Apakah Anda merasa kesulitan untuk melacak apa yang terjadi di berbagai shift yang berbeda? Apakah detail penting terkadang hilang di antara serah terima, sehingga menyebabkan penundaan, kesalahan, atau tugas yang tidak lengkap?
Pembaruan yang terlewat atau tugas yang terlupakan di antara shift dapat menciptakan efek domino, yang berdampak pada kinerja seluruh tim Anda.
Templat laporan shift yang efisien dapat menjadi solusinya.
Templat ini membantu Anda mendokumentasikan informasi penting, sehingga mencegah kesenjangan komunikasi. Dalam artikel blog ini, kami akan membantu Anda memahami apa saja yang membuat template laporan shift yang baik dan bagaimana memilih yang tepat untuk tim Anda.
Apa Itu Template Laporan Shift
Templat laporan shift adalah dokumen terstruktur yang melacak informasi yang relevan tentang shift, seperti tugas yang telah diselesaikan, tantangan yang dihadapi, masalah keselamatan, dan pengamatan, untuk membagikan pembaruan penting saat shift diserahkan ke grup berikutnya.
Hal ini sangat penting terutama di lingkungan yang sibuk seperti rumah sakit, toko ritel, atau pabrik, di mana transisi yang mulus sering kali menjadi tantangan. Lebih dari sekadar daftar periksa, formulir laporan shift memungkinkan pelacakan alur kerja yang mudah, memastikan kesinambungan dan menghindari waktu henti atau kesalahan yang berulang.
sebagai contoh, di rumah sakit yang sibuk, perawat dapat menggunakan templat laporan shift untuk mengisi rincian tentang perawatan pasien, jadwal pengobatan, atau insiden apa pun selama shift mereka. Informasi ini dapat diteruskan ke tim (atau perawat) berikutnya tanpa membuang waktu untuk memikirkan apa yang harus dimasukkan.
Berikut ini adalah manfaat utama dari templat laporan shift:
- Pelacakan dan dokumentasi yang lebih baik
- Akuntabilitas yang lebih baik
- Pengawasan manajemen yang lebih baik
- Transisi shift yang lancar dan mengurangi kesalahan
Ingin tahu komponen apa saja yang harus Anda perhatikan ketika memilih templat laporan shift? Mari kita cari tahu.
Apa yang Membuat Templat Laporan Shift yang Baik
Templat laporan shift yang baik adalah tentang kejelasan, struktur, dan relevansi. Selain kolom standar seperti tanggal, waktu, nama karyawan, dan status tugas, formulir laporan shift harus menyertakan elemen-elemen berikut:
📝 Ringkasan shift: Templat harus memberikan gambaran umum tentang shift tersebut, termasuk tugas yang telah diselesaikan, tindak lanjut untuk tim berikutnya, masalah yang dihadapi, hal-hal yang mendesak, dan pengamatan keselamatan
🔧 Isi tindakan: Templat laporan shift harus secara jelas menguraikan tugas apa pun yang perlu diselesaikan atau keputusan penting apa pun yang perlu diambil pada shift berikutnya
🗒️ Catatan tambahan: Harus ada bagian yang jelas untuk catatan tambahan, seperti tugas-tugas yang diprioritaskan untuk diselesaikan, keluhan pelanggan, atau insiden khusus
✍️ Rincian penandatanganan: Templat harus menyertakan tanda tangan karyawan dan supervisor untuk memverifikasi bahwa laporan telah diselesaikan oleh orang yang bertanggung jawab dan mengakui penerimaan dan peninjauan laporan, masing-masing
Intinya, templat laporan shift yang baik harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi kebutuhan operasional tertentu dan terstandardisasi untuk menghindari ketidakkonsistenan.
8 Templat Laporan Shift Teratas
Baik Anda mengelola tim layanan kesehatan, lantai pabrik, atau dukungan pelanggan, templat laporan shift yang baik dapat membuat komunikasi menjadi mudah. Berikut ini delapan templat yang dapat membantu mengurangi kekacauan di antara shift dan menjaga operasional Anda tetap berjalan dengan lancar:
1. Templat Laporan Shift ClickUp
Templat Laporan Pergeseran ClickUp
Menggunakan beberapa templat laporan shift dapat memakan waktu dan menyebabkan inefisiensi. Ketika setiap laporan tersebar di berbagai format, Anda akan kehilangan detail penting atau kehilangan jejak tren penting.
Jika Anda memerlukan tampilan komprehensif dari semua laporan shift di seluruh organisasi, fitur Templat Laporan Shift ClickUp adalah solusi yang sempurna. Ini membantu Anda mengkategorikan karyawan berdasarkan departemen dan detail shift mereka, seperti waktu shift, lokasi, tanggal pengiriman laporan, dan supervisor.
Anda dapat **menambahkan catatan singkat untuk setiap laporan, seperti pencapaian, tantangan, dan peningkatan proses. Misalnya, jika beberapa laporan shift menyebutkan kegagalan peralatan, Anda perlu mengatur proses pemeliharaan yang lebih baik.
Templat ini membantu Anda untuk:
- Memantau tugas yang diselesaikan selama setiap shift, mencatat pencapaian utama, dan memberikan umpan balik yang konstruktif kepada anggota tim
- Mendokumentasikan setiap insiden atau masalah untuk merencanakan shift berikutnya
- Melacak status laporan shift
🌟 Cocok untuk: Manajer tim dan SDM untuk mendapatkan gambaran umum dari semua laporan shift.
📖 Baca Lebih Lanjut: 10 Perangkat Lunak Manajemen Shift Terbaik
2. ClickUp Perubahan Template Laporan Shift
Laporan Shift Harian
Jika Anda mengelola tim di mana setiap anggotanya menangani beberapa tugas, maka KlikUbah Templat Laporan Perubahan Shift adalah yang Anda butuhkan.
Templat ini mencakup empat bagian untuk mendokumentasikan informasi shift: Rincian Shift, Informasi Karyawan, Tugas dan Tanggung Jawab Shift, serta Tantangan dan Rekomendasi. Dengan segala sesuatu yang disebutkan secara rinci, Anda dapat melacak semua tugas yang diselesaikan selama satu shift. Selain itu, serah terima shift juga menjadi lebih mudah, sehingga mengurangi kesalahan transisi.
Templat ini membantu Anda untuk:
- Mengidentifikasi faktor apa pun yang memengaruhi produktivitas selama shift untuk membantu manajemen menemukan solusi
- Meningkatkan kolaborasi antar departemen dan memastikan transisi yang lancar antar shift
- Memperjelas tugas-tugas tertunda yang perlu diselesaikan selama setiap shift
Ideal untuk: Manajer atau supervisor shift untuk memastikan serah terima shift yang lancar.
📖 Baca Lebih Lanjut: Leverage lembar kehadiran di Excel untuk meningkatkan produktivitas tim Anda
3. Templat Laporan Shift Samping Tempat Tidur ClickUp
Templat Laporan Pergeseran Samping Tempat Tidur ClickUp
WHO merekomendasikan Protokol SBAR untuk pergantian shift dalam industri medis. Inilah kepanjangannya:
- Situasi: Mengapa pasien dibawa ke fasilitas medis
- Latar Belakang: Status medis dan riwayat medis pasien saat ini
- Penilaian: Analisis diagnosis pasien
- Rekomendasi: Langkah selanjutnya untuk merawat pasien
Kerangka kerja ini mengurangi risiko insiden akibat komunikasi yang tidak efektif.
Kerangka kerja Templat Laporan Pergeseran Samping Tempat Tidur ClickUp dirancang agar rumah sakit dapat mengikuti protokol SBAR secara efisien.
Dengan templat ini, perawat dan praktisi medis dapat mencantumkan semua detail yang relevan, termasuk diagnosis pasien, alasan masuk rumah sakit, alergi, tes medis, perawatan, prosedur yang tertunda, dll.
Templat ini meningkatkan komunikasi dan keselamatan pasien, terutama di ruang gawat darurat dan unit perawatan intensif. Hal ini mengurangi risiko kesalahan medis dan memastikan semua orang mengikuti protokol keselamatan.
Anda dapat menggunakan templat ini untuk:
- Mendokumentasikan perubahan kondisi pasien untuk membantu staf yang datang dengan cepat memahami gejala atau masalah baru
- Mencatat obat yang diberikan, termasuk dosis dan waktu pemberian, dan lainnya
- Memantau kemajuan pasien dan membuat penyesuaian pada rencana perawatan sesuai kebutuhan
🌟 Cocok untuk: Profesional medis untuk meningkatkan kolaborasi tim dan memastikan keselamatan pasien.
📖 Baca Lebih Lanjut: Menerapkan lembar waktu otomatis untuk menyederhanakan pelacakan dan mengelola tim yang terdistribusi.
4. Templat Jadwal Shift ClickUp
Templat Jadwal Shift ClickUp
Dengan tampilan kalender, fitur Templat Jadwal Shift ClickUp dirancang untuk menyederhanakan manajemen shift dan memiliki gambaran umum yang lengkap tentang shift yang berbeda hanya dalam hitungan detik. Anda dapat menyesuaikan bidang 'Dropdown,' 'People,' dan 'Text Area' untuk mengawasi penugasan shift, memantau ketidakhadiran, dan dengan cepat mengatasi konflik penjadwalan.
Jadi, apakah Anda mengawasi tim kecil atau mengelola tenaga kerja yang lebih besar, templat ini dapat beradaptasi untuk memenuhi kebutuhan operasional Anda.
Templat ini memungkinkan Anda untuk:*
- Mengatur tugas shift secara visual melalui editor seret dan lepas
- Mencatat ketersediaan karyawan dan hari cuti untuk menemukan kesenjangan dengan cepat dan memastikan jumlah staf yang memadai untuk shift yang akan datang
- Memantau tenggat waktu proyek dan tugas yang ditugaskan untuk shift tertentu
Ideal untuk: Merencanakan dan memantau shift di semua industri.
5. Templat Jadwal ClickUp 2-2-3
Templat Jadwal ClickUp 2-2-3
The jadwal 2-2-3 melibatkan karyawan yang bekerja selama dua hari, diikuti dengan libur selama dua hari, dan kemudian bekerja selama tiga hari berturut-turut. Jadwal Templat Jadwal ClickUp 2-2-3 menyederhanakan pengelolaan jadwal tersebut, terutama untuk industri yang mengikuti shift rotasi
Anda dapat menggunakan templat ini untuk menambahkan tugas shift, memberikan tugas kepada anggota tim, dan memantau kehadiran. Tampilan Jadwal Tim membantu Anda melacak tugas dan tanggung jawab setiap anggota tim, memastikan akuntabilitas tim.
Dengan templat ini, Anda dapat:
- Merencanakan jadwal mingguan tim Anda dan menggunakan kode warna untuk melacak status tugas
- Merencanakan sesi dan acara pelatihan staf dengan menandainya di kalender, memastikan tidak ada konflik penjadwalan
- Memastikan pemanfaatan sumber daya tim yang lebih baik
🌟 Cocok untuk: Manajer shift untuk merencanakan jadwal shift mingguan tim mereka.
6. Templat Laporan Shift Harian oleh Jotform
via Jotform Jika Anda mencari presentasi yang efektif dan lugas untuk tim Anda jadwal kerja , yang Templat Laporan Shift Harian oleh Jotform adalah pilihan yang bagus.
Misalnya, Anda bisa menggunakan templat ini untuk melacak pesanan pelanggan atau janji temu layanan untuk memastikan tim siap untuk tugas atau permintaan yang akan datang. Selain itu, templat ini dapat membantu dalam merencanakan tugas berulang yang perlu diselesaikan pada hari-hari tertentu.
Templat ini membantu Anda untuk:
- Merencanakan pemeriksaan dan perbaikan peralatan jauh-jauh hari untuk menghindari waktu henti
- Menjadwalkan shift karyawan dengan permintaan tinggi di awal untuk memastikan jumlah staf yang memadai pada hari-hari sibuk
- Memverifikasi penyelesaian tugas harian
🌟 Cocok untuk: Mengelola shift di industri konstruksi, pertambangan, dan industri jasa lainnya.
📖 Baca Lebih Lanjut: Jika Anda menjalankan agensi, lacak efisiensi waktu dengan templat absensi agensi
7. Template Serah Terima Shift oleh Template.Net
via Template.Net The Template Serah Terima Shift dari Template.Net yang dirancang khusus untuk rumah sakit, memastikan semua anggota tim memiliki informasi pasien yang relevan setiap saat dan dengan detail yang lengkap. Bagian 'Ringkasan Instruksi Perawatan' -nya memudahkan untuk mencatat detail yang paling kecil sekalipun.
Selain rumah sakit, templat laporan shift ini dapat diadaptasi untuk berbagai industri di mana serah terima yang lancar sangat penting untuk kolaborasi yang efektif.
anda dapat menggunakan templat ini untuk:*
- Mendokumentasikan pasien berisiko tinggi yang mungkin memerlukan observasi lebih dekat
- Mencatat penggunaan peralatan medis, seperti oksigen atau pompa infus, untuk memastikan bahwa semua perangkat berfungsi dengan benar dan siap untuk shift berikutnya
- Memberikan rekomendasi untuk tindakan medis yang akan dilakukan pada shift berikutnya
🌟 Cocok untuk: Rumah sakit untuk memastikan serah terima detail pasien yang tepat selama pergantian shift.
📖 Baca Lebih Lanjut: Apa yang dimaksud dengan Jadwal Kerja 9/80 dan Bagaimana Cara Kerjanya?
8. Templat Laporan Akhir Shift oleh Connecteam
via Connecteam The Templat Laporan Akhir Shift oleh Connecteam bukanlah templat laporan akhir shift yang biasa Anda gunakan. Setelah diunduh, Anda akan menerima PDF yang sederhana namun terperinci, termasuk 13 bagian, yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan tim.
Templat ini lebih dari sekadar pelaporan sederhana, jadi saat Anda mengisinya, pertimbangkan bagaimana setiap bagian dapat berkontribusi pada transisi yang lebih lancar untuk shift berikutnya dan meningkatkan komunikasi. Misalnya, jika Anda mencatat kerusakan mesin, catatlah dalam laporan untuk membantu supervisor Anda mencatatnya.
Dengan templat ini, Anda dapat:
- Gunakan bagian 'Tugas Selesai' dan 'Tugas Tertunda' untuk membantu tim memahami operasi harian mereka
- Mendorong anggota tim untuk berbagi wawasan yang dapat meningkatkan operasi dan mengatasi masalah yang berulang
- Merangkum aktivitas dan status shift kerja setiap hari
🌟 Cocok untuk: Bisnis yang membutuhkan templat yang komprehensif namun dapat disesuaikan.
📖 Baca Lebih Lanjut: Jika Anda mencari templat kerja siap pakai yang juga mudah digunakan, lihat templat jadwal kerja.
Jadikan Kerja Tim Lebih Mudah Dengan Templat Laporan Shift ClickUp
Komunikasi yang efektif sangat penting, terutama dalam industri dengan risiko tinggi di mana setiap detail penting. Laporan shift dapat memainkan peran utama dalam membuat atau menghancurkan komunikasi ini.
Manajer tim dan karyawan dapat menghemat waktu, menghindari kesalahpahaman, dan memastikan semua orang selaras dengan menggunakan templat laporan shift yang sederhana dan siap pakai.
Templat laporan shift ClickUp menonjol di sini dengan kemampuan beradaptasi dan kemudahan penggunaannya, menjadikannya pilihan ideal untuk organisasi atau tim mana pun. Anda dapat dengan mudah melacak tugas, melaporkan insiden, dan mengelola serah terima shift di satu tempat dengan ClickUp.
Katakan tidak pada kesalahan dan miskomunikasi- daftar dengan ClickUp hari ini dan buat tim Anda berkomunikasi dengan lebih baik dan tetap terorganisir.