Hitung beban kerja manajemen proyek sebelum memilih model biaya. Untuk pekerjaan agensi dan konsultasi, mulailah dengan jam kerja manajer proyek (PM), tetapkan tarif tagihan yang mencakup biaya operasional, lalu tentukan harga untuk ruang lingkup yang telah ditetapkan. Persentase dapat diterapkan jika dasar kontraknya mencerminkan tingkat koordinasi yang menjadi tanggung jawab manajer proyek. Panduan ini bertujuan sebagai panduan perhitungan, bukan daftar tarif pasar yang umum.
Jika penawaran hanya mencantumkan “manajemen proyek,” klien tidak akan tahu apa saja yang termasuk di dalamnya. Tentukan terlebih dahulu lingkup pekerjaannya, lalu jelaskan cara Anda menghitung biayanya.
Poin-Poin Penting
Poin-Poin Penting
- Perkirakan jam kerja manajemen proyek secara terpisah dari pekerjaan produksi.
- Gunakan tarif per jam jika perkiraan waktu kerja tidak pasti dan biaya tetap jika ruang lingkup proyek stabil.
- Gunakan persentase hanya jika kontrak menetapkan dasar perhitungan yang mencerminkan pekerjaan manajemen proyek.
- Jelaskan apa saja yang termasuk, faktor apa saja yang memengaruhi harga, dan bagaimana klien menyetujui pekerjaan tambahan.
Mulailah dengan pekerjaan yang dicakup oleh biaya Anda
Biaya manajemen proyek seharusnya mencakup biaya koordinasi dan pengawasan yang disebutkan dalam perjanjian. Tuliskan tanggung jawab manajer proyek sebelum menentukan tarif atau persentase.
Tergantung pada jenis pekerjaan, ruang lingkup PM mungkin mencakup:
- Menyusun dan memelihara jadwal proyek
- Mengkoordinasikan tinjauan dan persetujuan klien
- Pemantauan risiko, keputusan, ketergantungan, dan perubahan anggaran
- Mengatur pembaruan status dan serah terima
- Menutup proyek dan mendokumentasikan hal-hal yang masih tertunda
Pisahkan pekerjaan ini dari hasil produksi agensi. Desain, penulisan naskah, pengembangan, pengeluaran media, biaya vendor, dan biaya perjalanan hanya termasuk dalam biaya jika perjanjian menyebutkan demikian. Jika tidak, cantumkan secara terpisah atau kecualikan.
Sebutkan berapa banyak siklus tinjauan, kelompok pemangku kepentingan, rapat, dan pembaruan laporan yang tercakup dalam biaya tersebut. Jika kebutuhan tersebut bertambah, klien harus mengetahui perubahan harga sebelum pekerjaan tambahan dimulai.
Pilih model biaya yang sesuai dengan pekerjaan tersebut
Penetapan harga per jam, biaya tetap, dan persentase masing-masing mengatasi masalah yang berbeda. Pilih model yang sesuai dengan seberapa jelas Anda dapat memperkirakan pekerjaan dan bagaimana upaya manajer proyek (PM) berkaitan dengan anggaran proyek.
| Model | Perhitungan biaya | Pilihan terbaik | Risiko utama yang perlu dikelola |
|---|---|---|---|
| Per jam atau berdasarkan waktu dan bahan | Jumlah jam yang disetujui dikalikan dengan tarif yang dapat ditagih | Ruang lingkup atau durasi masih berubah-ubah | Jumlah totalnya dapat meningkat tanpa batas atas atau perkiraan rutin |
| Biaya proyek tetap | Perkiraan biaya manajemen proyek yang dihitung berdasarkan ruang lingkup yang telah ditentukan | Hasil kerja, persetujuan, dan kriteria penyelesaiannya jelas | Pekerjaan tambahan dapat mengikis margin jika perubahan ruang lingkup tidak diperhitungkan dalam penetapan harga |
| Persentase dari dasar biaya yang disepakati | Biaya proyek yang telah ditetapkan dikalikan dengan persentase yang disepakati | Tanggung jawab PM sebanding dengan dasar biaya tersebut | Dasar perhitungan tersebut mungkin mencakup pengeluaran yang tidak dikelola oleh manajer proyek |
Persentase dari total anggaran proyek tidak selalu berarti biaya manajemen proyek yang adil. Anggaran media, vendor, atau produksi yang besar belum tentu menghasilkan jam kerja manajemen proyek yang lebih banyak. Jika Anda menggunakan persentase, tentukan dasar perhitungan, pengecualian, dan penanganan perubahan yang disetujui klien dalam kontrak.
Retainer adalah perjanjian berulang, biasanya dengan biaya tetap. Tetapkan cakupan atau jam kerja bulanan, ekspektasi respons, serta apa yang terjadi jika permintaan melebihi kapasitas yang telah dialokasikan. Jika klien membutuhkan antrian yang fleksibel, tarif per jam dengan batas maksimum bulanan mungkin lebih mudah untuk diperkirakan.
Gunakan gambaran umum pasar sebagai konteks, bukan sebagai tolok ukur
Manajer Proyek Upwork di halaman Biaya Upwork menampilkan “$19 hingga $45” per jam di bawah “Tarif per jam median (USD)” dalam tangkapan layar yang diambil pada 5 November 2026. Halaman tersebut menyatakan bahwa angka tersebut mewakili kisaran tarif per jam yang umum dari kontrak-kontrak historis tertentu di seluruh dunia, dan bahwa harga yang dibayarkan klien bergantung pada negosiasi. Halaman tersebut tidak mencantumkan tanggal publikasi atau pembaruan, periode kontrak, ukuran sampel, kriteria seleksi, atau metode perhitungan untuk angka yang tercantum. Anggaplah ini sebagai gambaran sekilas dari salah satu pasar, bukan tarif standar atau tolok ukur khusus agensi.
Tabel tingkatan pengalaman yang terpisah memiliki catatan kaki tersendiri. Tabel tersebut menjelaskan tarif yang dikenakan oleh pekerja lepas di Upwork di Amerika Utara yang memiliki lebih dari 1.000 jam pengalaman dan tingkat keberhasilan 90%. Rincian tersebut hanya berlaku untuk tabel tersebut, bukan untuk kisaran yang tercantum di judul.
Sumber-sumber terbitan lain memberikan contoh-contoh yang berbeda dan cakupannya lebih sempit. Sakas and Company merekomendasikan untuk menambahkan 25% hingga 30% ke anggaran proyek untuk biaya manajemen proyek agensi sebelum memberikan penawaran (diterbitkan pada 25 Mei 2015). ONES mencantumkan 10% hingga 20% dari biaya proyek untuk pekerjaan pemasaran dan kreatif serta tarif per jam mulai dari $50 hingga $250 (21 Oktober 2026); contoh persentasenya berupa biaya tetap atau uang muka. Angka-angka ini bersifat spesifik menurut sumbernya, bukan tarif universal atau yang direkomendasikan.
Markup layanan outsourcing Element Three sebesar 10% hingga 20% mencakup proses seleksi vendor, pengorganisasian, dan pengelolaan, bukan biaya manajemen proyek umum (diakses pada 5 November 2026). Kisaran biaya konsultasi manajemen konstruksi Highspire sebesar 2% hingga 8% didasarkan pada bukti proyek konstruksi terkait, bukan sebagai acuan untuk agensi atau konsultan (14 Agustus 2025). Sumber-sumber ini tidak menetapkan satu tarif tetap yang umum. Gunakan langkah-langkah perhitungan di bawah ini untuk menyusun penawaran berdasarkan ruang lingkup, biaya, dan kapasitas penagihan Anda sendiri.
Hitung biaya dalam lima langkah
Buat penawaran berdasarkan pekerjaan manajer proyek, lalu cantumkan perhitungan dan ketentuan ruang lingkup di tempat yang dapat ditinjau oleh klien.
- Tentukan ruang lingkup manajemen proyek. Buat daftar tugas koordinasi, hasil kerja, titik pengambilan keputusan, dan tahap proyek yang termasuk dalam biaya tersebut. Sebutkan juga pekerjaan yang tidak termasuk.
- Perkirakan jam kerja manajemen proyek per tugas. Pisahkan perkiraan tersebut menjadi tahap awal, perencanaan, persetujuan, koordinasi, pelaporan, dan penutupan sesuai kebutuhan. Gunakan catatan proyek sebelumnya jika tersedia; tandai asumsi baru.
- Hitung tarif yang dapat ditagih. Tambahkan biaya-biaya yang termasuk dalam tarif tersebut, seperti gaji, beban penggajian, biaya overhead, dan waktu yang tidak dapat ditagih, untuk periode yang dipilih. Bagi dengan jumlah jam yang dapat ditagih secara realistis dari periode yang sama untuk mengetahui biaya per jam yang dapat ditagih.
- Tentukan tarif klien. Jika Anda menentukan harga berdasarkan margin kotor target, gunakan rumus: tarif klien = biaya penuh per jam yang dapat ditagih / (1 - margin target). Margin adalah bagian dari biaya klien yang tersisa setelah dikurangi biaya pengiriman yang sudah termasuk, bukan markup atas biaya.
- Bandingkan biaya tersebut dengan proyek. Bandingkan total biaya dengan anggaran proyek dan perkiraan upaya manajemen yang diperlukan. Untuk model persentase, gunakan dasar perhitungan biaya yang tertulis dan bandingkan hasilnya dengan perkiraan berdasarkan jam kerja.
Untuk perencanaan biaya proyek yang lebih luas, lihat panduan anggaran proyek.
Kerjakan contoh perhitungan per jam mulai dari ruang lingkup hingga biaya
Gunakan proyek kerja sama dengan agensi kecil sebagai ilustrasi. Data masukan di bawah ini hanyalah asumsi, bukan penawaran pasar.
Asumsikan biaya penyampaian layanan PM yang sudah termasuk semua biaya adalah $60 per jam yang dapat ditagih dan margin kotor yang ditargetkan adalah 25%. Tarif klien adalah $60 / (1 - 0,25) = $80 per jam.
| Ruang lingkup pekerjaan PM | Perkiraan jam kerja |
|---|---|
| Rapat awal dan konfirmasi ruang lingkup | 2 |
| Jadwal dan rencana tanggung jawab | 3 |
| Persetujuan dan koordinasi ketergantungan | 3 |
| Pembaruan status dan anggaran | 2 |
| Penutupan dan serah terima | 2 |
| Total perkiraan waktu manajemen proyek | 12 |
Biaya proyek adalah 12 jam x $80 = $960. Jika lingkup pekerjaan diperkirakan membutuhkan waktu 10 hingga 14 jam, tarif yang sama menghasilkan kisaran perencanaan sebesar $800 hingga $1.120. Kisaran tersebut berasal dari perkiraan hipotetis ini. Ini bukanlah tolok ukur industri.
Untuk penawaran biaya tetap, pastikan bahwa jam kerja tersebut mencakup siklus persetujuan dan frekuensi pelaporan yang telah disepakati. Untuk penagihan per jam, jelaskan seberapa sering Anda akan melaporkan realisasi dan kapan Anda akan meminta klien untuk menyetujui penambahan waktu.
Hitung biaya persentase dari dasar yang telah ditentukan
Data masukan di bawah ini bersifat hipotetis. Data tersebut menunjukkan perhitungan matematisnya, bukan tarif pasar atau rekomendasi.
Misalkan anggaran proyek sebesar $20.000. Perjanjian tersebut menetapkan biaya manajemen proyek sebesar 10% dari dasar perhitungan sebesar $12.000 yang mencakup tenaga kerja dan pekerjaan vendor yang dikoordinasikan oleh manajer proyek. Biaya tersebut tidak mencakup pengeluaran media sebesar $8.000 yang berada di luar lingkup tanggung jawab manajer proyek.
$12.000 x 10% = $1.200
Contoh perhitungan berdasarkan jam kerja di atas menghasilkan biaya sebesar $960, sehingga metode persentase menghasilkan angka yang lebih tinggi sebesar $240 berdasarkan asumsi tersebut. Perbedaan tersebut menjadi pertanda untuk memeriksa apakah dasar perhitungan biaya sejalan dengan beban kerja manajer proyek. Jika biaya yang diteruskan (pass-through costs) mengubah persentase tanpa mengubah upaya koordinasi, kurangi dasar perhitungan atau gunakan model biaya lain.
Jelaskan kepada klien apa saja yang termasuk dalam biaya tersebut
Jelaskan kepada klien apa saja yang tercakup dalam biaya tersebut dan bagaimana harganya berubah ketika ruang lingkup proyek diperluas.
Proposal singkat dapat berbunyi:
Biaya manajemen proyek: $960 untuk perkiraan 12 jam. Biaya ini mencakup rapat awal, rencana jadwal dan tanggung jawab, koordinasi persetujuan, dua pembaruan status dan anggaran, serta penutupan proyek. Pekerjaan produksi dan siklus tinjauan tambahan tidak termasuk dalam cakupan ini. Saya akan memperkirakan pekerjaan tambahan dan meminta persetujuan sebelum memulainya.
Biaya manajemen proyek: $960 untuk perkiraan 12 jam. Biaya ini mencakup rapat awal, rencana jadwal dan tanggung jawab, koordinasi persetujuan, dua kali pembaruan status dan anggaran, serta penutupan proyek. Pekerjaan produksi dan siklus tinjauan tambahan tidak termasuk dalam cakupan ini. Saya akan memperkirakan pekerjaan tambahan dan meminta persetujuan sebelum memulainya.
Gunakan kalimat ini hanya jika layanan tersebut sesuai dengan perjanjian kerja sama. Ganti jumlah jam, harga, pekerjaan yang termasuk, dan pekerjaan yang tidak termasuk dengan nilai-nilai yang tercantum dalam perkiraan biaya Anda yang sebenarnya.
Jika Anda mengelola proyek klien di sebuah agensi, panduan manajemen proyek agensi ini mencakup praktik penetapan ruang lingkup dan pelaksanaan yang lebih luas.
Lindungi margin Anda saat terjadi perubahan ruang lingkup
Ketika ruang lingkup proyek bertambah tetapi biaya tetap, manajer proyek (PM) menanggung beban kerja tambahan tersebut. Tetapkan proses perubahan yang sederhana sebelum proyek dimulai.
- Perubahan yang memerlukan perkiraan biaya baru, seperti penambahan hasil kerja atau siklus tinjauan tambahan.
- Catat siapa yang berwenang menyetujui perubahan tersebut dan di mana persetujuan tersebut didokumentasikan.
- Tentukan titik pemeriksaan untuk meninjau jam kerja atau anggaran yang telah digunakan dibandingkan dengan perkiraan.
- Pisahkan biaya vendor dan biaya yang dibebankan kepada klien dari biaya manajemen proyek, kecuali jika kontrak mencakup biaya-biaya tersebut.
- Untuk biaya retainer, jelaskan apakah kapasitas yang tidak terpakai dapat dialihkan ke periode berikutnya dan bagaimana jam tambahan ditagih.
Ketentuan-ketentuan ini membantu kedua belah pihak menilai apakah biaya tersebut masih sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan. Ketentuan ini juga memberikan titik acuan yang jelas bagi Manajer Proyek untuk menghentikan sementara proses dan menentukan harga atas perubahan ruang lingkup, alih-alih menanggungnya tanpa suara.
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa persentase yang sebaiknya saya kenakan untuk manajemen proyek?
Tidak ada persentase tunggal yang cocok untuk semua layanan manajemen proyek. Persentase hanya berguna jika dasar perhitungannya dan tanggung jawab manajemennya sesuai dengan pekerjaan Anda. Untuk manajemen proyek berbasis layanan klien, perkirakan terlebih dahulu jam kerja manajemen dan tarifnya. Gunakan persentase jika kontrak menetapkan dasar perhitungan yang secara wajar mencerminkan tanggung jawab manajer proyek.
Bagaimana cara menghitung biaya manajemen proyek dari anggaran proyek?
Kalikan dasar biaya yang disepakati dengan persentase yang disepakati. Sebelum menghitung, tentukan apakah dasar biaya tersebut mencakup tenaga kerja, pengeluaran vendor, media, biaya yang dapat diganti, atau hanya sebagian tertentu dari anggaran. Kemudian bandingkan hasilnya dengan perkiraan berbasis jam agar Anda dapat menjelaskan untuk apa persentase tersebut digunakan.
Apakah sebaiknya saya mengenakan tarif per jam atau menggunakan biaya tetap?
Gunakan tarif per jam jika ruang lingkup atau durasi proyek belum pasti dan klien membutuhkan fleksibilitas. Gunakan biaya tetap jika hasil kerja, persetujuan, dan batas waktu penyelesaian sudah jelas. Jika masih ada ketidakpastian, perkiraan biaya per jam dengan batas atas atau titik evaluasi dapat membantu klien mengelola biaya.
Apakah biaya manajemen proyek harus dicantumkan sebagai pos terpisah?
Hal ini bisa saja terjadi. Item terpisah membuat pekerjaan manajer proyek terlihat jelas ketika proposal juga mencakup produksi atau layanan lainnya. Sebutkan tanggung jawab yang termasuk dan hindari mengenakan biaya terpisah untuk pekerjaan yang sudah termasuk dalam biaya lain.
Cantumkan biaya, ruang lingkup, dan aturan perubahan dalam satu proposal
Tempatkan perhitungan biaya di samping ruang lingkup dan aturan perubahan. Hal ini memberikan dasar yang jelas bagi klien untuk menyetujui proyek serta cara untuk menentukan harga pekerjaan baru.
Gunakan templat proposal anggaran untuk menyusun anggaran beserta asumsinya.
