Saat itu hari Senin pagi, dan Anda berada di tengah-tengah sesi curah pendapat untuk memecahkan masalah yang telah mengganggu proyek Anda selama berminggu-minggu. Lalu tiba-tiba, Anda punya ide.💡🙌🏼
Di tengah-tengah suasana yang panas, Anda mematikan mikrofon dan mulai menjelaskan solusinya-dengan banyak gerakan tangan-sampai pemimpin tim Anda berkata, "Uhhh, itu ide yang bagus." 💀
Daripada membiarkan otak Anda membuang ide, bagaimana jika Anda dapat dengan cepat membuat sketsa visi Anda?
Lebih baik lagi, bagaimana jika Anda dapat mempresentasikan dan berkolaborasi pada mock-up Anda dengan tim tanpa melewatkan satu langkah pun? Itulah kenyataan dari memperkenalkan perangkat lunak papan tulis digital ke dalam proses manajemen proyek Anda. 🏆
Faktanya, ketika orang mendengar istilah "Manajemen Proyek Papan Tulis," mereka mungkin akan membayangkan variasi dari skenario yang sama persis seperti ini. Dan meskipun hal ini benar-benar valid (dan sangat umum), contoh ini hanya menggores permukaan dari manfaat tak terbatas yang dimiliki metodologi ini!
Bukan rahasia lagi bahwa manajemen proyek papan tulis adalah hal besar berikutnya dan tidak akan melambat dalam waktu dekat.
Tapi jika Anda berpikir bahwa Anda sudah menguasai metodologi proyek ini karena Anda akhirnya menggantungkan papan tulis mini di dapur Anda-pikirkan lagi, teman.
Kami akan mengajak Anda membahas semua hal yang perlu Anda ketahui tentang manajemen proyek papan tulis, termasuk apa itu manajemen proyek papan tulis, bagaimana manajemen proyek papan tulis bisa selaras dengan alur kerja Anda, dan templat yang Anda perlukan untuk memaksimalkan manfaatnya.
Apa itu Manajemen Proyek Papan Tulis?
Papan tulis digital merangkul proses kolaboratif, kreatif, dan pendekatan yang efisien untuk manajemen proyek yang kemungkinan besar telah Anda lewatkan! Selain itu, Anda bahkan tidak perlu menjadi manajer proyek untuk mendapatkan manfaat dari perangkat lunak papan tulis digital . Mereka sangat serbaguna!
Menggunakan Papan Tulis ClickUp sebagai alat kolaborasi visual untuk segala kebutuhan
Mewakili dan mengelola hampir semua proyek secara visual adalah salah satu keuntungan terbesar dari manajemen proyek papan tulis karena membantu Anda menemukan koneksi yang mungkin tidak Anda kenali sebelumnya. Ini juga lebih menarik dan dapat diakses oleh orang-orang yang mendekati pekerjaan mereka dengan cara yang berbeda .
Sifat kolaboratif perangkat lunak papan tulis juga merupakan hal yang sangat besar manfaat untuk tim yang gesit yang melakukan sebagian besar pekerjaan mereka secara asinkron, karena secara otomatis tetap mendapatkan informasi terbaru. Dalam hal ini, Anda dapat menganggap papan tulis Anda sebagai dokumen hidup Anda sendiri!
Deteksi Kolaborasi memungkinkan tim untuk bekerja dan mengedit secara bersamaan di Papan Tulis ClickUp
Namun, baik saat tim Anda bekerja dalam sprint atau bersiap untuk merencanakan konferensi perusahaan berikutnya, manajemen proyek papan tulis siap mendukung Anda. Menjelang inisiatif Anda berikutnya, siapkan papan tulis saat Anda siap:
- Membuat cetak biru untuk proyek Anda
- Mendaftar dan mengalokasikan sumber daya proyek Anda
- Berkomunikasi dengan tim Anda dan memberikan umpan balik tentang apa saja
- Melihat pembaruan terbaru denganakses ke alur kerja Anda* Tetap berada di jalur dan sesuai anggaran
- Mempresentasikan kepada para pemangku kepentingan
Dari tugas-tugas utama hingga tonggak sejarah dan bahkan peta jalan Anda sendiri, semuanya bisa ada di papan tulis Anda dari awal hingga akhir, membuatnya terasa benar-benar tak terbatas! Kami akan menunjukkannya kepada Anda. 🤗
Rencanakan dan kelola proyek Anda di papan tulis digital
Papan tulis virtual memberi tim kekuatan untuk berkreasi dengan proses sehari-hari mereka, tetapi apakah Anda mengelola proyek di bidang konstruksi, teknologi, real estat, atau sejujurnya, industri apa pun, siklus hidup proyek Anda secara umum akan mengikuti lima tahap yang sama :
- Curah pendapat dan strategi
- Pelingkupan dan perencanaan
- Permulaan proyek (eksekusi)
- Melacak hasil
- Retrospeksi proyek
Papan kerja Anda akan tetap konstan dalam siklus hidup proyek Anda, jadi kuncinya adalah menginvestasikan waktu Anda pada alat yang kaya akan fitur dan fungsionalitas. Catatan tempel, teks, konektor, dan banyak kemampuan penyematan semuanya sangat penting untuk menyelesaikan setiap langkah proses proyek, tetapi akses ke templat yang dapat disesuaikan untuk kasus penggunaan spesifik Anda akan menjadi faktor pengubah permainan yang nyata dalam pengalaman papan tulis Anda.
Berkolaborasi dengan klien atau tim internal secara lebih efektif dengan Papan Tulis virtual untuk memicu inovasi Templat papan tulis adalah rahasia untuk menghemat waktu dalam segala hal mulai dari pemetaan konsep untuk menindaklanjuti langkah Anda selanjutnya. Mereka menerapkan diagram yang telah diformat sebelumnya, struktur yang terorganisir, dan bagan langsung ke papan tulis Anda dan merupakan sumber daya yang penting untuk mengurangi margin kesalahan pada tahap awal proyek Anda.
Dirancang dengan mempertimbangkan manajer proyek dan dibuat untuk disesuaikan untuk tim di seluruh industri, ClickUp yang luas Perpustakaan Templat menawarkan banyak sekali templat untuk diagram alur, pemetaan, penulisan gagasan, presentasi, dan perencanaan untuk merampingkan alur kerja Anda dan mempercepat waktu penyelesaian Anda menggunakan Papan Tulis.
Dengan templat yang tepat, Anda dapat melanjutkan ke tahap berikutnya dari proyek Anda di ClickUp tanpa harus mengklik atau meninggalkan papan tulis yang telah Anda buat.
Tapi mari kita tunjukkan seperti apa bentuknya.
Fase 1: Atasi strategi Anda dengan papan tulis manajemen proyek
Sebelum proyek ada, ada masalah yang harus dipecahkan dan sekelompok orang yang dapat memperoleh manfaat darinya (audiens target Anda). 💜
Pada fase brainstorming, papan tulis manajemen proyek Anda adalah papan visi tentang apa yang akan datang, sarat dengan penelitian utama, proposisi nilai Anda, tujuan langsung ekspektasi, dan banyak lagi. Pada dasarnya, semua yang Anda butuhkan untuk membuat strategi proyek!
Meskipun Anda selalu dapat memulai dengan kanvas yang bersih dan menuangkan pekerjaan Anda saat Anda pergi, Anda mungkin akan kehilangan beberapa fitur utama yang membuat Papan Tulis benar-benar bersinar. Ditambah lagi, menatap layar kosong adalah titik awal yang mengintimidasi. Sebagai gantinya, kami sarankan untuk memulai dengan templat yang dapat disesuaikan (atau dua!) untuk memulai proses curah pendapat Anda beberapa langkah ke depan.
Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk memberikan tugas, menandai penerima tugas, dan apa pun yang diperlukan untuk memulai kolaborasi Anda berikutnya
Templat yang telah dibuat sebelumnya seperti Templat Papan Tulis Papan Mood dari ClickUp bertindak seperti batu loncatan untuk proses kreatif Anda. Bentuknya yang berkode warna dan sifat visualnya sangat ideal untuk membuat tim mulai memikirkan item tindakan besar seperti:
- Bagaimana pelanggan akan terhubung dengan merek Anda
- Bagaimana Anda akan melacak kemajuan proyek di kemudian hari
- Pilihan branding, gaya, dan detail yang membuat perbedaan
- Tujuan jangka panjang proyek Anda-AKA, bagaimana Anda akan menentukan apakah proyek ini sukses atau tidak
Tetapi templat ini hanyalah langkah pertama! Semakin banyak konteks yang dapat Anda tambahkan ke Papan Tulis Anda pada tahap ini, semakin berharga ke depannya. Dari sini, Anda dapat menyematkan media, gambar, dan bahkan situs web pihak ketiga ke Papan Tulis Anda untuk memulai sesi pemikiran desain.
Ketika inspirasi datang, Whiteboard Anda akan siap dengan alat bantu gambar klik-dan-seret, bentuk, dan catatan tempel untuk membuat maket, gambar rangka, dan banyak lagi. Jadi, saat Anda membawa proyek Anda ke tahap kedua, Anda dapat terus mengembangkan pekerjaan yang telah Anda lakukan untuk memetakan langkah selanjutnya-secara harfiah. 🗺
Fase 2: Perencanaan proyek seperti seorang profesional
Dengan informasi yang sudah terkumpul di papan kerja Anda, sekarang saatnya untuk mulai menggali ke dalam fase perencanaan. 🤓
Tahap ini dalam proses Anda berfokus pada bagaimana Anda akan menyeimbangkan anggaran dan waktu ke depan, dan pada dasarnya di mana Anda membangun cetak biru untuk proyek tersebut. Segala sesuatu yang papan tulis digital Anda terlahir untuk dilakukan!
Dengan melihat ide-ide terbaik dari sesi curah pendapat Anda, Anda bisa menyeret, menyalin, atau menggambar hubungan antar objek di papan tulis Anda untuk membuat cakupan garis waktu yang realistis untuk proyek Anda . Ini juga merupakan waktu ketika ketergantungan tugas awal terungkap dan tim lintas fungsi anggota mulai bergabung dengan dewan Anda. Namun dengan sejumlah fitur kolaborasi Whiteboards, menyelaraskan tim tidak pernah semudah ini. 😎
Kursor langsung memungkinkan Anda untuk melihat siapa saja yang ada di papan tulis, apa yang mereka lakukan, dan bekerja bersama mereka tanpa tumpang tindih-aset utama saat Anda terus bekerja berdasarkan masukan baru, menyebut orang lain untuk ditinjau, dan memberikan struktur pada ide-ide terbaik Anda.
Sematkan Dokumen ClickUp langsung langsung ke Papan Tulis untuk mengakses dokumen, penelitian, dan konteks proyek yang penting tanpa harus meninggalkan papan tulis Anda
Ini juga merupakan tahap untuk menggunakan kartu Doc. Sematkan dan berinteraksi dengan ClickUp Docs Anda langsung dari Papan Tulis dengan menu yang disematkan di layar, atau pintasan keyboard yang praktis untuk mengakses pekerjaan Anda dengan lebih cepat. 🔥
Saat Anda bercabang dari papan mood, Anda dapat membuat langkah formatif ke depan dari papan yang sama dengan teknik seperti pemetaan pikiran untuk mengukur rencana serangan kasar. Bagi kami, menerapkan metode Templat Pemetaan Cerita Pengguna oleh ClickUp adalah langkah alami selanjutnya.
Buat dan sesuaikan peta cerita pengguna Anda dengan templat papan tulis yang fleksibel dan telah diformat sebelumnya di ClickUp
Tahap perencanaan merupakan tahap yang penting dan templat ini dapat membantu. Dengan sendirinya, templat Papan Tulis ini memecah perjalanan pengguna dengan produk Anda menjadi potongan-potongan kecil. Potongan-potongan kecil ini dapat membantu Anda membuat keputusan penting tentang peta jalan Anda dan memudahkan proses proyek Anda persyaratan, ruang lingkup, dan alur tugas-tugas ke depan.
Memiliki templat papan tulis yang siap untuk presentasi dengan opsi pemformatan yang kaya, penelitian dan Dokumen yang disematkan, dan konektor yang jelas adalah pengubah permainan dalam perencanaan proyek. Fitur-fitur ini adalah perbedaan antara memiliki rencana permainan yang siap untuk disetujui oleh para pemangku kepentingan atau membutuhkan waktu ekstra untuk menyiapkan sesuatu yang rapi.
Periksa ini template storyboard !
Fase 3: Memulai dengan langkah yang benar
Fase permulaan adalah fase di mana ClickUp Whiteboards mengambil peran penting dalam metodologi manajemen proyek ini. Tapi jangan hanya percaya pada kata-kata kami. Buktikan sendiri!
Pada tahap ini, Anda telah melakukan riset, mengidentifikasi audiens Anda, membuat peta jalan, dan menentukan keterampilan yang dibutuhkan untuk mewujudkan proyek - Anda siap untuk mengeksekusi!
Dengan melihat peta jalan dan alur pengguna yang dipetakan di papan Anda, Anda akan dapat melihat objek pemegang tempat yang mewakili tugas dan pencapaian utama proyek Anda. Dan karena Anda menggunakan Papan Tulis ClickUp, Anda juga dapat mengubah bentuk dan catatan tempel dari papan tulis menjadi tugas ClickUp yang dapat ditindaklanjuti yang terhubung ke alur kerja Anda. 🏆
Tindak lanjuti rencana Anda dengan mengubah catatan tempel langsung menjadi tugas menggunakan Templat Rencana Tindakan untuk Papan Tulis ClickUp
Bahkan ketika Anda membagi pekerjaan di seluruh tim, semuanya akan kembali ke papan tulis Anda. Dalam hal ini, papan tulis Anda menjadi titik pusat pertemuan di Ruang Kerja Anda di mana para anggota dapat berkumpul kapan saja, terutama selama rapat tinjauan mingguan.
Karena teks, catatan, dan bentuk apa pun dapat dikonversi langsung menjadi item tindakan di timeline Anda, anggota dapat menindaklanjuti langkah selanjutnya segera setelah rapat atau ide terobosan.
Kemampuan untuk menetapkan dan memperbarui tugas Anda dari langkah mana pun dalam siklus hidup proyek Anda adalah apa yang membuat ClickUp Whiteboards menjadi alat yang kuat dan apa yang membuat metodologi ini sangat efisien untuk dan tim.
Fase 4: Melacak kemajuan sambil berjalan
Sekarang, Anda telah mendengar kami memuji papan tulis karena menyediakan sumber kebenaran yang dapat dirujuk oleh tim - dokumen hidup (dan sangat visual) yang ditautkan ke alur kerja Anda, disematkan di ClickUp Documents Anda, dan secara otomatis diperbarui dengan informasi terbaru seiring berjalannya waktu.
Karena papan tulis Anda tidak pernah kehabisan ruang dan tidak perlu dihapus, fase pemantauan dan pengendalian proyek Anda menjadi lebih mudah untuk diikuti. Manajer proyek dapat dengan mudah merujuk ke papan tulis untuk menemukan tugas dan pencapaian yang telah diselesaikan, atau bahkan penelitian awal dan KPI untuk menentukan keberhasilan proyek secara sekilas atau mengatasi masalah apa pun.
Hasil Anda tidak terbatas hanya pada papan tulis Anda. Berkat Perintah Slash /whiteboards, Anda dapat melihat dan mengedit papan tulis yang berfungsi penuh dari ClickUp Doc mana pun! Jadi, Anda bisa melakukan pengeditan, pembaruan, dan berkolaborasi dengan tim di papan tulis Anda-dari aplikasi Doc. 🤯
Menyesuaikan dengan mudah lingkup Proyek Anda Templat Papan Tulis dengan menambahkan Dokumen, tugas, dan lainnya
Namun masalahnya, tidak semua perangkat lunak papan tulis memungkinkan Anda melakukan hal tersebut-cukup dengan ClickUp. 🔥
Coba pikirkan. Semua pekerjaan Anda berada di dalam Ruang Kerja Anda. Dan karena Anda dapat menyematkan dan berinteraksi dengan tugas atau Dokumen ClickUp apa pun di papan tulis Anda, Anda dapat melihat kemajuan waktu nyata tanpa harus mengangkat jari.
Selain itu, alat gambar virtual untuk membuat diagram dan mock-up dapat ditemukan di perangkat lunak di seluruh web, tetapi setelah sketsa tersebut selesai, pada dasarnya sketsa tersebut kehilangan nilainya. Hanya ketika Anda dapat bertindak, melacak, dan mengelola pekerjaan di papan tulis, maka pekerjaan tersebut akan menjadi bagian yang hidup dari proses Anda.
Untuk menciptakan kembali manfaat ClickUp Whiteboards di perangkat lunak lain, dibutuhkan perhatian yang konstan, pembaruan manual, dan pengiriman pesan bolak-balik untuk mempertahankannya. Dan TBH, itu bukanlah penggunaan waktu yang paling produktif bagi manajer proyek mana pun. Sebaliknya, Anda bisa menginvestasikan sebagian kecil dari waktu tersebut ke ClickUp dan mendapatkan sesuatu yang lebih signifikan dan substansial untuk proyek Anda dalam jangka panjang.
Karena ini hanya tentang kreasi di papan tulis Anda-apa yang ada di papan tulis Anda alat manajemen proyek dapat dilakukan dengan mereka!
Fase 5: Retro untuk meraih kemenangan
Sangat menggoda untuk meninggalkan proyek di masa lalu setelah selesai, tetapi jangan tidur dengan retrospeksi yang dijalankan dengan baik.
Gunakan templat Papan Tulis Retrospektif ClickUp ini untuk mengelola dan berkolaborasi dengan lebih baik pada retro tangkas Anda
Seperti kata pepatah, melihat ke belakang adalah 20/20, dan retro ada untuk membantu tim produk terus menerus melakukan perbaikan dengan meninjau sorotan dan kekurangan dari proyek-proyek sebelumnya. Pada Curah Pendapat Retrospektif Sprint papan tulis di ClickUp, Anda dapat dengan mudah mengumpulkan umpan balik tentang praktik-praktik sebelumnya untuk diterapkan di iterasi selanjutnya. Alat bantu retrospektif seperti ini membuat retro Anda lebih berdampak dengan kemampuan untuk menambahkan data, media, Dokumen, dan alat bantu kerja pihak ketiga ke papan tulis Anda. Selain itu, alat ini membuat semua orang bertanggung jawab untuk membuat penyesuaian positif dalam proyek yang akan datang dengan mengubah masukan Anda menjadi item tindakan.
Buat Keajaiban Manajemen Proyek Dengan Papan Tulis ClickUp
Kekuatan nyata manajemen proyek papan tulis menjadi nyata ketika Anda dapat menghubungkan pemikiran Anda dengan lancar ke alur kerja Anda-fitur yang telah disempurnakan oleh ClickUp Whiteboards!
Kolaborasi dan kreativitas memiliki arti yang sama sekali baru dengan menggunakan kemungkinan penyematan papan tulis, konektor yang tajam, pengeditan waktu nyata, dan tentu saja, kemampuan untuk mengubah apa pun di papan tulis Anda menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti. Dengan daftar fitur yang terus bertambah dan rencana yang lebih besar lagi ke depannya, Whiteboards di ClickUp adalah titik awal yang tidak perlu dipikirkan lagi untuk semua hal dalam manajemen proyek.
Impor pekerjaan Anda dari mana saja dalam waktu 60 detik dan hilangkan tab dan alat yang tidak perlu dari proses Anda. Plus, ClickUp terintegrasi dengan lebih dari 1.000 alat untuk membuat pengalaman Anda semulus mungkin. Cobalah sendiri dan jangan pernah melihat ke belakang. 💜