Kalender Anda adalah alat prioritas utama Anda. Setiap orang memiliki grid 24×7 yang sama setiap minggu. Cara Anda menggunakan blok-blok waktu tersebut menentukan apakah minggu Anda akan bermakna atau hanya dihabiskan untuk mengurus tugas-tugas kecil.
Pembagian waktu, atau menggunakan kalender untuk mengalokasikan waktu khusus untuk bekerja, adalah cara terbaik untuk mencapai hal ini. Namun, menjaga kebiasaan ini bisa menjadi tantangan.
Kami akan segera mengubah hal itu.
Sistem produktivitas yang dapat Anda andalkan
Pikiran Anda tidak dirancang untuk menyimpan informasi—melainkan untuk menghasilkan ide. Saat Anda mengingat suatu tugas atau hal yang perlu ditindaklanjuti, langkah terbaik adalah mengeluarkan pikiran tersebut dari kepala Anda dan mencatatnya dalam sistem yang Anda percayai.
David Allen dalam Getting Things Done™ menjelaskannya dengan paling baik:
- Capture: Tuangkan pikiran Anda ke dalam sistem yang terpercaya.
- Jelaskan: Apa yang harus dilakukan? Jika memakan waktu kurang dari 5 menit, lakukanlah. Jika lebih dari itu, jadwalkan.
- Beraksi: Mulailah bekerja.
Kami percaya kalender adalah sistem semacam itu. Dengan menempatkan pekerjaan Anda di samping kalender, Anda memastikan tidak akan melewatkan apa pun.
Dengan ClickUp Calendar, prioritas Anda, tugas yang telah ditugaskan, dan daftar tugas yang dapat disesuaikan semuanya ada di sana—di samping alat yang sudah Anda periksa berulang kali setiap hari—siap untuk ditindaklanjuti.
“Saya terlalu sibuk, saya tidak butuh sistem!”
Memiliki sistem memberi Anda lebih banyak waktu, bukan kurang.
Membebaskan pikiran Anda dari kekhawatiran tentang daftar tugas, obrolan, dan notifikasi memungkinkan Anda untuk fokus pada hal-hal lain. Gunakan waktu tersebut untuk berpikir secara strategis, kreatif, atau merawat diri sendiri—semua tergantung pada Anda.
Bekerja mundur dari minggu yang sukses
Jika hari kerja Anda sama seperti milik saya, pasti selalu ada banyak hal yang harus dilakukan.
Saran saya? Mulailah dari atas ke bawah dengan fokus pada hasil yang ingin Anda capai pada akhir minggu—bukan dari bawah ke atas dengan tugas-tugas tak berujung dan pesan-pesan di kotak masuk. Hal ini memastikan hal-hal yang tepat mendapatkan perhatian yang tepat, yang pada akhirnya menghasilkan dampak.
Saya memulai setiap minggu dengan mencatat tiga hasil yang akan membuat minggu tersebut berhasil. Saya membuatnya sebagai tugas di ClickUp dan menandainya sebagai prioritas.
Inilah keajaibannya: ClickUp Calendar menggunakan kecerdasan buatan (AI) untuk menyarankan blok waktu fokus untuk tugas-tugas tersebut dan secara otomatis menyelesaikan konflik dengan menyesuaikannya. Hal ini melindungi waktu Anda untuk hal-hal yang paling penting sambil tetap fleksibel terhadap realitas harian.
Tanggal DO, bukan tanggal DUE
Bayangkan Anda sedang menyusun puzzle.
Beberapa tugas seperti kotak teka-teki—mereka menunjukkan hasil akhir. Yang lain seperti potongan-potongan individu atau petunjuk langkah demi langkah.
Inilah intinya: Anda tidak bisa memblokir waktu untuk tugas yang berorientasi pada hasil dengan menetapkan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo. Sebaliknya, blokir waktu untuk mengerjakannya di kalender Anda. Kami menyebut ini sebagai tanggal DO, bukan tanggal DUE. Sebuah tugas mungkin memiliki banyak tanggal DO tetapi hanya satu tanggal DUE.
ClickUp Calendar memudahkan pembuatan tanggal DO (Do On) yang multiple untuk sebuah tugas. Klik "Plan" pada tugas apa pun di sidebar, pilih slot kosong, dan selesai! Ulangi sesuai kebutuhan. Ini akan membuat blok fokus yang terhubung dengan tugas tanpa mengubah tanggal mulai atau jatuh tempo tugas tersebut.
Sebagai pedoman umum, tugas yang melibatkan beberapa orang atau memakan waktu lebih dari beberapa jam biasanya merupakan hasil akhir. Anda bertanggung jawab untuk memastikan hasil akhir sesuai dengan gambar di kotak.
Anda dapat membagi hasil menjadi subtugas, tetapi tidak semua orang melakukannya. Terkadang, pekerjaan tidak dapat diprediksi—seperti memperbaiki bug, yang mungkin memakan waktu satu jam atau satu hari dan seringkali melibatkan coba-coba.
Gabungkan pekerjaan serupa untuk menghindari gangguan
Mengelompokkan pekerjaan ke dalam satu konteks dapat meminimalkan gangguan. Misalnya, saya mengelompokkan semua tugas administratif saya pada pagi hari Rabu daripada menyebarkannya sepanjang minggu. Tugas-tugas ini kecil, jadi menghabiskan satu jam untuk masing-masing tidak masuk akal.
ClickUp Calendar memudahkan hal ini. Pilih slot kosong, tentukan waktu fokus, dan seret beberapa tugas dari daftar tunggu ke blok yang sama.
Hal ini sejalan dengan teknik time boxing—sebuah metode di mana Anda membatasi waktu yang dihabiskan untuk suatu tugas guna mengurangi gangguan dan meningkatkan konsentrasi.
Cara yang Lebih Baik
Kalender Anda sudah waktunya untuk diperbarui, dan akhirnya tiba. Tim kami telah bekerja keras untuk menghadirkan ini.
Rilis pertama kami mencakup:
- Dukungan Google Workspace (Outlook/Microsoft 365 dalam versi beta terbuka).
- AI Notetaker untuk secara otomatis mencatat catatan panggilan.
- Pembagian waktu tugas dengan bantuan kecerdasan buatan (AI).
Semua tercantum dalam kalender indah yang dirancang khusus untuk profesional seperti Anda.
Coba ClickUp Calendar hari ini dan beritahu kami pendapat Anda!
PS: Kesulitan mengatasi prokrastinasi? Jangan malu—layanan seperti media sosial dirancang untuk membuat ketagihan. Ekstensi browser ini mungkin bisa membantu.
Ricardo Clerigo
Kepala Kalender, ClickUp