Asisten Eksekutif vs Kepala Staf: Mana yang Tepat untuk Anda?

Di balik setiap eksekutif berkinerja tinggi terdapat kru yang solid-mereka yang membuat mereka fokus pada 20% tugas yang menghasilkan 80% dampak.

Asisten eksekutif (EA) dan kepala staf (CoS) berada di garis depan kru ini. Mereka adalah dua peran penting yang membuat tempat kerja berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik.

Namun, apa perbedaan utama di antara kedua peran ini, dan peran mana yang dibutuhkan oleh organisasi Anda?

Kami akan membahas pertanyaan-pertanyaan ini dan memberikan wawasan orang dalam dari peran-peran ini di ClickUp-sehingga Anda bisa membuat keputusan yang seimbang saat mengevaluasi posisi asisten eksekutif vs kepala staf untuk tim Anda.

Apa yang dimaksud dengan Kepala Staf?

Chief of Staff adalah mitra strategis tepercaya untuk kepemimpinan senior, yang sering dilihat sebagai "tangan kanan" untuk eksekutif C-suite seperti CEO, CFO, dan COO. Peran ini lebih dari sekadar dukungan tradisional, dengan fokus pada pengambilan keputusan tingkat tinggi, manajemen proyek, dan penyelarasan lintas departemen.

Pentingnya peran tersebut

Tahukah Anda bahwa peran Kepala Staf memiliki akar yang membentang dari strategi militer dan operasi pemerintah? Ini karena seorang jenderal berpangkat tinggi di medan perang, yang dikelilingi oleh kekacauan, biasanya membutuhkan seseorang untuk menangani arus informasi, memahami prioritas, dan memastikan setiap bagian yang bergerak berada di tempatnya.

Di zaman modern, peran ini berevolusi dari arena politik, yang paling terkenal di tempat-tempat seperti Gedung Putih, di mana Kepala Staf menjadi orang kepercayaan presiden.

Maju cepat ke masa kini, dan Kepala Staf sama pentingnya bagi visi strategis mereka di dunia korporat.

👀 Fakta Menarik

Sebagian besar Kepala Staf (25,7%) bekerja di bidang teknologi-jauh lebih tinggi daripada bidang lainnya. Perbankan dan investasi berada di urutan berikutnya dengan 17,6%, yang mencerminkan kebutuhan akan orang-orang yang dapat menjaga organisasi besar agar tetap selaras.

melalui Kepala Jaringan Staf Hal ini memberi tahu kita sesuatu yang penting tentang peran tersebut: Kepala Staf berkembang di lingkungan yang bergerak cepat di mana CEO membutuhkan seseorang yang membantu mengubah visi menjadi tindakan sambil bertindak sebagai proksi tepercaya eksekutif.

Apa yang dimaksud dengan Asisten Eksekutif?

Seorang Asisten Eksekutif adalah seorang yang ahli dalam bidang logistik dan manajemen waktu, yang memberikan dukungan administratif kepada para eksekutif. Tanggung jawab mereka termasuk mengatur jadwal, menangani komunikasi, dan mengisi kesenjangan manajemen proyek untuk Kelancaran operasional sehari-hari.

Pentingnya peran tersebut

👀 Fakta Menyenangkan

Peran Executive Assistant (EA) bermula pada awal abad ke-20 setelah Revolusi Industri seiring dengan berkembangnya bisnis. Pekerjaan ini berevolusi dari pekerjaan klerikal sederhana dan tugas-tugas administratif menjadi posisi yang sangat terspesialisasi yang mencakup pengawasan logistik dan bertindak sebagai penjaga gerbang komunikasi.

EA saat ini sangat penting untuk fungsi sehari-hari, mengelola jadwal yang kompleks, dan menangani informasi sensitif. Meskipun biasanya tidak bertanggung jawab atas rencana strategis yang lebih luas, EA menciptakan bandwidth bagi para eksekutif untuk fokus pada tanggung jawab tingkat yang lebih tinggi, sehingga sangat diperlukan untuk efisiensi bisnis secara keseluruhan.

Peran dan Tanggung Jawab

Meskipun Kepala Staf dan Asisten Eksekutif memberikan dukungan penting bagi para eksekutif, tanggung jawab mereka berbeda secara signifikan dalam hal cakupan dan fokus.

Kepala Staf

Perencanaan strategis

Seorang Kepala Staf sangat terlibat dalam membentuk masa depan perusahaan . Mereka membantu mengembangkan dan melaksanakan strategi tingkat tinggi dengan tim kepemimpinan. Hal ini mungkin termasuk:

• Mengembangkan dan mengawasi pelaksanaan inisiatif di seluruh perusahaan
• Memimpin sesi perencanaan tahunan dan tinjauan strategi triwulanan
• Menerjemahkan visi eksekutif ke dalam peta jalan yang dapat ditindaklanjuti

Sebagai contoh, seorang Kepala Staf dapat bekerja bersama CEO selama merger perusahaan, mengelola logistik yang kompleks dan menyelaraskan tim yang berbeda untuk mencapai transisi yang mulus.

Koordinasi lintas departemen

Bertindak sebagai jembatan antar departemen, CoS menyelesaikan tantangan dan hambatan lintas fungsi, membantu mencegah silo, dan memastikan bahwa setiap departemen bekerja untuk mencapai tujuan bersama.

Dukungan keputusan tingkat senior

Kepala Staf sering kali berperan sebagai penasihat tepercaya, menawarkan wawasan dan analisis untuk membantu para eksekutif mengambil keputusan yang tepat. Mereka menghadiri pertemuan tingkat tinggi, mensintesis informasi, dan menyajikan rekomendasi yang berbasis data dan dapat ditindaklanjuti kepada pimpinan.

Meskipun setiap peran berbeda, tugas utama seorang Kepala Staf umumnya terbagi ke dalam tiga kategori, yang masing-masing memungkinkan Kepala Staf untuk meningkatkan efektivitas organisasi secara unik: 1. proses: Menilai, mendesain ulang, dan mengelola proses-proses utama perusahaan 2. orang: Mengukur denyut nadi tim internal dan menangani atau memberi saran mengenai masalah-masalah yang ada 3. portofolio: Miliki portofolio proyek yang mendorong kemajuan bisnis

Paul Cohen, Kepala Staf di One Medical

Asisten Eksekutif

Dukungan administratif

Asisten Eksekutif fokus menangani segala hal, mulai dari persiapan dokumen dan sistem pengarsipan hingga mengatur perjalanan. Peran mereka sangat penting untuk menjaga jadwal eksekutif tetap teratur dan bebas dari gangguan.

Baca Juga: Alat AI Terbaik untuk Asisten Eksekutif

Penjadwalan dan manajemen waktu

Tanggung jawab utama bagi para EA adalah memastikan waktu eksekutif mereka dimanfaatkan sebaik mungkin. Misalnya, mereka dapat mengatur ulang pertemuan untuk menciptakan waktu fokus tanpa gangguan atau memprioritaskan hal-hal mendesak yang membutuhkan perhatian segera.

Seorang Asisten Eksekutif membuat perbedaan dengan memaksimalkan waktu eksekutif, meningkatkan komunikasi, dan mengatur tugas, yang meningkatkan efisiensi dan membantu seluruh tim untuk tetap fokus. Kami mengantisipasi kebutuhan, menyelesaikan masalah secara proaktif, dan membangun hubungan yang kuat, sehingga pekerjaan menjadi lebih lancar bagi semua orang. Selain itu, kami mendukung keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang sehat, (mencoba) mengurangi stres bagi eksekutif, dan berkontribusi pada budaya tim yang positif dan kolaboratif._

Faye Encarnacion Bautista, Asisten Eksekutif di ClickUp

Komunikasi dan korespondensi

Para EA sering kali mengelola pemangku kepentingan internal dan eksternal atas nama eksekutif. Baik itu menyusun email, menerima telepon, atau mengatur pengarahan, mereka memastikan bahwa pesan-pesan penting disampaikan dengan jelas dan tepat waktu.

✨ Pikirkan seperti ini: Sementara Kepala Staf berfokus pada "apa yang akan terjadi selanjutnya" untuk organisasi, Asisten Eksekutif bekerja untuk memastikan "apa yang ada sekarang" berjalan dengan lancar. Bersama-sama, mereka menciptakan sistem dukungan yang kuat yang memungkinkan para pemimpin eksekutif untuk beroperasi pada potensi tertinggi mereka.

Keterampilan dan Kualifikasi

Keterampilan penting bagi seorang Kepala Staf

Seorang Kepala Staf haruslah seorang pemikir strategis dengan kemampuan kepemimpinan yang kuat.

Mereka perlu melihat gambaran yang lebih besar, mengantisipasi tantangan, dan mengembangkan rencana untuk mengatasinya:

• Kemampuan pemecahan masalah tingkat tinggi
• Kecerdasan politik dan manajemen pemangku kepentingan yang luar biasa
• Keahlian manajemen proyek di tingkat perusahaan
• Kemampuan analisis dan interpretasi data yang kuat
• Kemampuan kepemimpinan untuk mempengaruhi tanpa otoritas langsung
• Komunikasi lintas fungsi yang sangat baik

Biasanya, seorang Kepala Staf memiliki gelar MBA atau gelar master yang relevan, dengan pengalaman bisnis progresif selama 8-10 tahun. Gaji berkisar dari $160.000 hingga $390.000 per tahun di AS, dengan bonus tambahan untuk tingkat senior.

Keahlian penting bagi seorang Asisten Eksekutif

Sebagai penjaga gerbang untuk eksekutif mereka, seorang EA harus memiliki keterampilan organisasi dan interpersonal yang luar biasa untuk menangani interaksi internal dan eksternal. Mereka memastikan bahwa orang yang tepat memiliki akses ke eksekutif pada waktu yang tepat.

EA yang paling sukses juga memilikinya:

• Kemampuan manajemen waktu yang luar biasa, termasuk kapasitas untuk melakukan banyak tugas dan memprioritaskan
• Kemahiran tingkat lanjut dalam komunikasi bisnis
• Kebijaksanaan dan penilaian dalam menangani informasi rahasia
• Perhatian terhadap detail
• Kemahiran dalam teknologi modernalat dan teknologi produktivitas untuk EA Asisten Eksekutif biasanya memiliki gelar sarjana di bidang administrasi bisnis atau bidang terkait, dengan pengalaman 3-5 tahun mendukung eksekutif senior. Gaji untuk asisten eksekutif senior biasanya berkisar antara $60.000 hingga $110.000 di AS, tergantung lokasi dan tingkat pengalaman.

Operasi Sehari-hari

Pernahkah Anda bertanya-tanya apa yang sebenarnya terjadi di balik layar ketika para eksekutif tampaknya berada di mana-mana sekaligus, membuat keputusan dan mendorong inisiatif ke depan?

Mari kita lihat bagaimana kedua peran ini bekerja di ClickUp - Anda mungkin akan terkejut melihat betapa berbedanya mereka!

Sehari dalam kehidupan seorang Kepala Staf

Hari-hari biasa bagi seorang Chief of Staff bisa sangat bervariasi.

Ambil contoh Arjun Nasker, Kepala Staf COO di ClickUp, misalnya.

Dia lebih suka memulai hari kerjanya dengan memeriksa pesan-pesannya dan meninjau status proyek yang sedang berjalan. Dia menyediakan waktu di pertengahan pagi untuk pekerjaan mendalam yang membutuhkan pemikiran strategis atau analisis. Rapat dan check-in tim dilakukan sekitar tengah hari, sementara sore hari biasanya didedikasikan untuk 1:1. Hari-harinya diakhiri dengan meninjau dan membersihkan notifikasi.

Bagi Mandy Mekhail, Kepala Staf untuk fungsi People di ClickUp, hal ini terlihat sedikit berbeda.

• Pagi hari (08:00-10:00): Meninjau email dan pesan untuk memprioritaskan tugas. Periksa ClickUp untuk mengetahui informasi terbaru mengenai proyek dan tugas yang sedang berjalan. Atur agenda untuk hari itu dan persiapkan pertemuan apa pun
• Pertengahan pagi (10:00-12:00): Rapat dengan tim eksekutif dan kepala departemen. Mendiskusikan inisiatif strategis, mengatasi hambatan, dan menyelaraskan prioritas
• Siang hari (13:00-15:00): Manajemen dan eksekusi proyek-berkoordinasi dengan berbagai tim, memastikan proyek berjalan sesuai rencana, dan menggunakan fitur manajemen tugas ClickUp untuk memperbarui status dan tenggat waktu
• Sore hari (15:00-17:00): Perencanaan dan analisis strategis, meninjau laporan, menganalisis data, dan menggunakan Dasbor ClickUp untuk memvisualisasikan metrik dan indikator kinerja utama
• Malam hari (17:00-18:00): Meninjau pencapaian hari itu dan merencanakan hari berikutnya. Pastikan semua tugas dan proyek di ClickUp telah diperbarui dan semua item yang tertunda dicatat untuk ditindaklanjuti.

Dia melanjutkan untuk menjelaskan:

"Tidak ada hari yang benar-benar normal sebagai Kepala Staf-Anda selalu siap siaga untuk memenuhi kebutuhan paling kritis yang muncul. Jika Anda tidak berhati-hati, hal ini sering kali dapat membuat Anda menjadi reaktif dan bukannya proaktif. Rahasia sukses sebagai CoS adalah menyusun minggu Anda terlebih dahulu untuk memahami apa saja tugas atau proyek proaktif yang penting untuk dipantau atau ditindaklanjuti, terlepas dari kebakaran yang muncul pada minggu itu. Meskipun waktu untuk item proaktif dapat berubah, namun hasil yang dicapai tidak boleh berubah

Mandy Mekhail, Kepala Staf, People, di ClickUp

Sehari dalam kehidupan seorang Asisten Eksekutif

Pagi hari seorang EA sering kali dimulai lebih awal untuk mempersiapkan diri menghadapi hari. Mereka meninjau email-email penting dan mengatur jadwal eksekutif sambil menyediakan waktu untuk mengelola permintaan rapat dadakan dan mengatur ulang komitmen untuk mengakomodasi perubahan di menit-menit terakhir.

Mereka dapat mengoordinasikan pengaturan acara, rencana perjalanan, anggaran, dan pengeluaran sambil secara bersamaan mengelola komunikasi yang masuk sepanjang hari.

Faye membagikan ringkasan dari banyak tanggung jawabnya sebagai EA di ClickUp.

Rutinitas pagi:

• Memeriksa email dan kalender:*
  • Tinjau kotak masuk untuk pesan-pesan penting
  • Perbarui kalender eksekutif dengan janji temu atau rapat baru
  • Mengirimkan pengingat untuk rapat hari itu kepada semua peserta
• Menyiapkan ringkasan harian: Menyiapkan ringkasan harian
  • Menyusun daftar poin-poin penting yang perlu diperhatikan oleh eksekutif, termasuk sorotan jadwal, email penting, dan tenggat waktu yang tertunda
• persiapan rapat: Persiapan rapat:
  • Memastikan ruang rapat telah dipesan dan disiapkan untuk pertemuan hari itu
  • Memastikan semua bahan dan peralatan yang diperlukan telah disiapkan

Sepanjang hari: Sepanjang hari:

• Manajemen komunikasi:
  • Menyaring panggilan telepon dan menerima pesan
  • Mengelola korespondensi, draf email, dan surat atas nama eksekutif
• manajemen jadwal: Manajemen jadwal:
  • Mengkoordinasikan janji temu, menjadwalkan ulang sesuai kebutuhan, dan memperbarui kalender eksekutif dengan segera
  • Mengatur rencana perjalanan dan akomodasi jika diperlukan
• Penanganan dokumen:
  • Menyiapkan dan mengedit dokumen, laporan, dan presentasi
  • Mengatur dan memelihara file dan catatan sesuai dengan kebijakan perusahaan
• Bantuan proyek:
  • Membantu tugas-tugas manajemen proyek yang ditugaskan
  • Menindaklanjuti jadwal proyek dan mengkomunikasikan pembaruan kepada eksekutif

Rutinitas sore hari

• Pengaturan makan siang
  • Mengkoordinasikan pertemuan makan siang atau memesan makan siang untuk eksekutif sesuai kebutuhan
• Laporan pengeluaran
  • Melacak dan merekonsiliasi pengeluaran, menyerahkan laporan untuk persetujuan
• *Perencanaan acara (jika diperlukan atau dalam periode tertentu) Membantu merencanakan acara, keterlibatan, atau konferensi perusahaan
• Penghubung internal Penghubung internal
  • Bertindak sebagai penghubung antara eksekutif dan anggota staf lainnya
  • Menyampaikan arahan, instruksi, dan penugasan dari eksekutif

Akhir hari

• Penutupan akhir hari
  • Meninjau ulang pencapaian hari itu dan tugas-tugas yang belum selesai
  • Mempersiapkan brief untuk agenda hari berikutnya
• Pengecekan email terakhir
  • Memastikan semua email penting telah ditangani
  • Menandai item penting untuk hari berikutnya
• *Mempersiapkan eksekutif untuk hari berikutnya Mendiskusikan jadwal hari berikutnya dan persiapan apa pun yang diperlukan
  • Sediakan materi atau dokumen untuk ditinjau

Baca juga: Strategi Manajemen Proyek untuk Asisten Eksekutif

Penggunaan teknologi dalam kedua peran tersebut

Baik CoS maupun EA sangat bergantung pada teknologi untuk merampingkan operasi sehari-hari, dan di sinilah alat bantu produktivitas dan manajemen proyek seperti ClickUp ikut bermain.

ClickUp menawarkan platform terpusat untuk mengelola kalender eksekutif, melacak hasil utama di seluruh proyek dan fungsi, dan mengotomatiskan tugas administratif yang berulang.

Manajemen tugas dengan ClickUp

Kepala Staf sering kali mengelola proyek yang kompleks dan melibatkan banyak tim.

Menggunakan Fitur-fitur Manajemen Tugas ClickUp mereka bisa menetapkan tugas, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan melacak kemajuan di seluruh departemen.

Buat, tetapkan, kelola, dan lacak kemajuan proyek besar atau kecil dengan fitur Manajemen Tugas ClickUp

Misalnya, saat mengoordinasikan inisiatif di seluruh perusahaan seperti perombakan strategis, CoS dapat menggunakan ClickUp untuk memecah proyek menjadi tugas dan sub-tugas yang dapat ditindaklanjuti dan memastikan setiap tim mencapai tujuannya.

Penjadwalan dengan Kalender ClickUp dan Tampilan Bagan Gantt

Karena salah satu tanggung jawab utama saya di ClickUp adalah memastikan bahwa kalender tim kami sinkron, saya biasanya melakukan rutinitas memeriksa kalender yang ditugaskan kepada saya untuk memastikan tidak ada rapat yang tumpang tindih atau kemungkinan yang muncul dari perkembangan terbaru dapat ditangani dan ditindaklanjuti sedini mungkin

Emmanuel James Celis, Asisten Eksekutif, Teknologi, di ClickUp

Penjadwalan adalah bagian penting dari peran EA, danTampilan Kalender ClickUp dan Gantt Chart View memberikan gambaran umum tentang rapat, tenggat waktu proyek, dan komitmen eksekutif.

Dengan keuntungan tambahan berupa templat yang dapat disesuaikan, seperti Templat Pemblokiran Jadwal ClickUp eA dapat merencanakan hari-hari para eksekutif mereka dengan lebih efisien.

Unduh Templat Ini

Template Pemblokiran Jadwal ClickUp

Templat ini membantu mereka mengalokasikan waktu tertentu untuk rapat, pekerjaan mendalam, dan istirahat, memastikan prioritas terpenuhi, dan waktu henti sudah diatur. Dengan memetakan setiap blok secara visual, dan melacak penyelesaiannya menggunakan Status Tugas Khusus di ClickUpasisten juga bisa:

• Menyeimbangkan beban kerja eksekutif dengan lebih baik
• Meminimalkan interupsi
• Menciptakan hari yang lebih terstruktur dan produktif yang disesuaikan dengan tujuan dan tingkat energi mereka

Komunikasi dengan Dokumen dan Obrolan ClickUp

Kedua peran tersebut berkembang dengan komunikasi yang lancar.

Mandy bersumpah dengan Fitur Dokumen ClickUp untuk membuat catatan dan melacak item tindakan selama pertemuannya dengan tim eksekutif.

Tautkan ClickUp Docs ke alur kerja Anda-mencatat catatan rapat dan mengubahnya menjadi tugas yang dapat dilacak-dan masih banyak lagi

Dan Arjun sangat bergantung pada Obrolan ClickUp . ClickUp Chat menyatukan pekerjaan dan percakapan dalam satu platform, menghilangkan pajak beralih di antara berbagai alat untuk menyelesaikan sesuatu.

Gunakan ClickUp Chat untuk percakapan real-time yang kontekstual-@menyebutkan anggota tim secara real-time, memberikan komentar untuk tindak lanjut cepat, dan menyampaikan umpan balik instan Komentar yang Ditugaskan ClickUp dan @mention lebih lanjut memungkinkan CoS dan EA untuk memberikan pembaruan waktu nyata kepada tim dan eksekutif mereka langsung di dalam diskusi berulir di dalam ClickUp Task-menjaga semua konteks tetap terpusat.

Baik itu menandai kepala pemasaran pada pembaruan proyek atau menandai keluhan pelanggan yang mendesak untuk CEO, fitur-fitur ini memastikan tidak ada yang terlewatkan.

Manajemen pengetahuan dengan ClickUp Brain dan Pencarian Terhubung ClickUp Brain adalah produk asli ClickUp

Asisten AI yang memahami pertanyaan bahasa alami tentang konten ClickUp Anda, menghasilkan laporan standup, dan membantu meringkas dan menganalisis data ruang kerja. CoS dan EA dapat menggunakannya untuk mengajukan pertanyaan secara percakapan dan mendapatkan jawaban yang relevan secara instan.

Dengan ClickUp Brain, dapatkan jawaban instan untuk pertanyaan, pembaruan status tugas, diingatkan tentang tenggat waktu, meringkas catatan, dan banyak lagi Penelusuran Terhubung dari ClickUp menyediakan pencarian terpadu, yang memungkinkan tim menemukan informasi di seluruh tugas, dokumen, komentar, dan lampiran di dalam ClickUp dan di seluruh aplikasi eksternal yang terhubung seperti Google Drive, Slack, dan banyak lagi.

Bersama-sama, alat ini membantu EA dan CoS dengan cepat menemukan informasi yang relevan dan mempertahankan pengetahuan organisasi yang lebih baik.

Saya pasti menggunakan ClickUp dan memanfaatkan Kotak Masuk, Daftar, dan Pengingat kami untuk memastikan saya tetap berada di atas "perlu tahu" dan "perlu bertindak". Terkadang, dalam skala besar, beberapa detail bisa terlewatkan dan alat yang biasanya saya andalkan adalah ClickUp Brain dan fitur Connected Search. Hal ini menghemat banyak waktu saya untuk menelusuri semua sumber daya yang tersedia atau membaca setiap komentar dalam sebuah tugas. Dengan memanfaatkan AI asli kami, fitur ini dapat menghasilkan rangkuman yang bermanfaat bagi Anda, menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas.

Emmanuel James Celis, Asisten Eksekutif, Teknologi, di ClickUp

Jalur Karier dan Kemajuan

Jenjang karier untuk Kepala Staf dan Asisten Eksekutif menawarkan jalur yang menarik menuju kepemimpinan dan spesialisasi. Anda akan terkejut melihat bagaimana peran-peran ini dapat berkembang dan saling bersinggungan.

Perkembangan karier Kepala Staf

Analisis McKinsey terhadap data yang tersedia untuk umum tentang 250 Kepala Staf mengungkapkan bahwa dua pertiganya dipromosikan, sementara 18% menggunakan pengalaman mereka untuk pindah ke posisi lain.

melalui Jaringan Kepala Staf

Sebagian besar Kepala Staf biasanya bertahan dalam peran CoS untuk durasi rata-rata 2,3 tahun, menggunakannya sebagai batu loncatan ke posisi eksekutif seperti COO, CFO, dan CEO.

Banyak CoS juga dapat memulai perusahaan mereka sendiri, berbekal wawasan yang tak ternilai tentang kepemimpinan eksekutif.

Evolusi karier Asisten Eksekutif

EA modern mendobrak pakem tradisional, menciptakan jalur karier yang beragam berdasarkan pemahaman bisnis yang komprehensif. Jenjang karier yang memungkinkan antara lain:

• EA Junior → EA Senior → Mitra Bisnis Eksekutif → Direktur Operasi
• Jalur spesialisasi: Kepala Staf, Manajemen Proyek, atau Kepemimpinan Operasi
• Banyak yang menjadi konsultan atau pelatih EA yang sangat dicari

Membuka dan melacak pertumbuhan karier dengan ClickUp

Pengembangan karier modern membutuhkan alat yang modern. Berikut adalah bagaimana para profesional di kedua peran tersebut menggunakan ClickUp untuk maju:

• Membuat dasbor pengembangan pribadi yang melacak proyek dan kemenangan utama
• Menggunakan Dokumen ClickUp untuk mempertahankan portofolio pencapaian yang dinamis
• Tetapkan dan pantau pencapaian karier dengan fiturFitur ClickUp Goals atau gunakan templat yang dapat disesuaikan seperti templatTemplat Penetapan Tujuan Pengembangan Karier ClickUpyang ideal untuk menyusun peta jalan untuk promosi, pengembangan keterampilan, atau pencapaian peran tertentu

Tetapkan tujuan karier yang ambisius, uraikan menjadi rencana tindakan yang dapat dikelola, dan lacak kemajuan Anda menggunakan ClickUp Goals

Kunci untuk maju dalam kedua peran tersebut adalah pembelajaran berkelanjutan, pemikiran strategis, dan dokumentasi yang jelas tentang dampak Anda. Dengan pola pikir dan alat yang tepat, kedua jalur ini menawarkan peluang yang luar biasa untuk berkembang.

Studi Kasus: Menjembatani Kesenjangan-EA ke Kepala Staf

Transisi dari EA ke Chief of Staff menjadi semakin umum, terutama di perusahaan teknologi.

Mengapa? EA memiliki pengetahuan dan hubungan institusional yang tak ternilai yang membuat mereka secara unik memenuhi syarat untuk peran strategis.

Perjalanan Ann Hiatt dari Asisten Eksekutif di Amazon menjadi Kepala Staf di Google ✈️

Lulus dari University of Washington pada tahun 2002 dengan gelar ganda dalam bidang Studi Internasional dan Studi Skandinavia, Hiatt mendapatkan posisi sebagai Executive Business Partner CEO Jeff Bezos di Amazon setelah melalui proses wawancara yang melelahkan selama sembilan bulan pada era pasca-keruntuhan dot-com.

Di Amazon, ia unggul dalam mengelola logistik, mengkoordinasikan tim lintas fungsi, dan mempersiapkan komunikasi publik sambil mendapatkan wawasan yang tak ternilai tentang gaya kepemimpinan dan strategi operasional Bezos. Wawasan ini akan terbukti sangat berharga dalam perannya di masa depan.

Setelah tiga tahun di Amazon, Hiatt pindah ke Google, di mana ia awalnya bekerja di bawah Marissa Mayer. Perannya meliputi mengelola siklus peluncuran produk dan mendukung tim yang tersebar secara internasional. Kinerjanya menarik perhatian Eric Schmidt, CEO Google saat itu, yang kemudian merekrutnya sebagai Kepala Staf.

Sebagai Kepala Staf Google yang pertama, ia menciptakan kerangka kerja peran tersebut, yang kemudian menjadi standar emas di berbagai industri. Beliau mengelola komunikasi internal dan eksternal Schmidt, perencanaan strategis, dan inisiatif kebijakan publik. Pendekatan inovatifnya mengoperasionalkan "moonshot thinking" dan menetapkan standar baru untuk peran dukungan eksekutif di perusahaan teknologi.

Setelah meninggalkan Google pada tahun 2018, Hiatt terus memengaruhi lanskap teknologi melalui buku terlarisnya, Bet On Yourself, yang membagikan wawasan dari pengalamannya bersama Bezos dan Schmidt. Dia sekarang berkonsultasi dengan para CEO di seluruh dunia tentang tantangan kepemimpinan dan strategi inovasi, memperjuangkan lintasan karier yang ambisius.

Dampak CoS dan EA terhadap Keberhasilan Organisasi

Ketika para eksekutif mencapai hasil yang luar biasa, sering kali hal ini berkat dukungan tanpa batas dari Kepala Staf dan Asisten Eksekutif mereka yang bekerja bersama yang memungkinkannya. Mari kita telusuri bagaimana peran ini mendorong keunggulan organisasi.

Dampak strategis dari Kepala Staf

Kepala Staf beroperasi sebagai CEO (atau eksekutif C-suite lainnya) sebagai pengganda kekuatan strategis. Sebagai proxy tepercaya, mereka:

• Mengatur implementasi kebijakan yang kompleks di seluruh unit bisnis
• Menciptakan loop umpan balik untuk mengukur efektivitas kebijakan dan mendorong iterasi
• Bertindak sebagai sistem peringatan dini untuk titik-titik gesekan
• Menguraikan nuansa budaya dan dinamika kekuasaan yang tidak tertulis
• Menjadi perantara solusi untuk tantangan lintas fungsi yang sensitif sebelum meningkat
• Melindungi eksekutif dari gejolak politik yang tidak perlu sambil mengangkat isu-isu kritis

Kepala Staf yang paling efektif memahami aliran kekuasaan mereka dari memperkuat dampak kepala sekolah mereka.

Keunggulan operasional melalui Asisten Eksekutif

Asisten Eksekutif berkontribusi langsung pada keuntungan dengan menghemat setidaknya delapan jam mingguan, yang berarti 46 hari waktu eksekutif yang dipulihkan per tahun.

Mereka berfungsi sebagai pusat saraf operasional yang sangat penting, memperkuat efektivitas kepemimpinan. Mereka:

• Mengubah tuntutan yang kacau menjadi prioritas yang terstruktur
• Merancang dan mempertahankan fokus kepemimpinan untuk dampak organisasi yang maksimal
• Menyaring informasi dengan cerdas untuk membantu para eksekutif membuat keputusan yang lebih baik
• Memastikan hasil kerja yang berisiko tinggi bergerak dengan tepat dan terarah
• Berfungsi sebagai pusat komunikasi yang canggih, melakukan triase dan merutekan informasi penting
• Menjaga memori dan konteks organisasi di seluruh proyek dan inisiatif
• Menavigasi dinamika antarpribadi yang rumit dengan diplomasi dan kebijaksanaan

Memanfaatkan ClickUp untuk dampak yang maksimal

Kepala Staf dan Asisten Eksekutif modern mengandalkan Dasbor ClickUp dan fitur Goals untuk mendorong peningkatan kolaborasi tim dan penyelarasan strategis.

Dasbor yang dapat disesuaikan berfungsi sebagai pusat komando di mana mereka dapat memantau berbagai alur kerja, prioritas tim, dan inisiatif eksekutif secara real time. Dengan mengkonsolidasikan metrik strategis dan operasional, status proyek, dan aktivitas tim dalam satu antarmuka visual, mereka dapat memperoleh gambaran umum yang komprehensif tentang kemajuan organisasi.

Dapatkan gambaran umum metrik strategis dan operasional, status proyek, dan aktivitas tim dalam satu antarmuka visual dengan Dasbor ClickUp

Demikian pula, ClickUp Goals memungkinkan mereka untuk memecah tujuan tingkat tinggi menjadi target yang terukur dan pencapaian yang dapat dilacak. Hal ini memungkinkan mereka untuk secara efektif mengalirkan prioritas eksekutif ke seluruh organisasi sambil mempertahankan visibilitas yang jelas tentang kemajuan. Mereka dapat dengan cepat mengidentifikasi hambatan, merealokasi sumber daya, dan memastikan tim tetap fokus pada prioritas strategis.

Bagian terbaiknya? Dengan dasbor bersama, tim mendapatkan transparansi mengenai ketergantungan dan tenggat waktu, sementara pelacakan kemajuan otomatis mengurangi kebutuhan akan rapat pembaruan status, sehingga memungkinkan kolaborasi yang lebih efisien di seluruh departemen. Hal ini membuat kolaborasi terasa lebih alami dan tidak terasa seperti tugas.

Tantangan dan Solusi

Bahkan para profesional yang paling berpengalaman dalam peran ini pun menghadapi kendala yang unik.

Mari kita telusuri apa saja itu dan bagaimana cara mengatasinya, berbekal tips dari EA dan CoS di ClickUp.

Tantangan dan solusi untuk Kepala Staf

Menjalankan otoritas tanpa bawahan langsung

Salah satu hal yang paling memusingkan bagi seorang Kepala Staf? Mereka sering kali harus menyelesaikan berbagai hal di berbagai departemen tanpa memiliki wewenang langsung.

Seperti yang dikatakan Arjun berdasarkan pengalamannya:

"Mempertahankan OKR dan prioritas di seluruh tim adalah sebuah tantangan. Tidak hanya tim saya, tim lain juga memiliki prioritas yang harus kami pastikan berjalan ke arah yang benar

Arjun Nasker, Kepala Staf untuk COO di ClickUp

Di situlah alat kolaborasi visual membuat perbedaan besar. Menggunakan Papan Tulis ClickUp dan Dokumen untuk sesi strategi membantu mendapatkan dukungan semua orang dan memastikan mereka berada di halaman yang sama.

Mengelola prioritas yang bersaing

Sebagai CoS, Anda memiliki proyek strategis jangka panjang yang bersaing dengan permintaan eksekutif yang "harus ada sekarang".

Solusinya? Menerapkan sistem prioritas yang jelas. Tidak semua yang penting harus segera diperhatikan. Dan tidak semua hal yang perlu diperhatikan segera mungkin cukup penting.

Gunakan Prioritas Tugas ClickUp untuk menandai item yang mendesak, tinggi, normal, dan prioritas rendah sehingga semua orang tahu persis apa yang harus ditangani terlebih dahulu.

Tetapkan tingkat prioritas yang akurat untuk pekerjaan Anda dengan Prioritas Tugas ClickUp

Mengelola orang dan menerapkan perubahan

Sisi manusia merupakan tantangan lain yang menarik.

Menerapkan strategi baru dan mendorong perubahan bisa saja menghadapi penolakan. Saya mengatasinya dengan menumbuhkan budaya kolaborasi dan menggunakan wawasan berbasis data dari Dasbor ClickUp, Workday, dan sumber daya lainnya untuk menunjukkan manfaat perubahan yang diusulkan

Mandy Mekhail, Kepala Staf, Bagian Personalia, di ClickUp

Arjun menambahkan:

"Tim saya semakin besar dan saya percaya mereka dapat bekerja secara mandiri. Saya mengandalkan rangkuman dokumen dan tugas dari AI dan chatting [di ClickUp] untuk mengejar ketertinggalan di hari itu

Arjun Nasker, Kepala Staf untuk COO di ClickUp

Tantangan dan solusi untuk Asisten Eksekutif

Informasi yang berlebihan

Bagi para Asisten Eksekutif, informasi yang berlebihan itu nyata! Bayangkan jika Anda harus mengelola email, permintaan, dan undangan kalender yang tak ada habisnya setiap hari.

Emmanuel berbagi perspektif praktis dalam menggunakan Otomatisasi ClickUp untuk menangani pekerjaan yang sibuk. Anda bisa menggunakan kondisi jika-maka untuk memicu tindakan tertentu (misalnya, jika status tugas berubah menjadi 'selesai', ubah penerima tugas menjadi 'Klara') atau membuat urutan otomatisasi khusus menggunakan perintah bahasa alami melalui ClickUp Brain!

_Tetap produktif dan efisien dalam rutinitas saya merupakan tantangan harian dan di sinilah otomatisasi dan pengingat [ClickUp] sangat membantu! Dengan membangun otomatisasi kami, upaya manual menjadi sesuatu dari masa lalu dan Anda dapat fokus untuk menangani 'mengapa' daripada menghabiskan waktu mencari tahu 'apa'

Emmanuel James Celis, Asisten Eksekutif, Teknologi, di ClickUp

Mempertahankan batas-batas kehidupan kerja

Sifat "selalu aktif" dari peran EA bisa sangat menuntut. Untuk mencapai keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik, siapkan sistem yang jelas dan protokol pendelegasian di ClickUp Docs yang membuat semuanya terdokumentasi dan terorganisir.

Pikirkan:

• Templat respons atau respons AI untuk permintaan umum
• Proses terstandardisasi untuk hal-hal yang mendesak
• Prosedur eskalasi yang jelas

Komunikasi yang efektif di seluruh tim

Faye mengakui bahwa memastikan bahwa pesan, pembaruan, dan instruksi dikomunikasikan secara akurat di seluruh departemen bisa menjadi tantangan tersendiri, terutama dengan jadwal yang padat.

Sarannya?

Buatlah saluran komunikasi yang jelas dan gunakan alat bantu terpusat (seperti dokumen bersama atau papan tugas) agar informasi dapat diakses dan diatur. Tindak lanjut yang teratur dan ringkasan yang jelas dalam pesan membantu memastikan bahwa semua orang memahami pembaruan dan tanggung jawab._

Faye Encarnacion Bautista, Asisten Eksekutif di ClickUp

Emmanuel menambahkan:

"Dengan banyaknya alat yang kami gunakan untuk mewujudkan berbagai hal, komunikasi yang efektif bisa menjadi tantangan tersendiri. Hal yang hebat dari ClickUp adalah ketika kami membangun dan meluncurkan ClickUp Chat, pekerjaan saya sekarang bisa dilakukan dalam satu ruang kerja dan berbagi informasi menjadi lebih mudah!

Emmanuel James Celis, Asisten Eksekutif, Teknologi, di ClickUp

Memilih yang Paling Tepat

Perbedaan antara peran Kepala Staf dan Asisten Eksekutif bukan hanya tentang jabatan-ini adalah tentang bagaimana setiap posisi berkontribusi secara unik terhadap keunggulan organisasi.

Memilih di antara kedua peran ini tergantung pada kebutuhan spesifik organisasi Anda:

• Untuk organisasi yang lebih besar (seperti organisasi kami), kedua peran yang bekerja bersama-sama sering kali memberikan struktur dukungan yang optimal
• Perlu dukungan strategis dan koordinasi lintas departemen? Seorang Kepala Staf bisa menjadi jawaban Anda
• Mencari keunggulan operasional dan eksekusi harian yang lancar? Seorang Asisten Eksekutif bisa menjadi pilihan yang ideal

Teknologi yang tepat dapat meningkatkan dampak dari peran-peran penting ini, mulai dari mengotomatisasi tugas-tugas rutin hingga melacak inisiatif strategis. Rangkaian fitur ClickUp yang komprehensif mendukung perencanaan strategis dan operasional harian, menjadikannya platform yang ideal untuk Kepala Staf dan Asisten Eksekutif.

Mengapa menunggu sampai Anda mempekerjakan orang yang tepat? Coba ClickUp hari ini dan rencanakan kesuksesan Anda!