Microsoft Excel은 학습하고 적용할 수 있는 다양한 고급 바로 가기, 수식 및 기능을 제공합니다.
Excel 초보자이든 중간 정도의 Excel 팁을 가지고 있든, 지식을 발전시키고 Excel 게임을 향상시킬 수 있는 Excel 핵을 소개합니다.
Excel이란 무엇인가요?
Microsoft Excel은 데이터 분석, 시각화 및 데이터 유효성 검사입니다 스프레드시트 소프트웨어 비즈니스 전문가가 데이터를 저장하고 간단한 수식부터 고급 수식까지 사용하여 중요한 비즈니스 데이터 세트를 추적할 수 있도록 도와줍니다.
Excel은 스프레드시트를 사용하여 데이터 무결성에 영향을 주지 않으면서 비즈니스의 데이터 운영을 최적화합니다.
산업 유형에 관계없이 영업팀, 마케팅, 재무, 운영, 기술, 인사 등 모든 부서에서 Excel을 사용합니다.
비즈니스 부서마다 사용 사례는 다르지만, 원하는 보고서, 대시보드 및 명세서를 생성하는 데 유용한 Excel 팁과 요령을 알고 있으면 도움이 될 것입니다.
모든 사용 사례를 위한 25가지 Excel 팁
이 글을 읽고 있다면 다음과 같은 Excel 기본 사항을 알고 있어야 합니다:
- 숫자 더하기, 빼기, 곱하기 및 나누기
- 여러 행, 모든 열, 하나의 셀 및 여러 셀 추가 또는 삭제
- 색상 추가, 번호 강조 표시, 빈 셀, 행 및 열 강조 표시
대부분의 사람들이 이러한 기능을 수행하는 방법을 알고 있으므로 지루하게 설명하지 않겠습니다. 이제 여러분의 실력을 한 단계 더 끌어올릴 수 있는 고급 Excel 해킹에 대해 알아봅시다.
Excel 해킹과 요령을 세 가지 카테고리로 구분했습니다:
- 키보드 바로 가기, 수식 및 기능: 모든 기능과 수식을 사용하여 몇 분 안에 광범위하고 계산된 계산을 수행할 수 있습니다
- 생산성 부스터: 엑셀 시트를 생산성 기계로 전환하는 데 도움이됩니다
- 스프레드 시트 최적화 : 최소한의 작업으로 스프레드 시트를 최적화하고 데이터 유효성 검사를 더 잘 수행 할 수 있도록 도와줍니다
키보드 바로 가기, 수식 및 기능
다음은 모든 Excel 애호가라면 반드시 알아야 할 키보드 단축키입니다:
1. 숫자를 텍스트로 입력하기
숫자를 읽기 쉬운 형식으로 기능하려면 이 바로 가기 키를 사용하여 숫자 앞에 아포스트로피(')를 추가하세요.
2. 데이터의 일부를 한 번에 선택하기
방대한 데이터 집합을 다룰 때 데이터의 특정 부분을 선택하려는 경우:
- 첫 번째 셀을 추가하거나 한 셀을 채웁니다
- 'Ctrl Shift' 버튼을 함께 누르고 아래로 스크롤합니다
- 마지막 셀을 클릭합니다
3. 한 번에 두 개 이상의 파일 열기
한 번에 여러 개의 Excel 파일을 열고 싶으신가요? 방법은 다음과 같습니다:
- '파일' 탭을 클릭한 다음 상단 데이터 탭에서 '열기'를 클릭합니다
- 'Ctrl' 버튼을 누른 상태에서 모든 파일을 선택합니다
- 이제 '열기'를 클릭합니다
4. 자동 채우기 기술
매번 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 '특수 붙여넣기'를 클릭하여 누락된 정보를 추가하는 데 지치셨나요?
Excel 시트는 데이터 계열에서 누락된 정보를 채워줍니다. 일련의 짝수 숫자를 만들고 전체 열에서 처음 세 개의 숫자를 채운다고 가정해 보겠습니다.
- 처음 세 개의 숫자를 선택합니다
- '+' 기호가 나타날 때까지 커서를 오른쪽 아래 모서리로 드래그합니다
- 이제 찾고 있는 일련 번호를 기준으로 커서를 아래로 드래그합니다
Excel 자동 완성
5. '조옮김' 기능으로 데이터 가시성 간소화
큰 데이터 집합으로 채워진 긴 열이 혼란스럽다고 가정해 보겠습니다. 보기를 단순화하는 가장 좋은 방법은 이러한 열을 행으로 변환하는 것입니다(또는 그 반대로 변환). 이렇게 하면 전체 워크시트를 정리하고 직관적인 가시성을 확보하는 데 도움이 됩니다.
'특수 붙여넣기'를 사용하여 행을 수동으로 생성하는 기존의 방식이 있는데, 왜 '바꾸기' 기능으로 작업을 수행할까요?
- 바꾸려는 행/열/여러 셀을 선택합니다
- 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 데이터 집합을 '복사'합니다
- 새 데이터 보기를 보려는 열/행 선택
- 이제 다시 마우스 오른쪽 단추를 클릭하고 '특수 붙여넣기'를 클릭합니다
- '특수 붙여넣기' 창에서 아래로 스크롤하여 '조옮김' 상자를 선택합니다
6. 간단한 차트와 그래프 만들기
간단한 마케팅 및 영업 대시보드 만들기 는 Microsoft Excel로 쉽게 만들 수 있습니다. Excel 시트를 사용하면 선택한 데이터 집합에 대한 간단한 막대 차트, 선 그래프, 원형 차트를 만들 수 있습니다. Excel에서 테이블을 추가하거나 데이터 집합을 복사한 후 '특수 붙여넣기'로 차트를 만들 수 있습니다.
- 여러 셀에서 데이터 세트 선택하기
- '삽입'을 클릭한 다음 '추천 차트'를 클릭합니다
- '권장 차트' 창에서 강조 표시된 데이터 세트에 대해 Excel에서 권장하는 모든 차트 유형을 찾을 수 있습니다
- 가장 편리한 차트 유형을 선택하고 '확인'을 클릭합니다
- '차트 요소', '차트 스타일' 및 '차트 필터'를 사용하여 축을 변경하고 색상 및 데이터 라벨을 추가하여 차트를 맞춤형으로 설정합니다
'템플릿으로 저장' 기능을 사용하면 매번 차트를 처음부터 새로 만들지 않고 나중에 사용할 수 있도록 차트 템플릿을 저장할 수 있습니다.
다음을 통해 Excel 차트를 템플릿으로 저장하기 오피스 워치
7. 필터 추가
사용자가 특정 행이나 열을 보기 원하는 경우 Excel에서는 스프레드시트에서 나머지 데이터를 필터링할 수 있습니다.
이렇게 하려면 다음과 같이 하세요:
- 상단 데이터 탭에서 '정렬 및 탐색' 막대를 클릭합니다
- 드롭다운 창에서 데이터 집합을 필터링할 방법(예: A에서 Z 또는 Z에서 A)을 선택하거나 맞춤형 정렬을 선택합니다
Excel에서 필터를 추가하는 방법
8. 연결되지 않은 셀을 선택하고 셀을 형식화합니다
'특수 붙여넣기'를 반복해서 두 번 클릭하는 대신 다른 열이나 행에서 여러 셀을 선택하고 싶으신가요?
'Ctrl' 키를 클릭하고 특정 셀을 선택하세요.
또 다른 훌륭한 Excel 해킹 방법은 셀 형식을 지정하는 것입니다:
- 홈 탭에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다
- '셀 스타일'을 클릭합니다
- '수정'을 클릭 한 다음 '서식'을 클릭하여 셀 형식을 지정하고 원하는대로 콘텐츠를 변경합니다
'셀 서식' 기능은 데이터 표시의 명확성과 가독성을 향상시킵니다.
9. 개인화된 바로 가기 메뉴 만들기
Excel 전용 사용자이고 매일 Excel 파일을 여는 경우, 매번 바로 가기를 찾을 필요가 없도록 Excel 리본을 맞춤형으로 설정하세요.
- '파일'로 이동하여 '옵션'을 선택합니다
- 이제 '빠른 액세스 도구 모음'을 클릭합니다
- 일상적인 Excel 작업에 꼭 필요한 모든 기능을 추가하세요
- '저장'을 클릭합니다
전문가 팁: 피벗 테이블을 사용해 전체 데이터를 빠르게 요약하는 것을 고려해 보세요.
피벗 테이블을 만들려면 빈 셀 중 하나를 선택하고 '삽입'을 클릭한 다음 '피벗 테이블'을 클릭하세요
피벗 테이블과 개인화된 바로 가기 메뉴를 사용하면 복잡한 데이터 집합을 자세히 파악하는 데 도움이 됩니다. Excel 보고서에 피벗 테이블을 추가하는 것은 영업팀과 마케팅 전문가들이 흔히 사용하는 방법입니다.
보너스: AI Excel 도구 !
10. 다섯 가지 주요 Excel 기능과 그 응용 프로그램
가장 유용한 Excel 기능 5가지와 그 사용법을 간략히 소개합니다:
- IF: 이 기능은 논리 테스트를 수행하여 사용자가 조건이 참이면 한 값으로, 조건이 거짓이면 다른 값으로 돌아갈 수 있도록 도와줍니다
구문 - IF(logical_test, 값_if_true, [값_if_false])
- 인덱스: 이 함수는 특정 값 또는 데이터 배열의 첫 번째 셀 참조 중 하나로 반환합니다
구문 - INDEX(배열, 행_num, [열_num])
- VLOOKUP 기능/HLOOKUP 기능: VLOOKUP 기능을 사용하면 스프레드시트의 행에서 데이터를 검색할 수 있고, HLOOKUP을 사용하면 열에서 데이터를 검색할 수 있습니다
VLOOKUP 기능 구문 -VLOOKUP(조회 값, 테이블 배열, 열 번호, 근사치 일치(TRUE) 또는 정확히 일치(FALSE))
HLOOKUP 구문 - VLOOKUP(조회 값, 테이블 배열, 행 번호, 근사 일치(TRUE) 또는 정확히 일치(FALSE))
- MATCH :이 Excel 기능은 여러 셀에서 특정 항목을 검색하고 동일한 범위 내에서 상대적인 위치에있는 항목을 반환합니다
구문 - MATCH(조회 값, 조회 배열, [일치 유형])
- COUNTIF :이 기능은 기준을 충족하거나 동일한 값을 가진 셀의 수를 계산합니다
구문 - COUNTIF(범위, 기준).
11. 중복된 데이터 집합 제거하기
범위가 긴 데이터 집합에는 중복이 있는 경향이 있습니다. 예를 들어, Excel 시트 내에서 뉴스레터 구독자와 관련된 모든 데이터 집합을 정리하려고 하는데 동일한 사람이 두 번 구독하는 경우 동일한 이메일 주소가 두 번 존재하게 됩니다.
중복된 데이터 집합을 식별하려면 다음 Excel 팁을 따르세요:
- 문제의 전체 행 또는 열을 선택합니다
- 홈 탭에서 '데이터'로 이동합니다
- '중복 제거'를 선택합니다
보너스: Convert Word 문서를 Excel로 !
12. 둘 이상의 배열 병합하기
비즈니스 팀은 종종 동일한 항목을 강조하는 데이터 세트의 긴 테이블 배열을 두 개 이상 처리합니다. 이러한 배열을 하나의 데이터 범위로 병합하면 시간을 절약할 수 있고 대량의 데이터 세트를 더 쉽게 분류할 수 있습니다.
셀을 병합하는 Excel 팁 중 하나는 연결 기능을 사용하는 것입니다.
구문 - CONCATENATE(text1, [text2], ...)
13. '&'를 사용하여 텍스트 작성하기
Microsoft Excel은 정확성에 초점을 맞추기 위해 데이터 집합을 분할합니다. 예를 들어, 한 셀에 직원의 전체 이름을 저장하지 않습니다. 한 셀에는 이름, 다른 셀에는 성으로 이름을 저장합니다.
Excel에서 '&' 수식을 사용하여 두 개의 유사한 열을 결합합니다.
수식은 다음과 같습니다: =A2&""&B2
Excel에서 '&'수식을 사용하여 두 개의 유사한 열을 결합하는 방법
전문가 팁: 이름과 성 사이에 스페이스를 추가하려면 " 과 " 사이에 스페이스를 추가하는 것을 잊지 마세요.
14. 와일드카드 문자를 사용한 고급 데이터 검색
대규모 데이터 세트 내에서 특정 항목을 검색할 때 'Ctrl+F'를 선택하는 것은 최선의 선택이 아닙니다. 특정 항목 이름을 항상 기억하는 것이 아니라 일부만 기억할 수 있기 때문입니다. 여기서는 500개 이상의 데이터 집합을 다루기 때문에 수동 검색도 옵션이 아닙니다.
이러한 상황에서는 - 물음표(?)', '별표(*)', '틸다(~)'와 같은 와일드카드 Excel 문자를 선택하세요.
- 물음표: 단일 문자를 대신합니다
- 별표: 여러 개의 문자를 대신합니다
- 틸다: 문자를 와일드카드 문자가 아닌 일반 문자로 사용해야 함을 나타냅니다
생산성 부스터
생산성 중독자라면 Excel에서 많은 것을 얻을 수 있습니다. 다음과 같은 간단한 Excel 팁을 사용하여 생산성을 높여 보세요.
15. 작업 상태를 추적하고 담당자를 추가하는 드롭다운 메뉴 추가하기
사내 프로젝트 관리 도구로 Microsoft Excel을 사용하고 계신가요? 그렇다면 Excel 시트에 드롭다운 메뉴를 추가하는 방법을 배워야 합니다.
간단한 드롭다운 목록이 도움이 될 것입니다:
- 각 작업에 담당자 추가하기
- 작업의 타임라인과 스프린트 업데이트하기
- 작업에 태그, 라벨, 카테고리 추가하기
- 정기적인 추적을 위해 각 작업에 상태 표시줄 추가하기
드롭다운 메뉴 추가하기
- 특정 빈 셀/열/두 개 이상의 행을 선택합니다
- 상단 탐색에서 '데이터' 메뉴를 클릭합니다
- '유효성 검사'를 선택하면 데이터 유효성 검사 창이 열립니다
- 이제 '목록'을 클릭 한 다음 '드롭 다운 목록'을 클릭하십시오
- 이제 '셀 내 드롭다운' 버튼을 선택하고 '확인'을 클릭합니다
다음을 통해 Excel에서 드롭다운 목록 만들기 에이블비트 텍스트는 드롭다운 메뉴의 목적에 따라 변경됩니다. 예를 들어 각 작업의 담당자를 추가하기 위해 드롭다운 메뉴를 추가하는 경우 텍스트 콘텐츠는 팀원의 이름이 됩니다.
16. 수동으로 스크롤하지 않고 더 빠르게 스크롤하기
워크시트에 많은 데이터 집합이 있는 경우, 1행에서 1000행까지 수동으로 스크롤하는 것은 쉽지 않습니다. 작업을 간소화하기 위해 스크롤 없이 목적지 데이터에 도달하는 데 도움이 되는 Excel 수식을 소개합니다.
- 전체 시트의 첫 번째 행에서 마지막 행으로 이동하려면 - 'Ctrl'과 위쪽 화살표(↑)를 누르거나 그 반대의 경우도 마찬가지입니다
- 스프레드시트의 가장 왼쪽 열에서 가장 오른쪽 열로 이동하려면 - 'Ctrl'과 (→)를 누르거나 그 반대로 누르세요
17. 색상으로 데이터 세트 구성하기
생산성 애호가들은 색상을 좋아하며, 다양한 색상을 사용해 데이터 집합을 구성하는 것을 더욱 좋아합니다. 스프레드시트를 사용하면 다양한 크기의 데이터 집합을 관련 색상으로 그룹화할 수 있습니다.
데이터 집합에 색상 코드를 지정하는 Excel 팁 중 하나는 조건부 서식 지정입니다.
- 여러 셀에서 데이터 집합 선택하기
- 상단 데이터 탭으로 이동하여 '스타일'을 클릭합니다
- '조건부 서식'이라고 표시된 드롭다운 메뉴를 선택합니다 이 단계에서 표시된 옵션에서 색상 코딩 형식을 선택합니다
- '확인'을 선택합니다
18. 데이터 셀 내에 체크박스 추가하기
생산성 애호가들은 할 일 목록을 만드는 것을 좋아합니다. 완료한 작업을 표시하는 것은 바쁜 하루를 보낸 후 가장 좋은 일입니다.
여기 체크박스를 추가하여 스프레드시트를 할 일 목록 추적기로 변환하는 과소평가된 Excel 해킹이 있습니다.
- 홈 탭의 '개발자' 데이터 탭으로 이동하여 - 컨트롤> 삽입> 양식 컨트롤> 체크박스를 클릭합니다
- 체크박스를 배치할 셀 하나를 클릭합니다
- 이제 마지막 체크박스를 배치할 셀로 커서를 드래그합니다
전문가 팁: '개발자' 데이터 탭을 찾을 수 없나요? 이렇게 하세요:
- 리본의 아무 곳이나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '리본 사용자 지정'을 클릭합니다
- 리본 맞춤형 설정에서 개발자 박스에 체크하고 확인을 클릭합니다
스프레드시트 최적화하기
다음과 같은 Excel 팁으로 스프레드시트를 최대한 활용하세요:
19. 비활성 추가 기능 제거
사용하지 않는 Microsoft Excel 추가 기능은 스프레드시트 속도를 저하시키는 경우가 많습니다. 사용하지 않는 추가 기능을 비활성화하여 전체 시트의 성능을 최적화하는 것이 좋습니다.
- '파일'로 이동해 '옵션'을 선택한 다음 아래로 스크롤하여 '애드온'을 클릭합니다
- '관리'를 클릭한 다음 'Excel 애드온'을 클릭하고 '이동'을 클릭합니다
- 이제 불필요한 추가 기능을 모두 선택 해제하고 '확인'을 선택하세요
20. 앞으로 및 뒤로 참조를 사용하지 마세요
Excel 수식이 너무 많이 앞뒤로 참조하지 않도록 플랜을 짜세요. 계산이 복잡하고 수식이 너무 많은 상황에서 정방향 및 역방향 참조를 자주 사용하면 계산이 지연되는 결과를 초래합니다.
21. 스프레드시트 내에서 갑자기 연결된 링크 추가하지 않기
Excel 스프레드시트나 선택된 셀 사이의 연결이 끊어지는 경우가 종종 있습니다.
통합 문서가 여러 개 있고 데이터 집합이 크면 이를 찾아서 수정하기가 어렵습니다. 연결된 링크의 수를 최소화하고 Excel 작업을 시작하기 전에 모든 링크를 열어보는 연습을 해두면 추적할 수 있습니다.
22. 테이블을 구조적으로 유지하기
종속 변수와 독립 변수를 나타내지 않는 구조화되지 않은 테이블을 붙여넣기보다는 가능한 한 구조화된 테이블을 유지하세요. 이렇게 하면 성능 저하가 줄어들고 더 정확한 출력이 가능합니다.
23. 조회 기능을 사용하지 말고 대신 다음 기능을 사용하세요
VLOOKUP은 쉬울 수 있지만 인덱스와 MATCH 함수는 동일한 계산을 더 유연하게 수행합니다. MATCH 함수를 사용하면 결과를 빈 셀에 저장하여 인덱스 문에서 여러 번 재사용할 수 있습니다.
그러나 이 기능은 VLOOKUP에서는 사용할 수 없습니다.
24. 불안정한 수식 피하기
NOW 및 OFFSET과 같은 불안정한 수식은 Excel 시트에서 약간의 변경만 있어도 전체 계산을 다시 계산합니다.
최신 소스에서 데이터를 가져오려고 하면 이러한 수식으로 인해 전체 수식이 충돌하고 오류 메시지가 표시될 수 있습니다. 이렇게 하면 데이터 보안을 그대로 유지하는 데 도움이 됩니다.
25. 사용하지 않는 수식을 정적 값으로 바꾸기
가끔 스프레드시트 내에 사용하지 않는 수식을 보관하는 경우가 있습니다. 이러한 수식은 Excel 애플리케이션의 속도를 저하시키고 결과적으로 출력이 지연됩니다. 가끔씩 전체 시트를 감사하고 사용하지 않는 수식을 정적 값으로 바꾸는 것을 고려하세요.
Excel 사용의 한도
이제 Excel의 고급 바로 가기, 수식 및 기능에 대해 알아 보셨으니, 이미 알고 계실 수도 있는 씁쓸한 진실을 말씀드리자면 Excel로 작업하는 것이 항상 좋은 느낌은 아닙니다.
Excel에는 많은 한계가 있으며, 그 중 몇 가지를 소개합니다:
- Excel에서는 칸반 보드 보기와 같은 다중 보기를 허용하지 않습니다,간트 차트보기, 달력 보기 또는 목록 보기와 같은 여러 보기를 허용하지 않습니다. '행-열' 보기라는 한 가지 보기에 갇혀 있습니다. Excel은 이러한 관점에서 볼 때 효율성이 부족합니다
- Excel에서 대시보드를 만든다는 것은 선택한 데이터의 다양한 유형에 대해 차트와 그래프를 수동으로 만들어야 한다는 것을 의미합니다. 몇 개의 대시보드를 템플릿화하더라도, 대시보드를 여러 번 사용할 수 있는 방법은 없습니다스프레드시트 템플릿 에는 위젯, 매력적인 색상, 다양한 데이터 소스에서 데이터를 가져오는 드래그 앤 드롭 빌더와 같은 간단한 기능이 부족합니다
- Excel에는내장 워크플로우가 없습니다 를 제공하지 않습니다. 담당자, 마감일 또는 상태를 추가할 때마다 매번 드롭다운 목록을 수동으로 추가해야 합니다
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