tulisan ini berasal dari Ericka Marett, seorang manajer proyek dengan Adhere Creative . Inilah kisahnya tentang menemukan yang tepat perangkat lunak manajemen proyek untuk agensi digital mereka! Buka di sini untuk mempelajari tentang bagaimana ClickUp dapat membantu Anda agen pemasaran digital ._
Siapa pun yang pernah mengalami kehidupan agensi tahu bahwa pemasaransistem manajemen proyek dapat membuat atau menghancurkan sebuah proyek. Dan meskipun masalah yang dihadapi agensi saat mengelola klien mungkin serupa, solusi yang ideal akan bergantung pada kebutuhan unik mereka.
Selama bertahun-tahun, kebutuhan kami berevolusi, yang mengarah pada rasa frustrasi atas beberapa keterbatasan yang kami temui dengan apa yang selalu kami gunakan. Jadi, kami memulai pencarian kami: kami mengambil langkah mundur, menyingsingkan lengan baju, dan perangkat lunak manajemen proyek pencarian dimulai.
Memulai Perjalanan Kami
Agensi kami, Adhere Creative telah menggunakan Basecamp selama sekitar 8 tahun, dan untuk waktu yang lama, kami menyukainya! Basecamp memungkinkan kami untuk berkomunikasi dengan klien dengan mudah, mengerjakan proyek sebagai sebuah tim, dan menepati tenggat waktu. Namun, perlahan tapi pasti kami mulai merasa bosan. Meskipun kami telah membangun perubahan untuk sementara waktu, titik balik yang sebenarnya terjadi ketika kami menerapkan manajemen proyek yang lincah .
Kami menutup toko selama sekitar satu minggu dan mendalami sprint, papan Kanban, retrospeksi, dan banyak lagi. Di akhir perjalanan kami minggu intensif kami muncul sebagai mesin petarung yang ramping dan kejam yang dipimpin oleh Anda yang sesungguhnya, sang scrum master (masukkan tawa jahat). Meskipun kami melihat peningkatan yang cukup signifikan dalam efisiensi kami setelah menerapkan Agile, kami dengan cepat menyadari Basecamp tidak dapat menampung proses baru kami.
Tanda bahaya pertama adalah Kanban~searchTerm~'~sort~false~sortDirection~'asc~page~1)) . Jika Anda tidak terbiasa dengan Kanban, bayangkan sebuah papan tulis yang dibagi menjadi beberapa kolom yang mewakili fase-fase proyek, seperti sedang dalam proses, tinjauan klien, dan selesai. Semua proyek dipindahkan di papan ini untuk mewakili kemajuan seluruh agensi secara visual.
Sayangnya, Basecamp tidak dapat mengakomodasi jenis struktur ini, jadi saat kami mengerjakan proyek di Basecamp, kami "memindahkan" proyek di Kanban darurat yang kami buat di Excel. Seperti yang bisa Anda bayangkan, itu sangat berantakan.
Sederhananya, kami melampaui Basecamp. Platform ini mudah digunakan dan hemat biaya untuk agensi pemula, tetapi seiring perkembangan kami, platform ini hanya menghambat kami. Ketika Basecamp menciptakan lebih banyak masalah daripada menyelesaikannya, menjadi jelas bagi semua orang dalam tim bahwa kami membutuhkan platform manajemen proyek yang baru-dan cepat.
Membuat Daftar, Memeriksanya Dua Kali
Ada ratusan platform manajemen proyek yang tersedia, dan pemikiran untuk memilah-milah semuanya untuk menemukan yang paling cocok sangatlah menakutkan. Jadi, seperti manajer proyek yang baik, saya memulai tugas dengan membuat daftar periksa.
Selama beberapa minggu, saya mengamati agensi dan membuat daftar semua masalah terkait manajemen proyek yang saya catat. Seiring berjalannya waktu, sebuah pola muncul. Saya mengidentifikasi sekitar 15 masalah utama dan mencocokkannya dengan solusi manajemen proyek. Melihat ke belakang, hal-hal yang masuk ke dalam daftar tersebut tampak jelas, tetapi selama berbulan-bulan kami hanya melihat masalah dan bukan solusi yang dapat memperbaikinya. Berikut adalah pratinjau dari daftar saya:
- Menampilkan status tugas secara visual (Kanban)
- Membuat subtugas dan menugaskannya bersama
- Integrasi Slack, Dropbox, dan Google Suite
- sebutan @ di dalam tugas
- Tanggal mulai dan akhir tugas
- Penyimpanan file di dalam platform
- Pemberitahuan melalui email
- Integrasi klien
- Pencarian yang mudah untuk semua proyek dan komunikasi
- Pencarian tugas berdasarkan klien, penerima tugas, dan tanggal
- Data kapasitas beban kerja
- Kemampuan bagan Gantt
- Integrasi pelacakan waktu
- Beberapa penerima tugas per tugas
- Tugas berulang
Kencan Kecepatan
Setelah daftar dibuat dan disepakati, saya melanjutkan dengan mencari kandidat perangkat lunak manajemen proyek - atau saya lebih suka menyebutnya kencan kilat. Dengan ratusan pilihan yang bisa dipilih, platform-platform ini hanya punya waktu beberapa menit untuk membuat saya tertarik sebelum saya memindahkannya ke tumpukan tanpa pilihan.
Saya memulai prosesnya dengan mencari " platform manajemen proyek agensi ." Yang tidak saya pilih adalah perangkat lunak apa pun yang membutuhkan proses penyesuaian yang panjang dan mahal, seperti JIRA dan Kantata (sebelumnya Mavenlink). Selanjutnya, saya mencoret platform dari daftar jika tidak memiliki fitur yang ditawarkan Basecamp karena rasanya seperti mengambil langkah mundur.
Setelah beberapa hari, saya memiliki daftar sekitar 10 platform, yang masih terlalu banyak. Jadi dari sana, saya menjelajahi internet untuk setiap blog, podcast, dan hieroglif yang dapat saya temukan terkait dengan agensi lain yang membahas pengalaman platform manajemen proyek mereka.
Tidak mengherankan, saya menemukan banyak orang yang kecewa dengan Basecamp, tetapi saya dapat mempersempit daftarnya menjadi lima yang menjanjikan: ClickUp, Asana , DoInbound, Kerja Tim dan Mengalir .
Lima Besar
Dengan daftar saya di satu tangan dan kopi di tangan yang lain, saya mulai menjadwalkan demo . Setiap platform memberikan saya lagu dan tarian mereka, tetapi pada akhirnya saya harus memilih penyedia layanan mana yang akan memenuhi daftar 15 persyaratan awal saya.
DoInbound adalah pilihan yang cepat. Pada awalnya, platform ini terdengar sangat cocok. Mereka menciptakan platform manajemen proyek khusus untuk corong pemasaran inbound HubSpot, dan sebagai agensi inbound, kami langsung tertarik. Tetapi tanpa fleksibilitas untuk mengintegrasikan komponen Agile ke dalam platform, kami tidak tertarik.
Saya bersemangat untuk mempelajari lebih lanjut tentang Asana karena mereka memiliki ulasan yang bagus. Yang membuat saya tidak bersemangat adalah ketika saya dikecewakan. Setelah mengirim email dan menelepon beberapa kali tanpa jawaban, mereka akhirnya memberi tahu saya bahwa agensi kami terlalu kecil untuk demo langsung dan mengarahkan saya ke pusat sumber daya mereka. Jika pengalaman demo itu merupakan indikasi seperti apa dukungan pelanggan nantinya, saya keluar.
TeamWork dan Flow merupakan pilihan yang bagus. Mereka memenuhi sebagian besar item yang ada dalam daftar saya, tetapi ada satu pesaing yang jauh mengungguli yang lainnya: ClickUp.
Bonus: Perangkat Lunak Agen Pemasaran
Mengapa ClickUp?
Jika ClickUp adalah manusia, kita akan menjadi teman baik. Saya bisa menulis halaman demi halaman tentang ClickUp. Tetapi karena Anda mungkin bukan ahli manajemen proyek seperti saya, saya akan menyelamatkan Anda dari kebosanan. Saya sangat merekomendasikan ClickUp jika Anda adalah sebuah agensi, sedang mengembangkan platform Anda saat ini, atau mengelola proyek menggunakan Agile. Inilah alasannya:
1. Salah satu alasan terbesar kami menyukai ClickUp adalah kemampuan tak terbatas untuk menyortir, memfilter, dan mengelompokkan Kami memiliki daftar klien yang terus berkembang, dan setiap klien memiliki daftar proyek yang banyak dengan tugas-tugas yang panjangnya bermil-mil. ClickUp memungkinkan Anda mengurutkan berdasarkan klien, proyek, tugas, subtugas, penerima tugas, tanggal jatuh tempo, dan status.
2. AKHIRNYA kita memiliki sebuah Papan Kanban ! ClickUp memiliki tampilan "Papan", yang telah kami sesuaikan untuk mencerminkan status tugas. Kami sekarang dapat secara visual memindahkan tugas di sepanjang papan Kanban setiap pagi pada rapat check-in. Kami telah membawa manajemen proyek kami ke tingkat yang sama sekali baru.
3. ClickUp melakukan pembaruan lebih banyak daripada algoritme Google. Yang mana, untuk kali ini, merupakan hal yang bagus. Selama proses demo, saya diberitahu bahwa ClickUp memiliki pengembang di hampir setiap zona waktu sehingga mereka bisa dengan cepat memperbaiki, memperbarui, dan meningkatkan platform. Jika ada sesuatu yang ingin Anda tambahkan ke ClickUp, mereka akan dengan senang hati menambahkannya ke dalam daftar.
Bagian dalam tugas ClickUp adalah impian seorang manajer proyek. Instruksi tugas, berkas, percakapan, tanggal mulai dan berakhir, perkiraan waktu, pelacakan waktu, dan ketergantungan semuanya memiliki tempatnya masing-masing, yang membuat pengelolaan proyek lebih efisien.
Memulai
Jika Anda sedang mencari platform manajemen proyek baru, saya sangat menyarankan untuk memulai dengan cara yang sama seperti yang saya lakukan: dengan membuat daftar keinginan. Setelah daftar awal dibuat, kategorikan item-item ini berdasarkan yang harus dimiliki dan yang bagus untuk dimiliki. Dalam industri yang penuh sesak, hal yang harus dimiliki akan membantu Anda dengan cepat menyingkirkan platform manajemen proyek dari daftar.
Namun, pada akhirnya, tidak ada yang bisa membantu Anda mengambil keputusan lebih baik daripada menggali dan mengotori tangan Anda. Cobalah untuk mendapatkan uji coba gratis sebelum berkomitmen pada kontrak selama setahun dan menguji platform. Saat Anda menggali, tanyakan pada diri Anda sendiri beberapa pertanyaan:
- Apakah platform ini sesuai dengan proses kami saat ini? Atau apakah perlu diubah?
- Apakah platform ini akan menciptakan lebih banyak masalah daripada menyelesaikannya?
- Seberapa cepat seluruh tim saya bisa bangun dan menjalankannya?
- Apakah platform ini intuitif atau akankah kita membutuhkan panduan pengguna yang panjangnya bermil-mil?
- Seberapa cepat dukungan pelanggan merespons?
- Apakah platform ini sesuai dengan kebutuhan seluruh agensi saya atau hanya satu departemen saja?
- Seberapa sering platform ini diperbarui atau ditingkatkan?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini bisa sangat menentukan. Saya juga menyarankan untuk menguji satu klien sebelum memindahkan semua proyek ke dalam platform baru Anda. Menguji serah terima antara tim manajemen proyek, desain, konten, dan direktur akun Anda juga dapat membantu menentukan apakah penggunaan platform sehari-hari akan sesuai dengan kebutuhan Anda.
-
Ericka Lewis Marett
Sebagai Manajer Proyek untuk Adhere Creative Ericka Marett memimpin klien dan timnya menuju kesuksesan pemasaran inbound. Ketika tidak sedang membuat rencana proyek, ia bisa ditemukan sedang membuat ulang Master Chef di dapurnya.