Ada banyak hal dalam manajemen proyek yang lebih dari sekadar menugaskan dan meninjau tugas. Ada menyeimbangkan beban kerja anggota tim, membuat alur kerja yang mengantisipasi dan menghindari hambatan, dan menyusun SOP untuk prosedur.
Dengan begitu banyak bagian yang bergerak, pemantauan dan kontrol proyek adalah komponen penting dari setiap aktivitas bisnis yang sukses.
Dengan sistem yang efisien dan alat bantu yang tepat, pemantauan proyek Anda tidak harus menjadi tugas yang berat bagi bisnis atau manajer proyek. Bingung harus mulai dari mana?
Di sini, kami akan membahas lebih dalam tentang apa sebenarnya pemantauan proyek itu dan mengapa hal ini penting bagi tim Anda. Selain itu, kami akan memberikan tips untuk praktik terbaik, dan kami akan menunjukkan kepada Anda cara membuat rencana pemantauan dan kontrol proyek hanya dalam beberapa langkah mudah. ✨
Apa itu Pemantauan dan Pengendalian Proyek dalam Manajemen Proyek?
Pemantauan dan pengendalian proyek adalah tentang melacak kemajuan proyek. Ini adalah salah satu dari lima langkah utama dalam siklus hidup proyek yang berlangsung bersamaan dengan fase eksekusi.
Berikut ini adalah uraian singkat mengenai tahapan siklus hidup proyek:
- Inisiasi proyek: Tentukan ruang lingkup proyek, pencapaian proyek, pemangku kepentingan, dan hasil proyek
- Perencanaan proyek: Membuat peta jalan untuk memenuhi tujuan proyek, termasuk menyusun rencana proyek, menguraikan jadwal proyek, dan mengidentifikasi risiko proyek
- Eksekusi proyek: Memulai proyek dengan melibatkan anggota tim, menetapkan tugas, dan mengelola komunikasi
- Pemantauan dan pengendalian proyek: Mengambil data dari proyek, menganalisis hasil, dan bertindak cepat untuk mengatasi setiap tantangan
- Menutup proyek: Menutup proyek dengan mengadakan pertemuan untuk terakhir kalinya untuk meninjau metrik, apa yang berjalan dengan baik, dan apa yang akan Anda ubah di masa mendatang
Pemantauan proyek adalah tentang mengumpulkan dan mengevaluasi data dari proyek dari awal hingga akhir. Ini termasuk memvisualisasikan dan mengevaluasi keberhasilan tugas dan langkah proyek individu yang membentuk proyek yang lebih besar ruang lingkup proyek .
Gunakan tampilan Garis Waktu untuk menampilkan info yang paling penting bagi Anda dan melihat tugas dalam urutan kronologis atau abjad atau berdasarkan tanggal jatuh tempo atau tanggal mulai
Proses kontrol melibatkan pengambilan wawasan tersebut dan mengubahnya menjadi item tindakan dan membuat perubahan untuk memastikannya berjalan dengan lancar. Di dunia mimpi, setiap proyek akan berjalan sesuai rencana. Kenyataannya, sebagian besar proyek akan mengalami hambatan di tengah jalan:
- Seorang anggota tim mungkin mengalami keadaan darurat keluarga yang membuat mereka tidak bisa bekerja
- Biaya mungkin melebihi ekspektasi karena masalah rantai pasokan
- Ruang lingkup merayap dapat meningkatkan hasil dari proyek Anda dan memperlambat prosesgaris waktu proyek untuk manajer proyek Anda
Memerangi ruang lingkup merayap dari awal dengan Perjanjian Lingkup Kerja ClickUp Apa pun masalahnya, memantau proyek Anda memberi Anda waktu untuk bereaksi terhadap potensi risiko. Jika terjadi masalah, data yang Anda kumpulkan pada tahap ini sangat berharga untuk merampingkan upaya di masa depan dan meningkatkan proses Anda. 💪
Pentingnya Pemantauan Proyek untuk Tim Anda
Pemantauan proyek sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun. Salah satu alasan utama proyek gagal adalah kurangnya evaluasi atau pengawasan.
Jika Anda tidak dapat mengantisipasi potensi masalah atau melihat masalah saat muncul, Anda tidak dapat mengambil tindakan korektif dengan cukup cepat untuk menjaga proyek tetap berada di jalurnya. Manajer proyek Anda harus mengetahui hal ini atau Anda berisiko mengalami kegagalan proyek, penundaan, dan pembengkakan anggaran proyek.
Visualisasikan berapa banyak pekerjaan yang ditugaskan ke kontributor individu serta masing-masing tim Anda dengan tampilan Beban Kerja di ClickUp
Memantau tim Anda membantu Anda tetap sesuai anggaran, sesuai jadwal, dan sesuai rencana. Hal ini juga memberikan manajer proyek wawasan ke dalam beban kerja anggota tim yang berbeda dan dapat menginformasikan keberhasilan proyek di masa depan dan fase perencanaan awal.
Dengan pemantauan yang efektif, Anda dapat melihat apa yang bekerja dengan baik dan apa yang perlu ditingkatkan. Kemudian Anda memiliki kendali untuk membuat perubahan dan menyesuaikan sehingga proyek dapat berlanjut selancar mungkin. 🛠️
Cara Membuat Rencana Pemantauan dan Pengendalian Proyek
Dari perencanaan fase proyek hingga eksekusi, penting untuk memiliki rencana pemantauan dan kontrol untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya. Dengan melakukan hal ini sejak awal, Anda akan terhindar dari sakit kepala dan memiliki peluang yang lebih besar untuk menghasilkan proyek yang sukses.
Salah satu cara mudah untuk memulai adalah dengan menggunakan templat seperti Rencana Pemantauan dan Pengendalian Proyek ClickUp . Fitur ini memiliki kolom khusus dan tautan cepat ke hal-hal penting dalam proyek, termasuk struktur rincian kerja, rencana proyek, dan informasi tim.
Rencana Pemantauan dan Pengendalian Proyek ClickUp memudahkan untuk membuat struktur rincian kerja, menautkan ke rencana proyek, dan melacak kolaborasi tim
Apakah Anda memilih menggunakan templat atau tidak, ada beberapa langkah yang menjadi kunci untuk membuat rencana pemantauan dan kontrol yang sukses. Baca terus untuk mengetahui panduan langkah demi langkah untuk menyusun rencana Anda sendiri dalam hitungan menit. 👀
1. Membuat rencana
Untuk proses pemantauan proyek yang sukses, Anda harus memiliki peta jalan atau rencana tentang bagaimana mencapai tujuan Anda hasil proyek . Rencana manajemen proyek Anda harus mencakup langkah-langkah untuk memantau, mengevaluasi, dan mengendalikan proyek. Hal ini berarti memiliki wawasan tentang keseluruhan proyek serta tugas-tugas individu dan cara untuk mengidentifikasi masalah potensial.
Mengatur tugas agar berulang berdasarkan waktu atau peristiwa di ClickUp
Menggunakan kontrol proyek untuk membuat rencana yang spesifik untuk tujuan Anda. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan pada tahap proses pemantauan dan pengendalian ini.
Buat kerangka kerja untuk mengelola, mengatur, dan mengawasi semua tugas terkait Anda
Anda memerlukan sebuah pusat di mana Anda dapat melacak semua tugas individu dan data terkait untuk proyek. Dengan alat manajemen proyek seperti ClickUp, Anda bisa dengan mudah melihat siapa yang mengerjakan apa, kapan tugas-tugas jatuh tempo, dan mengakses SOP di satu tempat.
Selama tahap ini, Anda harus membahas manajemen sumber daya, cakupan proyek, hasil kerja, dan biaya proyek. Pada dasarnya, Anda harus merencanakan proyek dari awal hingga akhir, dengan memperhatikan area mana pun yang mungkin timbul masalah.
ClickUp Rencana Proyek Templat membantu Anda memulai proyek berikutnya dengan langkah yang benar
Gunakan ClickUp Contoh Templat Rencana Proyek untuk menghilangkan dugaan dari perencanaan proyek Anda dengan templat lengkap yang mudah digunakan. Dapatkan kepercayaan diri dan pastikan proyek Anda tetap berada di jalur yang benar dari awal hingga selesai.
Tetapkan tanggung jawab agar setiap orang mengetahui tanggung jawab mereka
Baik Anda mengelola proyek besar lintas departemen atau bekerja dengan tim yang lebih kecil, Anda perlu menetapkan tanggung jawab. Identifikasi siapa yang bertanggung jawab atas apa dan bagaimana mereka diharapkan untuk melaporkan kembali status proyek .
Menugaskan proyek dapat menjadi keseimbangan yang rumit antara memberi tahu anggota tim secara berlebihan dan kurangnya komunikasi tentang tanggung jawab mereka. Manajer proyek dapat memanfaatkan fitur yang memungkinkan mereka untuk memberikan komentar pada tugas sehingga anggota tim tahu ketika ada sesuatu yang menunggu mereka.
Ubah komentar menjadi tugas ClickUp atau tetapkan untuk langsung mengubah pemikiran menjadi item tindakan
Buat kriteria evaluasi untuk memahami bagaimana tim Anda akan berhasil
Susun rencana evaluasi untuk proyek. Langkah ini sangat penting untuk mengidentifikasi hambatan dan memiliki waktu yang cukup untuk menyesuaikan diri.
Jawablah pertanyaan-pertanyaan seperti:
- Seberapa sering Anda akan mengevaluasi? Apakah akan dilakukan seminggu sekali atau sebulan sekali?
- Bagaimana Anda akan mengumpulkan umpan balik?
- Bagaimana proses untuk permintaan perubahan?
- Jenis pelaporan apa yang Anda perlukan untuk mengevaluasi kemajuan proyek?
2. Membagi pekerjaan
Setelah Anda memiliki rencana untuk proyek, saatnya untuk mulai memberikan tugas dan subtugas kepada anggota tim proyek. Anda harus menetapkan tanggal jatuh tempo dan ekspektasi untuk setiap langkah dalam proyek.
Tetaplah terorganisir dengan mengelompokkan tugas berdasarkan fase atau departemen, tergantung bagaimana Anda menjalankan proyek. Berikut ini bagaimana tim menggunakan dasbor ClickUp untuk tetap terorganisir dan menetapkan tugas-tugas proyek:
Lacak dan pantau tugas, sumber daya, dan kemajuan proyek dalam tampilan Dasbor ClickUp Dasbor ClickUp menawarkan cara mudah untuk membangun pusat kontrol dengan semua tugas proyek Anda. Buat bagan khusus untuk mendapatkan gambaran umum visual dari tugas-tugas mingguan atau berbagai fase proyek.
Fitur pelacakan kemajuan mengidentifikasi kemacetan, dan tampilan Beban Kerja memungkinkan pemantauan karyawan -termasuk wawasan tentang bandwidth karyawan sehingga Anda dapat mengevaluasi dan menyesuaikan sesuai kebutuhan.
Di dalam Dasbor ClickUp, terdapat Bagan Gantt untuk melihat dengan mudah garis waktu proyek, apa yang berjalan sesuai rencana, dan apa yang tidak sesuai rencana. Gunakan ini untuk memantau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan melihat dengan cepat ketergantungan tugas.
Bonus: Pengalihdayaan manajemen proyek !
3. Melacak KPI dan memantau kinerja proyek
Pemantauan waktu nyata adalah kunci keberhasilan proyek. Gunakan alat pelaporan seperti indikator kinerja utama (KPI), laporan status, dan laporan kinerja untuk mengawasi kemajuan proyek. Laporan-laporan ini tidak hanya menyoroti keberhasilan, tetapi juga sering kali menjadi tempat pertama Anda akan melihat masalah yang muncul dalam pekerjaan proyek.
Dengan memantau proyek, Anda dapat mengidentifikasi varians dan penyimpangan dari garis dasar dan melakukan kontrol kualitas. Jika ada sesuatu yang terlihat aneh, Anda dapat melihat lebih dekat dan mengembangkan daftar item tindakan untuk memperbaiki kapal.
Lacak metrik kinerja menggunakan Templat KPI dari ClickUp, yang menyoroti sasaran yang berada di jalur yang tepat, berisiko, dan meleset dari target Templat KPI dari ClickUp memudahkan untuk mengidentifikasi dan melacak metrik-metrik utama untuk proyek Anda. Dengan empat tampilan yang berbeda, Anda bisa mendapatkan gambaran umum singkat tentang kinerja atau menyelam lebih dalam ke detail-detail kecil tentang apa yang berhasil dan apa yang perlu lebih banyak penyesuaian.
Gunakan tampilan Daftar Ringkasan untuk mengelompokkan tugas berdasarkan status. Hal ini memberi Anda wawasan tentang apa yang berada di luar jalur, apa yang berisiko, apa yang sudah selesai, dan apa yang sedang berlangsung. Beralihlah ke tampilan Departemen untuk mengelompokkan tugas berdasarkan departemen.
Masuk ke Papan Kemajuan untuk mendapatkan tampilan tingkat tinggi tentang potensi masalah dan tugas yang berisiko. Dari sini, Anda dapat membuat daftar hal-hal yang perlu diperiksa dan melakukan penyesuaian untuk mengembalikan semuanya ke jalur yang benar.
Terakhir, tampilan Garis Waktu memetakan semua tugas pada kalender berdasarkan tanggal mulai dan tenggat waktu, sehingga menjadikannya pilihan yang tepat untuk memantau jadwal proyek. 🗓️
Bonus: Perangkat lunak pemantauan karyawan untuk pengguna Mac !
4. Meningkatkan alur kerja
Selama fase pemantauan, kemungkinan Anda akan menemukan masalah. Itulah sifat alami dari manajemen proyek. Fase kontrol adalah di mana Anda dapat mengambil wawasan yang diperoleh dari evaluasi dan membuat perubahan sehingga sisa proyek berlanjut dengan lancar atau proyek-proyek di masa depan lebih sukses.
Apakah proyek Anda tertunda? Gunakan analisis yang Anda kumpulkan untuk mencari tahu penyebabnya. Mungkin Anda bisa memiliki mengelola beban kerja lebih baik. Mungkin ada cara yang lebih baik untuk menyelesaikan masalah sumber daya pada tugas yang memakan waktu atau tugas yang berulang.
Gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya di ClickUp atau sesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda, sehingga tim Anda bisa fokus pada hal yang paling penting
Itulah mengapa Otomatisasi ClickUp dalam alat manajemen proyek Anda sangat penting untuk meningkatkan alur kerja-Anda memotong pekerjaan manual yang tidak perlu untuk menghabiskan waktu pada hal yang paling penting. Manajer proyek sering kali menyulap banyak sekali alur kerja dan otomatisasi yang memungkinkan mereka untuk fokus pada proses pemantauan dan kontrol agar berhasil mengerjakan setiap fase siklus hidup proyek.
Apa pun masalahnya, luangkan waktu untuk mencari tahu apa yang salah, bagaimana cara mengatasinya, dan tindakan lain yang bisa Anda terapkan. Melalui proses ini akan membuat Anda menjadi manajer proyek yang lebih baik dan lebih sukses dan membantu Anda membangun alur kerja yang lebih baik untuk pekerjaan di masa depan. 🌻
Praktik Terbaik Pemantauan Proyek
Setelah Anda mengetahui langkah-langkah untuk mengimplementasikan rencana pemantauan dan pengendalian proyek, sekarang saatnya untuk fokus pada praktik terbaik. Pada akhirnya, melakukan sesuatu tidak sama dengan melakukannya dengan baik. 🤩
Berikut adalah beberapa praktik terbaik pemantauan proyek yang dapat Anda atau manajer proyek Anda pertimbangkan:
- Menetapkan ekspektasi: Menetapkan tujuan dan ekspektasi yang jelas di awal akan memudahkan Anda untuk memantau kemajuan. Tentukan apa yang Anda harapkan dari setiap anggota tim, manajer proyek, atau departemen, dan komunikasikan dengan jelas
- Lakukan pekerjaan rumah Anda: Melakukan penelitian dan bertemu dengan pemangku kepentingan dan anggota tim untuk mendapatkan wawasan tentang proyek. Melalui proses ini, Anda harus mempelajari batasan proyek termasuk anggaran, beban kerja, dan risiko sumber daya
- Komunikasi yang jelas dan konsisten: Tidak ada yang lebih membingungkan daripada memberikan informasi yang saling bertentangan atau instruksi yang tidak tepat waktu. Tetapkan jadwal untuk memberikan pembaruan dan umpan balik proyek. Beritahukan kepada anggota tim bagaimana Anda berencana untuk mengecek dan seberapa sering. Kemudian Anda dan manajer proyek Anda harus menaati jadwal tersebut
- Dapatkan umpan balik secara teratur: Manajer proyek yang hebat mendapatkan masukan dari anggota timnya. Bagaimanapun juga, mereka ada di lapangan dan dapat memberikan informasi terkini. Selain itu, mereka kemungkinan besar adalah orang pertama yang mengidentifikasi potensi masalah. Siapkan sistem agar anggota tim dapat melakukan check-in, memberikan umpan balik, dan memberi tahu Anda apa yang sedang terjadi
- Identifikasi kontak utama: Jika muncul masalah, karyawan harus tahu kepada siapa mereka harus mengeskalasi masalah tersebut. Mulailah proyek dengan menugaskan satu orang yang bertanggung jawab untuk melacak, mendokumentasikan, dan melaporkan masalah
- Tentukan frekuensi pelaporan: Tentukan seberapa sering laporan kemajuan harus diserahkan. Tergantung pada proyek Anda, Anda mungkin menginginkan pemeriksaan mingguan, bulanan, atau dua bulanan. Untuk beberapa fase proyek, pemeriksaan harian mungkin diperlukan. Tentukan waktunya, dan komunikasikan hal ini dengan jelas kepada semua anggota tim dan manajer proyek
- Buat sebuah Kerangka kerja proses pengambilan keputusanSejak awal, buatlah proses untuk menentukan siapa yang akan mengambil keputusan. Bisa jadi Anda atau anggota tim lainnya, dan mungkin ada lebih dari satu pengambil keputusan untuk berbagai aspek proyek (misalnya, anggaran, sumber daya, dll.)
Teknik untuk Pemantauan dan Pengendalian Proyek
Selain praktik terbaik untuk fase pemantauan dan kontrol Anda, ada juga beberapa teknik berguna yang membuat pemantauan proyek lebih mudah. Ini adalah metode yang telah teruji dan benar yang menginformasikan proses pengambilan keputusan Anda saat membuat rencana pemantauan. ✍️
Berikut adalah beberapa metode pemantauan dan evaluasi yang dapat Anda pertimbangkan:
Metode Jalur Kritis (CPM)
Lihat beban kerja Anda berdasarkan tugas-tugas yang tersisa di jalur kritis Anda dengan satu tombol di ClickUp!
Metode ini melibatkan penguraian proyek ke dalam beberapa fase kemajuan menggunakan bagan. Jalur kritis adalah urutan tugas terpanjang yang perlu diselesaikan sebelum proyek selesai.
Pada dasarnya, ini adalah peta jalan terpanjang untuk menyelesaikan proyek dan melibatkan identifikasi aktivitas, ketergantungan tugas, dan durasi tugas, lalu memasukkannya ke dalam diagram.
Manajemen Nilai yang Diperoleh
Teknik pemantauan ini membandingkan pekerjaan yang telah diselesaikan hingga saat ini dan biayanya dibandingkan dengan perkiraan awal. Pada tahap perencanaan, Anda menetapkan nilai dolar-juga disebut biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan (BCWS).
Selama pelaksanaan, Anda membandingkan biaya aktual dengan jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan untuk memantau kemajuan finansial dan material.
Memantau dan Mengontrol Proyek Anda Seperti Seorang Profesional
Pemantauan manajemen proyek itu kompleks. Selain merencanakan, memitigasi, dan mengelola, Anda juga harus memantau dan mengendalikan proyek dari awal hingga akhir. Tidak hanya itu, pemantauan manajemen proyek mengharuskan Anda untuk membuat keputusan yang tepat tentang tujuan proyek sambil menjaga tim Anda tetap berada di halaman yang sama (dan kepemimpinan dalam kinerja proyek secara keseluruhan dan indikator kinerja utama).
Dengan panduan praktis ini, Anda akan menguasai pemantauan proyek dalam waktu singkat. Mulai dari menyusun rencana hingga melacak kinerja dan membuat perubahan, Anda dapat mengendalikan keberhasilan proyek Anda hanya dalam beberapa langkah. Coba ClickUp hari ini untuk mulai menyederhanakan kesuksesan manajemen proyek Anda. Dari dasbor yang mudah digunakan hingga tampilan grafik yang mendetail, ada alat untuk membantu Anda mengelola proyek dari awal hingga akhir. 🙌