Sebagai seorang manajer proyek, Anda memiliki keinginan yang sederhana:
"Tolong biarkan proyek ini sukses" 🤞
Namun, perjalanan untuk memenuhi keinginan ini membutuhkan hal-hal yang tidak sesederhana itu seperti membuat rencana proyek, mengatur jadwal proyek, memetakan ruang lingkup proyek, perencanaan sumber daya, mengelola klien, dan lain-lain.
Untungnya, sekarang Anda dapat menggunakan perangkat lunak spreadsheet untuk menangani semuanya dan tidak terjebak oleh tugas-tugas tersebut.
Dalam artikel ini, kita akan mengetahui apa itu spreadsheet manajemen proyek , manfaatnya, dan beberapa templat spreadsheet . Kami juga akan menyarankan alternatif yang bisa menjadi pilihan Anda solusi untuk setiap kelemahan manajemen proyek spreadsheet .
Mari kita penuhi rasa ingin tahu spreadsheet Anda.
Apa Itu Spreadsheet Manajemen Proyek?
Jika Anda membuat sebuah garis waktu proyek , Bagan Gantt , dasbor , laporan, atau daftar tugas Anda pada spreadsheet, yang menjadi spreadsheet manajemen proyek.
Dengan kata yang lebih sederhana, manajemen proyek spreadsheet adalah apa pun yang Anda lakukan di spreadsheet untuk membuat manajemen proyek menjadi mudah.
Banyak orang menggunakannya untuk mengelola proyek karena keakraban yang mereka tawarkan.
sebagian besar dari kita pernah melihat atau menggunakan Microsoft Excel atau lembar kerja Google Sheet_ setidaknya sekali dalam hidup kita, bukan?
Mereka fleksibel, dan kamu bisa melakukannya secara manual mengelola proyek menggunakan rumus dan bagan .
Bagian terbaiknya adalah Anda dapat melewatkan upaya manual karena seseorang datang dengan inovasi cerdik yang disebut template .
Namun apa yang membuat manajemen proyek spreadsheet benar-benar menonjol?
Mari kita cari tahu!
5 Manfaat Manajemen Proyek Spreadsheet
Terlepas dari apakah Anda memilih manajemen proyek spreadsheet Excel atau manajemen proyek spreadsheet Google, Anda akan mendapatkan manfaat dari beberapa hal.
Mari kita jelajahi beberapa di antaranya:
1. Organisasi
Spreadsheet sering kali menjadi pilihan utama untuk mengumpulkan dan mengatur data: dua kegunaannya yang paling sederhana.
Dan jika Anda menyukai hal-hal yang sangat terorganisir, spreadsheet adalah tempat yang tepat untuk Anda.
Anda bisa meletakkan semua data proyek Anda dalam kolom dan baris yang sederhana dan rapi, lalu menyortirnya dengan rumus untuk menemukan apa yang Anda inginkan dengan cepat.
2. Penganggaran
Jika Microsoft Excel masuk ke sekolah, kita semua tahu mata pelajarannya adalah Matematika!
Itu karena perhitungan Excel sangat mengesankan dan akurat.
Saat Anda duduk untuk membuat anggaran proyek spreadsheet Excel dapat membantu Anda melewatinya dengan perhitungan yang cepat. Anda juga dapat melakukan sebagian besar perhitungan ini dalam spreadsheet manajemen proyek Google.
3. Bisa jadi tidak mahal
Anda dapat melakukan manajemen proyek spreadsheet dengan biaya nol.
bagaimana caranya?
Anda dapat menggunakan Google Spreadsheet..
Yang Anda perlukan hanyalah akun Google untuk mulai menggunakan Spreadsheet untuk mengelola proyek.
Tidak seperti Google Spreadsheet, Excel tidak gratis. Namun, Anda masih bisa memiliki paket Microsoft 365 Personal dengan harga terjangkau $6,99/bulan.
**Ingin belajar cara mengelola proyek di Google Spreadsheet?
Lihatlah kami Panduan manajemen proyek Google Sheets .
4. Bagus untuk daftar tugas
Sel spreadsheet sangat berguna saat Anda perlu membuat daftar.
Dan itu berarti Anda dapat membuat tugas proyek atau daftar tugas sebanyak yang Anda inginkan.
Kita sudah tahu betapa terorganisirnya spreadsheet, sehingga akan lebih nyaman dan mudah untuk mengelola aktivitas Anda sehari-hari.
Tidak, tim Anda tidak perlu ketinggalan.
Anda bisa membuat daftar tugas untuk tim Anda setiap hari untuk memastikan proyek Anda tetap berada di jalurnya.
Cara yang jelas untuk melakukan hal ini adalah dengan:
- Membuat daftar setiap tugas
- Tambahkan deskripsi tugas dan komentar tentang apa yang perlu dilakukan
- Menyebutkan nama karyawan yang bertanggung jawab
- Dan seterusnya
Ingin melakukan lebih dari sekadar membuat tugas daftar dalam spreadsheet ?
Lihatlah kami Panduan manajemen proyek Excel .
5. Template
Templat membuat hidup Anda lebih mudah dengan menghemat banyak waktu.
Untungnya, Anda akan menemukan banyak sekali pilihan templat Excel dan Google Spreadsheet.
Ada template untuk semua hal dan semua orang.
Google Spreadsheet bahkan sudah dimuat dengan templat gratis yang berguna untuk membantu proyek Anda tetap sesuai rencana, anggaran, dan terorganisir.
Excel juga memiliki banyak templat untuk kalender pelacakan tugas, pelacakan penjualan, dan banyak lagi.
Mari kita lihat beberapa di antaranya:
4 Templat Manajemen Proyek Spreadsheet
Templat manajemen proyek adalah alat bantu yang efektif untuk proyek yang sederhana maupun kompleks.
lagipula, siapa yang tidak ingin memulai lebih awal?
Namun, menemukan template yang tepat bisa memakan waktu yang lama!
Beruntungnya Anda, kami sudah mencantumkan tiga opsi templat gratis sehingga Anda bisa langsung memulainya!
1. Templat pelacak masalah proyek
Daripada membuat spreadsheet Excel manajemen proyek dari awal, gunakan templat Excel ini untuk mengelola risiko proyek dengan mencatat masalah.
Unduh ini Templat pelacak masalah proyek Excel .
2. Templat Neraca Saldo
Templat neraca ini dapat membantu Anda melacak aset, kewajiban, dan ekuitas Anda. Gunakan untuk lebih memahami situasi keuangan perusahaan Anda sehingga Anda dapat merencanakan proyek-proyek Anda di masa depan.
Unduh Google Spreadsheet ini templat neraca keuangan .
3. Templat bagan Gantt
Ini adalah Templat bagan Gantt untuk Google Sheet yang akan membantu Anda melacak kemajuan proyek dan jadwal Anda. Ini adalah cara mudah untuk memvisualisasikan rencana proyek Anda dan memeriksa apakah hasil kerja akan dipresentasikan tepat waktu.
Unduh ini Bagan Gantt Google Sheetstemplate .
4. Templat penganggaran proyek
Gunakan Excel ini templat anggaran proyek untuk melacak hasil kerja, vendor, estimasi dan biaya aktual, dll.
Unduh Excel sederhana ini templat anggaran proyek .
Ini hanyalah beberapa pilihan.
Anda dapat mencari templat lain secara online, seperti a:
- Templat perencanaan proyek
- Templat proyek konstruksi
- Garis waktu proyek template
- Templat dasbor manajemen proyek
- Laporan status proyek template
Butuh lebih banyak pilihan?
Lihat daftar ini templat manajemen proyek .
Sayangnya, spreadsheet bukanlah alat bantu termudah untuk manajemen proyek.
Mari kita cari tahu alasannya.
7 Kerugian Manajemen Proyek Spreadsheet
Kita semua tahu ada sekelompok orang yang akan melawan Anda untuk membuktikan bahwa spreadsheet bisa melakukan apa saja.
Dan jika kamu adalah salah satu dari mereka, tidak masalah.
Kita semua punya favorit.
Namun, ada banyak kekurangan yang tidak bisa kita abaikan.
Masalah #1: Terjebak dengan tampilan yang sama
Jika Anda menyukai spreadsheet, Anda mungkin bermimpi dalam baris dan kolom. ðŸ’
tapi coba tebak?
Mimpi Anda akan segera berubah menjadi mimpi buruk karena Anda tidak akan memiliki pilihan antarmuka lain.
Anda akan terjebak dengan tabel yang penuh dengan sel yang tidak memungkinkan Anda untuk menggunakan metodologi proyek seperti lincah atau kanban .
Di situlah ClickUp masuk!
Ini adalah salah satu dari berperingkat tertinggi alat produktivitas yang digunakan oleh berton-ton organisasi dan pekerja lepas di seluruh dunia .
Solusi ClickUp: beberapa views Tidak seperti spreadsheet, ClickUp memiliki banyak tampilan karena kami mempertimbangkan pilihan semua orang.
Kami tidak ingin mengambil mimpi indah Anda yang penuh dengan baris dan kolom.
Dan itulah mengapa kami memperkenalkan Anda pada Tampilan tabel .
Menggunakan fitur seret dan lepas untuk memindahkan tugas di tampilan Tabel ClickUp
Gunakan fitur ini untuk melihat tugas Anda dalam format spreadsheet, seret dan letakkan untuk mengaturnya, dan bahkan berbagi tabel dengan orang lain untuk menjaga komunikasi tetap lancar.
Sangat bagus untuk menyimpan basis data besar, inventaris, dan penganggaran.
perlu menghitung lagi?
Gunakan Perhitungan Kolom untuk menghitung jumlah, rata-rata, atau rentang.
Dan jika Anda masih merasa kurang puas dengan spreadsheet Anda, gunakan Tampilan sematan untuk membawa file favorit Anda ke ClickUp dengan URL sederhana.
Dengan cara ini, Anda tidak perlu meninggalkan halaman alat manajemen proyek untuk mengakses spreadsheet Anda.
Tapi kami berjanji tidak akan membiarkan Anda terjebak di dalam sel.
Itu berarti Anda bisa berganti-ganti kapan pun Anda mau.
Ubahlah ke Tampilan Gantt Chart untuk membuat rencana proyek atur jadwal proyek sesuai dengan jadwal Anda, dan lacak kemajuannya.
Anda bahkan dapat mengelola setiap ketergantungan tugas dengan mudah karena fungsionalitas seret dan lepas.
Garis waktu penjadwalan dan melacak tugas dalam tampilan Bagan Gantt ClickUp
Sebagai manajer proyek, Anda mungkin telah bekerja siang dan malam untuk menemukan metodologi proyek yang paling sesuai dengan tim Anda.
kita tidak bisa membiarkan usaha ini sia-sia!
Itulah mengapa ClickUp memiliki Tampilan papan sehingga Anda dapat menerapkan metodologi kanban . Sesuaikan dengan kebutuhan tim Anda dengan Status Khusus .
Status ini dapat berupa 'tertunda', 'dalam proses', 'dalam persetujuan'... apa pun yang Anda inginkan.
Melihat tugas dalam tampilan Papan di ClickUp
Atau coba opsi Tampilan kotak .
Ini sangat bagus untuk melacak sprint Anda sambil menikmati tampilan tingkat tinggi dari aktivitas proyek Anda.
Masalah #2: Membuat dasbor bisa melelahkan
A dasbor adalah teman terbaik bagi seorang manajer proyek.
Setidaknya seharusnya begitu.
Tapi dasbor spreadsheet lebih seperti teman palsu atau bahkan penindas.
Cobalah membuatnya, dan Anda akan tahu apa yang kami bicarakan.
Anda harus mencari panduan di Google dan membaca semuanya.
Kemudian ikuti langkah-langkah yang tak ada habisnya dan sesuaikan sel sepanjang hari.
memikirkan tentang dasbor _template _untuk melewatkan pekerjaan?
Hah!
Semoga berhasil berburu templat itu:
- Sesuai dengan kebutuhan Anda
- Benar-benar fungsional
- Dan gratis
Beberapa di antaranya bahkan tidak mengizinkan Anda untuk menyesuaikan atau mengedit. argh!
Solusi ClickUp: Dasbor Jangan khawatir. Dasbor ClickUp siap membantu Anda.
Tidak ada panduan. Tidak ada langkah-langkah. Tidak ada templat yang tidak dapat diandalkan.
Hanya tiga klik. 🖱
- Klik ikon Dashboards
- Klik + untuk menambahkan Dasbor baru Anda
- Klik + Tambahkan Widget untuk memasukkan data Anda
E-A-S-Y!
Menyesuaikan Dasbor baru di ClickUp
Bawa semua jenis data ke Dasbor Anda:
Membuat Dasbor dengan Widget Khusus yang tersedia di ClickUp
ingin memegang kendali penuh atas Dasbor Anda?
Gunakan Widget khusus sebagai gantinya dan memvisualisasikan data Anda dalam bentuk diagram batang, diagram lingkaran, kalkulasi, dll.
Masalah #3: Tidak ada kemampuan alur kerja
spreadsheet adalah spreadsheet.
Di sana, kami mengatakannya.
Sama seperti Anda tidak bisa memaksa pemanggang roti untuk membuat wafel 🧇, Anda tidak bisa menggunakan spreadsheet untuk mengelola kebutuhan alur kerja Anda.
Spreadsheet tidak akan memungkinkan Anda untuk membuat atau menugaskan tugas.
Atau memperbarui status tugas secara otomatis.
Atau memungkinkan Anda mengotomatiskan tugas yang berulang.
Solusi ClickUp #1: tugas
Jika alur kerja seperti wafel yang lezat, ClickUp adalah pembuat wafel yang Anda butuhkan.
Ini adalah perangkat lunak manajemen proyek gratis yang dirancang untuk mendukung semua jenis alur kerja.
Anda dapat membuat tugas dengan subtugas dan daftar periksa .
Dan bahkan menetapkan mereka.
Menambahkan beberapa penerima tugas untuk satu tugas atau bahkan seluruh tugas Tim .
kami menyediakan sarapan prasmanan yang penuh dengan pilihan untuk Anda!._
Menambahkan satu dan beberapa penerima tugas untuk tugas baru di ClickUp
Solusi ClickUp #2: Status Jika Anda ingin memvisualisasikan perjalanan tugas Anda dari yang harus dilakukan hingga selesai, Statuses adalah pilihan yang tepat.
Anda dapat menggunakan Status sederhana ketika tugas harus berupa selesai atau tidak selesai.
Di lain waktu, sesuaikan status tugas tergantung pada kebutuhan Anda di Daftar, Folder, dan Ruang .
apa? Apakah Anda pikir kami akan membatasi Status Khusus hanya pada tampilan Board?
Tidak!
Membuat Status Khusus di ClickUp
Masalah #4: Upaya manual
Spreadsheet adalah T-I-R-I-N-G!
Hampir semua yang Anda lakukan harus berupa entri manual, entah itu membuat dasbor manajemen proyek, membuat laporan, melacak waktu, membuat daftar tugas..
Sebagai manajer proyek, Anda menyeimbangkan beberapa proyek, tugas, dan rapat.
setelah semua pekerjaan itu, apakah Anda memiliki waktu untuk mengetik dengan marah di spreadsheet?
Itu hanya membuang-buang waktu, dan kita semua tahu bahwa hal tersebut dapat menghabiskan banyak uang. 💰
Solusi ClickUp #1: Otomatisasi Lupakan spreadsheet dan cobalah Otomatisasi ClickUp untuk tidak pernah melakukan tugas yang berulang.
Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengatur kombinasi:
- Pemicu memutuskan apa yang harus terjadi agar Otomasi dapat dimulai
- Kondisi : menentukan kondisi agar Otomasi dapat dilanjutkan
- Tindakan
- Alur kerja
- Status
- Daftar periksa
- Dokumen
Lihat!
Anda dapat membuat template apa saja.
Dan tidak seperti template spreadsheet, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan atau bahkan membuat template ClickUp sendiri tanpa panduan.
masalah ### Masalah #5. Tampilan seluler tidak nyaman
Beberapa hal tidak dimaksudkan untuk layar seluler.
Seperti foto memalukan yang akan ditandai oleh sahabat Anda di atau spreadsheet pada aplikasi seluler.
Hidup Anda akan dipenuhi dengan kegiatan menyipitkan mata dan menggulir karena layar kecil bukan untuk spreadsheet.
Selamatkan penglihatan Anda dengan..
Solusi ClickUp: dioptimalkan dengan baik aplikasi seluler Untungnya, ClickUp adalah solusi manajemen proyek yang bebas juling. Dengan aplikasi seluler yang dioptimalkan dengan baik untuk Android dan iOS, Anda bisa:
- Melacak proyek
- Menetapkan danmenjadwalkan tugas* Berkomunikasi dengan rekan tim Anda
- MemeriksaPengingat danTanggal Jatuh Tempo
Melihat tugas dan kalender di aplikasi seluler ClickUp
masalah ### Masalah #6: Tidak ada pelacakan waktu
Pelacakan waktu pada spreadsheet sama kunonya dengan ponsel flip.
dengan otomatisasi yang mengambil alih, siapa yang akan mencatat waktu secara manual pada tahun 2021?
Dan bahkan jika Anda menggunakan spreadsheet untuk pelacakan waktu, maaf untuk mengatakannya, tetapi Anda membuang-buang waktu dalam proses pelacakan waktu.
mengapa tidak mengotomatiskannya?
Solusi ClickUp: Pelacakan Waktu Proyek ClickUp membawa pengelolaan tugas proyek dan pelacakan waktu ke platform yang sama.
Tekan ikon play untuk melacak durasi tugas secara otomatis saat Anda bekerja, dan jangan ragu untuk berpindah antar tugas kapan pun Anda mau.
Melacak waktu dengan pelacak waktu di ClickUp
Pelacak waktu asli kami juga merupakan pengatur waktu global.
apa itu?
Artinya, Anda dapat memulai pengatur waktu dari satu perangkat dan menghentikannya dari perangkat lain. 🤯
Masalah #7: Integrasi yang terbatas
Untuk manajemen proyek yang efektif, Anda memerlukan alat yang bisa melakukannya:
- Melakukan semuanya
- Atau berkomunikasi dengan alat produktivitas lainnya
Poin pertama tidak berlaku untuk spreadsheet.
Tetapi bagaimana dengan integrasi?
Maaf untuk membuat Anda patah hati, tetapi spreadsheet juga tidak terlalu mendukung integrasi.
Sebagai contoh, Excel tidak terintegrasi dengan alat non-Microsoft. Setidaknya tidak secara langsung.
**Apakah Anda setuju bahwa untuk spreadsheet manajemen proyek, Excel tidak ideal?
Kemudian lihat daftar ini alternatif Excel teratas .
Solusi ClickUp: banyak sekali integrasi
ClickUp adalah sebuah keajaiban integrasi. Anda bisa langsung berintegrasi dengan beberapa alat populer, termasuk Github , Toggl , Kotak dan banyak lagi!
Jika Anda tidak menemukan alat yang Anda inginkan, kami Zapier siap membantu menghubungkan ClickUp dengan lebih dari 1000 alat.
Tapi hei! Kita belum selesai.
ClickUp memiliki lebih banyak lagi fitur yang tersedia untuk Anda:
- Mengatur proyekSasaran di ClickUp dan buat struktur rincian kerja dengan target, sasaran, dan sprint
- Mengelola email langsung dari ClickUp denganEmail ClickApp Gunakan Sprint Widget untuk melihat data sprint dalam bentukkecepatan,burnup, dangrafik burndown Bekerja bahkan saat wifi mati denganMode Offline Menghapus catatan rapat atau ide perencanaan proyek denganBuku Catatan ClickUp Berikan klien, pemangku kepentingan, atau siapa pun di luar Ruang Kerja akses ke Gantt Chart, Timeline, dll. denganBerbagi Publik ## Membebaskan Diri Dari Sel Spreadsheet
Spreadsheet sederhana tidak dibuat untuk manajemen proyek.
mengapa Anda ingin menghabiskan waktu berharga Anda untuk mencoba memaksa alat untuk melakukan sesuatu yang tidak pernah dimaksudkan untuk dilakukan?
Sebagai gantinya, gunakan perangkat lunak manajemen proyek yang kuat yang dapat mengurangi beban kerja Anda dan memungkinkan Anda melacak proyek secara terorganisir.
Pada dasarnya, gunakan ClickUp.
Ini mendukung proyek, tugas, waktu , dokumen dan manajemen sumber daya dengan tak berujung kustomisasi kemungkinan.
Jika solusi all-in-one ini tidak bisa mengeja ultimate project management, kami tidak tahu apa yang bisa.
jadi bagaimana menurutmu? Bergabunglah dengan ClickUp secara gratis hari ini untuk mewujudkan semua keinginan manajemen proyek Anda!
