Sebagai manajer proyek, sebagian besar waktu kerja Anda mungkin didedikasikan untuk menangani dokumen dan mengatur informasi. Pekerjaan administratif ini dapat menyita waktu berharga yang seharusnya dapat digunakan untuk tugas-tugas bernilai tinggi.
Perangkat lunak manajemen dokumen dirancang untuk mengurangi pekerjaan manual dengan mengatur dan mengelompokkan file, memberikan izin akses, dan membuat alur kerja untuk persetujuan dan revisi.
Dalam panduan ini, kita akan membahas perangkat lunak manajemen dokumen terbaik dan cara memanfaatkannya sebagai lokasi terpusat untuk berbagi dan berkolaborasi dokumen!
Apa yang Harus Anda Cari dalam Perangkat Lunak Manajemen Dokumen (DMS)?
Saat mencari sistem manajemen dokumen, penting untuk memprioritaskan langkah-langkah keamanan tingkat atas untuk melindungi informasi rahasia, mencegah pelanggaran data, dan mematuhi peraturan perlindungan data. Fitur-fitur utama seperti:
- Kontrol akses
- Enkripsi
- Pencadangan dan pemulihan data
- Izin
- Fitur pencarian
- Akses awan
Kolaborasi juga merupakan fitur yang harus dimiliki dalam sistem manajemen dokumen Anda. Anda ingin tim Anda dapat berkolaborasi pada dokumen secara real time memberikan tugas, memberikan komentar, dan berbagi file dengan aman. Dan, tentu saja, Anda harus bisa menemukan konten tanpa harus mengetikkan terlalu banyak petunjuk!
Dan terakhir, integrasi dengan aplikasi alat manajemen proyek seperti manajemen tugas dan pelacakan proyek akan membantu tim Anda merampingkan alur kerja lintas fungsi . Integrasi ini mendorong kolaborasi, berbagi pengetahuan dan meningkatkan pengambilan keputusan.
10 Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Terbaik pada tahun 2024
1. ClickUp 
Dengan bantuan ClickUp Docs, Anda dapat menampilkan persyaratan produk Anda sambil menggunakan tampilan Daftar yang disematkan
ClickUp adalah platform produktivitas lengkap yang dirancang untuk tim dengan berbagai ukuran untuk membuat Dokumen yang indah, wiki dan dokumen lainnya, yang dapat dihubungkan ke alur kerja untuk mengeksekusi ide bersama tim Anda!
Dengan opsi kustomisasi yang lengkap, ClickUp menawarkan pengalaman yang fleksibel untuk membantu mengelola beban kerja, melacak kemajuan, dan tetap terhubung dari mana saja. Kolaborasi merupakan inti dari setiap fitur, dengan berbagai alat yang dirancang untuk membuat tim lintas fungsi tetap diperbarui dan selaras.
Selain itu, ClickUp terintegrasi dengan lebih dari 1.000 alat kerja lainnya, sehingga tim dapat menyinkronkan semua pekerjaan mereka dan menyederhanakan proses lintas fungsi dalam satu platform!
Fitur terbaik ClickUp
- Online yang terperinciPusat Bantuan,webinardan dukungan untuk membantu Anda menggunakan platform ini secara maksimal
- DinamisTujuan untuk menyelaraskan tim di OKR dan melacak kemajuan dengan berbagai cara
- Komentar yang ditugaskan dan berulir di setiapClickUp Doc, tugas, atauPapan tulis* Papan Tulis Kolaboratif untuk mengembangkan ide secara real-time bersama tim
- Pelaporan danDasbor untuk gambaran umum tingkat tinggi secara instan dari pekerjaan Anda
- Paket Gratis Selamanya yang kaya dan opsi yang terjangkau di setiappaket harga* Beberapa penerima tugas tugas untuk transparansi total ke dalam semua kemajuan
- Selesai15 tampilan yang dapat disesuaikan untuk mengelola tugas dari setiap sudut
- Antarmuka pengguna yang mudah digunakan dengan online danmode offline* 50+Otomatisasi untuk merampingkan alur kerja proyek apa pun
- Status tugas yang disesuaikan untuk kebutuhan proyek Anda
Yang sangat luasPerpustakaan Templat untuk setiap kasus penggunaan dari pencatatan hinggaringkasan proyek
Keterbatasan ClickUp
- Rangkaian fiturnya yang kaya bisa menciptakan kurva pembelajaran untuk beberapa pengguna
- Belum semua tampilan tersedia di aplikasi seluler
Harga ClickUp
- Paket Gratis Selamanya
- Paket Tak Terbatas: $5 per pengguna per bulan
- Paket Bisnis: $12 per pengguna per bulan
- Paket Bisnis Plus: $19 per pengguna per bulan
Paket Perusahaan: Hubungi untuk harga
Peringkat dan ulasan ClickUp
- G2: 4.7/5 (6.500+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (3.500+ ulasan)
2. Revver
melalui Revver Revver, sebelumnya bernama Rubex, adalah sebuah sistem manajemen dokumen online yang dirancang untuk membantu bisnis mengatur, menyimpan, dan berbagi dokumen dengan aman. Revver Docs terintegrasi dengan aplikasi penyimpanan awan populer seperti Google Drive, Dropbox, Box, dan OneDrive.
Platform ini juga menyediakan berbagai fitur, seperti kontrol versi file, kemampuan pencarian dokumen, dan kontrol akses yang aman sehingga hanya pengguna yang berwenang yang dapat melihat atau mengedit informasi rahasia.
Fitur terbaik Revver
- Pengenalan Karakter Optik (OCR) untukmengarsipkan dokumen secara otomatis ke lokasi yang telah ditentukan sebelumnya
- Pencarian Lanjutan untuk mengidentifikasi folder yang tidak memiliki dokumen penting
- Kontrol Autentikasi Multi-Faktor untuk mengakses dokumen
- Tanda tangan elektronik khusus untuk menggantikan dokumen kertas
- Penampil dokumen dua layar
Keterbatasan Revver
- Tidak memiliki alat bantu manajemen tugas dibandingkan dengan sistem manajemen dokumen lainnya
- Diperlukan akun untuk mengakses Pusat Bantuan Revver
Harga Revver
- Hubungi Revver untuk detail harga
Peringkat dan ulasan Revver
- G2: 4.3/5 (330+ ulasan)
- Capterra: 4.4/5 (880+ ulasan)
3. Connecteam
melalui Connecteam Connecteam adalah program pelibatan karyawan dan manajemen tim perangkat lunak. Fitur dokumennya memudahkan tim untuk berkolaborasi pada dokumen, formulir, dan survei.
Memiliki semua file karyawan, sertifikat, dan dokumen bisnis di satu tempat bisa menjadi pengubah permainan bagi departemen SDM dan manajer. Sistem terpusat dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dengan memungkinkan akses mudah ke dokumen, menghilangkan kebutuhan akan penyimpanan fisik, dan mengurangi risiko file hilang atau salah tempat. Dengan solusi digital, staf HR dapat dengan mudah mencari, mengambil, dan berbagi dokumen dengan rekan kerja, bahkan jika mereka bekerja dari jarak jauh!
Fitur terbaik Connecteam
- Fungsi Quick Actions untuk mengambil tindakan cepat yang mempengaruhi semua dokumen
- Izin Lihat Saja, Unggah, Setujui/Tolak, dan Edit dokumen
- Paket Dokumen (folder) untuk ditugaskan ke pengguna individu atau grup pintar
- Kursus untuk membuat proses spesifik yang harus dilalui oleh karyawan
- Tanggal kedaluwarsa per dokumen atau jenis entri
Keterbatasan Connecteam
- Fitur kolaborasi real-time yang terbatas
- Tidak memiliki kemampuan otomatisasi alur kerja
Harga Connecteam
- Kecil Bisnis: Gratis hingga 10 pengguna
- Dasar: $29 per bulan untuk 30 pengguna pertama
- Lanjutan: $49 per bulan untuk 30 pengguna pertama
- Pakar: $99 per bulan untuk 30 pengguna pertama
Peringkat dan ulasan Connecteam
- G2: 4.3/5 (30+ ulasan)
- Capterra: 4.8/5 (260+ ulasan)
4. Pertemuan
melalui Pertemuan Confluence adalah sistem ruang kerja tim dengan fitur perangkat lunak manajemen dokumen untuk membuat, berbagi, mengatur, dan mendiskusikan pekerjaan dengan tim dalam berbagai ukuran. Sistem ini membantu orang-orang dalam sebuah organisasi untuk berkolaborasi dalam proyek-proyek secara lebih efektif dan efisien dengan memungkinkan mereka untuk menyimpan dan berbagi pekerjaan mereka di satu lokasi pusat.
Dengan Confluence, tim dapat membuat dan berbagi ide, mengedit dokumen secara kolaboratif dalam waktu nyata, melacak kemajuan proyek, memberi tahu semua orang tentang perubahan melalui notifikasi, dan masih banyak lagi. Selain itu, fitur-fitur canggih seperti pelaporan, dasbor, dan integrasi dengan alat bantu lain membantu tim tetap berada di puncak proyek mereka! Bandingkan Confluence Vs Google Docs !
Fitur terbaik Confluence
- Umpan yang dipersonalisasi untuk menampilkan ruang yang baru saja dikunjungi seseorang, draf halaman yang sedang dikerjakan, dan aktivitas halaman
- Pengeditan waktu nyata dengan tim jarak jauh atau karyawan jarak jauh
- Integrasi dengan Box, Dropbox, dan Google Drive
- Label halaman untuk mempercepat pencarian konten
- Fungsionalitas impor dokumen Word
Keterbatasan pertemuan
- Tim pengembangan non-perangkat lunak akan menemukan alat ini sulit untuk dipelajari
- Dirancang dan dihargai untuk kolaborasi tingkat perusahaan (Lihat iniAlternatif pertemuan)
Penetapan harga pertemuan
- Gratis: Untuk 10 pengguna (hanya langganan bulanan)
- Standar: $5,75 per pengguna (perkiraan)
- Premium: $11 per pengguna (perkiraan)
- Perusahaan: Hubungi Confluence untuk detailnya
Peringkat dan ulasan Confluence
- G2: 4.1/5 (3.000+ ulasan)
- Capterra: 4.4/5 (2.000+ ulasan) Bandingkan Pertemuan dengan Gagasan !
5. DocuPhase
melalui DocuPhase DocuPhase adalah solusi manajemen dokumen yang membantu organisasi mengendalikan proses berbasis kertas . Ini menyediakan platform untuk mengambil dan mengelola dokumen, merampingkan proses alur kerja, dan meningkatkan kolaborasi. Dengan DocuPhase, pengguna bisa menyimpan, mengelola, dan mengakses semua jenis dokumen dengan aman dari mana saja di seluruh dunia melalui instalasi cloud atau di lokasi.
Platform ini dilengkapi dengan serangkaian fitur seperti pengambilan dan pengindeksan dokumen, kemampuan pencarian, perutean dan persetujuan dokumen, alat kolaborasi online, jejak audit, dan kontrol versi!
Fitur-fitur terbaik DocuPhase
- Pengenalan Karakter Optik (OCR) untuk membaca dan menginterpretasikan data tertentu
- Izin khusus untuk berbagai jenis proses bisnis
- Tag preset otomatis dan pengindeksan istilah untuk file yang masuk
- Fungsi pencarian lanjutan untuk menemukan informasi yang tepat
- Integrasi dengan NetSuite, Dynamics, Sage, dan lainnya
Keterbatasan DocuPhase
- Pilihan pelatihan terbatas untuk mempelajari dan mengadopsi perangkat lunak
- Ditujukan untuk otomatisasi akuntansi
Harga DocuPhase
- Hubungi DocuPhase untuk harga
Peringkat dan ulasan DocuPhase
- G2: 4.2/5 (15+ ulasan)
- Capterra: 4.5/5 (70+ ulasan)
6. Mekar api
melalui bloomfire Bloomfire adalah perangkat lunak berbagi pengetahuan yang membantu meningkatkan kolaborasi dan produktivitas dalam tim. Perangkat lunak ini memberi pengguna kemampuan untuk menyimpan dan berbagi informasi, dokumen, video, gambar, dan konten lainnya dengan aman dalam platform yang terorganisir. Dapat digunakan sebagai wiki internal, intranet atau bahkan platform e-learning.
Platform ini memudahkan untuk menemukan dan mengelola konten sehingga tim dapat bekerja sama dengan lebih efisien. Platform ini juga menyediakan kemampuan pencarian yang kuat, sehingga pengguna dapat dengan cepat mengakses informasi yang mereka butuhkan.
Fitur terbaik Bloomfire
- Editor teks yang kaya dengan bagan, gambar, audio, dan fungsionalitas video
- Tandai untuk opsi Peninjauan dan Impor/Ekspor Massal
- Loop Umpan Balik untuk mendukung proses bisnis
- Tag yang dihasilkan AI untuk penyimpanan dokumen yang lebih baik
- Konten Tanya Jawab yang dapat dicari
Keterbatasan Bloomfire
- Kurangnya integrasi dibandingkan dengan solusi manajemen dokumen lainnya
- Kurangnya fitur kolaborasi
Harga Bloomfire
- Bloomfire mulai dari $25 per pengguna per bulan, disesuaikan dengan volume dan model
Peringkat dan ulasan Bloomfire
- G2: 4.6/5 (460+ ulasan)
- Capterra: 4.3/5 (200+ ulasan)
7. SharePoint
melalui SharePoint Sharepoint adalah sistem manajemen dokumen perusahaan untuk membantu tim berbagi dan mengelola konten di dalam Microsoft Office ekosistem. Ini menyediakan ruang terpusat bagi tim untuk menyimpan, mengatur, dan berbagi dokumen, data, dan sumber daya dari perangkat apa pun. Sharepoint juga memiliki fitur-fitur canggih seperti alat kolaborasi yang memungkinkan tim bekerja bersama secara real-time dan kemampuan kontrol versi untuk melacak perubahan konten.
Platform ini juga menyediakan berbagai fitur keamanan untuk membantu memastikan keamanan data, seperti izin berbasis peran dan kemampuan audit. Dengan platform yang kuat ini, tim dapat merampingkan alur kerja mereka, meningkatkan efisiensi organisasi, dan menciptakan lingkungan yang lebih kolaboratif.
Fitur terbaik SharePoint
- In-Place Holds untuk mempertahankan konten secara terprogram dari penghapusan atau pengeditan
- Perpustakaan dokumen dengan versi dan kontrol akses
- Melihat dan mengedit secara offline di Mac atau PC
- penyimpanan OneDrive sebesar 1 TB per pengguna
- Kolaborasi waktu nyata
Keterbatasan SharePoint
- Memerlukan pembelian perangkat lunak Microsoft tambahan untuk menggunakan Sharepoint secara maksimal
- Tidak intuitif dengan perangkat lunak non-Microsoft
Harga SharePoint
- Paket Online SharePoint 1: $5 per pengguna per bulan, langganan tahunan
- Paket SharePoint Online 2: $10 per pengguna per bulan, langganan tahunan
- Office 365 E3: $23 per pengguna per bulan, langganan tahunan
Peringkat dan ulasan SharePoint
- G2: 4/5 (8.200+ ulasan)
- Capterra: 4.3/5 (4.900+ ulasan)
Periksa ini Alternatif SharePoint !
8. Gagasan
via Gagasan Notion adalah ruang kerja lengkap untuk manajemen dokumen dan kolaborasi tim. Notion berfungsi sebagai alat bantu basis data bagi tim untuk membuat, menyimpan, mengatur, dan berbagi dokumen di lokasi terpusat.
Tim dapat membuat bab dan subbab untuk mengatur dokumen, menyiapkan templat khusus untuk akses cepat ke konten yang sering digunakan, menambahkan tag dan komentar untuk melacak informasi penting, dan menetapkan tugas dan tanggal jatuh tempo untuk manajemen proyek kolaboratif.
Fitur terbaik Notion
- Riwayat versi yang memungkinkan Anda untuk kembali ke versi dokumen sebelumnya
- Integrasi tanpa hambatan dengan layanan penyimpanan awan untuk transfer data yang mudah
- Pengeditan kolaboratif yang mendukung banyak pengguna dalam satu dokumen
- Kontrol akses dengan izin granular untuk file dan halaman
- Akses seluler untuk membuka dan mengirim file saat dalam perjalanan
Keterbatasan gagasan
- Tingkat fleksibilitas yang tinggi juga bisa menjadi tantangan untuk mengetahui dari mana harus memulai atau bagaimana mengatur informasi secara efektif (lihatAlternatif gagasan)
- Akses terbatas ke kontrol lanjutan kecuali Anda menggunakan paket Enterprise
Harga gagasan
- Versi gratis
- Versi Standar: $8 per pengguna per bulan
- Premium: $15 per pengguna per bulan
- Perusahaan: Hubungi Notion untuk detailnya
Peringkat dan ulasan Notion
- G2: 4.7/5 (1.700+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (1.400+ ulasan)
9. Kotak
melalui Kotak Box adalah perangkat lunak manajemen dokumen dan layanan berbagi file. Layanan ini menyediakan solusi penyimpanan, kolaborasi, dan komunikasi yang aman untuk membantu organisasi menyimpan, berbagi, dan mengelola dokumen, spreadsheet, dan file digital lainnya di cloud. Dengan Box, pengguna bisa mengakses file yang tersimpan dari perangkat apa pun dan dengan mudah membaginya dengan kolega atau mitra eksternal.
Platform ini juga menawarkan fitur-fitur seperti versi untuk melacak perubahan dokumen dari waktu ke waktu, enkripsi untuk menambah keamanan informasi sensitif, dan kontrol izin terperinci untuk memutuskan siapa yang memiliki akses ke data apa. Selain itu, Box menyediakan fitur-fitur tingkat perusahaan seperti integrasi dengan sistem TI dan kebijakan keamanan yang ada, kustomisasi branding dan pengalaman pengguna, serta kemampuan analisis yang kuat.
Fitur terbaik Box
- Perlindungan kebocoran data asli dan deteksi ancaman siber yang didukung oleh alat pembelajaran mesin yang canggih
- Integrasi dengan aplikasi kerja populer seperti ClickUp, Microsoft Teams, dan Oracle NetSuite
- Berbagi file sekali klik untuk mengirim file besar dengan mudah
- Box Notes untuk membuat rencana dan jadwal proyek
- Box Sign untuk tanda tangan elektronik tanpa batas
Keterbatasan Box
- Mencoba membuka beberapa file PDF dari antarmuka pencarian Box Drive dapat menyebabkan kesalahan
- Enkripsi kunci pribadi adalah fitur berbayar
Harga kotak
- Hubungi Box untuk detailnya
Peringkat dan ulasan Box
- G2: 4.2/5 (4.800+ ulasan)
- Capterra: 4.4/5 (5.000+ ulasan)
10. Tempatkan Merek (Brandfolder)
melalui Penata Merek (Brandfolder) Brandfolder adalah platform manajemen aset digital online bagi bisnis untuk menyimpan, mengatur, berbagi, dan melacak aset merek mereka. Platform ini berfungsi sebagai pusat terpusat untuk mengelola semua materi branding perusahaan, termasuk gambar, logo, video, dokumen, materi pemasaran, presentasi, dan banyak lagi.
Dengan antarmuka Brandfolder yang intuitif, pengguna dapat dengan cepat dan mudah mengakses, mengelola, berbagi, dan melacak semua aset merek mereka di satu tempat. Ditambah lagi, alat bantu Brandfolder yang canggih memudahkan untuk mengontrol bagaimana aset digunakan dan didistribusikan sehingga branding perusahaan Anda tetap konsisten di semua saluran!
Fitur terbaik Brandfolder
- Pengaturan aset publik dan privat untuk dokumen penting
- Manajemen pengguna dengan akses cepat ke wawasan pengguna
- Dukungan berbagai format file untuk pembuatan dokumen
- Fungsionalitas unggahan tamu untuk mitra eksternal
- Unggahan massal dengan tindakan seret dan lepas
Keterbatasan folder merek
- Mengirim beberapa dokumen untuk persetujuan bukan merupakan fitur yang didukung
- Tidak memiliki kemampuan kustomisasi pada paket non-perusahaan
Harga Brandfolder
- Hubungi Brandfolder untuk harga
Peringkat dan ulasan Brandfolder
- G2: 4.5/5 (1.100+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (430+ ulasan)
Alat Utama untuk Manajemen Dokumen Kolaboratif: Dokumen ClickUp
ClickUp merupakan pilihan ideal bagi tim yang mencari sistem manajemen dokumen komprehensif untuk mengelola semua jenis konten internal dan yang berhadapan dengan klien.
Keserbagunaan platform ini meluas ke beragam alat manajemen proyek dan kolaborasi, menjadikannya solusi lengkap bagi tim yang ingin mengoptimalkan alur kerja mereka. Memulai Ruang Kerja ClickUp hari ini!