Sebagai manajer proyek, sebagian besar waktu kerja Anda mungkin didedikasikan untuk menangani dokumen dan mengatur informasi. Pekerjaan administratif ini dapat menyita waktu berharga yang seharusnya dapat digunakan untuk tugas-tugas bernilai tinggi.
Perangkat lunak manajemen dokumen dirancang untuk mengurangi pekerjaan manual dengan mengatur dan mengelompokkan file, memberikan izin akses, dan membuat alur kerja untuk persetujuan dan revisi.
Dalam panduan ini, kita akan membahas perangkat lunak manajemen dokumen terbaik dan cara memanfaatkannya sebagai lokasi terpusat untuk berbagi dan berkolaborasi dokumen!
Apa yang Harus Anda Cari dalam Perangkat Lunak Manajemen Dokumen (DMS)?
Saat mencari sistem manajemen dokumen, penting untuk memprioritaskan langkah-langkah keamanan tingkat atas untuk melindungi informasi rahasia, mencegah pelanggaran data, dan mematuhi peraturan perlindungan data. Fitur-fitur utama seperti:
- Kontrol akses
- Enkripsi
- Pencadangan dan pemulihan data
- Izin
- Fitur pencarian
- Akses awan
Kolaborasi juga merupakan fitur yang harus dimiliki dalam sistem manajemen dokumen Anda. Anda ingin tim Anda dapat berkolaborasi pada dokumen secara real time memberikan tugas, memberikan komentar, dan berbagi file dengan aman. Dan, tentu saja, Anda harus bisa menemukan konten tanpa harus mengetikkan terlalu banyak petunjuk!
Dan terakhir, integrasi dengan aplikasi alat manajemen proyek seperti manajemen tugas dan pelacakan proyek akan membantu tim Anda merampingkan alur kerja lintas fungsi . Integrasi ini mendorong kolaborasi, berbagi pengetahuan dan meningkatkan pengambilan keputusan.
10 Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Terbaik pada tahun 2024
1. ClickUp 
Dengan bantuan ClickUp Docs, Anda dapat menampilkan persyaratan produk Anda sambil menggunakan tampilan Daftar yang disematkan
ClickUp adalah platform produktivitas lengkap yang dirancang untuk tim dengan berbagai ukuran untuk membuat Dokumen yang indah, wiki dan dokumen lainnya, yang dapat dihubungkan ke alur kerja untuk mengeksekusi ide bersama tim Anda!
Dengan opsi kustomisasi yang lengkap, ClickUp menawarkan pengalaman yang fleksibel untuk membantu mengelola beban kerja, melacak kemajuan, dan tetap terhubung dari mana saja. Kolaborasi merupakan inti dari setiap fitur, dengan berbagai alat yang dirancang untuk membuat tim lintas fungsi tetap diperbarui dan selaras.
Selain itu, ClickUp terintegrasi dengan lebih dari 1.000 alat kerja lainnya, sehingga tim dapat menyinkronkan semua pekerjaan mereka dan merampingkan proses lintas fungsi dalam satu platform!
Fitur terbaik ClickUp
- Online yang terperinciPusat Bantuan,webinardan dukungan untuk membantu Anda menggunakan platform ini secara maksimal
- DinamisTujuan untuk menyelaraskan tim di OKR dan melacak kemajuan dengan berbagai cara
- Komentar yang ditugaskan dan berulir di setiapClickUp Doc, tugas, atauPapan tulis
- Papan Tulis Kolaboratif untuk mengembangkan ide secara real-time bersama tim
- Pelaporan danDasbor untuk gambaran umum tingkat tinggi secara instan dari pekerjaan Anda
- Paket Gratis Selamanya yang kaya dan opsi yang terjangkau di setiappaket harga
- Beberapa penerima tugas tugas untuk transparansi total ke dalam semua kemajuan
- Selesai15 tampilan yang dapat disesuaikan untuk mengelola tugas dari setiap sudut
- Antarmuka pengguna yang mudah digunakan dengan online danmode offline
- 50+Otomatisasi untuk merampingkan alur kerja proyek apa punStatus tugas yang disesuaikan !
8. Gagasan
via Gagasan Notion adalah ruang kerja lengkap untuk manajemen dokumen dan kolaborasi tim. Notion berfungsi sebagai alat bantu basis data bagi tim untuk membuat, menyimpan, mengatur, dan berbagi dokumen di lokasi terpusat.
Tim dapat membuat bab dan subbab untuk mengatur dokumen, menyiapkan templat khusus untuk akses cepat ke konten yang sering digunakan, menambahkan tag dan komentar untuk melacak informasi penting, dan menetapkan tugas dan tanggal jatuh tempo untuk manajemen proyek kolaboratif.
Fitur terbaik Notion
- Riwayat versi yang memungkinkan Anda untuk kembali ke versi dokumen sebelumnya
- Integrasi tanpa hambatan dengan layanan penyimpanan awan untuk transfer data yang mudah
- Pengeditan kolaboratif yang mendukung banyak pengguna dalam satu dokumen
- Kontrol akses dengan izin granular untuk file dan halaman
- Akses seluler untuk membuka dan mengirim file saat dalam perjalanan
Keterbatasan gagasan
- Tingkat fleksibilitas yang tinggi juga dapat menjadi tantangan untuk mengetahui dari mana harus memulai atau bagaimana mengatur informasi secara efektif (lihatAlternatif gagasan)
- Akses terbatas ke kontrol lanjutan kecuali Anda menggunakan paket Enterprise
Harga gagasan
- Versi gratis
- Versi Standar: $8 per pengguna per bulan
- Premium: $15 per pengguna per bulan
- Perusahaan: Hubungi Notion untuk detailnya
Peringkat dan ulasan Notion
- G2: 4.7/5 (1.700+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (1.400+ ulasan)
9. Kotak
melalui Kotak Box adalah perangkat lunak manajemen dokumen dan layanan berbagi file. Layanan ini menyediakan solusi penyimpanan, kolaborasi, dan komunikasi yang aman untuk membantu organisasi menyimpan, berbagi, dan mengelola dokumen, spreadsheet, dan file digital lainnya di cloud. Dengan Box, pengguna bisa mengakses file yang tersimpan dari perangkat apa pun dan dengan mudah membaginya dengan kolega atau mitra eksternal.
Platform ini juga menawarkan fitur-fitur seperti versi untuk melacak perubahan dokumen dari waktu ke waktu, enkripsi untuk menambah keamanan informasi sensitif, dan kontrol izin terperinci untuk memutuskan siapa yang memiliki akses ke data apa. Selain itu, Box menyediakan fitur-fitur tingkat perusahaan seperti integrasi dengan sistem TI dan kebijakan keamanan yang ada, kustomisasi branding dan pengalaman pengguna, serta kemampuan analisis yang kuat.
Fitur terbaik Box
- Perlindungan kebocoran data asli dan deteksi ancaman siber yang didukung oleh alat pembelajaran mesin yang canggih
- Integrasi dengan aplikasi kerja populer seperti ClickUp, Microsoft Teams, dan Oracle NetSuite
- Berbagi file sekali klik untuk mengirim file besar dengan mudah
- Box Notes untuk membuat rencana dan jadwal proyek
- Box Sign untuk tanda tangan elektronik tanpa batas
Keterbatasan Box
- Mencoba membuka beberapa file PDF dari antarmuka pencarian Box Drive dapat menyebabkan kesalahan
- Enkripsi kunci pribadi adalah fitur berbayar
Harga kotak
- Hubungi Box untuk detailnya
Peringkat dan ulasan Box
- G2: 4.2/5 (4.800+ ulasan)
- Capterra: 4.4/5 (5.000+ ulasan)
10. Tempatkan Merek (Brandfolder)
melalui Penata Merek (Brandfolder) Brandfolder adalah platform manajemen aset digital online bagi bisnis untuk menyimpan, mengatur, berbagi, dan melacak aset merek mereka. Platform ini berfungsi sebagai pusat terpusat untuk mengelola semua materi branding perusahaan, termasuk gambar, logo, video, dokumen, materi pemasaran, presentasi, dan banyak lagi.
Dengan antarmuka Brandfolder yang intuitif, pengguna dapat dengan cepat dan mudah mengakses, mengelola, berbagi, dan melacak semua aset merek mereka di satu tempat. Ditambah lagi, alat bantu Brandfolder yang canggih memudahkan untuk mengontrol bagaimana aset digunakan dan didistribusikan sehingga branding perusahaan Anda tetap konsisten di semua saluran!
Fitur terbaik Brandfolder
- Pengaturan aset publik dan privat untuk dokumen penting
- Manajemen pengguna dengan akses cepat ke wawasan pengguna
- Dukungan berbagai format file untuk pembuatan dokumen
- Fungsionalitas unggahan tamu untuk mitra eksternal
- Unggahan massal dengan tindakan seret dan lepas
Keterbatasan folder merek
- Mengirim beberapa dokumen untuk persetujuan bukan merupakan fitur yang didukung
- Tidak memiliki kemampuan kustomisasi pada paket non-perusahaan
Harga Brandfolder
- Hubungi Brandfolder untuk harga
Peringkat dan ulasan Brandfolder
- G2: 4.5/5 (1.100+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (430+ ulasan)
Alat Utama untuk Manajemen Dokumen Kolaboratif: Dokumen ClickUp
ClickUp merupakan pilihan ideal bagi tim yang mencari sistem manajemen dokumen komprehensif untuk mengelola semua jenis konten internal dan yang berhadapan dengan klien.
Keserbagunaan platform ini meluas ke beragam alat manajemen proyek dan kolaborasi, menjadikannya solusi lengkap bagi tim yang ingin mengoptimalkan alur kerja mereka. Memulai Ruang Kerja ClickUp hari ini!