Apakah Anda lelah tersesat dalam kekacauan proyek-proyek baru Anda? Sebagai manajer proyek, apakah Anda berharap bisa membuat pekerjaan Anda lebih terorganisir dan efisien? Apakah Anda mencari solusi yang menyederhanakan tugas tim Anda dan memastikan semua orang tetap berada di halaman yang sama?
Tidak perlu mencari lagi, karena templat rencana kerja akan membantu Anda melakukan hal tersebut. Mereka bertindak sebagai rencana tindakan di sepanjang proyek Anda, membantu Anda melihat gambaran besar, tanggal jatuh tempo, dan segala ketergantungan yang mungkin menghalangi Anda untuk mencapai tujuan.
Dalam artikel blog ini, kita akan membahas tentang apa itu template rencana kerja dan apa saja yang membuat template yang baik. Kemudian, kami akan membagikan 10 template terbaik kami untuk ClickUp, Microsoft, dan Google Docs. Siap untuk mengoptimalkan rencana kerja Anda yang belum pernah ada sebelumnya? Mari kita mulai belajar!
Apa yang dimaksud dengan Rencana Kerja dalam Manajemen Proyek?
Templat rencana kerja adalah alat yang menguraikan tugas dan aktivitas spesifik yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu. Ini adalah kerangka kerja yang membantu individu atau tim untuk mengatur, merencanakan, mengkomunikasikan, dan memprioritaskan pekerjaan mereka secara efektif. Templat rencana kerja biasanya mencakup bagian-bagian seperti tujuan proyek dan tujuan, kerangka waktu, alokasi sumber daya , indikator kinerja, dan potensi hambatan atau risiko.
Templat rencana kerja biasanya digunakan dalam manajemen proyek, penelitian, pendidikan, bisnis, dan banyak bidang lainnya. Templat ini dapat disesuaikan untuk kebutuhan proyek atau tugas besar yang berbeda, dan membantu individu atau tim untuk merancang tujuan yang dapat dicapai, membuat langkah tindakan, melacak kemajuan, dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian yang sukses.
Menggunakan templat rencana kerja dapat menghemat waktu dan tenaga, karena memberikan gambaran yang jelas rencana proyek untuk tugas yang sedang dikerjakan. Hal ini juga meningkatkan komunikasi dan kolaborasi di antara anggota tim, karena setiap orang dapat melihat tugas dan tenggat waktu serta memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang perlu dicapai.
Templat rencana kerja adalah alat yang berharga alat manajemen proyek yang memfasilitasi perencanaan dan pelaksanaan tugas atau proyek yang efektif. Dengan menggunakan templat rencana kerja, individu atau tim dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kinerja mereka secara keseluruhan.
Apa yang Membuat Templat Rencana Kerja Proyek yang Baik?
Templat rencana kerja yang baik harus komprehensif dan disesuaikan dengan proyek atau tugas tertentu. Template ini harus mencakup semua langkah dan tenggat waktu yang diperlukan, serta tanggung jawab dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Template ini juga harus memungkinkan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi jika terjadi transisi atau hambatan yang tidak terduga .
- Presentasi yang jelas dan ringkas. Presentasi harus mudah dibaca, menarik secara visual, dan terstruktur dengan cara yang logis. Hal ini akan meningkatkan komunikasi dan memastikan bahwa anggota tim memiliki pemahaman yang sama mengenai jadwal, tujuan, dan strategi.
- Alokasi sumber daya yang tepat. Menunjukkan bagaimana mendistribusikan waktu, personel, dan materi juga penting. Kerangka kerja yang baik harus menyediakan waktu yang cukup untuk setiap kegiatan dan memecah tugas-tugas yang kompleks menjadi sub-tugas yang dapat dikelola.
- Pemantauan dan evaluasi yang berkelanjutan. Kemajuan dan kinerja harus dinilai secara teratur terhadap rencana, dan penyesuaian harus dilakukan. Hal ini membantu mengidentifikasi hambatan dan area yang perlu diperbaiki, sehingga memastikan keberhasilan penyelesaian tugas.
Sebuah alat manajemen beban kerja harus komprehensif, jelas, dan terstruktur, menyediakan sumber daya dan jadwal yang memadai, dan diperbarui secara berkala untuk hasil yang optimal.
10 Templat & Contoh Rencana Kerja
Apakah Anda seorang manajer, pemimpin tim, atau pengusaha, memiliki rencana kerja yang disusun dengan baik sangat penting untuk kesuksesan. Rencana kerja yang baik akan membantu Anda tetap berada di jalur yang benar dan menjaga proyek Anda tetap terorganisir, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik mengenai cara terbaik untuk mengalokasikan sumber daya dan mengelola jadwal.
Namun, membuat rencana yang efektif dari awal bisa memakan waktu dan sulit. Itulah mengapa kami telah menyusun daftar templat rencana kerja terbaik ini - sehingga apa pun jenis proyek atau usaha bisnis yang Anda pikirkan, selalu ada solusi yang mudah.
Dari daftar tugas yang sederhana hingga peta jalan yang lebih rumit dengan tonggak pencapaian, templat ini menyediakan semua fitur yang diperlukan untuk perencanaan yang efisien tanpa usaha atau biaya tambahan.
1. Templat Rencana Kerja ClickUp
Templat rencana kerja sederhana ini membantu Anda mengatur tugas dalam kelompok, menetapkan prioritas, tenggat waktu, dan status, serta menandai tim yang bertanggung jawab.
Ketika Anda pertama kali mulai menggunakan templat sebagai bagian dari proses perencanaan kerja Anda, terkadang memulai dari yang paling dasar adalah yang terbaik. Itulah yang kami sukai dari Templat Rencana Kerja Sederhana dari ClickUp .
Templat ini adalah tempat yang tepat untuk memulai ketika Anda pertama kali menggunakan ClickUp untuk perencanaan proyek. Template ini membantu Anda dengan mudah memvisualisasikan aktivitas yang harus dilakukan sebelum proyek dianggap selesai.
Anda bisa memilih untuk mengimpor item dan tanggal dari daftar yang sudah ada, atau memulai dari awal. Setiap aktivitas dapat ditandai dengan tanda yang berbeda tingkat prioritas yang berbeda, dan ada tempat untuk memasukkan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo sehingga semua orang dapat dengan mudah melihat apa yang harus diprioritaskan, dan kapan.
Templat ini mencakup beberapa bidang berbeda yang dapat disesuaikan sehingga Anda dapat membuat manajemen beban kerja struktur untuk proyek Anda. Kustomisasi yang ditawarkan dalam templat ini menjadikannya titik awal yang sempurna untuk hampir semua proyek atau tugas. Unduh Templat Ini
2. Templat Rencana Kerja Tahunan ClickUp
Templat ini membantu Anda menetapkan tujuan jangka panjang dengan menyertakan tugas-tugas utama yang diperlukan untuk mencapai setiap tujuan.
Jika Anda adalah penggemar ungkapan, "Jika Anda gagal merencanakan, Anda berencana untuk gagal," Templat Rencana Kerja Tahunan ClickUp bisa jadi merupakan sahabat baru Anda. Untuk memastikan Anda, tim Anda, atau perusahaan Anda sukses sepanjang tahun, Anda memerlukan pendekatan yang berfokus pada proses untuk perencanaan jangka panjang dengan banyak pencapaian di sepanjang tahun.
Templat ini memiliki 5 bagian untuk membantu memandu penetapan tujuan jangka panjang Anda dan melacak kemajuan Anda seiring berjalannya waktu. Templat ini akan membantu Anda dan tim Anda tetap bertanggung jawab terhadap tujuan Anda dari waktu ke waktu. Dengan begitu, Anda akan menanam benih kesuksesan sejak awal, yang mengarah pada tonggak pencapaian proyek dan mencapai tujuan jangka panjang Anda . Unduh Template Ini
3. Templat Rencana Kerja Proyek ClickUp
Templat rencana kerja proyek menunjukkan kepada Anda daftar tugas, tetapi juga membantu Anda memvisualisasikan penundaan, tingkat upaya, dan tempat-tempat di mana proyek berada di luar jalur.
Terkadang, mengelola sebuah proyek lebih kompleks daripada sekadar menuliskan daftar aktivitas yang perlu diselesaikan dan status masing-masing aktivitas. Ketika Anda membutuhkan lebih banyak detail, Templat Rencana Kerja Proyek ClickUp dapat membantu.
Anggaplah templat rencana proyek ini sebagai versi yang diperluas dari templat Rencana Kerja Sederhana kami. Bersama dengan bidang standar seperti nama tugas, tanggal mulai dan tenggat waktu, serta durasi, templat ini juga memberi Anda tampilan terperinci tentang apakah tim Anda mencapai pencapaian mereka atau tidak.
Kolom tambahan dalam templat ini menunjukkan bagaimana kinerja tim Anda dalam menepati jadwal yang ditetapkan.
- Keterlambatan (Hari): Melacak tonggak pencapaian mana yang memiliki titik-titik yang menempel;
- bidang Jadwal: Menampilkan warna hijau (sesuai target), kuning (penundaan kecil), atau merah (penundaan signifikan); dan
- Upaya: Menunjukkan tingkat upaya untuk menyelesaikan tugas, dari 1-5.
Kolom penjadwalan templat ini sangat berguna ketika melihat kembali sebuah proyek secara retroaktif untuk melihat di mana Anda mungkin salah menghitung waktu atau upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas tertentu. Dengan begitu, Anda bisa menyesuaikan dan membuat jadwal yang lebih akurat untuk proyek berikutnya. Unduh Template Ini
4. Templat Rencana Kerja Jarak Jauh ClickUp
Templat rencana kerja jarak jauh membantu tim jarak jauh tetap terhubung saat mereka berkolaborasi dalam proyek.
Tim jarak jauh memiliki keunikan tantangan tersendiri dalam hal berkolaborasi dalam proyek-proyek kelompok. Templat Rencana Kerja Jarak Jauh ClickUp hanya untuk mereka.
Tanpa bekerja dalam jarak dekat satu sama lain, tim jarak jauh harus lebih intens dalam menjaga semua orang tetap berada di halaman yang sama dengan manajemen proyek. Mungkin juga sulit untuk mengetahui permintaan proyek mana yang penting bagi perusahaan secara keseluruhan, dan mana yang bagus untuk dimiliki, tetapi tidak penting dalam skema yang lebih besar. Hal itu membuat menemukan yang tepat alat bantu bekerja dari rumah sangat penting untuk kesuksesan tim jarak jauh.
Templat ini mengklasifikasikan setiap proyek berdasarkan dampak organisasinya untuk menunjukkan pentingnya bagi perusahaan.
- Proyek dengan tingkat kepentingan rendah: Dapat dilakukan atau tidak, tergantung pada beban kerja tim, karena proyek ini tidak berdampak signifikan terhadap organisasi.
- Proyek yang sangat penting: Harus dikejar karena proyek tersebut berdampak signifikan terhadap organisasi.
Templat ini juga memiliki tempat untuk menulis tujuan proyek ("meningkatkan partisipasi tim sebesar 90%," atau, "menghasilkan 200 pelanggan baru," misalnya), yang anggaran proyek dan biaya aktual, tingkat upaya, dan tautan ke hasil utama proyek, sehingga setiap orang yang mengerjakan tugas memiliki visibilitas penuh terhadap konteks pekerjaan dan file yang relevan. Unduh Templat Ini
5. Templat Papan Tulis Rencana Kerja ClickUp
Templat papan tulis rencana kerja memberi Anda ruang kerja digital untuk menulis di papan tulis dengan tim Anda, baik di ruangan yang sama maupun di seluruh negeri.
Papan tulis adalah cara yang bagus untuk memvisualisasikan ide, mendiskusikan strategi, dan berkolaborasi dengan rekan kerja .
Menggunakan papan tulis selama rapat tim memberikan kesempatan bagi semua orang untuk menuangkan pemikiran mereka dan memecahkan masalah bersama-sama. Namun dalam lingkungan kerja modern saat ini, tim Anda tidak selalu berada di lokasi fisik yang sama untuk menulis di papan tulis bersama, dan mereka mungkin perlu mengakses catatan di papan tulis saat bepergian. Itulah mengapa kami menciptakan Templat Papan Tulis Rencana Kerja ClickUp .
Templat ini memberi Anda referensi visual terencana untuk sebuah proyek dalam format digital, tetapi seperti halnya papan tulis fisik, Anda bisa "menggantung" catatan, mencatat tugas, dan memindahkan tugas.
Papan tulis ini memiliki banyak fitur untuk membuatnya seperti papan tulis fisik - tetapi lebih baik!
- Alat menggambar: Menggambar secara bebas dengan spidol dengan berbagai warna dan ukuran, menambahkan bentuk dan catatan tempel, teks, panah, dan peta pikiran, dan bahkan mengunggah gambar dan foto.
- Perpustakaan template: Mulailah dengan 9 template siap pakai yang berbeda untuk mengatur dan menambahkan ke papan tulis Anda dengan cepat.
- Tugas, dokumen, orang, dan daftar: Letakkan atau tandai semua ini dari papan tulis atau daftar lain di dalam ruang kerja ClickUp Anda.
- Tautan: Sertakan rute yang dapat diklik ke file Figma, situs web, Google Dokumen, lembar, dan slide, dan Youtube.
Baik saat Anda melakukan curah pendapat atau memetakan proses yang rumit, fitur ini templat papan tulis dapat menjadi alat yang bermanfaat untuk membawa pekerjaan Anda ke tingkat berikutnya.
Bonus: Template rencana komunikasiUnduh Templat Ini
6. Templat Rencana 12 Minggu ClickUp
Gunakan templat rencana 12 minggu untuk mencatat semua daftar tugas Anda, tanggal jatuh tempo, penerima tugas, dan tingkat prioritas.
Banyak bisnis yang berjalan dalam siklus kuartalan yang masing-masing terdiri dari 12 minggu. Bagi Anda yang menggunakan pendekatan ini, kami membuat Templat Rencana 12 Minggu ClickUp untuk memastikan kuartal berikutnya lebih baik dari kuartal sebelumnya. Namun, kesenangan tidak berhenti sampai di situ! Templat ini bisa digunakan untuk mengelola semua aspek kehidupan Anda, membantu Anda menyeimbangkan tujuan pribadi dan profesional Anda dengan cara yang paling efisien rencana produktivitas mungkin.
Templat rencana proyek sederhana 12 minggu kami beroperasi seperti daftar tugas raksasa, di mana Anda bisa memasukkan deskripsi tugas secara mendetail, menambahkan subtugas, dan membuat daftar periksa. Templat ini juga menyertakan dua bidang khusus:
- Rencanakan & pantau kemajuan: Secara otomatis mengisi bidang yang menunjukkan sejauh mana Anda menyelesaikan tugas
- Kategori aktivitas: Tandai setiap kategori dengan kelompok yang relevan (misalnya pribadi, pekerjaan, keluarga, atau keuangan)
Gunakan templat ini untuk "membuang otak" semua yang perlu Anda selesaikan selama 12 minggu ke depan. Kemudian, gunakan kolom ClickUp untuk menugaskan orang yang relevan pada tugas-tugas tersebut, membuat tanggal jatuh tempo, dan memprioritaskan daftar Anda berdasarkan apa yang perlu diselesaikan, dan kapan. Unduh Templat Ini
7. Templat Rencana Proses ClickUp
Templat rencana proses kami membantu Anda mengatur secara spesifik proyek Anda, termasuk metode, kriteria, dan tindakan perbaikan yang diperlukan.
Rencana proses pada dasarnya adalah peta jalan langkah demi langkah untuk mencapai hasil tertentu.
Rencana ini mencakup langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk menyelesaikan suatu tujuan, ukuran kualitas dan respons yang akan Anda lakukan, dan rencana reaksi yang relevan. Ini adalah cara terbaik untuk memastikan ekspektasi Anda (atau klien Anda) terpenuhi, dan itulah mengapa kami membuat Templat Rencana Proses ClickUp .
Rencana proses sering kali diperlukan untuk tujuan kepatuhan dalam pekerjaan di mana produk atau layanan memerlukan inspeksi untuk memastikan kualitasnya. Dokumen ini menawarkan kolom untuk merinci secara spesifik operasi bisnis Anda.
- Bagian untuk membuat daftar tindakan perbaikan: Mencakup deskripsi, input dan output, metode yang digunakan, kriteria, dan tindakan yang perlu diambil jika kriteria tidak terpenuhi.
- Bagian untuk rincian revisi rencana proses: Mencakup tanggal revisi, riwayat revisi, dan daftar orang yang menyetujui dan mengetahui.
Baik saat Anda meluncurkan produk baru atau menerapkan strategi penjualan baru, memiliki rencana proses sangatlah penting. Hal ini akan membantu Anda tetap terorganisir dan memastikan bahwa Anda mengikuti praktik dan protokol terbaik untuk mencapai kesuksesan. Selain itu, memiliki rencana yang jelas dapat memberikan ketenangan dalam menjalankan visi Anda. Unduh Template Ini
8. Templat Rencana Kerja Microsoft Excel
Melalui Microsoft
Meskipun menurut kami pustaka templat ClickUp menyediakan semua yang dibutuhkan bisnis untuk menjadi dan tetap terorganisir, kami tahu Anda tidak selalu bisa memilih solusi yang ingin Anda gunakan. Untuk organisasi yang mengharuskan Anda menggunakan produk Microsoft dan bagi mereka yang lebih suka spreadsheet daripada dokumen word, ini Templat Rencana Kerja Excel adalah untuk Anda.
Excel menawarkan beberapa garis waktu yang dapat disesuaikan dan templat peta jalan untuk membantu Anda mengatur proyek Anda.
- Garis Waktu Proyek:Membuat garis waktu untuk melacakjadwal proyekyang menunjukkan pada bulan apa setiap tugas akan dilakukan. Termasuk tabel untuk nama aktivitas, tanggal mulai, dan tanggal akhir. Excel menyediakan tiga tabel rincigaris waktu proyek template dan satu template empat minggutemplat garis waktu proyek.
- Templat Rencana Kerja: Tampilkan proyek Anda dalam 4 fase, termasuk aktivitas yang diperlukan di setiap fase. Data dimasukkan ke dalam lembar kerja lain dan kemudian secara otomatis terisi ke dalam peta jalan visual.
Templat ini tidak dibuat khusus untuk manajemen proyek, tetapi dalam keadaan darurat, templat ini masih memungkinkan Anda untuk mengatur tugas-tugas proyek yang paling mendesak dan menyajikannya secara visual. Dan jika Anda lebih suka dokumen daripada spreadsheet, berikut ini cara membuat garis waktu menggunakan Word sebagai gantinya. Unduh Templat Ini
9. Microsoft Project Templat Garis Waktu Rencana Proyek
Melalui Microsoft
Jika Anda perlu menyimpan perencanaan proyek Anda dalam rangkaian Microsoft namun menginginkan solusi yang lebih komprehensif daripada templat Excel, pertimbangkan ini Templat Rencana Kerja Microsoft Project .
Microsoft Project adalah program perangkat lunak yang membantu Anda merencanakan, menjadwalkan, dan mengelola proyek yang kompleks. Dengan fitur-fitur seperti Bagan Gantt , manajemen sumber daya dan pelacakan tugas, Microsoft Project memudahkan Anda untuk tetap terorganisir dan tetap berada di atas tenggat waktu.
Project juga terintegrasi dengan program Microsoft lainnya seperti Excel dan Outlook, sehingga Anda dapat dengan mudah berbagi informasi dan berkolaborasi dengan tim Anda. Baik Anda merencanakan pernikahan, membangun gedung, atau meluncurkan produk baru, Microsoft Project dapat membantu Anda tetap berada di jalur yang benar dan menyelesaikan pekerjaan.
Templat perencanaan proyek ini dapat membantu Anda mengatur tugas dan pencapaian dengan cara yang mudah dibagikan dengan beberapa anggota tim dan pemangku kepentingan. Namun untuk menggunakan templat ini, Anda harus mendaftar ke layanan ini. Unduh Templat Ini
10. eFinancial Models Google Spreadsheet Template Perencanaan Proyek Sederhana
Melalui Model eFinancial
Bagi mereka yang tidak dapat memilih platform manajemen proyek mereka sendiri dan yang perusahaannya menggunakan Google Workspace, ada Templat Rencana Kerja Google Spreadsheet untuk Anda juga!
Kabar baiknya dari Google Spreadsheet adalah, jika Anda pernah menggunakan Microsoft Excel, Anda akan merasa seperti di rumah sendiri. Ini adalah alat bantu spreadsheet berbasis cloud yang memungkinkan Anda membuat, mengedit, dan berbagi buku kerja dengan orang lain secara real-time. Google Spreadsheet memungkinkan Anda berkolaborasi dengan tim Anda di lokasi terpusat, tanpa perlu menyimpan dan mengirim file bolak-balik.
Untuk perencanaan kerja, Anda bisa menggunakan Google Spreadsheet untuk menetapkan tenggat waktu, melacak kemajuan proyek, memberikan tugas, dan banyak lagi. Baik saat Anda mengerjakan proyek yang melibatkan banyak orang, presentasi, atau sekadar mengatur daftar tugas harian, Google Spreadsheet dapat membantu menyederhanakan proses dan membuat kehidupan kerja Anda jauh lebih mudah. Unduh Template Ini
Optimalkan Alur Kerja Anda dengan Templat Perencanaan Kerja Hari Ini
Memprioritaskan beban kerja Anda dan membuat rencana untuk menyelesaikan tanggung jawab Anda sangat penting untuk menghasilkan produksi terbaik. Untungnya, ada banyak perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia untuk membantu Anda, baik Anda mencari cara untuk mengatur pekerjaan secara tahunan, per proyek, atau per kuartal.
Ruang kerja ClickUp memungkinkan Anda memvisualisasikan tugas-tugas Anda dengan mudah, dan templat kami membantu Anda mengaturnya dengan cepat dan intuitif, baik saat Anda bekerja sendiri atau sebagai bagian dari tim yang lebih besar. Dan ketika Anda perlu berkolaborasi dengan kontributor lain, ClickUp memudahkan Anda untuk mendapatkan umpan balik.
Memulai dengan ClickUp gratis, jadi cobalah kami hari ini untuk melihat bagaimana sedikit perencanaan di awal dapat memaksimalkan produksi Anda dalam jangka panjang.