Pernahkah Anda merasa bingung dengan istilah kalender sumber daya dalam dunia manajemen proyek?
Nah, inilah saatnya untuk menjernihkan misteri tersebut. 🕵️‍♀️
Pada awalnya, kalender sumber daya mungkin tampak seperti templat lain yang lebih baik Anda hindari. Lagi pula, Anda sudah memiliki kalender yang sempurna alur kerja yang efisien berkat alat manajemen proyek favorit Anda, bukan?
Namun, beri kami waktu sejenak untuk menjelaskan mengapa kalender sumber daya bisa menjadi pengubah permainan untuk perencanaan proyek Anda, dan Anda mungkin akan menjadi penggemar beratnya. Jika tujuan Anda termasuk mengoptimalkan jadwal tim, memastikan efisiensi alokasi sumber daya dan memimpin tim atau manajer proyek Anda untuk menyelesaikan proyek-proyek terbaik tepat waktu, Anda pasti ingin menyimpan artikel ini di dekat Anda.
Dalam panduan ini, Anda akan menemukan:
- Apa itu kalender sumber daya?
- Mengapa Anda memerlukan kalender sumber daya dalam manajemen proyek
- Kapan menggunakan kalender sumber daya
- 6 hal yang harus dimasukkan dalam kalender sumber daya
- Cara membuat kalender sumber daya pertama Anda
Jadi, mari kita mulai.
Apa yang dimaksud dengan Kalender Sumber Daya?
Kalender sumber daya adalah alat bantu yang menunjukkan sumber daya yang tersedia yang dapat digunakan oleh manajer proyek atau ketua tim dalam jangka waktu tertentu. Jenis kalender proyek ini menunjukkan berapa banyak jam kerja anggota tim dan peralatan yang tersedia dalam periode waktu tertentu.
Misalnya, jika seorang pekerja bekerja selama delapan jam sehari dan mereka telah menghabiskan tiga jam waktunya untuk mengerjakan Proyek A, Anda memiliki lima jam tambahan waktu untuk menugaskan tugas-tugas seperti Proyek B dan Proyek C. Di sinilah kalender sumber daya menunjukkan kepada Anda jam-jam tersebut.
Pahami sekilas siapa saja dalam tim Anda yang bekerja terlalu banyak atau terlalu sedikit sehingga Anda dapat dengan mudah menangani realokasi sumber daya dengan tampilan Beban Kerja ClickUp
Demikian pula, kalender sumber daya juga mencatat berapa jam mesin anda dapat bekerja. Kalender proyek ini juga mencatat detail lain seperti hari libur, hari libur nasional, waktu istirahat, nama tugas, dan nama-nama anggota tim dan mesin utama.
Dalam manajemen proyek, tim membutuhkan kalender proyek untuk alokasi sumber daya. Kalender ini membantu memvisualisasikan di mana pekerjaan dapat dialokasikan atau ditugaskan-tanpa harus masuk terlalu jauh ke dalam manajemen waktu .
Apa perbedaan antara kalender sumber daya dan kalender proyek?
Karena kalender sumber daya dan kalender proyek membantu mengelola bagian penting dari siklus hidup proyek, sangat mungkin untuk menjadi bingung di antara keduanya. Jadi, sebelum kita melangkah lebih jauh, mari kita bahas topik ini secara singkat untuk memahami perbedaan utamanya:
- **Kalender sumber daya dibuat oleh manajer sumber daya, sedangkan kalender proyek dibuat oleh manajer proyek. Penting untuk dicatat bahwa manajer proyek juga dapat membuat kalender sumber daya, jika tidak ada manajer yang tersedia
- Kalender sumber daya mencatat sumber daya, seperti orang, mesin, dan peralatan. Di sisi lain, kalender yang terakhir melacakjadwal proyek
Atur proyek, rencanakan jadwal, dan visualisasikan pekerjaan tim Anda pada kalender fleksibel yang membuat semua orang tetap berada di halaman yang sama
Manfaat Kalender Sumber Daya untuk Manajer Proyek
Jika Anda tidak memiliki pemahaman yang akurat tentang sumber daya yang tersedia, Anda mungkin melebih-lebihkan atau meremehkan jumlah tugas yang dapat Anda dan anggota tim Anda kerjakan dalam waktu X.
Kalender sumber daya Anda sendiri dapat memberikan pandangan mikroskopis dan makroskopis dari sumber daya Anda. Kalender proyek dan sumber daya memungkinkan Anda untuk secara akurat menentukan seberapa banyak pekerjaan yang dapat Anda lakukan dalam waktu yang terbatas.
Mari kita asumsikan bagian pertama dari bagian ini benar (alias, Anda tidak memiliki pemahaman tentang sumber daya Anda), Anda mungkin akan berakhir:
- Menciptakan konflik di antara anggota tim internal (misalnya, bagian sumber daya manusia dan penjualan mungkin menginginkan akses ke anggota tim tertentu pada waktu yang sama)
- Menjadwalkan pekerjaan lebih sedikit dari yang dibutuhkan
- Menyetujui lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat Anda lakukan
Namun, kebalikan dari hal tersebut, manajer proyek juga bisa:
- Memperbaiki jadwal proyek dan mendapatkan pemahaman yang akurat tentangtonggak pencapaian proyek* Mengelola cegukan (seperti cuti tak terduga atau disfungsi peralatan)
- Membuat beban kerja yang seimbang untuk setiap anggota tim dalam kalender proyek
- Memperbaiki kualitas pekerjaan untuk memastikan keberhasilan proyek
- Membantu tim proyek tetap berpegang padajadwal proyek* Mengalokasikan sumber daya dan menetapkan tugas secara efisien dalam kalender proyek
- Mengurangi kelelahan di antara anggota tim (sangat penting untuk tim sumber daya manusia)
- Memastikan tidak ada mesin yang berada di bawah tekanan
- Mengoptimalkan alur kerja di seluruh kalender proyek
Untuk Apa Kalender Sumber Daya Digunakan?
Banyak ahli menyarankan untuk membuat kalender sumber daya di awal proyek, idealnya selama fase perencanaan proyek. Namun, jika hal itu tidak memungkinkan untuk dilakukan oleh manajer proyek, atau jika Anda adalah seseorang yang mengalokasikan tugas berbulan-bulan atau berminggu-minggu sebelumnya, Anda dapat membuat kalender sumber daya bulanan atau mingguan juga.
Bayangkan perusahaan Anda menangani beberapa proyek dengan tenggat waktu yang berantakan, sehingga Anda berencana membuat kalender sumber daya sebelum mengambil proyek baru untuk mengalokasikan sumber daya yang tersedia dengan tepat.
Merencanakan sumber daya Anda membutuhkan kalender proyek untuk menunjukkan semua yang ada di tabel sehingga Anda dapat menentukan potensi hambatan sebelum memulai
Untuk melakukan hal itu, Anda mungkin perlu memeriksa ulang siapa yang dapat menjadi bagian dari tim proyek tambahan berdasarkan keterampilan yang diperlukan untuk tugas tersebut, ketersediaan tim saat ini, dan mesin serta perangkat lunak apa yang mampu mencapai tujuan Anda sebelum memulai proyek.
Selain itu, tugas-tugas manajemen proyek lainnya, seperti membuat kalender proyek, menganalisis berbagai pencapaian proyek, membuat jadwal proyek, dan lain-lain, idealnya harus dilakukan oleh manajer proyek selama tahap perencanaan juga.
Namun, dalam kasus tertentu, kalender sumber daya juga dibuat sebelum dimulainya proyek.
Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan konstruksi telah mengajukan pinjaman hipotek dan mereka sedang menunggu pinjaman tersebut disetujui, mereka juga harus mencatat apa yang harus dilakukan dengan mesin, tenaga kerja, dan keuangan yang tersedia hingga pinjaman tersebut disetujui - dan semua ini hanya dapat dilakukan dengan kalender sumber daya di tangan.
6 Fitur yang Harus Ada dalam Kalender Sumber Daya
Sekarang, mari kita masuk ke rincian detailnya dan menjelajahi apa yang harus ada di dalam kalender sumber daya - sebelum kita melanjutkan dan membagikan panduan langkah demi langkah tentang cara membuat kalender sumber daya dan apa saja yang dibutuhkan di dalamnya.
1. Nama dan peran anggota tim
Setiap kalender sumber daya harus memiliki nama dan peran anggota tim utama. Beberapa perusahaan lebih memilih untuk selangkah lebih maju dan bahkan menyertakan detail lain seperti telepon atau alamat email anggota tim untuk kalender proyek yang lebih efisien.
Tingkatkan komunikasi tim dan sediakan lingkungan yang aman dengan template kami, sehingga Anda mendukung metode komunikasi yang berbeda dan memperjelas jenis item pekerjaan
Namun, sejujurnya, Anda bisa melakukannya hanya dengan hal-hal mendasar-karena Anda membutuhkan nama dan jam kerja anggota tim untuk mengetahui ketersediaan mereka, mengapa harus melantur? Buat dokumen komunikasi tim atau gunakan templat sederhana seperti Templat Matriks Komunikasi dan Rapat Tim ClickUp .
Selain itu, saat menuliskan nama dan peran tim, jangan lupa untuk menambahkan nama pemimpin tim ke dalam template. Jika manajer sumber daya perlu menggeser jadwal di sana-sini, mereka akan tahu pemimpin tim mana yang harus diajak bicara untuk tugas yang mana dalam kalender proyek.
2. Ketersediaan, termasuk jam kerja, shift, dan hari libur
Ini adalah bagian terpenting dari kalender sumber daya Anda - mencatat ketersediaan, shift, hari libur, hari libur nasional, dll. Anda dapat mencatat ketersediaan harian karyawan atau, jika Anda membuat kalender mingguan, maka ketersediaan mingguan (dan seterusnya).
Rencanakan shift kerja karyawan anda dan hitung biaya tenaga kerja anda dengan Templat Jadwal Kerja Karyawan ClickUp ini
Sebagai contoh, dengan ketersediaan harian, anda akan tahu berapa jam dalam sehari Anggota Tim A bebas. Demikian pula dengan ketersediaan mingguan, anda akan mengetahui hari-hari dalam seminggu ketika Anggota Tim B bebas.
Sumber daya lain yang bagus untuk digunakan di sini adalah Templat Jadwal Karyawan ClickUp . Hal ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah mencatat jam kerja dan ketersediaan untuk setiap anggota tim utama untuk mengelola sumber daya dengan lebih baik dan mengetahui status proyek Anda secara keseluruhan.
Kami juga menyarankan agar alih-alih hanya melacak waktu setiap anggota tim, Anda membuat penjadwalan staf *event yang akan membantu Anda memperhitungkan waktu tim secara keseluruhan (yang diperlukan untuk sesi curah pendapat, menangani umpan balik dari klien, memahami detail proyek, dan bekerja secara efektif).
3. Peralatan atau perangkat lunak yang diperlukan untuk proyek
Sumber daya seperti peralatan, perangkat lunak khusus, bahan baku, dll., juga merupakan aspek penting dalam menjalankan sebuah proyek.
Misalnya, jika Anda telah mengambil tugas pembuatan furnitur, dan Anda tidak memiliki cukup paku untuk membuat furnitur yang Anda janjikan kepada klien Anda, Anda harus memperhitungkannya dalam kalender sumber daya Anda sehingga Anda dapat membelinya sebelum proyek dimulai.
Catatan Tambahan: Ada tugas-tugas lain yang tampaknya tidak penting, seperti memilih kemasan produk, menulis deskripsi produk, atau bahkan membuat kebijakan privasi untuk situs web, yang mungkin penting dalam skema besar ketika mencoba menyelesaikan sebuah proyek, tetapi biasanya tidak diperhitungkan karena tidak secara langsung berhubungan dengan tugas itu sendiri.
Jadi, inilah peringatan untuk mencatat semua tugas ini dalam kalender sumber daya Anda! Detail-detail kecil itu penting, dan sangat mudah bagi mereka untuk lolos dari perhatian tanpa dokumentasi yang tepat dalam kalender proyek.
4. Kapasitas untuk tugas-tugas baru
Jika Anda menggunakan perangkat lunak yang canggih (seperti ClickUp ) untuk membuat kalender sumber daya, idealnya akan memberi tahu Anda berapa banyak waktu, ketersediaan, anggota tim, dan sumber daya yang Anda miliki untuk mengerjakan proyek-proyek baru.
Jika Anda masih terjebak pada pena dan kertas, gunakan kemampuan pemecahan masalah Anda untuk menemukan kapasitas optimal untuk tugas-tugas baru. Dan jika Anda bosan dengan pendekatan ini, kami tidak menyalahkan Anda. Dan ClickUp ada di sini untuk membantu Anda.
5. Keterampilan atau spesialisasi
Banyak perusahaan lebih suka menuliskan keterampilan atau keahlian anggota tim tepat di sebelah nama dan peran mereka, dan ini terutama karena ketika ada proyek baru, mereka dapat mencocokkan anggota tim dengan keterampilan yang tepat untuk tugas yang tepat.
Sebagai contoh, bayangkan Anda adalah agensi pemasaran digital, dan Anda mendapatkan proyek desain ulang situs web baru untuk broker real estat. Sekarang, Anda mungkin memiliki banyak penulis konten dalam tim untuk mengerjakan tugas tersebut.
Tetapi jika Anda tahu penulis mana yang berspesialisasi dalam jenis konten apa, Anda akan dapat mencocokkan penulis yang memiliki keahlian di bidang real estat dengan proyek ini.
6. Biaya sumber daya
Biaya sumber daya adalah informasi penting lainnya untuk ditambahkan ke kalender sumber daya Anda karena memungkinkan Anda mengetahui berapa banyak yang akan Anda bayarkan untuk sebuah proyek dengan mempertimbangkan jumlah sumber daya yang digunakan.
Dengan menggunakan contoh yang sama seperti di atas, jika Anda menyadari bahwa ada dua penulis real estat dalam tim, dengan satu penulis mengenakan biaya $40/jam dan penulis lainnya mengenakan biaya $50, Anda mungkin harus memutuskan penulis mana yang akan mengerjakan proyek tersebut.
Anda juga dapat menambahkan detail lebih lanjut setelah ini. Misalnya, perangkat lunak pemrosesan penggajian mana yang lebih disukai oleh anggota tim, apa ketentuan pembayaran mereka, jam dan zona waktu mereka bekerja, dll.
Cara Membuat Kalender Sumber Daya (Dengan Perangkat Lunak Kalender Sumber Daya)
Mari kita mulai membuat kalender sumber daya Anda sendiri!
1. Kumpulkan semua detail sumber daya anda
Untuk membuat kalender sumber daya yang efektif, mulai dengan menghitung semua sumber daya yang Anda miliki. Sebagai contoh, catatlah yang berikut ini:
- Berapa jam anggota tim Anda bekerja dalam sebulan vs. berapa jam yang tersedia?
- Mesin apa saja yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek ini vs. mesin apa saja yang tersedia (dan untuk berapa hari/jam)?
- Jika Anda membutuhkan peralatan, apa saja persyaratannya vs. apa yang Anda miliki?
- Ketersediaan sumber daya lainnya vs. jumlah waktu yang Anda perlukan?
2. Mendaftar untuk ClickUp
Selanjutnya, mendaftar untuk ClickUp **atau perangkat lunak khusus sejenis yang dapat membantu Anda memvisualisasikan beban kerja tim Anda. ClickUp adalah pilihan yang aman untuk dipilih karena memiliki template yang sudah jadi, dipercaya oleh ribuan pelanggan, dan juga memiliki langkah-langkah keamanan seperti otentikasi multi-faktor pada tempatnya.
Jika Anda belum merasa nyaman untuk membeli versi berbayar dari ClickUp, Anda juga bisa melanjutkan dengan versi gratisnya.
P.S.: Anda juga bisa menggunakan Lembar Kerja Excel atau Google Kalender atau Spreadsheet untuk mendapatkan gambaran umum tingkat tinggi tentang beban kerja setiap orang.
3. Gunakan templat penjadwalan dan perencanaan sumber daya
Dapatkan representasi visual dari sumber daya yang tersedia dalam tampilan Kanban seret dan lepas yang sederhana
Setelah Anda berhasil mendaftar, langkah selanjutnya dalam daftar adalah memanfaatkan yang gratis Templat Perencanaan Sumber Daya ClickUp (Anda dapat menemukan yang lain templat serupa di pustaka templat ClickUp).
Di sini, Anda dapat mengekspor data Anda jika Anda sudah bekerja di ClickUp atau mengisi kolom-kolom secara manual.
4. Visualisasikan kapasitas sumber daya Anda menggunakan tampilan Beban Kerja
Kalender sumber daya adalah templat yang sangat lengkap, sehingga Anda akan bisa mendapatkan gambaran yang akurat tentang kapasitas sumber daya bersama dalam berbagai cara dan bentuk.
Sebagai contoh, Anda bisa melacak sumber daya dengan memeriksa beban kerja anggota tim, seluruh tim, klien, dll.
Dari situ, Anda dapat melangkah lebih jauh dengan menganalisis karyawan mana yang mengerjakan proyek klien mana pada waktu apa, kapan tanggal jatuh tempo dan hasil kerja dari proyek yang kompleks ini, berapa anggaran yang dialokasikan untuk setiap sumber daya, apa jadwal yang harus Anda patuhi, dan siapa koordinator dalam lingkungan proyek.
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Jika Anda ingin melacak beban kerja anggota tim atau sumber daya individual, klik Lihat > Beban Kerja untuk mendapatkan gambaran umum.
5. Kelola kapasitas beban kerja melalui seret dan lepas di Tampilan Tim
Satu-satunya tugas yang tersisa di daftar Anda adalah untuk mengelola sumber daya sehingga tidak mempengaruhi alur kerja, mempercepat waktu pengiriman, dan menjaga semangat tim berada pada titik tertinggi sepanjang masa.
Setelah mendapatkan ringkasan visual dari waktu yang tersedia bagi setiap anggota tim, Anda kemudian bisa menggeser jadwal atau menambahkan tugas yang berbeda untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
Untuk melakukan ini, Anda perlu buka "View" dan pilih "Team. "
Lihat beban kerja di seluruh tim Anda untuk membuat penyesuaian, menugaskan pekerjaan baru, atau mengalokasikan sumber daya ke anggota tim lain
Kalender Sumber Daya untuk Memfasilitasi Kelancaran Eksekusi Proyek
Mari kita hadapi itu. Sumber daya tidak dapat diprediksi. Anda mungkin mendapati seorang anggota tim yang sangat penting sedang sakit selama seminggu. Atau sebuah sistem tidak berfungsi, menyebabkan pekerjaan terhenti.
Memang, skenario seperti itu mungkin tampak seperti mimpi terburuk bagi manajer proyek (dan memang seharusnya begitu), tetapi kekuatan kalender sumber daya dapat dengan cepat mengubah tantangan-tantangan ini. Kalender sumber daya memberdayakan kita dengan pandangan yang jelas tentang ketersediaan dan alokasi sumber daya, memfasilitasi kelancaran eksekusi proyek.
Kalender ini berfungsi sebagai mercusuar, memandu kita melewati badai dan memungkinkan perputaran yang cepat bahkan dalam menghadapi kesulitan. Mereka membantu menghindari alokasi yang berlebihan, membantu dalam penugasan tugas yang efisien, dan berkontribusi pada penjadwalan proyek yang lebih realistis.
Apa yang tidak disukai?
Dan ingat, kalender sumber daya bukan hanya sebuah dokumen statis, namun merupakan alat bantu dinamis yang berkembang bersama proyek Anda. Jadi, mulailah membuat kalender sumber daya Anda hari ini. Anda akan segera merasakan peningkatan kontrol dan visibilitas sumber daya bersama yang diberikannya pada proyek Anda.
---
Penulis Tamu:
pedagang Juwaria
adalah seorang penulis lepas yang mengkhususkan diri di bidang SaaS, pemasaran, dan kesehatan/kebugaran. Didukung dengan pengalaman lebih dari 3 tahun, ia membantu brand membangun konten yang menambah nilai bisnis mereka. Di waktu luangnya, Anda bisa menemukannya membaca buku favoritnya atau mempelajari tren terbaru secara online.