Sebagai seorang manajer dan pemimpin, Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan peningkatan keterampilan karyawan Anda. Namun, bagaimana dengan keterampilan Anda?
Jika ini adalah waktu yang tepat untuk melampaui fungsi dasar dari deskripsi pekerjaan Anda, tidak perlu mencari lagi selain empat fungsi manajemen. Kerangka kerja yang bermanfaat ini memberi manajer area-area utama untuk meningkatkan kualitas kerja, mencapai tujuan jangka panjang, dan membangun lingkungan kerja yang berkembang. ๐ค
Jika Anda belum pernah mendengar tentang empat fungsi manajemen sebelumnya, kami siap membantu Anda. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan cara kerja masing-masing fungsi, berbagi contoh yang bermanfaat, dan mengajarkan Anda cara menerapkan keempat fungsi tersebut, apa pun industri Anda.
Apa Itu Empat Fungsi Manajemen ??
Henri Fayol, seorang insinyur dan eksekutif abad ke-19, pertama kali mendefinisikan empat fungsi manajemen: perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Meskipun konsep ini bukanlah hal yang baru, namun tugas seorang manajer adalah menyentuh keempat fungsi tersebut dalam pekerjaan sehari-hari.
Perencanaan
Fase terpenting dari manajemen proyek adalah perencanaan. Untuk fungsi perencanaan, seorang manajer yang sukses akan melakukan berbagai jenis perencanaan, termasuk:
- Menetapkan tujuan (baik jangka pendek maupun jangka panjang)
- Membuat peta jalan untuk mencapai tujuan organisasi
- Menciptakanrencana strategis Perencanaan strategis membutuhkan banyak konteks dan pengetahuan institusional. Sebagai seorang manajer, Anda bertanggung jawab untuk menilai situasi saat ini, menetapkan tujuan, dan membuat rencana terperinci untuk mencapai titik A ke titik B.
Visualisasikan dan kelola peta jalan produk Anda di Tampilan Garis Waktu ClickUp
Perencanaan membutuhkan peramalan dan prediksi tren masa depan, sehingga latar belakang yang kuat dalam data atau industri Anda diperlukan. Pemahaman akan data akan membantu Anda dengan baik dalam perencanaan taktis, tetapi Anda juga membutuhkan kreativitas.
Pemikiran di luar kebiasaan akan sangat berguna saat merencanakan peta jalan dan pencapaian proyek, jadi jangan takut untuk menggunakan cara-cara baru dalam melakukan sesuatu. ๐ก
Pengorganisasian Pengorganisasian
Setelah Anda memiliki rencana, sekarang saatnya untuk mengatur semua hal. Tahap pengorganisasian manajemen membutuhkan:
- Membangun sebuah tim
- Perencanaan operasional
- Mendistribusikan sumber daya
- Mendefinisikan hubungan tugas
- Menetapkan tugas
Alih-alih mengelola semuanya di email atau catatan tempel, sebagian besar manajer memasukkan rencana proyek mereka ke dalam perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp . Perangkat lunak ini secara otomatis mengklarifikasi siapa yang bertanggung jawab atas apa, merampingkan alur kerja, dan mengumpulkan data tentang pemanfaatan sumber daya. ๐
Gunakan ClickUp untuk mengelola proyek Anda dengan 15+ tampilan, templat yang telah dirancang sebelumnya, dan berbagai fitur kolaborasi secara efisien
Sementara Perangkat lunak PM akan melakukan banyak pekerjaan berat untuk Anda, namun tetap tugas Anda sebagai manajer untuk membangun alur kerja yang efisien dan melihat gambaran besarnya. Anda yang menentukan irama hasil kerja, tanggal jatuh tempo, tugas, dan banyak lagi untuk menjaga agar tim tetap berada di jalur yang sama.
Anda juga bertanggung jawab untuk memperjelas peran dan tanggung jawab, yang sangat penting untuk menghindari pengerjaan ulang, miskomunikasi, dan penundaan.
Pemimpin
Fungsi memimpin terkadang disebut fungsi pengarahan, yaitu ketika Anda memandu dan memotivasi staf untuk bekerja mencapai tujuan proyek. Hal ini melibatkan banyak tugas, termasuk:
- Komunikasi
- Membangun tim
- Menyesuaikangaya kepemimpinan agar sesuai dengan tim atau situasi
- Memotivasi tim Anda
- Menyelesaikan konflik
Peran manajemen apa pun membutuhkan keterampilan lunak yang kuat. Manajer membutuhkan pengalaman dan modal sosial yang cukup untuk menginspirasi dan memengaruhi orang-orang di berbagai departemen.
Gaya kepemimpinan yang efektif membutuhkan investasi dalam hubungan yang hangat dengan tim Anda, menerima ide-ide inovatif karyawan, dan memberi penghargaan kepada semua orang atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik. ๐
Pengendalian
Fungsi terakhir, pengendalian, mungkin terdengar seperti manajemen mikro, namun sebenarnya fungsi ini adalah memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. Fungsi ini meliputi:
- Menetapkan standar kinerja
- Mengelola kinerja tim
- Mengambil tindakan korektif bila diperlukan
Bagaimanapun juga, menetapkan tujuan dan kemudian meninggalkannya tidak masuk akal. Fungsi pengendalian memastikan kualitas dan menyesuaikan rencana proyek Anda jika terjadi perubahan.
Tentu saja, manajemen kinerja karyawan adalah bagian dari fungsi pengendalian manajemen. Namun, para pemimpin yang solid tahu bahwa ini lebih kepada pengarahan dan pemberian dukungan-bukan pengelolaan mikro. ๐
Bagaimana Menerapkan Empat Fungsi Manajemen di Tempat Kerja
Bagaimana Anda bisa menerapkan fungsi-fungsi ini di tempat kerja? Berikut ini adalah cara para pemimpin yang efektif menerapkan fungsi-fungsi manajemen setiap hari.
Tips Perencanaan
Perencanaan adalah keterampilan yang berguna untuk semua pekerjaan, namun sangat penting bagi para manajer. Ikuti tips singkat berikut ini untuk fase perencanaan yang lebih efektif:
- Tetapkan tujuan yang realistis: Selalu ikutiKerangka kerja penetapan tujuan yang cerdas. Kerangka kerja ini mendefinisikan tujuan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti yang selaras dengan tujuan organisasi Anda yang lebih besar-tanpa membebani tim Anda
- Lakukan analisis SWOT:Analisis SWOT menganalisis kekuatan dan kelemahan internal serta peluang dan ancaman eksternal. Latihan ini sangat bagus untuk mengidentifikasi tren pasar, persaingan, danalokasi sumber daya masalah yang dapat berdampak besar pada proyek atau tim Anda
- Bangunlah pengaman kegagalan ke dalam rencana Anda: Tidak ada rencana yang sempurna. Klien Anda mungkin meminta perubahan, Anda mungkin kehilangan dana, atau persyaratan pengguna akhir Anda mungkin berubah. Hal itu pasti terjadi. Daripada panik saat terjadi perubahan, buatlah rencana tindakan yang dapat beradaptasi seiring berjalannya waktu. Cobalah melihat beberapa langkah ke depan setiap saat untuk melihat apakah rencana tersebut perlu diubah ๐
Buat Sasaran SMART di ClickUp dengan berbagai cara untuk melacak kemajuan dan mencapai target Anda
Tips pengorganisasian
Mengatur daftar tugas, sumber daya, dan anggota tim Anda sangat penting untuk kesuksesan proyek. Namun, proyek yang paling terorganisir sekalipun bisa saja keluar jalur jika Anda tidak berhati-hati. Ikuti tips pengorganisasian berikut ini untuk menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya:
- Buatlah hierarki: Hierarki adalah cara paling cerdas untuk mendelegasikan dan mengelola secara efektif. Buatlah struktur yang jelas yang menggambarkan peran individu dan tim. Pastikan untuk mendokumentasikan hal ini secara tertulis dan membagikannya kepada semua orang dalam organisasi. Hirarki tertulis memudahkan semua orang untuk melihat dengan siapa mereka harus berkomunikasi jika ada masalah, sehingga Anda dapat mengambil pendekatan yang lebih lepas tangan
- Menyeimbangkan beban kerja: Mengawasi distribusi pekerjaan. Anda tidak ingin tim Anda kekurangan atau kelebihan beban kerja. Beban kerja yang seimbang mencegah kelelahan dan meningkatkan kualitas kerja, jadigunakan tampilan Beban Kerja ClickUp untuk tetap mengetahui antrian tugas tim Anda
- Menstandarkan proses: Buat prosedur operasi standar (SOP) untuktugas-tugas proyek atau hasil kerja. Dokumentasi menghilangkan ambiguitas dan memberikan sumber daya kepada tim Anda jika mereka memiliki pertanyaan. Ini adalah cara yang sempurna untuk menghindari email yang tidak perlu dan pengerjaan ulang
Gunakan tampilan Beban Kerja bersama dengan garis waktu untuk memvisualisasikan jadwal anda dengan mudah di ClickUp
Tips utama
Sebagai pemimpin, Anda adalah orang yang mengemudikan kapal. Di bawah fungsi kepemimpinan, tugas Anda adalah menjaga semua orang tetap produktif, kolaboratif, dan puas. Ikuti tips berikut ini untuk meningkatkan keterampilan kepemimpinan Anda:
- Berikan umpan balik yang membangun: Secara teratur berikan umpan balik positif dan kritik yang membangun kepada tim Anda. Cobalah untuk memberikan umpan balik pada saat itu juga sehingga relevan dan dapat ditindaklanjuti oleh karyawan. Jangan bertele-tele jika Anda perlu memberikan umpan balik yang kritis. Jelas, langsung, dan baik hati ๐ป
- Bina lingkungan kerja yang positif: Tim Anda mungkin sudah memiliki suasana atau lingkungan yang sudah ada, namun Anda memiliki banyak pengaruh terhadap budaya sebagai manajer. Kenali dan hargai hasil kerja yang baik, dorong keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi, dan buat diri Anda mudah didekati
- Menyelesaikan konflik: Sulit untuk mengatasi konflik secara langsung, tetapi Anda tidak bisa membiarkan perasaan negatif membusuk seiring berjalannya waktu. Entah itu konflik antar tim atau perselisihan dengan klien, Anda harus turun tangan secepatnya dan bertindak sebagai mediator
Membuat ide dan membangun struktur organisasi di Papan Tulis ClickUp
Tips pengontrolan
Manajemen membutuhkan keseimbangan yang tepat dalam mendelegasikan dan menawarkan bantuan langsung. Gunakan kiat fungsi pengendalian ini untuk mencapai keseimbangan yang lebih baik:
- Tetapkan standar yang jelas: Karyawan menginginkan tujuan dan harapan yang spesifik. Berikan setiap orang indikator kinerja yang jelas untuk tugas dan tujuan mereka
- Buat sistem pemantauan tujuan: Hal ini dapat mencakup penjadwalan tinjauan kinerja rutin, membuat laporan kemajuan, atau menggunakanperangkat lunak pemantauan karyawan *Seimbangkan kontrol dengan pemberdayaan: Meskipun penting untuk mengawasi berbagai hal, tim Anda membutuhkan kebebasan untuk membuat keputusan sendiri. Selama semua orang mencapai tujuan dan KPI mereka, berikan mereka otonomi sehingga mereka merasa diberdayakan di tempat kerja ๐ช
Catat waktu saat Anda pergi atau masukkan secara manual dengan pelacakan waktu di ClickUp
Kembangkan Keterampilan Anda Dengan Alat Manajemen Proyek yang Bermanfaat
Merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan membutuhkan keterampilan lunak yang akan semakin kuat seiring dengan bertambahnya pengalaman kepemimpinan Anda. Alat manajemen adalah cara terbaik untuk meningkatkan berbagai keterampilan manajemen. ๐คน
ClickUp membantu ribuan manajer menangani tugas, tabel, komunikasi, dokumen, dan banyak lagi. Jika Anda mencoba untuk menguasai keempat fungsi manajemen, fitur-fitur manajemen terbaik ClickUp wajib Anda miliki.
Fitur manajemen proyek dan tugas yang menghemat waktu
ClickUp adalah ahli perencanaan dan pengorganisasian, membantu para manajer membuat rencana yang solid dan membuahkan hasil. Sebagai sebuah sistem yang lengkap solusi manajemen proyek , ClickUp hadir penuh dengan otomatisasi, templat, manajemen pengetahuan, dan manajemen tugas. ๐ ๏ธ
Lebih suka mengatur pekerjaan Anda dengan cara tertentu? Beralihlah antara tampilan Daftar, tampilan Bagan Gantt, dan Tampilan ClickUp .
Gunakan Papan Tulis dan Peta Pikiran untuk memvisualisasikan proyek dan fungsi tim
Jika Anda ingin memetakan proyek yang kompleks sebelum melakukannya, lakukan curah pendapat di Peta Pikiran ClickUp . Alat bantu seret dan letakkan secara real-time ini dengan cepat mengubah proyek atau tugas dengan sekali klik, merampingkan fungsi perencanaan dan pengorganisasian.
Alat bantu kepemimpinan berbasis data
Data adalah segalanya, terutama jika Anda mengelola tim jarak jauh. Kunjungi Sasaran ClickUp untuk membangun satu sumber kebenaran untuk tujuan Anda, termasuk kerangka waktu, kemajuan, dan KPI. Telusuri metrik untuk satu proyek atau lihat semuanya di tingkat yang lebih tinggi. Anda berada di kursi pengemudi. ๐
Menyiapkan alur kerja khusus dan pelacak lincah untuk tim proyek Anda
ClickUp juga berspesialisasi dalam manajemen proyek Agile, memberi Anda kebebasan untuk melacak poin sprint berdasarkan subtugas dan penerima tugas. Anda bahkan dapat mengelola aset , waktu, dan sumber daya lainnya dengan bentuk digital . Ini adalah cara termudah untuk menggabungkan penetapan tujuan, akuntabilitas, dan penyeimbangan beban kerja tanpa harus berpindah platform.
Laporan otomatis yang dapat disesuaikan
ClickUp memiliki beberapa laporan proyek yang paling kuat. Fungsi kontrol membuatnya mudah untuk menghasilkan laporan tentang status tugas, pelacakan waktu, metrik karyawan, pencapaian, dan banyak lagi. ๐ฏ
Siapkan laporan yang Anda butuhkan, semuanya di satu tempat, di ClickUp
Gunakan fitur fitur pelacakan waktu untuk memantau kontribusi karyawan atau membuat estimasi klien. Laporan ClickUp juga sempurna untuk melihat pekerjaan apa yang telah diselesaikan oleh tim Anda, apa yang akan datang, dan siapa yang tertinggal.
Empat Fungsi Manajemen Contoh
Empat fungsi manajemen merupakan dasar dari kepemimpinan yang solid, apa pun industri yang Anda geluti. Akan sangat membantu untuk melihat beberapa contoh dari fungsi-fungsi ini dalam praktiknya, jadi mari kita lihat. ๐
Proses perencanaan contoh
Seorang manajer pemasaran bertanggung jawab untuk mengembangkan strategi peluncuran produk baru. Sebelum membentuk tim, mereka melakukan riset pasar, menetapkan target penjualan dan penjangkauan pelanggan, memilih saluran iklan, serta menetapkan anggaran dan jadwal peluncuran.
Fungsi pengorganisasian contoh
Manajer konstruksi adalah contoh yang bagus untuk fungsi pengorganisasian. Manajer proyek yang sibuk ini mengalokasikan sumber daya untuk tenaga kerja, peralatan, dan material. Mereka juga bertanggung jawab menetapkan jadwal dan mengoordinasikan pekerjaan antara karyawan, subkontraktor, dan pemasok.
Fungsi Memimpin contoh
Seorang kepala sekolah menengah atas memotivasi dan membimbing para guru dan staf mereka. Mereka secara signifikan mempengaruhi budaya sekolah dan mengawasi standar pendidikan. Kepala sekolah menangani konflik antara orang tua dan guru serta menumbuhkan budaya yang positif dan inklusif yang mendukung keselamatan dan pembelajaran siswa.
Fungsi pengendalian Contoh Contoh
Manajer restoran harus menyeimbangkan manajemen yang efektif untuk staf dan keuangan restoran. Mereka memantau metrik seperti penjualan dan pengeluaran harian, memastikan keamanan makanan, meninjau umpan balik pelanggan, dan menyesuaikan jumlah staf atau item menu untuk menjaga profitabilitas atau kualitas.
Capai Tujuan Perusahaan Lebih Cepat Dengan Clickup Cepat Dengan Clickup
Baik Anda mengawasi tim perangkat lunak, mempelopori kampanye pemasaran, atau memimpin proyek kreatif, fungsi-fungsi ini adalah kompas yang berguna untuk menavigasi kompleksitas manajemen. ๐งญ
Para pemimpin baru dan berpengalaman menggunakan empat fungsi manajemen untuk menetapkan tujuan dan memimpin tim mereka menuju kesuksesan.
Keterampilan lunak penting di sini, tetapi alat yang tepat juga penting. ClickUp adalah platform yang intuitif dan efisien yang menggabungkan keempat fungsi tersebut di satu tempat. Ini adalah cara terbaik untuk membuat rencana yang dapat ditindaklanjuti, mengatur pekerjaan Anda, memimpin dan berkolaborasi dengan tim Anda, dan memantau hasil. ๐คฉ
Mengapa mengelola semuanya secara manual? Satukan semua pekerjaan Anda di satu tempat dengan ClickUp dan rasakan perbedaannya secara langsung: Buat Ruang Kerja ClickUp gratis Anda sekarang .