Manajemen pemangku kepentingan yang efisien sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun. Bagaimanapun juga, semuanya-mulai dari finalisasi tujuan proyek hingga penyampaian hasil-melibatkan partisipasi antusias dari para pemangku kepentingan internal dan eksternal.
Namun, peran, kepentingan, dan tingkat pengaruh pemangku kepentingan yang berbeda membuat manajer proyek lebih sulit menangani tanggung jawab ini. Untungnya, menggunakan templat pemetaan pemangku kepentingan mempermudah pengelolaan variabel-variabel ini.
Templat ini menawarkan struktur yang terdefinisi dengan baik untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola pemangku kepentingan secara efektif.
Kami telah mendaftarkan lima templat pemetaan pemangku kepentingan yang sangat berguna di Excel dan enam lainnya (non-Excel) untuk menyatukan para pemangku kepentingan proyek.
Apa yang Membuat Template Pemetaan Pemangku Kepentingan yang Baik?
Sebelum masuk ke dalam daftar kami, mari kita cari tahu apa sebenarnya yang membuat template pemetaan pemangku kepentingan yang baik.
Berikut adalah beberapa fitur dari template pemetaan pemangku kepentingan yang baik:
- Kategorisasi pemangku kepentingan: Templat pemetaan pemangku kepentingan harus berisi bagian yang ditentukan untuk mengklasifikasikan berbagaipemangku kepentingan proyek berdasarkan peran, minat, prioritas, dan pengaruh mereka
- Kejelasan peran: Ini harus menetapkan peran dan tanggung jawab untuk membuat semua orang mendapat informasi dan bertanggung jawab
- Analisis kepentingan dan pengaruh: Agar efektifmanajemen pemangku kepentingantemplate harus berisi alat untuk menilai kepentingan dan pengaruh setiap pemangku kepentingan untuk memfasilitasi komunikasi yang ditargetkan
- Komunikasi multisaluran: Templat pemetaan pemangku kepentingan harus berisi petunjuk dan format komunikasi yang sudah ada di berbagai saluran untuk menyusun pesan yang dipersonalisasi yang sesuai dengan preferensi pemangku kepentingan
- Perencanaan risiko: Ini harus berisi ruang khusus untuk melakukan analisis risiko pemangku kepentingan, bersama dengan tanggapan yang sesuai untuk berbagai tantangan
Template Pemetaan Pemangku Kepentingan di Excel
Sekarang setelah kita memahami karakteristik templat peta pemangku kepentingan yang baik, mari kita bahas tentang alat tersebut.
Excel adalah platform serbaguna dan hemat biaya untuk templat pemetaan pemangku kepentingan . Ini sangat berguna karena keakraban dan kurva pembelajarannya yang lembut, yang membantu manajer proyek untuk memulai hampir secara instan.
Berikut adalah daftar lima templat pemetaan pemangku kepentingan di Excel untuk pemangku kepentingan eksternal dan internal:
1. Templat Peta Pemangku Kepentingan oleh ProjectManager
via Manajer Proyek The Templat Peta Pemangku Kepentingan oleh ProjectManager menawarkan representasi visual kepada para pemangku kepentingan proyek.
Ini memungkinkan Anda untuk melakukan pemetaan pemangku kepentingan di seluruh kisi, dengan sumbu X mewakili tingkat pengaruh dan sumbu Y mewakili tingkat kepentingan.
Dengan grafik ini, Anda dapat mengidentifikasi pemangku kepentingan utama dengan cepat dan memprioritaskannya. Grafik ini juga membantu dalam menyusun rencana komunikasi dan mengalokasikan sumber daya.
Mengapa Anda akan menyukainya
- Mengatur pemangku kepentingan secara visual di sepanjang matriks pemangku kepentingan yang berpengaruh
- Mengidentifikasi dan memprioritaskan pemangku kepentingan utama di berbagai fase proyek
- Membuat kategori khusus untuk berbagai tingkat keterlibatan dan komunikasi pemangku kepentingan
Ideal untuk: Proyek yang membutuhkan manajemen pemangku kepentingan. Dapat bermanfaat bagi manajer proyek yang bekerja di sektor TI, konstruksi, dan perawatan kesehatan, karena dapat membantu mereka menyeimbangkan berbagai kepentingan.
š” Tip Profesional: Gunakan Tabel Pivot Excel untuk menganalisis data dari berbagai sudut dan menghasilkan laporan khusus.
2. Templat Analisis Pemangku Kepentingan oleh ProjectManager
via Manajer Proyek Seperti yang ditunjukkan oleh namanya, paket Templat Analisis Pemangku Kepentingan membantu mengidentifikasi pemangku kepentingan beserta peran, tanggung jawab, dan tingkat pengaruhnya. Sangat menyeluruh analisis pemangku kepentingan membantu mengidentifikasi motivasi pemangku kepentingan dan mempersiapkan diri untuk menghadapi potensi konflik.
Gunakan untuk membagi tim proyek menjadi beberapa pemangku kepentingan. Petakan kepentingan mereka terhadap hasil untuk meningkatkan kolaborasi dan meminimalkan gangguan.
Mengapa Anda akan menyukainya
- Menganalisis ekspektasi dan kepentingan pemangku kepentingan serta ekspektasi untuk penyelarasan yang lebih baik
- Melacak tingkat dan frekuensi keterlibatan seiring dengan perkembangan proyek
- Menyesuaikan rencana tindakan sesuai dengan peran dan pengaruh pemangku kepentingan
Ideal untuk: Proyek yang kompleks di mana sangat penting untuk menghasilkan wawasan yang terperinci dan spesifik untuk setiap peran, seperti proyek di bidang jasa keuangan, inisiatif perusahaan, dan sektor publik.
3. Analisis Pemangku Kepentingan dan Rencana Komunikasi oleh AxiaConsulting
via AxiaConsultingTemplat Analisis Pemangku Kepentingan dan Rencana Komunikasi AxiaConsulting adalah solusi dua-dalam-satu yang mengintegrasikan komunikasi pemangku kepentingan dan analisis.
Tim proyek dapat menggunakannya untuk menilai pengaruh dan minat pemangku kepentingan eksternal dan menyesuaikan rencana komunikasi agar sesuai dengan preferensi mereka. Dengan demikian, manajer proyek dapat terlibat dengan para pemangku kepentingan, mengatasi masalah, dan menjaga daya tanggap.
Mengapa Anda akan menyukainya
- Memetakan pemangku kepentingan berdasarkan pengaruh dan kebutuhan komunikasi mereka
- Melacak pertanyaan atau masalah pemangku kepentingan dan segera menanggapinya
- Menyesuaikan strategi komunikasi agar sesuai dengan kepentingan pemangku kepentingan dan meningkatkan dukungan proyek
Ideal untuk: Industri dengan kebutuhan komunikasi yang dinamis, seperti pemasaran, manajemen acara, dan manufaktur berskala besar, di mana segala sesuatunya bergantung pada komunikasi yang jelas dan adaptif.
š” Tip Profesional: Gunakan pemformatan bersyarat dan kode warna untuk menyoroti informasi atau tren penting.
4. Templat Analisis Lanjutan Pemangku Kepentingan oleh Goleansixsigma
melalui GoleansigmaTemplat pemetaan pemangku kepentingan Goleansigma di Excel dirancang untuk analisis mendalam. Templat ini memiliki mekanisme penilaian kuantitatif dan fitur kategorisasi yang memungkinkan manajer proyek untuk memberikan nilai berdasarkan minat pemangku kepentingan, pengaruh, dan metrik penting lainnya.
Pendekatan berbasis data seperti itu mendorong pengambilan keputusan yang tepat, memungkinkan pembandingan untuk mengidentifikasi tren, dan meningkatkan kemampuan beradaptasi proyek.
Mengapa Anda akan menyukainya
- Menilai dan memberi skor kepada pemangku kepentingan proyek berdasarkan berbagai faktor
- Melacak perubahan selama periode tertentu untuk mengikuti perubahan kebutuhan pemangku kepentingan
- Segmentasi dan kategorikan pemangku kepentingan untuk penentuan prioritas yang lebih tajam
Ideal untuk: Proyek yang membutuhkan analisis pemangku kepentingan kuantitatif dan terperinci, yang lebih umum terjadi pada proyek peningkatan proses dan proyek-proyek yang berpusat pada data yang mengikuti prinsip-prinsip Six Sigma.
5. Daftar Pemangku Kepentingan & Templat Matriks RACI oleh Templatelab
via Templatelab Jika Anda ingin meningkatkan manajemen pemangku kepentingan melalui tata kelola proyek secara langsung, maka Templat pemetaan pemangku kepentingan Templatelab di Excel adalah pilihan yang bagus.
Templat ini menawarkan perpaduan antara daftar pemangku kepentingan dengan matriks RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), yang memungkinkan tim proyek melacak peran dan tanggung jawab mereka, meningkatkan akuntabilitas, dan mengurangi kebingungan.
Templat ini membuat semua pemangku kepentingan internal berada di halaman yang sama dan menggerakkan mereka menuju tujuan yang sama.
Mengapa Anda akan menyukainya
- Mengatur daftar pemangku kepentingan di seluruh matriks RACI
- Tentukan peran dan tanggung jawab masing-masing pemangku kepentingan untuk meningkatkan kolaborasi dan mengurangi tumpang tindih
- Memperbarui peran pemangku kepentingan seiring dengan perkembangan proyek, sehingga tim dapat menyesuaikan diri secara dinamis
Ideal untuk: Proyek yang melibatkan banyak pemangku kepentingan internal dengan persyaratan berbasis peran. Pikirkan proyek-proyek di bidang SDM, konsultasi, dan logistik yang membutuhkan kejelasan peran.
Baca Lebih Lanjut: 10 Template Tata Kelola Proyek untuk Mengelola Tugas
Keterbatasan Penggunaan Template Pemetaan Pemangku Kepentingan di Excel
Meskipun Excel adalah alat yang berguna untuk pemetaan pemangku kepentingan, namun memiliki keterbatasan yang dapat menghambat efisiensi dan kolaborasi. Ini tidak sebanding dengan perangkat lunak manajemen pemangku kepentingan .
Berikut adalah beberapa area yang tidak begitu menonjol jika dibandingkan:
- Visualisasi yang terbatas: Excel menawarkan format kisi klasik baris x kolom-dan grafik serta bagan jika Anda adalah pengguna yang mahir. Hal ini tidak banyak membantu dalam mendukung visualisasi intuitif ketika Anda memiliki banyak pemangku kepentingan yang terlibat, masing-masing mewakili hubungan dan pengaruh yang kompleks
- Tidak ada dukungan untuk hubungan pemangku kepentingan: Excel harus mewakili hubungan atau saling ketergantungan antara pemangku kepentingan utama, yang dapat memengaruhi hierarki dan prioritas. Hal ini lebih sulit untuk proyek-proyek yang kompleks di mana hubungan antara pemangku kepentingan potensial berkembang seiring berjalannya waktu
- Kelompok pemangku kepentingan statis: Excel tidak mendukung pembaruan dinamis saat Anda mengelompokkan pemangku kepentingan. Dengan demikian, Excel tidak dapat mengikuti dan mencerminkan perubahan waktu nyata saat Anda mengelola pemangku kepentingan, bersama dengan perubahan peran dan tanggung jawab mereka
- Analisis terbatas: Tentu saja, kami telah membahas templat analisis pemangku kepentingan tingkat lanjut. Namun, bahkan ini pun dibatasi oleh kemampuan analisis platform. Excel tidak dioptimalkan untuk analisis multidimensi atau sistem penilaian yang mungkin diperlukan untuk analisis yang kompleks di mana Anda harus mempertimbangkan motivasi atau dampak
- Tidak ada pelacakan keterlibatan: Templat pemetaan pemangku kepentingan yang statis di Excel mempersulit pelacakan perubahan pengaruh atau minat. Hal ini membutuhkan intervensi manual untuk memantau tren, mendorong keterlibatan, dan berbagi pembaruan tepat waktu
- Kolaborasi terbatas: Kolaborasi membawa pemangku kepentingan pada kapal yang sama, terutama pemangku kepentingan internal yang bekerja pada proyek. Fitur kolaboratif Excel yang terbatas menghambat kerja tim dan efisiensi serta menimbulkan masalah versi dan silo data
Template Pemetaan Pemangku Kepentingan Alternatifs
Terlepas dari beberapa manfaatnya, Excel masih memiliki banyak kekurangan. Di sinilah letak kekurangannya ClickUp datang untuk menyelamatkan.
Sebagai alat manajemen proyek yang serbaguna, alat ini dilengkapi dengan fitur pemetaan pemangku kepentingan yang canggih yang merupakan peningkatan besar.
Manajer proyek mendapatkan platform dinamis dengan representasi visual yang kaya, pelacakan keterlibatan waktu nyata, peta pemangku kepentingan terpusat, dan komunikasi terintegrasi untuk manajemen dan kolaborasi yang mudah
Pada saat yang sama, Anda dapat mengakses beberapa templat unggulan di Excel.
Berikut adalah pratinjau beberapa templat peta pemangku kepentingan terbaik di ClickUp:
1. Templat Peta Pemangku Kepentingan ClickUp
Templat Peta Pemangku Kepentingan ClickUp
Templat Peta Pemangku Kepentingan ClickUp adalah alat visual untuk memetakan pengaruh dan minat pemangku kepentingan.
Dengan antarmuka seret dan lepas yang intuitif, Anda bisa menetapkan atau memperbarui kategori pemangku kepentingan secara real time, sehingga tim bisa memodifikasi strategi mereka.
Peta pemangku kepentingan yang dihasilkan di papan tulis dinamis menawarkan gambaran yang jelas tentang pemain kunci yang terlibat.
Mengapa Anda akan menyukainya
- Memvisualisasikan semua pemangku kepentingan Anda berdasarkan prioritas, tingkat pengaruh, dan dampak pemangku kepentingan
- Perbarui atau atur ulang kelompok pemangku kepentingan secara real time dan hanya dengan beberapa klik
- Tingkatkan kolaborasi tim dengan sesi curah pendapat dan bagan pemangku kepentingan yang interaktif
- Beri kode warna pada pemangku kepentingan untuk mendapatkan wawasan dengan cepat
Ideal untuk: Proyek yang bergerak cepat dan melibatkan banyak pemangku kepentingan. Pikirkan proyek-proyek dalam perencanaan acara, hubungan masyarakat, dan pengembangan produk di mana pengaruh dan kepentingan pemangku kepentingan dapat berubah secara dinamis.
š” Kiat Pro: Gunakan fitur otomatisasi tugas ClickUp untuk mengatur pengingat untuk check-in dan pembaruan pemangku kepentingan.
2. Templat Daftar Pemangku Kepentingan ClickUp
Template Daftar Pemangku Kepentingan ClickUp
apakah Anda sedang mencari rencana manajemen pemangku kepentingan yang memungkinkan Anda mendokumentasikan detail pemangku kepentingan secara terperinci? Templat Daftar Pemangku Kepentingan ClickUp sangat cocok untuk Anda.
Templat ini memungkinkan Anda untuk membuat daftar semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek, bersama dengan peran, minat, dan preferensi komunikasi mereka. Ini adalah cara yang bagus untuk mengelola daftar pemangku kepentingan dan mengatur informasi dalam bentuk yang mudah disortir/difilter.
Mengapa Anda akan menyukainya
- Memelihara daftar pemangku kepentingan terbaru dengan kolom yang dapat dicari
- Mengkategorikan pemangku kepentingan sebagai sangat tertarik, tertarik, dan tidak terlibat untuk terlibat secara proaktif
- Melacak metrik keterlibatan pemangku kepentingan dan preferensi komunikasi untuk mempersonalisasi interaksi
- Menyiapkan repositori pemangku kepentingan terpusat yang diperbarui secara real time dan membagikannya di antara anggota tim
Ideal untuk: Proyek besar dan multi-departemen seperti kontrak pemerintah, kampanye nirlaba, atau inisiatif perusahaan.
3. Templat Matriks Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp
Templat Matriks Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp
Kuadran peta pemangku kepentingan dalam Templat Matriks Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp dikategorikan menjadi empat bagian: Tetap Puas, Kelola dengan Erat, Pantau, dan Tetap Terinformasi.
Matriks ini tidak hanya membantu mengelola pemangku kepentingan, tetapi juga memungkinkan Anda untuk mengelola pengaruh dan minat pemangku kepentingan untuk menetapkan ekspektasi, memprioritaskan pemangku kepentingan, mengantisipasi potensi konflik, dan merumuskan strategi pelibatan.
Matriks yang dihasilkan menawarkan kerangka kerja sistematis untuk menyelaraskan tujuan proyek dengan kebutuhan pemangku kepentingan, sehingga semua orang berkontribusi pada teori pemangku kepentingan !
Mengapa Anda akan menyukainya
- Memvisualisasikan peta pemangku kepentingan sebagai fungsi dari kekuatan dan kepentingan pemangku kepentingan untuk pemahaman yang lebih baik
- Memetakan pemangku kepentingan terhadap empat tujuan yang didefinisikan dengan jelas untuk setiap kelompok pemangku kepentingan
- Mengidentifikasi pemangku kepentingan yang berdampak tinggi dan kemungkinan konflik pada tahap awal rencana proyek
- Menyesuaikan strategi dengan cepat dengan komunikasi pemangku kepentingan yang cepat
Ideal untuk: Kasus-kasus di mana analisis pemangku kepentingan yang terperinci sangat penting. Hal ini dapat membantu dalam proyek-proyek rekayasa yang kompleks, proyek yang melibatkan kemitraan strategis, atau pembuatan kebijakan, di mana para pemangku kepentingan secara langsung memengaruhi hasil.
4. Templat Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp
Templat Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp
Jika Anda mencari templat pemetaan pemangku kepentingan yang komprehensif, akhiri pencarian Anda dengan Templat Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp .
Hal ini memungkinkan Anda untuk memetakan kebutuhan dan kekhawatiran unik setiap pemangku kepentingan terhadap pencapaian proyek atau persyaratan pemangku kepentingan lainnya. Wawasan ini membantu Anda menyesuaikan rencana keterlibatan dan memprioritaskan pemangku kepentingan secara efektif.
Mengapa Anda akan menyukainya
- Jelajahi peran, dampak, dan perspektif pemangku kepentingan untuk manajemen pemangku kepentingan yang proaktif
- Menyesuaikan rencana pelibatan berdasarkan tahapan proyek, kekhawatiran pemangku kepentingan, dan ekspektasi awal
- Menyelaraskan peran dan ekspektasi dengan pemahaman yang jelas tentang dinamika pemangku kepentingan
- Memberi kode warna pada informasi penting, seperti prioritas pemangku kepentingan, untuk mendapatkan wawasan secara sekilas
Ideal untuk: Proyek yang membutuhkan penyelarasan pemangku kepentingan yang berkelanjutan, seperti saat peluncuran proyek, manajemen perubahan, dan proyek berbasis umpan balik.
š” Pro Tip: Untuk mendapatkan analisis yang disesuaikan, gunakan kriteria penilaian untuk mencerminkan faktor-faktor khusus untuk proyek Anda, seperti urgensi, pengaruh, atau dampak potensial.
5. Templat Status Proyek Eksekutif ClickUp
Laporan Status Proyek Eksekutif ClickUp
The Templat Laporan Status Proyek Eksekutif ClickUp memiliki dua peran utama:
Pertama, memberikan informasi kepada semua pemangku kepentingan
Kedua, memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana
Untuk melakukan hal ini, sistem ini memberikan struktur pada pelacakan proyek dengan memberikan gambaran umum tingkat tinggi tentang kemajuan yang diuraikan dalam piagam proyek. Informasi ini kemudian dibagikan kepada para pemangku kepentingan eksekutif, yang membagikan pembaruan secara tepat waktu dan menyederhanakan komunikasi.
Mengapa Anda akan menyukainya
- Menetapkan jadwal, pencapaian, dan risiko tertentu yang dapat memicu komunikasi pemangku kepentingan secara otomatis
- Bagikan pembaruan proyek yang penting agar pemangku kepentingan eksekutif tetap terlibat
- Merangkum risiko dan kemajuan proyek untuk memperjelas status proyek dan acara yang akan datang
- Menghasilkan laporan ringkas namun informatif yang menawarkan gambaran menyeluruh tentang semua aktivitas yang sedang berlangsung
inilah alasan mengapa para pengguna menyukainya š_
Sebelum menggunakan ClickUp, tim yang berbeda menggunakan berbagai macam alat, yang membuat koordinasi menjadi lebih sulit dan berarti bahwa staf yang pindah ke tim lain harus mempelajari produk baru dan juga alur kerja yang baru. ClickUp telah memecahkan masalah ini untuk kami dan membantu memecah silo operasional dengan membuatnya mudah untuk bekerja di seluruh tim. Para pemangku kepentingan kami - baik klien maupun manajemen - sekarang dapat melacak kemajuan pekerjaan dengan cepat dan mudah tanpa biaya tambahan
philip Storry, Senior System Administrator, Syzygy
Ideal untuk: Proyek-proyek penting yang membutuhkan keterlibatan eksekutif dan manajemen puncak. Beberapa kasus penggunaan yang umum termasuk acara perusahaan, kemitraan strategis, dan penyebaran perangkat lunak tingkat perusahaan.
Baca Lebih Lanjut: 8 Template Piagam Proyek Gratis di Word, Excel & ClickUp
6. Templat Bagan PERT ClickUp
ClickUp bagan pert
The Templat Bagan PERT ClickUp memetakan jadwal dan ketergantungan proyek dalam diagram alir visual.
Desainnya yang berorientasi pada proses memungkinkan Anda mengilustrasikan tahapan proyek yang berbeda secara efisien, menyoroti saling ketergantungan, mengalokasikan sumber daya, dan memperkirakan jadwal.
Templat ini membantu mengidentifikasi hambatan dan inefisiensi sejak dini sehingga Anda dapat mengurangi risiko dan menjaga agar proyek tetap berjalan.
Mengapa Anda akan menyukainya
- Menunjukkan jadwal dan ketergantungan yang kompleks dalam format diagram alur
- Mengantisipasi potensi kemunduran atau penundaan karena ketergantungan di berbagai tahapan proyek
- Memperkirakan dan mengoptimalkan jadwal proyek dengan mengidentifikasi jalur kritis
- Merencanakan dan mengalokasikan sumber daya secara efisien melalui pengurutan tugas
Ideal untuk: Proyek konstruksi, rekayasa, dan pengembangan perangkat lunak yang besar dan multi-fase. Pada dasarnya, ini adalah untuk setiap proyek terikat waktu yang melibatkan perencanaan proyek terperinci dan manajemen ketergantungan dan mengikuti metode jalur kritis.
Bawalah Pemangku Kepentingan ke Halaman yang Sama dengan ClickUp
Pemetaan pemangku kepentingan adalah bagian penting dari manajemen proyek yang sukses, dan memilih templat peta pemangku kepentingan yang tepat adalah kunci keberhasilan ini.
Tentu saja, Excel sudah tidak asing lagi dan mudah. Anda juga memiliki pilihan templat pemetaan pemangku kepentingan di Excel untuk pekerjaan tersebut. Namun, itu gagal dibandingkan dengan apa yang ditawarkan ClickUp.
Berbagai macam templat pemetaan pemangku kepentingan dari ClickUp menjadikannya pilihan yang ideal. Sebagai tambahan, Anda mendapatkan alat visualisasi data, analisis waktu nyata, kerangka kerja berbasis data, dan masih banyak lagi untuk menjaga proyek tetap berjalan dari awal hingga akhir.
Apakah Anda siap untuk membawa pemangku kepentingan Anda ke dalam satu tujuan yang sama? Lalu daftar ke ClickUp hari ini dan lihat templat peta pemangku kepentingan.