Tips Peningkatan Proses Hutang Usaha untuk Merampingkan Alur Kerja Anda

Proses utang usaha (AP) adalah pahlawan dalam operasi keuangan Anda, yang secara diam-diam memastikan tagihan dibayar tepat waktu dan kemitraan tetap solid.

Namun, tanpa alat dan strategi yang tepat, AP dapat dengan mudah menjadi mimpi buruk yang penuh dengan kesalahan dan waktu yang terbuang. Dengan beberapa perbaikan cerdas, Anda dapat mengubahnya dari proses yang memusingkan menjadi proses yang efisien dan berbasis nilai.

Blog ini akan membahas tips dan ide untuk mewujudkannya!

⏰ Ringkasan 60 Detik

• **Apa itu Peningkatan Proses Hutang Usaha? Proses ini mengoptimalkan cara organisasi Anda menangani penanganan faktur.
• Pentingnya Meningkatkan Proses Hutang Usaha: Alat bantu digital menghilangkan entri data manual, memperkuat hubungan dengan pemasok, dan mempersiapkan organisasi Anda untuk berkembang
• Tantangan dalam Proses Hutang Usaha: Opsi faktur yang mahal yang dapat membebani anggaran perusahaan Anda dan kesalahan manual yang menciptakan ketegangan dalam hubungan dengan vendor
• Strategi untuk Meningkatkan Proses Hutang Usaha
  • Otomatisasi mengubah alur kerja dengan persetujuan faktur instan yang mengurangi waktu pemrosesan
  • Standarisasi format faktur dan pesanan pembelian memastikan konsistensi dan menyederhanakan proses pencocokan tiga arah
  • Gunakan alat bantu seperti ClickUp untuk menyatukan dan melacak proses-proses ini secara menyeluruh
• Praktik Terbaik dan Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
  • Memantau jadwal pengiriman dan tingkat penyelesaian sengketa
  • Membantu vendor mengurangi kesalahan pengiriman untuk alur kerja yang lebih lancar
  • Gunakan alat analitik untuk memastikan pembayaran sesuai dengan kebutuhan likuiditas

Apa itu Peningkatan Proses Hutang Usaha?

Peningkatan proses utang usaha (AP) berfokus pada penyempurnaan dan pengoptimalan cara bisnis Anda menangani pemrosesan faktur dan alur kerja pembayaran. Tujuannya sederhana - mengurangi kesalahan manual, mempercepat waktu pemrosesan pembayaran, dan memastikan Anda menerima pembayaran tepat waktu. 🚀

Katakanlah departemen AP Anda memproses secara manual setiap faktur yang masuk. Setiap faktur dicetak, ditinjau, ditandatangani, dan kemudian diarsipkan. Hal ini memakan waktu, dan kesalahan-seperti faktur yang hilang atau pembayaran ganda-sering terjadi.

Bandingkan dengan sistem di mana faktur didigitalkan, secara otomatis dicocokkan dengan pesanan pembelian, dan ditandai jika ada perbedaan. Pembayaran dijadwalkan secara elektronik, dan tim memonitor statusnya secara real time.

• Dalam skenario pertama, tim Anda terjebak dengan tugas-tugas manual yang berulang-ulang
• Skenario kedua, mereka berfokus pada tugas-tugas tingkat tinggi, seperti meninjau laporan dan membangun hubungan dengan vendor yang lebih kuat

Itulah kekuatan dari peningkatan proses bisnis. Ini membantu bisnis menghemat uang, memperkuat hubungan dengan vendor, dan mengontrol arus kas mereka.

Mengapa Meningkatkan Proses Hutang Usaha Anda itu Penting

Meningkatkan proses utang usaha (AP) Anda termasuk menciptakan sistem yang bekerja lebih cerdas, mengurangi kesalahan, dan menjaga bisnis Anda tetap lincah secara finansial. Mari kita bahas alasan utama mengapa hal ini penting:

• Mengurangi biaya: Pemrosesan manual membutuhkan biaya. Mengotomatiskan proses AP mengurangi biaya, membebaskan sumber daya untuk inisiatif strategis
• Menghemat waktu untuk hal yang penting: Pemrosesan faktur secara manual membutuhkan waktu. Otomatisasi memangkas waktu ini menjadi beberapa jam, sehingga tim dapat fokus pada tugas-tugas bernilai tinggi alih-alih pekerjaan yang berulang-ulang
• Memperkuat hubungan dengan vendor: Pembayaran yang terlambat dan kesalahan faktur dapat merusak hubungan dengan pemasok. Alur kerja AP yang disederhanakan memastikan faktur yang akurat dan pembayaran tepat waktu, membuat vendor tetap puas dan kemitraan tetap kuat
• **Memperoleh kendali atas arus kas: Proses AP yang tidak efisien menciptakan titik buta arus kas. Sistem yang dioptimalkan dengan baik menawarkan visibilitas waktu nyata untuk melacak pembayaran keluar dan menjaga stabilitas keuangan
• Mempersiapkan pertumbuhan: Dengan banyaknya perusahaan yang berencana mengotomatisasi AP, sistem yang terukur dan efisien sangat penting untuk mengelola volume faktur yang meningkat dan tetap kompetitif

Strategi dan Tips Umum untuk Meningkatkan Proses Hutang Usaha

Meningkatkan proses AP Anda tidak harus memakan waktu lama. Beberapa perubahan cerdas dapat mengubahnya dari tugas yang memakan waktu menjadi operasi yang efisien. Mari jelajahi bagaimana Anda dapat mewujudkannya:

1. Naik level dengan alat bantu digital

Alur kerja utang usaha (AP) tradisional sering kali melibatkan entri data manual, siklus persetujuan yang panjang, dan faktur yang salah kirim-yang semuanya menyebabkan penundaan dan ketidakefisienan. Alat bantu digital menghilangkan hambatan ini dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin, meningkatkan visibilitas, dan meningkatkan akurasi.

Bagaimana alat bantu digital meningkatkan proses AP

pemrosesan faktur otomatis: Alat bantu bertenaga AI membantu mengekstrak detail faktur, mencocokkannya dengan pesanan pembelian, dan menandai ketidaksesuaian secara otomatis pelacakan waktu nyata: Dasbor berbasis cloud memungkinkan Anda memantau status faktur, persetujuan yang tertunda, dan jadwal pembayaran dalam sekejap ✅ Persetujuan yang lebih cepat: Alur kerja digital memungkinkan perutean faktur secara instan ke pemberi persetujuan yang tepat, mengurangi waktu pemrosesan dari berminggu-minggu menjadi hanya beberapa hari Mengurangi kesalahan: Alat validasi cerdas mendeteksi faktur ganda, jumlah yang salah, dan informasi yang hilang sebelum pembayaran diproses

mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan menjaga proses AP Anda tetap pada jalurnya dengan mudah dengan ClickUp_

Di sinilah Klik untuk Tim Keuangan dapat masuk untuk membantu Anda. Sebagai platform yang komprehensif, ClickUp memungkinkan Anda untuk mengelola anggaran, mengatur tugas berulang untuk tenggat waktu pembayaran, dan melacak metrik keuangan menggunakan dasbor khusus. Kolom kalkulasi ClickUp yang kuat juga memungkinkan Anda untuk meringkas data keuangan, membantu Anda mengoptimalkan arus kas dan jadwal pembayaran.

💡 Kiat Pro: Pertimbangkan untuk menggunakan templat peningkatan proses bagi manajemen AP untuk membantu menstandarkan alur kerja, mengidentifikasi kemacetan, dan merampingkan tugas-tugas yang mengarah pada persetujuan yang lebih cepat, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan!

2. Singkirkan tumpukan kertas: Beralih sepenuhnya ke digital

🧠 Tahukah Anda? Menurut Penelitian IOFM menunjukkan bahwa biaya rata-rata untuk memproses faktur kertas adalah antara $12 hingga $30 per faktur. Sementara itu, pemrosesan faktur otomatis dapat mengurangi biaya hingga serendah $3 per faktur .

Mengandalkan faktur kertas akan memperlambat proses AP, meningkatkan risiko dokumen yang salah tempat, dan menyebabkan biaya penyimpanan yang mahal.

Dokumen kertas mudah hilang dan menyebabkan penundaan pembayaran. Menandatangani dan merutekan faktur secara fisik juga menambah penundaan yang tidak perlu dalam proses. Beralih ke digital mengurangi kekacauan dan memastikan pengambilan yang cepat, cadangan yang aman, dan akses real-time ke catatan keuangan.

Transisi ke sistem AP tanpa kertas

✔️ Digitalkan semua faktur yang masuk: Gunakan alat pemindaian dengan OCR (Optical Character Recognition) untuk mengekstrak data dari faktur kertas dan mengubahnya menjadi file digital yang dapat dicari ✔️Simpan faktur dalam sistem berbasis cloud: Hadirkan alat manajemen dokumen AP yang memungkinkan akses, pengaturan, dan pencarian yang mudah ✔️Pencocokan faktur secara otomatis: Menerapkan sistem pencocokan tiga arah yang membandingkan faktur, pesanan pembelian, dan tanda terima secara elektronik untuk mengurangi kesalahan ✔️Integrasikan faktur digital dengan perangkat lunak akuntansi: Hubungkan sistem manajemen faktur Anda dengan platform QuickBooks, Xero, atau ERP untuk menyinkronkan data keuangan secara otomatis

mengatur, menyimpan, dan mengedit semua file yang berhubungan dengan AP dalam satu tempat yang aman menggunakan ClickUp Docs_ Dokumen ClickUp memungkinkan Anda membuat, mengedit, dan menyimpan file terkait AP seperti faktur, buku besar pesanan pembelian, dan kontrak di satu tempat dengan templat yang siap digunakan. Bayangkan bisa mengedit dan mengirim faktur dengan beberapa klik saja, alih-alih mencari-cari di lemari arsip

Siap untuk peningkatan digital? Lihat Template Hutang Usaha dari ClickUp untuk memulai.

Unduh Template Ini

Digitalisasi catatan pembayaran untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan dengan Templat Hutang Usaha dari ClickUp

✨ Tip Cepat: Gunakan metode Pindai-Simpan-Sinkronisasi. Pindai semua faktur kertas, simpan di sistem cloud terpusat, dan sinkronkan dengan perangkat lunak akuntansi Anda untuk menciptakan alur kerja yang mulus dan bebas kertas. Hal ini memastikan akses yang mudah dan cadangan yang aman.

3. Biarkan otomatisasi melakukan pekerjaan berat

Mengelola utang usaha secara manual itu lambat, rawan kesalahan, dan mahal.

Tim AP menghabiskan waktu berjam-jam untuk pencocokan faktur, perutean persetujuan, dan penjadwalan pembayaran, yang menyebabkan penundaan, diskon yang terlewat, dan hubungan dengan vendor yang tegang. Otomatisasi menghilangkan hambatan ini, memastikan pemrosesan yang lebih cepat, lebih sedikit kesalahan, dan meningkatkan efisiensi.

Bagaimana otomatisasi AP bekerja

pencocokan faktur: Otomatisasi bertenaga AI membandingkan faktur dengan pesanan pembelian dan tanda terima pengiriman, menandai ketidaksesuaian secara instan alur kerja persetujuan: Aturan yang telah ditetapkan sebelumnya merutekan faktur ke pemberi persetujuan yang tepat berdasarkan nilai, vendor, atau departemen, sehingga tidak perlu lagi melakukan tindak lanjut secara manual penjadwalan pembayaran: Menjadwalkan pembayaran secara otomatis berdasarkan tanggal jatuh tempo, memastikan pembayaran tepat waktu dan memaksimalkan diskon pembayaran lebih awal ✅ Deteksi kesalahan: AI mengidentifikasi faktur ganda, informasi yang hilang, dan jumlah yang salah, sehingga mengurangi kesalahan yang merugikan Otomatisasi ClickUp menyederhanakan hal ini dengan memungkinkan Anda mengatur alur kerja yang secara otomatis menetapkan tugas, mengubah status, dan mengirim pengingat pembayaran.

hilangkan tugas-tugas yang berulang dan biarkan otomatisasi menangani proses AP Anda dengan ClickUp Automation_

Misalnya, faktur yang masuk secara instan memicu penugasan tugas untuk persetujuan, sehingga segala sesuatunya berjalan tanpa campur tangan manual.

📚 Bonus Baca: Otomatisasi alur kerja mengubah cara Anda mengelola proses seperti persetujuan faktur, entri data, dan komunikasi dengan vendor. Baca beberapa contoh otomatisasi alur kerja di dunia nyata dan lihat bagaimana mereka membantu bisnis menjadi lebih efisien dan mengurangi kesalahan.

4. Menerapkan pencocokan tiga arah untuk pembayaran bebas kesalahan

Memproses faktur tanpa verifikasi yang tepat dapat menyebabkan pembayaran berlebih, pembayaran ganda, dan risiko penipuan Pencocokan tiga arah adalah kontrol AP utama yang memastikan setiap faktur sah sebelum pembayaran dilepaskan.

Apa itu pencocokan tiga arah?

Pencocokan tiga arah membandingkan tiga dokumen utama:

📌 Purchase order (PO): Permintaan pesanan asli yang merinci jumlah dan harga 📌 Faktur: Tagihan yang dikirimkan oleh pemasok yang meminta pembayaran nota penerimaan barang (GRN): Konfirmasi bahwa barang atau layanan telah dikirimkan

Jika ketiganya cocok, faktur disetujui untuk pembayaran. Jika terdapat ketidaksesuaian, sistem akan menandai faktur untuk ditinjau secara manual.

Cara mengatur sistem pencocokan tiga arah

• **Menstandarkan format PO dan faktur: Pastikan vendor mengikuti format yang jelas untuk menghindari ketidakcocokan
• Gunakan otomatisasi AP untuk pencocokan: Perangkat lunak secara instan memeriksa ulang dokumen dan menandai ketidaksesuaian
• Buat alur kerja penanganan pengecualian: Menetapkan proses yang jelas untuk menyelesaikan faktur yang tidak cocok dengan cepat

💡 Kiat Pro: A template pesanan pembelian memastikan pemformatan yang konsisten dan bidang yang diperlukan, mempercepat pencocokan tiga arah dan secara signifikan mengurangi kesalahan manual!

5. Ucapkan selamat tinggal pada entri data yang membosankan dengan keajaiban alur kerja

Entri data adalah salah satu bagian pemrosesan AP yang paling memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Karyawan secara manual memasukkan detail faktur, yang menyebabkan duplikasi catatan, kesalahan ketik, dan tenggat waktu yang terlewat.

Perangkat lunak otomatisasi utang usaha menghilangkan beban ini dengan menangkap dan mengatur data dengan lancar. Berikut adalah cara mengotomatiskan entri data Anda di AP:

• Gunakan alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya: Rute faktur untuk persetujuan berdasarkan vendor, jumlah, atau urgensi
• Atur aturan validasi otomatis: Tandai faktur ganda dan jumlah yang salah secara instan
• **Sinkronisasi dengan perangkat lunak akuntansi: Memastikan integrasi yang mulus antara otomatisasi AP dan catatan keuangan

**Tahukah Anda? Tim AP yang sepenuhnya otomatis telah meningkat dua kali lipat dalam dua tahun terakhir, dengan 41% bisnis yang merencanakan otomatisasi dalam satu tahun ke depan.

6. Keakuratan dalam autopilot: Menerapkan pembelajaran mesin

Pembelajaran mesin (machine learning/ML) merevolusi proses AP Anda dengan mengidentifikasi pola, memprediksi kesalahan, dan mengotomatiskan kategorisasi faktur. Dengan ML, Anda dapat membuat sistem yang belajar mendeteksi duplikasi, menandai anomali, dan mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian secara presisi.

Sebagai contoh, algoritme ML memilah-milah faktur dalam jumlah besar, sehingga secara signifikan mengurangi intervensi manual sekaligus meningkatkan akurasi. Seiring waktu, sistem pintar ini menjadi lebih efisien, menghemat waktu kerja dan mengurangi kesalahan yang merugikan.

Bagaimana pembelajaran mesin memberi manfaat bagi AP

• Mendeteksi faktur duplikat: ML mengidentifikasi pola dalam nomor faktur, tanggal, dan nama vendor untuk mencegah pembayaran ganda
• Menandai biaya berlebih & kesalahan: AI meninjau data historis untuk menemukan ketidakkonsistenan harga dan perhitungan pajak yang salah
• Mempercepat persetujuan: Sistem memprediksi tren persetujuan dan secara otomatis merutekan faktur ke pengambil keputusan yang tepat
• Mengurangi risiko penipuan: Pembelajaran mesin mendeteksi pola pengeluaran yang tidak biasa, mencegah pembayaran yang tidak wajar sebelum terjadi

7. Lacak kemajuan Anda dengan menetapkan dan memantau KPI

Rahasia dari proses AP yang sukses terletak pada pengukuran hal-hal yang penting. Indikator kinerja utama (KPI) seperti waktu pemrosesan faktur, biaya per faktur, dan diskon pembayaran lebih awal memberikan wawasan tentang efisiensi Anda.

KPI AP yang penting untuk dipantau

• Waktu pemrosesan faktur: Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses faktur dari penerimaan hingga pembayaran?
• Biaya per faktur: Berapa biaya yang dibutuhkan untuk memproses setiap faktur, termasuk biaya tenaga kerja dan teknologi?
• Tingkat pembayaran tepat waktu: Berapa persen faktur yang dibayar pada atau sebelum tanggal jatuh tempo?
• Diskon pembayaran lebih awal yang ditangkap: Berapa banyak uang yang dihemat dengan membayar faktur lebih awal?
• Tingkat kesalahan: berapa persentase faktur yang perlu diproses ulang karena ketidaksesuaian atau kesalahan?

lacak setiap detail AP dalam sekejap dengan Dasbor ClickUp yang dapat disesuaikan sepenuhnya

Dengan Dasbor ClickUp melacak KPI ini menjadi mudah. Anda dapat membuat dasbor yang dapat disesuaikan dengan visualisasi waktu nyata seperti grafik dan bagan untuk memantau kemajuan. Sebagai contoh, Anda bisa menggunakannya untuk melacak waktu rata-rata untuk menyetujui faktur atau mengidentifikasi kemacetan dengan laporan terperinci.

📑 Hal sepele: Bisnis seperti QubicaAMF disimpan 40% dari waktu mereka membuat laporan dan bagan menggunakan Dasbor ClickUp - bayangkan jika hal ini diterjemahkan menjadi wawasan yang lebih cepat dalam sistem AP Anda!

8. Standarisasi format faktur Anda dan hilangkan dugaan

Salah satu hambatan terbesar dalam proses pembayaran utang adalah format faktur yang tidak konsisten. Vendor mengirimkan faktur dalam struktur yang berbeda, kehilangan detail penting seperti nomor pesanan pembelian (PO), syarat pembayaran, dan perincian item.

Hal ini menimbulkan kebingungan, menunda persetujuan, dan meningkatkan risiko kesalahan pembayaran. Menstandarkan persyaratan pengiriman faktur memastikan semua faktur mengikuti struktur yang jelas dan seragam, mengurangi intervensi manual dan mempercepat pemrosesan.

pilih templat yang relevan dari Pusat Templat ClickUp dan Mulai alur kerja Anda untuk setiap kebutuhan AP_

Gunakan berbagai Templat faktur Google Spreadsheet untuk memastikan Anda menghemat waktu dan tidak melewatkan satu detail pun.

💡 Kiat Pro: Hindari pusingnya mengelola faktur. Templat Faktur ClickUp menyederhanakan pembuatan faktur dengan melacak tanggal jatuh tempo, pembayaran, dan detail klien di satu tempat, menghemat waktu dan meningkatkan kejelasan keuangan.

Unduh Templat Ini

Templat Faktur ClickUp

9. Memusatkan komunikasi dengan vendor

Miskomunikasi dengan vendor adalah salah satu alasan utama keterlambatan persetujuan, perselisihan, dan kesalahan pembayaran dalam utang usaha.

Banyak bisnis bergantung pada utas email, panggilan telepon, dan spreadsheet yang tersebar, sehingga sulit untuk melacak pertanyaan faktur dan tindak lanjutnya. Sistem komunikasi yang terpusat membuat semua interaksi dengan vendor berada di satu tempat, sehingga mengurangi kesalahan dan menyederhanakan persetujuan pembayaran.

Bagaimana cara meningkatkan komunikasi dengan vendor di AP

• Gunakan portal vendor bersama: Portal vendor swalayan memungkinkan pemasok melacak status pembayaran, mengirimkan faktur, dan mengajukan pertanyaan tanpa campur tangan AP
• Pusatkan semua komunikasi: Gunakan platform perpesanan atau perangkat lunak AP di mana semua diskusi, sengketa, dan persetujuan terkait faktur dicatat
• Menugaskan manajer vendor khusus: Tunjuk anggota tim AP sebagai titik kontak untuk pertanyaan vendor guna menghindari miskomunikasi
• Pembaruan status otomatis: Mengirimkan email atau pemberitahuan otomatis untuk persetujuan, penolakan, atau pemrosesan pembayaran faktur Obrolan ClickUp membuat proses ini menjadi lancar dengan mengintegrasikan komunikasi secara langsung ke dalam alur kerja Anda. Saat mendiskusikan masalah faktur dengan vendor, Anda bisa mengubah pesan menjadi tugas, menugaskannya ke anggota tim, dan menautkannya ke dokumen yang relevan.

sentralisasi komunikasi dan ubah obrolan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti secara instan dengan ClickUp Chat_

Sorotan Studi Kasus: Menapaki Keberhasilan Ruangan dengan ClickUp 🎯

Walk the Room, sebuah studio 3D global, menghadapi tantangan dalam mengelola jadwal proyek, koordinasi tim, dan alokasi sumber daya dengan menggunakan beberapa alat yang tidak terhubung.

Dengan mengkonsolidasikan alur kerja mereka ke dalam ClickUp, mereka menyederhanakan proses produksi mereka, mengurangi separuh waktu penyiapan proyek dengan menggunakan templat, dan meningkatkan jumlah pengguna aktif dalam tim mereka dari 28 menjadi lebih dari 70 pengguna.

Hasilnya? Peningkatan efisiensi, manajemen sumber daya yang lebih baik, dan pelacakan proyek yang lebih baik-semuanya dari satu platform.

10. Mengintegrasikan sistem AP Anda dengan alat bantu lain

Tumpukan teknologi yang terfragmentasi adalah penghalang utama dalam efisiensi AP. Ketika perangkat lunak AP, sistem ERP, dan alat bantu akuntansi tidak terhubung, tim keuangan akhirnya harus mentransfer data secara manual antar platform, sehingga meningkatkan risiko kesalahan dan pembayaran ganda.

Integrasi memastikan data mengalir dengan lancar, meningkatkan akurasi keuangan dan mengurangi beban kerja. ClickUp terintegrasi dengan alat populer seperti QuickBooks, Xero, dan HubSpot untuk memastikan data utang usaha Anda mengalir dengan lancar antar sistem.

hubungkan semua alat Anda dan sederhanakan proses AP Anda dalam satu platform yang kuat melalui integrasi multi-aplikasi ClickUp_

_Kami telah terintegrasi dengan Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, dll. Hal ini memungkinkan kami untuk melacak keuangan, retensi, pelaporan, dan detail pelanggan dalam satu tempat, karena kami dapat mengambil informasi dari semua alat yang kami gunakan dan menyusunnya di ClickUp untuk kemudahan penggunaan tanpa melibatkan semua departemen dan menyita waktu dari jadwal mereka Arnold Rogers , Manajer Dukungan Pelanggan, UKM

11. Optimalkan jadwal pembayaran untuk memaksimalkan diskon pembayaran lebih awal

Memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal atau menegosiasikan persyaratan pembayaran yang menguntungkan akan menghemat uang bisnis Anda sekaligus memperkuat hubungan dengan vendor. Untuk menyederhanakan proses ini, pertimbangkan untuk menggunakan templat pembukuan untuk menstandarisasi dan mengatur jadwal pembayaran.

Templat ini membantu Anda melacak tanggal jatuh tempo, diskon pembayaran lebih awal, dan ketentuan vendor dalam format terstruktur, sehingga Anda dapat memanfaatkan peluang penghematan.

📕 Bonus Baca: Gunakan contoh-contoh buku besar ini sebagai referensi untuk memastikan pelacakan entri utang usaha yang akurat. Hal ini membantu menjaga konsistensi dalam pencatatan transaksi, membuat audit dan pelaporan keuangan menjadi lancar sekaligus meminimalkan perbedaan.

12. Mengaudit dan mengoptimalkan alur kerja persetujuan untuk kecepatan dan kejelasan

Kemacetan persetujuan memperlambat pembayaran hutang, yang menyebabkan terlewatnya diskon pembayaran awal, penundaan pembayaran vendor, dan ketegangan hubungan dengan pemasok.

Banyak tim AP berurusan dengan terlalu banyak lapisan persetujuan, tanggung jawab yang tidak jelas, dan penandatanganan manual yang lambat. Menyederhanakan proses persetujuan memastikan faktur ditinjau dan disetujui dengan cepat dan akurat.

Masalah alur kerja persetujuan yang umum terjadi

🚫 Terlalu banyak lapisan persetujuan: Tanda tangan yang tidak perlu memperlambat pemrosesan faktur

🚫 Kurangnya peran yang jelas: Tim tidak tahu siapa yang bertanggung jawab atas persetujuan, sehingga menimbulkan kebingungan

🚫 Tenggat waktu persetujuan yang terlewat: Pengingat manual sering kali hilang, sehingga menunda pembayaran

🚫 Pendekatan satu ukuran untuk semua: Memperlakukan semua faktur dengan cara yang sama akan membuang waktu untuk persetujuan yang bernilai rendah

Cara mengoptimalkan alur kerja persetujuan

• Lakukan audit terhadap proses yang ada saat ini: Mengidentifikasi penundaan persetujuan dengan menganalisis laporan umur faktur
• Tentukan ambang batas persetujuan: Mengotomatiskan persetujuan faktur berisiko rendah sekaligus merutekan faktur bernilai tinggi atau faktur yang ditandai untuk ditinjau secara manual
• Gunakan persetujuan berbasis peran: Tetapkan persetujuan faktur berdasarkan vendor, jumlah, atau departemen untuk menghindari kemacetan
• Pengingat dan eskalasi otomatis: Mengatur peringatan untuk persetujuan yang sudah lewat waktu dan eskalasi otomatis faktur yang macet
• Melacak kinerja persetujuan dengan KPI: Mengukur waktu persetujuan rata-rata dan mengidentifikasi di mana penundaan terjadi

⚡ Kiat Cepat: Tentukan ambang batas persetujuan-otomatiskan persetujuan untuk faktur bernilai rendah dan hanya mengeskalasi faktur bernilai tinggi atau faktur yang ditandai. Hal ini memastikan tugas-tugas dengan prioritas tinggi mendapatkan perhatian sekaligus mengurangi penundaan.

13. Memperkuat langkah-langkah keamanan untuk mencegah penipuan dan kesalahan seperti pembayaran ganda

Penipuan AP merupakan masalah yang terus meningkat, dengan perusahaan yang kehilangan miliaran setiap tahunnya karena faktur ganda, pembayaran tidak sah, dan penipuan phishing. Memperkuat langkah-langkah keamanan memastikan bahwa hanya faktur yang sah yang akan dibayar dan transaksi yang tidak sah akan diblokir sebelum terjadi.

Bagaimana cara memperkuat keamanan AP

• **Aktifkan autentikasi dua faktor (2FA): Memerlukan autentikasi multi-langkah untuk persetujuan
• Batasi akses sistem: Batasi akses perangkat lunak AP Anda hanya untuk pengguna yang berwenang
• Gunakan deteksi penipuan yang didukung AI: Alat bantu AI menganalisis pola transaksi dan menandai aktivitas yang mencurigakan
• Audit detail vendor secara rutin: Verifikasi perubahan dalam detail pembayaran vendor sebelum memproses transaksi
• Melatih karyawan untuk mengenali tanda bahaya: Mendidik tim AP untuk mengenali faktur palsu dan email phishing

14. Kembangkan proses penyelesaian sengketa yang jelas*

Sementara menagih klien perselisihan atas faktur, ketidaksesuaian pengiriman, atau ketentuan pembayaran mengganggu proses AP dan merenggangkan hubungan dengan vendor. Tanpa proses penyelesaian yang terstruktur, tim AP membuang waktu untuk bolak-balik dengan pemasok, menunda persetujuan faktur dan penyelesaian pembayaran.

Bagaimana membuat proses penyelesaian sengketa yang kuat

• Siapkan portal pertanyaan vendor: Memungkinkan pemasok melacak status faktur dan mengajukan sengketa secara digital
• Membentuk tim penyelesaian sengketa khusus: Menugaskan spesialis AP untuk menangani masalah pembayaran vendor
• Pelacakan sengketa secara otomatis: Gunakan perangkat lunak untuk mendokumentasikan alasan, resolusi, dan waktu respons sengketa
• Menstandarkan alur kerja penanganan sengketa: Membuat langkah-langkah yang telah ditentukan untuk menyelesaikan berbagai jenis sengketa

15. Ciptakan hubungan pemasok yang kuat untuk kesuksesan jangka panjang

Pemasok Anda adalah mitra strategis, bukan hanya penyedia layanan. Hubungan vendor yang kuat memastikan layanan prioritas, ketentuan pembayaran yang lebih baik, dan rantai pasokan yang andal.

Jika pemasok mempercayai bisnis Anda, mereka cenderung menawarkan diskon, memperpanjang kredit, atau menegosiasikan persyaratan pembayaran yang menguntungkan.

Bagaimana cara memperkuat hubungan dengan vendor

• **Bayarlah faktur tepat waktu: Pembayaran tepat waktu membangun kepercayaan dan meningkatkan kolaborasi dengan pemasok
• Berkomunikasilah dengan jelas: Selalu berikan informasi kepada vendor tentang status faktur, sengketa, dan tanggal pembayaran yang diharapkan
• Tawarkan pembayaran lebih awal jika memungkinkan: Dapatkan diskon pembayaran lebih awal dan tunjukkan stabilitas keuangan
• Bekerja sama dengan vendor selama masa krisis: Jika pemasok menghadapi kesulitan keuangan, tawarkan pembayaran yang fleksibel untuk mempertahankan kemitraan jangka panjang

📖 Bonus Baca: Ingin mempelajari lebih dalam tentang cara menyederhanakan proses utang usaha Anda? Pelajari caranya Nota Penerimaan Barang (GRN) sangat penting untuk memastikan pembayaran bebas dari kesalahan dan pelacakan inventaris yang akurat.

Praktik Terbaik dan Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Meningkatkan proses utang usaha Anda membutuhkan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang konsisten, dan menghindari jebakan yang menyebabkan inefisiensi. Berikut ini adalah praktik terbaik yang harus diikuti untuk memastikan kelancaran operasi AP:

buat dasbor kinerja vendor: Lacak metrik kinerja vendor seperti jadwal pengiriman, akurasi faktur, dan tingkat penyelesaian sengketa. Gunakan wawasan ini untuk menegosiasikan persyaratan yang lebih baik dan meningkatkan kolaborasi dengan vendor

memperkenalkan pelatihan proses AP untuk vendor: Mengedukasi vendor Anda mengenai proses pengiriman faktur dan jadwal pembayaran yang Anda inginkan. Hal ini akan mengurangi kesalahan pengiriman dan memastikan alur kerja yang lebih lancar

menerapkan alur kerja persetujuan: Menyesuaikan alur kerja persetujuan berdasarkan jenis atau nilai faktur. Misalnya, rutekan faktur berulang secara langsung untuk persetujuan otomatis sambil menandai faktur satu kali atau faktur bernilai tinggi untuk ditinjau secara manual

gunakan analitik prediktif untuk perencanaan pembayaran: Gunakan alat analitik untuk memperkirakan siklus pembayaran berdasarkan data historis dan tren arus kas. Hal ini memastikan pembayaran selalu selaras dengan kebutuhan likuiditas

Selain itu, pastikan Anda menghindari kesalahan umum berikut ini dan menciptakan proses utang usaha yang lebih efisien dan efektif:

❗️Mengabaikan umpan balik dari vendor: Gagal meminta masukan dari vendor mengenai poin-poin penting dalam proses AP Anda dapat menyebabkan kesalahan yang berulang dan hubungan yang tegang

❗️ Memperlakukan semua faktur secara sama: Tidak mengelompokkan faktur berdasarkan urgensi atau nilai dapat menyebabkan prioritas yang tidak efisien dan penundaan pembayaran

❗️Mengabaikan peningkatan berkelanjutan: Mengasumsikan proses AP Anda sudah cukup baik tanpa penilaian dan pembaruan rutin dapat mengakibatkan alur kerja yang ketinggalan zaman

❗️Menggunakan sistem yang berlaku untuk semua: Tidak menyesuaikan alat dan proses AP Anda dengan kebutuhan bisnis spesifik Anda dapat mengakibatkan inefisiensi dan ketidakpuasan pengguna

Pikirkan Lebih dari Efisiensi: Jadikan Proses AP Anda sebagai Mesin Pertumbuhan

Mengoptimalkan proses utang usaha Anda bukan hanya tentang memangkas biaya atau menghindari kesalahan, tetapi juga tentang memberdayakan bisnis Anda agar dapat berkembang dengan lebih cerdas. Ketika mengevaluasi alat atau sistem, lihatlah lebih dari sekadar otomatisasi dan digitalisasi.

Pertimbangkan bagaimana perangkat lunak terintegrasi dengan alat yang ada, mendukung skalabilitas, dan mendorong kolaborasi antara tim dan vendor Anda.

Di sinilah ClickUp bersinar. Sebagai platform all-in-one, ClickUp menggabungkan otomatisasi, pelacakan waktu nyata, dan fitur kolaborasi untuk menciptakan alur kerja tanpa hambatan yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Dari mengotomatiskan persetujuan faktur hingga melacak KPI di dasbor yang dapat disesuaikan, ClickUp memastikan Anda mengelola proses AP secara efektif dan mengubahnya menjadi keuntungan strategis.

Siap mengendalikan proses AP Anda? Daftar ke ClickUp-Ini gratis!