문서는 강력한 버전 관리 기능을 제공하며 '소유자' 및 '기여자'와 같은 특정 역할을 지정할 수 있습니다. 필요에 따라 특정 팀, 게스트 또는 대중에게만 배포할 수 있는 공유 가능한 링크를 생성할 수도 있습니다
예를 들어, 재무 보고서를 고위 경영진과 재무 관리자만 편집할 수 있도록 제한하고 다른 직원과 감사에게는 읽기 전용 액세스 권한을 제공할 수 있습니다.
이러한 유연성을 통해 권한이 있는 팀원만 편집을 하거나 제안할 수 있으므로 문서의 무결성을 유지할 수 있습니다.
전문가 팁: 문서에 액세스할 수 있는 사람을 주기적으로 감사하고 필요에 따라 권한을 업데이트하세요. 이렇게 하면 특히 팀원이 가입하거나 탈퇴할 때 문서 보안을 유지할 수 있습니다.
예를 들어, 팀원이 프로젝트 역할에서 지원 역할로 전환하는 경우, 해당 팀원이 활성 프로젝트 플랜을 편집할 수 없도록 액세스 권한을 업데이트하세요.
3. 실시간 협업
여러 팀원이 동시에 하나의 문서를 편집하면 지저분해질 수 있습니다
를 사용하면 서로의 작업에 대한 가시성을 확보할 수 있습니다.
그리고
ClickUp 협업 감지
기능이 이를 해결합니다.
예를 들어, 한 팀원이 재무 프로젝트를 업데이트하고 다른 팀원이 분기별 보고서에서 마케팅 전략을 수정하는 경우, 각 섹션에서 누가 어떤 작업을 하고 있는지 정확히 알 수 있습니다. 이렇게 하면 중복을 방지하고 업데이트 내용을 최종 문서에 원활하게 통합할 수 있습니다.
ClickUp 협업 감지 기능으로 문서 명확성 및 조정력 향상
또한
ClickUp 댓글 할당
기능을 사용하면 문서 내에서 작업 항목과 책임을 직접 할당할 수 있습니다. 댓글에 수익 예측에 오류가 있는 경우, 댓글에서 바로 수정 작업을 팀원에게 할당할 수 있습니다. 이렇게 하면 작업을 체계적으로 관리하고 적시에 후속 조치를 취할 수 있습니다.
ClickUp 댓글 할당을 사용하여 문서 내에서 작업 항목을 위임할 수 있습니다
💡 프로 팁: 사용
ClickUp 알림
를 클릭해 할당된 댓글에 대한 실시간 알림을 받으세요. 이렇게 하면 팀이 작업 진행 상황을 계속 업데이트하고 마감일을 지킬 수 있습니다.
또한, 다음 기능을 활용하세요
ClickUp 채팅 보기
을 사용하면 문서 작업 중 즉각적인 커뮤니케이션이 가능합니다. 특히 실시간으로 편집 내용을 논의하거나 질문에 답할 때 유용하며, 회의와 이메일 스레드를 줄일 수 있습니다.
ClickUp으로 협업을 추적하세요
Google Docs는 실시간 문서 관리에 유용합니다. 다양한 편집 모드를 통해 변경 사항을 추적할 수 있고, 자동 저장 기능이 있어 수동으로 저장하거나 일을 잃어버릴 염려가 없습니다.
하지만 여러 번의 편집과 버전으로 인해 지저분해질 수 있습니다. 이때가 바로 ClickUp 문서가 필요한 단계입니다.
누가 언제 무엇을 변경했는지 보여주는 상세한 편집 이력을 제공합니다. 필요한 경우 이전 버전으로 쉽게 되돌릴 수 있으며, 버전 제어 기능을 통해 권한이 있는 사용자만 편집할 수 있도록 제한합니다.
수정본을 손쉽게 관리하고 싶으신가요?
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