직장에서 대화가 어렵게 느껴지는 답답한 상황에 처한 적이 있으신가요? 까다롭고, 어색하고, 때로는 완전히 불편한 채팅을 우리는 어려운 대화라고 부릅니다. 성과 평가, 갈등 해결, 해고, 직장 내 차별, 윤리적 딜레마 등이 그 예가 될 수 있습니다.
직장에서 이런 어려운 대화를 피하고 싶은 것이 우리의 첫 번째 본능입니다. 하지만 이러한 대화를 피한다고 해서 문제가 사라지는 것은 아니며 오히려 상황을 악화시킬 수 있습니다.
이러한 어려운 대화는 일을 추적하고, 이해와 팀워크를 증진하며, 문제를 해결하고, 피드백을 공유하는 데 도움이 됩니다.
대부분의 직원들이 어려운 대화를 피하는 이유는 대화 방법을 모르기 때문입니다. 그래서 저희는 직장에서 어려운 대화를 하는 방법에 대한 종합적인 가이드를 작성했습니다.
직장에서 어려운 대화를 나누기에 적절한 타이밍을 파악하는 방법은 무엇인가요?
어려운 대화를 하기에 적절한 타이밍을 파악하는 것은 효과적인 의사소통과 문제 해결을 위해 필수적입니다. 다음은 이러한 대화를 시작해야 할 때를 파악하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다:
- 패턴 주목하기: 생산성, 사기 또는 팀워크에 영향을 미치는 반복되는 문제나 행동을 주시합니다
- 영향 평가하기: 상황의 심각성과 개인 또는 조직 전체에 미칠 수 있는 잠재적 결과를 평가합니다
- 감정 고려하기: 좌절감, 긴장감, 회피와 같은 신호에 주의를 기울입니다. 이는 해결해야 할 근본적인 문제를 나타낼 수 있습니다
- 준비 상태 파악하기: 모든 관련 당사자가 건설적인 대화에 참여할 수 있는 적절한 마음가짐을 가지고 있는지 파악합니다
- 적절한 타이밍 선택 : 관련된 모든 사람이 방해받지 않고 집중할 수 있고 감정이 비교적 안정된 시간을 선택합니다
- 개인 정보 보호 우선 순위 지정 : 개인 설정을 선택하여 기밀을 보장하고 판단이나 당황에 대한 두려움 없이 열린 커뮤니케이션을 장려합니다
- 업무량 모니터링 : 업무량이 많은 기간이나 스트레스가 많은 순간에는 민감한 주제에 대한 토론을 피합니다
- 정책 검토: 갈등 해결 및 커뮤니케이션 프로토콜에 관한 회사 정책을 숙지하여 준수 여부를 확인합니다
- 지도 구하기 : 어려운 대화를 처리하는 시기나 방법을 결정할 수 없는 경우, 인사팀이나 상사에게 지원을 요청합니다
이 모든 사항을 기억하고 대화를 너무 오래 기다리지 마세요. 어려운 대화를 피하거나 오래 기다리면 문제가 악화될 수 있습니다. 따라서 마음의 준비를 하고 대화에 뛰어들어야 합니다.
### 직장에서 흔히 발생하는 대화 문제
커뮤니케이션 및 직장 내 협업 에는 많은 어려움이 있습니다. 그 중 몇 가지에 대해 논의해 보겠습니다:
소극적 경청
소극적 경청은 직장 내 대화에서 가장 흔한 문제 중 하나입니다. 이는 다른 사람의 말을 이해하지 않고 듣는 것을 의미합니다.
모든 관련 당사자가 서로 이해하고 공감하려고 노력하지 않는 대화는 불완전하며, 이는 오해와 마찰로 이어질 수 있습니다.
따라서 다음 사항을 기억하세요 커뮤니케이션 목표 어려운 대화를 시작하기 전에 상대방에게 충분히 주의를 기울여 적극적으로 경청하는 연습을 하세요.
문화적 차이
오늘날의 인력은 직원, 경영진, 클라이언트가 전 세계에 흩어져 있어 더욱 다양해졌습니다. 이러한 문화적 다양성은 서로 다른 규범, 가치관, 의사소통 스타일로 인해 소통의 장벽, 오해, 갈등을 초래할 수 있습니다.
열린 대화를 촉진하고 문화적 감수성을 키우면 이러한 차이를 관리할 수 있습니다. 서로 다른 배경을 가진 사람들을 그룹화하면 협업하고 서로를 알아가는 데 도움이 될 수 있습니다.
파워 역학
상사, 관리자, 직원 간의 권력 불균형은 열린 의사소통과 투명성을 저해할 수 있습니다. 또한 반대 의견을 말하거나 표현하는 것에 대한 두려움을 조성할 수도 있습니다.
권력 역학을 관리하려면 직원들이 자신의 의견과 우려 사항을 말할 수 있는 권한을 갖도록 돕는 것이 중요합니다. 개방적인 정책, 정기적인 피드백 세션, 리더십의 투명성을 장려하세요.
적절한 시기를 놓친다
많은 기업이 어려운 대화를 나눌 적절한 시기를 놓쳐 더 큰 오해를 불러일으키는 경우가 많습니다. 적절한 시점에 적절한 방식으로 문제를 해결하고 정보를 공유하는 것은 효과적인 커뮤니케이션 전략 .
이를 통해 직원들은 항상 회사에서 일어나는 일을 최신 상태로 파악하고 갈등을 신속하게 해결할 수 있습니다.
이자 부족
상대방이 갈등에 대한 논의, 해결 또는 해결에 관심이 없다면 갈등을 진전시킬 수 없습니다. 상대방도 내 메시지를 무시할 가능성이 높습니다.
그 이유는 주제와의 단절, 관련성이 없다고 생각하거나 동기가 낮기 때문일 수 있습니다. 대화의 목적을 명확히 하고 다음을 사용할 수 있습니다 직장 내 커뮤니케이션 도구 를 통해 이러한 무관심과 싸우세요.
직장에서 어려운 대화를 나누는 10가지 팁
직장에서 어려운 대화를 성공적으로 이끌어내는 데 도움이 되는 10가지 팁을 소개합니다.
1. 미루지 마세요
전에도 말씀드렸지만 다시 한 번 반복합니다: 어려운 대화를 피하지 마세요. 대화를 피하면 피할수록 분노와 불안이 쌓일 가능성이 높아집니다. 따라서 갈등이든 성과 부진이든 상황을 정면으로 마주하세요.
대화를 나누기에 적절한 시간을 찾으세요. 관련자의 일정, 업무량, 준비 상태를 확인하세요. 참여자들이 자신의 감정을 관리할 수 있다고 생각되는 시간을 선택하세요.
가능한 한 빨리 세션을 예약하세요. 이렇게 하면 문제가 더 심각해지는 것을 방지하고 상황을 빠르게 개선할 수 있습니다.
2. 미리 준비
힘든 대화 중에 사용하는 단어는 매우 중요합니다. 따라서 순간의 충동으로 말을 하지 마세요. 대화에 뛰어들기 전에 충분한 시간을 갖고 준비하세요.
달성하고자 하는 목표와 대화의 목적을 명확히 하는 것부터 시작하세요. 목표를 적고, 지원 문서나 증거를 준비하며, 갈등을 서면으로 문서화하세요. 대화 중에 참조할 수 있도록 접근하기 쉬운 메모장에 요점을 적어두세요.
clickUp 메모장을 사용하여 모든 기기에서 요점을 메모하고, 체크리스트를 작성하고, 노트에 액세스하세요
또한 대화의 모든 가능한 결과를 고려하세요. 대화와 연결된 감정과 그에 접근하는 가장 좋은 방법을 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 최상의 결과와 최악의 결과에 대비하고, 상황이 발생했을 때 침착하게 대처하는 데 도움이 됩니다.
3. 구체적이고 사실에 집중하세요
어려운 대화를 준비할 때는 구체적이고 사실에 집중하는 것이 가장 좋습니다. 상황과 감정을 분리하여 가정과 예측을 배제하세요.
이렇게 하면 상황의 사실을 나열하는 데 도움이 됩니다. 자신의 역할에 책임을 지고, 갈등의 영향을 파악하고, 전략을 개발하고, 증거를 수집하세요.
대화의 목적을 구체적이고 명확하게 밝히세요. 직설적이되 예의를 갖추세요. 그러나 대화에서 자신의 감정을 배제할 수 있지만 상대방은 그렇게 하지 않을 수도 있다는 점을 기억하세요. 그렇기 때문에 감정적인 반응을 관리하기 위해 미리 준비해야 합니다.
4. 신뢰 구축
신뢰와 상호 존중을 강화합니다 협업 커뮤니케이션 그리고 팀워크. 어려운 대화는 피할 수 없습니다. 따라서 처음부터 대화를 위한 토대를 구축해야 합니다.
직원들과 정기적으로 피드백을 교환하고 일대일 세션을 열어 개방적이고 솔직한 소통을 장려하세요. 이렇게 하면 직원들이 갈등 해결을 위해 더 쉽게 다가갈 수 있고 피드백을 받는 데 더 개방적이 될 것입니다.
어려운 대화(또는 모든 대화)를 하고 신뢰를 쌓을 때 고려해야 할 또 다른 필수 요소는 물리적 환경입니다. 토론을 위해 공개적인 장소를 선택하지 마세요. 대신 사무실, 중립적인 위치 또는 가상 회의를 이용할 수 있습니다.
5. 이해와 공감을 목표로 하세요
어려운 대화를 할 때는 솔직하면서도 친절한 태도를 취하세요. 갈등 해결을 위해 노력하는 경우, 갈등은 대개 눈을 마주치지 않고 오해하는 데서 비롯된다는 점을 기억하세요.
따라서 이해심을 갖고 팀원들이 자신의 관점을 공유할 수 있는 스페이스를 제공하는 것이 중요합니다. 상황을 해결하려는 의지가 있음을 팀원들에게 안심시켜 주세요.
직원에게 부정적인 피드백을 주려고 한다면 공감하고 동정심을 갖도록 노력하세요. 해당 직원의 기분이 어떨지 상상해보고 그에 따라 대화를 관리하세요.
직원이 감정이 격해지면 안심시키려고 노력하세요. 적절하게 잠시 멈춰서 생각을 정리할 시간을 주세요. 상대방을 배려하는 것이 중요합니다.
6. '나'라는 표현 사용
'나' 문장을 사용하면 방어적으로 들리거나 다른 사람을 비난하지 않고도 자신의 고민과 경험을 공유할 수 있습니다. 이를 예로 들어보겠습니다:
_마감일을 지키지 못하고 있습니다
마감일을 놓치는 것이 우리 팀의 진행에 어떤 영향을 미칠지 걱정됩니다.
첫 번째 문장은 비난에 초점을 맞춘 반면, 두 번째 문장은 개인적인 감정을 표현하고 그 영향에 대해 논의합니다. 첫 번째는 비판적인 피드백이고 두 번째는 건설적인 피드백입니다.
따라서 1인칭 언어를 사용하여 자신의 견해를 긍정적으로 전달하세요. 이렇게 하면 상대방을 비난하지 않고도 자신의 요점을 명확하게 전달할 수 있습니다.
7. 적극적으로 경청
다른 사람의 관점을 이해하는 데 있어 중요한 부분은 상대방이 말할 때 적극적으로 경청하는 것입니다. 여기에는 말하는 내용에 완전히 집중하고, 메시지를 이해하고, 사려 깊게 반응하는 것이 포함됩니다.
즉각적인 응답에만 집중하지 말고 상대방의 말을 이해하는 것을 목표로 하세요. 헷갈리는 부분이 있으면 질문하세요. 상대방이 말한 내용을 자신의 말로 의역하여 더 잘 이해할 수 있도록 할 수도 있습니다.
경청은 신뢰 구축, 갈등 해결, 이해에 도움이 됩니다 팀 역학 를 통해 더 나은 관계를 발전시킬 수 있습니다. 온전히 주의를 기울이고, 방해하지 않고 경청하고, 성찰하고, 감정을 확인하고, 명확한 질문을 함으로써 적극적인 경청을 연습할 수 있습니다.
8. 브레인스토밍 솔루션
성공적인 대화의 특징은 앞으로 나아갈 길을 결정하는 능력입니다. 모든 어려운 직장 내 대화는 생산성 있는 해결책에 도달하여 마무리하세요.
팀원 간의 갈등이 서로 다른 가치관으로 인한 것인지 일하는 스타일 또는 직원의 성과가 저조한 경우 상황을 개선하기 위한 실행 플랜을 개발해야 합니다. 시간을 내어 해결책을 브레인스토밍하고 공통점을 찾아보세요.
clickUp 화이트보드를 사용하여 아이디어를 브레인스토밍하고 손쉽게 협업하세요
팀원이 힘든 시간을 보내고 있다면 어디서든 도움과 지원을 제공하세요. 또한 모든 당사자가 동의하는 한 다른 팀원을 초대하여 해결책을 논의할 수도 있습니다.
서면 플랜을 작성하고 진행 상황을 추적할 수 있는 타임라인을 만드세요. 구체적인 방향과 함께 측정 가능한 목표를 설정하는 것이 중요합니다.
9. 팔로워 관리하기
최상의 노트로 대화를 마무리했다고 상상해 보세요. 문제점을 지적하고 해결책을 찾았는데 모든 것이 좋았습니다. 그러던 어느 날, 그렇지 않다고 상상해 보세요. 많은 사람들이 대화를 더 잘 처리하기 위해 대화를 되감는 경향이 있습니다. 이로 인해 반응이 지연되고 좌절감이나 당혹감을 느낄 수 있습니다.
따라서 팔로워와 정기적으로 확인할 수 있는 후속 플랜을 세우는 것을 잊지 마세요. 가상 커피 미팅과 같은 비공식적인 회의를 예약하여 일의 진행 상황을 파악하고 상대방의 반응을 측정할 수 있습니다. 또한 공식 회의에 참석하여 진행 상황을 확인할 수도 있습니다.
10. 언제 HR 부서를 참여시켜야 하는지 파악하기
업무 환경에서 어려운 대화를 관리하는 것은 리더든 직원이든 반드시 필요한 기술입니다. 하지만 언제 부서 인사팀이나 관리자의 개입이 필요한지 아는 것도 중요합니다.
대화에 정책 위반이나 중요한 사안이 포함된 경우에는 HR 팀을 참여시키는 것이 가장 좋습니다. 갈등이 고조되고 있거나 위법 행위 또는 법적 위반 혐의가 있는 경우, 또는 민감한 논의가 진행되는 경우에도 HR 팀을 참여시킬 수 있습니다.
사전에 HR 팀과 정확한 상황을 공유하고 대화에서 자신의 역할을 명확히 하세요. HR 담당자는 대화 중에 기밀을 유지하고 모든 당사자의 이익을 보호하면서 공정한 중재자 역할을 할 것입니다.
성공을 위한 팀 설정하기
직장에서 어려운 대화와 문제는 피할 수 없습니다. 이러한 문제가 발생하는 것을 막을 수는 없지만, 이를 줄일 수는 있습니다. 다음은 직장에서 문제를 피하기 위한 몇 가지 팁입니다:
열린 의사소통 장려
팀원, 상사, 리더십 간에 투명하고 솔직한 의사소통을 장려하면 갈등을 피하는 데 도움이 될 수 있습니다. 팀이 솔직하게 의견을 말하고 문제를 해결하도록 동기를 부여하세요.
clickUp 채팅으로 팀 커뮤니케이션을 한곳으로 통합하세요
피드백, 제안, 우려 사항을 공개적이고 건설적으로 공유할 수 있는 채널을 만들어보세요. 간소화된 도구를 사용하여 대화를 진행함으로써 모든 사람이 최신 상황을 파악할 수 있도록 하세요.
정기적인 피드백과 토론의 기회를 제공하세요. 팀 회의를 열어 서로의 의견을 나누거나 최신 정보를 공유할 수 있습니다. 자동 피드백 양식을 설정하여 모두가 신속하게 피드백을 공유할 수 있도록 할 수도 있습니다.
명확한 기대치 설정
문제를 방지하는 또 다른 유용한 방법은 명확한 기대치와 경계를 설정하는 것입니다. 모든 직원에게 역할, 책임, 성과 기대치를 전달하세요. 또한 행동과 커뮤니케이션에 대한 가이드라인을 마련해야 합니다.
모든 직원이 자신의 임무와 목표를 이해하도록 하여 혼란과 오해를 최소화하세요. 또한 기대치를 설정할 때는 투명하고 직접적으로 설명해야 합니다. 이렇게 하면 모호함이나 갈등을 방지할 수 있습니다.
템플릿 사용
사용 커뮤니케이션 플랜 템플릿 를 사용하여 모든 조직 커뮤니케이션의 전략과 목표를 개략적으로 설명하세요. 이러한 템플릿에는 메시지의 유형, 커뮤니케이션 방법 및 빈도, 목표 대상이 명시되어 있습니다.
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커뮤니케이션의 목표, 타임라인, 이해관계자를 정리하고, 가장 효과적인 채널을 리스트업하고, 성공 여부를 추적 및 측정하고, 전략을 정리할 수 있습니다.
교육 제공자
직원들이 지식, 역량, 대인관계 기술을 향상할 수 있도록 지속적인 교육과 기술 개발 기회에 투자하세요. 갈등 해결, 효과적인 의사소통, 다양성 인식에 대한 교육을 제공하여 직원들이 직장에서 겪는 어려움을 성공적으로 헤쳐나갈 수 있도록 지원하세요.
또한 부서 간 협업, 팀 빌딩 활동, 목표 설정 공유를 장려하여 직원 간의 동료애와 상호 존중을 키울 수 있습니다.
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